· положением о службе ДОУ;

· инструкцией по делопроизводству;

· должностными инструкциями работников ДОУ.

Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы данной службы. Положение о конкретной службе ДОУ разрабатывается на основе примерных положений, приведенных в ГСДОУ и в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Данные примерные положения разработаны применительно к организациям, в которых есть такая служба ДОУ, как управление делами, и содержат максимум формулировок, которые можно использовать при составлении положения о любой другой службе ДОУ - канцелярии, общем отделе и др.

Положение, как известно, имеет унифицированную структуру текста и включает в себя следующие разделы:

Общие положения.

Цели и задачи.

Функции.

Права и обязанности.

Руководство.

Взаимоотношения.

Организация работы.

В разделе «Общие положения » определяют место и роль службы ДОУ, ее структура, подчиненность, перечень документов, которыми регламентируется ее деятельность, а также имеются указания на то, кто имеет право возглавить службу ДОУ и какую печать имеет эта служба.

В разделе «Цели и задачи » приводится перечень основных целей и задач. Как правило, основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация и реализация работ по документационному обеспечению управления на современном уровне. Эта служба решает задачи организации единой системы делопроизводства, единого порядка документирования, разработки и внедрения нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации. Из поставленных целей и задач формулируется набор функций, перечисление которых приводится в следующем разделе «Функции». Функции службы ДОУ можно разделить на три группы:

1. Документирование управленческой деятельности (разработка и ведение табеля форм документов и альбома унифицированных форм документов; разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руководства, документирование заседаний, совещаний и др.).

2. Организация и выполнение работ по обработке документов (прием и первоначальная обработка поступающих документов, регистрация, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информационно-справочное обслуживание, отправка документов, оперативное хранение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов - обращениями граждан, документами с грифом ограничения доступа и др.).

3. Организационные виды работ (организация совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подведомственных организациях, разработка новейших технологий организации делопроизводства, повышения квалификации работников службы ДОУ и др.).

В разделе «Права и обязанности » приводится перечень прав, которые имеет служба ДОУ, необходимых для успешного выполнения ею своих задач и функций. К ним относятся:

· право иметь доступ к информации (документам и базам данных);

· право запрашивать сведения, необходимые для работы;

· право осуществлять контроль за ведением делопроизводства в организации, за выполнением правил оформления документов и др.

В этом же разделе указывается и ответственность за невыполнение прав и неиспользование обязанностей. Иногда в данном разделе приводятся обобщенные формулировки типа «служба ДОУ несет ответственность за невыполнение или некачественное выполнение своих обязанностей и неиспользование прав, представленных ей настоящим положением в соответствии с действующим законодательством».

Иногда в данном разделе конкретно указывается, на основании чего работники службы ДОУ могут быть привлечены к ответственности, например: «за несвоевременную сдачу документов в архив организации или их утерю». Вне зависимости от того, какой вариант был выбран, вид ответственности, а также сроки или формы наказания невозможно перечислить в данном разделе, поэтому формулировка «в соответствии с действующим законодательством» здесь более уместна.

Раздел «Руководство » в положении о службе ДОУ раскрывает должностные обязанности руководителя службы - управляющего делами, начальника канцелярии, начальника общего отдела. Фактически этот раздел отражает то, что положено включать в должностную инструкцию: как назначается и увольняется, кому подчиняется, требования к уровню квалификации, его обязанности и права, ответственность.

Раздел «Взаимоотношения » содержит информацию о том, с какими подразделениями и по каким вопросам служба ДОУ взаимодействует, например «служба ДОУ взаимодействует с юридической службой по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов в организации».

Раздел «Организация работы » должен содержать информацию об особенностях в работе службы, если они есть, о графике работы, ссылки на действующие документы, в соответствии с которыми организуется работа организации в целом. Для государственных организаций это правила внутреннего распорядка. В этом же разделе должна быть информация о том, как будет происходить реорганизация службы, если в этом возникнет необходимость.

Таким образом, положение о службе ДОУ, которое четко описывает порядок работы и функции, распределение прав и обязанностей, создает необходимую основу для создания другого организационного документа - инструкции по делопроизводству, в которой приводится возложенные на службу ДОУ задачи и функции.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Характеристика, функции и организационная структура службы документационного обеспечения управления и подразделения. Управления социальной защиты населения. Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы. Организация работы с документами.

отчет по практике , добавлен 18.09.2013


Должностные обязанности секретаря в структуре службы документационного обеспечения в отделе милиции. Формы работы с документами и организация канцелярии. Работа по бездокументному обслуживанию. Оформление бумаг по личному составу, учет военнообязанных.

отчет по практике , добавлен 18.01.2011


Описание труда работников службы дошкольного образовательного учреждения и раскрытие их основных функций, права и ответственность. Общие требования к организации и условиям труда. Формы организации делопроизводства. Оборудование рабочего места секретаря.

курсовая работа , добавлен 25.05.2014


Функции и структурная организация службы управления персоналом. Конечные результаты и эффективность деятельности службы управления персоналом. Учет персонала организации.

реферат , добавлен 05.12.2003


Система управления персоналом, её значимость на предприятии. Функции и структурная организация службы управления персоналом. Учет персонала организации. Анализ исследований по совершенствованию и развитию деятельности службы управления персоналом.

курсовая работа , добавлен 05.02.2011


Цели и задачи кадровой службы предприятия. Анализ системы управления на предприятии ОАО "КОРМЗ". Анализ численности и структуры персонала организации. Исследование работы кадровой службы ОАО предприятия, разработка мероприятий по ее совершенствованию.

курсовая работа , добавлен 23.09.2011


Службы гостиниц и особенности их функционирования. Требования, предъявляемые к персоналу, организация работы, общие аспекты организации работы персонала гостиничного хозяйства. Порядок работы службы приема и размещения, обслуживания номерного фонда.

курсовая работа , добавлен 13.02.2011


Служба персонала в системе управления предприятием. Значимость данной службы для предприятия. Структура службы управления персоналом. Оценка эффективности деятельности НR-службы. Поддерживающая роль службы персонала и основные направления деятельности.

курсовая работа , добавлен 08.01.2010

Цели, задачи, функции и структура службы ДОУ закрепляются в ряде внутренних документов организации.

Положение о службе ДОУ разрабатывается на основе действующего законодательства, нормативных документов (прежде всего, Основные положения ГСДОУ) и внутренних организационно-правовых документов: Устава или Учредительного договора, которые в разделе «Порядок управления организацией» должны содержать соответствующую информацию (в т.ч. о видах распорядительных документов), а также положений о подразделениях, на основе которых устанавливаются основные виды документов, их содержание, сроки подготовки, периодичность, примерный объем). При разработке Положения используют типовое положение, дополняя и корректируя его в соответствии с конкретными условиями работы данного аппарата управления и делопроизводственной службы. Основными разделами этого документа, как и любого другого Положения о подразделении являются: Общие положения (наименование службы, ее место в структуре организации, степень самостоятельности – подчиненность, указание на документы, послужившие основанием для разработки Положения); Функции; Руководство (функции руководителя, его права, обязанности, ответственность); Права; Ответственность; Взаимоотношения с другими подразделениями.

Должностные инструкции сотрудников ДОУ фиксируют разделение и кооперацию выполняемых функций. Основой разработки при этом являются:

Положение о службе ДОУ

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих

Унифицированная система организационно-распорядительной документации и Основные положения ГСДОУ

Типовые должностные инструкции

Инструкция по ДОУ – документ, закрепляющий порядок системы ДОУ данной организации и включающий в себя разделы: Общие положения; Документирование управленческой информации; Организация документооборота; Организация справочной работы; Организация контроля исполнения документов; Оперативное хранение документов; Подготовка документов к сдаче в архив. Инструкция должна содержать справочно-иллюстративный материал по видам документов, схемам маршрутов документов.

При составление указанных документов опираются на Типовые документы и следующие источники:

Классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. - М.: Минтруд РФ, 1998.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления. – ЦБНТ Минтруда РФ. – М., 1995.

Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду. – Росглавархив, ВНИИДАД, 2004.

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. – М., 1995.

Табель и Альбом форм документов по типовым управленческим ситуациям. Об этих документах говорилось в теме 2.

При организации режима работы различных подразделений должны учитываться особенности производственной деятельности (например, операторы компьютеров – напряжение глаз, руки, работающей с мышью, излучение, и т.п.). Оборудование рабочих мест и помещения должны соответствовать санитарно-гигиеническим (освещенность, проветриваемость, изоляция шумов и т.п.), эргономичным (удобным в процессе выполнения рабочих функций для самого работника и обслуживания технических средств) и эстетическим (интерьер, озеленение и т.п.) нормам.

Размещение подразделений службы ДОУ в организации должно быть в одинаково доступном для работников других подразделений месте. Экспедиция, архив, копировальное бюро, складские помещения могут располагаться в цокольном этаже здания.

