Для составления и заключения договора с контрагентом требуются такие сведения как КПП, ИНН, адрес, реквизиты банковского счета, а также фамилии уполномоченных лиц. В программе «1С:Бухгалтерии 8» теперь можно легко и быстро зарегистрировать все требуемые для документов реквизиты для последующего их вывода на печать или для отправления по электронной почте. В релизе 3.0.37.21 также можно создавать тексты договоров с учетом реквизитов организации. В данной статье мы рассмотри эту новую возможность.

Просмотреть или отредактировать созданные в программе шаблоны можно в разделе «Справочники», в группе «Покупки и продажи»

В стандартной версии программы предусмотрены три вида договоров

При открытии любого из шаблонов, программой будет предоставлен текстовый конструктор (рисунок 3), в котором можно отредактировать имеющийся текст. Для его корректировки в командной панели присутствуют все стандартные пиктограммы текстовых редакторов. Также, в тексте отдельно выделяются желтым цветом шаблоны, через которые можно получать значения на основе содержащихся в программе данных (например, «Представитель Организации» или «Дата договора»). Вставить нужные данные или их заменить в выделенных шаблонах Вы сможете, используя кнопку «Вставить в текст»

В программе можно не только корректировать шаблоны, но и создавать. Сформировать новый шаблон можно также на основе имеющегося. Чтобы это сделать, нам нужно щелкнуть по кнопке «Создать», а затем указать один из трех шаблонов, который будет использоваться как основа для нового, затем внести в текст необходимые изменения или создать новый.

Как использовать готовый шаблон договора? Чтобы воспользоваться готовыми шаблонами, можно в Справочнике выбрать «Контрагенты». В открывшейся форме указываем названием фирмы, для которой формируем договор, а затем «Договоры»

В открывшейся форме можно будет выбрать необходимый шаблон и там же получить образец печатной формы данного документа, который мы рекомендуем внимательно проверить, прежде чем отправлять на печать. Возможно, в него потребуется внести какие-то изменения, например, изменить падеж в фамилии руководителя. После того, как документ будет откорректирован, Вы можете воспользоваться кнопками «Печать», «Сохранить» или «Отправить»

Новые функциональные возможности программы позволяют более легко и быстро создавать новые типы договоров, делая данную процедуру удобной не только для бухгалтеров, но и для руководителей. Все что нужно, это согласовать текст договора с юристами, добавить его в список шаблонов, затем добавить нового контрагента, указать его реквизиты, дату договора и номер. После этого Вы легко сможете сформировать текст, а затем вывести документ на печать или сохранить его в электронной форме.

В список авторизованных пользователей информационной базы можно добавить сотрудника коммерческого отдела или юриста организации, для того, чтобы данным лицам был открыт доступ только к пакету необходимых объектов для формирования договоров.

Отметим, что возможность работы с шаблонами договоров присутствует также в типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» версии КОРП. В версии ПРОФ функция будет доступна с выходом нового релиза.

Если у вас не получилось, то наш специалист может приехать и .

Настроим. Подключим. Исправим. Найдем ошибку 1с.

Учёт договор является одной из основных составляющих хозяйственной деятельности предприятия. Многие фирмы ведут учёт в офисных программах MS Word и MS Excel, но их использование занимает много времени. Для облегчения работы и осуществления контроля исполнения договорных обязательств, разработчиками программы 1С внедрён блок по ведению и учёту договоров. Наименование договоров используется в бухгалтерских и налоговых операциях, в качестве субконто. Давайте, в данной статье рассмотрим тему, как правильно осуществляется учёт договоров 1С.

Как попасть в справочник «Договор»?

Чтобы заполнить карточку необходимо открыть главное меню программы и выбрать раздел «Справочники», в нём найти блок «Покупки и продажи». Затем нажимаем на справочник, который называется или:

• Контрагенты;
• Договоры.

Если мы нажимает на справочник «Контрагенты», то сначала мы попадаем в карточку контрагента, а затем в ней, в верхней позиции, выбираем «Договор».

Если мы сразу открываем справочник «Договор», то попадаем в журнал, по учёту всех договоров, заведённых в программе 1С ранее.

