Нумерация трудовых договоров в организации. Порядок регистрации трудовых договоров и соглашений к ним

Нумерация трудовых договоров в организации производится с целью систематизации документов и облегчения их поиска. О том, право это или обязанность кадровика, и как правильно оформить свои действия, читайте в нашей статье

Из этой статьи вы узнаете:

Обязательна ли нумерация трудовых договоров

Ни один законодательный акт не содержит положения, которое заставляло бы компанию производить нумерацию трудовых контрактов. Здесь работодатель получает свободу выбора. Но наличие номера позволит систематизировать хранение и облегчить поиск в архиве.

Некоторые разъяснения по этому вопросу содержатся в письме Роструда № 3045-6-0 от 09.08.2007 года. Оно устанавливает рекомендации по наличию подобного реквизита на контракте. При этом доводом приводится наличие поля “номер трудового договора” в унифицированных кадровых документах. Однако, содержание данного письма носит рекомендательный характер и может не учитываться компанией.

Таким образом, нумерация трудовых договоров в организации - это не правило, а возможность для компании. Но это может не только облегчить деятельность кадровой службы, но и позволить избежать дополнительных вопросов проверяющих инстанций. ГИТ всегда запрашивает Журнал регистрации контрактов при проверке.

Нумерация срочных трудовых договоров

Что касается срочных контрактов, если их немного, то можно включать в единый реестр. Но при необходимости срочные трудовые договора могут быть выделены в отдельный Журнал, все зависит от удобства для конкретного кадровика.

При внесении записи о порядковом номере срочного контракта в журнал целесообразно в специальной графе обозначать его срочность и срок, до которого он действует. При использовании стандартного типографского журнала сделать это возможно в графе “Примечания”..

Нумерация дополнительных соглашений

Нумерация дополнительных соглашений производится по аналогии с основными договорами. Законодательство также не регламентирует правила нумерации.

Для более легкой идентификации допсоглашения целесообразно добавить в номер буквенный код “ДС”. Соглашения регистрируются в отдельном Журнале учета.

При ведении документации в организации желательно придерживаться стандартов Роструда. И хотя присвоение номеров трудовым договорам не является обязательной процедурой, большинство работодателей стараются выполнять эту операцию. Такое решение позволит упорядочить делопроизводство на предприятии. Если будет необходимо в кадровой документации найти определенное соглашение, номера подскажут где именно находится конкретный договор. В журналах регистрации документов чаще всего существует поле «Номер договора», по которому легко можно необходимое соглашение с работником.

Нумерация трудовых договоров — каждый год начинается заново или продолжается?

Так как законодательно особых требований по этому вопросу не установлено, каждый работодатель может определять свои правила. Существует возможность начинать нумерацию каждый год новую, а можно и продолжать вести уже установленную. И большинство работодателей все-таки выбирают первый вариант. К этому же склоняются специалисты Федеральной службы труда. Благодаря такому выбору идентификатор конкретного договора будет состоять из порядкового номера и года. Потому наиболее распространенный вид для небольших организаций: 09/2015, 01/2017, 116/2016.

Как правильно вести нумерацию трудовых договоров?

Введение алгоритма – это особо актуальный вопрос для крупных организаций, где наблюдается частая смена кадров. Предлагается в номере соглашений указывать следующие сведения:

День/месяц составления;
Год составления;
Порядковый номер.

При выборе такой нумерации на выходе получится подобная структура – 18/12/16/19. В предложенном варианте человек был принят на работу 18 декабря 2016 года и стал 19-м сотрудником, оформленным в указанном году.

Необходимость нумерации трудовых договоров

Систематизация, упорядочение и простота нахождения документов – это три основные цели, которые преследуются при введении нумерации. Если изучить некоторые трудовые документы, то и в них есть специально выделенные поля для идентификаторов соглашений, заключенных с сотрудниками. Обязательно вносится очередность в журнал регистрации. Также традиционно он записывается в трудовую книжку работника и в приказ о том, что новый сотрудник был официально принят на работу (для последнего существует унифицированная форма Т-1).

