Как найти и грамотно оформить сотрудников, которые будут вдохновлены на активную деятельность и стремиться к карьерному росту, подробно расскажем в статье.

Вы узнаете:

• Как проверить соискателя при приеме на работу. Как оформить прием в 1С.
• Как воспользоваться социальными сетями при поиске сотрудника.
• Как ИП принять нового сотрудника на работу так, чтобы потом не жалеть об этом

Как принять сотрудника на работу: алгоритм из 5 шагов

Шаг 1. Определяем должность для открытия вакансии.

Нужно определиться с тем, как будет называться должность (если ее еще не существует в вашем штаном расписании). Если в списке перечислено очень много действий, то, возможно, возникнет необходимость принять не одного нового сотрудника на работу, а двух или более. Если мы обратимся к примеру, приведенному выше, то название должности будет звучать как менеджер ООТЗ (что расшифровывается как отдел оформления технических заданий).

Лучшая статья месяца

Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.

Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.

Шаг 2. Приступаем к поиску соискателей.

Здесь предлагается два пути.

• Распространенная практика.

В большинстве случаев, когда возникает необходимость принять нового сотрудника на работу, публикуется объявление о вакансии. Ответственный специалист отбирает резюме, соискатели приглашаются на собеседование, по результатам которого и определяется, готова компания зачислить в свои ряды очередного кандидата на данную должность или нет.

Как правило, в недавно созданных организациях к соискателям относятся более доверчиво, так как молодой команде очень нужны кадры, и хочется принять новых сотрудников на работу как можно скорее. Обычно только что трудоустроенный специалист старается продержаться на своей должности до первой заработной платы, после чего возникает высокая вероятность того, что он покинет компанию. Иногда новые сотрудники даже не дожидаются дня выдачи денег и подают заявление об уходе. Для компании это означает начало нового этапа поиска и отбора необходимого специалиста.

• Более эффективный метод.

Как же компании принять нового сотрудника на работу так, чтобы он остался в коллективе надолго и приносил пользу? Отбирайте персонал для компании с запасом. Попробуйте оформить кандидата сначала на должность стажера с четко ограниченным испытательным сроком. Окончательно принять нового сотрудника на работу следует только тогда, когда он на практике докажет, что способен справляться с предложенными ему обязанностями. В противном случае он останется в ранге стажера со всеми соответствующими этому уровню условиями.

Шаг 3. Составляем объявление о поиске сотрудника.

Лучше всего, если объявление о поиске и готовности компании принять нового сотрудника на работу будет написано в нестандартной форме. Это привлечет внимание кандидатов. После отклика на это объявление, как правило, соискатель приглашается на собеседование.

Приветствуя претендента, следует уточнить, какая именно компания и вакансия его интересует. Далеко не во всех случаях кандидаты отчетливо осознают, куда именно они пришли, так как не запоминают названия всех многочисленных фирм, в которые они рассылали свои резюме. Так что такая начальная проверка необходима. Если все верно, то переходим к следующему этапу.

Шаг 4. Тестируем претендента.

Предлагаем кандидату занять место за рабочим столом и даем ему время ознакомиться со всеми необходимыми документами от компании.

Шаг 5. Обучаем стажера.

Все новые сотрудники, которых компания готова принять на работу, должны проходить обучение, находясь на должности стажера. И только по достижении человеком реальных результатов можно обсуждать его перевод на пост постоянного менеджера. Конкретным итогом работы специалиста по продажам являются деньги, поступившие от заказчика. Как только они появляются, заканчивается испытательный срок. Компания готова принять нового сотрудника на работу.

Как проверить сотрудника при приеме на работу

Прежде чем принять нового сотрудника на работу, важно проверить его благонадежность. Еще недавно добыть такую информацию можно было только через органы безопасности либо через контакты в правоохранительной системе. Сейчас большую часть проверки можно проводить бесплатно и своими силами.

Анализируя сведения о новом сотруднике, которого вы хотите принять на работу, следует уделить внимание следующим моментам:

• соответствуют ли официальные данные документов кандидата информации, которую он указал в анкете;
• существует ли в отношении этого человека судебная и исполнительная практика, и какой она носит характер.

Во время приема на работу каждый сотрудник обычно отвечает на вопросы анкеты, а также подтверждает свое согласие на проверку и обработку личных данных. К анкете он прилагает копии документов: паспорт, военный билет, дипломы и аттестаты об образовании, сертификаты, трудовая книжка. Сотрудники отдела кадров проверяют их на соответствие сведениям, указанным в анкете.

Существуют общедоступные государственные ресурсы, которые способны помочь вам проверить благонадежность кандидата, прежде чем окончательно принять его на работу.

1. Сайт Главного управления МВД РФ по вопросам миграции http://services.fms.gov.ru/, на котором можно найти информацию о действительности паспорта и разрешения на работу иностранного гражданина.
2. Сайт Федеральной налоговой службы РФ https://service.nalog.ru/inn.do поможет проверить или установить ИНН нового сотрудника при помощи паспортных данных.
3. На любом из сервисов по сбору информации о юридических лицах вы сможете при наличии ИНН установить факт участия физического лица в деятельности юридических лиц в роли учредителя или руководителя. Один из таких ресурсов: https://focus.kontur.ru.
4. Существуют многочисленные интернет-базы, на которых можно проверить фактическую регистрацию граждан: www.telespravka.com, http://telru09.net, http://bankludei.ru, http://chop.cricket, http://uris.lol и другие.
5. Социальная сеть профессиональных и деловых контактов Linkedin предоставит сведения о деятельности и трудовом опыте соискателя. Сервис Яндекс.Люди поможет найти аккаунты физического лица в нескольких социальных сетях одновременно.
6. Cайт Федеральной службы судебных приставов РФ http://fssprus.ru/iss/ позволит проверить кандидата на наличие задолженностей (в том числе и розыск за них), открытых исполнительных производств, ограничений в правах.
7. 7. Система ГАС Правосудие http://www.sudrf.ru/ поможет установить, привлекался ли человек к уголовной, административной и гражданской ответственности. Данные надо отслеживать одновременно по судам общей юрисдикции и по участкам мировых судей по месту регистрации проверяемого лица. Альтернативным методом для поиска подобной информации может стать специализированный запрос к Яндексу, например, следующего типа: (Имя /(+2 -1) Фамилия) && (суд | иск | апелляция | кассация | адвокат | истец | ответчик | потерпевший).
8. Сайт МВД РФ https://mvd.ru/wanted позволит определить, находится человек в федеральном розыске РФ или нет.

Во время проверки кандидата не стоит пренебрегать и такими привычными методами, как опрос предыдущих работодателей, проверка кредитной истории соискателя, проведение с ним профессиональных бесед, применение тестов на полиграфе или компьютере с целью определения наклонностей человека. Только осуществив многоуровневую проверку претендента, компания может без проблем принять нового сотрудника на работу.

Как принять на работу сотрудника в «1С»

Ниже представим пошаговое описание того, как можно принять нового сотрудника на работу и оформить это в программе «1С:Бухгалтерия 8.3 (3.0)».

Шаг 1. Зайти в меню программы «1С» - «Зарплата и кадры», открыть раздел «Кадровый учет», выбрать ссылку «Приемы на работу». Появляется окно, в котором нужно создать новый документ.

Шаг 2. Заполнить поля:

• организация (если в программе ведется учет по нескольким организациям);
• подразделение;
• должность – «Администратор»;
• сотрудник.

