Материал актуален для слушателей курсов профессиональной переподготовки по направлениям:

Работник взяла в отпуск на 2 недели – четырнадцать дней (с 14.05.2018 по 27.05.2018), и во время отпуска заболела. В поликлинике ей выдали больничный лист с 24.05.2018 по 31.05.2018 (на 8 календарных дней, из которых 4 дня захватили отпуск).

Разбираем ситуацию:

Статья 124 ТК РФ (ред. от 05.02.2018 г.) указывает, что работник может выбрать что-то одно из двух вариантов:

• продлить свой ежегодный отпуск на количество дней болезни, совпавших с отпуском, и тогда вместо 27 мая она выйдет на работу 4 июня;
• выйти на работу по графику (через 14 дней), а дни по больничному перенести на другой период.

Во всех этих случаях работник должен предоставить в бухгалтерию или в кадровую службу лист нетрудоспособности. Отпуск и больничный оплачиваются отдельно. Сам работник должен известить работодателя о болезни, сообщив о дальнейшем варианте оформления этих больничных: перенести или продлить отпускные дни.

Продление отпуска из-за больничных

Здесь бухгалтерам не нужно пересчитывать отпуск, поскольку расчетный период остается прежним и сумма отпускных, соответственно, не меняется.

Продлевая отпуск в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, регистрируем невыходы на работу сотрудницы после того, как отпуск закончился.

• Открываем кадровый документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)»из раздела «Кадры» – «Все отсутствия сотрудников».
• В качестве причины отсутствия в данном случае необходимо поставить «Болезнь (больничный еще не закрыт)».

Важно понимать, что отсутствие в базе необходимо отразить за май (с 28 по 31 мая) для корректного начисления заработной платы за май, чтобы по работнику было учтено правильное число отработанных дней и неявок. Если же сотрудник успел принести больничный лист, например, до начисления заработной платы за май, то документ «Отсутствие» в базе можно и не регистрировать, но все же это рекомендуется делать.

При выходе на работу пятого июня, предоставив больничный лист, начисляем пособие: в программе раздел «Зарплата» – документы «Больничные листы». Поскольку период май в нашем примере закрыт и больничный начисляется в следующем периоде – в июне, то программа сторнирует (исправляет) зарегистрированные дни отсутствия и отпуска, которые приходятся на время болезни работника.

После этого исправляем исходный документ начисления отпуска (раздел «Зарплата» или «Кадры» – документы «Отпуска»), нажав ссылку «Исправить», при этом меняем в нем только дату окончания отпуска с учетом дней болезни, то есть продлеваем дату на количество дней нетрудоспособности.

Конец отпуска у работника выпадает на 4 июня. Расчетный период и сумма отпускных остаются прежними, так как отпуск не прерывается.

Отпуск в мае, больничный в июне

Обратите внимание, что исходный документ по начислению отпуска мы исправляем только тогда, когда отпуск начислен в одном месяце и период уже закрыт, а вот больничный уже отражается в другом (текущем) периоде (как в нашем примере отпуск в мае зарегистрирован, а больничный уже в июне). Если больничный и отпуск начисляются в одном и том же периоде, который еще не закрыт, то исправление делать не нужно – в таком случае можно просто зайти в исходный документ «Отпуск», поставить новую дату окончания отпуска и перепровести документ.

Перенос отпуска на другой период с перерасчётом отпускных

Дни отпуска, которые совпали болезнью переносятся на другой период. Здесь необходим перерасчет отпускных. Например, сотрудница решила не продлевать дни отдыха, а перенести неизрасходованные 4 дня на следующий отпуск, который, согласно утвержденному на предприятии графику отпусков, должен состояться 1 – 14 августа 2018 г. Перерасчет отпуска необходим, так как отпускные дни разрываются, где меняются расчетные периоды.

В «1С: Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, при оформлении данного случая предусматривает почти такие же действия, что и в предыдущем примере, когда отпуск был продлен, а именно:

• сначала регистрируем документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», а затем начисляем пособие с помощью документа «Больничный лист».
• Исправлять исходный документ начисленного отпуска уже не нужно, потому что при регистрации больничного листа сумма за четыре отпускных дня автоматически сторнировалась. Начисление дней отпуска будет происходить в будущем периоде, соответственно в отдельном документе «Отпуск».

