Чтобы осуществлять грузоперевозки, для грузовых транспортных средств существует специальный отчетный документ – путевой лист. В данной статье мы рассмотрим формы листов, для каких случаев они нужны, и образец заполнения путевого листа грузового автомобиля, где указан порядок оформления документа.
Путевой лист — неотъемлемая часть работы грузоперевозчиков
Виды путевых документов
Путевые листы оформляются компанией-перевозчиком, в качестве которого может выступать как юридическое лицо, так и физическое. Грузоперевозки осуществляются исключительно на коммерческой основе. Благодаря этому документу, транспортная компания отчитывается за расходы, содержание ТС, его амортизацию. Грузовые машины требуют больших расходов, как на содержание, так и на топливо. К тому же по документу может быть начислена и зарплата водителя. Из путевого листа видно, сколько времени работник провел за рулем и какой километраж проехал.
Путевые листы бывают трех форм:
- форма № 1 – международная;
- форма № 2 – типовая для грузоперевозок грузовым транспортом;
- форма № 3 – типовая для перевозки грузов легковым транспортом.
Лист международного образца выписывается только на одну командировку.
Кроме того, путевые листы подразделяются на следующие виды, утвержденные еще в 1997 году и действующие до сих пор:
- форма 4-с – используется при сдельной оплате труда работника;
- форма 4-п – применяется в случае повременной оплаты, также данный документ выписывается, если необходимо доставить груз нескольким заказчикам;
- форма 4-м – для международных перевозок.
Форма 4-с применяется при сдельной оплате работников
Как заполнить документ
В машине у водителя, перевозящего грузы, обязательно должны присутствовать следующие обязательные документы:
- путевой лист;
- товарно-транспортная накладная;
- водительское удостоверение;
- свидетельство о регистрации ТС.
Порядок заполнения листов практически один и тот же. Документ выписывается на один день. Исключение составляют поездки, рассчитанные на дальние расстояния. Ответственный диспетчер на нем проставляет дату выдачи и номер, которые вносит в специальный журнал. В отчетном документе прописывается следующая информация:
- дата рейса;
- вид задания;
- в каком составе осуществляется доставка.
Ниже вносятся данные о машине:
- марка машины;
- регистрационный номер;
- гаражный номер.
Если имеется прицеп, то на него тоже вносятся аналогичные данные.
Следующим пунктом указываются данные водителя. Заполняется графа с номерами водительского удостоверения. При наличии в поездке напарника или же экспедиторов, то их данные также прописывают в документе.
В документе ставится подпись главного механика, который удостоверяет, что машина находится в исправном состоянии и готова к эксплуатации. Водитель также подписывается в листе, тем самым подтверждая факт осмотра ТС. С того момента, как шофер поставил свою подпись, ответственность за груз и машину ложится на его плечи. Это будет означать, что задание принято им к исполнению.
Данные километража вносятся в отдельную графу. Сначала заносят цифры на момент выезда машины, по возвращении рядом вносятся измененные после поездки данные. Вносится информация о расходе горючего (на момент выезда и по возвращении в гараж) с указанием его типа.
Образец заполнения путевого листа
Заполнение графы «Задание водителю»
Данная графа вызывает порой немало сложностей. Но она требует правильного оформления. Тут прописываются все адреса заказчиков, куда необходимо доставить груз, номера накладных. Заказчик в свою очередь проставляет на документе дату, подписывается и ставит печать. Эта мера является доказательством того, что водитель был в нужном месте и доставил вверенный ему груз.
Помимо этого порядок заполнения требует внесения сюда дополнительных данных о расстоянии до каждого отдельно взятого заказчика, тоннаже и наименовании груза.
В графу «количество ездок» вносится число, равное количеству совершенных водителем ходок. Все это характерно для примера заполнения формы 4-п. К данной форме могут прилагаться отрывные талоны, выступающие в качестве предъявляемого счета, по которым заказчик обязуется оплатить доставку товара. В них же заказчик прописывает следующую информацию:
- данные о машине;
- время доставки груза;
- время его разгрузки.
Талон заполняется в 2-х экземплярах, один остается у заказчика, а второй отправляется с водителем на предприятие, предоставившее услугу. Владелец ТС должен тщательно проверить внесенную информацию.
Медосмотр
Каждый водитель перед выездом должен пройти обязательное медицинское обследование. Это необходимо для безопасности, как самого работника, так и для обеспечения безопасного движения ТС. Следовательно, отметка врача на путевом листе обязательна.
Водитель должен проходить медосмотр перед каждым выездом
Возвращение на базу
Возвратившись обратно на базу, водитель сдает всю отчетную документацию диспетчеру, который проверяет правильность заполнения. По предоставленным данным производится расчет совершенного километража, расхода горючего и времени, проведенного в пути. На основании предоставленных данных водителю начисляется зарплата.
Если же не обошлось без поломок, то соответствующая информация вносится диспетчером в графу «Отметки»: что произошло, стоимость ремонта, средства, затраченные на запчасти.
После проверки документов водитель ставит подпись о том, что он сдал транспорт и заполняются следующие графы:
- № 12 – период работы оборудования;
- № 13 – время работы мотора;
- № 24 – номера совершенных поездок по порядку;
- № 25 — № ТТН;
- № 26 – время, затраченное на работу ТС;
- № 27 – перевезенное количество груза;
- № 28 – выполненная работа;
- № 29 – прописывается информация о грузоотправителе.
Данные, внесенные в эти графы, подтверждаются подписями диспетчера и водителя.
После всех манипуляций документ передается таксировщику, который производит расчеты стоимости совершенной поездки. Итоговую подпись ставит бухгалтер после проверки.
Таким образом, ничего сложного в заполнении путевого листа нет. Правильно заполненный документ не создаст в дальнейшем лишних проблем. Главное соблюдать инструкцию и порядок его заполнения. Представленный пример заполнения документа поможет разобраться в последовательности его заполнения.
Рассмотрим для этого четыре ситуации:
частное лицо арендует авто у частного лица;
машину арендует частное лицо у юридического в личных целях;
транспортное средство берёт напрокат компания у другой компании;
фирма арендует автомобиль у собственного сотрудника.
Если договор аренды заключается между двумя частными лицами, и они обходятся просто доверенностью на вождение автомобиля , то никаких путевок, естественно, нужно не будет. Но только в той ситуации, когда машина берётся человеком для поездок по личным делам. Если же машину берёт сотрудник компании для поездок в рабочих целях, то тогда целесообразнее заключить договор не между сотрудником и его приятелем, а сделать это от имени конторы.
Вторая ситуация, когда частное лицо берёт машину, допустим, для турпоездки в другой город, тоже не требует путевки. В договоре можно только отметить цель аренды автомобиля.
КОГДА АРЕНДАТОР – ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО
Когда авто берётся у владельца, являющегося юрлицом, в служебных целях, то вопроса, нужны ли путевые листы на арендованный автомобиль, не возникает. Ведь предприятие тратится не только на саму аренду, но и на бензин и прочие ГСМ. Каждая из этих затрат должна быть экономически обоснована, иначе к этому может придраться при проверке налоговый инспектор. Любой расход предприятия должен быть направлен на получение дохода, чтобы его можно было учесть в целях уменьшения налогооблагаемой базы.
Документ, который подтвердит расходы компании на топливо, как раз и есть путевой лист. Поэтому не столь важно, кто является хозяином автомобиля: если расходы понесены из средств предприятия, то правильно отразить их в налоговом отчёте поможет именно путевка.
Но что делать, если начальство кому-то из своих сотрудников говорит: «Сгоняй на вокзал за командированным к нам сотрудником и забери его багаж»? А потом точно так же просит привезти канцтовары, потому что грузовик компании в ремонте, и, наконец, требует развезти по всем контрагентам в Северной столице новогодние презенты! А какие могут быть пробки в мегаполисе, и сколько в них сгорает бензина, хорошо представляет любой водитель.
Естественно, сотрудник возьмётся за поручение, попросив оплатить ему бензин. Поэтому автоматически получается, что его личная машина в аренде, но нужен ли путевой лист? В этой ситуации нужен не только путевой лист, но и договор аренды автомобиля фирмой у частного лица.
Сам по себе договор аренды тоже ничего не даст, потому что налоговые органы посчитают эту аренду нецелевым расходованием средств.
КОГДА МОЖНО НЕ ОФОРМЛЯТЬ ПУТЕВОЙ ЛИСТ
Если нет времени возиться со всеми этими бумагами, а потом скрупулёзно вписывать все расходы в бухгалтерскую отчётность, то тогда хозяину конторы проще выплатить вознаграждение и оплатить расходы на бензин и прочие затраты из собственных средств.
Ведь налоговому инспектору не докажешь, что новогодние презенты контрагентам, а тем более – их своевременная доставка, помогают предприятию получить прибыль. Все понимают, что это так, что хороший психологический климат помогает заключению дальнейших сделок, только вот налоговики могут посчитать это недостаточным основанием. Следовательно и затраты порекомендуют отнести на какие-нибудь хозяйственные или прочие расходы. И хорошо, если ещё не начислят предприятию штраф.
получен
гонорар
39%
Добрый день.
Выписывать путевые листы должно лицо в чьем фактическом обладании находится транспортное средство - в Вашем случае арендатор.
Так согласно ст. 6 ФЗ от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»
1. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.
2. Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
Т.е. выписанный путевой лист предоставляет возможность осуществления соответствующих видов перевозок, связан с учетом топлива и не привязан к уплате налогов.
В свою очередь в
Приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152
«Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»
отмечается, что
3. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства ;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.
5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:
1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;
2) для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.
Общаться в чате
юрист, г. Саратов
Общаться в чате0 0
Общаться в чате
Бесплатная оценка вашей ситуации
юрист, г. Саратов
Общаться в чате1 0
получен
гонорар
39%
Здравствуйте. Считаю что заполнять всё равно должны. Путевой лист заполняется по общему правилу арендодателем. Либо устанавливается договором эта обязанность.
Инструкция Минфина СССР N 156, Госбанка СССР N 30, ЦСУ СССР N 354/7, Минавтотранса РСФСР N 10/998 от 30.11.1983
(ред. от 28.11.1997)
«О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом»
14. Основным первичным документом учета работы грузового автомобиля является путевой лист.
Путевой лист является документом строгой отчетности, изготавливается типографским способом с учетной серией и типографским номером.
Формы путевого листа для грузового автомобиля и порядок их заполнения устанавливаются согласно приложениям N 4, 5, 6, 7.
15. Все государственные, кооперативные и общественные предприятия, организации и учреждения, имеющие как собственные, так и арендованные грузовые автомобили, обязаны при выпуске автомобиля на линию выдавать водителю путевой лист соответствующей формы.
Выпуск грузового автомобиля на линию без путевого листа утвержденной формы категорически запрещается.
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»
Путевой лист грузового автомобиля
(форма N 4-п)
В случае, когда при повременной оплате за работу автомобиля будут перевозиться товарно-материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов и прилагается один экземпляр этих товарно-транспортных документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.
Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации - владельца автотранспорта и заказчики.
Путевые листы по формам N 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.
Выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.
Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.
получен
гонорар
23%
Здравствуйте, Лариса!
кто должен выписывать путевые листы? Арендатор или Арендодатель?
Выписывать путевые листы должен тот, кто фактически эксплуатирует машину. В вашем случае есть договор аренды, на основании которого вы используете машину. Следовательно, путевые листы должны составляться вами - арендатором.
Если Арендатор, то обязан ли он их вообще заполнять, ведь он на ЕНВД и учёт расходов не ведёт, расчёты с Арендодателем производятся на основании актов выполненных работ.
А вот вопрос о том, должны ли вообще составляться путевые листы достаточно сложен. С одной стороны вы, применяя ЕНВД, действительно, не имеете необходимости подтверждать расходы. Вы также освобождены от обязанности вести бухгалтерский учет и соблюдать требования бухгалтерского законодательства относительно составления первичных учетных документов.
Но с другой стороны путевой лист составляется не только чтобы подтвердить расход, а, например, для правильного расчета с водителем по заработной плате и по потраченным им деньгам на гсм. Кроме того, путевые листы также используются в спорах с налоговыми органами об обоснованности применения ЕНВД и т.д.
Путевые листы грузового автомобиля являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.
Форма N 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.
Форма N 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.
Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией - владельцем автотранспорта счета заказчику.
К счету прилагают соответствующий отрывной талон.
Путевой лист остается в организации - владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.
Вопрос от читательницы Клерк.Ру Светланы Астаниной (г. Москва)
Нужно ли вести путевой лист на арендованный автомобиль у частного лица? Наше предприятие находится на ОСН.
Да, путевой лист на арендованный у физического лица автомобиль для признания расходов в целях исчисления налога на прибыль оформлять необходимо.
В соответствии со ст. 646 ГК РФ при заключении договора аренды автомобиля без экипажа обязанность по оплате расходов на содержание транспортного средства, его страхование, а также иных расходов, возникающих в связи с его эксплуатацией, согласно общему правилу также возлагается на арендатора.
Следовательно, Ваше предприятие имеет право включать эксплуатационные расходы, включая затраты на ГСМ, в состав затрат, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.
В соответствии с нормами гл. 25 НК РФ осуществленные организацией расходы уменьшают налогооблагаемый доход организации, если выполнены требования п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть указанные расходы экономически обоснованны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Первичным документом, подтверждающим использование приобретенного бензина, является путевой лист, в котором содержится вся необходимая информация о работе автотранспорта, включая информацию о расходе ГСМ.
Требования к порядку оформления путевых листов содержатся в Приказе Министерства транспорта Российской Федерации «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» от 18.09.2008 г. № 152, который распространяется на лиц (организации и предпринимателей), эксплуатирующих легковые автомобили.
При отсутствии путевых листов существует высокий риск непризнания налоговыми органами в целях налогообложения не только затрат на ГСМ, но и стоимости арендной платы, обслуживания автомобиля, поскольку Вы не сможет подтвердить использование автомобиля в деятельности, приносящей доход (их соответствия критериям ст. 252 НК РФ).
Кроме того, существует риск, что при отсутствии путевых листов, подтверждающих использование автомобиля и, соответственно, расход ГСМ для нужд предприятия, налоговый орган может попытаться включить стоимость ГСМ в доход того работника, который получил деньги на их приобретение из кассы организации (Письмо УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 г. № 28-11/097861).
Получить персональную консультацию Антона Денисова в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить . Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.
На работу грузового транспорта каждая компания должна оформлять путевые листы, независимо является ли он ее собственностью или она его арендует. Путевка является важнейшим документом по учету расходов на топливо, зарплату, а также входит в состав обязательных при проверке автомобиля бланков, которые запрашивают автоинспекторы.
Обязательная форма путевого листа не предусмотрена законодательством. Компания имеет право самостоятельно разрабатывать бланк, исходя из собственных нужд.
Однако существует два его вида: типовая межотраслевая форма 4 с и , которые предприятие может использовать при оформлении первичных документов по работе транспорта.
Они отличаются способом исчисления оплаты за услуги перевозки. Путевой лист грузового автомобиля форма 4-с используется когда для расчета применяются сдельные показатели, второй бланк - при повременной системе оплаты.
Путевой лист грузового автомобиля выписывается ответственными лицами в компании на один день или смену. В нем обязательно проставляют свои отметки механик, инспектор по предрейсовому медосмотру, диспетчер, заправщик, водитель машины.
Путевой лист грузового автомобиля образец заполнения
Разберем на примере как заполнить путевой лист.
Лицевая сторона
При необходимости заполняются код с режимом работы, колонны, и бригады. Далее указываются марка и тип грузового автомобиля, его государственный номер, гаражный идентификатор.
Ниже записываются Ф.И.О. водителя, его табельный номер и реквизиты прав на управление транспортным средством.
Если используется при перевозке прицеп, то на него также в соответствующих графах заполняется аналогичная информация, как и на машину.
В первой таблице справа записываются данные по работе шофера и транспорта. Здесь проставляются плановые и фактические дата и время выезда и заезда, показатели спидометра. В следующих графах указывается вид и код применяемого топлива, количество горючего заправленного, а также на начало и конец дня. В этой же таблице нужно отражать информацию об условиях работы машины (коэффициентах), применяемом спецоборудовании. Эти данные визируются всеми ответственными лицами.
Далее диспетчер заполняет информацию о задании, которое водитель должен выполнить. В него включается указание наименования компании, в распоряжении которой будет находиться автомобиль, адреса и время подачи, вид перевозимого груза, количество ездок, километраж, тоннаж. После этого ответственное лицо расчетным путем определяет количество необходимого топлива и записывает в соответствующую строку, подтверждая данные своей подписью.
Перед выездом на линию медик должен осмотреть шофера и поставить на путевки допуск в виде штампа.
Механик при выезде и возвращении проверяет техническое состояние машины. Передача автомобиля от него к водителю и обратно осуществляется передаточными подписями.
В разделе «Особые отметки» заносится информация о произошедшем ДТП, о проведении инструктажа инспектором по БДД, ремонте и т.д
Оборотная сторона
Ниже отмечаются имеющие место простои. Записываются данные о причине, виде, продолжительности его, а также ставятся подписи ответственных лиц.
В нижней таблице диспетчер заносит результаты по расходу топлива, рассчитанные при применении норм и по факту использования горючего. Далее проставляется время работы машины с расшифровкой по видам периодов. В следующих столбцах указывается количество ездок и заездов в гараж. Определяется километраж, пройденный машиной, если был прицеп, то и его. Здесь расписывается пробег общий и с грузом.
Заносятся данные по количеству груза, перевезенного машиной и прицепами, и определяется показатель тонна*км, на основе которого выставляются счета заказчикам. Этот раздел визируется таксировщиком.
Ниже справочно записываются данные по кодам марок автомобиля, прицепов и заполняется показатель дни работы автомобиля.
Нюансы
В первую очередь ответственность за правильность оформления путевого листа возлагается на директора фирмы, потом на должностные лица - механика, диспетчера и самого водителя.
