Какие документы требуются при приеме на работу в 2019 году

При заполнении кадровых документов работодателю необходимо получить от сотрудников определенную информацию. К ней относятся паспортные данные, номер застрахованного лица в ПФ, номер налогоплательщика и пр., без которых затруднительно, а подчас и невозможно правильно подать сведения о сотрудниках в контролирующие органы.

Более подробную информацию о деятельности работников кадровых служб можно прочитать в статье «Кадровое делопроизводство с нуля - пошаговые инструкции 2018» .

Основные документы, которые вновь принятый работник представляет в соответствии со ст. 65 ТК РФ, — это:

• трудовая книжка;
• номер СНИЛС;
• паспортные данные;
• документы воинского учета;
• прочие сведения (документы об образовании, отметки о судимости и др.).

Для получения дополнительных льгот при последующем расчете оплаты труда сотрудник вправе предъявить справки о доходах с предыдущих мест работы (в том числе для расчета больничного), а также сведения о наличии несовершеннолетних детей.

ИНН ― обязательный документ при приеме сотрудника на работу?

Согласно ТК РФ свидетельство ИНН при вступлении в новую должность работодателю предъявлять необязательно. Однако в некоторых случаях без него не обойтись.

Так, исходя из положений письма ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733@, налоговые агенты не могли сдать справки 2-НДФЛ за своих сотрудников за 2015 год без ИНН. Затем требования, касающиеся обязательности передачи информации об ИНН, изменились. Действующие сегодня нормы дают возможность подать данные о доходах сотрудников и при отсутствии у них свидетельства.

Более подробную информацию по этому вопросу см. в статье «2-НДФЛ пройдут фэйс-контроль в инспекции и без ИНН» .

Когда будет нужен ИНН при приеме на работу

Рассматривая вопрос, обязателен ли ИНН при приеме на работу, можно констатировать: несмотря на то, что по ТК РФ это свидетельство не входит в комплект документов, требующихся при оформлении на работу, в некоторых случаях согласно законодательству работодателю понадобится иметь подобные сведения.

Так, с 01.04.2016 вступают в силу положения ФЗ от 29.12.2015 № 385-ФЗ, обязывающие организации и ИП, которые используют труд наемных работников, ежемесячно отчитываться перед ПФР. Среди сведений о работниках будет в том числе и ИНН (подп. 3 п. 2.2 ст. 2 закона № 385-ФЗ).

Итоги

Учитывая скорое вступление в силу новых форм отчетности, касающейся выплат сотрудникам, работодателям рекомендуется собирать данные об ИНН при приеме на работу , а также запросить эти сведения от уже принятых сотрудников. В дальнейшем это поможет избежать разногласий и дополнительных вопросов от внебюджетных фондов и ФНС.

Обязан ли работник предоставлять свидетельство ИНН?

Работник не обязан предоставлять свидетельство ИНН, потому что в статье 65 ТК РФ нет этого документа.

Нет, не обязан ! Потому что Трудовой кодекс РФ совершенно упустил из виду это свидетельство, когда перечислял в статье 65 документы, обязательные для предъявления при приеме на работу.

Есть, правда, часть вторая статьи 65 ТК РФ, которая предусматривает, что в некоторых случаях, особо оговоренных в законах и подзаконных актах, у работника могут быть запрошены иные документы. Но к ИНН эта оговорка не относится.

Только государственные служащие обязаны предъявлять ИНН при заключении контракта, для них эта обязанность установлена в статье 26 Закона №76-ФЗ.

Вообще, складывается впечатление, что трудовое законодательство игнорирует налоговое, а налоговое — ТК РФ. Например, НК РФ совсем не признает такой обязательный локальный акт, как Правила внутреннего распорядка, когда речь идет об установлении правил оплаты труда в компании. Ну а ТК РФ знать не знает про ИНН.

Более того, статья 65 ТК прямо запрещает требовать у работника ИНН:

«Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ».

Итак, требовать ИНН незаконно, отказать в приеме в связи с отсутствием этого свидетельства тоже нельзя, но для отчетности этот номер нужен.

Когда свидетельство об ИНН недействительно

В двух случаях:

1. когда выдано новое свидетельство;
2. когда номер налогоплательщика был признан недействительным.

Примечание . Серии и номера свидетельств, признанных недействительными, размещаются на сайтах региональных управлений ФНС.

