Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним. Документ (от лат. documentum - поучительный пример, свидетельство) - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве.
Используемую в сельскохозяйственных предприятиях документацию принято классифицировать по отдельным признакам однородности:
- по месту составления документы делятся на внутренние (приказы, распоряжения, протоколы и т.д.) , составленные и используемые внутри предприятия и внешние (деловые письма, телеграммы, указания вышестоящих органов) полученные предприятием или направленные им за его пределы;
- по форме документы подразделяются на общие (протоколы, заявления, просьбы и т.д.), стандартные (командировочные удостоверения, доверенности на получение материальных ценностей и т.д.) и типовые (типовые договоры, инструкции и т.д.);
- по срокам использования документы бывают срочные (для которых установлен срок исполнения или документ имеет отметку «срочно», телеграммы, телефонограммы) и несрочные (составляются в порядке общей очереди);
- по степени гласности документы делятся на секретные (имеющие пометку о секретности) и несекретные;
- по степени подлинности различают подлинники (документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный), дубликаты (выдается при утере подлинника и имеет одинаковую с ним юридическую силу), копии (точное воспроизведение подлинника), выписка (может воспроизводиться только часть документа; выписки не подписываются должностными лицами, а только заверяются);
Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены.
Нотариальные копии - соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом - нотариусом
Официально заверенные копии - соответствие подлиннику подтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).
Простые заверенные копии - удостоверенные без соблюдения необходимых формальностей (нет печати), в том числе заверенные частными лицами.
Незаверенные копии - не имеющие подтверждения в том или ином виде о своем соответствии подлиннику.
- по происхождению различают официальные (служебные ) и личные документы;
Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим).
Личный документ - официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение и который может содержать другие сведения биографического характера.
- по видам деятельности документы делятся на организационно-распорядительные (административные), финансово-расчетные, трудовые, технологические и технические, планово-экономические и научные ;
- по срокам хранения документы подразделяются на постоянные, долговременные (срок хранения свыше 10 лет) и временные (срок хранения до 10 лет).
В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Основным реквизитом документа является его текст - "речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи".
Реквизит - это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени .
До 1 июля 2005 г. все организации при оформлении организационно-распорядительных документов использовали принятый в 1995 г. Государственный стандарт Республики Беларусь «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (СТБ 6.38-95) (приложение 1).
За период действия СТБ 6.38-95 в законодательной базе Республики Беларусь произошли изменения, в том числе расширилось использование современных компьютерных технологий, что потребовало изменений ряда существующих требований к оформлению организационно-распорядительных документов (ОРД).
Постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21 января 2004 г. № 69 «Об утверждении, введении в действие, изменении и отмене технических нормативных правовых актов в области стандартизации» утвержден новый Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт СТБ 6.38-2004 вводится в действие с 1 июля 2005 г .
При разработке нового СТБ 6.38-2004 учтены накопленный опыт, традиции и практика работы с документами в организациях. С целью обеспечения преемственности правил оформления документов сохранены основные положения СТБ 6.38-95. В СТБ 6.38-2004 также сохранен действующий важнейший принцип унификации документов на основе единой схемы (модели) расположения реквизитов в документах.
При оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов (новый стандарт).
СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ:
1 - Государственный герб Республики Беларусь;
2 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
3 - код организации: код ОКОГУ по для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП по для других организаций;
4 - код документа по ;
5 - наименование вышестоящей организации;
6 - наименование организации;
7 - наименование структурного подразделения;
8 - почтовый адрес отправителя;
9 - коммуникационные и коммерческие данные;
10 - название вида документа;
12 - регистрационный индекс;
14 - место составления или издания;
15 - гриф ограничения доступа;
16 - адресат;
17 - гриф утверждения;
18 - резолюция;
19 - заголовок к тексту;
20 - отметка о контроле;
22 - отметка о наличии приложения;
23 - подпись;
24 - гриф приложения;
25 - гриф согласования;
27 - печать;
28 - отметка об исполнителе;
29 - отметка о заверении копии;
30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
31 - отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
32 - отметка о переносе данных на машинный носитель.