Примечание: один и тот же человек может одновременно работать в организации на нескольких должностях. Например, на основной и по совместительству. Начисления происходят по-разному, а НДФЛ удерживается с одного физического лица.

По этой причине в программе «1С» версии 8.3 существуют два справочника: «Физические лица» и «Сотрудники».

Шаг 3. Ввести в «1С» нового работника. Для этого оформляется карточка сотрудника, и физическое лицо создается автоматически. Сделать это можно здесь же, из поля «Сотрудник»: нажимаем «Создать».

Указываем Ф. И. О. Например, Иванов Иван Иванович.

В программе «1С:Бухгалтерия 8.3» обязательно нужно «привязать» сотрудника к организации, даже если она одна.

Шаг 4. Указываем реквизиты:

• подразделение,
• должность,
• вид занятости,
• оклад.

Они заполнятся автоматически после проведения документа «Прием на работу».

Шаг 5. Нажать «Записать и закрыть», после чего поле в документе заполнится автоматически.

Шаг 6. Даты документа и приема необходимо проставить на месяц раньше. Это делается для того, чтобы в текущем месяце уже произошло начисление.

Шаг 7. В табличной части, для примера, указываем оклад 40 000 руб. Остальные реквизиты оставляем неизменными. Проводим документ:

• прием на работу сотрудника в «1С:Бухгалтерия 8.3».

Процесс оформления и принятия сотрудника на работу завершен. С этого момента он официально принят в компанию, и на его имя могут производиться начисления и фиксироваться выдача заработной платы.

Где найти хорошего сотрудника

Интернет предлагает много сайтов по подбору персонала. Качественные ресурсы обладают множеством достоинств: удобный интерфейс, оперативная работа модераторов, возможности для быстрого поиска.

Очень важно, чтобы сайт имел высокие показатели посещаемости, от которых зависит количество вакансий и резюме на его базе. Ниже мы рассмотрим подробнее некоторые ресурсы по подбору персонала, которые зарекомендовали себя как лучшие.

• HeadHunter.

Компания HeadHunter была основана в 2000 году и сегодня является лидером в области интернет-рекрутмента. Модераторы проверяют вручную все резюме и вакансии прежде, чем опубликовать их на сайте. Этим объясняется их высокое качество.

Главные посетители HeadHunter - это менеджеры высшего и среднего звена. Для соискателей доступ к списку вакансий открыт, а для работодателей публикация свободных должностей или просмотр размещенных резюме являются платными.

Дополнительным преимуществом стоит назвать удобный интерфейс портала. К примеру, если работодатель желает пригласить заинтересовавшего его кандидата на , чтобы потом, возможно, принять его на работу, ему достаточно для этого нажать на одну кнопку.

• SuperJob.

Компания SuperJob была основана также в 2000 году. Размещение вакансий для работодателей является здесь платной услугой. Только для некоторых мелких бюджетных организаций помощь в поиске сотрудников сайт предоставляет безвозмездно. На портале есть раздел «Подработка», который отлично подходит всем, кто ищет временную возможность заработать, например, студентам во время каникул.

• Rabota.ru.

Этот сайт обладает удобным интерфейсом, при помощи которого свою анкету может выложить даже малоопытный интернет-пользователь. Размещение резюме происходит бесплатно, а работодатели вносят деньги за публикацию своих объявлений о поиске кандидатов. Стоимость немалая, однако траты полностью оправдывают себя за счет быстрого и качественного подбора сотрудников.

Каталог вакансий четко структурирован. Возможна бесплатная рассылка информации о появлении новых рабочих мест.

Кроме перечисленных, существует и множество других сайтов по подбору персонала. Однако многие из них, несмотря на свои преимущества, имеют также и значительные недостатки. К примеру, некоторые не предоставляют возможностей для удобного и быстрого поиска, на других отсутствует работа модераторов. Безусловно, и у таких сайтов есть посетители и пользователи, но объективно качественными ресурсами они не являются.

Аудитория самых популярных в России порталов HeadHunter.ru, Job.ru, Rabota.ru, Mail.ru насчитывает не более 6 млн человек, в то время как этот показатель у социальных сетей «ВКонтакте», Facebook, «Одноклассники» и «Мой мир» превышает 66 млн посетителей в месяц.

Помимо всего прочего, поиск сотрудников через социальные сети обходится в 2,5 раза дешевле, а благодаря активному применению инструментов таргетинга быстрее и надежнее.

Для оптимального результата лучше всего сочетать следующие методы поиска сотрудников:

• официальный интернет-сайт компании;
• печатные СМИ;
• контекстная реклама в поисковых системах;
• специализированные интернет-ресурсы, предназначенные для поиска работы и сотрудников (Rabota.ru, HeadHunter, Job.ru);
• реклама в социальных сетях.

Важно организовать процесс поиска так, чтобы заинтересованный человек смог получить напрямую с этих ресурсов доступ на сайт компании, где он мог бы оставить свои контактные данные. Эту информацию изучает сотрудник маркетингового отдела, после чего он может принять решение о приглашении данного кандидата на собеседование.

Некоторые работодатели устанавливают заведомо высокую планку требований к соискателям, которых будут готовы принять в коллектив: помимо необходимого образования и опыта работы, во внимание берутся и психологические аспекты человека: его интересы, увлечения, предпочтения. К примеру, если претендент занимается спортом, это будет плюсом, так как говорит о том, что он стремится к саморазвитию и самосовершенствованию.

Безусловно, принять нового сотрудника на работу можно только составив о нем полное впечатление, которое реально получить при личной встрече. Однако изучение профилей кандидатов в социальных сетях помогает произвести сегментацию целевой аудитории и построить рекламную кампанию, учитывая особенности соискателей. Этим объясняется тенденция многих успешных предприятий перенаправлять бюджет и силы отдела маркетинга на взаимодействие с социальными сетями.

Часто соискатели просто публикуют свое резюме на сайте по поиску работы, а наниматель размещает на странице своей организации информацию об открытой вакансии. Просто ожидая откликов, они занимают довольно пассивную позицию.

Если же у нанимателя есть необходимость в том, чтобы принять нового сотрудника на работу по открытой вакансии как можно быстрее, то он старается через все возможные каналы достучаться до своей целевой аудитории, постоянно отправляя приглашения кандидатам на собеседования. Активная позиция соискателей будет заключаться в том, что они постараются как можно шире и полнее представить себя через подробное описание своих способностей, опыта работы, достижений, личностных характеристик, что значительно повышает их шансы быть принятыми на желаемую должность. Вся эта информация публикуется не только в резюме, но и на аккаунтах соискателей в социальных сетях.

На сегодняшний день нет однозначных данных о том, что использование соцсетей в поиске персонала играет ключевую роль и значительно ускоряет подбор кандидатов. При этом к нему стоит отнестись с подобающим вниманием и использовать как дополнительную возможность в : найти подходящую должность или принять нового сотрудника на работу.

Рассмотрим в качестве примера следующую ситуацию: крупная производственная организация объявила об имеющейся вакансии – должности коммерческого директора. Так как компания являлась узкоспециализированной, кандидат требовался исключительно с опытом работы в данной области. Классический поиск по рекрутинговым сайтам результатов не принес, а на объявление, размещенное в одной из популярных соцсетей, откликнулся бывший коллега. Он предложил подходящего специалиста, который впоследствии и был принят в компанию.

Мнение эксперта

Какие использовать тесты для отбора

Яна Недзвецкая ,

генеральный директор, арт-директор брендов LO и JN компании «Фиджи», Москва

В каждой социальной сети у нас есть свой сегмент кандидатов. Так, например, образованных специалистов с высокой квалификацией старше 45 лет мы обычно находим в сети Facebook, синие воротнички чаще откликаются через «ВКонтакте», а на сайте «Одноклассники» мы всегда можем найти представителей линейного персонала (продавцы, швеи). Есть у нас и свой сайт по поиску сотрудников: hr.misslo.com. Если на одну и ту же вакансию претендуют несколько человек, мы используем специальные тестирования, которые помогают нам отобрать наиболее подходящую кандидатуру и впоследствии принять нового сотрудника на работу.

1. Тест «Колобок». Этим проверенным методом мы пользуемся на протяжении вот уже 5 лет. На собеседовании мы просим соискателей представить план сказки «Колобок». Многие молодые претенденты неверно понимают задачу и начинают рассказывать сюжет сказки. Среди кандидатов старше 45 лет гораздо больше тех, кто улавливает, что именно требуется, и выделяют из всей сказки только самые главные факты.

2. Информация о достижениях на предыдущем месте работы и степени вовлеченности . Мы задаем вопросы о результатах соискателя на его прошлых местах занятости с тем, чтобы для себя понять и определить: какой вклад он сможет внести в развитие нашей компании и стоит ли нам принять такого сотрудника на работу. Важно для нас и то, насколько будет новый специалист посвящать себя деятельности в компании. Более возрастные кандидаты чаще готовы полностью погрузиться в работу. В нашей компании недавно появились два новых сотрудника, это иногородняя супружеская пара (48 и 52 лет). Они искали для себя другие возможности развития, после того как вырастили и воспитали собственных детей. Они очень активны, открыты новой информации, с радостью приступают к работе в любых проектах.

3. Техническое задание. Мы просим соискателей выполнить техническое задание, соответствующее той должности, на которую они претендуют. Наш опыт показывает, что кандидаты моложе 35 лет не особо талантливы в планировании своей работы. Более возрастные люди значительно увереннее подходят к решению задачи. К примеру, для специалистов в возрасте больше 40 лет не составляет труда выполнить задание, в котором отражены только основные моменты. Например, ТЗ на изготовление рекламного ролика:

• выбрать три образца одежды в стиле «офис»;
• продолжительность ролика – 50 секунд;
• разместить готовое видео на всех официальных аккаунтах бренда в социальных сетях.

Для более молодых специалистов техническое задание следует описать более подробно: нужно указать все артикулы, все стандартные заставки, тщательно прописать последовательность выхода модели и прочие детали. Если не предоставить все эти данные молодому сотруднику, высока вероятность того, что он что-то упустит. Кроме того, важно ознакомить работника со списком соцсетей, где представлена марка компании. При самостоятельном изучении данного вопроса сотрудник наверняка упустит некоторые из них.

4. Проверка уровня владения коммуникативными навыками и умения следовать стандартам. Наш опыт показывает, что более взрослые сотрудники умеют лучше общаться с клиентами. К примеру, в нашей компании должность менеджера по закупкам занимает женщина, которой 52 года. Ей приходится договариваться о ценах со своими коллегами из других компаний, чаще всего молодыми сотрудницами. Наш специалист общается с ними уважительно и уравновешенно и при этом достигает невероятных результатов (экономия до 30 %), благодаря тому что удается договориться о выгодных ценах. Я могу отметить также, что возрастные члены коллектива предельно внимательно относятся к стандартам и гораздо реже нарушают их, чем молодые сотрудники. В работе более опытного персонала прослеживается больше четкости и обязательности, соответствия требованиям.

Как искать кандидатов в социальных сетях

Отличительной чертой поиска специалистов в социальных сетях является то, что здесь можно не только посетить страницу заинтересовавшего вас претендента, но и узнать больше персональных данных о нем, выйти с ним на прямое общение, которое поможет вам лучше понять, стоит принять данного соискателя на работу или нет.

1. Подробное знакомство с претендентом.

В первую очередь в соцсетях штудируют информацию те, кто находится в активном поиске новой работы; во вторую очередь это те, кто просто неудовлетворен настоящим местом занятости, однако не прилагает специальных усилий по подбору новой должности; в-третьих, те, кто является вашим потенциальным сотрудником, но сами об этом пока не догадываются. Контекстная реклама, размещенная в социальных сетях, способна охватить все три сегмента и позволит вам организовать поиск подходящих кандидатов в соответствии с различными критериями: по месту проживания, по демографическим признакам, по образованию, профессиональному опыту, по хобби и интересам. Это предоставляет возможность затронуть те слои целевой аудитории, которые обычно остаются за рамками стандартного поиска, что особенно важно для подбора сотрудников в узкоспециализированных отраслях.

2. Хороший выбор молодых специалистов.

Если вы готовы принять на работу новых сотрудников молодого возраста, вам стоит обратить внимание на студентов, которые завершают свое обучение в ВУЗе по необходимому вам профилю. Вы можете создать особые настройки в своей рекламной кампании для того, чтобы отбирать учащихся последних курсов по интересующей специализации с проживанием в вашем городе.

3. Более глубокий таргетинг.

Если же вам нужно принять на работу нового сотрудника с опытом в определенной области, то рекламную кампанию следует слегка видоизменить: добавить настройку поиска тематических сообществ в Интернете (группы в соцсетях), провести отбор кандидатов по интересам, настроить учет должностей соискателей (некоторые пользователи оставляют такие данные, когда заполняют анкеты).

Несмотря на положительный опыт использования соцсетей при , мы рекомендуем не пренебрегать и другими возможностями по продвижению вакансий, ведь вопрос мониторинга, подбора и принятия на работу персонала должен решаться комплексно.

10 шагов, которые помогут правильно принять сотрудника на работу

Перед тем как принять нового сотрудника на работу, важно проинформировать его о необходимости прохождения некоторых этапов, которые предусмотрены законодательством: медицинский осмотр, отбор на конкурсной основе и др.

Шаг 1. Медицинский осмотр.

Новый сотрудник обязан пройти медицинский осмотр до того, как приступить к своим обязанностям, если он является:

• несовершеннолетним гражданином;
• лицом, приступающим к работе в области торговли или общественного питания, а также сотрудником предприятия пищевой промышленности. Необходимо проходить медосмотр повторно с установленной периодичностью (ежегодно – для работников, не достигших 21 года).

Шаг 2. Написание заявления сотрудником.

Для того чтобы принять нового сотрудника на работу, нужно получить от него заявление. Его визирует руководитель того отдела, в котором планирует трудиться специалист.

После этого глава компании рассматривает заявление (оно должно содержать резолюцию и отметку об исполнении документа). Если он одобряет решение принять нового сотрудника на работу, происходят дальнейшие этапы оформления специалиста.

Шаг 3. Заключение договора.

Принять на работу нового сотрудника можно, заключив с ним гражданско-правовой либо трудовой договор. В случае оформления гражданско-правового договора компания получает некоторые преимущества: упраздняются отчисления в ФСС, больничные и отпускные. Такой вид соглашения заключается только в ситуации, если необходимость принять специалиста на данную должность носит не постоянный, а временный характер, то есть для компании более важным является конкретный результат от выполненной человеком работы, чем его длительная трудовая деятельность. Все остальные случаи, когда предприятие готово принять нового члена коллектива, предполагают подписание трудового договора.

Шаг 4. Прием сотрудника – проставление подписей.

На этом этапе происходит знакомство нового работника с должностными инструкциями и другой важной документацией организации. Наличие должностной инструкции в компании не является обязательным, но очень часто данный документ помогает прояснить многие вопросы и разногласия, возникающие непосредственно в производственном процессе.

Работник подписывает ряд необходимых документов. Помимо трудового соглашения это еще и подтверждение о своем согласии на обработку его личных данных и обязательство не разглашать коммерческую тайну.

У сотрудников, занятых по временным трудовым соглашениям, так же как и у других работников, есть право на ежегодный отпуск. При этом они получают дополнительные дни отдыха по особым правилам: в соответствии со ст. 291 ТК РФ они имеют право на оплачиваемый отпуск или компенсацию при увольнении (положены два дня за месяц работы). Это означает, что максимальная длительность отпуска, на который может рассчитывать временно трудоустроенный человек, будет составлять четыре дня.

7. Расставайтесь по закону.

Срочное трудовое соглашение может быть расторгнуто на основаниях, прописанных в Трудовом кодексе РФ:

• инициатива самого сотрудника;
• инициатива работодателя;
• обстоятельства, не зависящие от воли сторон;
• окончание срока соглашения.

Согласно ТК РФ существует особый порядок расторжения срочного трудового договора. Работник должен письменно оповестить своего нанимателя о преждевременном увольнении за три дня до прекращения своей деятельности (ст. 292 ТК РФ). В случае стандартного договора сотрудник подает заявление своему руководству за две недели до предполагаемого ухода (ст. 80 ТК РФ).

Если действие договора желает досрочно прекратить сам работодатель, то в этом процессе также есть некоторые нюансы. Если увольнение происходит по причине уничтожения организации или уменьшения численности коллектива, то руководство должно проинформировать об этом свой персонал за два месяца до расторжения трудовых отношений (ст. 180 ТК РФ), а специалистов, работающих по трудовому договору на период до двух месяцев, оповестить не менее чем за три дня до окончания срока его действия (ст. 292 ТК РФ).

Сотрудник, заключивший трудовое соглашение не более чем на два месяца, не имеет права на выходное пособие при увольнении (ст. 292 ТК РФ). Другое решение может быть закреплено федеральными законами, коллективным договором или включено по соглашению сторон в трудовой договор.

8. Продлевайте временный договор по правилам.

В ситуации, когда сотрудник работает дольше оговоренного срока, соглашение будет считаться заключенным на неопределенный период.

Трудовой договор, который был оформлен для осуществления временных работ, прекращает свое действие во время беременности сотрудницы. Можно ли такое соглашение считать заключенным на неопределенный срок?

Работодатель обязан пролонгировать срок действия данного договора вплоть до окончания беременности (ст. 261 ТК РФ). Работница должна письменно изложить свою просьбу об этом, приложить медицинское подтверждение факта беременности. Женщина, трудовое соглашение с которой было пролонгировано до окончания беременности, должна предоставлять медицинскую справку, подтверждающую свое состояние, если наниматель запрашивает данный документ. Если сотрудница продолжает работать после факта завершения беременности, то предприятие имеет право расторгнуть такие трудовые отношения по причине истечения срока действия договора в течение семи дней, начиная со дня, когда было выявлено окончание беременности.

Прием на работу совместителя: примерная пошаговая процедура

ПРИЕМ НА РАБОТУ СОВМЕСТИТЕЛЯ:
ПРИМЕРНАЯ ПОШАГОВАЯ ПРОЦЕДУРА

Шаги, предшествующие оформлению приема работника на работу

Собственно оформлению приема на работу могут предшествовать некоторые этапы, предусмотренные законом: избрание на должность, избрание по конкурсу, медицинский осмотр или др.

Предъявление работником документов. Принятие работодателем документов от будущего работника. Рассмотрение работодателем предъявленных документов и принятие решения о приеме работника на работу.

На данном этапе необходимо выяснить, существуют или нет у кандидата ограничения на занятие определенными видами деятельности (ст. 351.1 ТК РФ).

Согласно ст. 283 ТК РФ лицо, поступающее на работу по совместительству к другому работодателю, не предъявляет трудовую книжку в случае, если по основному месту работы работодатель ведет трудовую книжку на данного работника или если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформлялась. При приеме на работу по совместительству, требующую специальных знаний, работодатель имеет право потребовать от работника предъявления документа об образовании и (или) о квалификации либо его надлежаще заверенной копии, а при приеме на работу с вредными и (или) опасными условиями труда - справку о характере и условиях труда по основному месту работы.

При принятии решения о приеме на работу следует помнить, что не допускается работа по совместительству:

– лиц в возрасте до восемнадцати лет;

– на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если основная работа связана с такими же условиями;

– в других случаях, предусмотренных ТК РФ (ст. 329 – для работников транспорта, ст. 276 – для руководителя организации, ст. 348.7 - для спортсменов и тренеров) и иными федеральными законами.

Ряд запретов и ограничений на совместительство установлен для судей, прокуроров, сотрудников полиции, военнослужащих, государственных служащих, муниципальных служащих и др.

Работодатель (кадровый работник или иное уполномоченное лицо) знакомится с предъявленными документами, проверяет их подлинность.

Если сторонами будет принято решение о поступлении работника на работу к работодателю, то в дальнейшем работодатель (кадровый работник или иное уполномоченное лицо) снимает копии с документов и заверяет их (при необходимости помещения таких копий в личное дело работника в случаях, когда у работодателя ведутся личные дела работников), переносит сведения с предъявленных документов в личную карточку работника, затем подлинники документов (паспорта, документа об образовании и др.) возвращаются работнику.

Медицинский осмотр работника в предусмотренных законом случаях.

Согласно ст. 69 ТК РФ обязательному предварительному медицинскому осмотру при заключении трудового договора подлежат:

1) лица, не достигшие возраста восемнадцати лет;

2) иные лица в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ;

3) иные лица в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Сообщение работодателю обязательных сведений.

Согласно ст. 64.1 ТК РФ граждане, замещавшие должности, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, после увольнения с государственной или муниципальной службы в течение двух лет обязаны при заключении трудовых договоров сообщать работодателю сведения о последнем месте службы.

Шаги по оформлению работника на работу

1. Получение от работника заявления о приеме на работу.

Данный шаг не является обязательным для большинства работодателей, потому что ТК РФ не предусматривает подачи работником такого заявления. Подача заявления обязательна при поступлении на государственную и муниципальную службу (ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации).

Если заявление о приеме на работу работником все же подано и принято работодателем, то его регистрируют в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации заявлений работников.

2. Ознакомление работника с локальными нормативными актами работодателя и с коллективным договором (при его наличии).

Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Должностная инструкция, как правило, также является локальным нормативным актом работодателя (в редких случаях она является приложением к трудовому договору).

• Правила внутреннего трудового распорядка. Образец >>

Порядок ознакомления с локальными нормативными актами Трудовым кодексом РФ не определен, на практике существуют различные варианты:

• к локальному нормативному акту прикрепляются ознакомительные листы, на которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и даты ознакомления (такие листы прошиваются вместе с локальным нормативным актом),
• ведение журналов ознакомления с локальными нормативными актами, в которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и указывают даты ознакомления.
  Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами >>

При приеме работника на работу в текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты*.

Определенный порядок ознакомления с локальными нормативными актами может быть закреплен в одном из локальных нормативных актов работодателя. Выясните существующий у Вашего работодателя порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами до того, как начнете знакомить с ними работника.

3. Заключение с работником трудового договора и при наличии оснований договора о полной материальной ответственности.

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составления трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

В трудовой договор должны быть включены обязательные сведения и условия (ч. 1 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ) и могут быть включены дополнительные условия (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

Вместе с тем в трудовом договоре с совместителем должны быть учтены особенности правового регулирования труда с совместителями, установленные главой 44 ТК РФ.

В трудовом договоре обязательно указание на то, что работа является совместительством.

Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности – это необязательный шаг. Однако он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности, а после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать или увольнять непокорных. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше не попадать в такую ситуацию и заключить договор о полной материальной ответственности до начала сопротивления работника, еще при решении вопроса о приеме и оформлении его на работу. При этом не забывайте, что заключение таких договоров возможно только со строго очерченным законодателем кругом работников.

Согласно ст. 244 ТК РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. Причем перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.

В настоящее время действуют перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85. Данным постановлением утверждены и типовые формы договоров о полной материальной ответственности.

• Договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Типовая форма >>
• Договор о полной коллективной материальной ответственности. Типовая форма >>

4. Регистрация трудового договора и договора о полной материальной ответственности в установленном у работодателя порядке. Например, трудовой договор может регистрироваться в журнале регистрации трудовых договоров, а договор о полной материальной ответственности – в журнале регистрации договоров о полной материальной ответственности с работниками.

• Журнал регистрации трудовых договоров. Примерная форма>>

5. Вручение работнику его экземпляра трудового договора.

Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Рекомендуем перед подписью ставить фразу «Экземпляр трудового договора мною получен».

Если с работником подписан договор о полной материальной ответственности, то один его экземпляр также передается работнику.

6. Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Приказ о приеме работника на работу издается на основании заключенного трудового договора, и его содержание должно строго соответствовать условиям заключенного трудового договора.

7. Регистрация приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в установленном у работодателя порядке , например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).

8. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под подпись.

Согласно ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

9. Решение вопроса о записи в трудовую книжку.

Если трудовая книжка совместителя хранится у работодателя по основному месту работы (он выбрал ведение бумажной трудовой книжки или пока не выбрал ничего), то по желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Таким образом, если работника принимают на работу в порядке внутреннего совместительства, то при желании работника (которое рекомендуется оформлять заявлением работника) в трудовую книжку делается запись о работе по совместительству.

Если работника принимают на работу в порядке внешнего совместительства, то у него следует спросить, планирует ли он вносить в свою трудовую книжку на основной работе запись о работе по совместительству. При желании работника по его письменному заявлению на основании ст. 62 ТК РФ выдается копия приказа о приеме на работу по совместительству, заверенная надлежащим образом, справка о работе по совместительству, чтобы работник мог предоставить их по основному месту работы для внесения записи о работе по совместительству в трудовую книжку.

• Образцы записей в трудовую книжку, правила заполнения >>

10. Оформление на работника личной карточки, ознакомление его под подпись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку.

Согласно п. 12 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики.

Личная карточка может быть зарегистрирована в установленном у работодателя порядке, например, в журнале учета личных карточек работников.

11. Включение работника в табель учета рабочего времени, другие документы.

12. Если работник принимается на условиях внешнего совместительства, то можно запросить у него справку с основного места работы о том, когда ему будет предоставлен отпуск в текущем году.

Это целесообразно сделать, потому что лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе.

Возможны и дополнительные шаги: оформление личного дела, сообщение о приеме на работу работника его бывшему работодателю, сообщение сведений о работнике в военкомат и др.

Оформление личного дела работника, если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела. Для большинства работодателей ведение личных дел не является обязанностью. Ведение личных дел обязательно только в тех случаях, когда это предписано законом, например, для государственных служащих, муниципальных служащих, работников таможни, прокуратуры. Обычная коммерческая компания, для которой законом не установлена обязанность ведения личных дел, вправе их не вести. Но вправе и вести, если руководство считает это нужным. В таком случае порядок ведения личных дел определяется локальным нормативным актом работодателя, регулирующим отношения, связанные с персональными данными работника (например, положением о персональных данных и ведении личных дел). Личные дела могут быть зарегистрированы в установленном у работодателя порядке, например, в журнале учета личных дел работников.

Сообщение бывшему работодателю о заключении трудового договора с работником, если принятый работник является бывшим государственным служащим или бывшим муниципальным служащим. Согласно ст. 64.1 ТК РФ работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации. Данный порядок установлен Постановлением Правительства РФ от 21.01.2015 N 29 «Об утверждении Правил сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации». Документ, который направляется бывшему работодателю, регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации исходящих документов.

Направление в соответствующий военный комиссариат и (или) органы местного самоуправления сведений о гражданине, подлежащем воинскому учету, и принятии его на работу (п. 32 Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719). Документ, который направляется в военный комиссариат и/или органы местного самоуправления, регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации исходящих документов.

* Некоторые кадровые специалисты при ознакомлении работника с локальными нормативными актами просят его указывать не только дату, но и время ознакомления, таким образом подчеркивая соблюдение требования кодекса о том, что работник должен быть до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. Соответственно и при подписании трудового договора просят работника указывать время. Мы не возражаем против такого усердия, но полагаем, будет достаточным при ознакомлении работника с локальными нормативными актами работодателя указывать дату ознакомления, а в трудовой договор включать фразу о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя (с перечислением этих актов).

Рано или поздно практически каждый бизнесмен сталкивается с наймом персонала в свою фирму. Подбор соискателей и их прием – процесс непростой, не зря же в крупных компаниях этим занимаются специальные службы. Когда подходящий человек найден, прежде чем он приступит к обязанностям, его нужно правильно оформить. Трудовое законодательство довольно строго регламентирует, как принять на работу сотрудника и какие документы необходимо для этого подготовить.

Документы, необходимые для приема на работу

Не будем останавливаться на этапе, предваряющем прием нового сотрудника на работу: собеседованиях, тестированиях и прочих процедурах, которые работодатель проводит, чтобы убедиться в пригодности кандидата. Прежде чем приглашать человека на оформление трудового соглашения, нужно убедиться, что у него в наличии все необходимые бумаги:

• паспорт;
• ИНН и страховое пенсионное свидетельство;
• документы об образовании;
• трудовая книжка;
• документы воинского учета (для военнообязанных).

Если сотрудник впервые устраивается на работу, у него могут отсутствовать трудовая книжка, налоговое свидетельство, СНИЛС. Оформление трудовой книжки возлагается на работодателя, а остальные документы можно запросить позже.

Для ряда должностей предусмотрено обязательное прохождение медкомисии: для работников, контактирующих с продуктами, медперсонала, силовиков, водителей и т.д. Сотрудникам, относящимся к таким категориям, необходимо предъявить справку о медицинском осмотре.

Если с бумагами все в порядке, поступающий должен написать заявление о приеме на работу. Заявление проходит согласование по маршруту, предусмотренному внутренними регламентами организации, и только после получения визы директора можно приступать к формированию пакета документов по сотруднику.

Оформление трудового договора

Физическое лицо можно принять на работу либо по трудовому контракту, либо по гражданско-правовому договору. Первый вариант предполагает включение сотрудника в штат предприятия и запись в трудовой книжке (кроме совместителей). Во втором случае подразумевается работа вне штата, без оплаты отпусков и больничных.

Большинство предприятий нанимает персонал «по трудовой» с заключением срочного или бессрочного договора:

1. По срочному соглашению сотрудник привлекается к работе на определенный период, например, на 1 год с конкретной датой увольнения либо на срок, окончание которого будет определяться выходом временно отсутствующего основного работника. Самая распространенная формулировка – на время декретного отпуска.
2. Если иное не указано в тексте договора, он считается бессрочным, а сотрудник – принятым на постоянную работу.

Контракт с работником, принимаемым в штат, должен раскрывать все существенные условия труда:

• должность и подразделение;
• физическое место работы;
• режим работы;
• размер и порядок оплаты;
• дополнительные условия;
• функциональные обязанности.

Обязательными пунктами являются права и обязанности сторон, порядок урегулирования разногласий между работником и работодателем. Если при поступлении предусмотрен испытательный срок, информация об этом должна быть зафиксирована в трудовом договоре с указанием срока испытания. Согласно ТК РФ он не может превышать 3 месяца, а принять на работу руководящего работника можно с полугодовой «проверкой».

Трудовое соглашение оформляется в письменной форме, в двух идентичных экземплярах - по одному для каждой стороны. Договор скрепляется подписями работника и руководителя организации и печатью. Экземпляр работодателя в дальнейшем хранится в личном деле сотрудника, вторая копия остается у него на руках.

Документы, подписываемые вместе с трудовым договором

Как принять человека на работу, если его должность предполагает взаимодействие с деньгами, товарами, материальными ценностями, конфиденциальными данными? Документы, регулирующие эти моменты, подписываются одновременно с трудовым соглашением.

Прежде всего, речь идет о договоре о полной материальной ответственности. Без него новичка нельзя допускать к товарно-денежным ценностям, даже если он пока находится в статусе ученика, стажера, работающего под присмотром наставника. Многие организации рассматривают как МОЛ весь персонал, обязывая каждого сотрудника отвечать за вверенное ему имущество (мебель, оргтехнику и т.д.). В таких случаях договор о матответственности входит с стандартный «приемный» пакет кадровика.

За охрану персональных данных, коммерческой, служебной, банковской тайны, отвечают документы об их неразглашении: подписавший такую бумагу сотрудник обязуется не передавать третьим лицам информацию, входящую в перечень конфиденциальной. Нарушение грозит ему, как минимум, увольнением, как максимум – уголовным преследованием.

Если список функций принимаемого работника включает много пунктов, требует подробного раскрытия и предполагает внесение изменений, лучше его вынести из содержания трудового договора и оформить в виде приложения. Этот документ будет неотъемлемой частью контракта, но его отделение позволит дополнять обязанности без переделывания и переподписания основного договора.

Порядок, принятый в организации, может предусматривать ознакомление под подпись с внутренними нормативными актами: должностной инструкцией, правилами трудового распорядка, регламентами и положениями. Эти бумаги новичку обычно вручают для прочтения и подписания в процессе приема на работу, а листы ознакомления с ними вкладывают в личное дело сотрудника. После того, как трудовой договор и все сопутствующие ему документы подписаны, их регистрируют в учетном журнале по персоналу.

Приказ о приеме на работу

В течение трех дней с момента заключения контракта должен быть подготовлен приказ о приеме на работу. Для этого кадрового документа предусмотрена унифицированная форма Т-1.

В приказе фиксируются:

• дата поступления на работу;
• условия приема (постоянно, временно – на какой срок, при замене отсутствующего работника - с указанием его ФИО, по совместительству);
• должность и структурное подразделение;
• оклад;
• срок испытания.

Ознакомившись с приказом, сотрудник проставляет под ним подпись, а сам документ регистрируется в журнале приказов по личному составу. В случае, если оформившись на работу, работник на нее не явился, а такие ситуации - не редкость, приказ можно аннулировать, нигде не регистрируя и не внося запись в трудовую книжку.

Запись в трудовой книжке

Если поступающий на предприятие раньше нигде не работал, и трудовой книжки у него нет – нужно ее завести. Оформлением новых и заполнением старых книжек занимается назначенный кадровый работник, он же ведет их учет в специальном журнале и организует их хранение.

Запись о приеме на работу вносится только после того, как в службу персонала поступил приказ на сотрудника с подписью об ознакомлении, но не позднее 5 рабочих дней с даты договора. Чтобы принять на работу по совместительству, трудовую книжку заполнять не нужно. Если человек захочет зафиксировать факт совмещения, он это может сделать у основного работодателя.

Оформление личной карточки

Личная карточка – обязательный документ кадрового учета. Она заводится по форме Т-2 (Т-2ГС и Т-4 для госслужащих и научных сотрудников соответственно) в момент поступления и на протяжении всего срока нахождения в организации фиксирует все существенные факты, касающиеся работника: переводы, отпуска и другие события, оформленные приказами. Личные карточки существуют в бумажной форме, а вся внесенная в них информация доводится до персонала под подпись.

В инструкциях, как правильно принять на работу, обычно присутствует пункт «оформление личного дела». Это не обязательно, но для соблюдения порядка в кадровом документообороте рекомендуется на каждого человека заводить отдельную папку, где хранятся все необходимые бумаги: копии документов, приказы, персональные карточки и т.д.

Прием на работу несовершеннолетнего

• возраст старше 14 лет;
• согласие родителя;
• легкие условия труда;
• отсутствие медицинских ограничений.

Рабочий день такого сотрудника не может длиться более 7 часов (для детей с 16 лет), а предел для учащихся – 4 часа. К тому же работникам до 18 лет не устанавливают испытательный срок.

Чтобы принять на работу несовершеннолетнего, у него нужно запросить комплект документов:

• свидетельство о рождении;
• паспорт ребенка и копию паспорта родителя, давшего разрешение на трудоустройство;
• само письменное разрешение от родителя;
• школьный аттестат (при наличии);
• для учащихся – справка из учебного заведения с расписанием уроков;
• ИНН, СНИЛС (при наличии);
• приписное свидетельство (для мальчиков, поставленных на воинский учет);
• медсправка.

Оформление иностранных работников

Проблемы трудоустройства работников, приехавших из других стран, связаны с требованиями миграционного законодательства. С точки зрения оформления кадровых документов особых отличий между иностранцем и российским гражданином нет. Есть разница в самих правилах найма персонала.

Принять на работу иностранного гражданина организация может только в том случае, если получила на это разрешение. Предприятиям, нуждающимся в труде безвизовых мигрантов, ФМС выделяет квоты на привлечение иностранных работников. Исключение составляют лица, признанные беженцами или получившие временное убежище на территории РФ – их можно брать без ограничений. Та же норма действует в отношении иностранных студентов, проходящих очное обучение, и сотрудников организаций – иностранных юрлиц.

Приглашение на работу российскими фирмами высококвалифицированных «импортных» специалистов с годовым доходом от 2 млн. руб. требует получения спецразрешения.

При трудоустройстве иностранец обязан предъявить документы, легализующее его пребывание на территории РФ (миграционную карту, визу) и дающие право трудиться (разрешение на работу, патент).

После завершения всех формальностей, каждый вновь заключенный трудовой договор необходимо зарегистрировать в ПФР и фонде социального страхования. За нарушение этого порядка на работодателя может быть наложен штраф.

Процедура трудоустройства работника сопровождается необходимостью оформления множества . Часть из них, утвержденная законодательно, предоставляется самим сотрудником, остальные должен подготовить работодатель.

Стоит более подробно рассмотреть, из каких этапов состоит процедура трудоустройства работника, какие именно документы он должен предоставить, а также что при этом входит в обязанности будущего руководителя.

Порядок оформления сотрудника на работу закреплен в Трудовом кодексе, а именно в ст. 68 этого нормативно-правового документа. Кроме этого, есть несколько отдельных законов, в которых затрагивается этот вопрос. В частности, к ним относятся:

• ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»;
• ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
• ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».

Также могут приниматься во внимание положения некоторых других документов: постановлений Правительства, приказов и распоряжений, указов Президента и т. п.

Подготовительный этап: необходимые документы и их проверка

В общих случаях процедура оформления на работу начинается с предоставления кандидатом определенных документов. Их перечень утвержден законодательно и включает в себя:

• Паспорт. Вместо него допускается другой удостоверяющий личность документ, необходимый для регистрации гражданина по месту жительства или пребывания. Необходима либо заверенная копия, либо оригинал.
• . В случае отсутствия документа (например, при трудоустройстве в первый раз), его потери или порчи он оформляется работодателем. Для этого работнику нужно написать соответствующее заявление с указанием причины отсутствия книжки.

Данный документ остается у работодателя в течение всего срока работы сотрудника.

Если же его принимают на работу по совместительству, то предоставлять трудовую книжку не надо.

• Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. В случае устройства на работу впервые этот документ, как и трудовая книжка, оформляется работодателем.
• Документы воинского учета. Они нужны только для тех соискателей, которые являются военнообязанными или подлежат призыву на военную службу. Примером может быть .
• Документ об образовании. Работник может предоставить либо все бумаги об образовании, которые у него есть, либо только те, которые касаются его будущей деятельности.
• . Оно может составляться либо в произвольной форме, либо по тому образцу, который утвержден на конкретном предприятии.
• Водительское удостоверение. Оно необходимо только в том случае, если будущая деятельность работника требует управления ТС.
• Документы, необходимые для получения льгот. Например, это может быть свидетельство о браке, о рождении ребенка, об инвалидности и т. п.

В большинстве случаев требовать от соискателя предоставления других документов работодатель не имеет права.

Однако специфика некоторых должностей или видов деятельности предусматривает, что перед приемом на работу кандидаты должны пройти определенные процедуры:

1. избрание на должность;
2. избрание по конкурсу;
3. медицинский осмотр (для получения справки или оформления );

О необходимости проведения этих процедур потенциального работника извещает работодатель (лично или через кадровую службу). После их прохождения соискатели получают подтверждающие это бумаги, которые необходимо предоставить вместе с пакетом необходимых документов.

Помимо этого, в договоре также приводится перечень взаимных прав и обязанностей каждой из сторон по отношению друг к другу.

Важным условием при этом является, чтобы они не противоречили действующему законодательству.

После того, как все условия согласованы, документ оформляется кадровой службой предприятия в двух экземплярах (для каждой стороны) и подписывается работником и работодателем.

Заключительный этап: оформление документов и допуск к работе

После заключения трудового договора работодателю остается оформить некоторые документы и совершить действия, завершающие процедуру приема на работу. В частности, в его обязанности входит:

Оформить приказ о приеме на работу

Что стоит помнить работнику при приеме на работу?

При трудоустройстве (особенно если это происходит в первый раз) будущему работнику необходимо учитывать несколько моментов. Самым важным из них является контроль за соблюдением установленных законом гарантий при заключении трудового договора.

Для оценки условий этого документа необходимо, прежде всего, изучить положения действующего ТК РФ. Работодатель не имеет права включать в договор условия, которые противоречат законодательству или лишают работника его минимальных гарантий. В этом случае документ теряет силу. Один его экземпляр нужно обязательно оставить себе - это поможет отстоять свои права в случае их нарушения.

Поскольку обсуждение условий работы обычно происходит еще на этапе собеседования, стоит сразу выяснить все спорные и интересующие моменты относительно будущей деятельности: зарплату, график работы, обязанности. Это поможет в будущем избежать возможных споров с руководством и неудовлетворенности работой.

Также стоит помнить, что в случае нарушения своих трудовых прав обжаловать действия работодателя можно в трудовой инспекции или в суде. Но для этого должны быть документальные подтверждения возникших трудовых отношений, а процедура оформления на работу должна быть проведена правильно. Поэтому следить за правильностью ее проведения обязательно должен не только работодатель, но и будущий сотрудник.

Нажимая на кнопку отправить, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.

Большинство хозяйствующих субъектов при осуществлении своей деятельности нуждаются в привлечении наемного труда. Прием работников на предприятие возлагается на кадровую службу организации, а при ее отсутствии – на определенных должностных лиц. Кто бы ни производил оформление новых людей в компании, важно знать как правильно принимать на работу сотрудника.

Все данные, которые работник предоставляет в компании во время приема, не позволяют полностью сложить впечатление о фактических навыках и способностях этого сотрудника.

Испытательным сроком называется период, в течении которого за работой сотрудника производится наблюдение с целью определения его знаний, навыков, способностей.

По соглашению сторон может устанавливаться . Законодательство требует, чтобы , составленный с сотрудником компании, в обязательном порядке при установлении испытания содержал информацию о нем.

Если условие об этом не отражено в контракте, то до того как работник начнет работать, это условие можно ввести дополнительно специальным соглашением. Если это не сделать, то ни о каком испытательном сроке для работника не может идти речи вообще.

Испытание должно быть прописано также в распоряжении, которое составляется, когда осуществляется оформление сотрудника на работу.

Во время действия такого периода каждая сторона получает право расторгнуть действующие трудовые отношения по упрощенной процедуре. Срок испытания, который устанавливается поступившему на работу человеку, по общим правилам, не может быть более трех месяцев.

Для руководящего персонала в соответствии с законодательством он может быть определен на период до шести месяцев. Если работник принят в компанию по контракту с определенным сроком действия от двух месяцев до полугодия, то испытание может быть ему установлено на период до двух недель.

Внимание! Кроме этого, у некоторых категорий граждан условие о проведении испытания не может вноситься в их трудовой контракт.

К таким работникам относятся:

• Сотрудницы в положении.
• Работники, не достигшие 18 лет.
• молодые специалисты пришедшие сразу после учебы.
• Поступившие по на период до двух месяцев,
• Выбранные по конкурсу
• И т. д.

Можно ли принять сотрудника в выходные дни

Законодательство при регулировании трудовых отношений не устанавливает запрет на оформленных людей в компанию в нерабочие дни. Поэтому на вопрос, можно ли принять сотрудника на работу в выходной день или в праздничный, существует положительный ответ.

Надо учитывать, что приемным на работу днем является день, с которого сотрудник числится в штате компании. Он указывается в трудовом контракте и приказе на прием. Работник может начать выполнять обязанности в ближайший рабочий день.

Не стоит забывать про сменные графики, при которых работник может выходить на работу в выходные и праздничные дни. В этом случае день приема на работу и фактическое ее начало будут совпадать.

Прием сотрудника на работу пошаговая инструкция с подробным описанием

Кадровому работнику нужно точно знать, как принять на работу сотрудника. Пропуск одного из этапов может в дальнейшем повлечь наложение на организацию штрафов.