Как исправить нумерацию в трудовом договоре?

Если при приеме на работу была допущена ошибка в проставлении идентификатора, проще будет перепечатать этот документ и поставить правильный порядковый номер. Второй вариант – это оформление дополнительного соглашения. В его структуре должны присутствовать подписи обеих сторон. Указанную ошибку можно исправить следующими словами в дополнительном соглашении: Заменить номер 09/2015 в реквизитах на 10/2015.

Нумерация срочных трудовых договоров

Есть работодатели, которые ведут отдельную нумерацию для срочных соглашений. Однако намного проще, если кадровые сотрудники будут продолжать нумеровать соглашения по одному алгоритму вне зависимости от типа документа – срочный или бессрочный. Если есть необходимо все-таки идентифицировать эти две разновидности документов, для срочных можно вписывать букву С. Потому, если бессрочный документ будет иметь реквизит 09/2015, то срочный – 09/2015с. Еще один вариант – дополнительно вписывать не только дату заключения, но и дату расторжения. Тогда порядковый номер будет выглядеть следующим образом: 1812-16-0106-17/19.

Нумерация дополнительных соглашений к трудовому договору

При изменении определенных условий сотрудничества между работодателем и работником составляется дополнительное соглашение. Оно нумеруется еще проще — по его порядковому номеру. Если ранее к указанному соглашению не было приложений, тогда в реквизитах первого дополнительного соглашения будет под первым порядковым номером и так далее.

Образец приказа о нумерации трудовых договоров

Чтобы утвердить, как именно кадровикам необходимо нумеровать документы при приеме сотрудников на работу, работодатель издает приказ. В распоряжении работодатель указывает, как именно необходимо нумеровать документы. Например, можно записать, что ежегодно необходимо начинать нумерацию заново. Традиционно в распоряжение вносится наименование работодателя, наименование приказа и ФИО руководителя с его подписью. Для этого вида приказов нет установленной формы, поэтому они оформляются в свободной форме. Многие работодатели обходятся без такого приказа, ведь нумеровать соглашения с работниками – это не обязательство для руководителей, а лишь рекомендация.

Способы защиты трудовых прав работников

Трудящийся человек имеет право на защиту своих интересов в процессе выполнения своих рабочих обязанностей, оплаты…

Трудовой договор с работником на полставки

Каждая организация имеет определенный режим работы, который установлен для различных категорий сотрудников. Согласно Трудовому кодексу…

Формы самозащиты работниками трудовых прав

Согласно конституционным законам каждый гражданин может рассчитывать на защиту своих свобод и прав от внешних…

Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений

Любой документооборот находит отражение в тех или иных учетах. Основное правило делопроизводства говорит о необходимости…

Трудовой договор с работником - как заключить трудовой договор?

Самым первым и главным шагом в создании трудовых отношений является составление договора. Если быть точным,…

Что такое коллективный трудовой договор?

Зачастую, лица являющиеся потенциальными работниками, не разбираются во всех нюансах трудовых отношений. Поэтому в современной…

Трудовой договор это важнейший документ, как для работника, так и для предприятия в целом. Организация ведет строгую отчетность этим документам и обеспечивает их регистрацию и сохранность в течение 75 лет. Даже для небольших фирм ежегодные прием и увольнение кадров без присвоенной нумерации соглашениям рано или поздно приведет к путанице, а для больших предприятий, отсутствие должного регистрирования, может подкосить всю делопроизводственную работу. В данной статье мы рассмотрим различные варианты проставления номеров на соглашения, заключаемые при приеме на работу.

Нумерация трудового договора с нового года

Все вопросы, которые касаются взаимоотношений сотрудника и нанимателя, а также работы кадровой службы, регламентируется ТК РФ. В статье 53 описана процедура составления рабочей договоренности и обязательные к указанию в ней пункты. Присвоение обязательного номера документу не является пунктом данной статьи. Наступление нового года знаменуется для делопроизводства началом нового отсчета. При этом возникает вопрос, необходимо ли начинать нумерацию трудовых договоров с нового года?

