Дела исполнительного производства и порядок их хранения. Сколько длится исполнительное производство у судебных приставов

Законченные судебные дела, исполнительные производства, наряды, журналы и картотеки поступают на хранение в архив суда.

При учете и хранении дел и других материалов в архиве соблюдаются правила, предусмотренные:

Перечнем документов Министерства юстиции СССР, органов, учреждений юстиции и судов, с указанием сроков хранения58, сдобренным Центральной экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления при Совете Министров СССР 23 ноября 1979 г.

И утвержденным Министерством юстиции СССР и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 25 апреля 1980 г.

Инструкцией о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов судов, одобренной Центральной экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления при Совете Министров СССР 18 апреля 1980 г. и утвержденной приказом министра юстиции СССР 17 сентября 1980 г.

В судебных делах, подлежащих сдаче в архив суда, подшиваются и пронумеровываются все документы, приобщенные к делу, заканчивается опись находящихся в деле документов, после чего общее количество листов в деле заверяется подписью секретаря.

Разрешение на передачу уголовного или гражданского дела в архив дает народный судья (член суда), под председательством которого дело было рассмотрено, или председатель суда.

Народный судья (член суда) обязан тщательно просмотреть все производство по делу, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу решения, приговора, определения, постановления.

При этом, исходя из требований Инструкции о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов судов, он руководствуется следующими правилами:

уголовное дело, по которому согласно приговору или определению суда осужденный подлежит заключению под стражу, считается законченным после получения от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный, находящийся на свободе, заключен под стражу;

уголовное дело, по которому осужденный, находящийся на свободе, приговорен к условному осуждению с обязательным привлечением к труду, считается законченным после получения от соответствующего органа внутренних дел сообщения о том, что осужденный прибыл к месту отбытия наказания; уголовное дело, но которому лицо осуждено условно, считается законченным, когда осужденный взят судом на учет для осуществления контроля за его поведением. Если судом принято решение о необходимости назначить несовершеннолетнему осужденному общественного воспитателя, то дело считается закопченным после получения от комиссии по делам несовершеннолетних сообщения о назначении общественного воспитателя.

В тех случаях, когда в отношении несовершеннолетнего осужденного применена отсрочка исполнения приговора, дело считается законченным после решения вопроса об освобождении несовершеннолетнего от наказания, а при направлении его в места лишения свободы для отбытия наказания - после получения от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный заключен под стражу;

уголовное дело, по которому объявлен розыск лица, скрывающегося от суда после вынесения приговора, считается закопченным по получении извещения о задержании лица и исполнении вынесенного в отношении него приговора;

уголовное дело, по которому осужденный приговорен к штрафу или с него взысканы денежные суммы в доход государства, подлежит сдаче в архив по возвращении исполнительного листа с отметкой судебного исполнителя об исполнении;

уголовное дело, по которому вынесен оправдательный приговор, считается законченным после вступления приговора в законную силу;

уголовное дело, по которому лицо освобождено от уголовной ответственности п в отношении него применена принудительная мера медицинского характера, считается законченным после получения сообщения о помещении такого лица в лечебное учреждение;

уголовное дело, прекращенное судом по основаниям, предусмотренным ст.

Ст. 5, 6, 9 УПК РСФСР и соответствующими статьями УПК других союзных республик, подлежит сдаче и архив после вступления в законную силу определения суда о прекращении дела;

уголовное дело, прекращенное судом в связи с привлечением лица к административной ответственности, считается закопченным после получения судом документа об уплате штрафа, или исполнения определения суда об аресте, или поступления сообщения от органов, ведающих исправительными работами, о получении ими копии определения суда;

уголовное дело, прекращенное судом в связи с передачей материалов на рассмотрение товарищеского суда или комиссии по делам несовершеннолетних, считается законченным после получения сообщения о результатах его рассмотрения;

материал о направлении лица в лечебно-трудовой профилакторий для принудительного лечения от наркомании или алкоголизма считается законченным после получения сообщения о направлении лица в ЛТП;

уголовное дело, по которому с осужденных взысканы суммы в возмещение материального ущерба, причиненного преступлением, считается законченным после направления исполнительных листов для производства взыскания, извещения об этом взыскателя и оформления при солидарном взыскании сводного исполнительного производства.

Гражданское дело, разрешенное с удовлетворением иска, считается законченным после выдачи взыскателю исполнительного листа, либо направления его по просьбе взыскателя или по инициативе суда для исполнения (ст. 340 ГПК РСФСР и соответствующие статьи ГПК других союзных республик);

гражданское дело, по которому в иске отказано, считается законченным по вступлении решения в законную силу.

Если суд вынес решение, постановление или определение о наложении штрафа, о взыскании государственной пошлины или иных сумм в доход государства, дело считается законченным после приобщения к нему документа, подтверждающего поступление в доход государства взысканной суммы.

Порядок определения сроков хранения. Ежегодно, по окончании делопроизводственного года, в суде должна проводиться экспертиза научной и практической ценности документов, целью которой является отбор документов для последующего хранения.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в суде создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом председателя суда.

Сроки хранения дел, нарядов, исполнительных производств и других документов устанавливаются в соответствии с «Перечнем».

Сроки хранения дел и нарядов, содержащих документы различной значимости, определяются по документам, имеющим наибольший срок хранения.

Сроки хранения документов, которые не предусмотрены «Перечнем», устанавливаются экспертной комиссией, исходя из их научной и практической ценности.

Срок хранения, указанный в «Перечне», исчисляется:

для гражданских дел:

а) со дня вступления решения в законную силу;

б) со дня вынесения определения о прекращении дела или оставления иска без рассмотрения;

для уголовных дел:

а) со дня окончания срока отбытия наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

б) со дня вступления в законную силу оправдательного приговора, а также определения или постановления о прекращении дела;

в) со дня освобождения осужденного от наказания при условно-досрочном освобождении;

20 Заказ 2033 3Q5

г) со дня истечения испытательного срока при условном осуждении; со дня истечения отсрочки исполнения приговора несовершеннолетнему. В случае отмены отсрочки исполнения приговора о направлении осужденного для отбывания наказания- со дня окончания отбытия срока наказания;

д) с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости.

Для уголовных дел, по которым заявлен и удовлетворен гражданский иск, учитывается срок исполнения приговора в части гражданского иска.

