Информационно-справочные документы, их виды и назначение — реферат. Порядок подготовки и оформления информационно-справочных документов На каких бланках оформляются справочно информационные документы

Информационно - справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов. В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Рассмотрим основные информационно - справочные документы, которые образуются в Финансовом Управлении Администрации города Кирова.

Протокол составляется на основании записей, произведенных в ходе совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. В Финансовом Управлении чаще всего протокол ведется в ходе оперативных совещаний Начальника Управления с руководителями подразделений входящих в Управление.

Документы к обсуждению представляются Финансовым Управлением не позднее чем за 15 дней до даты проведения заседания. Справки подписываются начальником Управления.

Запись обсуждения вопросов и принятия решений, сбор документов возлагаются на секретаря Управления. Протокол должен быть оформлен не позднее трех дней после заседания. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в Финансовое Управление вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется соответствующий реквизит - гриф ограничения доступа к документу.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части оформляются следующие реквизиты: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали: перечень присутствующих или число присутствующих и ссылка на прилагаемый список; повестка дня (вопросы повестки дня и докладчики по каждому вопросу). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой с точкой, а его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Под наименованием вопроса повестки дня указываются инициалы и фамилия докладчика, которые печатаются через один междустрочный интервал.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Постановили (Решили)

За порядковым номером вопроса повестки дня пишется слово «Слушали», затем с новой строки - инициалы и фамилия докладчика (при необходимости указывается должность). Запись выступления начинается с указания инициалов и фамилии выступающего, затем кратко излагается суть выступления. Далее указывается принятое по этому вопросу постановление (решение).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае делается отметка «Текст выступления прилагается»). Постановление (решение) протокола может печататься в тексте протокола полностью или оформляться отдельным документом (в этом случае также делается отметка «Постановление (решение) прилагается»). При необходимости в тексте протокола приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, фиксирующая только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протокол подписывается председателем заседания (председательствующим на заседании) и секретарем. Дата подписания протокола соответствует дате проведения заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов, производственных (оперативных) совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов структурных подразделений Администрации, принимавших участие в заседании, проставляемых через косую черту. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях и оформленных отдельным документом, состоят из номера протокола и номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель Финансового Управления, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью делопроизводителя. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью делопроизводителя.

Протокол печатается на стандартном бланке протокола или на общем бланке Администрации города и имеет следующие реквизиты: наименование документа «Протокол» печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру; вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита два межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру; место проведения заседания, совещания указывается в том случае, если оно проходило не на постоянном месте, и печатается шрифтом меньше основного через два междустрочных интервала ниже реквизита «вид заседания, совещания» по центру; дату и номер протокола печатают шрифтом меньше основного. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается от левой границы текстового поля на два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола располагается от правой границы текстового поля на одном уровне с датой; подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности председателя (председательствующего), его личную подпись, расшифровку подписи фамилии (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается ниже слов «председатель (председательствующий)», после которого ставится запятая, от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Подпись секретаря отделяется от подписи председателя (председательствующего) двумя междустрочными интервалами. При подписании протокола заседания комиссии ее членами указываются их обязанности в составе комиссии.

При решении правовых нормативных вопросов органы местного самоуправления в пределах своей компетенции издают постановления как самостоятельные документы.

Также мной были рассмотрены служебные письма. По содержанию они подразделяются на: ответы о выполнении поручений Губернатора Кировской области и Правительства Кировской области; исполнения поручений Губернатора Кировской области и Правительства Кировской области по обращениям граждан, по вопросам, относящимся к компетенции Администрации города; сопроводительные письма к проектам постановлений, распоряжений Администрации города; ответы на запросы различных организаций и частных лиц; инициативные письма.

Срок подготовки ответа устанавливается резолюцией Главы Администрации, а у инициативного письма начальником Финансового Управления.

Служебное письмо печатается на стандартном бланке. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма касается одного вопроса или нескольких, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа: «Администрация города считает.». Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу.», «направляю.».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование подготовки письма со ссылкой на соответствующий документ, во второй, начинающейся с абзаца, - выводы, предложения, просьбы, решения и т.п. Датой письма является дата его подписания. Индексом письма является его регистрационный номер. В письмах - ответах делается ссылка на индекс и дату письма-запроса.

Итак, управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения.

