Задание

Ответить на тестовые вопросы, ответы представить в виде таблицы (см. ниже):

1. Документирование – это:

а) придание юридической силы принятому управленческому решению с

помощью документов;

б) запись в соответствии с законодательством;

в) создание документов, т.е. запись по установленным формам

необходимой для управления информации.

2. Документационное обеспечение управления – это:

а) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и

организацию работы с официальными документами;

б) прием и обработка документов, необходимых для принятия

управленческих решений и реализации управленческих функций;

в) запись по установленным формам информации, необходимой по

реализации управленческих решений.

3. Определение термина «документ»:

а) зафиксированная на материальном носителе информация с

реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

б) средство закрепления различным способом на специальном

материальном носителе информации об управленческих решениях;

в) материальный объект с запечатленной информацией

Согласно требованиям, установленным в ГОСТ Р 6.30-2003, каждое

предприятие обязано применять :

а) общий бланк, бланк приказа, бланки конкретных видов документов;

б) бланк предприятия, бланк письма, бланки конкретных должностных

в) бланк письма, общий бланк, бланки конкретных видов документов.

Формуляр-образец организационно-распорядительного документа

представляет собой:

а) макет бланка документа, подготовленного к изданию типографским

способом;

б) образец бланка документа;

в) схему расположения реквизитов организационно-распорядительного

документа;

г) образец конкретного вида организационно-распорядительного

документа.

6. В каком варианте ответа правильно названы реквизиты общего бланка:

а) наименование организации, эмблема организации или товарный знак,

наименование вида документа, ОГРН, ИНН/КПП, заголовок к тексту, адресат;

б) наименование организации, место для вида документа, дата,

регистрационный номер документа, место составления;

в) наименование организации, код организации, ОГРН, ИНН/КПП,

справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на

регистрационный номер и дату документа.

7. Нумерация страниц документа производится:

а) по центру нижнего поля;

б) в правом нижнем углу документа;

в) по центру верхнего поля;

г) в правом верхнем углу документа.

8. Реквизит документа – это:

а) фирменный бланк;

б) основная часть документа;

в) его отдельная часть.

Какие способы оформления даты в документах являются

правильными?

б) 05.02.2007 г. е) 07.02.05

10. Обязательному утверждению подлежат:

а) приказы;

б) служебные записки;

в) контракты;

г) штатное расписание;

а) должностное лицо, подписавшее документ;

б) исполнитель, составивший документ;

в) организация, от имени которой отправляется письмо.

На каком служебном письме проставляется ссылка на номер и дату

документа:

а) гарантийном;

б) сопроводительном;

в) ответном;

г) циркулярном;

д) на всех письмах.

13. Что является датой протокола:

а) дата подписания;

б) дата заседания;

в) дата регистрации.

14. Отметка о контроле проставляется на документе:

а) на верхнем поле в правом углу;

б) на нижнем поле в правом углу;

в) на левом поле;

г) произвольно.

15. Реквизит «Подпись» на документах, подписываемых двумя

должностными лицами одного уровня, оформляется:

а) в два ряда на одном уровне;

б) одна подпись под другой;

в) по одной подписи в двойном количестве экземпляров документа.

В результате рассмотрения руководителем входящего документа на

нем появляется:

а) подпись;

б) резолюция;

17. Резолюция проставляется:

а) в правом верхнем углу;

б) на полях документа;

в) на любом свободном месте документа, кроме полей;

г) под реквизитом «Подпись».

Какой реквизит не входит в формуляр приказа по основной

деятельности :

а) название организации;

б) вид документа;

в) место издания;

г) адресат;

д) заголовок к тексту

19. Документооборот учреждения реализуется в виде документопотоков:

а) внешние, внутренние;

б) официальные, личные;

в) информационные, распорядительные;

г) по основной деятельности, по личному составу;

д) входящие, исходящие, внутренние.

20. Какие документы являются распорядительными:

а) должностная инструкция, приказ, решение, указание, учредительный

договор (контракт);

б) приказ, решение, указание, постановление, распоряжение;

в) решение, договор (контракт), указание, приказ, протокол,

распоряжение.

21. Какие документы являются организационными:

а) устав, положение, инструкция, структура и штатная численность,

штатное расписание, правила;

б) устав, положение, протокол, постановление, правила, штатное

расписание, договор (контракт);

в) устав, положение, инструкция, штатное расписание, правила, приказ,

договор (контракт).

22. Входящий документ проходит следующие этапы обработки:

б) прием – первичная обработка – предварительное рассмотрение –

регистрация – исполнение – отправление;

г) прием – первичная обработка – предварительное рассмотрение –

д) оформление документов – подписание – регистрация – согласование –

утверждение – отправка.

23. Исходящий документ проходит следующие этапы обработки:

а) составление проекта – согласование – оформление – подписание –

регистрация – исполнение – направление в дело;

рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;

в) составление проекта – согласование – оформление – подписание –

регистрация – исполнение – отправка;

г) оформление документа – подписание – регистрация – согласование –

утверждение – отправка.

24. Внутренний документ проходит следующие этапы обработки:

а) составление проекта – согласование – оформление – подписание –

регистрация – исполнение – направление в дело;

б) прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение –

рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;

в) составление проекта – согласование – оформление – подписание –

регистрация – отправка;

г) прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение –

регистрация – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;

д) оформление документа – подписание – регистрация – согласование –

утверждение – отправка.

25. Основание издания приказа по основной деятельности содержится:

А) в заголовке;

б) в констатирующей части текста;

в) в прилагаемых документах;

г) в распорядительной части текста приказа.

Похожая информация.

1.1. Оформление реквизитов

Стандарт – документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования.

Реквизиты документа – надписи, которые являются обязательными элементами оформления официальных документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности и назначение.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Заголовочная часть (реквизиты: с 01 по 17 и 19) содержит сведения об организации и первичные данные о самом документе.

Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) содержит реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.

Помните!

Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому важно правильно его оформить в соответствии с действующими нормативами.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные и реквизиты, которые изменяются или меняются полностью.

Реквизиты документа располагаются на лицевой стороне листа бумаги.

Двустороннее оформление документов допускается при составлении документов с краткими сроками хранения.

Документы, подлежащие многолетнему, длительному хранению целесообразнее оформлять с одной стороны листа для обеспечения большей степени сохранности бумаги.

В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизитов документа входят 30 элементов.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер предприятия;

06 – индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – сведения об адресате;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о постановке документа на контроль;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложений;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати организации;

26 – отметка о заверении копии документа;

27 – отметка об исполнителе документа;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организации;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Схема 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (размеры указаны в мм).

Схема 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.

Схема 3. Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов.

Схема 4. Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов.

Реквизит 01. Государственный герб РФ

В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденным Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:

Президента Российской Федерации;

Палат Федерального Собрания;

Правительства Российской Федерации;

Конституционного Суда Российской Федерации;

Верховного Суда Российской Федерации;

Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

Центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);

Федеральных судов;

Прокуратуры Российской Федерации;

Центрального банка Российской Федерации;

Уполномоченного по правам человека;

Счетной палаты;

Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.

Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.

Помните!

В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не изображается.

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).

Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема организации или товарный знак (иные знаки обслуживания) используются в соответствии с Законом РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. и доп. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).

Эмблема предприятия – это графическое обозначение, которое позволяет отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров других.

Помните!

Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

Допускается располагать эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации».

Реквизит 04. Код организации

Код организации имеют все зарегистрированные учреждения. Код организации проставляется согласно Общероссийскому классификатору предприятий и учреждений (ОКПО).

Код организации – автора документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) предприятия (юридического лица)

Реквизит 06. Индивидуальный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по ОКПО.

Пример нанесения реквизитов: 04, 05 и 06 показаны на схемах 3 и 4.

Реквизит 07. Код формы документа

Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

Пример оформления и расположения кода формы документа

Реквизит 08. Наименование организации

Помните!

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Реквизит 09. Справочные данные об организации

Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Почтовый адрес оформляется в соответствии с требованием Правил оказания услуг почтовой связи.

Помните!

В почтовой адресе не должно быть сокращенных названий или условных знаков.

Порядок написания адреса адресата :

1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);

2) название улицы, номер дома, номер квартиры;

3) название населенного пункта (города, поселка);

4) название области, края, автономного округа, республики;

5) страна (для международных почтовых отправлений);

6) почтовый индекс;

7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;

8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).

Реквизит 10. Наименование вида документа

Вид письменного документа – это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Помните!

В письме вид документа не указывается.

Реквизит 11. Дата документа

Дата – один из основных реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Даты могут иметь другую последовательность в соответствии с международными стандартами: год, месяц, число:

2005.29.12

Допускается оформление словесно-цифровой даты:

Помните!

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

После написания дата, слово «год» не ставится.

Не допускается употребление римских цифр.

Дату на документе проставляет должностное лицо, непосредственно при подписании или утверждении.

Дата может быть проставлена от руки.

Реквизит 12. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер (индекс) документа – это цифровое или буквенно – цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ:

На № 03–15/ 45 от 29.12.2005

Реквизит 14. Место составления или издания документа

Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например:

Москваг. Балаково Саратовской обл.

г. Георгиевск Ставропольского краяс. Ивановка Мытищинского района Московской области.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:

Самарская академия культуры и искусств

Помните!

Необходимо учитывать административно – территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах.

Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

Реквизит 15. Сведения об адресате

Адресат – это организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо, кому адресован документ.

Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

ЗАО «БИЗНЕСКОНСАЛТ», но не

«В акционерное общество „Бизнесконсалт“

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией:

Генеральному директору

ЗАО «Бизнесконсалт»

А. П. Игнатьеву

При адресовании документа руководителям структурного подразделения или специалистам адресование начинается с указания наименования организации в именительном падеже:

ЗАО «Бизнесконсалт»

Главному бухгалтеру

И.П. Карповой

ЗАО «Бизнесконсалт»

Начальнику отделапо связям с общественностью

С.Б. Маркину

При обращении к должностному лицу употребляется слово-обращение (академик, господин, профессор):

Президенту АКБ

«Росинвест»

г-ну Панюкину А.К.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке:

Председателю садоводческого товарищества

«Заволжские дали»

Крюкину О.П.

Если письмо адресуется организации, а не конкретному лицу, указывается наименование и почтовый адрес:

Всероссийский научно-исследовательский институтдокументоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393

Иногда документ приходится отправлять сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно:

Генеральным директорам предприятийгазового комплекса

При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя:

Ул. Тулупная, 10, кв. 32

пос. Алексеевка,

Самарской обл., 419108

И.С. Шептуну

При адресовании внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.

Помните!

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.

Реквизит проставляется на бланке документа справа.

Старайтесь направлять документ конкретному лицу.

На документе может быть указано не более четырех адресов.

Реквизит 16. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Управленческие документы, требующие грифа утверждения.

Акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.

Документ утверждается:

Должностным лицом (руководителем);

Изданием соответствующего распорядительного документа;

Коллегиальным органом.

При утверждении документа гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Бизнесконсалт»

Подпись А. П. Игнатьев

29.12.2005

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.

УТВЕРЖДЕНО

приказом

Генерального директора

ЗАО «Бизнесконсалт»

от 29.12.2005 № 178

Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.

Помните!

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.

При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.

При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

Реквизит 17. Резолюция

Резолюция – это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.

Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

И.С. Боткину

Подготовить проект контрактак 26.12.2005

Подпись 12.12.2005

Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается.

Реквизит 18. Заголовок к тексту

Заголовок текста – это краткое содержание документа.

Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа:

приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженера – технолога, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставление отпуска работнику.

Помните!

Заголовок располагается слева над текстом документа.

Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.

Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается.

В конце заголовка точка не ставится.

Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30 знаков.

