Если вам необходимо передать кому-либо документы, содержащие особо важную информацию, достоверно подтвердить факт того, что бумаги попали в нужные руки, всегда составляйте акт приёма-передачи документации.

Акт необходим

И по сей день, документация в бумажной форме является наиболее распространённой формой фиксации важных сведений. Некоторые документы представляют собой огромную ценность, для многих документов введены законом специальные правила оборота. В связи с этим, бумаги, содержащие особую информацию, требуется не только бережно хранить, но и не допускать получения сведений, содержащихся в этих бумагах лицам, которые могут использовать их в личных, корыстных целях, либо во вред владельцу документов.

Если по служебной необходимости вам приходится передавать те или иные документы, содержащие особую информацию кому-либо, потребуется и подтвердить работодателю, что его задание выполнено, а документация передана кому следует. Устное подтверждение от адресата, которому направлены бумаги можно получить и по телефону, а вот достоверно доказать исполнение сотрудником своей обязанности можно лишь письменным документом - актом приёма-передачи документации.

Составление акта передачи документов

Как уже упоминалось, акт приёма-передачи документации необходим лишь для подтверждения факта передачи документов от одного лица другому. Составление такого акта не требует ни проведения специальной процедуры, ни специального заверения бумаги. Достаточно подписей получателя документации и передающего лица, если они физические лица, либо реквизитов и печатей организаций, если документы передаются от одной фирмы в другую.

При составлении акта обязательно укажите дату передачи и составьте простейшую таблицу, в которой будут указаны названия документов, количество листов или страниц в каждом, оставьте колонку для замечаний, если они имеются при приёме бумаг.

Акт приема-передачи документации

Дата составления_____________

Документы передал:_____________ Документы принял _______________.

Акт такой простейшей формы с подписями сторон - вполне правомочный и действительный документ, удостоверяющий, что передача документации действительно имела место между указанными лицами. При необходимости в такую простейшую форму акта можно вносить необходимые дополнения или изменения, важно, чтобы передача бумаг была удостоверена участниками такого действия.

Ниже расположен типовой бланк и образец акта приёма-передачи документации вариант которого можно скачать бесплатно.

Каким образом можно составить в организации акт приема-передачи материальных ценностей. Но иногда возникает необходимость в передаче от одного лица к другому лицу документов, которые также имеют ценность, а потому факт такой передачи должен быть зафиксирован. Речь может идти, к примеру, о передаче документов заказчиком исполнителю при заключении и исполнении договора выполнения работ или оказания услуг, о передаче документов в рамках соглашения о переводе долга или о передаче документов от увольняющегося сотрудника лицу, принимающему ответственность за такие документы.

Как в этом случае составить акт приема-передачи документов физическими лицами или между организациями?

Форма акта приема-передачи документов

Независимо от того, на каком основании и с какой целью производится передача документов от одного лица к другому, а также производится ли передача документов между физическими лицами или организациями, акт приема-передачи может составляться по схожей форме. Унифицированной и обязательной к применению формы акта приема-передачи документов нет, поэтому организация может разработать форму такого акта самостоятельно. Конечно, это не распространяется на случаи, когда обязательность применения определенной формы акта закреплена, к примеру, в договоре между сторонами.

В акте приема-передачи документов обычно указываются:

• дата и место передачи документов;
• лица, между которыми производится передача документов, а при необходимости их полномочия и основания таких полномочий;
• причина передачи документов;
• перечень передаваемых документов с указанием того, передается оригинал документа или его копия, а также количества страниц документов;
• подписи лиц, передавших и получивших документы.

При наличии акт может быть скреплен печатями сторон.

Акт составляется в 2-х экземплярах: для передающего и принимающего лица.

Приведем акта приема-передачи документов в формате Word.

Представим пример заполнения акта приема-передачи, которым оформлена передача документов из одного обособленного подразделения организации в другое подразделение.

Пример № 1

______________________ __________________________

место составления актадата составления акта

Лицо, передающее документы: __________________________________________________________________.

Лицо, принимающее документы: ________________________________________________________________.

Основание передачи документов: _______________________________________________________________.

Перечень передаваемых документов:

Настоящим актом подтверждается, что _________________________________________ передал, а _______________________________________ принял указанные выше документы.

Подписи сторон:

Лицо, передавшее документы: _______________________________________________________________

Лицо, получившее документы: _______________________________________________________________

Пример № 2

АКТ

приема-передачи документов

г. ________________ «» _________________ 20__г.

В лице ________________________________________, с одной стороны, передал, а _____________________________ в лице______________________________, с другой стороны, принял следующие документы:

Передал документы: Принял документы:

__________________ //_____________________ / /

Пример № 3

Акт приема-передачи документов

г. Москва «____» _____________ 20__ года

Общество с ограниченной ответственностью «________________________» в лице ______________________, с одной стороны, передал, а общество с ограниченной ответственностью «_____________________» в лице ____________________, с другой стороны, принял следующие документы:

Данный акт составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон.