Какие документы относятся к группе справочно-информационных

В общем делопроизводстве выделяют три группы документов:

по личному составу , к которой относятся кадровые документы, сопровождающие и регламентирующие трудовую деятельность сотрудников организации;
организационно-распорядительные , документирующие организационную и производственную деятельность предприятия;
информационно-справочные документы , назначение которых – передача сведений, на основании которых принимаются управленческие решения для осуществления производственно-хозяйственной деятельности компании.

То, какие документы относятся к информационно-справочным, определяют двумя основными признаками:

Документ не требует обязательного исполнения.
Документ используют для передачи информации от вышестоящих органов и подразделений к нижестоящим.

Пример. Служебная записка о совершении дисциплинарного проступка

Скачать образец

Группа информационно-справочных документов имеет вспомогательный характер по отношению к двум другим группам - документации по личному составу и организационно-распорядительной.

Информационно-справочные документы их виды и назначение

Всю документацию информационно-справочного характера подразделяют на три блока:

Входящая , в том числе информационные письма и отчеты от вышестоящих, дочерних организаций и обособленных подразделений, документы от остальных организаций, заявления и предложения граждан.
Исходящая , в том числе отчеты о выполнении и ответы на запросы от внешних респондентов, инициативные и информационные документы, разработанные в организации.
Внутренняя, в том числе служебная переписка, а также акты, отчеты, протоколы, сопровождающие и подтверждающие деятельность предприятия.

Таблица. Виды информационно-справочных документов, входящие в документооборот предприятия, их назначение и особенности.

Наименование документа	Назначение, особенности
Докладная записка	Документ, направляемый на имя руководителя, содержащий информацию о событиях или фактах, выводы и предложения, требующие принятия решений
Служебная записка	Внутренний документ, использующийся для обмена информацией по «горизонтали» - между структурными подразделениями организации
Объяснительная записка	а) адресованная руководителю информация о факте нарушения с объяснением причин случившегося; б) приложение к основному документу с объяснением его отдельных положений
Предложение
Представление
Заявление	а) просьба личного характера, адресованная руководству; б) информирование о нарушениях или недостатках в деятельности организации или ее должностных лиц

Скачать таблицу полностью

В состав информационно-справочных документов входят и другие, новые виды документации, которые появились после обновления нормативно-правовой базы, внедрения современных технологий делопроизводства.

Особенности оформления и обработки информационно-справочных документов

Порядок оформления, регистрации и обработки всех видов информационно-справочных документов устанавливает Инструкция по делопроизводству и документообороту – локальный нормативный акт организации. Этим регламентом определяют и то, какие виды входящей справочно-информационной документации не подлежат регистрации. К таким документам, например, могут быть отнесены рекламные предложения, поздравительные письма, бухгалтерские и финансовые документы.

После первичной обработки и регистрации остальные входящие информационно-справочные документы поступают на рассмотрение руководителя организации или тех его заместителей, которые курируют отдельные направления ее деятельности. Они расписывают поступившие документы исполнителям.

Внимание! Данные и сведения, представленные в информационной документации, учитываются при формировании управленческих решений только на основании резолюции руководителя предприятия или его замов.

Внутренние и исходящие справочно-информационные документы регистрируются в обязательном порядке. Для их учета целесообразно использовать отдельные журналы, если учет ведется в бумажном виде. Это исключит утрату важных внутренних документов, на основании которых зачастую принимаются кадровые решения. В случае утери первичных информационных документов эти решения легко могут быть оспорены работником в судебном порядке.

Обязательные реквизиты информационно-справочных документов должны соответствовать требованиям, установленным ГОСТ Р 7.0.97-2016 . В соответствии с данным регламентом предприятию необходимо разработать формуляры и бланки форм для наиболее часто используемых в практике работы видов информационно-справочных документов. Как приложение к Инструкции по делопроизводству составьте альбом форм с примерами их заполнения. Это позволит избежать ошибок при составлении и гарантирует наличие всех реквизитов, которые являются обязательными для разных видов документации этого типа.

При том, что Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте (для подтверждения факта прогула) имеет такой вид:

Скачать образец

Информационно-справочные документы, примеры и формы необходимо утвердить вместе с Инструкцией и использовать в учетной политике предприятия.

1. Информационно-справочные документы. Их классификация. Правила составления и оформление информационно-справочных документов.

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу.

Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.