Переплата отпускных

Количество отпускных дней и сумма отпускных при пересчете уменьшились, следовательно, есть переплата денежных средств данному работнику. Ее можно удержать у сотрудника из заработной платы только с согласия самого работника и при наличии письменного заявления, но при этом общий размер удержаний не должен превышать 20% от общего размера зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник во время нахождения в отпуске берет больничный лист и принимает решение продлить отпуск на дни болезни. Реализацию данной ситуации рассмотрим на примере программного продукта «1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 2.5».

Нагляднее будет рассмотреть данную ситуацию на конкретном примере.

Сотруднику Иванову И.И. был предоставлен отпуск в период с 01.10.15 по 28.10.15. Отпуск в программе рассчитан и оплачен. На период с 10.10.15 по 15.10.15 ему был выписан больничный лист. Сотрудник принял решение продлить отпуск на период больничного листа, т.е. с 29.10.2015 по 03.11.2015.

Есть два пути решения данного вопроса в рамках данного программного продукта.

Первый вариант, когда сотрудник предоставил больничный лист в месяце начисления отпускных, т.е. период еще не закрыт. В этом случае, исправляем первичный документ «Начисление отпуска сотрудникам организаций» на период с 01.10.15 по 09.10.15, рассчитываем и проводим. Затем заводим второй документ за период с 16.10.15 по 03.11.15, т.е. продлеваем его на количество дней по больничному листу.

Обратите внимание, во втором документе дату начала отпуска указываем 01.10.15 - это дата, с которой сотрудник изначально пошел в отпуск, т.к. именно эта дата влияет на расчетный период. Общая сумма по обоим документам должна совпадать с суммой начисления в первичном документе.

Если на предприятии ведется кадровый учет, в кадровых документах также не забываем произвести исправления.

Второй вариант. Представим, что сотрудник предоставил больничный лист в Ноябре месяце, когда период Октябрь уже закрыт. Внести исправления непосредственно в первичный документ мы не можем. В данном случае у нас также есть два варианта решения вопроса.

Первый вариант. Не трогаем первичный документ «Начисление отпуска сотрудникам организаций». Заводим документ «Начисление по больничным листам», указываем месяц начисления Ноябрь, рассчитываем и проводим документ.

Так как вид начисления «Оплата больничных листов» настроен таким образом, что он вытесняет период отпуска, то на закладке «Оплата» в документе «Начисление по больничным листам» появились сторно записи за период пересечения больничного и отпуска.

Для того чтобы в дальнейшем не было проблем с исчисленными налогами и взносами и сдачей отчетности в фонды, удалим сторно записи из документа «Начисление по больничным листам».

Далее нам необходимо отразить продление отпуска сотрудника. Но, так как мы ему уже начислили всю сумму отпускных в первичном документе и выплатили, а сторно запись из документа «Начисление по больничному» удалили, нам необходимо отразить только период продления отпуска без оплаты. Для этого заводим документ «Невыходы организаций», где укажем период начисления Ноябрь 2015 г., вид невыхода «Отпуск без оплаты согласно ТК РФ», период с 29.10.15 по 03.11.15.

Второй вариант. Заходим в первичный документ Начисление отпуска и исправляем его по команде «Исправить». Открывается новый документ «Начисление отпуска сотрудникам организаций», месяц начисления Ноябрь 2015. Меняем период отпуска с 01.10.15 по 09.10.15, рассчитываем и проводим документ.

На закладке Оплата появляется сторно запись первичного документа и строка с начислением по исправленному документу.

Далее создаем новый документ «Начисление отпуска сотрудникам организации» с 16.10.15 по 03.11.15. Месяц начисления - Ноябрь 2015, Дата начала отпуска - 01.10.15 (т.к. именно эта дата влияет на расчетный период и размер среднего заработка)

Сотрудник благополучно ушел в очередной отпуск, а по окончании отпуска вместо выхода на работу сообщил о внезапно наступившей болезни и как следствие просит продлить отпуск на период временной нетрудоспособности.

Знакомо? Думаю что "ДА", ответит почти каждый бухгалтер. Особенно летом. Много отпусков и много соблазнов: от мороженки с банальной простудой, до всевозможных летних развлечений, грозящих ушибами и переломами.
Вот и моих любимых клиентов в этом году не миновала чаша сия (я имею ввиду исправление отпуска, конечно), поэтому я решила написать небольшую статью по поводу такой ситуации, которая регулярно возникает в организациях.
Пример будем рассматривать в программе 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1. Для редакции 2.5 исправление в программе делается аналогично.
Итак, сотрудник Остапенко Е.Д. в середине июля благополучно ушел в отпуск. В программе документ Отпуск рассчитан и выплачен.