Шаг 1. Получить заявление о приеме на работу

После того, как будущему работнику сообщили о желании принять его, ему нужно составить . В обычных компаниях это не является обязательным условием, но требуется для организаций бюджетного сектора.

Для документа нет специальной формы. Но обычно в кадровом отделе предоставляют шаблон, в который нужно внести данные о себе. Вместе с заявлением обычно требуется предоставить в организацию обязательный набор документов.

Шаг 2. Ознакомить сотрудника с внутренними нормативными актами

Перед тем, как оформлять с будущим работником трудовое соглашение, его необходимо познакомить со всеми нормативными актами фирмы.

Внимание! В приказе должна стоять дата, с которой работнику нужно приступить к работе. Если он не вышел в этот день, то компания имеет право в одностороннем виде отменить это распоряжение.

Шаг 6. Зарегистрировать приказ

После того, как приказ сформирован, его нужно зарегистрировать в журнале учета приказов. В компании может формироваться единый журнал для всех типов оформляемых приказов, или же могут вестись отдельные регистры для приказов по персоналу, по основной деятельности и т. д.

Ведение такого журнала является обязательным и это закреплено законом. Однако четко не регулируется, в каком виде он должен оформляться. Поэтому, наряду с бумажным можно формировать и электронный документ.

Единой формы для журнала регистрации не существует - каждая компания разрабатывает ее исходя из собственных потребностей.

При регистрации в журнал переносится основная информация из распоряжения - дата, номер, вид, затрагиваемый сотрудник и т. д. Знакомить работника с этой записью не нужно.

Шаг 7. Сделать запись в трудовой книжке

По закону ответственное лицо должно в том случае, если нанятый сотрудник проработал на новом месте более пяти дней.

Запись производится пастой темного цвета, четко и разборчиво. Никакие сокращения использоваться не должны.

Если данное место работы у гражданина первое, то работодатель должен сам открыть ему книжку. В этом случае у нового бланка сначала заполняется титульный лист, куда записываются все необходимые сведения.

Первая запись о приеме производится в присутствии самого работника. Внесенная информация заверяется подписью кадровика, и при наличии - печатью.

Внимание! Иногда неопытный кадровик допускает ошибку и включает в запись лишнюю информацию - наличии испытательного срока, периоде действия срочного договора, характере работ и т. д.

Внесенная запись должна содержать только информацию о должности и структурном подразделении. Эти сведения можно взять из приказа о приеме.

Шаг 8. Внести запись в книгу учета трудовых книжек

После того, как книжка передана работником своему работодателю, на последнего возлагается ответственность по ее сохранности. Для учета книжек в компании должен использоваться специальный журнал.

Закон устанавливает обязательность его применения, а форма документа разработана Минтрудом.

По записям, внесенным в книгу, можно проследить приход и выдачу документа. Для каждой книжки должна быть использована одна строка.

Внимание! Запись в книгу вносится черной или синей пастой без сокращений. Нежелательно при заполнении пропускать пустые сроки. Однако сделать это можно, если сохраняется их сквозная нумерация.

Шаг 9. Завести личную карточку на сотрудника

На каждого нового работника должна быть открыта . Это является обязательным, и часто при проверке контролирующие органы запрашивают эти документы. Форма карточки может быть изменена с учетом особенностей работы компании, но обязательные реквизиты все равно должны в ней присутствовать.

Для внесения данных в карточку используются следующие источники:

• Приказ о приеме на работу;
• Документ, определяющий личность;
• Трудовая книжка;
• Бланки ИНН и СНИЛС;
• Документ воинского учета;
• Документ подтверждающий образование;
• Другие документы, предоставленные работником.

Внимание! При внесении определенных сведений работник должен знакомиться с ними под роспись.

Шаг 10. Оформить личное дело

В срок семь дней с момента приема сотрудника на работу, на него нужно открыть личное дело. Для того, чтобы это сделать, на обложке отдельной папки записываются полные Ф.И.О. работника, дата открытия дела, порядковый номер. В течение всего периода работы сюда прикрепляют документы, относящиеся к нему.

Личное дело должно содержать:

• Личную карточку с фотографией;
• Автобиографию;
• Копию документа об образовании;
• Заявления за все время работы;
• Копии приказов по работнику;
• Трудовой контракт с работником;
• Должностную инструкцию;
• Отзывы, рекомендации, характеристики;
• Иные другие документы.

бухпроффи

Важно! Личное дело обязательно должно содержать опись всех находящихся в нем документов. Изъять какой-либо из них можно только с разрешения руководителя компании либо начальника кадровой службы.

Документы при приеме на работу – что можно запрашивать, а что нет

Обязательные документы

Документы при приеме на работу, которые нужно обязательно предъявлять, включают в себя:

• Паспорт, или другой документ, которым можно удостоверить личность. Несовершеннолетние без паспорта могут предъявлять свидетельство о рождении. Если паспорт на замене, используется временное удостоверение.
• Трудовая книжка. Это основной документ, фиксирующий стаж работника. Книжку можно не приносить, если идет трудоустройство по совместительству, либо если это первое место работы. В последнем случае обязанность открыть книжку возлагается на работодателя.
• . Не предъявляется, если это первое место работы - работодатель также оформляет его самостоятельно.
• Документ воинского учета. В зависимости от статуса, предъявляется военный билет либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву.
• Документ об образовании, квалификации и т. д. Может предъявляться диплом среднего или высшего образования, аттестат, свидетельство о получении квалификации и другие аналогичные документы.
• Справка об отсутствии судимости. Предъявляется при трудоустройстве на должности, которые не опускаются граждане с судимостью.

Дополнительные документы

При трудоустройстве в определенные отрасли, либо на определенные должности, работодатель может попросить предоставить дополнительные документы. Он это делает во исполнение требований федеральных законов, указов Президента и других нормативных государственных актов.

К ним относят:

• Справка об условиях труда на основном месте - если работник устраивается по совместительству на место со вредными и опасными условиями трудовой деятельности;
• Медицинское заключение о состоянии здоровья - нужно предоставлять, если гражданин устраивается в Наркологический контроль, на гражданскую службу либо будущий работник является несовершеннолетним.
• Справка о размере доходов и имеющемся имуществе - если гражданин устраивается на гражданскую службу или замещение должности в муниципальной службе, и данная должность включена в отдельный перечень.

Следующие документы не являются обязательными, но их предоставление даст возможность работнику получить некоторые льготы:

• Справка об имеющейся беременности для женщин;
• Справка о составе семьи;
• Копии свидетельств о рождении детей;
• Справки о полученных доходах с предыдущего места работы по .

Какие документы работодатель не вправе требовать

Некоторые документы работник кадрового отдела может потребовать предоставить при приеме, а в случае отказа это сделать - не принимает на работу. Однако это незаконно, и легко может оспариваться в суде.

К таким документам относят:

• Документ, подтверждающий регистрацию. ТК не устанавливает правило, по которому организация обязана следить за регистрацией своего работника по месту его пребывания. Точно также, как компания не может устанавливать преимущества в оформлении для тех граждан, которые проживают в определенной местности, либо имеют там официальную регистрацию. Компания не имеет права отказывать в приеме тем работникам, у которых нет регистрации по адресу проживания, нахождения, либо по месту нахождения фирмы.
• . Фирма не имеет права требовать предоставления ИНН, поскольку он не устанавливается трудовым законодательством как обязательный.