В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:

Докладная записка;

Служебная записка;

Объяснительная записка;

Предложение;

Представление;

Заявление;

Протокол;

Справка;

Заключение;

Перечень;

Переписка.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).

3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.

Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения.

Докладные записки могут быть двух видов:

1. внешняя;

2. внутренняя.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке.

Текст докладной записки состоит из трех смысловых разделов:

В первом разделе излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

Во втором - анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

В третьем - содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

При этом второй раздел в докладной записке может отсутствовать.

Как правило, внутреннюю докладную записку подписывает составитель, если она представляется руководителю подразделения. Если она представляется руководителю организации, то подписывается и составителем и руководителем подразделения. Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному.

Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но в отличие от неё имеет внутренний, служебный характер. Она составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения.

Служебные записки могут информировать руководство по следующим вопросам:

Материально-технического обеспечения;

Хозяйственного обеспечения;

Организационного обеспечения.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух разделов:

Обоснования (изложения причин составления);

Предложения, просьбы, заявки и тому подобное.

Служебную записку подписывает составитель (специалист или руководитель подразделения).

Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Объяснительная записка:

1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);

2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному.

1) Объяснительные записки, прилагающиеся к основному документу (акт, план, отчет и другие) и поясняющие содержание отдельных его понятий, разделов, положений.

2) Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, фактов, сложившихся ситуаций.

Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

Первый содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;

Второй – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель.

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

По кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, о переводе, об увольнении по собственному желанию и так далее);

Сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организации, отдельных должностных лиц и так далее без указания на нарушения собственных прав заявителя.

В трудовых отношениях заявление выступает в качестве документа, фиксирующего инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие.

В зависимости от количества заявителей заявление может быть:

Индивидуальным;

Коллективным (например, в статье 195 ТК РФ упоминается о заявлении от представительного органа работников).

Заявление составляется в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном у конкретного работодателя.

Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении может проставляться резолюция руководителя и отметка об исполнении документа.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются копии документов об образовании, анкета, автобиография и другие).

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения («прошу принять...», «прошу проверить состояние...»), а затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения текста свободная.

Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).

Обязательными реквизитами заявления (в трудовых отношениях) являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

Справка :

1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий;

2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Выделяют справки:

Подтверждающие факты биографического или служебного характера;

Отражающие основную (производственную) деятельность организации.

Работники, как правило, обращаются к работодателю или в кадровую службу организации с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического или служебного характера.

Их основная цель - подтвердить наличие или отсутствие определенного факта, например:

1) место работы;

2) должность, профессия, специальность;

3) стаж работы в определенной должности (по профессии, специальности);

4) размер заработной платы;

5) размер начисленных и фактически уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

Справки с места работы могут быть затребованы заинтересованными органами государственной власти (например, суд, орган внутренних дел), органами местного самоуправления (например, орган опеки и попечительства), сторонними организациями (например, банковская организация) для подтверждения разнообразных фактов.

Перечислим некоторые нормативно установленные случаи оформления справки с места работы.

При назначении и выплате единовременного пособия при рождении ребенка в случае, если оба родителя работают, представляется справка с места работы (службы, учебы) другого родителя о том, что такое пособие не назначалось.

Согласно статье 283 ТК РФ при приеме по совместительству на тяжелую работу, работу с вредными условиями труда работник обязан представить справку о характере и условиях труда по основному месту работы.

Кроме того, при оформлении приема на работу по совместительству, подтверждением наличия основного места работы может быть не только экземпляр трудового договора по основному месту работы, но и справка, полученная работником по собственной инициативе у работодателя по основному месту работы.

Справки с места работы могут понадобиться работнику и в иных, помимо вышеперечисленных, случаях: при оформлении льготной пенсии, туристических документов, оформлении субсидий и так далее.

В соответствии со статьей 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. В числе таких документов названы и справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя, а также другие, содержащие иные сведения, которые может подтвердить работодатель. При этом справки должна быть заверена надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно.

Объем сведений, содержащихся в справке с места работы, зависит от адресата ее представления. Поэтому работодателю или кадровым работникам организации при выдаче справок следует предупредить работника, что в заявлении о выдаче справки должен быть определен состав сведений, а также указан адрес ее представления.

ТК РФ наделяет правом обращаться к работодателю за указанными справками только работника. В отношении иных лиц, обращающихся с просьбами о выдаче справок, действуют правила о защите персональных данных работника, установленные главой 14 ТК РФ.