Для исполнительного производства срок хранения исчисляется со дня исполнения решения, а по делам о взыскании алиментов- со дня исполнения решения в данном суде.

По всем остальным документам (нарядам, книгам, картотекам, контрольным производствам и т. п.) срок исчисляется с 1 января следующего за годом окончания их делопроизводством.

Отбор документов на хранение. Отбор документов на государственное хранение осуществляется после окончания делопроизводственного года. Отбор документов на хранение и уничтожение в Министерстве юстиции СССР, органах, учреждениях юстиции и судах, документация постоянного хранения которых подлежит приему в государственные архивы, должен проводиться путем полистного просмотра дел, законченных делопроизводством. Не допускается проведение экспертизы ценности только по заголовкам дел без просмотра самих документов.

Порядок и методика отбора судебных дел на постоянное хранение и к уничтожению установлены Инструкцией «О порядке хранения, отбора и передачи в архивы документов судов».

Из отобранных к уничтожению дел оставляются на постоянное хранение подлинники приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов, из прекращенных дел оставляются определения о прекращении дела.

На подлинниках приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Приговоры и последующие определения и постановления по уголовным делам хранятся отдельно от решений и последующих определений и постановлений по гражданским делам.

Из дел, подлежащих уничтожению, оставляются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, и. о. владельца документа, наименование документа и номер дела, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве суда 50 лет.

В целях обеспечения установленных Федеральным законом от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» условий и порядка принудительного исполнения судебных актов, актов других органов и должностных лиц, в соответствии с Федеральным законом от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» приказываю:

1. Утвердить прилагаемое о порядке действий по восстановлению утраченных исполнительных документов, исполнительных производств либо отдельных документов, находившихся в составе исполнительных производств, и организационных условиях предотвращения их утраты в подразделениях судебных приставов.

2. Возложить на руководителей территориальных органов Федеральной службы судебных приставов - главных судебных приставов субъектов Российской Федерации обязанность по реализации требований о порядке действий по восстановлению утраченных исполнительных документов, исполнительных производств либо отдельных документов, находившихся в составе исполнительных производств, и организационных условиях предотвращения их утраты в подразделениях судебных приставов.

3. Признать утратившим силу приказ Федеральной службы судебных приставов от 29.10.2007 № 570 «Об организации работы по восстановлению утраченных исполнительных документов, исполнительных производств в Федеральной службе судебных приставов».

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор

А.О. Парфенчиков

Приложение

Положение
о порядке действий по восстановлению утраченных исполнительных документов, исполнительных производств либо отдельных документов, находившихся в составе исполнительных производств, и организационных условиях предотвращения их утраты в подразделениях судебных приставов
(утв. Федеральной службы судебных приставов от 10 сентября 2013 г. № 292)

I. Общие положения

1.1. Целью настоящего Положения является упорядочение действий по восстановлению утраченных исполнительных документов, исполнительных производств либо отдельных документов, находившихся в составе исполнительных производств (далее - исполнительные документы), а также создание организационных условий для предотвращения их неумышленной утраты вследствие небрежного хранения, исключение возможности их умышленного уничтожения в подразделениях судебных приставов из корыстной либо иной личной заинтересованности должностного лица ФССП России.

1.2. Утрата исполнительных документов выявляется:

при проверке деятельности структурного подразделения судебных приставов, осуществлении контроля за деятельностью судебных приставов-исполнителей: старшим судебным приставом, заместителем старшего судебного пристава, работниками аппарата управления территориального органа, центрального аппарата ФССП России, надзирающим прокурором;

при рассмотрении обращений сторон исполнительного производства (их представителей), сообщений средств массовой информации;

при приеме-передаче дел;

при проведении оперативно-розыскных мероприятий правоохранительными органами;

при иных обстоятельствах.

1.3. При выявлении фактов утраты исполнительных документов принимаются меры по их восстановлению, а также в обязательном порядке проводятся проверки обстоятельств утраты исполнительных документов для установления умышленности либо неумышленности утраты и принятия соответствующих правовых, организационных, кадровых и иных решений в установленной сфере деятельности.

II. Порядок действий по восстановлению утраченных исполнительных документов, исполнительных производств либо отдельных документов, находившихся в составе исполнительных производств

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2. Руководитель территориального органа Федеральной службы судебных приставов - главный судебный пристав субъекта Российской Федерации:

2.1. Осуществляет контроль за восстановлением исполнительных документов.

2.2. Возлагает обязанность по восстановлению исполнительных документов:

утраченных при регистрации и исполнении - на структурные подразделения территориальных органов ФССП России, допустившие их утрату;

утраченных при пересылке - на структурные подразделения территориальных органов ФССП России - отправители исполнительных документов;

утраченных организациями, обязанными производить удержания из заработка должника, - на структурные подразделения территориальных органов ФССП России, в производстве которых данные исполнительные документы находились;

утраченных при ненадлежащей организации оперативного хранения завершенных в делопроизводстве оконченных исполнительных производств - на структурные подразделения территориальных органов ФССП России, на исполнении которых находились данные исполнительные производства.

3. Начальник отдела - старший судебный пристав структурного подразделения территориального органа ФССП России:

3.1. Дает поручение судебному приставу-исполнителю о выдаче либо направлении в адрес взыскателя (либо его представителя) справки об утрате исполнительного документа для предъявления ее в суд либо иной уполномоченный орган с заявлением о выдаче дубликата.

3.2. Дает поручение судебному приставу-исполнителю о самостоятельном обращении в суд либо иной уполномоченный орган с заявлением о выдаче дубликата исполнительного документа.

4. Судебный пристав-исполнитель структурного подразделения территориального органа ФССП России:

4.1. Выдает либо направляет в адрес взыскателя (либо его представителя) справку об утрате исполнительного документа. При этом разъясняет право взыскателя (его представителя) на обращение в суд либо иной уполномоченный орган с заявлением о выдаче дубликата исполнительного документа.

4.2. В обязательном порядке незамедлительно обращается в суд либо иной уполномоченный орган с заявлением о выдаче дубликата исполнительного документа. В случае принятия судом либо иным уполномоченным органом решения об отказе в их выдаче, судебный пристав-исполнитель уведомляет об этом взыскателя (его представителя).

4.3. По получении дубликата исполнительного документа принимает меры к возбуждению исполнительного производства в порядке статьи 30 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» и его исполнению, если до утраты исполнительного документа по нему не было возбуждено исполнительное производство.

