Осуществляя деятельность, предприятию или ИП, выступающими работодателями, или работающими с контрагентами - физлицами, приходится иметь дело с их личными данными, которые в соответствии с законодательством подлежат защите. Вся работа с этими сведениями должна регламентироваться, для этого на предприятии создается положение о персональных данных работников.
Персональные данные - это сведения работника, с которыми предприятию приходится иметь дело каждый день с момента заключения с ними и до увольнения.
Ответственные лица на предприятии не только их собирают и хранят, но также периодически обрабатываю и разглашают третьим лицам. Часто это требует осуществляемая деятельность, например, выплата зарплаты на картсчета в банке.
С другой стороны, существующие положения законодательных актов обязывают предприятие, хранить и не допускать разглашения подобной информации.
Чтобы полностью соблюсти положения законодательства, но и в дальнейшем осуществлять свою деятельность предприятие должно разработать Положение о персональных данных, в котором действующие нормы реализуются с учетом работы организации.
Разработать данное Положение необходимо любому хозяйствующему субъекту, который нанимает работников, а вследствие этого имеет дело с их личными данными.
Этот локальный нормативный акт разрабатывается и утверждается точно так же как и все другие внутренние нормативы предприятия. Ответственным за его разработку может выступать руководитель кадрового отдела или же иное должностное лицо, в обязанности с которыми включается работа с этими сведениями.
Проект документа согласуется с различными специалистами организации, профсоюзом, а после этого вводится в действие распоряжением директора. После того как Положение о персональных данных введено в действие, с ним необходимо под роспись ознакомить всех сотрудников.
Фиксировать ознакомление сотрудников с данным локальным документом можно в специальном журнале регистрации или с помощью заполнения отдельных .
Внимание! Законодательство устанавливает, что в состав Положения должно входить . Его необходимо запрашивать у работающего на предприятии человека каждый раз, когда происходит разглашение сведений третьим лицам, например, при составлении доверенности, справок и т. д.
При этом данное согласие сотрудник может отозвать в любой момент, подав на имя своего работодателя соответствующие заявление.
Какие данные сотрудников являются персональными
Нормы законодательства определяют, что включается в состав личных данных человека. Это может быть как информация, напрямую связанная с сотрудником, так и косвенно его затрагивающая.
Сюда включаются:
- Полные личные данные работника (Ф.И.О.).
- Сведения о месте и дате появления его на свет.
- Адрес фактический и по регистрации.
- Социальное, семейное, имущественное положение.
- Имеющиеся у работника образование, профессия.
- Сведения о получаемых сотрудником доходах и т. д.
Кроме закона о ПД, состав персональной информации определяет и ТК РФ. Он включает в состав защищаемой информации сведения, которые позволяют определить человека как работника. Это квалификация, специализация, образование, состояние здоровья человека (в некоторых ситуациях, например, при работе его во вредных условиях), наличии детей.
Публикуем весь перечень документов, касающихся хранения и обработки персональных данных на сайте, с образцами и рекомендациями по их заполнению.
Список мер обеспечения безопасности внушительный, и для успешного прохождения проверки Роскомнадзора нужно подготовить немало документов. Чтобы все это понять, требуется техническая подготовка. Для новичка это не так просто, но лучше обезопасить себя.
Некоторые компании и сайты оказывают услуги в их подготовке: Контур , Б-152 , FreshDoc . А можно скачать шаблоны этих документов.
В любом случае, вы должны проверить внутренние системы защиты персональных данных и подготовить документы:
1. Перечень сведений конфиденциального характера
Это документ, в котором будет содержаться информация обо всех категориях и видах персональных данных, которые вы обрабатываете. Укажите, что Перечень разработан в соответствии с законом «О персональных данных» и Уставом организации (если вы представляете юрлицо), четко обозначьте ВСЕ виды категории персональных данных. Это можно сделать в виде таблицы. В этом же документе советуем указать цели и сроки обработки персональных данных. Пример .
2. Инструкция администратора информационной безопасности
Администратор информационной системы персональных данных назначается приказом руководителя. В Инструкции перечисляем должностные обязанности, такие, например, как «знать и выполнять требования всех регулирующих документов, которые регламентируют порядок по защите информации», «обеспечивать установку, настройку и обновление информационной системы персональных данных», «обеспечивать функционирование средств защиты системы», «обеспечивать выполнение требований по обеспечению безопасности информации» и пр. Примеры: первый , второй .