Сведения в справку с места работы вносятся на основании данных личной карточки, приказов по личному составу, других кадровых документов.

Как правило, справка с места работы оформляется на бланке - шаблоне (трафаретном бланке для справок) и они могут составляться на общем бланке формата А4 или А5. В подавляющем большинстве требования органов государственной власти, местного самоуправления сводятся к тому, чтобы справка с места работы составлялась на фирменном бланке организации, в этом случае объем информации об организации будет максимально индивидуализирован.

На практике для указания адресата в справке используются два подхода:

Адресат указывается в конце текста и выражается в формулировке «Выдана для представления в ______»;

Адресат выносится в правый верхний угол бланка.

Учет выданных справок с места работы ведется с помощью специального журнала (книги). В данном журнале (книге) фиксируют: номер выданной справки (ему соответствует порядковый номер записи в журнале (книге)), краткое содержание справки («о заработной плате», «о стаже» и так далее), адресат.

Образец справки с места работы.

ООО «Виктория» Адресат

10.11.2006 г. №45

г. Москва

Иванова Мария Ивановна работает в ООО «Виктория» в должности бухгалтера с 01.03.2000 г.

Директор____________ /__________________/

Подпись (расшифровка подписи)

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события

Приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

Обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда);

Испытаний (образцов, систем, технологий);

Выделения к уничтожению документов;

О списании материальных ценностей;

О нарушении установленных правил;

Ревизии, инвентаризации;

Расследования аварий, несчастных случаев;

О нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;

Об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;

Об отказе от дачи объяснений по факту нарушения трудовой дисциплины.

Таким образом, акты можно разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и вопросам, связанным с документированием трудовых отношений.

Акт – это документ, который составляется коллегиально (не менее двух составителей).

Объясняется это констатирующей природой этого документа и доказательственным назначением. Например, на основании актов часто принимаются важные кадровые решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд не примет его во внимание, а факт, который в нем зафиксирован, при отсутствии других доказательств может быть признан неустановленным.

2. Номенклатура дел, ее составление и оформление.

Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:

предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;
содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
имеет справочное значение при изучении структуры организации;
является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

типовая номенклатура дел;
примерная номенклатура дел;
индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.

Однако в каждой организации должна быть индивидуальная , т.е. своя конкретная, номенклатура дел . При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:

в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;
в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.

Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

уставом или положением об организации,
положениями о структурных подразделениях,
штатным расписанием,
номенклатурой дел организации за прошлый год,
описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
регистрационными формами,
ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,
типовыми и примерными номенклатурами дел.

Основные требования, которым должна отвечать номенклатура дел организации, следующие:

номенклатура должна охватывать все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года;
формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы, во-первых, полностью отразить состав и содержание документов в них и, во-вторых, исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих и содержанию и сроку хранения («Приказы генерального директора по производственным вопросам», «Документы к протоколам заседания совета директоров (проекты решений, справки, обзоры, планы и др.)»);
дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения.

Номенклатура дел составляется по следующей унифицированной форме:

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом:

в графе 1 «Индекс дела» номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.);
в графу 2 «Заголовок дела» номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;
в графе 3 «Кол-во ед. хр.» номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года;
в графе 4 «Срок хранения и № статей по перечню» указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации;
в графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Следует иметь в виду, что после утверждения номенклатуры дел руководством юридического лица она становится нормативным документом для всех должностных лиц данной организации. Они обязаны фиксировать в ней все документы и дела, заводимые на любых носителях.

При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.

Акт № ___ от «____» _________________ 200 __ г.

о приемке выполненных работ

(оказанных услуг)

Исполнитель ______________________________________________________________________

Заказчик _____________________________________________________________________

Всего оказано услуг на сумму: ________________________________________________________ рублей ___ коп.,

в т.ч. НДС – ____________________________________________рублей___ коп.

Вышеперечисленные работы (услуги) выполнены полностью и в срок. Заказчик претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг претензий не имеет.

Исполнитель ______________________________ Заказчик ______________________________

Список используемой литературы

1.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО «Журнал „Управление персоналом“, 2003. – 408 с.

Московский Институт Открытого Образования

Факультет подготовки педагогических кадров

Кафедра профессионального обучения

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По предмету: «Документоведение и делопроизводство»

Задание № 9

Выполнила: Гальямова М.А.