4.4. В случае утраты исполнительных документов, неоконченного исполнительного производства, судебный пристав-исполнитель принимает меры по получению дубликата исполнительного документа и в течение 30 дней со дня получения дубликата производит действия по созданию копий материалов исполнительного производства.

4.5. В случае утраты оконченного исполнительного производства, по которому не истек срок хранения, судебный пристав-исполнитель принимает меры по его восстановлению путем запроса копии исполнительного документа, а также получения копий иных документов, находившихся в составе этого исполнительного производства, путем направления соответствующих запросов сторонам исполнительного производства, в регистрирующие органы, кредитные организации.

4.6. При восстановлении исполнительных документов судебный пристав-исполнитель принимает меры по их восстановлению, в том числе путем получения информации из АИС ФССП России.

III. Порядок проведения проверки обстоятельств утраты исполнительных документов, исполнительных производств либо отдельных документов, находившихся в составе исполнительных производств, в подразделениях судебных приставов

5.1. Должностное лицо структурного подразделения территориального органа ФССП России, выявившее факт утраты исполнительных документов, незамедлительно докладывает об этом докладной запиской начальнику отдела - старшему судебному приставу структурного подразделения территориального органа ФССП России;

5.2. Начальник отдела - старший судебный пристав структурного подразделения территориального органа ФССП России незамедлительно докладывает о факте утраты исполнительных документов докладной запиской руководителю территориального органа Федеральной службы судебных приставов - главному судебному приставу субъекта Российской Федерации (далее - руководитель территориального органа);

5.3. Должностное лицо аппарата управления территориального органа ФССП России незамедлительно докладывает о факте утраты исполнительных документов докладной запиской руководителю территориального органа;

5.4. Работник центрального аппарата ФССП России незамедлительно информирует о факте утраты исполнительных документов руководителя территориального органа и отражает факт утраты в итоговой справке по результатам проверки.

5.5. Руководитель территориального органа в соответствии с порядком направления территориальными органами ФССП России информационных сообщений в адрес руководителей структурных подразделений центрального аппарата Федеральной службы судебных приставов направляет информационное сообщение в центральный аппарат ФССП России и поручает начальнику подразделения по профилактике коррупционных и иных правонарушений (далее - подразделение противодействия коррупции) проверку обстоятельств утраты исполнительных документов.

Проверка проводится в 10-дневный срок.

Проверка обстоятельств утраты исполнительных документов проводится с целью выявления круга лиц, причастных к утрате исполнительного документа, последующего установления из их числа виновного в утрате исполнительного документа, а также для установления умышленности либо неумышленности действий виновного, приведших к утрате исполнительного документа.

Умышленными действиями, в результате которых происходит утрата исполнительного документа, являются: сокрытие, похищение, уничтожение.

Для целей настоящего Положения под сокрытием понимается перемещение документов в другое место, что препятствует их обнаружению и использованию, например, маскировка документов, сообщение ложных сведений об их местонахождении, умолчание о некоторых документах; под похищением понимается противоправное изъятие документов.

5.6. При проведении проверки начальник подразделения противодействия коррупции (его заместитель) вправе:

поручать работнику подразделения противодействия коррупции проверку обстоятельств утраты исполнительных документов;

по согласованию с руководителем территориального органа привлекать к проведению проверки работников других структурных подразделений аппарата управления;

истребовать объяснения от должностных лиц по вопросам, связанным с утратой исполнительных документов;

проверять соблюдение должностными лицами ФССП России требований Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов;

изучать документы, которыми оформляется поступление, прием, передача и учет исполнительных документов (книга учета исполнительных документов, зональная книга учета исполнительных документов, акты приема-передачи исполнительных производств между судебными приставами-исполнителями в пределах структурного подразделения, между структурными подразделениями, от судебных приставов-исполнителей делопроизводителю для обеспечения оперативного хранения), и другие служебные документы, а также снимать с них копии.

5.7. В ходе проверки по факту утраты исполнительных документов подразделением противодействия коррупции выясняются вопросы:

соблюдения требований Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов - при передаче исполнительных производств между судебными приставами-исполнителями внутри подразделения судебных приставов (при переводе, увольнении);

соблюдения порядка, определенного статьей 33 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» - при передаче исполнительных производств между подразделениями судебных приставов;

наличия признаков умышленных действий со стороны должностных лиц территориальных органов, допустивших утрату исполнительных документов.

5.8. Если в ходе проверки установлены факты несоблюдения при передаче исполнительных производств требований Инструкции по делопроизводству либо нарушения порядка, определенного статьей 33 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве», начальник подразделения противодействия коррупции (его заместитель) докладывает об этом руководителю территориального органа докладной запиской с предложением о рассмотрении вопроса о проведении служебных проверок в отношении должностных лиц, допустивших, а также способствовавших нарушению законодательства Российской Федерации.

5.9. Если в ходе проверки (в том числе служебной) установлен факт умышленных действии, повлекших утрату исполнительных документов (сокрытие, похищение, уничтожение), которые повлекли за собой нарушение прав и законных интересов граждан или организаций либо охраняемых законом интересов общества или государства, начальник подразделения противодействия коррупции (его заместитель) либо работник указанного подразделения в порядке ст. 143 УПК РФ составляет рапорт на имя руководителя территориального органа об обнаружении признаков преступлений, предусмотренных ст.ст. 285, 286, 293 и иными статьями Уголовного кодекса Российской Федерации.

5.10. Руководитель территориального органа дает указание о регистрации сообщения о преступлении в Книге учета сообщений о преступлениях отдела организации дознания и административной практики аппарата управления территориального органа ФССП России и поручает начальнику подразделения противодействия коррупции (его заместителю) организацию рассмотрения сообщения о преступлении в порядке ст. 144-145 УПК РФ.

5.11. Начальник подразделения противодействия коррупции (его заместитель) проводит проверку по сообщению о преступлении в порядке ст. 144-145 УПК РФ либо поручает проведение проверки работнику подразделения противодействия коррупции.

5.12. Лицо, которому поручена проверка, проводит неотложные следственные действия в целях фиксации следов противоправных действий, требующих незамедлительного закрепления, после чего сообщение о преступлении в соответствии со ст. 151 УПК РФ направляется по подследственности, при этом, согласно п. 3 ч. 1 ст. 145 УПК РФ, в обязательном порядке выносится соответствующее постановление.