3. Приказ о назначении лиц, ответственных за организацию обработки персональных данных и перечне мер по защите персональных данных (для организаций).
4. Перечень персональных данных, подлежащих защите в информационных системах.
Пример.
Рекомендации Роскомнадзора по составлению документа , определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных, в порядке, установленном Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»
5. Приказ об утверждении мест хранения персональных данных.
Если вы храните персональные данные на материальных носителях, необходимо утвердить места хранения. Пример .
6. Перечень помещений, в которых ведется обработка персональных данных.
7. Инструкция пользователей информационной системы персональных данных.
Этот документ определяет должностные обязанности всех, кто работает с персональными данными (осуществляет обработку и пр.). Пример.
8. Приказ о назначении комиссии по уничтожению персональных данных.
Уничтожению персональных данных придается особое значение. После того, как цели обработки выполнены, персональные данные должны быть уничтожены. Подробнее про уничтожение персональных данных написано . Пример Приказа .
9. Проект системы защиты информационной системы персональных данных. Пример .
10. Порядок резервирования и восстановления работоспособности технических средств и программного обеспечения, баз данных и средств защиты информации. Пример .
11. План внутренних проверок режима защиты персональных данных.
План можно сделать в виде таблицы, там укажите, с какой периодичностью будут осуществляться проверки режима и оборудования. Пример .
12. Приказ о вводе в эксплуатацию информационной системы персональных данных, заключение о вводе в эксплуатацию информационной системы персональных данных. Пример .
13. Журнал учета носителей информации информационной системы персональных данных.
14. Журнал учета мероприятий по контролю обеспечения защиты персональных данных.
Журнал можно сделать в виде таблицы и записывать туда проводимые мероприятия. Пример .
15. План проведения внутренних проверок состояния защиты ПД.
Образец документа можно найти и .
16. Журнал учета обращений граждан-субъектов персональных данных о выполнении их законных прав.
Сюда запишите всех, кто обращается за информацией о своих персональных данных. Пример .
17. Правила обработки персональных данных без использования средств автоматизации. О регулировании .
18. Положение о разграничении прав доступа к обрабатываемым персональным данным. Пример .
19. Акт классификации информационной системы персональных данных.
Информационная система – «совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств» (Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации»). Примером информационной системы может быть база данных, содержащая персональные данные, используемая в вашей организации. Даже если вы просто владелец сайта, то говорить об информационной системе мы можем тогда, когда собранные на сайте персональные данные заносятся в базу и потом обрабатываются.
20. Инструкция по проведения антивирусного контроля в информационной системе персональных данных. Пример .
21. Инструкция по организации парольной защиты.
22. Журнал периодического тестирования средств защиты информации.
23. Форма акта уничтожения документов, содержащих персональные данные.
Если вы владелец сайта, обязательно создайте список, в котором вы будете фиксировать уничтожение персональных данных (что было сделано и когда). Пример и ещё .
24. Журнал учета средств защиты информации(перечень технических средств). Пример .
25. Журнал проведения инструктажа по информационной безопасности (для организаций).
26. Инструкция пользователю по обеспечению безопасности при возникновении внештатных ситуаций.
27. Приказ о перечне лиц, допущенных к обработке персональных данных.
28. Положение о защите персональных данных.
Цель этого документа – защитить персональные данные от несанкционированного доступа. В Положении можно прописать следующее: понятия из законодательства, цели и основания для обработки, права и обязанности оператора и субъектов персональных данных.
Опишите, как регламентируется внутренний доступ к персональным данным, кто имеет право доступа, каким образом ограничивается доступ, какие меры внутренней и внешней защиты применяются (пароли, регламентация состава работников, имеющих доступ к работе с персональными данными, обеспечение безопасности хранения персональных данных от посторонних), обязательно укажите ответственность за разглашение (для сотрудников).
29. Соглашение о неразглашении персональных данных.
Это соглашение подписывает каждый, кто имеет доступ к персональным данным. Перечислите все сведения, не подлежащие разглашению, объясните, почему и зачем это делается («я понимаю, что мне приходится заниматься сбором, хранением, обработкой персональных данных, обязуюсь соблюдать все требования, описанные в «Положении о защите персональных данных»»). Пример .
30. План мероприятий по обеспечению безопасности персональных данных.
В этом документе укажите мероприятия, сроки и исполнителя: установку антивирусной программы, установку паролей, внедрение доработок и обновлений и пр. Пример .
31. Модель угроз безопасности в информационной системе персональных данных.