Вместе с тем в новом стандарте изменился состав 7 реквизитов (2,3,11,15,22,24,28) и некоторые требования к их оформлению.
Характеристика дается документу различными реквизитами в разных масштабах, они дополняют друг друга и детализируют положение документа до самых мельчайших подробностей.
Так, реквизит "наименование вышестоящей организации" указывает, в какой сфере деятельности создан документ, а реквизит "индекс" - дело, в которое он будет подшит после того, как аппаратом управления по нему будет принято соответствующее решение. К этой же группе реквизитов следует отнести графически оформляемые реквизиты - государственный герб республики, эмблему организации или предприятия, которые наглядно иллюстрируют документ, характеризуя организацию или учреждение, из которых он исходит.
Положение документа во времени определяется его датой. Дата показывает, в какой момент создан документ. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты грифы, подписи, визы, особенно те из них, которые придают документу необходимую юридическую силу.
Реквизиты "вид документа", "заголовок к тексту", "резолюция", "текст", "коды" и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание.
Реквизиты "отметка о заверении копии" и "подпись" удостоверяют подлинность документа.
Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Например, отметка о наличии приложение свидетельствует о том, что данный отдельно взятый документ еще не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть изучен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или же о том, что данный документ не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке других документов (например, сопроводительное письмо).
Все реквизиты делятся на
Постоянные и
Переменные
Постоянный реквизит - это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа.
Переменный реквизит - это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.
При оформлении документов большое внимание уделяется юридическому значению реквизитов. Назначение этой группы реквизитов - закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов документов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписания о совершении управленческих действий, подтвердить факт, имеющий юридическое значение, удостоверить происхождение документа.
К этой группе реквизитов относятся:
- оттиск штампа (бланк, воспроизводящий содержание традиционного углового штампа), который свидетельствует о принадлежности документа определенному органу управления. Необходимо, чтобы на штампе воспроизводилось точное наименование органа управления, к системе которого документ относится. Это может оказаться важным при обжаловании принимаемых решений, налаживании переписки по вопросам, входящим в компетенцию вышестоящих органов;
- оттиск печати , который является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности указанному на оттиске штампа органу. Оттиск печати необходимо ставить на документах, в которых заключена информация о фактах, имеющих особое юридическое значение для предприятий, учреждений, организаций, рабочих, служащих, других граждан, а также на документах о расходовании денежных и материальных средств и для других финансовых операций. Оттиск печати используется для свидетельствования верности копий как при обычном, так и при нотариальном подтверждении их происхождения;
- индекс документа , являясь юридически значимым реквизитом, указывает на прохождение документом всех предусмотренных нормами организации делопроизводства стадий предварительной обработки в учреждении. Он также служит дополнительным подтверждением того, что документ носит законный, официальный характер;
- дата создания документа , которая также необходима для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органа управления. Если документ помечен прошлым или будущим днем (то есть наблюдается смещение даты), то фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные. Полное или частичное отсутствие даты, недоброкачественное исполнение этого реквизита может привести к фальсификации даты, дописыванию или исправлению числа, месяца, года;
- подпись (подписи) уполномоченных должностных лиц является обязательным реквизитом документа, с наличием или отсутствием которого связывают наличие или отсутствие юридической силы у документа. Необходимо, чтобы документы всех видов подписывались только уполномоченными на это должностными лицами в соответствии с инструкциями, приказами и другими актами о распределении обязанностей.
Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:
Соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
Издавать документы только в пределах своей компетенции;
Соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
Схему расположения реквизитов в документах устанавливает формуляр-образец, который регламентирует и состав этих реквизитов.