То есть, в остальных случаях свидетельство ИНН является действующим. И даже тогда, когда в нем указана прежняя фамилия женщины. Мы просто сверяем прежнюю фамилию со свидетельством о заключении брака, в котором, как мы знаем, указываются обе фамилии – старая и новая.

Работодатель также не вправе заставить работницу поменять свидетельство об ИНН, чтобы там фигурировала настоящая фамилия. Каждый гражданин сам решает, когда менять этот документ. Тем более, что номер налогоплательщика при смене фамилии не изменится.

Напомню, что для обмена свидетельства о присвоении ИНН не обязательно ехать в налоговую лично, можно отправить заявление через личный кабинет на сайте nalog.ru.

Надо также отметить, что налоговая инспекция узнает о смене фамилии и смене паспорта гражданина и без него. Ведь все отделения ЗАГС обязательно сообщают в различные государственные учреждения и органы обо всех событиях, которые регистрируют. А МВД (раньше УФМС) — о получении новых паспортов. И работники налоговой после получения этих сведений должны внести все изменения о гражданине в свою базу данных.

Что делать работодателю, если нет ИНН работника?

Сначала давайте посмотрим, для чего этот номер нужен работодателю. Для отчетности в ПФР (форма СЗВ-М) и справок 2-НДФЛ. Просто спасение, что ИНН работника в этих формах – необязательный реквизит.
Поэтому, если работник не предоставил вам свидетельство об ИНН, то лучше вообще этот номер не указывать. Так безопаснее, потому что за указание неправильного номера (равно как и старой фамилии, и других неактуальных сведений) предусмотрен штраф: 500 руб. за каждую справку 2-НДФЛ и за каждый неправильный ИНН в форме СЗВ-М.

Полезный сервис для проверки ИНН – «Узнай свой/чужой ИНН» на сайте ФНС России (https://service.nalog.ru/inn.do)

Если статья вам понравилась, нажмите «лайк» под иконками соцсетей)))

В первой части статьи мы узнали,

А теперь выясним, обязан ли каждый из нас получать свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица (проще — Свидетельство ИНН ) и указывать ИНН при подаче деклараций?

Обратимся к соответствующим статьям Налогового кодекса:

В статье 83 Налогового кодекса РФ читаем: «… физические лица подлежат постановке на учет в налоговых органах соответственно… месту жительства физического лица, а также по месту нахождения принадлежащих им недвижимого имущества и транспортных средств…»

Соответственно статье 84 Налогового кодекса РФ «Каждому налогоплательщику присваивается единый на всей территории Российской Федерации по всем видам налогов и сборов идентификационный номер налогоплательщика.

Налоговый орган указывает идентификационный номер налогоплательщика во всех направляемых ему уведомлениях.

Каждый налогоплательщик указывает свой идентификационный номер в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством, если иное не предусмотрено настоящей статьей»

Но при этом «Физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, вправе не указывать идентификационные номера налогоплательщиков в представляемых в налоговые органы налоговых декларациях, заявлениях или иных документах, указывая при этом свои персональные данные, предусмотренные пунктом 1 статьи 84 настоящего Кодекса.»

Также нормами Налогового кодекса определяются разные требования к постановке на учет ИП и прочих граждан, являющихся налогоплательщиками.

Индивидуальный предприниматель сам или через уполномоченного представителя должен подать в налоговый орган заявление о постановке на учет. Также он может направить его по почте заказным письмом или передать в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. ИП должен это свидетельство обязательно получить, но даже, если он его не получит, налоговая инспекция вышлет этот документ по почте на адрес регистрации.

Постановка же на учет физических лиц, не являющихся ИП, но уплачивающих налоги, например, налог на имущество или землю, осуществляется налоговой инспекцией «заочно» на основании информации, представленной ЗАГС-ом, ГИБДД, паспортно — визовой службой, регистрационной палатой и другими органами, перечисленными в статье 85 НК РФ. У этих граждан нет обязанности, в отличие от ИП, получать Свидетельство ИНН , они могут получить его только по своему желанию.

Таким образом, согласно НК РФ физические лица, не являющиеся ИП, но уплачивающие налоги, могут не указывать в декларациях ИНН и не получать Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (Свидетельство ИНН ).

Но есть люди, которые, не являясь индивидуальными предпринимателями, должны получить данное свидетельство, в силу своих профессиональных обязанностей. Это — государственные служащие, руководители предприятий, главные бухгалтера и ряд других категорий работников. Например, госслужащему при заключении контракта необходимо предъявить нанимателю Свидетельство ИНН , отсюда вытекает обязанность его получить.