Группы №7

По специальности: 030500.18

«Профессиональное обучение

(Экономика и управление)»

Проверила: преподаватель Карамышева А.Ф.

2. Номенклатура дел, ее составление и оформление.

3. Изобразить графически унифицированную форму бланка акта, докладной записки.

4. Список используемой литературы.

В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:

Докладная записка;

Служебная записка;

Объяснительная записка;

Предложение;

Представление;

Заявление;

Протокол;

Справка;

Заключение;

Перечень;

Переписка.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

Докладные записки могут быть двух видов:

1. внешняя;

2. внутренняя.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке.

Текст докладной записки состоит из трех смысловых разделов:

В первом разделе излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

Во втором - анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

При этом второй раздел в докладной записке может отсутствовать.

Служебные записки могут информировать руководство по следующим вопросам:

Материально-технического обеспечения;

Хозяйственного обеспечения;

Организационного обеспечения.

Обоснования (изложения причин составления);

Предложения, просьбы, заявки и тому подобное.

Служебную записку подписывает составитель (специалист или руководитель подразделения).

Объяснительная записка:

1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);

2) Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, фактов, сложившихся ситуаций.

Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

Первый содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;

Второй – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

В зависимости от количества заявителей заявление может быть:

Индивидуальным;

Коллективным (например, в статье 195 ТК РФ упоминается о заявлении от представительного органа работников).

Справка :

1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий;

2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Выделяют справки:

Подтверждающие факты биографического или служебного характера;

Отражающие основную (производственную) деятельность организации.

Их основная цель - подтвердить наличие или отсутствие определенного факта, например:

1) место работы;

2) должность, профессия, специальность;

3) стаж работы в определенной должности (по профессии, специальности);

В группу информационно-справочных документов входят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты, телеграммы, телефонограммы, факсограммы. К таким документам также можно отнести и относительно новый вид - электронные документы.

Основное назначение этой группы документов - передача информации от одного адресата к другому или фиксация каких- либо информационных сведений.

Информационно-справочные документы служат средством внутренних (в организации) (докладные и объяснительные записки, рапорты, акты) или внешних коммуникативных связей - со сторонними организациями и учреждениями (письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, сайт учреждения в Интернете).

В качестве примеров информационно-справочных документов в пособии будут рассмотрены письма, акты, докладные (служебные) записки и рапорты.

Оформление служебных писем

В учреждениях и органах УИС используются различные виды официальных документов информационно-справочного характера для обмена информацией в деятельности государственных учреждений, иных организаций и граждан. В зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи или посредством электрической связи) документы подразделяются на следующие виды: служебное письмо, телеграмма, электронное письмо (электронное сообщение), факсограмма.

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организа-

цией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) но фельдъегерской, почтовой связи.

Служебное письмо используется для оперативной связи между учреждениями и органами УИС и другими организациями, по своему содержанию может быть инициативным (запрос, разъяснение) либо в виде ответа.

Письмо как вид документа применяется для передачи информации между двумя корреспондентами: адресантом (отправителем письма) и адресатом (получателем письма), которыми могут быть и юридические, и физические лица. Этот вид документов выделяет способ их передачи - пересылку по почте (в том числе и электронной), а также с помощью факсимильной или телеграфной связи.

Основные функции делового письма:

- информационная (в письмах фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и интеллектуальной деятельности людей);
- коммуникативная (с помощью писем обеспечиваются внешние связи организации);
- правовая (содержание официального письма может быть использовано в качестве доказательства деятельности организации или частного лица);
- организационная (воздействие с помощью писем на людей в целях организации и координации их деятельности).

Из-за массового использования и большого разнообразия деловых писем четкая их классификация не представляется возможной. Но функциональному признаку выделяют следующие разновидности деловых писем .

Директивное (циркулярное) письмо - письмо, направляемое вышестоящей организацией и сообщающее подчиненным организациям определенные сведения, касающиеся их деятельности или имеющие распорядительный характер установки.

Гарантийное письмо - письмо, выражающее гарантию исполнения изложенных в нем обязательств. Такие письма направляют для подтверждения выполнения обещаний или оговоренных условий (качества работ и услуг, оплаты товара, сроков исполнения заказа и т.д.).

Письмо-извещение - письмо, сообщающее или утверждающее что-либо. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: «Сообщаем...» («Извещаем»), «На Ваш запрос сообщаем...», «Ставим Вас в известность...».