Формуляр-образец - модель построения формы документа для множества документов, объединенных функциональным назначением. Формуляр-образец должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные документы исходного множества (после унификации этих реквизитов и определения площадей, необходимых для их размещения). Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемую их последовательность в документах исходного множества.
Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или в виде описания реквизитов с указанием их последовательности и занимаемой площади с учетом взаимного расположения реквизитов.
Формуляр-образец устанавливает: формат бумаги; служебные поля; конструкционную сетку; расположение реквизитов.
Суть применения принципа единой модели заключается в строго фиксированном расположении повторяющихся реквизитов на определенном месте площади носителя, то есть при конструировании отдельных форм документов каждый элемент, располагается на носителе в строго фиксированном месте.
Функции документов
Знание функций документов имеет существенное значение для уяснения подлинных целей создания документов и заключенной в них информации, для правильного понимания роли документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических, социальных связей, позволяет провести более четкую классификацию документов, сформулировать определенные требования к их организации, содержанию, форме, технологии их обработки.
Функция документа - это целевое назначение, присущее ему.
Следует отметить, что не существует документов, несущих лишь одну строго ограниченную функцию. Документ полифункционален, то есть в одном и том же документе наблюдается переплетения различных функций, и потому разграничить их можно только условно, для удобства их классификации и анализа.
Поскольку понятие "документ" неразрывно связано с материализацией информации, постольку основной и наиболее обобщающей функцией является
1) Информационная. Она присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них.
Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит запечатление (фиксация), сохранение, передача информации.
Важнейшей информацией, которую содержит документ является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе.
2)Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации.
Социально значимым, то есть выполняющим определенную социальную функцию является любой документ, поскольку порожден той или иной общественной потребностью.
3) Коммуникативная функция документа. У этой функции есть своя, специфика передача информации во времени и пространстве. По своему содержанию коммуникативная функция - это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры.
4)В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации.
5) Правовая функция - функция фиксации, закрепления, изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие. Это, прежде всего, правовые акты органов государственной власти и государственного управления (указы, законы, по становления и др.), акты управления, издаваемые учреждениями, предприятиями, организациями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения инструкции и др.). Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения.
6)Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Функция учета - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля. В документах, выполняющих функцию учета, отражены и систематизированы прежде всего многообразные проявления хозяйственной деятельности государства и его исполнительно - распорядительных органов. Поэтому документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий круг информации.
Одна из важнейших функций документа – 7)культурная . В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фото-, фоно-и аудиовизуальных способов запечатления.
8)Функция документа как исторического источника изучается исторической наукой. Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не тогда лишь, когда поступил на постоянное хранение.
Документ сочетает в себе, как отмечалось, несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Например, в акте управления обычно преобладает управленческая функция, но в то же время он выполняет и другие функции (информационную, коммуникативную, социальную, исторического источника).
Значение той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д.
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимое). В государственном стандарте (ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения») дается такое определение слову «реквизит »: «обязательный элемент оформления официального документа» (1). Поэтому в определении термина «документ» слово «реквизит» является одним из центральных.
Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основном являются текстовыми (наименование организации, наименование вида документа, адресат, заголовок к тексту документа, отметка о наличии приложение и др.). Текстовые реквизиты могут состоять из одного-двух слов или включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей.
Реквизиты документа устанавливаются стандартом или положением. Так, в государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») определен максимальный набор реквизитов управленческого документа. Таких реквизитов в стандарте - 30. Однако не все они используются при оформлении конкретного документа.
Обязательными для всех видов документа являются реквизиты, обеспечивающие его юридическую силу, - наименование организации (автора документа), дата документа, текст, подпись должностного лица (2).
Для отдельных групп документов обязательными могут стать и другие реквизиты, например, Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания),
Состав дополнительных обязательных реквизитов формуляра-образца определяется в нормативных документах, разработанных или согласованных министерствами (ведомствами) - разработчиками унифицированных систем документации.
Так, в число дополнительных обязательных реквизитов для всех документов, кроме писем, входит наименование документа; а в регламенте и других организационных документах обязательным является проставление грифа утверждения.
Регистрационный номер документа как обязательный реквизит проставляется в документах, указанных в соответствующем перечне. Реквизиты «Справочные данные об организации», «Основной регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» являются обязательными только для исходящих документов.
Кроме того, некоторые реквизиты могут стать обязательными лишь в конкретной ситуации. Так, в бланках внутренних документов организации, в наименовании которой отсутствует указание на ее местонахождение, обязательным реквизитом является «место составления или издания». Если в самом наименовании организации имеется указание на ее географическое положение, то данный реквизит не используется.
Таким образом, количество обязательных реквизитов, как и их состав, зависят, прежде всего, от вида документа и системы документации, а также от цели создания документа, его назначения, содержания и формы, способа документирования (3).
Часть реквизитов носит достаточно длительный характер и может быть заранее внесена в бланк документа типографским способом. Это постоянные реквизиты: государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской федерации, эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации, наименование организации (автора документа), юридический или фактический адрес организации, место составления или издания документа, код организации, код формы документа, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (4).
Другие реквизиты вносятся в процессе работы с конкретным документом. Это переменные реквизиты, например: дата, регистрационный номер документа, адресат, резолюция, ссылка на дату и регистрационный номер входящего документа, заголовок к тексту, отметка о контроле, отметка о поступлении документа в организацию, отметка об исполнении документа и др. Они вписываются от руки, печатаются на компьютере или проставляются специальными штемпелями (штампами).
Реквизиты в официальном документе, как правило, расположены всегда в одном и том же месте, в определенной последовательности. Это помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи.
В практике работы с документами появляется необходимость проставления таких отметок, которые реквизитами не являются. Например: подлежит возврату , взамен разосланного и др.
1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
(см. текст в предыдущей редакции)
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.
(см. текст в предыдущей редакции)
4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
(см. текст в предыдущей редакции)
5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.
Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации /2/. Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на компьютере. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаги. Документ состоит из элементов, называемых реквизитами.
Реквизит - это элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.
В действующем стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 "Требования к оформлению документов") указан перечень из 29-и реквизитов:
1. государственный герб Российской Федерации;
2. герб субъекта Российской Федерации;
3. эмблема организации;
4. код организации;
5. код формы документа;
6. наименование организации;
7. справочные данные об организации;
8. наименование вида документа;
9. дата документа;
10. регистрационный номер документа;
12. место составления или издания документа;
13. гриф ограничения доступа к документу;
14. адресат;
15. гриф утверждения документа;
16. резолюция;
17. заголовок к тексту;
18. отметка о контроле;
19. текст документа;
20. отметка о наличии предложения;
21. подпись;
22. гриф согласования документа;
23. визы согласования документа;
24. печать;
25. отметка о заверении копии;
26. отметка об исполнителе;
27. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28. отметка о поступлении документа в организацию;
29. идентификатор электронной копии документа.
В зависимости от типа и назначения документа, он может содержать не все реквизиты. Перечисленные выше реквизиты документа имеют строго определенное местоположение на бланке.
Схема расположения реквизитов на документе /3/ представлена на рис. 1.4.
Каждый документ имеет три части.
Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовочная часть, в свою очередь, делится на левую и правую половины. Основная часть содержит информацию по сути документа и приложения. Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста.
В зависимости от типа и назначения, документ может содержать не все реквизиты. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе. Они обеспечивают юридическую силу документу.
В эту группу входят следующие реквизиты:
06 - наименование организации;
08 - наименование вида документа;
09 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа;
17 - заголовок к тексту;
19 - текст документа;
21 - подпись;
23 - визы согласования документа;
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Остальные реквизиты являются дополнительными.
Рис. 1.4. Схема расположения реквизитов на документе
Наименование организации — составителя документа (реквизит 06) должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах. Если в документах официально зарегистрировано и сокращенное наименование организации, то допускается его указание в реквизите после полного наименования.