И еще хочу добавить, что, если Вы поступаете на новую работу, а Вас просят принести Свидетельство ИНН , или заставляют его получить в случае отсутствия у Вас этого документа, знайте – это незаконно . Согласно статье 65 Трудового кодекса данный документ не является обязательным при приеме на работу, поэтому требовать предоставления Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе никто не имеет никакого права. Тем более, что как мы убедились выше, даже получать его нам совершенно не обязательно.

Конечно, если Вам уже присвоен ИНН и Вами получено Свидетельство ИНН , а бухгалтерия вежливо попросила принести этот документ, то, я думаю, не стоит отказывать. Вам это практически ничего не будет стоить, а Вы облегчите работу сотрудников бухгалтерии и сохраните с ними хорошие отношения. А хорошими отношениями надо дорожить, они очень облегчают нашу жизнь и делают ее более радостной и счастливой!

Требование работодателя о предоставлении свидетельства, подтверждающего постановку на учет налогоплательщика с присвоением ИНН, не основано на законе.
В соответствии со ст. 83 Налогового Кодекса РФ предусматривает, что постановка на налоговый учет физических лиц, не являющихся предпринимателями, осуществляется самим налоговым органом, независимо от каких-либо заявлений со стороны гражданина. (постановка на учет осуществляется, к примеру, на основании сведений о регистрации по месту жительства, которые передаются в налоговую инспекцию органом, осуществляющим регистрационный учет). Получение свидетельства о постановке на учет (как раз то, что в народе называют ИНН) является сугубо правом гражданина, но не обязанностью.
Порядок постановки на учет налогоплательщиков, в том числе физических лиц регулируется Приказ Минфина РФ от 05.11.2009 N 114н "Об утверждении Порядка постановки на учет, снятия с учета в налоговых органах российских организаций по месту нахождения их обособленных подразделений, принадлежащих им недвижимого имущества и (или) транспортных средств, физических лиц - граждан Российской Федерации, а также индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения на основе патента". В соответствии с этим приказом в случаях, предусмотренных настоящим Порядком, постановка на учет подтверждается Свидетельством по форме, установленной ФНС России. Для физических лиц выдача свидетельства осуществляется на основании заявления гражданина (п. 22, 23 Приказа). Следовательно, принятие ИНН физическим лицом, не являющимся частным предпринимателем, определяется личным волеизъявлением налогоплательщика.
Обращаю Ваше внимание, что никаких санкций за неполучение ИНН действующим законодательством не установлено. Что касается требований работодателя о предоставлении работников ИНН, то оно не основано на законе и нарушает права будущего работника.
В соответствии со ст. 65 Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (если лицо до этого работало); документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования. Данный перечень является исчерпывающим, исключений из этого списка могут быть установлены лишь специальными нормативными актами. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации (ст. 65 ТК).
Однако и в отношении ИНН есть исключения. При поступлении на государственную гражданскую службу (госслужащие) предоставление ИНН при приеме обязательно (ст. 23 ФЗ «О государственной гражданской службе»).
Начальник Госюрбюро Республики Карелия Т.В.Тимофеева

С начала года бухгалтеры стали требовать от сотрудников кадровых служб, чтобы от всех работников им были представлены сведения об ИНН. Огромное количество вопросов об этом поступило к нам и просьб разъяснить ситуацию. Так все-таки работник обязан предоставлять ИНН?

Бухгалтеры утверждают, что с отчетности за 2015 год заполнение ИНН сотрудника в справке становится обязательным согласно письму ФНС РФ N 11-2-06/0733@. То есть эти данные от бухгалтеров требует ФНС, а как же на эту ситуацию реагировать работникам кадровых служб? Давайте разбираться.

Перечень документов, предъявляемых работодателю лицом, поступающим на работу, приведен в части первой статьи 65 Трудового кодекса РФ, и ИНН в перечне обязательных документов не указан. Мало того, в самой статье 65 Трудового кодекса указано, что «Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы, помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации». Поэтому работодатель не имеет права требовать у работника свидетельство ИНН.

Согласно Порядку заполнения формы сведений о доходах физического лица "Справка о доходах физического лица", утвержденному Приказом Федеральной налоговой службы России от 30.10.2015 г. № ММВ-7-11/485@ "Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме", в разделе 2 указываются данные о физическом лице. В частности, в поле "ИНН в Российской Федерации" указывается идентификационный номер налогоплательщика - физического лица, подтверждающий постановку данного физического лица на учет в налоговом органе Российской Федерации. При отсутствии у налогоплательщика идентификационного номера налогоплательщика данный реквизит не заполняется.

