ГОСТ Р 7.0.8-2013 .

Номенклатура дел бухгалтерии включает все документы, используемые для ведения учета и составления отчетности. А если бухгалтерия занимается еще и кадровой работой, то и кадровые документы.

Номенклатуру составляют и утверждают у руководителя ежегодно - на каждый следующий год. Дополняют номенклатуру при появлении дел с новыми заголовками. Если деятельность вашей организации не меняется, то номенклатура на следующий год может быть такой же, как в текущем п. п. 3.2.5.5 , 3.2.5.6 Государственной системы документационного обеспечения .

Обычно номенклатура дел - это таблица из 5 граф .

Индекс дела. Цифровое или краткое буквенное обозначение папки. Например, "СФ исх. ав. 2019".

Заголовок дела. Это общее название, вид документов, подшитых в конкретную папку. Например, "Счета-фактуры на авансы, выставленные в 2019 г.".

Количество дел. Эту графу заполняйте в конце года, когда станет известно точное количество заведенных за год папок с соответствующими документами.

Срок хранения дела. Его можно указать в годах (4 года, 5 лет и т.д.), а можно поставить дату, до которой дело надо хранить. Документы с разными сроками хранения держите в разных папках.

Примечание. Здесь проставляйте отметки об уничтожении документов, о передаче в архив, о переходе дела на следующий год, о применении специальных сроков хранения к отдельным документам дела.

Пример. Номенклатура дел бухгалтерии

Индекс	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5
ГБО 2019	Бухгалтерская отчетность за 2019 г.		Постоянно
УП	Бухгалтерская и налоговая учетные политики, включая приложения и дополнения		5 лет (*)	Переходящее* После года, в котором последний раз использована для составления отчетности
ТД	Трудовые договоры		75 лет	Переходящее
КД 2019	Приказы по кадрам за 2019 г.		75 лет (*)	* Об отпусках, и командировках - 5 лет
БЛ 2019	Больничные листы, пособия по которым начислены в 2019 г.		6 лет
1-НДФЛ 2019	Налоговые регистры по НДФЛ за 2019 г.		5 лет
КАССА 2019	Кассовые документы, составленные в 2019 г.		5 лет
ИНВ 2019	Документы по инвентаризации, проведенной в 2019 г.		Постоянно (*)	* По ТМЦ - 5 лет
ТОРГ-12 вх. 2019	Товарные накладные, полученные в 2019 г.		5 лет
ТОРГ-12 исх. 2019	Товарные накладные, выставленные в 2019 г.		5 лет
СФ вх. от. 2019	Счета-фактуры на отгрузку, полученные в 2019 г.		4 года
СФ вх. ав. 2019	Счета-фактуры на авансы, полученные в 2019 г.		4 года
СФ исх. от. 2019	Счета-фактуры на отгрузку, выставленные в 2019 г.		4 года
СФ исх. ав. 2019	Счета-фактуры на авансы, выставленные в 2019 г.		4 года
...	...		...

Ежедневно мы отбираем важные для работы бухгалтера новости, экономя ваше время.

МЫ ЦЕНИМ МНЕНИЕ ПРОФЕССИОНАЛОВ

Пожалуйста, оставьте ваш отзыв о ТИПОВЫХ СИТУАЦИЯХ™

Номенклатура дел организации - это регистр, необходимый для упорядочения все имеющихся в ней дел, хранящихся более 10 лет.

Образец сводной номенклатуры дел (НД) организации позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Он отличается строгой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 "Основных правил работы архивов организаций" , одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Мы разберемся, как ее правильно вводить и оформлять.

Зачем нужна номенклатура дел

Когда документы хранятся более 10 лет или постоянно, их учет должен быть более строгим и упорядоченным. Систематизировать их и помогает номенклатура. К ее основным функциям относят:

• группировку имеющихся документов по разным критериям;
• обеспечение их сохранности;
• возможность быстро найти нужную бумагу;
• индексацию дел.

Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда нужно хранить документы менее 10 лет.

Виды номенклатур

В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии, могут составлять один из нескольких типов НД.

Типовая — это нормативный документ. Ее формы закреплены в приложениях 7 (для организации в целом) и 8 (для структурного подразделения). Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр. Скачать эти приложения можно в конце статьи.

Отдел кадров предприятия может заняться составлением и индивидуальной НД. Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности перечень документов не вписывается в стандарты. При этом стоит учитывать:

• формы номенклатур за прошлые годы;
• мнение высшего руководства и начальников подразделений;
• учредительные документы;
• штатное расписание;
• планы развития предприятия;
• отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.

Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера. Они используются в определенных категориях учреждений. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и их индексация.

Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования № 03-51/64 от 20.12.2000 можно найти примерную форму НД для образовательных учреждений. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.

Как утверждают НД в организации

НД составляется на фирменном бланке компании. Далее следует длительный процесс согласования. В его рамках необходимо:

• получить одобрение архивной службы;
• подписать у начальника отдела документационного обеспечения;
• согласовать с экспертной комиссией;
• согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).

В итоге руководитель организации утверждает номенклатуру, прошедшую все вышеперечисленные процедуры. Для этих целей требуется оформление приказа, который действует на протяжении календарного года.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел содержит следующие сведения:

• наименование организации;
• номер и дату приказа;
• описание НД, подлежащей утверждению;
• основание для этого;
• Ф.И.О. и должность ответственного лица;
• дату;
• подпись руководителя;
• отметку об ознакомлении с приказом ответственного лица.

Поскольку строгой формы этого документа законодательство не предусматривает, можно добавить и другие данные, имеющие значение.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Номенклатура дел бухгалтерии

Номенклатура дел - это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения. В большинстве случаев разработка номенклатуры дел предприятия (или сводной номенклатуры дел) осуществляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, в том числе бухгалтерской службы (иного подразделения, выполняющего ее функции).

Номенклатура дел разрабатывается и вводится в действие с момента функционирования предприятия (соответствующего структурного подразделения).

Номенклатуры дел вновь образованных в составе предприятия структурных подразделений подлежат разработке в течение месяца, исчисляемого с даты внесения соответствующих изменений в штатное расписание предприятия.

Функциональное назначение номенклатуры дел.

Подготовка проекта номенклатуры дел бухгалтерии организуется начальником группы бухгалтерского делопроизводства во взаимодействии со службой делопроизводства и архивом предприятия, а непосредственным исполнителем (разработчиком) проекта обычно является один из специалистов, например документовед.

Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерии.

Для предварительного определения перечня документов, образующихся в деятельности бухгалтерии предприятия, а также сроков их хранения следует руководствоваться:

положением бухгалтерии;

соответствующими разделами типовых и примерных перечней документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения;

номенклатурами дел бухгалтерии за предшествующие 3 - 5 лет;

описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах.

В отсутствие таковых могут использоваться типовые (примерные) номенклатуры дел аналогичных подразделений, в том числе тех, на основе которых производится формирование бухгалтерской службы.

Сведения из перечисленных (и иных соответствующих) документов, необходимые для разработки проекта номенклатуры дел, фиксируются исполнителями в виде выписок, справок и т.п. Накопленные таким образом сведения подлежат систематизации. Итогом систематизации является примерный перечень документов бухгалтерии, который в дальнейшем уточняется с учетом особенностей документирования бухгалтерской деятельности в условиях конкретного предприятия. В процессе изучения указанных особенностей принимаются во внимание:

При разработке номенклатуры дел впервые соответствующие сведения определяются расчетным методом.

На основе полученных сведений производится: уточнение перечня документов; их предварительное распределение между делами; предварительное определение заголовков дел; распределение дел между разделами номенклатуры.

При предварительном определении заголовков дел необходимо помнить о следующем:

1. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание дела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную, видовую хронологическую или иную принадлежность.

2. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (документы, книга и т.д.) или разновидности документов (акты, распоряжения, справки, заявления и т.д.);

название предприятия или структурного подразделения (участка документирования в составе подразделения) (сведения об авторе (разработчике) документа);

название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа);

название местности (территории), с которой связано содержание документов, помещаемых в дело;

дата (период), к которой относятся документы, помещаемые в дело, сведения, указывающие на копийность документов.

Состав элементов может изменяться в зависимости от функционального назначения, вида и других характеристик документов, помещаемых в соответствующие дела.

После того как сформулированы заголовки для всех дел бухгалтерии, необходимо произвести их упорядочение (в составе разделов). Так, дела бухгалтерии обычно распределяются по разделам в следующей примерной последовательности: документы по общим вопросам организации бухгалтерской деятельности; документы по организации бухгалтерского учета; документы по организации бухгалтерской отчетности;

документы по организации расчетов предприятия с юридическими и физическими лицами; прочие документы, образующиеся в деятельности бухгалтерии.

Предварительное определение сроков хранения дел бухгалтерии производится с целью обеспечения регулярного контроля за их соблюдением, а также для своевременного изменения режима хранения дел (документов) - например, с временного на постоянный. При определении сроков хранения используются сведения из соответствующего раздела типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в ходе деятельности предприятий, а в отсутствие такового - из типовой (примерной) номенклатуры дел.