Помимо непосредственно наименования организации довольно часто на бланках документов указываются эмблема, наименование вышестоящей организации, адрес и банковские реквизиты (для внешних документов).
Наименование вида документа (реквизит 08) указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т. п.). Название записывается прописными буквами и четко выделяется полужирным начертанием. Для писем вид документа не указывается.
Перечисленные выше реквизиты располагаются в левой половине заголовочной части документа и выполняются с выравниванием по центру.
Дата документа (реквизит 09) обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является.
· дата подписания (для приказов, писем, факсов, справок);
· дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
· дата события, которое зафиксировано в документе.
Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата подписания документа. Существуют также даты опубликования документов, даты вступления их в силу, даты стадий оформления и обработки документов. Оформляется дата арабскими цифрами. На нее отводится десять знаков: восемь цифр и две разграничительные точки: порядковый день месяца (две цифры), номер месяца (две цифры), год (четыре цифры): ДД.ММ.ГГГГ.
Если порядковый номер состоит из одной цифры, то перед ней обязательно ставится «0», например: 09.02.2000.
В текстах финансовых документов применяется словесно-цифровой способ оформления дат 31 октября 1998 г.
Допускается записывать дату в обратном порядке, как это принято во многих зарубежных странах: ГГГГ.ММ.ДД.
Примечание.До 2000 года применялся формат даты, в котором год указывался в виде двух последних цифр, например, 03.11.98. Новый порядок написания даты был введен Госстандартом с 01.04.2000 года. Логичность такого нововведения очевидна. Дата типа 23.10.00 вносит некоторую двусмысленность в ее понимание, то ли это 1900 год, то ли 2000. Вдобавок ко всему некоторые компьютерные программы могут интерпретировать дату с годом, указанным двумя цифрами, именно как дату 19** года. Поскольку еще долго в ходу будут документы с сокращенной формой написания даты, можно без труда определить, что это документы, относящиеся к прошлому веку.
Регистрационный номер документа (реквизит 10) - это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком. Для внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала года. В учебных заведениях допускается нумерация с начала учебного года. Каждый вид документов имеет свою индексацию. Система индексации разрабатывается на предприятии. Реквизиты Дата и Регистрационный номер документа оформляются в одной строке левой половины заголовочной части и выравниваются влево по границе документа:
11.10.2001 г. №
При оформлении письма, которое является ответом, указывается также ссылка на дату и номер входящего документа (реквизит 11), которые располагаются строкой ниже. Общий вид записи:
На № от. г.
Заголовок к тексту (реквизит 17) должен отвечать на вопрос «о чем?». На написание заголовка отводится 10 см в левой половине заголовочной части. Заголовок должен занимать не более 2-х строк. В заголовке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа:
· об открытии клуба;
· о награждении победителей предметной олимпиады;
· об утверждении плана туристического похода, и т. п.
Заголовок печатается с левым отступом 0 см, то есть от границы левого поля, в короткой строке — шириной не более 7 см, точку в конце не ставят. Чтобы выполнить требования по ограничению длины строки в текстовом редакторе для абзаца с Заголовком к тексту
рекомендуется устанавливать отступ справа 10 см. В этом случае редактор сам выполнит требуемое стандартом ограничение длины строки.
|
|
Короткие документы, выполненные на бумаге формата А5 (извещения, телеграммы, справки и т. п.), создаются без заголовка.
Примеры оформления заголовочной части /4, 6/ даны на рис. 1.5 и 1.6.
Рис. 1.5. Заголовок приказа об объявлении благодарности
Рис. 1.6. Заголовок заявки на участие в семинаре
Текст документа (реквизит 19) - основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с полуторным межстрочным интервалом (для документов формата А5 допускается одинарный межстрочный интервал). Первую строку каждого абзаца рекомендуется печатать с отступом 1,25 см от левого края.
Подпись (реквизит 21) - обязательный реквизит для любого документа, как служебного, так и личного. Подписью начинается оформляющая часть документа. В состав реквизита входит:
- наименование должности (полное или сокращенное) официального лица, имеющего право подписи и подписавшего документ;
- личная (рукописная) подпись, выполненная чернильной ручкой;
- расшифровка - инициалы и фамилия подписавшегося должностного лица. Согласно стандарту, инициалы (буквы имени и отчества) пишутся перед фамилией. Должностные лица имеют право подписи в пределах их компетенции, что обычно определено должностной инструкцией и уставом организации.
Если документ оформляется на бланке организации, то в указание должности не входит наименование учреждения:
Директор А. В. Соколов
При оформлении документа на чистом листе под должностью записывается название организации.
Наименование должности располагается без абзацного отступа от левой границы документа. В том случае, если наименование должности состоит из нескольких строк, то слова «Директор», «Начальник» и т. п. пишутся на первой строке, длина остальных строк не должна превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и выравнивается по правому краю.
Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, то их подписи располагаются на одном уровне вертикальными столбцами.
Если расшифровка подписи занимает две и более строк, то допускается сделать центровку первой строки по отношению к самой длинной строке:
Если документ подписывается несколькими разными по должности лицами, то их подписи располагаются последовательно, в порядке значимости занимаемой должности:
Директор А.В. Соколов
Главный бухгалтер В.И. Шилова
При изготовлении нескольких копий документа подписывается только первый экземпляр, копии заверяются канцелярией или отделом документации. При рассылке документов на разные адреса подписываются все экземпляры.
Визы согласования документа (реквизит 23) - подписи специалистов организации, которые участвовали в составлении документа или проводили его оценку с точки зрения правильности изложенной в нем информации. Заверяя документ визой, специалист берет на себя ответственность за последствия (хорошие или плохие), которые может повлечь документ. Визы размещаются после подписи руководителя, с левой стороны. Каждая виза включает указание должности, подписи, расшифровки и даты в нескольких строках:
|
|
Если у специалиста имеются замечания по содержанию документа, то перед визой он делает запись «Замечания прилагаются» и далее ставит визу. Замечания записываются на отдельном листе и заверяются подписью составителя.
Существует некоторое различие в том, на каком экземпляре документа проводится визирование.
Если подлинник документа остается в организации, то визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Если подлинник документа предназначен к отправке в другую организацию, то визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа, которая остается в организации и подшивается в дело.
Иногда визирование документа оформляется на отдельном листе согласования. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 27) содержит фактическую дату исполнения документа и номер дела, в которое подшивается документ для хранения.
Практически каждая организация имеет свой бланк. Максимальный набор реквизитов общего бланка включает в себя герб, эмблему, наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, место для вида документа, дату, индекс, место составления.
Эмблема (реквизит 3) - это символическое графическое изображение (рисунок, стилизованное название, графически оформленное сокращение названия), отражающее деятельность организации или ее местонахождение
Примеры эмблем можно увидеть на рис. 1.7 и 1.8.
Установлены два варианта расположения реквизитов на бланках документов:
- угловое - в левом верхнем углу;
- продольное - вдоль верхнего поля документа.
Требования к минимальному составу информационных элементов (реквизитов) для любого документа определяются двумя государственными стандартами на управленческую документацию: ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» и ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца».
Оба норматива устанавливают состав реквизитов, придающих документной записи юридическую силу документа и поэтому называемых обязательными . Состав и форма их записи почти идентична в обоих стандартах.
Обязательными реквизитами для большинства документов являются :
Наименование организации (должностного лица) - автора документа
Наименование вида документа (кроме письма)
Дата документа,
Регистрационный номер
Подпись
Наименование организации - создателя документа допускается записывать на машиночитаемых документах только в сокращенной форме, и её код.