Реквизит 19. Отметка о постановке документа на контроль

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа:

1) типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;

2) индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

Реквизит 20. Текст документа

Текст документа – это основной реквизит документа, который содержит объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.

В соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках текст документа составляют на русском или национальном языке.

Документ может быть представлен в виде анкеты, таблицы, текста.

Тексты большого объема разбиваются на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые нумеруются арабскими цифрами:

1.1.Подраздел

1.1.1.Пункт

1.1.1.1.Подпункт

Связанный текст большого размера, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание и цель составления документа.

Во второй части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят»).

Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.

Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.

Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака

Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:

Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.

Помните!

Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

1) федеральные органы государственной власти;

2) в органы государственной власти субъектов РФ;

3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;

4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.

Реквизит 21. Отметка о наличии приложений

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.

Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т. д. оформляются в следующем порядке.

Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно.

Приложение: на 3 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов.

Приложение: 1. Типовая инструкция по делопроизводству – на 2 л. в 2 экз.

2. Перечень документов с указанием сроков хранения – на 4 л. в 2 экз.

Если к письму прилагается документ, уже имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.

Приложение: Договор аренды от 03.04.2003 № 07/23 и приложения к нему, всего на 12 л.

На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.

Если документ отправляют в несколько адресов, а приложение к нему – не во все адреса, то это отражают в отметке о наличии приложения.

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа.

Приложение 1

от 26.12.2005 № 76

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Приложение 1

к приказу директора ЗАО «Атлант»

от 26.12.2005 № 76

Реквизит 22. Подпись

Подпись – это обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. В состав реквизита «Подпись» входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и без названия организации, если документ оформлен на бланке);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А.П. Игнатьев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в соответствии с занимаемой должностью:

Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А. П. Игнатьев

Главный бухгалтер ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись И.П. Карпова

Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне, например.

Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии.

Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.

Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).

Реквизит «Подпись» проставляется под реквизитом «Текст» и печатается следующим образом: должность – от границы левого поля; расшифровка подписи – после 48 печатных знаков от границы левого поля

Реквизит 23. Гриф согласования

Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). К внешнему согласованию относится и согласование документа с общественными объединениями (советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т. п.).

При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем – гриф согласования.

Гриф согласования содержит слово «СОГЛАСОВАНО» без кавычек, наименование должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела по связямс общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт»

Подписи С.Б. Маркин

29.12.2005

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания акционеров

26.12.2005 № 6

Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Президиума РАН

от 26.12.05 № 08-124

Помните!

Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись», а если грифов согласования несколько, то их, как правило, располагают на отдельном листе согласования.

Реквизит 24. Визы согласования документа

Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием.

Документ - визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Если есть замечания к документу, то делается пометка об их наличии:

Замечания прилагаются

Директорзавода «Красная заря»

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Реквизит 25. Оттиск печати организации

Оттиски печати с изображением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику (далее – печать), ставятся на документах, требующих удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, поручения, сметы, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания, нормы и др.).

Печати бывают гербовыми и простыми.

Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.

Помните!

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);

2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

6) справки, подтверждающие юридический факт;

7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

8) бухгалтерские документы (наряды и др.);

9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках

12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

14) заявки на оборудование и т. д.;

15) командировочные удостоверения;

16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

18) штатные расписания и изменения к ним.

Реквизит 26.Отметка о заверении копии документа

Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Верно

Начальник отдела по связям с общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин

29.12.2005

Помните!

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.

Реквизит 27.Отметка об исполнителе документа

Реквизит обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения каких-либо вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Ю.П. Кондратьева

248 75 39

Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39

Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.

Реквизит 28.Отметка об исполнении документа и направления его в дело

Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

Помните!

Реквизит включает в себя:

Слово «В дело»;

Номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

Подпись исполнителя документа;

Дату проставления отметки.

Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

В дело 13–45 за 2005 г.

Подпись 24.01.2005

Направлено письмо

23.12.2005 № 01–11/201

В дело 7–1 Подпись 24.12.2005

Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005

В дело 02-7

Подпись 24.12.2005

Реквизит 29.Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.

Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Реквизит 30.Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор электронной копии документа – это отметка, которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.

Желательно указывать полный путь к файлу:

С: Приказы по личному составу Измайлов

ГОСТ Р6.30-2003 содержит требования к бланкам на которых оформляются документы предприятия. В соответствии с требованием ГОСТа используются бланки формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210).

Таблица 1. Размерные характеристики потребительских бумажных форматов (мм)

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.

На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее (включая поле для реквизитов 01,02,03,16,19) – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.

Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков организаций и изображении зарегистрированного логотипа организации.

ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

1) общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

2) бланк письма;

3) бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки всех видов могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения документов. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

В случаях, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальном языке, а ниже – на русском.

Из книги Инвестиционные проекты: от моделирования до реализации автора Волков Алексей Сергеевич

4.3.5. Оформление сделки Оформление сделки (структурирование) состоит в проведении следующих шагов:? шаг 1 – определение и согласование структуры сделки (term-sheet);? шаг 2 – проведение инвестиционного комитета – защита инвестиционного проекта перед инвестором;? шаг 3 –

Из книги Налоговые преступники эпохи Путина. Кто они? автора Виткина Юлия Владимировна

1.2. Оформление сделок Если во взаимоотношения фирмы и ее дочки вмешиваются третьи лица, это всегда подозрительно, и будет тщательно проверяться, что также следует из дела «Удмуртнефти». Товар, который она купила (через другие организации) отпустил РАО «Норильский Никель».