Присвоение делам индексов производится с целью обеспечения их безошибочной и оперативной идентификации, что, в свою очередь, способствует организации поиска документов в составе соответствующих дел. Поясним, что индекс дела - это его условное обозначение (как правило, состоящее из определенной комбинации буквенно-цифровых символов). Например, разделу учетных документов в составе номенклатуры дел бухгалтерской службы присвоен условный номер 02, а открывает этот раздел план счетов. Следовательно, делу с планом счетов будет присвоен индекс 02-01.

Отметим также, что дела по вопросам (направлениям) деятельности, не разрешенным в течение истекающего календарного года, относятся к категории т.н. переходящих дел. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарного года с прежним индексом.

Предварительный вариант номенклатуры дел подлежит проверке. Такая проверка, в частности, предусматривает:

уточнение состава дел в пределах каждого раздела и по номенклатуре в целом; уточнение заголовков и индексов дел;

включение в номенклатуру резервных индексов, предназначенных для дел, необходимость в формировании которых по тем или иным причинам возникает в течение календарного года; уточнение сроков хранения дел.

Оформление проекта номенклатуры дел целесообразно производить на основе бланка установленного образца. Соответствует Приложению 20 к Типовой инструкции по делопроизводству (2005 г.).

В заголовочной части номенклатуры дел указываются (см. бланк) наименования предприятия и структурного подразделения, дата и номер документа, место его составления, а также период действия (календарный год).

Графы в составе табличной части документа заполняются следующим образом:

в графе 1 - указываются индексы каждого дела, в том числе дел временных органов предприятия, а также предусмотренные для дел, заводимых в течение календарного года;

в графе 2 - указываются заголовки дел;

в графе 3 ("Количество дел (единиц хранения)") при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. Соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года;

в графе 4 - указываются срок хранения дела, а также номера статей по соответствующему перечню, на основании которых установлен срок хранения;

в графе 5 ("Примечание") при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. В дальнейшем - в течение всего срока действия номенклатуры дел - в данной графе указываются:

отметки ("в электронном виде") - о делах, состоящих из электронных документов и баз данных;

названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел; отметки о заведении дел, о переходящих делах, а также о выделении дел к уничтожению; сведения о лицах, ответственных за формирование дел;

отметки о передаче дел другим предприятиям (организациям, учреждениям) для продолжения.

Кроме того, по окончании календарного года в нижней части номенклатуры дел оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно - постоянного и временного хранения.

Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

Полностью оформленный проект согласовывается со службой делопроизводства и архивом предприятия, после чего подписывается руководителем бухгалтерии. Номенклатура дел бухгалтерии (вместе с номенклатурами дел других подразделений предприятия) используется для разработки сводной номенклатуры дел.

После утверждения сводной номенклатуры дел выписка из нее (раздел, включающий номенклатуру дел бухгалтерии) передается в группу бухгалтерского делопроизводства для применения в практической деятельности. Впоследствии номенклатура дел бухгалтерии подлежит регулярному уточнению.

Наименование организации ЗАО «Романтик»

Наименование структурного подразделения

Бухгалтерия

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_________№___________

На ___2015___ год

бухгалтерия номенклатура индекс

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
02 - Бугхалтерия
	Переписка о финансово-хозяйственной деятельности		5 лет, ст. 152
	Годовые статистические отчеты по основным видам деятельности		Пост., ст. 199б
	Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы		5 лет, ст. 135в
	Годовые бухгалтерские отчеты и балансы		Пост., ст. 135б
	Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции		5 лет, ст. 150т
	Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов		5 лет, ст. 150
	Счета-фактуры и накладные по учету товарно-материальных ценностей		5 лет, ст.150
	Авансовые отчеты		5 лет, ст.150
	Кассовая книга		5 лет, ст. 193д
	Договоры о материальной ответственности		5 лет, ст. 189	После увольнения материально ответственного лица
	Образцы подписей материально ответственных лиц		До минования надобности, ст. 190
	Расчетные ведомости по заработной плате		75 лет, ст. 155
	Накладные и акты от поставщиков		5 лет, ст. 150
	Материальные отчеты		5 лет, ст. 150
	Договоры поставки		5 лет ЭПК, ст. 391
	Акты о приеме выполненных работ по услугам		5 лет, ст. 188
	Акты о приеме выполненных работ по объектам		5 лет, ст. 188т
	Договоры аренды помещений		Пост., ст. 424
	Договоры на оказание услуг		5 лет, ст. 186	После истечения срока действия договора

Главный бухгалтер

Подпись Расшифровка подписи

Руководитель архива

Подпись Расшифровка подписи

Итоговые сведения переданы в архив

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Классификация документов по назначению, степени обобщения, месту составления, количеству учетных позиций. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Отчетные документы организации. Организация документооборота. Номенклатура дел бухгалтерии.