Угрозы безопасности – совокупность условий и факторов, создающих опасность несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, результатом которого может стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, распространение персональных данных, а также иных несанкционированных действий при их обработке в информационной системе персональных данных.
В соответствии со статьей 19 закона «О персональных данных» персональные данные должны быть защищены от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий. .
Смысл этого документа – определить возможные угрозы безопасности системы персональных данных и описать, какие способы защиты будут использоваться при их возникновении. Пример .
32. Форма ответа на запрос субъекта персональных данных. Пример .
Не забывайте заполнять и обновлять эти документы!
Если после прочтения материала у вас остались вопросы (вы не совсем поняли, что является персональными данными, сомневаетесь, надо ли регистрироваться в реестре Роскомнадзора, не знаете, как оформить соглашение об обработке данных, и прочее, и прочее), пишите на [email protected].
Параллельно ведомство дает разъяснения. В том числе, и о форме локального нормативного акта (далее ЛНА) в области обработки персональных данных. Разъяснения — не нормативный акт, но учитывать их стоит: в ходе проверок инспекторы обращают внимание на такие рекомендации.
Какие условия должны быть указаны в ЛНА?
1. Локальный нормативный акт должен быть утвержден генеральным директором, директором, советом директоров или другими уполномоченными лицами, определенными уставом компании.2. При утверждении ЛНА не обязательно учитывать мнение представительного органа работников.
3. Закон не устанавливает требований к количеству ЛНА по работе с персональными данными. Часто у работодателей целый свод таких положений.
Например, ЛНА могут определять:
- общие принципы обработки данных,
- порядок обработки данных на бумажных носителях,
- порядок обработки данных в информационных системах,
- порядок хранения персональных данных,
- порядок передачи данных,
- порядок обработки данных должностными лицами и проч.
- «персональные данные»,
- «оператор»,
- «обработка персональных данных»,
- «трансграничная передача персональных данных» и проч.
Что написать в ЛНА
Цели обработки персональных данных и содержаниеОни должны быть конкретными и законными. Могут опираться на регламенты деятельности работодателя, бизнес-процессы и проч.
Примеры целей:
- использование персональных данных в информационных системах, с которыми работает компания,
- использование данных при составлении документов,
- передача данных в государственные инстанции (ФСС, ПФР, ФНС и проч.) и другие организации (банки, страховые компании, гостиницы и проч.),
- сбор данных для принятия решения о приеме кандидата на работу и проч.
Указанные в ЛНА персональные данные не должны быть избыточными по отношению к целям.
Например, если речь об обработке персональных данных соискателя, цель — рассмотрение кандидатуры на конкретную должность. Для этой цели достаточно фамилии, имени, отчества, даты, месяца и года рождения, уровня образования, опыта работы, квалификации, знания иностранных языков, контактных телефонов, email.
Если нужно, в ЛНА можно прописать обработку биометрических и специальных персональных данных субъектов (расовая и национальная принадлежность, политические взгляды, религиозные и философские убеждения, состояние здоровья). Доступ к персональным данным
В ЛНА нужно указать перечень должностных лиц, у которых будет внутренний и внешний доступ к персональным данным.
Внутренний доступ.
Может быть полным и ограниченным.
При полном доступе достаточно указать перечень должностей, которым дан такой доступ к персональным данным сотрудников.
При ограниченном — указать должности, перечень персональных данных и действий с ними (с указанием целей обработки).
Также нужно назначить сотрудника, который будет отвечать за обработку персональных данных в компании (ч. 1 п. 1 ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ «О персональных данных»).
Назначить можно прямым приказом работодателя или прописать должность в ЛНА.
Желательно, чтобы сотрудник имел отношение к работе с персональными данными: IT-специалист, HR, специалист по подбору и проч. Он будет получать указания от исполнительного органа компании (дирекция, правление, генеральный директор и проч.).
Ответственный сотрудник будет:
- контролировать соблюдение законодательства РФ о персональных данных, в том числе требований к их защите;
- информировать сотрудников о новых нормах, локальных актах о персональных данных;
- принимать и обрабатывать обращения и запросы сотрудников и (или) их представителей по вопросам обработки персональных данных.
В ЛНА нужно указать:
- наименование и местонахождение третьих лиц,
- цели передачи данных и объемы,
- перечень действий по обработке,
- способы обработки,
- требования к защите данных.
Нужно прописать порядок хранения данных и документов, в которых они содержатся (копии паспортов сотрудников, СНИЛС, ИНН и проч.).