5.13. Если в ходе проверки обстоятельств утраты исполнительных документов не установлены факты умышленных действий (сокрытие, похищение, уничтожение), а также признаки уголовно-наказуемого деяния, об этом указывается в докладной записке на имя руководителя территориального органа.

5.14. О результатах проверки обстоятельств утраты исполнительных документов начальник подразделения противодействия коррупции (его заместитель) в трехдневный срок с момента окончания проверки докладывает руководителю территориального органа.

5.15. По результатам каждой проверки обстоятельств утраты исполнительных документов руководитель территориального органа принимает решение о направлении материалов проверки в:

арбитражный суд для принятия решения о наложении штрафа в отношении лица, виновного в утрате переданного ему на исполнение исполнительного листа, выданного арбитражным судом, в соответствии со ст. 331 АПК РФ;

суд общей юрисдикции для принятия решения о наложении штрафа в отношении лица, виновного в утрате переданного ему на исполнение исполнительного листа или судебного приказа, в соответствии со ст. 431 ГПК РФ.

5.16. Учет и контроль поданных в суды заявлений о наложении штрафов в отношении лиц, виновных в утрате переданных им на исполнение исполнительных документов, выданных арбитражными судами либо судами общей юрисдикции, обеспечивается структурными подразделениями аппаратов управлений территориальных органов ФССП России в соответствии с их компетенцией.

Обзор документа

Утверждено Положение о порядке действий по восстановлению утраченных исполнительных документов, исполнительных производств либо отдельных документов таких производств и организационных условиях предотвращения их утраты в подразделениях судебных приставов.

Цель положения - упорядочить действия по восстановлению, а также создать условия для предотвращения неумышленной утраты материалов из-за небрежного хранения, исключить возможность их умышленного уничтожения из личной заинтересованности должностного лица ФССП России.

Утрата выявляется при проверке деятельности подразделения, контроле за деятельностью приставов, рассмотрении обращений сторон исполнительного производства, сообщений СМИ, при приеме-передаче дел, проведении ОРД правоохранительными органами и др.

При выявлении фактов утраты материалов принимаются меры по их восстановлению. Также обязательно проводятся проверки обстоятельств утраты для установления умышленности либо неумышленности и принятия соответствующих правовых, организационных, кадровых и иных решений.

Приказ об организации работы по восстановлению утраченных исполнительных документов, исполнительных производств в Службе признан утратившим силу.

12.6.13. Особенности систематизации завершенных в делопроизводстве оконченных исполнительных производств (дел с исполнительными документами, их копиями) и книг учета при централизованном оперативном хранении:

12.6.13.1. Делопроизводитель осуществляет систематизацию принятых
на хранение исполнительных производств и отдельно дел с исполнительными документами, по которым судебным приставом-исполнителем вынесено постановление об отказе в возбуждении исполнительного производства, а также книг учета в связки толщиной 10-15 см или в коробки, с учетом сроков
их окончания (в пределах месяца, года) и сроков хранения, а в пределах месяца окончания – в порядке следования регистрационных номеров исполнительных производств (дел с исполнительными документами, книг учета соответственно). Допускается учитывать в систематизации указанных документов зональный признак осуществления исполнительного производства, а также выделение в отдельные группы документов по признаку сводного исполнительного производства,
по признаку окончания исполнительного производства по основанию
п. 8 части 1 ст. 47 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».

12.6.13.2. На каждую связку (коробку) составляется внутренняя опись исполнительных производств (дел с исполнительными документами, их копиями, книг учета соответственно), которая помещается в пластиковом файле перед первым исполнительным производством (делом с исполнительным документом, книгой учета соответственно) в связке (коробке). К каждой связке (коробке) оформляется ярлык, вынесенный на боковую сторону связки (коробки). На ярлыке указывается год, месяц, в пределах которого окончено исполнительное производство (закрыто дело с исполнительным производством, книга учета соответственно), номер первого и последнего дела, помещенного в связку (коробку), а также, при необходимости, номер зонального участка.

12.6.13.3. Внутри связки (коробки) исполнительные производства (дела
с исполнительными документами, книги учета соответственно) располагаются
в порядке указания их во внутренней описи на связку (коробку) с учетом следующего:

в графе 2 внутренней описи «Индекс документа» указывается номер исполнительного производства (дела с исполнительными документами, книги учета соответственно);

в графе 3 внутренней описи «Дата документа» указывается дата завершения исполнительного документа (дата закрытия дела с исполнительным производством, книги учета соответственно);

в графе 4 внутренней описи «Заголовок документа» указывается предмет исполнения, должник и взыскатель;

графа 5 внутренней описи «Номера листов дела» не заполняется;

графа 6 внутренней описи «Примечание» заполняется при необходимости.

12.6.13.4. Связки (коробки) с исполнительными производствами (делами
с исполнительными документами, книгами учета соответственно) на стеллажах размещаются по срокам окончания (в пределах месяца) и по порядковым номерам без учета зонального принципа организации исполнительного производства (при сквозной нумерации исполнительных производств). Допускается также
при размещении указанных связок (коробок) в пределах года по месяцам окончания и зональным участкам. В этом случае при формировании связок (коробок) учитывается зональный принцип организации исполнительного производства.

12.6.13.5. В случае служебной необходимости исполнительные производства, (дела с исполнительными документами, их копиями, книги учета), находящиеся
на централизованном оперативном хранении, выдаются делопроизводителем судебным приставам-исполнителям во временное пользование под роспись
в Журнале выдачи документов с письменного разрешения старшего судебного пристава.

12.6.13.6. В случае возвращения копии исполнительного документа из организации, в которую он был направлен для удержания периодических платежей, если требования его в полном объеме не исполнены, делопроизводитель изымает соответствующее исполнительное производство, находящееся
на централизованном оперативном хранении из связки (коробки). Об изъятии исполнительного производства в графе примечания внутренней описи на связку (коробку) по строке на данное исполнительное производство оформляется
запись о дате и причине его изъятия.

В АС (Книгу учета исполнительных документов текущего года) делопроизводителем вносится регистрационная (учетная) запись на данное исполнительное производство под его прежним номером. После этого делопроизводитель выдает исполнительное производство и возвращенную
организацией, производившей удержание с должника периодических платежей, копию исполнительного документа судебному приставу-исполнителю в порядке, установленном п.12.1.7 Инструкции.