контрольная работа , добавлен 20.06.2012


Понятие номенклатура дел. Ее основные функции, типы и принципы построения. Использование перечня документов с указанием сроков хранения в делопроизводстве. Сроки составления номенклатуры и основания для ее составления. Требования при формировании дел.

реферат , добавлен 21.10.2013


Историческое развитие бухгалтерского учета в России. Основные приемы метода учетной деятельности. Становление судебной бухгалтерии как отрасли научных знаний, учебной дисциплины. Метод, структура судебной бухгалтерии, система нормативных документов.

контрольная работа , добавлен 10.03.2011


Прибыль и доход как бухгалтерские понятия, соответствующие определенным элементам экономики. Структура, цель и операции рыночной экономики. Факторы, влияющие на формирование современных решений в бухгалтерии. Ведение бухгалтерского учета "от документа".

контрольная работа , добавлен 11.05.2009


Теоретические аспекты номенклатуры дел: ее сущность, содержание и функциональное назначение. Особенности оформления сроков хранения дел. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел. Формирование и хранение дел.

дипломная работа , добавлен 15.02.2010


Краткая технико-экономическая характеристика объекта практики, сферы и направления его деятельности, история развития, особенности организационной структуры. Результаты работы в бухгалтерии фирмы. Анализ структуры издержек производства ООО "Твин".

отчет по практике , добавлен 25.12.2011


Возникновение двойной бухгалтерии. Причины возникновения в XIII веке. Черты в двойной бухгалтерии, способствовавшие возникновению и развитию капитализма. Этапы развития двойной бухгалтерии. Принципы Л. Пачоли. Возникновение термина "двойная запись".

реферат , добавлен 06.11.2008


Сущность судебной бухгалтерии в криминалистическом, криминологическом, оперативно-розыскном, уголовно-правовом и процессуальном значениях. Правовые источники бухгалтерии и порядок их использования в расследовании и пресечении экономических преступлений.

контрольная работа , добавлен 23.10.2012


Возникновение денежного измерителя хозяйствования и, соответственно, двойной бухгалтерии. Распространение двойной бухгалтерии в западной Европе в XVI–XIX вв. Техника бухгалтерского учета. Промышленная революция и ее последствия для бухгалтерского учета.

контрольная работа , добавлен 30.04.2008


Изучение организации работы бухгалтерии торговой компании на примере ООО "ТК Карел-Импэкс". Анализ техники и формы осуществления бухгалтерского учета. Содержание рабочего плана счетов и особенности учета денежных средств и расчетов с подотчетными лицами.

В данной статье мы рассмотрим образец номенклатуры дел предприятия. На примере данного образца хорошо видно, каким образом заполняется табличная форма и оформляется весь документ. мы рассматривали в предыдущей публикации.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

30.11.2011 № 1

г. Нижний Новгород

На 2012 год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

01. Канцелярия
	Устав общества и учредительные документ		Постоянно	Перечень типовых управленческих архивных документов…
	Положения об органах управления (совете директоров, общем собрании акционеров, правлении компании)		Постоянно	Переходящее с 2010 г.
	Штатные расписания и изменения в них		Постоянно	Переходящее с 2010 г.
	Положения о структурных подразделениях		Постоянно	Переходящее с 2010 г.
	Приказы директора, касающиеся основной деятельности		Постоянно
	Приказы директора, касающиеся административно-хозяйственных вопросов
	Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним		Постоянно1
	Инструкция по делопроизводству		Постоянно	Переходящее с 2010 г.
	Номенклатура дел		Постоянно
	Переписка по вопросам основной деятельности
	Резервный номер
	База данных для регистрации входящих документов			В электронной форме
	База данных для регистрации исходящих документов			В электронной форме
02. Отдел кадров
	Должностные инструкции сотрудников
	Штатные расписания и изменения в них. Копии			Подлинники в деле 01-03
	Приказы директора, касающиеся основной деятельности. Копии		До минования надобности	Подлинники в канцелярии в деле 01-05
	Приказы директора, касающиеся личного состава (о приеме, перемещении, увольнении и др.)		75 лет ЭПК
	Приказы директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков

Ответственный за архив

С.П. Гребешкова

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 19.12.2011 № 3

Представленный здесь коммерческого предприятия, которое не осуществляет передачу документации на государственное хранение, а значит, не становится источником формирования государственного архива. По приведенной выше ссылке вы можете скачать данный образец.

При помощи предложенного образца номенклатуры дел предприятия вы без труда сможете составить и корректно оформить свой собственный документ. В следующих публикациях мы поясним , продолжайте читать наши статьи!

3.4.2. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.

3.4.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

3.4.4. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

3.4.5. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

3.4.6. Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 7) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8), согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

3.4.7. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

3.4.8. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

3.4.9. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Пример: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.