Базы данных с персональными данными работников должны находиться на территории Российской Федерации. В ЛНА нужно указать место нахождения таких баз.
Рекомендую отдельно указать сроки хранения данных (не дольше, чем этого требуют цели обработки) в информационных системах и на бумажных носителях. Исключение, когда сроки хранения данных установлены федеральным законом, договором с субъектом персональных данных (сотрудником, партнером и проч.).
Уточните в локальном нормативном акте порядок действий при получении запросов (других обращений) на исправление, удаление, уничтожение персональных данных и прочих требований. Включите в ЛНА формы таких запросов (обращений). Обеспечение конфиденциальности данных
В ЛНА стоит прописать меры, которые компания предпримет для сохранения конфиденциальности персональных данных.
Основные требования к компании (ст. 18.1, 19 Закона № 152- ФЗ «О персональных данных», Приказ ФСТЭК России от 18.02.2013 № 21):
- определение угроз безопасности,
- обнаружение фактов несанкционированного доступа,
- применение мер по обеспечению безопасной обработки данных,
- защита технических средств, на которых хранятся данные,
- установка антивирусов и проч.
Речь об информации о лицах, которые один раз прошли на территорию предприятия. При этом у охраны есть распоряжение при пропуске гостей спрашивать у них ФИО, брать у них паспортные данные и проч.
В таких ситуациях можно вести бумажный журнал однократного пропуска на территорию компании (Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 № 687). Копировать информацию из журнала нельзя.
В ЛНА нужно закрепить:
- порядок пропуска гостей на территорию предприятия (ведение журнала и проч.),
- данные, которые охрана запрашивает у гостей и вносит в журнал,
- цели сбора и обработки данных гостей,
- сроки обработки данных,
- перечень лиц (имена или должности), которые ведут журнал и отвечают за его сохранность и проч.
Локальный нормативный акт можно опубликовать на сайте компании, на внутреннем портале организации, наконец, на стендах в офисе. Главное — донести информацию до реальных и потенциальных субъектов персональных данных (сотрудников, партнеров и проч.).
Оператор обязан проверить внутренние системы защиты и подготовить такие документы в единый комплект:
О полном перечне документации, которая потребуется для организации защиты ПД, мы рассказываем в .
Что требуется для сбора информации?
Всю документацию, которая относится к обеспечению сохранности личной информации, условно можно поделить на 3 группы:
Важно! Все документы по защите и обработке ПД в обязательном порядке подлежат утверждению руководителя предприятия. На них должно стоять подтверждение ознакомления с документацией и визы согласования с иными лицами.
Назначение ответственных лиц
Для регуляции работы руководящего и состава кадровиков предприятия следует подготовить приказ о назначении ответственных лиц за обработку персональных сведений о работниках.
Такая мера позволяет избежать нарушений в работе и предотвратить злоупотребления с документацией. Ответственность за обработку личной информации чаще всего возлагается на юриста, специалиста или руководителя отдела кадров, а также секретаря предприятия.
Для назначения ответственных лиц издается приказ, который можно писать в свободном виде на обычном листе бумаги или бланке с логотипом и фирменными реквизитами предприятия. В государственных учреждениях используются стандартные формуляры распорядительных актов. В учетной политике организации должна быть указана информация о формате приказов.
В специальный журнал необходимо внести номер и наименование приказа, дату выпуска. Он должен находиться у начальника отдела кадров, юриста или секретаря предприятия.
Подписанный и завизированный готовый приказ подшивается в отдельную папку. Утратив свою актуальность, он отправляется в архив, где хранится установленный период, после чего утилизируется.
Определение уровня защищенности
К документам, содержащим сведения о требованиях к ЗПД, относится акт определения уровня защищенности.
Акт определения уровня защищенности не относится к конфиденциальным документам. Оператор обязан опубликовать его или обеспечить к нему неограниченный доступ.
Для определения уровня защищенности на предприятии создается комиссия, в составе которой должен быть ответственный за организацию обработки. Акт должен утверждаться руководителем организации, и подписан всеми членами комиссии.
В акте указываются:
- персональные данные, обрабатываемые в ИСПДн;
- объем обрабатываемых ПД;
- уровень защищенности;
- тип актуальных угроз для ИСПДн.
Начало обработки
Оператор ПД должен выполнять сбор информации, ее обработку и отвечать за сохранение конфиденциальности данных.