Наименование документа (унифицированной формы) состоит из наименования вида документа: план, приказ и т.д. и заголовка к тексту. Наименование вида должно присутствовать на любом документе, кроме письма. Наименование (название) документа определяется составителем документа исходя из назначения и содержания последнего. В зависимости от названия документа выбирается нужная форма изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания, устанавливается и перечень необходимых для его оформления других реквизитов.
Наименование документа должно соответствовать компетенции организации (юридического лица), содержанию документируемого действия.
Дата документа - не только самостоятельный реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, но и информационный элемент фиксации многих других этапов обработки документа в офисе: утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования. Указанные действия обязательно датируются, поэтому государственные стандарты определяют местонахождение даты каждого из них.
Дата документа - один из важнейших реквизитов док-та. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.
Дату должно указывать (проставлять) должностное лицо , подписывающее документ, непосредственно при подписании . При подготовке проекта документа может печататься только обозначение месяца и года, а число вносится непосредственно при подписании.
Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт, постановление), датой является дата принятия решения , а не подписания. В этом случае дата может печататься на документе при его подготовке.
В состав даты , как правило, входит указание года, месяца и числа , а в части документов, например, электронных, телефонограммах и других, она дополняется указанием часов и минут.
Установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций , а также содержащих сведения финансового характера , и в ряде других случаев предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования : 14 июня 2003 года или 8 марта 2006 г . В остальных случаях - цифровой : 14.06.2003 или 08.03.2006 . Эти различия обусловлены сложившейся практикой, а также стремлением затруднить подделку даты.
В международных стандартах установлен способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2006.06.14 или 2005. 03.08). Такой способ применялся на Руси в течение нескольких столетий и сохранился до настоящего времени в основном в правовых документах: 1986 г. августа 29 .
Действующие стандарты допускают датирование в соответствии с международными правилами как альтернативные. Не оговаривая конкретные случаи. Международные стандарты предлагают единые правила оформления времени на документах: слева направо по нисходящей арабскими цифрами, разделяя отдельные элементы точками и пробелами: 2001.03.08 14.27 . Но международные стандарты не применяются напрямую, они должны внедряться путем издания на их основе национальных норм. В российских нормативных актах не определены правила написания каких-либо других единиц времени.
На документах, составленных совместно несколькими организациями или юридическими лицами, проставляется единая дата подписания . Если автором документа проставлено несколько дат при его подписании (утверждении), то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата служит одним из поисковых признаков и обязательно указывается при оформлении юридически точных и полных ссылок на документ.
Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида конкретного документа.
Индекс придает документу юридическую силу, подтверждая факт составления и отправки документа: предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации системы поиска поступающих или издаваемых в организации документов.
Индекс документа должен состоять из порядкового номера , который при необходимости дополняется буквенными обозначениями , индексом по номенклатуре дел или другому классификатору - названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, исполнителей и т.д. Составные части индексов отделяются косой чертой , например: 148/12-15 , где 148 - порядковый номер корреспонденции, 12-15 индекс дела, где хранится документ. Безусловно, цифровой ряд в индексе может быть дополнен буквенным.
Состав цифр и букв, их смысловое значение в конечном варианте определяется руководством фирмы , становится общим правилом и доводится до сведения сотрудников в составе инструкции по работе с документами.
Код организации и код формы документа указывают на юридическое признание права на существование не только данного документа, но и организации, его создавшей. Код организации указывается в соответствии с классификаторами организаций и предприятий (Госкомстат России, Госстандарт России, Минэкономики России). Органы власти и управления код организации проставляют по Общероссийскому классификатору органов власти управления (ОКОГУ).
Код формы документа указывается в соответствии с общероссийским или отраслевым классификатором или табелем форм документов арабскими цифрами на верхнем поле документа, ограничивая тем самым нижнюю кромку полей.
Коды используются и при передаче документированной информации по каналам электронной связи и являются элементами идентификации документа.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица является одним из обязательных реквизитов. В соответствии с ФЗ от 8 августа 2001 г. «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления, содержащихся в нем сведений, утверждены Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 438. Согласно им регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом предоставлении сведений о юридическом лице (для ЮЛ, зарегистрированных до 1 июня 2002 г.) является основным государственным регистрационным номером юридического лица.Основной государственный регистрационный номер указывается только в бланках для писем в составе справочных сведений.
Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) - ещё один цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика - юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) указывается в соответствии с письмом Госналогслужбы России, Минфина России и Банка России от 16 июня 1995 г. № ВГ-4-12/25н «Об обязательном указании идентификационных номеров налогоплательщиков при оформлении расчетно-платежных документов». С 1 января 2001 г. организации-налогоплательщики применяют ИНН во всех документах, используемых в налоговых отношениях , вместе с кодом причины постановки на учет КПП. ИНН/КПП также указываются в бланках для писем в составе справочных данных об организации.
Подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа, или код (подпись) лица, утвердившего документ. Подпись является реквизитом, удостоверяющим документ, подтверждающим ответственность подписавшего за все в нем изложенное. Подпись придает документу юридическую силу.
Документ подписывается должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством, приказом о распределении обязанностей или иными правовыми актами. В большинстве документов подписывается, как правило, первый экземпляр.
В состав подписи входит: обозначение должности лица , подписавшего документ, полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документах, оформленных на бланках; собственно личная подпись , до сего времени не имеющая точного русского термина для своего обозначения, и её расшифровка , состоящая в соответствии с русскими национальными традициями, восходящими к временам Бориса Годунова, введшего награждение отчеством, из двух букв инициалов и фамилии.
Подпись является обязательным реквизитом любого док-та.
Д.Л., проставляя подпись в док-те, берет на себя ответственность:
· за достоверность документа;
· за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа.
Право подписи предоставляется определенным лицам и м.б. закреплено :
· в уставе предприятия;
· в положении о предприятии (о структурном подразделении);
· в инструкции по ДП;
· в должностной инструкции работника;
· в приказе о распределении обязанностей.
Документы организации подписывает директор или его заместитель . Документы структурных подразделений подписывают их руководители .
По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, н-р, ведущие специалисты предприятия.
Подпись ставится на первом экземпляре документа , при необходимости - на других экземплярах, н-р, при заключении договора.
Две подписи проставляются на документах, принятых коллегиальными органами . Две или более подписей проставляют на документах, если ответственность за их содержание несут несколько должностных лиц , н-р, на финансовых документах, документах проверок (ревизий), документах, составленных несколькими организациями , и т.п.
Если документы должны подписывать несколько лиц равных должностей , то их подписи располагают на одном уровне . В документах, составленных комиссией , указывают не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.
Местонахождение организации - создателя документа, т.е. наименование населенного пункта. Почтовый адрес включается то в состав обязательных (по ГОСТ 6.10.4-84), то в состав дополнительных (по ГОСТ 6.10.5-87) реквизитов.
Возможны варианты написания этого реквизита. В большинстве документов, и уж более в тех, которые не предполагается рассылать за пределы офиса, достаточно указать наименование населенного пункта: Москва, Волгоград, г. Калуга, пос. Тополинный, с. Степанчиково, ст. Щелковская (станция, станица). Для малоизвестных населенных пунктов совсем не лишним будет уточнение местонахождения населенного пункта, н-р: ст. Шелковская Краснодарского края .
Если в название фирмы уже входит наименование населенного пункта, то вторично указывать его двумя строчками ниже вряд ли целесообразно, например:
Ярославский шинный завод
г. Ярославль
В письмах, чтобы максимально облегчить работу корреспондента, как и в большинстве стран, указывают почтовый, телеграфный адрес фирмы, номера телефонов, факсимильных аппаратов, адрес в Интернете и др.