Передал документы: Принял документы:

_____________/______________/ _____________/________________/

М.П. М.П.

Пример № 4

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ

г. ________________ «___»_________ 20__г.

В лице _____________________, с одной стороны, передал,

а _______________________________ в лице _________________________, с другой стороны, принял следующие документы:

Данный акт составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон.

Передал документы: Принял документы.

При увольнении прежнего главного бухгалтера не отражена в действующем законодательстве.

Тем не менее, чтобы уменьшить возможные негативные последствия, организация должна организовать передачу дел от прежнего главного бухгалтера к новому главному бухгалтеру.

Процедура проведения передачи дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру происходит в несколько этапов.

При передаче дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру следует следовать следующему алгоритму:

Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел
Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации
Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности
Шаг 5. Приемка – передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру
Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера
Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел

Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией

Новому главному бухгалтеру необходимо четко представлять свои должностные обязанности, чтобы организовать свою работу и понять, на что обратить внимание при приеме дел от предыдущего главного бухгалтера.

Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться должностной инструкцией.

Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел

Передача дел осуществляется на основании приказа организации.

В приказе должны быть указаны Ф.И.О. лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), и других лиц, участвующих в передаче дел (руководителя, секретаря).

В приказе о передаче дел следует указать:

причину проведения приема-передачи дел (увольнение главного бухгалтера);

сроки проведения приема-передачи дел и период, за который проводится прием-передача дел. Если главных бухгалтер увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ). В этом случае целесообразно срок, равным 2 недели;

первичные учетные документы (договоры с поставщиками покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т.п.);

регистры бухгалтерского и налогового учета;

бухгалтерские справки;

бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;

отчетность во внебюджетные фонды;

акты сверок с налоговыми органами, акты налоговых органов по проводимым проверкам;

инвентаризационные описи;

кассовые документы, выписки и

кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;

должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;

список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;

другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.

После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период - период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования результата и т.д.).

Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.

Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально.

В этом случае проверить наличие первичных документов, правильность заполнения ее реквизитов и отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно выборочно.

Критерием выборочной проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.

Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.

Шаг 5. Приемка – передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру

Главный бухгалтер должен получить следующие документы:

Учредительные и регистрационные документы

Устав, учредительный договор;

Свидетельство о регистрации;

Свидетельство о постановке на учет в налоговый органах;

Свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования;

Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета

Учетная политика по бухгалтерскому учету;

Политика по налоговому учету;

План счетов бухгалтерского учета;

Должностные инструкции работников бухгалтерии;

Регистры бухгалтерского и налогового учета

Оборотно - сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;

Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам;

Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность

Бухгалтерская отчетность;

Декларации и расчеты по всем налогам;

Книги покупок и продаж;

Журнал учета полученных и выставленных счетов - фактур;

Документы по инвентаризации

Приказ о проведении инвентаризации;

Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи;

Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами

Акты налоговых проверок;

Акты сверок с налоговыми органами;

Документы по учету основных средств

Приказ о создании комиссии по приемке основных средств;

Акты приемки – передачи основных средств по форме № ОС-1;

Инвентарные карточки по основным средствам по форме №ОС-6;

Акты на списание основных средств

Документы по учету товарно-материальных ценностей

Карточки учета материалов;

Приходные ордера по форме № М-4;

Требования - накладные по форме № М-11;

Документы по учету денежных средств

Кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;

Платежные поручения;

Выписки банков по расчетным счетам;

Журнал кассира-операциониста и Z -отчеты;

Документы по учету труда и заработной платы

Трудовые договоры;

Приказа о приеме на работу, увольнении, премировании;

Штатное расписание;

Табели учета рабочего времени;

Расчетно-платежные ведомости;

Документы по расчетам с подотчетными лицами

• Авансовые отчеты;

Документы по учету расчетов контрагентами

Договоры с поставщиками и покупателями;

акты сверок с дебиторами и кредиторами;

товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг

Прочие документы

Первичные документы по учету займов, финансовых вложений, нематериальных активов;

Бухгалтерские справки;

Путевые листы;

Бланки строгой отчетности;

Доверенности;

другие документы;

Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера

Пояснения могут касаться ведения бухгалтерского и налогового учета, порядка взаимодействия с другими отделами или подразделениями компании, а также с контрагентами, аудиторской компанией и налоговыми органами.

Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел

Передача дел оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все основные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.

Акт приема-передачи дел может быть составлен организацией в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.

В акте приема-передачи дел следует отразить:

Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;

дату передачи дел;

период, за который осуществлена передача дел;

дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел;

наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);

серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;

список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;

все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,

число переданных печатей, штампов и тому подобное.

последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;

характеристику бухгалтерского и налогового учета.

Характеристика бухгалтерского и налогового учета может включать следующие разделы:

1) организация бухгалтерского учета.

В этом разделе проводится анализ Учетной политики.

Здесь может быть указана организационная структура бухгалтерской службы, укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, квалификация учетных работников.

Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.

2) учет денежных средств.

В этом разделе указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира - операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов.

Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками;

3) учет основных средств и нематериальных активов.

В этом разделе отмечаются результаты проверки системы учета этих активов, состояние документирования операций их постановки на учет и выбытия, начисления по ним амортизации и другие моменты;

4) учет материально-производственных запасов (товаров, готовой продукции и материалов).

В этом разделе отмечаются результаты проверки учета материально-производственных запасов и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей.

Для этого указываются результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков).

Также отмечается также наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников;

6) состояние учета на других участках.

В этом разделе описывается порядок учета финансовых вложений, доходных вложений в материальные ценности, займов и кредитов, расчетов по дивидендам, резервного капитала, добавочного капитала и др. и отмечается соответствие или не соответствие порядка учета законодательству;

3) состояние учета расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации.

В этом разделе указываются сведения, характеризующие проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами)

Также в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами.

По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.

7) бухгалтерская (финансовая) отчетность;

В этом разделе указываются расхождения между данными бухгалтерской и налоговой отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета и письменные объяснения прежнего главного бухгалтера о причинах расхождений;

8) хранение документов.

В этом разделе должен быть описан порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения организацией правил сохранности дел, их хранения и уничтожения;

9) перечень первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, переданных по описи.

В этом разделе также указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости.

Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главным бухгалтером и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.

Акт приема-передачи дел составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (то есть новым главным бухгалтером, принимающего дела, прежним главным бухгалтером, передающего дела, а также членами и председателем комиссии), и утверждается руководителем организации.

передача дел инвентаризация учетная политика

Акт - нормативный документ, составленный в нескольких экземплярах и подписанный сторонами для подтверждения установленных событий или фактов. При смене бухгалтера на предприятии составляется и подписывается акт приема-передачи бухгалтерских документов. На государственных предприятиях этот документ имеет унифицированную форму, но может меняться ведомством ввиду особенностей хозяйственной деятельности.

Форма заполнения обычно регламентируется правилами о порядке составления актов, при заполнении которых во избежание ошибок предоставляется пример. На негосударственных (небюджетных) предприятиях акт приема-передачи бухгалтерских документов может иметь простую форму в виде описи дел, принимаемых новым главбухом.

Пример акта приема-передачи бухгалтерских документов

Акт приема-передачи бухгалтерских документов при смене директора или в других случаях - это документ, содержащий информацию о состоянии бухгалтерской отчетности в период передачи дел новому главному бухгалтеру. В дальнейшем может использоваться при составлении отчетности, а также снять ответственность с бухгалтера за неправильное ведение бухучета за период, предшествующий смене должностного лица. Содержание акта урегулировано нормативными документами (шаблон заполнения ниже), но может дополняться или сокращаться в зависимости от специфики деятельности предприятия.

Как оформлять

По понятиям о делопроизводстве, акт приёма передачи документов бухгалтерии регламентирован формой - стандарт, заполнить которую не составит труда.

Ниже рассмотрим пример приёма документации одним предприятием от другого с указанием обязательных реквизитов:

1. для начала, следует указать название документа с кратким уточнением сути;
2. следующей строкой детализируем место работы организации (город)- составителя акта и дата документа;
3. далее следует информация об организации, передающей документацию, а именно: фиксируют её наименование, форму управления (ООО, ИП, ОАО и другие), должность, занимаемую лицом ответственным за передачу (руководитель либо другое уполномоченное в подписании данного рода документов лицо) с полным уточнением имён, фамилий и отчества;
4. затем специфицируются такие же данные о стороне – получателе документации;
5. следует перечисление документов, передающихся лицами.

Целесообразно составлять а в случае предоставления крайне ценных документов либо, когда их список внушителен, оформив его в виде таблицы.

Данные таблицы подлежат написанию в следующем порядке:

1. первый столбец – номер по порядку документа, который следует передать;
2. второй столбец – полное наименование;
3. третий столбец – дата составления документа;
4. четвертый столбец – номер, присвоенный документу во внутреннем документообороте предприятия;
5. пятый столбец – следует информация, о том передаётся ли оригинал документа или заверенная копия;
6. шестой столбец – итоговое число листов, составляющих акт.

При желании, можно внести дополнительную информацию. Ниже таблицы следует указать количество составленных экземпляров акта и число переданных на руки каждой заинтересованной стороне, подписи директоров предприятий, либо ответственных лиц, также оттиски печатей предприятий. При передаче документов от физического лица юридическому лицу, требуются подписи ответственных с каждой стороны и печать предприятия, участвующего в передаче документации.