Письмо-предложение (письмо-оферта) - письменное заявление от имени одного предприятия (оферента), адресованное другому предприятию (акцептанту), о готовности заключить с ним договор на определенных условиях. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Претензионное письмо (письмо-рекламация) - письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения последней заключенных ранее договоров и обязательств. Претензионное письмо может содержать требование возмещения убытков. Рекламация может быть предъявлена в отношении объемов, сроков поставки, упаковки, маркировки и оплаты товара, качества и оплаты услуг и т.д.

Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. В рекламном письме приводится полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.

Сопроводительное письмо - письмо, информирующее адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов или материальных ценностей.

Письмо-подтверждение - сообщение о получении какого- либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) или о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.).

Письмо-просьба - письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей. Начинается со слов: «Прошу...» («Просим...»).

Письмо-напоминание - письмо, указывающее на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия.

Информационное письмо - письмо, сообщающее адресату о каком-либо факте или мероприятии. Можно рассматривать как разновидность письма-извещения.

Виды служебных писем в органах и учреждениях УИС :

- ответы о выполнении поручений директора ФСИН России, первого заместителя (заместителей) директора ФСИН России, руководителя территориального органа ФСИН России;
- ответы на запросы других организаций и граждан;
- ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции учреждения и органа УИС;
- инициативные документы, в том числе информационные письма для учреждений, подведомственных территориальному органу ФСИН России.

Письмо оформляется на специально предназначенном для этого вида документа бланке (бланке письма, см. приложения 6, 13) и содержит следующие реквизиты:

03 - эмблема организации;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на дату и номер входящего документа;
15 - адресат;
18 - заголовок к тексту;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения (если оно имеется);
24 - визы согласования (на копии письма);
22 - подпись;
25 - оттиск печати;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении копии письма в дело.

Правила оформления реквизитов бланка письма и реквизита «Адресат» рассмотрены в § 2 гл. 3.

Дата. Дата служебного письма, как правило, оформляется в день его подписания при регистрации службой делопроизводства. Ее оформляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Дата в соответствующем реквизите бланка оформляется цифровым способом. Например:

12.05.2013 №______

На №38 от 15.02.2013

В тексте служебных писем даты также печатаются цифровым способом, причем сначала дата, затем номер, например: от 12.05.2013 №609.

По всему тексту служебного письма должно быть единообразное написание дат - или цифровым способом, или словесноцифровым.

Не допускаются разрыв даты в словесно-цифровом способе и перенос на другую строку знака № и самого номера.

Регистрационный номер. Регистрационный номер служебного письма после его подписания состоит из цифровых индексов, указывающих на учреждение или орган УИС, его подготовившее, порядковый номер документа.

Например, № 2/ТО/1-55, где: 2/ТО/1 - индекс структурного подразделения территориального органа ФСИН России, которым подготовлено письмо; 55 - порядковый номер документа.

Ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается в специально отведенном на бланке месте, а также при необходимости в вводной части текста служебного письма.

Заголовок. Заголовок к тексту служебного письма должен быть кратким, точно передавать содержание документа, отвечать на вопросы о чем? (о ком?) и начинаться с прописной буквы: «Об изменении...», «О выделении...», «Об отмене...» и т.д.

Заголовок составляется ко всем служебным письмам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок располагается под угловым штампом служебного письма и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через одинарный межстроч-

ный интервал. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен быть выполнен единым шрифтом с текстом служебного письма.

Текст. Текст служебного письма излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Исполнители обязаны формулировать текст служебного письма в соответствии со следующими критериями:

- официальность, деловой стиль изложения, строгое соблюдение субординации;
- конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающая их двойное толкование;
- логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки.

Деловые письма служат инструментом делового общения, поэтому при их составлении следует придерживаться правил делового этикета.

В письменном общении деловой этикет выражается в выборе формулировок: обращения - в начале письма, а просьб, претензий, отказов, поручений и др. - в основной части письма.

Текст делового письма состоит из следующих частей :

1. Официальное обращение к адресату. В соответствии с деловым этикетом предусматривается сложное обращение к адресату: «Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемые коллеги!», при обращении к должности адресата - «Уважаемый председатель!».