Никаких правил по этому поводу нет, но есть рекомендации, которые выражены в Данное постановление рекомендует начинать новый отсчет каждый год. Именно поэтому во многих организациях нумерация трудовых договоров каждый год начинается заново. При этом данный факт не позволяет утверждать, что такое способ ведения документации единственно верный.

Порядок и правила нумерации трудовых договоров в организации

В 2007 году Роструд в своем постановлении объяснил, что присваивание номеров в соглашениях при принятии на работу не является обязательным правилом для организаций. Данный акт позволил каждой компании принимать собственное решение по поводу того, как правильно вести нумерацию трудовых договоров.
В рекомендательных пояснениях к Госкомстат предлагает правила учета документов и порядок присвоения номерных знаков. Вот как происходит нумерация рабочих договоренностей по правилам Госкомстата:

Сначала указывается порядковый номер соглашения;
Затем дата его заключения. Например, 27-20022017 или 27/20-02-2017.

Предложенные сочетания помогают решить многие проблемы при последующем поиске необходимого документа даже по происшествии десятка лет.

Изменение нумерации в трудовом договоре

Работа кадровой службы организации подразумевает внесение изменений в имеющиеся соглашения. Это может быть связано как с изменениями в законодательстве, так и с изменениями в условиях работы или оплаты труда. Корректировки вносятся путем составления обязательного дополнительного соглашения, которое вводиться приказом по организации и должно быть заверено и работодателем, и работником.
Рекомендуется придерживаться следующих правил при изменении некоторых аспектов соглашения:

Последовательность изложения от меньшего к большему;
Сперва указывается слово или фраза в кавычках, которая подлежит замене, а затем приводиться новое слово для замены;
Новые пункты вводятся под новыми обозначениями, с обязательным указанием пункта и подпункта;
Прописывается очередность исключаемого пункта.

Нумерация дополнительных соглашений к трудовому договору

Дополнительно заключенные соглашения также подлежат проставлению номеров, что является верным методом при соотношении дополнительного акта с первоначальным трудовым договором. Правила проставления номеров для дополнительных документов зависят от первоначально принятой системы в организации. Обычно практикуется проставление добавочного номера с датой заключения через дробь с первоначальным номером документа. Тем самым дополнительный акт продолжает первый документ, а это в дальнейшем исключает вероятность возникновения ошибок.

Нумерация срочных трудовых договоров

Срочные трудовые договора нумеруются отдельно от бессрочных и подшиваются так же в отдельном порядке. Для них даже существует собственный журнал регистрации. Поэтому по предложенным правилам нумерация контрактов ведется с цифры один, но прибавляется буквенное обозначение для того, чтобы можно было сразу определить, что данный документ является срочным.
Срочные рабочие договоренности также хранятся 75 лет в архиве компании. Именно данный факт заставляет продумать правила проставления цифр обозначения и последующего опознования.

Пример нумерации трудовых договоров

Трудовому договору заключенному под №27 20.02.2018 будет присвоен номер 27-20022018 или 27/20-02-2018. Если заключенная договоренность под номером 27-20022018, подверглась изменениям, выраженным в дополнении № 1 от 15.03.2018. Новый присвоенный дополнению номер может выглядеть таким образом – 1-16032018/27-20022018.
Срочные рабочие договоренности нумеруются отдельно, например №2 от 03.03.2018, будет выглядеть как 02-03032018 или с 02-03032018.

При регистрации нового сотрудника на предприятии большое значение имеет оформление с ним профессиональных отношений. Для большего удобства был разработан способ присвоения отдельного порядкового числа каждому документу. Однако, следует иметь в виду, что каждая компания выбирает для себя индивидуальный вариант для ведения делопроизводства.

Нумерация трудовых договоров не является обязательной с точки зрения законодательства, а значит - работодатель вправе сам решать, как ему нумеровать документы на собственном предприятии или в организации.