Резюмируя все сказанное, следует отметить, что нормативно-методическое обеспечение проектирования службы ДОУ является достаточно полным. Это является основанием для рационального решения проблем документационного обеспечения управления в любой организации.

Нормативные документы

Страница
1

ВВЕДЕНИЕ

Целью создания моей курсовой работы является описание структуры служб ДОУ и раскрытие их основных функций.

Тема моей работы: «Структура и функции служб ДОУ».

Я считаю эту тему особенно актуальной в наше время, так как делопроизводство – одна из функций управления, основанная на научной организации с применением современной техники, а мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающих нам в работе.

Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

Изучить литературу, раскрывающую тему моей работы;

Рассказать о службе документационного обеспечения управления;

Перечислить основные задачи и функции службы ДОУ;

Изучить нормативную регламентацию службы ДОУ;

Рассмотреть структуру служб ДОУ и описать их основные функции;

Понятие и назначение службы ДОУ

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Основные задачи и функции службы ДОУ

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1) обеспечение документирования управленческой деятельности;

2) организация работы с документами в учреждении;

совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

Контроль за исполнением документов;

Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

Обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Нормативная регламентация службы ДОУ

Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.

Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.

Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеетобязательную юридическую силу.

Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Наименования должностей и квалификационные требования к работникам службы ДОУ установлены в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих».

Квалификационные характеристики на предприятиях, в учреж­дениях и организациях могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработ­ки внутренних организационно-распорядительных документов должностных инструкций. При необходимости обязанности, вклю­ченные в характеристику определенной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями.

Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела. В разделе «Должностные обязанности» установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены пол­ностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности ра­бот, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию слу­жащих.

В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, мето­дов и средств, которые работник должен применять при выполне­нии должностных обязанностей.

В разделе «Требования к квалификации» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для вы­полнения предусмотренных должностных обязанностей, и требо­вания к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной под­готовки приведены в соответствии с Законом РФ «Об образова­нии».

В Справочник не включены квалификационные характеристи­ки производных должностей (старших и ведущих специалистов, а также заместителей руководителей подразделений). Должност­ные обязанности этих работников, требования к их знаниям и ква­лификации определяются на основе содержащихся в Справочнике характеристик соответствующих базовых должностей. Например:

Заведующий канцелярией

Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспе­чивает своевременную обработку поступающей и отправляемой кор­респонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Ор­ганизует работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соот­ветствующие структурные подразделения документов текущего дело­ производства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их передаче на хранение. Разрабатывает инструк­ции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспе­чению работников службы делопроизводства необходимыми инструк­тивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудо­ванием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией дело­производства в подразделениях, контроль за правильным формирова­нием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подго­товке созываемых руководством совещаний и организует их техниче­ское обслуживание, оформление командировочных документов, ре­гистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие ру­ководящие и нормативные документы вышестоящих органов, каса­ющиеся организации делопроизводства: ГСДОУ, стандарты унифи­цированной системы организационно-распорядительной документа­ции; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления но­менклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, уста­новленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив, системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и дру­гие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления, законодательство о труде, правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профес­сиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

Документовед

Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологиче­ские процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная рабо­та). Принимает участие в планировании, организации и совершен­ствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических усло­вий труда, рационализации рабочих мест работников службы докумен­тационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицирован­ные системы документации и табели документов различного назначе­ния и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показате­лей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хра­нение, в организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуата­ции и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе бумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зару­бежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам до­кументационного обеспечения. Принимает участие в работе по под­бору, расстановке и повышению квалификации кадров службы доку­ментационного обеспечения управления.

Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нор­мативные документы вышестоящих органов, касающиеся докумен­тационного обеспечения управления; порядок планирования, про­ектирования и технологию работы на базе организационной и вы­числительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и раз­вития документационных систем; порядок оформления, классифи­кации, хранения и экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проек­тированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектиро­вания и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, со­циальной психологии, социологии, документообразование; отечес­твенный и зарубежный опыт в области документационного обеспе­чения управления; основы экономики, организации труда и управления, законодательство о труде, правила внутреннего трудо­вого распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Документовед I категории: высшее про­фессиональное образование и стаж работы в должности документове-да II категории не менее 3 лет. Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности докумен-товеда не менее 3 лет. Документовед: высшее профессиональное обра­зование без предъявления требований к стажу работы.