Из книги Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база автора Гусятникова Дарья Ефимовна

2.6.4. Оформление отпуска Основанием для предоставления отпусков и издания соответствующих приказов служит личное заявление работника. Заявление имеет произвольную форму, но должно содержать следующие реквизиты: должность и фамилия, имя, отчество руководителя,

Из книги Как правильно применять «упрощенку» автора Курбангалеева Оксана Алексеевна

8.2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а, содержит только форму карточки учета нематериальных активов (форма № НМА-1). Ее применяют для учета всех видов

Из книги Кадровая служба без кадровика автора Гусятникова Дарья Ефимовна

4.1. Оформление отпуска Главой 19 ТК РФ предусмотрены следующие виды отпусков: ежегодный основной отпуск, дополнительный отпуск и отпуск без сохранения заработной платы. Кроме того, в ТК РФ предусмотрены также отпуска, предоставляемые женщинам, лицам с семейными

Из книги Делопроизводство для секретаря автора Смирнова Елена Петровна

Глава 1. Состав реквизитов документов В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их: юридическую

Из книги Делопроизводство. Подготовка служебных документов автора Демин Юрий

Глава 2. Правила оформления реквизитов Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа.Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с

Из книги Турфирма: с чего начать, как преуспеть автора Мохов Георгий Автондилович

Приложение Оформление стандартных реквизитов управленческих документов 2.3.1. При оформлении стандартных реквизитов управленческих документов используются положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система

Из книги Современные требования к кадровой службе (отделу) автора Пономарева Наталья Г.

Оформление офиса турфирмы Если бюджет позволяет, рекомендуем воспользоваться услугами профессионального дизайнера; поверьте, потраченные деньги на создание красивого и располагающего офиса вам вернут постоянных клиентов и устойчивые продажи.Если вы готовы сами

Из книги Делопроизводство компании автора Непогода Александр В.

3.4. Оформление отпусков В соответствии с п. 5 ст. 37 Конституции РФ каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируется установленный федеральным законом оплачиваемый ежегодный отпуск.По поводу оформления отпусков возникает много вопросов.

Из книги Уплата налогов и сборов: как получить отсрочку автора Клокова Анна Валентиновна

3.5. Формирование и оформление дел Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об

Из книги Все о счетах-фактурах автора Клокова Анна Валентиновна

5.2. Документальное оформление Для получения отсрочки, рассрочки или инвестиционного налогового кредита налогоплательщик должен подать заявление соответствующей формы, рекомендуемая форма которого дана в Приказе Федеральной налоговой службы РФ № САЭ-3-19/798@ от 21 ноября

Из книги Управление качеством. Практикум автора Ржевская Светлана

1.5. Отсутствие реквизитов В предыдущем разделе приведены реквизиты, которые должны обязательно содержаться в выдаваемых счетах-фактурах. Если предъявить НДС к зачету по счетам-фактурам с каким-либо отсутствующим реквизитом, то налоговые органы при проверке откажут в

Из книги Реклама. Принципы и практика автора Уэллс Уильям

6 Оформление отчета о НИР

Из книги Фирменный стиль ресторана автора Грибова Наталья Анатольевна

Из книги автора

Оформление рефератов 1. Текст реферата оформляется машинописным способом, расстояние между строчками полтора интервала, шрифт – Times New Roman, размер шрифта 14;2. Работа выполняется на листах формата А4. Листы нумеруются (кроме титульного), и скрепляются любым приемлемым

Под реквизитами того или иного документа принято понимать его элементы. Необходимо разграничить понятие реквизитов как элементов оформления документа (согласно правилам делопроизводства) и реквизитов с юридической точки зрения. Рассмотрим, какие реквизиты должны быть в договоре.Договором признается соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Гражданским кодексом РФ (ГК РФ) установлена свобода договора. Это означает, в частности, что в договор стороны могут включать те условия (те формулировки условий), которые они захотят. Вместе с тем следует помнить, что согласно ст. 2.1 правила оформления реквизитов документов В каких днях устанавливаются сроки исполнения документов? 1. В календарных днях. 2. В рабочих днях. 28. Кто может перенести срок исполнения поручения, полученного из вышестоящей организации? 1.

Какой из перечисленных ниже реквизитов не входит в состав договора

Следовательно, обязательным реквизитом договора является не название, а его суть. Называть документ, конечно, желательно хотя бы только потому, чтобы каждый раз не вычитывать основные положения из самого документа. Структура Структура каждого договора индивидуальна: от примитивного перечисления пунктов до сложных делений на параграфы и подпункты.

Но тем не менее любой договор должен содержать основные структурные единицы. К ним относятся:

1. Вступительная часть.
2. Предмет (права и обязанности сторон, условия об оплате).
3. Дополнительные условия (ответственность сторон, сроки действия документа, основания для изменения условий или расторжения).
4. Реквизиты сторон (подписи, печать).

Данная структура условна, но ее придерживаются при составлении практически всех видов договоров. В том числе и трудовых.

Обязательные реквизиты договора (зубова е.с.)

К таким реквизитам относят:

• испытательный срок;
• неразглашение коммерческой тайны и материальную ответственность;
• обязанность отработать в организации конкретный период времени, если фирмой было оплачено обучение;
• дополнительные условия страхования;
• улучшение социальных и бытовых условий семьи сотрудника;
• возможность негосударственного пенсионного страхования.

Как заполнять договор Чтобы документ имел юрсилу, нужно внести в него все обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 57 ТК. Также следует рассмотреть все возможные спорные вопросы, которые могут возникнуть при сотрудничестве. Все, что указано в договоре, в сложной ситуации будет рассматриваться в суде или инспекции.
Составлен документ может быть как в письменной форме, так и в печатной. Законодательство не регламентирует, как именно это нужно делать.

В том случае, если работник поменяет карточку или будет оформлена специальная банковская карта работодателем, потребуется вносить поправки в трудовой договор. В этой связи свои банковские реквизиты работнику лучше указать в заявлении. В этой документе приводятся реквизиты банковской карточки, на которую работник просит перечислять заработную плату.

Реквизиты в трудовом договоре Но если договору дать одно название, а суть его будет абсолютно другой, то какой смысл обращать внимание на название договора? Следовательно, обязательным реквизитом договора является не название, а его суть. Называть документ, конечно, желательно хотя бы только потому, чтобы каждый раз не вычитывать основные положения из самого документа. Структура Структура каждого договора индивидуальна: от примитивного перечисления пунктов до сложных делений на параграфы и подпункты.

Обязательные реквизиты договора — это что такое?

По мнению автора, предмет договора включает в себя существо сделки. В целях определения предмета договора необходимо:- отразить в договоре вид действия, ради которого заключается тот или иной договор (купля-продажа, мена, аренда, дарение, рента, подряд, перевозка, заем, хранение, комиссия, страхование, поручение и др.);- обозначить объект договора. Так, в договоре аренды нежилого помещения целесообразно указать следующие сведения: адрес, площадь, подробный перечень сдаваемых в аренду комнат, приложить к договору (как обязательный элемент договора) экспликацию бюро технической инвентаризации, поэтажный план.

В договоре купли-продажи товаров надлежащее согласование условия об объекте производится путем определения наименования товара и конкретизации характеристик товара.В зависимости от вида договора существенными могут также признаваться и другие условия.

Состав реквизитов. правила оформления реквизитов

Важно

Но тот же кодекс гласит, что в каждом документе в обязательном порядке должны иметься определенные реквизиты. Лишь при их наличии бумага будет признана действительной. Самым простым вариантом является использование типовой формы, в которой уже присутствуют реквизиты договора, и внесение в нее изменений по обстоятельствам конкретной сделки.

Правила составления договора 1. В документе должны присутствовать все элементы структуры – речь идет о реквизитах договора как составляющей оформления. Четко обозначьте идентификационные данные сторон (включают в себя наименование компании, организационно-правовую форму, ИНН, а при необходимости также адрес и банковские реквизиты). Следует перечислить уполномоченных лиц, имеющих право на заключение, и основания, по которым они действуют.

Печать принадлежит к необязательным реквизитам договора, в отличие от подписей данных лиц.

Реквизиты договоров: о чем важно помнить, оформляя документ

Договор можно подписать и путем обмена через почту, по факсу, электронными средствами связи. Тогда действительность сделки может подтвердить регистрация полученных документов в книге входящей корреспонденции. У места заключения договора есть еще одно важное значение.
Если стороны в тексте договора не указывают цену товара или услуги, она будет определяться по рыночной цене, которая может сильно отличаться по регионам. Согласно ст. 444 ГК РФ местом заключения договора будет являться место жительства гражданина или место нахождения юридического лица, направившего оферту. Наконец, когда в тексте договора не прописано, по какому законодательству будут рассматриваться споры и исполняться его условия, применяют право того региона или страны, в котором находится лицо, направившее оферту.

Реквизиты договора

Но тем не менее любой договор должен содержать основные структурные единицы. Реквизиты Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.Название организации, являющейся автором договора, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное название организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации.
Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).Датой документа является дата его подписания или утверждения. Состав реквизитов.

Российские компании, госучреждения, предприниматели и иные субъекты правоотношений в процессе коммуникации между собой регулярно используют официальные документы. Важнейший аспект корректного взаимодействия организаций и физлиц - использование реквизитов. Их перечень определяется российским законодательством. Реквизиты документов - это важнейший атрибут официальных источников, издаваемых предприятиями, органами власти или же составляемых физлицами при обращении в какие-либо структуры. Каковы особенности работы с ними?

Определение

Реквизиты документов - это обязательные, утвержденные на уровне государственных, отраслевых или корпоративных стандартов элементы визуального оформления различных источников информации, представленных, как правило, в печатном, бумажном виде.

Те виды документации, которые относятся к категории организационно-распорядительных, оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Данный источник норм включает унифицированные критерии, обязательные к применению в ходе обмена документов с участием российских предприятий, органов власти и иных учреждений с официальным статусом.

Рассмотрим важнейшие реквизиты документов, определяемые указанным государственным стандартом.

Основные реквизиты по ГОСТ: герб РФ

Многие официальные документы должны включать герб России. Данный государственный символ может быть представлен в трех разновидностях: как многоцветный на геральдическом щите, как одноцветный - с аналогичным элементом или без него. Многоцветный герб РФ должен размещаться на документах, содержащих положения федеральных конституционных законов и ФЗ, нормативных актов, издаваемых Президентом, Правительством, Федеральным Собранием.

Одноцветный герб РФ без геральдического щита должен размещаться на документах, которые издаются:

• Межведомственной комиссией по государственной тайне;
• федеральными судами;
• прокуратурой;
• Следственным комитетом и иными органами аналогичного профиля.

Герб РФ используется в качестве элемента в письмах и иных документах.

Герб субъекта РФ и муниципальных образований

В состав реквизитов документов, принимаемых в субъектах РФ, включается собственный герб региона. Правила его размещения регламентируются нормативными актами, принимаемыми в конкретном субъекте. Также на уровне региона могут утверждаться правила размещения герба РФ на тех или иных бумагах. Реквизиты документов, издаваемых на уровне муниципальных территорий, в свою очередь, могут содержать герб города и иного населенного пункта или муниципального образования. Правила размещения данного реквизита устанавливаются нормативными актами, принимаемыми органами местной власти.

Товарный знак

Оформление реквизитов документов в организациях может предполагать использование эмблемы или товарного знака. Размещаются такие элементы в соответствии с положениями устава компаний. При этом эмблема не размещается на документах одновременно с гербом РФ, субъекта РФ или муниципального образования. В качестве товарных знаков могут выступать слова и изображения. Цвет соответствующего реквизита может быть любым.

Код организации

В соответствии с Общероссийским классификатором предприятий реквизитом документа также может быть код организации. Данная информация обычно выполняет справочную функцию. Основной документ, в структуре которого присутствует код организации, - письмо.

ОГРН

В большинстве случаев реквизиты первичных документов организации требуют включения в свою структуру ОГРН. В письмах данный элемент указывается как часть справочных сведений об организации. Также ОГРН используется при выпуске фирменных бланков компании. Для предпринимателей существует похожий реквизит - ОГРН ИП. Он используется в основном в тех же целях, что и соответствующий элемент в документообороте с участием юридических лиц.

ИНН и КПП

Данные реквизиты, наряду с ОГРН, чаще всего используются в первичной документации, а также в бланках писем, составляемых сотрудниками организации. КПП - элемент, свойственный для юридических лиц. Индивидуальные предприниматели подобный реквизит не используют.

Код формы документа

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации в структуре реквизитов различных источников должен присутствовать код формы. Данный элемент главным образом задействуется для оптимизации темпов передачи файлов по электронным каналам.

Название фирмы

Обязательные реквизиты документа включают такой элемент, как название организации. Важно, чтобы оно соответствовало тому, что указано в учредительных документах фирмы. На бланках обязательно указывать полное наименование компании. Сокращенное можно располагать рядом (под ним или за ним).

Справочные сведения

Следующий элемент реквизитов документов - справочные данные о фирме. Их структура предполагает включение почтового адреса, телефонов и иных сведений, которые компания посчитает нужным разместить. Также, как правило, проставляются код организации, ОГРН, ИНН и КПП.

Название вида документа

Документ должен быть корректным образом классифицирован по виду. Соответствующее наименование вида фиксируется в уставе фирмы. Также оно должно соответствовать критериям, включенным в ОКУД. Обычно рассматриваемый элемент фиксируется в бланках. Для писем данный реквизит (наименование документа) не характерен. Пишется прописными буквами.

Дата документа

Следующий важный реквизит - дата документа. Он должен отражать время создания соответствующего источника или же, например, подписания его. Дата проставляется человеком, который имеет полномочия, связанные с подписанием документа, или же внутренней службой организации, ответственной за обмен соответствующими источниками. В некоторых случаях дату может проставлять составитель документа.

Регистрационный номер

Регистрационный номер (индекс) - реквизит, который фиксируется для облегчения классификации источника во внутренних реестрах и архивах организации, а также как идентификатор в процессе документооборота с другими фирмами. Правила проставления соответствующего реквизита отражаются в распорядительных источниках, утверждаемых компанией.

Также в ряде случаев рассматриваемый элемент может быть дополнен ссылкой, которая включает в себя, собственно, регистрационный номер, а также дату документа, требующего ответа. То есть данный реквизит часто используется в письмах, которые составляются в ответ на обращения в фирму.

Место составления

В ряде случаев может указываться место составления того или иного документа. Например, если определить его на основе других реквизитов сложно. Но если место составления уже указано в других элементах документа, то соответствующий реквизит включать в структуру источника не обязательно.

Адресат

Следующий значимый реквизит - адресат. Он указывается, если есть необходимость направить документ в конкретное структурное подразделение фирмы, с которой ведется переписка. Также адресатом может быть должностное лицо или гражданин в статусе физлица.

Гриф утверждения

Может потребоваться использование грифа утверждения источника. Данный реквизит может придавать документу нормативный характер. Например, директор компании может использовать гриф типа «утверждаю», после чего положения в источнике приобретут характер обязательных для исполнения сотрудниками компании.

Резолюция

Другой интересный реквизит - резолюция. Он задействуется, если должностное лицо, например директор компании, желает озвучить решение, принятое по существу информации в документе. Данный реквизит содержит также Ф.И.О, содержание распоряжения, срок, к которому оно должно быть выполнено, подпись, дату. Могут указываться исполнители поручения.

Заголовок

В некоторых документах используется заголовок. Его предназначение - изложение краткой сути сведений, присутствующих в источнике. По смыслу он должен коррелировать с наименованием документа. Пример заголовка: «Приказ о формировании аттестационной комиссии».

Отметка о контроле

В ряде случаев документ требует такого реквизита, как отметка о контроле. Данный элемент свидетельствует о том, что источник принят компетентной структурой в фирме и по нему ведется работа. Обычно данный реквизит выглядит в виде штампа со словом «контроль».

Текст документа

Вероятно, ключевой реквизит документа. Он отражает суть информации, передаваемой посредством бумажного носителя. В общем случае он составляется на русском языке или том, который имеет статус официального в субъекте РФ. Текст может включать таблицы, различные элементы форматирования.

Структура текста обычно представлена в виде двух частей: в первой отражаются причины и цели отправки документа, во второй - основная идея обращения, просьба, рекомендация и т. д. В некоторых случаях допустимо использовать только вторую часть структуры соответствующего реквизита.

Отметка о приложении

Бывает так, что в тексте документа проблематично отобразить все необходимые данные. В этом случае источник может быть дополнен приложениями. Этот факт должен отображаться на документе посредством соответствующего реквизита. Каким образом отметка, о которой идет речь, может быть включена в структуру источника? Как правило, пишут: «Приложение на таком-то количестве листов в таком-то объеме экземпляров». В некоторых случаях может возникнуть необходимость в указании наименования документа, содержащего приложение.

Подпись

Важнейшие виды реквизитов документов включают такой элемент, как подпись. Ее ставит должностное лицо, фиксируя тем самым достоверность информации, содержащейся в источнике. И это не просто автограф - подпись как самостоятельный реквизит должна содержать название должности человека, который подписывает документ, а также расшифровку.

Гриф согласования

Требования к реквизитам документов, устанавливаемые в некоторых организациях, предполагают наличие грифа согласования. Он используется в тех случаях, когда нужно зафиксировать тот факт, что информация в источнике одобрена компетентным лицом или структурой в фирме.

Гриф должен включать слово «согласовано», а также сведения о должности лица, которое одобряет соответствующую информацию, его подпись и расшифровку. Ключевой признак грифа согласования - использование при документообороте с участием нескольких организаций.

Виза согласования

Достаточно близким к грифу элементом можно назвать визу согласования. Ее ключевой признак - используется только внутри организации. При этом виза может быть проставлена несколько раз по мере последовательной проверки документа теми или иными отделами.

Печать

Практически всегда реквизиты платежных документов, а также иных видов первичных источников требуют от организаций проставления печати. В РФ она, как правило, чернильная. В структуре печати обычно содержится информация о фирме - название, ОГРН, ИНН и иные реквизиты.

Оформление документов: нюансы

Мы определили, что реквизиты документов - это важнейший критерий организации корректных процедур взаимодействия фирмы с партнерами, государственными органами, а также осуществления внутрикорпоративных коммуникаций. Какие можно отметить нюансы, характерные для практического осуществления документооборота в российских фирмах?

Можно отметить, что проставление всех предусмотренных ГОСТом реквизитов - редкое явление. Каждый документ требует использования соответствующего набора элементов. Например, что касается официальных писем, то в них чаще всего используются такие реквизиты, как герб РФ, субъекта федерации, города или же эмблема фирмы, код предприятия, ОГРН, ИНН, КПП, а также название организации.

Наименование вида документа на письмах обычно не ставится. В то время как, например, такие виды источников, как приказ, акт, докладная записка или решение, должны содержать в своей структуре соответствующий элемент. В письмах необходимо указывать полное наименование компании, в которую отправляется документ, а если есть предусмотренное официальными источниками сокращенное название, его также следует указывать (писать в скобках после полного наименования).

Есть несколько корректных методов сокращения названий организаций: по первым буквам (то есть получается аббревиатура наподобие НИИ), по начальным слогам (например, может получиться "Уралмаш") или же иным способом, утвержденным в официальных документах фирмы-адресата.

Другие важные реквизиты документов - это почтовый адрес, а также номера телефонов, факсов. Также в официальных письмах обычно указываются банковские реквизиты организации. Другой важнейший элемент соответствующего документа - дата, которая отражает момент его подписания. Затем официальная бумага подписывается, на ней ставится печать компании.

1. Формуляр-образец организационно-распорядительного документа, его составляющие.

Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа - приказа, постановления, письма, протокола, акта - на бумаге форматов А4 и А5 (формат А4 - 210x297 мм, формат А5 - 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3).

Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле до­кумента почти всегда закрыто.

При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависи­мости от того, какие средства хранения документов будут применяться.

Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом — реквизит 01 «Го­сударственный герб Российской Федерации», реквизит 02 «Герб субъек­та Федерации», реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, типо­графским способом заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК. На верхнем поле располагается реквизит 19 «отметка о контроле», который, как правило, наносится рукописным способом или специальным штемпелем.

Правое поле - 10 мм, оно не заполняется какими-либо реквизитами.

Нижнее поле - 20 мм, над ним располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.

Формуляр-образец устанавливает определенные требования к пост­роению конструкционной сетки.

Конструкционная сетка - эта сетка, состоящая из горизонталь­ных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата.

Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рис. 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг письма равен од­ному знаку).

Расстояние между горизонтальными линиями кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.

С помощью такой конструкционной сетки определены максималь­ное число знаков, которые могут быть напечатаны на одной строке от левого до правого поля, и максимальное число строк при определен­ном интервале. С учетом этого определены зоны расположения каждо­го реквизита ОРД, принимая во внимание максимальную величину каж­дого реквизита в знаках. Кроме того, определен максимальный состав реквизитов - 30, однако они не все присутствуют на любом виде орга­низационно-распорядительного документа. Формуляр определенного вида ОРД, например приказа, будет отличаться от формуляра служеб­ного письма набором реквизитов. Неизменными будут оставаться мес­то расположения и правила оформления реквизитов, включаемых в фор­муляр документа, вне зависимости от его вида. Например, реквизит 11 «Дата документа» на любом виде ОРД будет оформляться всегда оди­наково - на одном и том же месте (в одной и той же зоне) и по единым правилам. А реквизит 09 «Справочные данные об организации» будет оформляться только в служебных письмах, но в отведенной ему зоне и по установленным правилам.

Формуляром-образцом, как уже было сказано, установлено 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении орга­низационно-распорядительных документов. В их состав входят:

4 - Код организации;

5 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6 - Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7 - Код формы документа;

8 - Наименование организации;

9 - Справочные данные об организации;

10 - Наименование вида документа;

11 - Дата документа;

12 - Регистрационный номер документа;

14 - Место составления или издания документа;

15 - Адресат;

16 - Гриф утверждения документа;

17 - Резолюция;

18 - Заголовок к тексту;

19 - Отметка о контроле;

20 - Текст документа;

21 - Отметка о наличии приложения;

22 - Подпись;

23 - Гриф согласования документа;

24 - Визы согласования документа;

25 - Оттиск печати;

26 - Отметка о заверении копии;

27 - Отметка об исполнителе;

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Организационно-распорядительные документы изготавливаются с помощью различных печатных устройств.

Начало зоны расположения реквизитов на формуляре-образце соот­ветствует определенному положению табулятора печатающего устрой­ства.

При расположении реквизитов на документе используют восемь положений табулятора. При этом счет ведется от границы левого поля:

0 ..........1…………2…………3………..4………….5………….6…………7

5 уд. 16 уд. 24 уд. 32 уд.40 уд. 48 уд. 56 уд.

Реквизиты располагаются следующим образом.

от нулевого положения табулятора печатаются следующие рекви­зиты: наименование организации; справочные данные об организа­ции; наименование вида документа; место составления или издания документа (при флаговом расположении перечисленных реквизитов); дата документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; заголовок к тексту; текст (кроме начала абзацев); отметка о наличии приложения; наименование должности в реквизите 22 «Подпись»; гриф согласования (кроме расшифровки подписи); заверительная надпись «Верно»; наименование должности лица, заверяющего документ; дата заверения; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; второй гриф утверждения документа.

начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

регистрационный номер документа; расшифровка фамилии в первом грифе согласования документа.

используют при составлении таблиц.

адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).

гриф утверждения (кроме расшифровки подписи); второй гриф со­гласования.

расшифровка подписи в реквизите 22 «Подпись»; расшифровка под­писи в грифе утверждения; расшифровка подписи во втором грифе со­гласования.

нумерационный заголовок в таблице.

Реквизиты документов, состоящих из нескольких строк (кроме тек­ста), печатают через один межстрочный интервал строчными буквами, например реквизит 18 «Заголовок к тексту», если он состоит из несколь­ких строк.

Составные части одного реквизита печатают через 1,5-2 межстроч­ных интервала, например составные части реквизита 15 «Адресат». Реквизит от реквизита печатают через 2-4 межстрочных интервала, например реквизит 20 «Текст документа» от реквизита 22 «Подпись».

Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоян­ными и переменными.

К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоян­но присутствуют на документе в неизменном значении и которые, сле­довательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации (если организация имеет право изоб­ражать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об орга­низации, код организации, код формы документа (например, служебно­го письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП).

Конечно, перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится заново изго­тавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в го­сударственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты выгодно - это сокращает время, затрачиваемое на подготов­ку документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает внешний вид документа, особенно, если эти реквизиты нанесены ти­пографским способом.

К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит 11 «Дата документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит 20 «Текст докумен­та» - от того, о чем будет сказано в документе, т. е. от содержания воп­роса, освещаемого в документе.

Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет раз­ным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления.

Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу доку­мента и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.

К обязательным относятся следующие реквизиты: наименование организации, т. е. автора документа, дата, регистрационный номер до­кумента, заголовок к тексту, текст документа, подпись и др.

Дополнительные реквизиты бывают не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, 29 «От­метка о поступлении документа в организацию», 30 «Идентификатор электронной копии документа»), но отсутствие дополнительного рек­визита на документе не может повлиять на юридическую силу доку­мента.

Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления рек­визитов: угловой и продольный.

При угловом варианте заголовочная часть бланка документа рас­полагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.

При продольном варианте заголовочная часть бланка продлевает­ся до границы правого поля.

Существует два способа оформления реквизитов: флаговый и цент­рированный.

При флаговом способе расположения реквизитов начало реквизи­та расположено всегда от левой границы зоны расположения рекви­зита.

При центрированном способе расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны располо­жения реквизитов.

Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные прин­ципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организаци­онно-распорядительных документов.

2. Бланки документов , их виды

Официальные документы, создаваемые юридическими или физичес­кими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.

Бланк документа, по определению ГОСТ Р 51141-98, - это «набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа» .

Бланки документов могут быть отпечатаны в типографии, а при ис­пользовании ПК бланк может быть введен в память машины и автома­тически выводиться при распечатке документа. Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требо­вания, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Рос­сийской Федерации. Бланки должны быть изготовлены на белой бума­ге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.

При проектировании бланков документов размеры зон расположе­ния реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.

На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизи­тов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.

Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов. При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычис­лительной техники реквизиты всегда оформляются центрированным способом, при изготовлении с помощью пишущей машины - флаго­вым способом.

Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков: общий бланк; бланк пись­ма; бланк конкретного вида документа. Бланки должностного лица ис­пользуются, как правило, для руководителя и его заместителей.

Общий бланк используют для подготовки любых видов докумен­тов, кроме письма.

На общем бланке в зависимости от учредительных документов орга­низации могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - Герб субъекта Российской Федерации;

03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - Код организации;

08 - Наименование организации;

14 - Место составления или издания документа.

Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничи­тельные отметки в виде линий - для реквизитов:

11 - Дата документа;

12 - Регистрационный номер документа (для данного реквизита за­ранее также печатают знак «№»).

В виде уголков различают места расположения следующих рекви­зитов:

15 - Адресат (начало и конец реквизита, который одновременно ука­зывает границу правого поля);

18 - Заголовок к тексту;

29 - Отметка о поступлении документа в организацию;

30 - Идентификатор электронной копии документа.

Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 11 «Дата документа» и 12 «Регистрационный номер документа» оставляют мес­то для нанесения (впечатывания) реквизита 10 «Наименование вида документа».

Когда в общий бланк вносят наименование вида документа, напри­мер, «приказ», «акт», «протокол», этот бланк становится бланком конк­ретного вида документа - бланк приказа, бланк акта, бланк протокола и т. д. Таким образом, бланк конкретного вида документа фактически яв­ляется разновидностью общего бланка, так как общий бланк без упот­ребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.

Реквизит 07 «Код формы документа» впечатывается в бланк при оформлении конкретного вида документа, так как каждый вид (разно­видность) документа имеет собственный код унифицированной формы по ОКУД.

Образцы общего бланка и бланка конкретного вида документа при­ведены в прил. 2-6.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма, поэтому нет необходимости указы­вать в нем наименование вида документа. В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 09 «Справочные данные об организации», а на месте реквизита 14 «Ме­сто составления или издания документа» - реквизит 13 «Ссылка на ре- гистрационный номер и дату документа», столь необходимый при пе­реписке.

В реквизите 09 «Справочные данные об организации» обязательно есть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 14 «Место составления или издания до­кумента».

Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены в прил. 7-10.

Бланк структурного подразделения организации или должност­ного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделе­ния или должностное лицо имеют право подписи. Наименование струк­турного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита 08 «Наименование организации».

Образцы бланков должностных лиц приведены в прил. 11, 12.

Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежа­щей учету.

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штем- пельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствую­щий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и техно­логических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции.

Для того чтобы изготовить гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, следует сделать макет бланка в масштабе 1:1, на кото­рый должны быть нанесены постоянные реквизиты, необходимые от­метки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположе­ния реквизитов. Нужно указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходи­мые шрифты, указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации разрешает к печати этот макет (обыч­но пишется слово «Разрешаю»). Также на макете должны быть под­пись руководителя и печать организации. К макету должно быть со­ставлено сопроводительное письмо.

Советуем почитать

• Как работать в "1С" на современном предприятии
• Чем отличается мрот от прожиточного минимума Прожиточный минимум когда приравняют с минимальной зарплатой
• Как выделяется доля детям при использовании материнского капитала
• Когда выплачивают декретные на работе