Заполнение карточки — «Договор»

В верхней части карточки существуют четыре закладки, которые желательно поочерёдно заполнить:

• Главное;
• Документы;
• Присоединённые файлы;

На закладке «Главное» заполняем такие реквизиты:

• «Вид договора», который подразделяется на семь позиций, в основном используются в работе, такие как, «С поставщиком», «С покупателем»;
• «Организация», в которой вы работаете;
• «Контрагент», выбирается из справочника «Контрагенты»;
• «Номер договора», в это поле заносится тот номер, который вы присвоили;

Номер договора (контракта, соглашения) может быть не уникален, так как номер может быть присвоен не вашей организацией, а организацией контрагентом, с учётом соблюдения его уникальности.

• «Дата договора»;
• «Наименование», автоматически заносится при заполнении двух полей «Номер договора», «Дата договора»;
• «Срок действия, до…»;
• «Вид расчётов».

В данной карточке есть необходимые блоки, которые можно заполнить по необходимости:

• «Расчёты»;
• «НДС, Поставщик по договору предъявляет НДС»;
• «Подписи»;
• «Дополнительная информация.

При нажатии на закладку «Документы» открывается журнал созданных документов, в которых использовался данный договор (контракт, соглашение).

В журнале предусмотрены такие столбцы:

• Дата,
• Номер;
• Тип документа;
• Сумма;
• Валюта;
• Вид операции.

В журнале удобно создавать новые документы на основании сформированных в базе.

На закладке «Присоединённые файлы», можно загружать документы, созданные в рамках данного договора. Это могут быть:

• Договор;
• Товарная накладная;
• Акт выполненных работ;
• Счёт-фактура;
• Другие документы.

Прикреплять желательно договора и другие документы, относящиеся к нему, подписанные с двух сторон и на которых поставлены печати. Чтобы видеть окончательный вариант, а не доработанный несколько раз документ.

Подготовка договоров

Подготовкой договора (контракта, соглашения) занимается куратор. В крупной фирме, куратором может быть или:

• Сотрудник юридической службы;
• Сотрудник другой службы, который непосредственно связан в своей работе с «Поставщиком» («Покупателем»).

Куратор, в основном, занимается подготовкой договора (контракта, соглашения), с приложением всех необходимых документов (учредительных, правоустанавливающих и других документов). А также с организацией подписания с двух сторон договорных обязательств.

В фирме могут быть разработаны стандарты (шаблоны) договоров, которые в дальнейшем использоваться в работе. В программе 1С есть блог по составлению стандартов договоров, который можно найти в главном меню раздела «Справочники», в подразделе «Покупки и продажи». Шаблон, можно использовать, тот, который есть в программе, а можно его доработать, с учётом требований сотрудников разных служб организации.

Блок «Шаблоны договоров» очень удобен в работе, так как в шаблон, нужно внести только необходимые данные, согласованные с контрагентом.

После внесения в шаблон, необходимых реквизитов можно распечатать на принтере.

Ведение журнала договоров

Журнал, в котором созданы все договора, в программе 1С находится, в главном меню раздела «Справочники», блока «Покупки и продажи».

В шапке журнала необходимо заполнить такие позиции:

• Контрагент;
• Вид договора;
• Действует на…;
• Организация.

В табличной части журнала предусмотрены такие столбцы:

• Наименование;
• Контрагент;
• Вид договора;
• Срок действия;
• Валюта;
• Организация.

В журнале можно осуществить поиск договора, в зависимости от известных вам данных.

Для этого нужно нажать на правую кнопку мыши, после чего выйдет список значений, в нём мы находим позицию «Расширенный поиск». В нём выбираем в каком столбе искать и что искать.

Советую пользоваться данной функцией для нахождения необходимого договора, так как это значительно уменьшит количество затраченного времени на поиск.

С данного журнала можно произвести печать договора, а также распечатать конверт нужного формата, с логотипом организации и адресом контрагента.

Если в организации (фирме) нет отдельного сотрудника, который бы занимался формированием корреспонденции, то данную функцию можно возложить на любого сотрудника занимающего договорной работой в программе 1C. Это не займёт много времени, а формирование конверта и распечатка договора будет осуществлено оперативно.

Хранение договоров

Хранение договоров можно осуществить двумя способами:

• В сканированном виде;
• Подписанный на бумажном носителе (бумаге).