По окончании отпуска сотрудник не вышел на работу 31.07.2017 в связи с болезнью. Этот факт в программе необходимо зафиксировать с помощью документа Прогул, неявка . Для создания этого документа переходим в раздел Кадры , открываем список всех отсутствий сотрудников:

И создаем новый документ с видом операции Прогул , неявка :

В этом документе отмечаем даты отсутствия сотрудника на работе. Обращаю внимание, что этот документ обязателен в том случае, если сотрудник еще не предоставил больничный лист и нам необходимо правильно рассчитать зарплату за июль. Если листок нетрудоспособности сотрудник принес, то отмечать отсутствие сотрудника на рабочем месте специальным документом необязательно. Достаточно сразу рассчитать больничный лист.

Зарплата за июль по организации рассчитана и выплачена. Т.е. период закрыт. Сотрудник приносит листок нетрудоспособности, который мы оформляем в программе:

При расчете больничного листа программа автоматически сторнирует начисление отпуска за пересекающийся с больничным период. Есть у меня очень любознательные клиенты, которые хотят понимать каждую цифру, полученную в программе и это правильно. Так вот, обычно они спрашивают "Откуда программа взяла вот такой НДФЛ?". Т.е. бухгалтер смотрит, что начислен больничный в сумме 10762,80. И с этой суммы НДФЛ должен быть
10762,80 × 0,13 = 1399
Откуда же взялась сумма 268 руб? Все очень просто. Ведь при расчете больничного листа была сторнирована сумма отпускных с 26.07.2017 по 30.07.2017 а это ни много ни мало -8704,40. Так вот 268 руб. это НДФЛ с разницы между больничным и сторнированными отпускными
(10762,80 - 8704,40)×0,13 = 268
Кстати, на закладке Пересчет прошлого периода вы можете проанализировать сторнирование. А при нажатии кнопки Показать подробный расчет информация будет еще больше детализирована:

Да, а что же нам делать с отпуском, который сотрудник просит продлить. Период закрыт и править июльский документ мы не можем.
В этом случае в программах 1С:ЗУП предусмотрен очень удобный механизм. Открываем первоначальный документ Отпуск и внизу документа видим гиперссылку Исправить :

У нас открылся новый документ, который будет являться исправлением предыдущего. Вот тут самое главное правильно указать новую дату окончания отпуска. Обратите внимание: начало отпуска менять не надо! А что же с окончанием? Сотрудник болел с 26.07.2017 по 06.08.2017 при этом отпуск был уменьшен на 5 дней (с 26.07.2017 по 30.07.2017). Тогда новой датой окончания отпуска будет 11.08.2017. Т.е. после окончания больничного продлеваем отпуск на 5 дней:

При этом обратите внимание: сумма начисленных отпускных НЕ ИЗМЕНИЛАСЬ по сравнению с предыдущим документом. И это правильно. Ведь сотрудник полностью получил отпускные в июле. И эта же сумма осталась в новом документе. Ничего доплачивать ему не надо. Просто он выйдет на работу на 5 дней позже, после окончания периода больничного.
Ну а что же НДФЛ в сумме 1131? Так это как раз та самая разница с больничным, что мы рассматривали раньше. Вместо 1399 руб. при расчете листка нетрудоспособности программа исчислила 268 руб. Недостающие 1131 руб. исчислены сейчас.
Вот и все. Возможно, вам покажется это немного сложноватым. Однако это только на первый взгляд. Проверив все сами, вы убедитесь, что программа нигде вас не обманывает. И главный критерий – суммы отпускных не меняются, средний заработок не меняется. Потому что за основу берется первоначальный расчет отпуска.
Надеюсь, моя статья была для вас полезной. Желаю вам не болеющих сотрудников, ну а если все же такая ситуация приключилась пусть программы 1С будут для вас надежным помощником в работе.
С вами была Виктория Буданова. Оставляйте свои отзывы, пишите, задавайте вопросы. Тем самым вы поможете нам искать актуальные темы для новых статей.

При продлении отпуска, во время которого был больничный важно не забывать тот факт, что это можно сделать только если на больничном был непосредственно сотрудник!