Для начала обработки данных требуется следующее документальное оформление:
- Положение, регулирующее цель обработки, требования к порядку обработки и регистрации ПД, порядку направления уведомлений и ответственных лиц.
- Внутренние документы политики компании в отношении автоматизированных систем и доступа к ним.
- Образцы уведомления уполномоченного органа.
- Образцы согласия и уведомлений субъекта ПД, изменения и дополнения в договора с физлицами, чьи данные обрабатываются (бухгалтерия, кадры, поставщики).
- Порядок отношений с распорядителем баз ПД.
- Порядок работы с запросами субъектов ПД.
- Договор с субъектами, обрабатывающими базы ПД.
Организационно-распорядительная документация
Внимание! Во избежание несанкционированного доступа к персональным сведениям, следует использовать ряд защитных мер, что включает в себя разработку комплекса специализированных организационно-распорядительных документов для внедрения в работу организации, которую проверяют соответствующие органы.
Итак, пакет документации по включает в себя приказы, уведомления, должностные инструкции и положения, которые регулируют порядок сбора информации, обработки и хранения сведений.
Определяет как любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к субъекту или позволяющую его идентифицировать (п.1 ст. 3). При этом законодательный акт не содержит разъяснения, какие именно сведения о физическом лице включает в себя данное понятие. В контексте трудовых отношений к ним, как правило, относятся:
- дата рождения;
- паспортные данные;
- адрес регистрации и проживания;
- номер СНИЛС;
- информация об образовании и трудовом стаже.
Это лишь минимальный перечень сведений о себе, которые человек предоставляет при приеме на работу. В процессе сотрудничества к нему добавляются: условия трудового договора и дополнительных соглашений, сведения о постановке на воинский учет, социальные льготы, данные о дисциплинарных взысканиях и поощрениях, отчеты для органов статистики и прочие. Массив полученной информации составляет личное дело работника.
Для чего нужно положение о работе с персональными данными
Принимая человека на работу, предприятие берет на себя функции оператора по обработке данных. Иными словами, работодатель осуществляет сбор, хранение, систематизацию, накопление и обновление информации, касающейся работников. Работа с личными данными ведется как с использованием средств автоматизации, так и без их применения. Обработка конфиденциальных сведений осуществляется не только в период сотрудничества, но и после его завершения, на стадии архивирования. Ст. 22.1 обязывает организации хранить личные дела работников в течение 75 лет. На всех этапах обработки личных сведений работодатель обязан предотвращать передачу их третьим лицам при отсутствии на то законных оснований. Комплекс соответствующих мер должен быть задокументирован как положение о работе с персональными данными работников.
Структура положения о персональных данных
Составляя положение о защите персональных данных 2019, рекомендуется придерживаться следующей структуры:
| № | Раздел | Содержание |
| 1 | Основные положения | Цели документа, законы, порядок утверждения |
| 2 | Основные понятия | Определения понятий, упортребляемых в документе |
| 3 | Состав персональных данных работников | Перечень личных сведений |
| 4 | Обработка данных | Условия обработки информации |
| 5 | Комплекс документов | Перечень документов, содержащих личные сведения |
| 6 | Доступ к персональным данным | Порядок внешнего и внутреннего доступа к информации |
| 7 | Защита персональных данных | Комплекс мер для обеспечения безопасности конфиденциальных сведений |
| 8 | Права и обязанности работника | Права работника в отношении обработки данных, обязанность по своевременному уведомлению об их изменении |
| 9 | Ответственность за разглашение информации | Разъяснение ответственности за нарушение сохранности информации в соответствии с законодательством |
Как ввести в действие положение об обработке и защите персональных данных 2019
На этапе разработки документа его содержание следует согласовать с руководителями отделов, задействованных в обработке данных, и юридической службой. Готовый локальный нормативный акт утверждается . Приказ также издается в случае внесения изменений в текст документа. Если по каким-либо причинам положение о защите личных данных отсутствует на предприятии, необходимо незамедлительно его оформить и довести его содержание до всех работников. Сотрудники, принимаемые на работу, должны прочесть положение до подписания трудового договора. Подтверждение ознакомления с текстом оформляется на усмотрение работодателя. Наиболее удобный способ - ведение журнала ознакомления с локальными нормативными актами. При необходимости работник может сколько угодно раз обращаться за текстом документа. Чтобы упростить данную процедуру, рекомендуется выложить образец положения об обработке персональных данных работника в ресурсы корпоративного электронного доступа.