Аналогичный порядок действий применяется и в случае, когда постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства отменяется старшим судебным приставом по заявлению взыскателя
или по собственной инициативе в соответствии с п. 9 ст. 47 Федерального закона
от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».

12.6.14. Особенности оборудования служебных помещений для централизованного оперативного хранения документов оконченных исполнительных производств (дел с исполнительными документами), книг учета. Противопожарные требования:

12.6.14.1. Для централизованного оперативного хранения документов оконченных исполнительных производств, дел с исполнительными документами, книг учета в каждом подразделении судебных приставов выделяется и оборудуется отдельное служебное помещение.

12.6.14.2. Служебные помещения, предназначенные для централизованного оперативного хранения документов оконченных исполнительных производств, дел
с исполнительными документами, книг учета, должны обеспечивать сохранность документов, соответствовать санитарно-гигиеническим и противопожарным требованиям к служебным помещениям, исключать возможность проникновения
в них посторонних лиц.

12.6.14.3. Служебные помещения, предназначенные для централизованного оперативного хранения документов оконченных исполнительных производств, дел
с исполнительными документами, книг учета, оборудуются стеллажами
для хранения номенклатурных дел и обеспечиваются необходимым противопожарным инвентарем.

12.6.14.4. С делопроизводителем проводится инструктаж по вопросам пожарной безопасности, правилам пользования противопожарным инвентарем.

12.6.14.5. В случае отсутствия в подразделении судебных приставов служебного помещения, предназначенного для централизованного оперативного хранения документов оконченных исполнительных производств, дел
с исполнительными документами, книг учета, главный судебный пристав субъекта Российской Федерации принимает меры, обеспечивающие хранение указанных документов в запирающихся шкафах, исключающих несанкционированный доступ
к документам, размещенным в служебных кабинетах.

12.6.15. Особенности уничтожения документов оконченных исполнительных производств (дел с исполнительными документами), книг учета с истекшими сроками хранения:

12.6.15.1. Сроки хранения документов исполнительных производств (дел
с исполнительными документами), книг учета устанавливаются приказом
ФССП России по согласованию с Федеральным архивным агентством.

12.6.15.2. После завершения календарного года в подразделениях судебных приставов проводится выделение к уничтожению оконченных исполнительных производств (дел с исполнительными документами),книг учета и иных документов, находящихся на оперативном хранении, а также массивов памяти из программных средств сопровождения деятельности Службы с электронными копиями документов, срок хранения которых истек в прошедшем году.

Работа по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения проводится специально создаваемой комиссией, численность которой определяется с учетом объема документов, подлежащих уничтожению, и должна составлять не менее трех человек (государственных гражданских служащих, работников).

Комиссию по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения возглавляет старший судебный пристав. Персональный состав комиссии определяется его решением. В состав комиссии по согласованию с руководством территориального органа Службы включается представитель экспертной комиссии территориального органа. В состав комиссии также включается специалист аппарата управления территориального органа Службы, осуществляющий функции
по обеспечению информационной безопасности.

12.6.15.3. Работа по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения завершается оформлением акта по установленной форме
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

12.6.15.4. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем территориального органа Службы.

12.6.15.5. В акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, находящиеся на централизованном оперативном хранении документы оконченных исполнительных производств, дела с исполнительными документами, книги учета указываются отдельным разделом в начале акта.

12.6.15.6. Документы, не подлежащие хранению, уничтожаются механическим способом. После уничтожения документов завершается оформление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и полностью оформленные акты помещаются в номенклатурное дело подразделения судебных приставов с актами.
XIII. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ И ОТБОР ДОКУМЕНТОВ
ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ИЛИ УНИЧТОЖЕНИЯ
13.1. Экспертиза ценности документов проводится в Службе при подготовке номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче
в архив.

13.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов
в Службе создается Центральная экспертная комиссия.

13.3. Правовой статус ЦЭК, а также порядок ее деятельности определяется положением о ней, согласованным с Федеральным архивным агентством, утвержденным приказом Службы.

13.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях государственными
служащими, ответственными за делопроизводство, совместно с ЦЭК.

13.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется
отбор дел: постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи
в архив Службы; с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых
истекли.

13.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел Службы путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы
с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

13.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

13.8. Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета
и раскрытия содержания.

13.9. В архивный фонд Службы дела сдаются по описям, подготовленным
структурными подразделениями по установленной форме через три года после завершения дел в делопроизводстве 13 .

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Службы, по которой осуществляется передача дел на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

13.10. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными
на обложку дела;

одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи,
не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

13.11. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается
(цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

13.12. Опись дел структурного подразделения (в двух экземплярах) подписывает ее составитель с указанием его должности, согласовывает
начальник Управления делопроизводства и утверждает руководитель структурного подразделения. Один экземпляр описи передается в архив Службы вместе с делами, второй – остается в структурном подразделении.

13.13. Отбор документов для уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании ЦЭК. Затем после утверждения Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения акты об уничтожении документов утверждаются первым заместителем Директора, возглавляющим ЦЭК.

13.14. При составлении акта о выделении документов к уничтожению
за центральный аппарат Службы названия его структурных последовательно указываются перед соответствующими группами заголовков дел.

XIV. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ
14.1. Документы Службы являются федеральной собственностью, относятся
к Архивному фонду Российской Федерации и после проведения экспертизы ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение
в Государственный архив Российской Федерации.

14.2. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку
к передаче на постоянное хранение осуществляет отдел документационного обеспечения УДП, который обеспечивает формирование и использование архивного фонда Службы.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив Службы не передаются, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

14.3. До передачи в архив Службы номенклатурные дела формируются
и хранятся в течение трех лет в структурных подразделениях.

Руководители структурных подразделений и государственные служащие, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов
и дел.

14.4. При подготовке структурными подразделениями дел к передаче в архив Службы отделом документационного обеспечения УДП предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Службы. При этом выявленные недостатки в формировании
и оформлении дел устраняются структурными подразделениями.