Для начала создадим документ, в котором сможем зафиксировать начисления отпускных. Пусть, к примеру, наш сотрудник берет отпуск на 10 дней в какой-то период. Переходим на вкладку Кадры и выбираем пункт Отпуска . В открывшемся окне нажимаем Создать . Заполняем форму документа: месяц, организация, сотрудник, дата. Затем указываем период отпуска.

После внесенных данных документ автоматически рассчитывает необходимые суммы. Так, в поле Начислено видим сумму 22184,30. Представим, что наш работник на второй день отпуска заболевает и хочет взять больничный на 5 дней (до 6 марта). После окончания отпуска он со своим больничным заключением хочет продлить отпуск на количество дней равных по болезни.

В этом случае, у того, кто будет рассчитывать зарплату этому сотруднику есть два варианта начисления:

1. Больничный учитывается следующим месяцем .

Создаем новый документ на вкладке Кадры – Все кадровые документы - Больничный лист (за апрель 2015 г.)

Заполняем необходимые поля. Видим, что программа самостоятельно сделала перерасчет за последний период. После этого в табличной части документа на вкладке Пересчет прошлого месяца можем просмотреть детальную информацию.

Наши действия привели к тому, что программа ново созданным больничным отстрочила отпуск. Но все равно автоматически отпуск не продлится.

Рассмотрим вариант, где сотрудник все-таки хочет продлить отпуск. Переходим в документ под названием «Отпуск» , который мы создали ранее. После закрытия периода корректировка документа происходит следующим образом: для проведения данной операции внизу окна есть специальная гиперссылка с сообщением:

Нажимаем Исправить , и видим новый документ с теми же данными только другим месяцем. Увеличиваем количество дней на 5 по болезни и наблюдаем за автоматическим пересчетом.

Доступ к просмотру предыдущего документа находится по гиперссылке в правом нижнем углу.

2. Учет больничного тем же периодом, что и отпуск .

В этом случае нужно создать документ Больничный лист (за март) . Программа самостоятельно пересчитает и начислит больничные не затронув отпускные.

Данная операция не совсем корректна, поэтому сделаем пересчет документа Отражение зарплаты в бух.учете .

8», ред. 3.1., а также подробно разберем, что делать, если на период отпуска пришелся больничный.

Регистрация и расчет отпуска

Регистрация и расчет отпуска сотрудника организации в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, осуществляется с помощью документа «Отпуск» («Зарплата» – «Отпуска»).

В данном документе флажок «Отпуск» устанавливается автоматически. Далее необходимо указать период предоставленного отпуска сотруднику. Флажок «Компенсация отпуска» ставится, если необходимо начислить компенсацию отпуска в предусмотренных законодательством случаях взамен предоставления отпуска в период действия трудового договора и обязательно указывается количество дней компенсации отпуска. Флажок «Освободить ставку на период отсутствия» необходимо поставить, если необходимо освободить ставку в штатном расписании на период отпуска сотрудника. Если по просьбе сотрудника необходимо вместе с отпускными рассчитать и выплатить зарплату за отработанные до отпуска дни, то необходимо установить флажок «Рассчитать зарплату за» . В поле «Предоставляется за период работы с» автоматически указывается рабочий год, за который сотруднику предоставляется отпуск.

Кликнув по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск ?», можно сформировать справку по отпускам этого сотрудника для контроля их остатков. В данном документе отражается сумма среднего заработка, из расчета которого начисляется сумма отпускных сотруднику.

В поле «Выплата » есть три варианта выплаты отпускных: с зарплатой, в межрасчетный период и с авансом. В зависимости от того, какой способ выплаты будет выбран, будет заполняться поле «Дата выплаты ». В нашем примере выплата производится в межрасчетный период, поэтому в поле «Дата выплаты » необходимо указать дату, когда планируется выплатить сотруднику . При выборе способа выплаты с зарплатой или с авансом поле «Дата выплаты» заполнится автоматически (подтягивается из настроек организации).

Закладка «Дополнительные отпуска, отгулы » заполняется, если сотруднику вместе с основным отпуском был предоставлен дополнительный отпуск или .

Ознакомиться более подробно с результатами начислений по отпуску сотрудника можно, обратившись к закладке «Начислено (подробно)» . В табличной части отображаются подробные данные о сумме начисленных отпускных, зарплаты за время до начала отпуска, компенсации отпуска, материальной помощи к отпуску. Если отпуск приходится на разные месяцы, то начисление разбивается по месяцам.