Деловое письмо практически всегда начинается с обращения, то есть апелляции к личности адресата. Эта небольшая по объему часть текста очень важна как для ближайших, так и для перспективных целей общения. Основная функция обращения - установление контакта с адресатом. Одновременно оно является важным средством речевого этикета. Правильно выбранное обращение привлекает внимание адресата, задает переписке нужную тональность и помогает установлению и поддержанию деловых отношений.

Наиболее универсальная формула обращения, которое может использоваться в любых ситуациях делового общения, - эго «Уважаемый... !».

2. Вступительная часть. Включает предложение, благодарность адресату, мотивы и цель служебного письма.

Подтверждение: «Ваше письмо от 12.02.2014 получено».

Обоснование действий: «В соответствие с положениями Трудового кодекса Российской Федерации...»

Благодарность: «Мы благодарны за содействие».

Просьба: «Просим оказать содействие...»

Сопровождение: «Направляем копию контракта...»

Напоминание: «Напоминаем, что срок исполнения контрольного документа...»

Предложение: «Предлагаем исключить данный абзац...»

3. Основная часть. Представляет собой несколько стилистически связанных предложений, формулирующих существо вопроса.
4. Заключительная часть. Включает заключительную формулу вежливости. В соответствии с правилами этикета письмо, содержащее в начале текста личное обращение к адресату, должна завершать формула вежливости, которая вместе с обращением образует так называемую этикетную рамку. Заключительная формула вежливости по своей эмоциональной тональности должна соответствовать обращению и общему настроению письма.

Наиболее распространенные заключительные формулы вежливости: «С уважением...», «С искренним уважением...», «С глубоким уважением...».

Текст служебного письма отделяется от заголовка тремя межстрочными отступами (если имеются слова «Уважаемый... !», то от заголовка до этих слов и от них до текста по два отступа).

Служебные письма излагаются от первого лица множественного числа («Просим предоставить информацию...», «Направляем отчет по форме...» и др.), от третьего лица единственного числа («УФСИН России по Псковской области не считает возможным...», «УФСИН России по Орловской области предлагает рассмотреть возможность...»), на бланке письма - от первого лица

единственного числа («Прошу Вас представить данные о...», «Считаю возможным принять участие в...»).

Приложение. Реквизит «Приложение» отделяется от текста служебного письма двумя межстрочными интервалами. Слово «приложение» печатается с абзаца, с прописной буквы, без подчеркивания, после него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через один межстрочный интервал.

Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

При отсутствии в тексте служебного письма наименования прилагаемых документов они обязательно указываются в реквизите «Приложение», затем количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Отчет «...»

па 10 л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка к отчету на 2 л.

В служебных письмах, имеющих несколько адресатов, приложение может иметь следующий вид:

Приложение: па 4 л. в 3 экз. только в первый адрес.

В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается, например:

Приложение: программа в 3 экз.

Приложение к прилагаемому документу оформляется следующим образом:

Приложение: письмо ФСИН России от 10.02.2011 № 1-12-01 с приложениями к нему, всего на 7 л.

Согласование. Согласование служебных писем со структурными подразделениями, к компетенции которых они относятся, с курирующими заместителями руководителя учреждения или органа УИС осуществляется исполнителем. Визируется второй экземпляр служебного письма па лицевой стороне внизу последнего листа.

приказов (распоряжений), представляемые на подпись руководителю учреждения или органа УИС (лицу, исполняющему его обязанности), в обязательном порядке подлежат согласованию с юридической службой (юристом) учреждения и органа УИС.

Подпись. Реквизит «Подпись» отделяется от текста гремя межстрочными интервалами. В его состав включаются наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное в служебном письме, оформленном на бланке учреждения и органа УИС, полное - в иных случаях), специальное звание (классный чин), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается следующим образом:

Начальник

подполковник внутренней службы И.О. Иванов

(подпись)

Специальное звание (классный чин) в подписи указывается только, если у адресата оно также имеется.

Служебное письмо, подготовленное в один конкретный адрес, готовится в двух экземплярах, визы собираются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра.

Исполнитель служебного письма указывает свою фамилию, инициалы, номер телефона (служебного телефона) внизу на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра. В случае направления служебного письма по электрической связи документ готовится по аналогии с обзорным письмом - в одном экземпляре, визы собираются на обороте последнего листа, фамилия исполнителя и его телефон указываются на лицевой стороне.

См.: Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовноисполнительной системы.
См.: Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности:Учебное пособие.