Прием дел осуществляется отделом документационного обеспечения УДП
в присутствии государственного служащего структурного подразделения, ответственного за передачу дел. На обоих экземплярах описи напротив заголовка каждого переданного дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи государственных служащих отдела документационного обеспечения УДП, принявшего дела,
и структурного подразделения, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Службы передаются регистрационные картотеки
на документы или электронные базы данных, содержащие информацию

о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

Если в учреждение поступил исполнительный лист, например, о взыскании с работника алиментов, не спешите подшивать его к какому-либо журналу операций. Ведь для таких документов должен быть организован особый порядок учета и хранения. Расскажем, почему это важно.

Виды исполнительных документов

Если физическое или юридическое лицо, публично-правовое образование самостоятельно не исполнило свою обязанность по передаче другим гражданам, организациям или в бюджеты денежных средств и иного имущества либо совершению в их пользу определенных действий (воздержанию от совершения определенных действий), это делается принудительно в соответствии с требованиями Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (далее – Закон № 229-ФЗ).

Основанием служат исполнительные документы. К ним относятся (ч. 1 ст. 12 Закона № 229-ФЗ):

исполнительные листы, выдаваемые судами общей юрисдикции и арбитражными судами на основании принимаемых ими судебных актов;
судебные приказы;
нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов или их нотариально удостоверенные копии;
удостоверения, выдаваемые комиссиями по трудовым спорам;
акты органов, осуществляющих контрольные функции, о взыскании денежных средств с приложением документов, содержащих отметки банков или иных кредитных организаций, в которых открыты расчетные и иные счета должника, о полном или частичном неисполнении требований указанных органов в связи с отсутствием на счетах должника денежных средств, достаточных для удовлетворения этих требований;
судебные акты, акты других органов и должностных лиц по делам об административных правонарушениях;
постановления судебного пристава-исполнителя;
акты других органов в случаях, предусмотренных законом.

Требования к оформлению исполнительных документов перечислены в ст. 13, 14 Закона № 229-ФЗ.

Чаще всего в учреждения поступают исполнительные листы об удержании алиментов из доходов работника. Помимо алиментов, на основании исполнительных документов из заработка работника могут удерживаться суммы в возмещение материального ущерба, вреда, причиненного здоровью, и т. д.

Регистрация

Исполнительные документы не являются первичными документами, поскольку не фиксируют какие-либо факты хозяйственной жизни учреждения. Следовательно, ни к какому журналу операций их прилагать не нужно. В соответствии с п. 11 Инструкции № 157н в регистрах бухгалтерского учета систематизируется и накапливается информация, содержащаяся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах. О других документах в этом пункте речи не идет.

Для исполнительных документов необходимо организовать особый порядок учета и хранения. И вот почему:

на основании исполнительного документа производятся обязательные удержания из доходов работника (ч. 3 ст. 98 Закона № 229-ФЗ). Работника-должника следует ознакомить с исполнительным документом под роспись (письмо Роструда от 19.12.2007 № 5204-6-0);
при перемене должником места работы, учебы, места получения пенсии и иных доходов лица, выплачивающие должнику заработную плату, пенсию, стипендию или иные периодические платежи, обязаны незамедлительно сообщить об этом судебному приставу-исполнителю и (или) взыскателю и возвратить им исполнительный документ с отметкой о произведенных взысканиях (ч. 4 ст. 98 Закона № 229-ФЗ). В отметке указываются размер удержаний и удержанные суммы, номера платежных документов (квитанций) и даты перечислений и остаток задолженности (если имеется). Отметка о произведенных удержаниях должна быть заверена печатью организации и подписью ответственного должностного лица.

Таким образом, при поступлении в учреждение исполнительных документов нужно организовать их отдельный учет и контроль за полным и своевременным исполнением – производством удержаний из заработной платы работников и перечислением этих сумм по назначению.

Согласно правилам документооборота прежде всего все поступившие в учреждение исполнительные документы должны быть зафиксированы в общем журнале регистрации входящей корреспонденции. На регистрируемом документе проставляется регистрационный штамп «Вх. № от », содержащий регистрационный индекс и дату поступления документа.

Следует учесть!

Руководитель учреждения должен своим приказом назначить лицо, ответственное за сохранность исполнительных документов. Логичнее всего возложить эту обязанность на бухгалтера, поскольку именно он будет работать с данными документами.

В составе учетной политики учреждения необходимо утвердить график документооборота, определяющий порядок регистрации входящей корреспонденции и передачи ее в бухгалтерию.

Зарегистрированные исполнительные документы не позднее следующего дня передаются в бухгалтерию под расписку ответственному должностному лицу, назначенному организационнораспорядительным документом.

Кроме того, для контроля за движением исполнительных документов целесообразно вести специальный журнал (книгу, карточку).

Унифицированной формы такого журнала (книги, карточки) нет.

Поэтому учреждение вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в качестве одного из приложений к учетной политике в целях бухгалтерского учета.

За основу можно взять форму журнала учета и регистрации исполнительных документов, приведенную в приложении 1 к Порядку ведения учета и осуществления хранения документов по исполнению судебных актов, предусматривающих обращение взыскания на средства бюджетов бюджетной системы Российской Федерации по денежным обязательствам получателей бюджетных средств, утвержденному приказом Казначейства России от 26.09.2007 № 5н.

Примерные формы журнала регистрации входящей корреспонденции и журнала учета и регистрации исполнительных документов приведены в конце статьи.

До передачи исполнительного документа в бухгалтерию целесообразно ознакомить с ним сотрудника юридической службы учреждения, поскольку значение и статус поступившего документа должны быть оценены с юридической точки зрения.

Хранение

Хранение исполнительных документов в бухгалтерии рекомендуется организовать в порядке, установленном для бланков строгой отчетности. Согласно п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105, бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

При этом исполнительные документы не обязательно учитывать на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Важно организовать их хранение аналогичным образом, определив ответственное лицо.

Согласно п. 416 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень № 558), исполнительные листы работников (исполнительные документы) должны храниться в организации до минования надобности, но не менее 5 лет. Книги, журналы, карточки учета исполнительных документов хранятся не менее 5 лет (подп. «о» п. 459 Перечня № 558).

Журнал регистрации входящей корреспонденции

Журнал учета и регистрации исполнительных документов

12.6.9. Подшивка документов оконченного исполнительного производства (дела с исполнительным документом, его копией):

12.6.9.1. В зависимости от объема оконченного исполнительного производства (дела с исполнительным документом, его копией) документы, включенные в его состав, скрепляются степлером либо прошиваются на 3 прокола в верхней трети левого поля листов с учетом обеспечения возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них, а также, при необходимости,
их ксерокопирования.

Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и прошивается за левый край. При этом верхний край такого листа выравнивается по верхним краям листов дела формата А4. Лист формата А5 также выравнивается по верхним краям
листов дела формата А4.

При подготовке к прошивке или скреплению дела металлические скрепления (скобы, скрепки) из отдельных документов удаляются.

12.6.9.2. В начале дела перед документами оконченного исполнительного производства (дела с исполнительным документом) подшивается внутренняя опись документов исполнительного производства (дела с исполнительным документом).

12.6.10. Нумерация листов документов оконченного исполнительного производства (дела с исполнительным документом, его копией):

12.6.10.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в оконченное исполнительное производство (дело с исполнительным документом) все его листы (кроме внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.

12.6.10.2. Листы внутренней описи документов оконченного исполнительного производства (дела с исполнительным документом) нумеруются отдельно.

12.6.10.3. Листы исполнительных производств, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

12.6.10.4. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в исполнительном производстве, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист.

Если к документу (листу документа) другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.) подклеены одним краем, то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером – каждое вложение в конверте.

12.6.10.5. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов исполнительного производства проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов исполнительных производств, допущенных судебным приставом-исполнителем при подготовке их к передаче на оперативное хранение, допускается употребление литерных номеров листов, например: 4а, 4б, 4в и т.п.

12.6.11. Составление внутренней описи документов оконченного исполнительного производства (дела с исполнительным документом, его копией):

12.6.11.1. Внутренняя опись документов оконченного исполнительного производства (дела с исполнительным документом) составляется на отдельном листе (листах) по установленной форме судебным приставом-исполнителем.

В графы формы заносятся сведения о порядковых номерах документов исполнительного производства (дела с исполнительным документом), их индексах, датах, заголовках и номерах листов.

К внутренней описи документов оконченного исполнительного производства (дела с исполнительным документом) судебным приставом-исполнителем составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов оконченного исполнительного производства подписывается ее составителем (судебным приставом-исполнителем).

12.6.11.2. Изменения состава документов (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) оконченного исполнительного производства
(дела с исполнительным документом) отражаются в графе «Примечания»
со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи.

12.6.12. Организация передачи документов оконченных исполнительных производств (дел с исполнительными документами, их копиями), книг учета
на централизованное оперативное хранение:

12.6.12.1. Передачу судебными приставами-исполнителями завершенных в делопроизводстве оконченных исполнительных производств (дел
с исполнительными документами, их копиями), а также ведущихся ими книг учета
на централизованное оперативное хранение делопроизводителю организует старший судебный пристав.

12.6.12.2. Старший судебный пристав утверждает график приема делопроизводителем на централизованное оперативное хранение завершенных
в делопроизводстве в прошедшем месяце оконченных исполнительных производств (дел с исполнительными документами) и книг учета, ведущихся судебными приставами-исполнителями, ежемесячно до 15 числа месяца, следующего
за отчетным.

12.6.12.3. Прием на централизованное оперативное хранение завершенных
в делопроизводстве в прошедшем месяце оконченных исполнительных производств (дел с исполнительными документами) и книг учета, ведущихся судебными приставами-исполнителями, производится делопроизводителем ежемесячно
в течение месяца, следующего за отчетным.

12.6.12.4. Проекты графиков приема на централизованное оперативное хранение завершенных в делопроизводстве оконченных исполнительных производств (дел с исполнительными документами), книг учета делопроизводитель разрабатывает во взаимодействии с судебными приставами-исполнителями
и представляет для утверждения старшему судебному приставу.

12.6.12.5. При приеме на централизованное оперативное хранение завершенных в делопроизводстве оконченных исполнительных производств (дел
с исполнительными документами, их копиями) делопроизводитель проверяет:

наличие отметки старшего судебного пристава о проверке оконченного исполнительного производства (дела с исполнительным документом, его копией)
и ее содержание;

соответствие документов исполнительного производства (дела
с исполнительным документом, его копией) внутренней описи. При проверке дела исполнительного производства имущественного характера, оконченного в связи
с фактическим исполнением требований исполнительного производства,
в обязательном порядке проверяется наличие в деле копий документов, подтверждающих оплату задолженности по исполнительному производству
в полном объеме (копии платежных поручений, квитанций, расписок);

надежность скрепления или прошивку документов исполнительного производства (дела с исполнительным документом, его копией).

В случае, когда исполнительное производство (дело с исполнительным документом, его копией) подготовлено к передаче на централизованное оперативное хранение в порядке, предусмотренном п. 12.6.5 Инструкции, делопроизводитель
во внутренней описи исполнительного производства (дела с исполнительным документом) делает отметку о ее соответствии фактическому составу исполнительного производства (дела с исполнительным документом, его копией).

Отметка делопроизводителя заверяется его подписью с указанием инициалов и фамилии и проставлением даты приема исполнительного производства (дела
с исполнительным документом, его копией).

12.6.12.6. Факт передачи судебным приставом-исполнителем делопроизводителю в соответствии с утвержденным графиком завершенных
в делопроизводстве оконченных исполнительных производств (дел
с исполнительными документами), книг учета фиксируется в двухстороннем акте, который подписывается указанными выше должностными лицами и утверждается старшим судебным приставом.

12.6.12.7. Проекты актов о передаче на централизованное оперативное хранение завершенных в делопроизводстве оконченных исполнительных производств (дел с исполнительными документами), книг учета оформляются судебными приставами-исполнителями, передающими указанные документы, в двух экземплярах: один передается делопроизводителю, второй хранится у судебного пристава-исполнителя.

Если при передаче на оперативное хранение документов исполнительных производств используются возможности программного обеспечения АС, судебные приставы-исполнители ежемесячно формируют в АС описи оконченных исполнительных производств, передаваемых на централизованное оперативное хранение.

Делопроизводитель производит загрузку созданных приставами-исполнителями ежемесячных описей в подсистеме «Архив» АС.

Принимая исполнительные производства, делопроизводитель сверяет реквизиты исполнительных производств (дел с исполнительными документами)
с данными электронной описи в подсистеме «Архив» АС. При совпадении сведений подтверждает факт приема исполнительного производства проставлением в учетной форме подсистемы «Архив» АС даты приема документов.