Выплатить отпускные сотруднику можно как из самого документа «Отпуск », нажав на кнопку «Выплатить», так и создать документ «Ведомость в кассу (банк)» с видом выплаты «Отпуска » и подтянуть документ отпуска.

Больничный в отпуске

Очень часто встречается ситуация, когда работник ушел в отпуск и заболел. В соответствии с ТК РФ, отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, который определяется работодателем с учетом пожеланий самого работника.

Для того чтобы продлить свой отпуск на соответствующее количество календарных дней, сотруднику необходимо:

получить листок нетрудоспособности;

уведомить работодателя любым удобным для него способом (например, лично, по телефону, в почте и т. п.);

в обязательном порядке сообщить, собирается ли он продлить отпуск или намерен приступить к работе сразу, как закончится больничный, а те дни отпуска, что он болел – перенести.

Продление отпуска не приводит к необходимости перерасчета отпускных, так как продолжительность отпуска не меняется, но это связано с оплатой дней, на которые отпуск продлевается. Если отпуск продлевается по болезни, то за рабочие дни, которые приходятся на период болезни, работнику в установленных случаях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Перерасчет отпускных необходим лишь при перенесении отпуска на другой срок, если при этом меняется расчетный период, который используется для исчисления среднего заработка.

Отражение в «1С:Зарплата и управление персоналом 8»

Какие документы необходимо создать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, для того, чтобы продлить работнику отпуск в связи с болезнью?

Рассмотрим на примере сотрудника, который ушел в отпуск с 16 мая по 29 мая, и заболел. Временная нетрудоспособность продолжалась с 25 мая по 31 мая.

Регистрация и начисление отпуска сотрудника оформляется с помощью документа «Отпуск » (раздел «Кадры» – «Отпуска» или раздел «Зарплата» – «Отпуска» ).

После окончания отпуска сотрудник должен был выйти на работу 30 мая. В связи с болезнью он не вышел, поэтому в программе необходимо зарегистрировать факт отсутствия сотрудника на работе с помощью документа «Прогул, неявка» (раздел «Кадры » – «Все отсутствия сотрудников » – кнопка «Создать » – «Прогул, неявка » или раздел «Зарплата» – «Все начисления» – кнопка «Создать » – «Прогул, неявка »). В документе следует выбрать вид отсутствия: «Отсутствие по невыясненным причинам» , т.к. сотрудник должен был приступить к работе 30 мая, а приступит после окончания больничного, поэтому необходимо указать дату начала и окончания отсутствия 30 мая и 31 мая.

В июне сотрудник вышел на работу и предоставил листок нетрудоспособности, в котором указано, что он болел с 25 мая по 31 мая. Данную информацию необходимо зарегистрировать в программе с помощью документа «Больничный лис т» (раздел «Зарплата» – « Больничные листы »).

При расчете пособия по временной нетрудоспособности часть оплаты отпуска и день отсутствия по невыясненной причине, приходящиеся на период временной нетрудоспособности сотрудника, автоматически сторнируются, если начисление по больничному листу производится в следующем расчетном периоде (т.е. расчетный период, в котором начислены отпускные, «закрыт»). Если же больничный регистрируется в том же расчетном периоде, что и отпуск (т.е. расчетный период, в котором начислены отпускные, «не закрыт»), то сторнирование не производится. В этом случае необходимо только сделать перерасчет ранее введенного документа отпуска.

Для продления отпуска в связи с болезнью, необходимо зайти в первоначальный документ «Отпуска » , сделать исправление документа, нажав на ссылку «Исправить » и изменить в нем только дату окончания отпуска, при этом увеличив ее на количество дней, которые совпали с больничным (в нашем примере: отпуск с 16 мая по 29 мая, больничный – с 25 мая по 31 мая, отпуск продлевается на 5 дней, то есть новый период отпуска – с 16 мая по 5 июня). Сумма начисленных отпускных в документе будет равна сумме отпускных первоначально начисленного отпуска, так как ранее начисленный отпуск сторнировался при расчете больничного листа). После автоматического перерасчета отпуска «Провести и закрыть» документ.

Если же работником организации принято решение не о продлении, а о переносе отпуска на другой период, то это новый период отпуска, и для этого требуется ввод нового документа «Отпуск ».