Сканированный договор можно, как было написано раньше, прикрепить в программе 1С непосредственно в блоке «Договор» на закладке «Прикреплённые файлы», это очень удобно и наглядно для работы.

Необходимо осуществить хранение подписанного на бумажном носителе договора, с проставленными с двух сторон печатями. Этим занимается в основном юридическая служба фирмы. Если организация небольшая, то функцию по осуществлению хранению можно возложить или на куратора договора, или на другого сотрудника, уполномоченного на это руководителем.

Существуют сроки хранения договоров, которые нужно соблюдать при правильной организации договорной работы.

Во многих компаниях договоры с клиентами заключаются с определенной периодичностью, например, каждый квартал или год. В договоре часто прописываются дополнительные условия: тип цен продажи, а также указывается список товаров, обязательных для приобретения клиентом в течение срока договора.

Рассмотрим создание договоров с дополнительными условиями в программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3».

Пример:

Наша организация заключила договор с контрагентом «Мобил» на 1 квартал 2012 года. По условиям договора мы будем продавать товары по оптовым ценам. Кроме того в рамках договора контрагент обязательно должен приобрести следующие товары:

Договор с контрагентом создается в карточке контрагента. Откроем список контрагентов, найдем контрагента Мобил и откроем его.

Меню: Справочники - Контрагенты (покупатели и поставщики) - Контрагенты

Перейдем на закладку «Счета и договоры», в нижней таблице можно смотреть, редактировать, создавать договоры с контрагентом.

Примечание: один из договоров с контрагентом является основным - он автоматически проставляется в документы по контрагенту. Новый договор удобнее сделать основным, если вы планируете использовать его чаще других договоров с этим клиентом. Для того чтобы сделать договор основным, выделите его в списке и нажмите кнопку «Основной» над таблицей.

Нажмем кнопку «Добавить» и создадим новый договор.

В договоре указываем наименование - «Договор продажи 1 кв.2012», вид договора - «С покупателем», заполняем другие параметры (валюту взаиморасчетов, вид взаиморасчетов и т.д.).

На закладке «Дополнительно» можно указать тип цен продажи по данному договору. Выберем оптовый тип цен. Благодаря этому все продажи по данному договору будут автоматически оформляться программой по оптовым ценам.

Перед указанием самих дополнительных условий договор необходимо записать - нажмем кнопку «Записать».

Указание дополнительных условий по договору контрагента

Для указания условий договора используется специальный документ «Условия поставок по договорам контрагентов». Ввести документ можно в договоре на закладке «Условия договора».

Посмотреть список всех документов вы можете здесь:

Меню: Документы - Управление отношениями с клиентами - Условия поставок по договорам контрагентов

Создадим новый документ в нашем договоре с помощью кнопки «Добавить». В документе уже указаны контрагент и договор, период установим с 1 января по 31 марта 2012г.

В документе также указывается периодичность соблюдения условий. Программа будет проверять выполнение условий контрагентом в каждый указанный период. Т.к. у нас условия на весь срок действия договора, установим периодичность «Квартал».

• Общую сумму покупок
• Список покупаемых товаров с указанием количества, цены и суммы.

Способ 1

Указывается только общая сумма, список товаров не заполняется. В этом случае единственным условием договора является покупка на указанную сумму, какие именно товары приобретет клиент - не важно.

Способ 2

Указывается список товаров, необходимых для приобретения. Сумма рассчитывается автоматически. Таким образом, клиент по условиям договора обязан приобрести определенное количество товаров.

Способ 3

Указывается общая сумма, а также список товаров с ценами, отличными от оптовых цен. Т.е. по условиям договора клиент будет приобретать товар по другой, более низкой цене (программа будет автоматически подставлять эти цены в документы продажи). При этом он должен приобрести товары на указанную сумму.

В нашем документе мы заполним список товаров, укажем количество и оптовые цены. Для автоматического расчета общей суммы нажмем кнопку «Установить общую сумму».

Пример заполненного документа:

При этом мы даем контрагенту более низкую цену на ноутбуки. Оптовая цена на ноутбук в нашей организации - 12800 руб., а цену по договору мы установили в размере 11500 руб.

Для упрощения дальнейшей работы по контрагенту сделаем договор основным - нажмем в списке договоров кнопку «Основной».