Доступ для внесения изменений в учетные формы подсистемы «Архив» АС предоставляется только делопроизводителю.

12.6.12.8. После завершения сдачи на централизованное оперативное хранение оконченных исполнительных производств (дел с исполнительными документами), книг учета делопроизводителем составляется сводная годовая опись исполнительных дел, переданных на централизованное оперативное хранение
за прошедший год.

Основанием для составления сводной годовой описи номенклатурных дел, переданных на централизованное оперативное хранение, служат акты приема-передачи завершенных в делопроизводстве оконченных исполнительных производств (дел с исполнительными документами) и книг учета за каждый месяц прошедшего года, в том числе подготовленные с использованием АС
в электронном виде.

Исполнительные производства (дела с исполнительными документами) и их части могут распределяться по разделам сводной годовой описи номенклатурных дел, переданных на централизованное оперативное хранение, с учетом зонального принципа и даты окончания исполнительного производства (даты вынесения судебным приставом-исполнителем постановления об отказе в возбуждении исполнительного производства) либо в порядке следования их номеров.

12.6.12.9. Сводная годовая опись номенклатурных дел, переданных на централизованное оперативное хранение, утверждается старшим судебным приставом и хранится в помещении для централизованного оперативного
хранения документов вместе с документами соответствующего года (копия –
у делопроизводителя).

12.6.12.10. После сдачи завершенных в делопроизводстве оконченных исполнительных производств (дел с исполнительными документами, их копиями) прошедшего года на централизованное оперативное хранение руководители территориальных органов Службы организуют проведение инвентаризации указанных документов комиссиями, возглавляемыми старшими судебными приставами, с включением в их состав не менее одного специалиста аппарата управления (из подразделений организации исполнительного производства, организационно-контрольной работы и документационного обеспечения).

В ходе инвентаризации проверяется соответствие сводной годовой описи номенклатурных дел, переданных на централизованное оперативное хранение, учетным данным АС за соответствующий период, а также правомерность
и обоснованность принятия решений об окончании исполнительных производств, укомплектованность дел в соответствии с внутренними описями. Выявленные недостатки устраняются в ходе инвентаризации.

Результаты инвентаризации оформляются актом.

О проведении инвентаризации завершенных в делопроизводстве оконченных исполнительных производств (дел с исполнительными документами, их копиями) прошедшего года, переданных на централизованное оперативное хранение,
и ее результатах руководители территориальных органов Службы ежегодно
до 1 апреля года, следующего за отчетным, информируют руководство Службы.

С внедрением в АС программы электронного архива оконченных исполнительных производств проведении их ежегодной инвентаризации может осуществляться с использованием баз данных электронного архива.

12.6.13. Особенности систематизации завершенных в делопроизводстве оконченных исполнительных производств (дел с исполнительными документами, их копиями) и книг учета при централизованном оперативном хранении:

в графе 4 внутренней описи «Заголовок документа» указывается предмет исполнения, должник и взыскатель;

графа 5 внутренней описи «Номера листов дела» не заполняется;

графа 6 внутренней описи «Примечание» заполняется при необходимости.

X III . ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ И ОТБОР ДОКУМЕНТОВ
ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ИЛИ УНИЧТОЖЕНИЯ

13.1. Экспертиза ценности документов проводится в Службе при подготовке номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче
в архив.

13.10. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными
на обложку дела;

XI V . ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ

14.1. Документы Службы являются федеральной собственностью, относятся
к Архивному фонду Российской Федерации и после проведения экспертизы ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение
в Государственный архив Российской Федерации.

В случае исключения структурного подразделения из структуры Службы либо изменения структуры, государственный служащий, ответственный за делопроизводство, оформляет завершенные в делопроизводстве дела и передает их в архив Службы независимо от сроков хранения.

14.5. Передача дел, упакованных в связки, в архив Службы осуществляется
по графику, подготовленному отделом документационного обеспечения, согласованному
со структурными подразделениями и утвержденному приказом Службы.

14.6. О выполнении графика передачи дел в архив Службы, состоянии
переданных дел, соответствии их количества сводной номенклатуре Управление делопроизводства информирует служебной запиской первого заместителя Директора.

СОГЛАСОВАНО

Руководитель

Федерального архивного

агентства

А.Н. Артизов

« ____ »____________20___г.

1Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060).

2Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. 1), ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196) .

3Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 2, ст. 127; 2007, № 46, ст. 5554).

4Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43,
ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, 2253).

5Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст. 1127; 2005, № 39, ст. 3925).

6Указ Президента Российской Федерации от 13.10.2004 № 1316 «Вопросы Федеральной службы судебных приставов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 42, ст. 4111; 2006, № 5, ст. 527; 2006, № 8, ст. 895; 2008, № 17, ст. 1815; 2008, № 43, ст. 4921; 2009, № 6, ст. 718; 2009, № 31, ст. 3928; 2010, № 19, ст. 2300). В бланках федеральных служб, подведомственных федеральным министерствам, над наименованием федерального органа исполнительной власти указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства. Постановление Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452
«О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852; 2008, № 14, ст. 1413; 2008,
№ 46, ст. 5337; 2009, № 12, ст. 1443; 2009, № 19, ст. 2346; 2009, № 25, ст. 3060; 2009, № 47, ст. 5675; 2009, № 49 (ч. 2), ст. 5970; 2010, № 9, ст. 964; 2010, № 22, ст. 2776).

7«Нормативный правовой акт – это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение». Постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 11 ноября 1996 г. № 781-II ГД «Об обращении в Конституционный Суд Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 49, ст. 5506).

8В том числе: служебные письма за подписью Директора; служебные письма, адресованные в вышестоящие органы; документы, подлежащие массовой рассылке.

9Верификация (от лат. verificato – доказательство, подтверждение; БЭС) – процедура сравнения электронного образа документа с подлинником документа.

10Положение о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 № 754 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614).

В соответствии с указанным постановлением электронное сообщение состоит
из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения, содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ,
и их реквизиты, описанные с помощью языка XML.

11Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76 (не нуждается
в государственной регистрации, письмо Минюста России от 26.04.2010
№ 01/6756-ДК). Типография ООО «ИПО «У Никитских ворот», г. Москва, 2010.

12С момента вынесения по исполнительному документу судебным приставом-исполнителем постановления о возбуждении исполнительного производства документы дела, заведенного на исполнительный документ, составляют исполнительное производство.