В нашей статье мы подробно расскажем о существующих правилах нумерации, а также прольем свет на интересующие вас вопросы.

В Трудовом кодексе Российской Федерации не прописаны какие-то нормы или особенные правила, которые касаются нумерации трудовых договоров . Тем не менее, в письме Роструда от 09 августа 2007 года под номером 3045-6-0 сказано, что номер не является обязательным сведением, которое было бы предусмотрено в пятьдесят седьмой статье ТК РФ.

При этом существует унифицированная форма ведения учетной документации по учету труда и его оплаты, которая была утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05 января 2004 года под номером 1, она же и предусматривает сам факт нумерации таких документов.

Все же это постановление является рекомендованным, а не обязательным, а значит, работодатель сам решает, как ему вести нумерацию трудовых договоров.

Задачи нумерации

Нумерация предусматривает присвоение каждому трудовому договору или свой собственный номер. Подобное принято в деловодстве для упрощения и систематизации работы с , а также, чтобы нивелировать возможные путаницы и не состыковки.

На практике нумерация помогает вести учет трудовых договоров и других соглашений, которые были оформлены в организации и как следствие - упрощенный поиск этих документов в кадровом отделе или архиве фирмы.

Нюансы нумерации дополнительных соглашений

На практике принято также вести и нумерацию дополнительных соглашений, используя рекомендации выше или же собственно выработанную систему ведения учета.

Некоторые организации ведут упрощенный учет дополнительных соглашений, используя лишь номер соглашения и год оформления документа. В таком случае нумерация будет выглядеть следующим образом: 08-2016 или 082016. Где 08 - личный номер дополнительного соглашения, а 2016 - год оформления документа.

Таким образом, все, что касается нумерации соглашений и трудовых договоров в законодательстве имеет сугубо рекомендательный характер, а значит - не обязательно для выполнения именно в таком виде. Все же нумерацию стоит вести для упрощения учета и систематизации документации, особенно если организация имеет большой масштаб и серьезную «текучку» кадрового состава.

При этом особенности и нюансы в таких случаях являются индивидуальными и напрямую зависят от конкретной фирмы или предприятия, от ее масштабов, количества кадров и желания вести точный учет оформленных соглашений и трудовых договоров.

Когда заключают трудовой договор. то нумеровать его не является обязательным условием. Тем не менее, номера на таких документах ставятся при унифицированных формах учетной документации оплаты и труда.

Поэтому каждая организация или компания сама для себя решает целесообразность расстановки номеров. Нумерация договоров преследует цель упорядочить делопроизводство и идентификацию документов. Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3045-6-0 содержит некоторые рекомендации по нумерации трудовых соглашений.

Номер трудового договора в небольших организациях обычно содержит собственный номер и цифру, которая обозначает год заключения. Например, 06/11 будет обозначать порядковое число и цифру года.

Иногда делопроизводители сами продумывают свою систему нумерации, утверждают ее у руководства и внедряют. Как они это делают, не принципиально важно. Это могут быть номера со знаками тире и в виде дроби.

В частности, когда в фирме каждый день заключается множество трудовых договоров, удобно присваивать номер, равнозначный дню приема на работу. То есть при заключении соглашения 15 апреля 2012 года, номер может выглядеть примерно так: 1504-12/1. Цифра через дробь будет означать порядковый номер работника.

Некоторые сотрудники отдела кадров присваивают трудовому договору номер, аналогичный табельному, который автоматически ставится в компьютерной программе «1С Делопроизводство». С нового года нумерацию, как правило, начинают заново.

Чтобы пронумеровать все трудовые договора необходимо разложить их в порядке убывания чисел года. То есть недавние документы разместить снизу, а в самом верху будет лежать договор, заключенный в самом начале года. Сначала вручную поставить карандашом порядковые номера, а затем разборчивым почерком прописать полные версии номеров согласно утвержденному начальником шаблону.