Согласно пункту 12 Правил ведения Единого государственного реестра налогоплательщиков, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.02.2004 г. № 110 (далее по тексту – Правила), cведения, содержащиеся в реестре, предоставляются пользователям по запросам, составленным в произвольной форме, или в порядке, установленном соглашением сторон. Так, согласно пункту 14 Правил, сведения, содержащиеся в реестре, предоставляются на платной основе (при условии представления одновременно с запросом документа, подтверждающего оплату) организациям и физическим лицам при обращении с запросом об идентификационном номере налогоплательщика и коде причины постановки на учет. Размер платы в этом случае составляет 100 рублей, а размер платы за срочную выдачу указанной информации - 200 рублей. Срок предоставления указанных сведений составляет не более 5 дней со дня получения запроса. Срочное предоставление информации осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем получения запроса.

Кроме того, Федеральной налоговой службой России реализованы государственные услуги по предоставлению сведений об идентификационном номере налогоплательщика любого физического лица, содержащихся в Едином государственном реестре налогоплательщиков, в электронном виде с использованием Интернет-сайта Федеральной налоговой службы России www.nalog.ru, на главной странице которого в разделе «Электронные Сервисы» включен сервис «Узнай ИНН». В целях получения информации о наличии идентификационного номера налогоплательщика (своего или в отношении любого физического лица) пользователь заполняет соответствующую форму запроса на портале Федеральной налоговой службы России.

Поэтому из всего вышесказанного вытекает простой ответ: так как при приеме на работу ИНН не является обязательным документом (согласно статье 65 Трудового кодекса РФ), работодатель может запросить информацию о нем вышеуказанными способами через обращение в налоговые органы с запросом об идентификационном номере налогоплательщика либо воспользовавшись сервисом «Узнай ИНН» на интернет-сайте Федеральной налоговой службы путем заполнения соответствующей формы запроса.

Но, несмотря на то, что мы давали такие разъяснения клиентам, понятно, что бухгалтеров это мало устраивало, так как для них авторитетным мнением обладает только тот орган, которому они сдают отчетность (и это понятно). Но теперь, к счастью, и ФНС успокоила бухгалтеров и заявила, что налоговая примет у налоговых агентов справки по форме 2-НФДЛ и с незаполненным реквизитом ИНН (письмо ФНС России от 27 января 2016 г. № БС-4-11/1068@ "О направлении ответа").

Специалисты ФНС России указали, что при заполнении справки 2-НДФЛ нужно руководствоваться Порядком заполнения формы сведений о доходах физического лица "Справка о доходах физического лица" (форма 2-НДФЛ), утвержденным приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485@. Там сказано, что в разделе 2 "Данные о физлице - получателе дохода" указывается ИНН физлица, подтверждающий постановку на учет в российском налоговом органе. Однако при отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит не заполняется.

А с чего началась такая паника среди бухгалтеров? Так сама же ФНС ее и создала. Ранее ФНС России выпустила письмо, в котором рассказала о том, что подготовлено специальное программное обеспечение для контроля за содержанием реквизитов в справках 2-НДФЛ, представленных налоговыми агентами. В частности, будет проводиться проверка на наличие обязательности заполнения поля "ИНН в Российской Федерации". По результатам такой проверки инспекторы будут формировать протокол приема сведений о доходах физлиц для каждого налогового агента, в котором в том числе будут указывать количество документов, заполненных с ошибками.

Теперь же налоговики отметили, что даже при отсутствии реквизита "ИНН" в соответствующем поле справки 2-НДФЛ документ будет считаться прошедшим контроль, а значит, будет принят инспекторами. Конечно, в справке не должно быть других нарушений в порядке заполнения. При этом протокол приема сведений о доходах физлиц для налогового агента будет формироваться с сообщением типа "Предупреждение. Не заполнен ИНН для гражданина России".

Боюсь, эта последняя информация не успокоит до конца бухгалтерию. Такие сообщения, начинающиеся со слова «Предупреждение», наверняка будут даже чисто визуально раздражать, поэтому по возможности соберите сведения об ИНН сотрудников через «Узнай ИНН». Тогда и бухгалтер спокоен, и кадры, но главное, помните: никакие благие цели не могут быть оправданием требования с работника сведений, которые он предъявлять по закону не обязан. Ну не обязан отдавать нам сведения о своем ИНН, и все тут.