Оформление реализации по договорам контрагентов с дополнительными условиями

В момент оформления заказов покупателей и реализаций товаров клиенту программа должна учитывать все настройки договора и дополнительные условия.

Создадим документ «Заказ покупателю».

Меню: Документы - Продажи - Заказы покупателей

В заказе выберем контрагента «Мобил», договор подставится автоматически, так как он является основным. Помимо этого в документе сразу подставился оптовый тип цен, т.к. мы выбрали его в договоре.

В списке товаров укажем 110 телефонов, 24 ноутбука, 3 телевизора. Обратите внимание, что цены на товары подставились автоматически. Цены на телефон и ноутбук определились по условиям договора (цена на телефон по условиям совпадает с оптовой, цена на ноутбук - не совпадает), а цена на телевизор - оптовая цена нашей организации.

По кнопке «ОК» проведем и закроем документ.

Примечание: чтобы посмотреть оптовые цены, можно напечатать прайс-лист.

Меню: Справочники - Номенклатура - Печать прайс-листа

На основании заказа покупателя создадим реализацию товаров и услуг, не забудем ввести счет-фактуру.

Проверка соблюдения условий выполнения договоров контрагентами

В конце срока договора менеджерам важно проверить, выполнил ли контрагент указанные условия договора. Также важно контролировать выполнение условий в течение срока действия договора. В любой момент менеджер может посмотреть текущее состояние по условиям договора, для этого можно воспользоваться отчетом «Выполнение условий по договорам контрагентов».

Меню: Отчеты - Продажи - Выполнение условий по договорам контрагентов

В отчете мы увидим все договоры с дополнительными условиями.

В колонке «Сумма» мы видим необходимую сумму покупок (945000) и реальную сумму покупок по договору - (1157480). Значит, условие по общей сумме покупок клиент выполнил.

Далее в отчете выведен каждый товар из документа условий, количество, запланированное к покупке, и реальное количество купленных клиентом товаров. Мы видим, что условия по покупке телефонов клиент выполнил, а вот ноутбуки в нужном количестве куплены не были.

В данной настройке отчета мы видим также подробную информацию по каждому документу продажи клиенту. Отчет можно настраивать - устанавливать отборы по контрагенту или договору, менять состав выводимых данных. Настройка отчета выполняется по кнопке «Настройка».

Таким образом, мы создали договор с контрагентом и указали в нем дополнительные условия. В течение срока договора мы можем контролировать выполнение условий и корректировать взаимодействие с клиентом. Важно понимать, что программа не применяет никаких санкций к клиенту, даже если он не выполнил условия договора. Контроль выполнения условий договора и принятие решений по результатам работы остается за менеджерами.

Во многих компаниях договоры с клиентами заключаются с определенной периодичностью, например, каждый квартал или год. В договоре часто прописываются дополнительные условия: тип цен продажи, а также указывается список товаров, обязательных для приобретения клиентом в течение срока договора.

Рассмотрим создание договоров с дополнительными условиями в программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3».

Наша организация заключила договор с контрагентом «Мобил» на 1 квартал 2012 года. По условиям договора мы будем продавать товары по оптовым ценам. Кроме того в рамках договора контрагент обязательно должен приобрести следующие товары:

Создание договора с контрагентом

Договор с контрагентом создается в карточке контрагента. Откроем список контрагентов, найдем контрагента Мобил и откроем его.

Меню: Справочники – Контрагенты (покупатели и поставщики) – Контрагенты

Перейдем на закладку «Счета и договоры», в нижней таблице можно смотреть, редактировать, создавать договоры с контрагентом:

Примечание: один из договоров с контрагентом является основным – он автоматически проставляется в документы по контрагенту. Новый договор удобнее сделать основным, если вы планируете использовать его чаще других договоров с этим клиентом. Для того чтобы сделать договор основным, выделите его в списке и нажмите кнопку «Основной» над таблицей.

Нажмем кнопку «Добавить» и создадим новый договор.

В договоре указываем наименование – «Договор продажи 1 кв.2012», вид договора – «С покупателем», заполняем другие параметры (валюту взаиморасчетов, вид взаиморасчетов и т. д.).

На закладке «Дополнительно» можно указать тип цен продажи по данному договору. Выберем оптовый тип цен. Благодаря этому все продажи по данному договору будут автоматически оформляться программой по оптовым ценам:

Перед указанием самих дополнительных условий договор необходимо записать – нажмем кнопку «Записать».