Статьи по теме «Как нумеровать трудовые договоры»

Вот уже несколько лет женский журнал JustLady является достойным путеводителем в мире моды и красоты. Мы не просто заполняем интернет-пространство, мы ищем и находим то, что может быть интересно широкой аудитории женщин, желающих быть в курсе самых последних новостей и трендов. Ежедневные обновления женского журнала JustLady позволяют следить за актуальными событиями в мире моды, не пропустить новинки косметики и парфюмерии и узнать о самых эффективных способах поддержания собственной фигуры в форме.

В журнале JustLady всегда можно подобрать оптимальную для себя диету, решить насущные женские вопросы. Наш женский форум ежедневно расширяется за счет обсуждения самых волнующих тем и становится местом встречи хороших подруг. Журнал для женщин JustLady занимает одни из первых позиций в рейтингах, ведь мы растем сами и помогаем совершенствоваться другим.

Размещенные на сайте материалы, включая статьи, могут содержать информацию, предназначенную для пользователей старше 18 лет, согласно Федерального закона №436-ФЗ от 29.12.2010 года «О защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и развитию». 18+.

Правила ведения нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Законодательство

В Трудовом кодексе Российской Федерации не прописаны какие-то нормы или особенные правила, которые касаются нумерации трудовых договоров . Тем не менее, в письме Роструда от 09 августа 2007 года под номером 3045-6-0 сказано, что номер трудового договора не является обязательным сведением, которое было бы предусмотрено в пятьдесят седьмой статье ТК РФ.

Задачи нумерации

Нумерация предусматривает присвоение каждому трудовому договору или дополнительному соглашению свой собственный номер. Подобное принято в деловодстве для упрощения и систематизации работы с документами. а также, чтобы нивелировать возможные путаницы и не состыковки.

Читайте также: Написал заявление на увольнение и ушел на больничный

Для выбора между двумя системами оплаты (тарифной и бестарифной) вам понадобится изучить эту статью.

Подробную и нужную вам информацию о понижении заработной платы вы узнаете в нашей статье.

Нюансы нумерации дополнительных соглашений

Наличие номера трудового договора не относится к обязательным условиям его заключения.
Вместе с тем унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты предусматривают нумерацию трудовых договоров. Нумерация служит в основном для упорядочения делопроизводства и идентификации договоров.
Процедура нумерации не регламентирована. Как правило, на практике номер трудового договора состоит из собственно номера договора и цифр, обозначающих год его заключения. (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3045-6-0)Однако обращаем внимание, что нумерация договоров — внутреннее дело компании, и письмо Роструда носит лишь рекомендательный характер.
По данным журнала «Время бухгалтера».
Письмо Роструда от 09.08.2007 г. N 3045-6-0

«О нумерации трудовых договоров»

В Правовом управлении Федеральной службы по труду и занятости рассмотрено обращение от 25.07.2007 N 1/56 о порядке нумерации трудовых договоров. Сообщаем следующее.

Номер трудового договора не относится к обязательным сведениям, предусмотренным ст. 57 Трудового кодекса. Вместе с тем унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, предусматривают нумерацию трудовых договоров.

Действующими нормативными правовыми актами не регламентирована процедура нумерации трудовых договоров, основным смыслом которой являются упорядочение договоров с точки зрения надлежащего делопроизводства и идентификация договоров. Как правило, на практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих год его заключения. Например, трудовому договору, заключенному в марте 2007 г. присваивается номер 16/03.

Таким образом, так или иначе нумерацию трудовых договоров в следующем году можно начинать заново.

Начальник Правового управления Федеральной службы
по труду и занятости
И.И.Шкловец

Вовсе не обязательно, чтобы все люди были велики в своих действиях. Величайшим воплощением силы часто является простое терпение.