Указание дополнительных условий по договору контрагента

Для указания условий договора используется специальный документ «Условия поставок по договорам контрагентов». Ввести документ можно в договоре на закладке «Условия договора».

Посмотреть список всех документов вы можете здесь:

Меню: Документы – Управление отношениями с клиентами – Условия поставок по договорам контрагентов

Создадим новый документ в нашем договоре с помощью кнопки «Добавить». В документе уже указаны контрагент и договор, период установим с 1 января по 31 марта 2012 г.

В документе также указывается периодичность соблюдения условий. Программа будет проверять выполнение условий контрагентом в каждый указанный период. Т. к. у нас условия на весь срок действия договора, установим периодичность «Квартал»:

• Общую сумму покупок.
• Список покупаемых товаров с указанием количества, цены и суммы.

Примечание: заполнение общей суммы обязательно, список товаров не обязателен для заполнения.

Наиболее популярные способы заполнения условий по договорам контрагентов в документе

Способ 1

Указывается только общая сумма, список товаров не заполняется. В этом случае единственным условием договора является покупка на указанную сумму, какие именно товары приобретет клиент – не важно.

Способ 2

Указывается список товаров, необходимых для приобретения. Сумма рассчитывается автоматически. Таким образом, клиент по условиям договора обязан приобрести определенное количество товаров.

Способ 3

Указывается общая сумма, а также список товаров с ценами, отличными от оптовых цен. Т.е. по условиям договора клиент будет приобретать товар по другой, более низкой цене (программа будет автоматически подставлять эти цены в документы продажи). При этом он должен приобрести товары на указанную сумму.

В нашем документе мы заполним список товаров, укажем количество и оптовые цены. Для автоматического расчета общей суммы нажмем кнопку «Установить общую сумму».

Пример заполненного документа:

При этом мы даем контрагенту более низкую цену на ноутбуки. Оптовая цена на ноутбук в нашей организации – 12800 руб., а цену по договору мы установили в размере 11500 руб.

Для упрощения дальнейшей работы по контрагенту сделаем договор основным – нажмем в списке договоров кнопку «Основной»:

Оформление реализации по договорам контрагентов с дополнительными условиями

В момент оформления заказов покупателей и реализаций товаров клиенту программа должна учитывать все настройки договора и дополнительные условия.

Создадим документ «Заказ покупателю».

Меню: Документы – Продажи – Заказы покупателей

В заказе выберем контрагента «Мобил», договор подставится автоматически, так как он является основным. Помимо этого в документе сразу подставился оптовый тип цен, т. к. мы выбрали его в договоре:

В списке товаров укажем 110 телефонов, 24 ноутбука, 3 телевизора. Обратите внимание, что цены на товары подставились автоматически. Цены на телефон и ноутбук определились по условиям договора (цена на телефон по условиям совпадает с оптовой, цена на ноутбук – не совпадает), а цена на телевизор – оптовая цена нашей организации:

По кнопке «ОК» проведем и закроем документ.

Примечание: чтобы посмотреть оптовые цены, можно напечатать прайс-лист.

Меню: Справочники – Номенклатура – Печать прайс-листа

На основании заказа покупателя создадим реализацию товаров и услуг, не забудем ввести счет-фактуру:

Проверка соблюдения условий выполнения договоров контрагентами

В конце срока договора менеджерам важно проверить, выполнил ли контрагент указанные условия договора. Также важно контролировать выполнение условий в течение срока действия договора. В любой момент менеджер может посмотреть текущее состояние по условиям договора, для этого можно воспользоваться отчетом «Выполнение условий по договорам контрагентов».

Меню: Отчеты – Продажи – Выполнение условий по договорам контрагентов

В отчете мы увидим все договоры с дополнительными условиями:

В колонке «Сумма» мы видим необходимую сумму покупок (945000) и реальную сумму покупок по договору – (1157480). Значит, условие по общей сумме покупок клиент выполнил.

Далее в отчете выведен каждый товар из документа условий, количество, запланированное к покупке, и реальное количество купленных клиентом товаров. Мы видим, что условия по покупке телефонов клиент выполнил, а вот ноутбуки в нужном количестве куплены не были.

В данной настройке отчета мы видим также подробную информацию по каждому документу продажи клиенту. Отчет можно настраивать – устанавливать отборы по контрагенту или договору, менять состав выводимых данных. Настройка отчета выполняется по кнопке «Настройка».

Таким образом, мы создали договор с контрагентом и указали в нем дополнительные условия. В течение срока договора мы можем контролировать выполнение условий и корректировать взаимодействие с клиентом. Важно понимать, что программа не применяет никаких санкций к клиенту, даже если он не выполнил условия договора. Контроль выполнения условий договора и принятие решений по результатам работы остается за менеджерами.

В программе «1С: Бухгалтерия 8» предоставлена уникальная возможность, начиная с релиза 3.0.37.21 автоматически формировать договора. Для этого необходимо внести в базу определённые реквизиты, просмотреть их на экране компьютера и распечатать в нужном количестве экземпляров. При такой возможности, не требуется принимать на работу большой штат сотрудников занимающихся договорной работой. Давайте в данной статье наглядно рассмотрим, как создавать, просматривать и распечатывать договора по шаблонам в 1С.

Где находятся договора по шаблонам в программе 1С?

Заходим в главное меню выбираем позицию «Справочники», далее блок «Покупки и продажи» и в нём находим позицию «Шаблоны договоров».

На экране компьютера выходит список доступных для создания видов шаблонов договоров:

• Возмездного оказания услуг;
• Подряда;
• Поставки.

Необходимые реквизиты для создания договора

Для того чтобы договор распечатать и подписать необходимо проставить реквизиты:

• Номер;
• Дата;
• Полное наименование организации поставщика;
• Полное наименование организации покупателя;
• Представитель организации, подписывающий со стороны поставщика;
• Представитель организации, подписывающий со стороны покупателя;
• Реквизиты поставщика: полное наименование, адрес, банковские реквизиты, телефон, E-mail, должность руководителя организации, расшифровка подписи;
• Реквизиты покупателя: полное наименование, адрес, банковские реквизиты, телефон, E-mail, должность руководителя организации, расшифровка подписи.

Для этого выделяем жёлтое поле, где нужно вставить данные. И заполняем одним из двух способов:

• Ручным способом, то есть печатаем текст, как в Word документе;
• Копируем из карточки контрагента нужные реквизиты, а затем вставляем их в жёлтое поле.

Как вам удобнее вносить реквизиты решать только вам, но чтобы не допустить ошибки в наборе реквизитов, лучше это данные скопировать из карточки контрагента, которая находится в справочнике «Контрагенты».

Договор, находящийся в шаблоне рамочный, так как все данные по товару отнесены в приложение.

В программе предусмотрена очень удобная функция – это редактирование шаблонов, находящихся в базе или создание новых шаблонов.

Создание нового шаблона договора в программе 1С

Для того, чтобы создать шаблон необходимо нажать на кнопку «Создать» и в списке выбрать «Новый шаблон».

После этого откроется окно, в котором нужно в поле «Наименование» написать, как будет называться договор (например: Поставки). Ниже, в пустом поле можно набирать текст, для нового шаблона, который разработан в вашей организации.

Редактирование шаблона договора в программе 1С

Данные, которые нужно внести в договор выделены жёлтым цветом. Выделение другим цветом текста, которые нужно внести, очень удобная для редактирования функция, так как не надо по всему тексту искать, какие параметры в него нужно вставить или изменить.

Если вам необходимо внести изменение в шаблон, то нужно встать на печатный текст там, куда надо добавить его и напечатать. Если в дальнейшем, нужно будет редактировать внесённый текст, то лучше его выделить также жёлтым цветом, для облегчения поиска.

Как распечатать шаблон договора из программы 1С

Чтобы распечатать текст, нажимаем на кнопку «Ещё», в открытом списке находим позицию «Справка», при её нажатии открывается окно, в котором находим пиктограмму со значком принтера. Нажимаем на неё и выбираем тот принтер, на который будет отправлен на печать текст.

Можно распечатать по другому, нажать одновременно на клавиатуре две кнопки (в английской раскладке»:

При небольшом штате сотрудников в фирме (организации), занимающихся договорной работой, лучше пользоваться в своей работе функцией шаблонов, для сокращения времени и трудозатрат.