Читайте также: Трудовой договор с разнорабочим - образец

Штат невелик- нумерация трудовых договоров порядковая, «сквозная», с момента последней реорганизации. Для себя есть журнал.
В случае нескольких допсоглашений по одному и тому же сотруднику, например, в связи с индексацией окладов, номера также однотипные- номер основного ТД и порядковый (для сотрудника) номер допсоглашения. Номер допсоглашения туда же- в журнал.
Насколько понимаю, вопрос с нумерацией ТД и допсоглашений не регламентируется строго в связи с тем, что все эти документы (их экземпляры) подшиваются в личное дело, а не в отдельный том по организации. Однотипная нумерация просто не нужна.

Изменено: Надежка — 20.12.2012 19:20:14

А у меня теперь тоже есть аватар!:)

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >>

Уважаемые коллеги, в данном чате вы можете в режиме онлайн обсуждать кадровые вопросы. Пожалуйста, будьте взаимовежливы

Повысить свой профессиональный уровень Вы также можете с помощью:

130 пошаговых инструкций
для кадровой работы

Трудовые книжки:
Большой справочник по ведению, исправлению, учету
+ 200 образцов записей

Гострудинспекция на пороге:
наводим порядок в кадровом делопроизводстве

Сборник образцов кадровых приказов. Часть 1

Нумерация трудовых договоров - правила ведения нумерации

В делопроизводстве у кадрового работника всегда находится много различных документов. В практике встречаются ситуации, когда нужно быстро найти ту или иную бумагу, в этих целях все документы должны подвергаться строгому учету. Так, например, регистрация трудовых книжек производится в дополнительном журнале. В целях организации деятельности и порядка среди документов не лишним будет завести в отделе кадров предприятия журнал с нумерацией оформленных контрактов. О том, как грамотно присвоить номер заключенному контракту, подскажет данная статья.

Обязательна ли нумерация трудовых договоров?

Ни один закон не регламентирует положения относительно того, должна ли осуществляться нумерация заключенных трудовых договоров на предприятиях и фирмах. Работодателю по этому поводу предоставляется свобода выбора: регистрировать договоры и соглашения к ним или не регистрировать. Тем не менее, ответ на этот вопрос дает письмо Роструда № 3045-6-0 от 2007 г. устанавливая рекомендации о проставлении нумерации на оформленных с работниками трудовых договорах.

Таким образом, закон работодателей производить нумерацию не обязывает, а только содержит положения рекомендательного характера на этот счет. Регистрировать договоры все же нужно, так как при проверке трудовыми инспекциями такой журнал всегда запрашивают.

Нумерация трудовых договоров с нового года новая или нет?

Чаще всего, нумерация трудовых договоров каждый год начинается заново, как и приказов. Не запрещено также продолжать учет с началом нового года. В организациях, где работники принимаются большими потоками, в день по несколько человек, удобнее регистрацию начинать каждый год заново. На предприятиях же с небольшой текучестью кадров нет необходимости начинать ежегодно новую регистрацию.

Порядок нумерации трудовых договоров в организации

Контракты регистрируются в специальном журнале. Унифицированной формы он не имеет, может быть составлен произвольно, в том виде, который удобен кадровому специалисту. Такие журналы можно заказать на сайте продукции готовых бланков, стоимость его не превышает 300 рублей.
Журнал учета прошивается, страницы его пронумеровываются, для отчетности его можно зарегистрировать в канцелярии организации, присвоив ему номер, после чего поставить на нем штамп фирмы.

Журнал может содержать следующие графы:

номер по порядку начиная с первого;
дата заключения контракта;
Ф.И.О. принятого работника;
его должность;
вид работы;
подпись сотрудника в получении экземпляра на руки;
примечание.

Важно оформить в книге колонку с подписями сотрудников, так как при наличии подписей нельзя будет опровергнуть факт того, что экземпляр контракта на руки трудящемуся был выдан. По общему правилу, выдать документ нужно не позже трех дней с момента оформления гражданина на работу. Кадровик может добавить или убрать какие-либо графы по своему усмотрению.

Нумерация доп соглашений к трудовому договору по сотруднику или общая?

При изменении условий труда, оклада составляется соглашение с работником об этом. Единого порядка учета доп. соглашений для всех организаций не существует. Регистрацию соглашений можно произвести тремя способами: