Управление работой отдела кадров. Основные кадровые и делопроизводственные функции службы управления персоналом.

Документирование деятельности отдела кадров. Система кадровой документации. Организация кадрового документооборота. Документопотоки кадровых документов: содержание, структура, режим, направление, объем. Маршруты кадровых документов и их визирование при оформлении трудового договора, договора о материальной ответственности, приказа об отзыве из отпуска, направлении на обучение, об утверждении штатного расписания, о награждении, о дисциплинарном взыскании, о работе на неполном рабочем дне. Электронный документооборот.

Оценка персонала. Планирование персонала. Кадровый контролинг. Работа с кадровым резервом. Работа с персоналом по обеспечению эффективности деятельности каждого работника. Документирование работы по формированию учетных массивов документов, защите персональных данных работников, защите трудовых прав работников.

Сбор и обработка кадровой документации. Аналитическая информация: текущая, тактическая, стратегическая. Стратегическая информация о кадрах по итогам года. Сроки изготовления документов.

Организация работы с кадровыми документами при приеме на работу: идентификация представленных документов, проверка на дисквалификацию, сообщение представителю нанимателя бывшего госслужащего или муниципального служащего по последнему месту его службы при приеме таких граждан на работу, нострификация диплома гражданина. Особенности работы с документами при приеме иностранного гражданина. Аутсорсинг кадрового делопроизводства.

Тема 9. Особенности делопроизводства по предложениям и жалобам граждан

Зарождение и развитие отечественного делопроизводства по обращениям граждан. Современные нормативно-методические материалы, регулирующие делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти, в учреждениях.

Классификация обращений граждан. Право граждан на обращение и получение письменного ответа по существу поставленных в нем вопросов. Гарантии безопасности гражданина в связи с его обращением.

Ведение делопроизводства по обращениям на современном этапе. Требование к письменному обращению. Реквизиты жалоб, заявлений, предложений. Порядок направления письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления, должностным лицам.

Прием и первичная обработка жалоб, заявлений, предложений, оформление резолюций. Порядок регистрации обращений. Сроки регистрации. Реквизиты регистрационно-контрольной карточки. Передача обращений на исполнение. Уведомление заявителя о направлении документа в другие организации. Сроки направления в соответствующий орган документов, поступивших в государственные структуры, в компетенцию которых не входит решаемый вопрос. Подготовка ответов заявителям. Оформление делопроизводственных отметок на документах. Особенности регистрации повторных обращений. Документирование движения обращений.

Порядок рассмотрения жалоб, заявлений, предложений. Случаи, в которых ответ на обращения не дается. Сроки рассмотрения документов. Контроль исполнения обращений. Информационно-справочная работа по обращениям. Обработка результатов решения вопросов, поставленных в обращении. Сроки исполнения документов данной категории.

Преимущества автоматизированных систем делопроизводства. Текущее хранение обращений. Периодический анализ работы с жалобами, заявлениями, предложениями. Аналитические обзоры, оформление справок. Систематизация, экспертиза ценности документов (в том числе обращений и ответов на них). Подготовка и передача обращений в архив. Оформление дел с обращениями.

Организация работы с устными обращениями граждан. Документирование личного приема граждан. Внесение содержания устного обращения в карточку личного приема гражданина.

1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

В общем количестве служебных документов любого предприятия, фирмы или учреждения организационные документы составляют самый маленький процент. Но именно эти документы играют чрезвычайно важную роль в деятельности любой организации.

Об их основном назначении свидетельствует их название. Слово «организация» означает строение, устройство чего-либо. Недаром синонимом создания предприятия является организация предприятия.

Любой документ - это прежде всего зафиксированная информация. При рассмотрении понятия «информация» с общенаучной точки зрения в прошлом веке был выдвинут тезис о том, что информация является одним из основных и универсальных свойств материи и энергии . Французский физик И.Л. Бриллюэн и его последователи изучали информационные процессы с позиции законов термодинамики. Они рассматривали передачу информации некоторой системе как усовершенствование этой системы, ведущее к снижению меры ее хаотичности и уменьшению ее энтропии. По их мнению, любая система содержит в себе столько информации, сколько ее надо было бы ввести в систему, чтобы последняя могла перейти от некоторого беспорядочного первоначального состояния в данное организованное состояние. Они определили информацию как «отрицательную энтропию» или «негэнтропию».

Если рассматривать всю систему документов организации как зафиксированную информацию об управленческой деятельности, то организующая и упорядочивающая функция информации в наибольшей степени выражена именно в организационных документах.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) включает в группу организационных документов следующие виды документов: устав и положение об организации, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкции организационно-методического назначения, правила.

Использование современных подходов к управлению предприятием приводит к расширению круга документов, которые по своему назначению могут быть отнесены к организационным.

Создание предприятия начинается с проектирования организационной структуры его управления.

Государственный стандарт ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» определяет организационную структуру как распределение ответственности, полномочий и взаимоотношений между работниками.

Организационную структуру управления проектируют по схеме «сверху - вниз» . Структуру предприятия или организации создают в соответствии с их целями, задачами и функциями. Но для успешной деятельности в условиях рынка недостаточно ответить на вопросы - что и для кого производить. Важнее определить - зачем или во имя чего существует компания или организация, т.е. какова их миссия.

Миссия - та макроэкономическая роль, которую берется осуществлять компания на мировом или национальном рынке.

Миссия - основная (общая) цель деятельности организации. Содержание миссии позволяет получить комплексное представление о направлении деятельности организации и отражает ее общественно-социальную значимость.

Практически все процветающие на рынке фирмы, официально сформулировали свою миссию в письменном виде - в форме программного заявления.

Миссию можно рассматривать как важный организационный документ, который позволяет:

Руководству фирмы - определить место, которое должна занять фирма на рынке и сформулировать свою стратегию достижения этого места;

Сотрудникам фирмы - почувствовать себя участниками общего дела в освоении открывающихся возможностей, дает им цель, подчеркивает их значимость и нацеливает на достижение высоких результатов;

Потребителям продукции фирмы - со вниманием и заинтересованностью относиться к фирме, которая может удовлетворить их разнообразные нужды и потребности . Крупные российские компании включают «миссию» в структуру текста нового вида организационного документа - кодекса корпоративной этики компании.

Дать однозначных рекомендаций по составлению миссии как документа нельзя, ее формулировка в значительной степени зависит как от сферы деятельности фирмы, так и от ценностных ориентации руководителей фирмы. Примеры формулировок миссии фирмы:

Фирма «Порше» 1. Клиент в центре внимания.

2. Высококачественные машины, дружественные к человеку.

3.Современные решения в конструкции.

Фирма «Тойота» Строим автомобиль «Тойота» для изменяющейся эпохи.

Корпорация «ВВС» Благодаря ВВС народ будет говорить с народом языком мира.

Устав, положение об организации,

положение о структурном подразделении

Миссия конкретизируется в целях организации.

Цели определяют отдельные направления деятельности и приоритеты этих направлений.

В зависимости от уровня управления различают общие и локальные цели.

Общие цели разрабатывают для организации в целом и характеризуют основные направления ее развития.

Общие цели конкретизируют в локальных, которые определяют для структурных подразделений организаций. Локальные цели вносят конкретный вклад в общие цели. В соответствии с выбранными целями определяют функциональные блоки - основные структурные подразделения организации, призван­ные обеспечить достижение этих целей. Состав структурных подразделений отражает горизонтальное разделение труда внутри организации.

Уровни управления организации образуются в результате вертикального разделения труда. Различают руководителей высшего, среднего и низшего звена. Эффективную структуру управления формируют с учетом следующих принципов:

Решение принимают на тех уровнях управления, где оно оказывается в силе;

Высшее руководство принимает только такие решения, которые руководители более низкого звена не имеют права принимать;

Для сотрудников определены конкретные сферы деятельности с соответствующими полномочиями.

Поэтому в проектировании организационной структуры управления особая роль принадлежит распределению и делегированию полномочий, для каждой должности определяется перечень обязанностей, выполнение которых служит достижению поставленных организацией целей.

Таким образом, при создании организации определяют цели и задачи, функции, полномочия, обязанности и ответственность как в целом организации, так и ее структурных подразделений и должностных лиц. Это распределение закрепляется в следующих организационных документах: устав, положения, должностные инструкции.

Деятельность организации регламентируют такие документы, как устав организации или положение об организации. Как правило, положение об организации разрабатывают для бюджетных организаций или для филиалов коммерческих организаций.

Положение - организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность организации, ее составных единиц и подразделений.

В последние годы наметилась тенденция изменений названий традиционных для отечественного ДОУ документов. Вместо положений и инструкций появились регламенты, например, регламент работы с документами, должностной регламент. Но по своему назначению и содержанию эти документы остались прежними. Они распределяют и закрепляют цели, задачи, функции, права и обязанности или устанавливают правила и порядок проведения работ в каком-либо виде деятельности организации.

«Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30, определяет, что деятельность федерального органа исполнительной власти осуществляется в соответствии с административным регламентом федерального органа исполнительной власти. В административный регламент входят:

Регламент федерального органа исполнительной власти;

Административные регламенты исполнения государственных функций;

Административные регламенты предоставления государственных услуг;

Должностные регламенты гражданских государственных служащих федерального органа исполнительной власти.

Наиболее часто встречаемой разновидностью положения является положение о структурном подразделении. Все функции, выполняемые организацией для реализации целей, указанных в уставе (положении об организации, ее регламенте), распределяют между ее подразделениями и закрепляют в положениях о них.

Общее назначение устава (положения об организации) и положения о структурном подразделении как регламентирующих деятельность (организации или подразделения) документов определяет принципиально одинаковую структуру их текста:

1. Общие положения (порядок создания, подчиненность, регламентирующие деятельность документы и т.д.).

2. Цели и задачи организации (или структурного подразделения).

3. Функции организации (или структурного подразделения), ее структура (состав подразделений, их взаимосвязи).

4. Руководство.

5. Полномочия (права) и обязанности.

6. Контроль, проверка, ревизия деятельности (для уставов и положений об организациях).

7. Порядок реорганизации и ликвидации организации (для уставов и положений об организациях).

Эти документы оформляют на общем бланке организации, их подписывает руководитель организации (устав или положение об организации) или структурного подразделения (положение о подразделении), утверждает вышестоящее руководство (орган управления или руководитель организации).

Наиболее трудным и важным при разработке положения о структурном подразделении является раздел об его функциях.

Основа эффективного управления - четкое разграничение функций структурных подразделений, установление правильной их взаимосвязи.

Деятельность руководителя структурного подразделения регламентирует не должностная инструкция, как для других работников предприятия, а раздел «Руководство» положения, в котором изложены:

Компетенция и обязанности руководителя: координация деятельности структурного подразделения, планирование его работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения и др.);

Персональные права руководителя: установление области ответственности заместителей, утверждение определенных видов документов, издание распоряжений по установленному кругу вопросов, назначение и освобождение от занимаемых должностей работников подразделения (или представление документов для этих процедур), применение к ним мер поощрения или взыскания;

Персональная ответственность: за выполнение задач структурного подразделения, за достоверность информации и состояние документации, за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным положением, за работу с кадрами.

Должностная инструкция

Должностные инструкции создают на все должности, предусмотренные штатным расписанием, кроме руководителей.

Должностная инструкция - локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Составляя должностные инструкции, необходимо руководствоваться:

Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР), утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367;

Единым тарифно-квалификационным справочником работ профессий рабочих (ЕТКС), утв. постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 31.01.1985 № 3103-30;

Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда и социального развития РФ от 21.08.1998 № 37;

Общероссийским классификатором занятий ОК 010-93 (ОКЗ), утв. постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 298. Наименование должностей государственных служащих необходимо указывать в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента Российской Федерации от 31.12.2005 № 1574 «О реестре должностей федеральной государственной гражданской службы».

Структура текста должностной инструкции

1. Общие положения (устанавливают порядок назначения и освобождения от должности, замещения по должности во время отсутствия, подчиненность и режим работы, квалификационные требования и т.д.).

Дополнением к квалификационным требованиям в отношении образования и стажа может быть перечисление личных качеств работника. Например, для специалиста - обладание организаторскими навыками, деловитостью, инициативностью, для технического работника - быть дисциплинированным, исполнительным.

2. Функции (перечисляют конкретные задачи, возложенные на сотрудника).

3. Должностные обязанности (устанавливают порядок выполнения функций, перечень работ и видов отдельных поручений, этические нормы, которые должен соблюдать сотрудник).

4. Права (определяют права работника при выполнении им должностных обязанностей).

5. Ответственность (устанавливают ответственность за несвоевременное или некачественное выполнение функций и должностных обязанностей, за принимаемые решения или же неиспользование своих прав).

Юридическая ответственность установлена за правонарушения, административная ответственность - за административные проступки, дисциплинарная - в случае нарушения правил трудового распорядка. За неправильные служебные действия, наносящие материальный и моральный ущерб государству, организации или гражданину, работник несет материальную ответственность. За злоупотребление властью установлена уголовная ответственность.

6. Взаимоотношения (на основе входящей и исходящей документации описывают те внутрифирменные связи и контакты, которые неизбежно возникают при выполнении сотрудником своих обязанностей).

В инструкцию могут также быть включены разделы, содержащие критерии для оценки качества исполнения трудовых функций работником и определяющие порядок его аттестации.

Инструкции, как правило, разрабатывает руководитель подразделения, реже - кадровая служба. Должностную инструкцию обязательно согласовывают с юристом организации и руководящим должностным лицом, курирующим это направление деятельности.

Должностную инструкцию оформляют на общем бланке организации, ее подписывает руководитель структурного подразделения, утверждает руководитель организации и доводят до работника под расписку (он проставляет ознакомительную визу «С инструкцией ознакомлен», дату, подпись). Макет должностной инструкции приведен далее (прил. 7).

Первые экземпляры должностных инструкций хранятся в кадровой службе предприятия. Это связано с тем, что при приеме на работу работник должен расписаться на первом экземпляре - подлиннике должностной инструкции.

Должностные регламенты государственных гражданских служащих федеральных органов исполнительной власти Российской федерации в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» включают разделы:

1. Общие положения.

2. Квалификационные требования (к уровню и характеру знаний и навыков, а также образованию, стажу гражданской службы, государственной службы иных видов или стажу, опыту работы по специальности).

3. Должностные обязанности, права и ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей.

6. Контроль за исполнением документов.

7. Оперативное хранение документов.

8. Подготовка документов к передаче дел в архив.

Приложения к инструкции - образцы бланков, табель унифицированных форм документов и альбом форм документов, перечни (нерегистрируемой корреспонденции, типовых сроков исполнения документов), формы номенклатуры дел, описей, обложек дел и других типовых документов. Инструкция может включать в виде разделов или отдельных приложений регламенты по работе с отдельными видами электронных документов (электронными письмами, веб-документами), а также по использованию САДД на предприятии.

Инструкцию разрабатывает служба ДОУ при участии архивных работников, утверждает руководитель организации и вводят в действие приказом. Она является внутренним стандартом предприятия, обязательным для исполнения не только сотрудниками службы делопроизводства, но и всеми другими работниками, создающими документы и работающими с ними.

Правила - правовой акт, устанавливающий обязательные для выполнения нормы и требования.

Правила как вид документа разрабатывают, когда необходимо определить, как должна вестись работа, в какой последовательности. По сфере применения правила можно разделить на имеющие общее значение для всех отраслей (например, правила по технике безопасности) и отраслевые (например, правила приема в высшие учебные заведения, правила предоставления гостиничных услуг).

Любого работника предприятия касаются Правила внутреннего трудового распорядка.

Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт предприятия, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) и федеральным законодательством порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений.

Правила разрабатываются кадровой службой и согласуются с юридической службой, бухгалтерией, а также отделом режима или службой охраны предприятия. Правила оформляют на общем бланке, их утверждает руководитель предприятия. Структура текста этого документа обычно включает:

1. Общие положения.

2. Порядок приема, перевода и увольнения работников.

3. Основные обязанности работников.

4. Основные обязанности администрации.

5. Рабочее время и его использование.

6. Поощрения за успехи в работе.

7. Взыскания за нарушения трудовой дисциплины.

8.Внутриобъектный режим.

Предприятие имеет право регламентировать в правилах дополнительные нормы, отражающие специфику организации работы на предприятии и требования работодателя (например, требования к внешнему виду работников).

К этой группе организационных документов можно отнести и уже упоминавшийся в гл. 3 новый вид деловых документов - кодекс корпоративной этики, который, как правило, состоит из двух частей. Первая часть содержит идеологическую составляющую: здесь излагают ценности, цели компании и принципы, по которым будут выстраивать отношения с партнерами, акционерами, клиентами, с государством и обществом. Вторая часть - это этические нормы и правила поведения сотрудников компании .

Процессные регламенты предприятия

Классическая система управления - управление структурными подразделениями предприятия. Но современный менеджмент все больше ориентируется на управление бизнес-процессами, используя процессный подход к управлению.

Бизнес-процесс можно представить как последовательность логически взаимосвязанных действий (этапов), при которых ресурсы предприятия используют для создания полезного для потребителя продукта или услуги в фиксированный промежуток времени. Выход из каждого этапа процесса является входом в следующий этап.

Особенность процессных регламентов, по сравнению с традиционными положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями, - более четкое и конкретное описание функций, работ, ответственности структурных единиц и работников на отдельных этапах процесса. При таком пошаговом описании работ легче контролировать их выполнение, что делает управление предприятием более прозрачным и эффективным.

При конструировании (инжиниринге) бизнес-процессов процессные регламенты - организационные документы, содержащие описание бизнес-процессов. Поэтому реорганизация бизнеса (реинжиниринг бизнес-процессов) начинается с анализа и сопровождается изменениями в этих документах.

К организационным документам, как правило, создаваемым на современном предприятии, можно отнести Положение об организационной структуре. Это положение дает общее описание предприятия: его продукции (товаров и услуг), задач, функций; приводит организационную структуру и распределение характеристик по основным подразделениям и бизнес-процессам.

Другой важный организационный документ - Положение о функциональной области - содержит основные характеристики (задачи, функции, права, обязанности, документы) работы предприятия в определенной функциональной области (поставки, производство, сбыт, финансы, персонал и т.д.). Иногда функциональную область понимают как некий существенный бизнес-процесс.

Таким образом, на современном предприятии сосуществуют как классические организационные документы (структурные регламенты), так и организационные документы, отражающие управление бизнес-процессами (процессные регламенты).

При всем разнообразии этих документов основные вопросы, на которые они отвечают: «Кто должен делать?», «Что нужно делать?», «Как и когда нужно делать?», «Кто несет ответственность и какие права у него есть?».

2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

В целях документирования исполнительно-распорядительской деятельности аппарат управления любой организации или предприятия издает распорядительные документы.

Распорядительные документы - обладающие юридической силой документы, издаваемые руководством организации и содержащие управленческие решения, направленные на выполнение текущих и перспективных задач.

Любая система управления включает объекты и субъекты управления. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от субъекта управления к объекту управления (от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам). Именно распорядительные документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относят к правовым актам: в них выражены конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в следующем:

С помощью распорядительных документов разрешают возникающие в сфере управления определенные проблемы и вопросы;

Их адресатами (объектами управления) являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;

Они являются юридическими актами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

К распорядительным документам относят следующие виды документов: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, протокол.

Выбор вида при создании конкретного распорядительного документа определяется:

Уровнем органа управления, издающего документ;

Компетенцией должностного лица как субъекта управления;

Порядком принятия управленческого решения (на основе единоначалия или коллегиально).

С учетом сферы действия и в зависимости от уровня принятия решения распорядительные документы делят на:

Правовые акты федерального уровня (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, акты, издаваемые Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

Правовые акты субъектов Российской Федерации (республик, краев, областей, Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов), а также их территориальных образований;

Правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений), распорядительные документы можно разделить на издаваемые:

В условиях коллегиальности;

При единоличном принятии решений.

В первом случае распорядительные документы издают на основе решений, принимаемых коллегиально (совместно) группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют Федеральное Собрание Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, представительные органы и правительства субъектов Федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.

Постановления издают высшие органы государственной власти и управления (например, Правительство Российской Федерации), представительные и исполнительные коллегиальные органы власти субъектов Российской Федерации (например, Московская городская дума, правительство Москвы и т.п.).

Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий, например, общее собрание акционеров, совет директоров, ученые, технические и художественные советы издают решения.

Протокол как вид документа можно одновременно относить и к распорядительным документам, так как он фиксирует решения коллегиального органа, и к информационно-справочным, так как он содержит информацию об обсуждении вопросов на заседании коллегиального органа.

Руководитель организации или органа управления имеет право принимать решения единолично. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют руководители федеральных министерств, администраций субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор).

Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделены правом принимать единоличные решения по определенным вопросам оперативного управления деятельностью коллегиального органа.

В условиях единоличного принятия решений издают приказы, распоряжения, указания.

Подготовка распорядительных документов

Основанием для издания распорядительного документа может являться:

Необходимость выполнения принятых законодательных, иных нормативно-правовых актов или решений вышестоящих органов;

Собственная исполнительно-распорядительная деятельность в соответствии с функциями и задачами организации. Подготовку распорядительных документов поручают одному или нескольким исполнителям (должностным лицам или структурным подразделениям). Для подготовки особенно важных документов создают рабочую группу из компетентных в этом вопросе специалистов.

Рассмотрим этапы подготовки распорядительных документов при единоличном и коллегиальном порядках принятия решения.

Выбор вида распорядительного документа зависит от способа принятия решения: единоличным решением руководителя или коллегиальным органом управления, что, в свою очередь, опре­деляется полномочиями руководителей или коллегиальных ор­ганов данной конкретной организации, зафиксированных в ее организационных документах (уставе, положении, регламенте). На этом первом этапе определяют исполнителя или формируют рабочую группу.

На втором этапе собирают и анализируют информацию. Для выработки эффективного управленческого решения должна быть собрана объективная, достаточная и актуальная информации в той области, куда будет направлено воздействие принимаемого решения.

В целях обеспечения правовой основы и юридической силы подготавливаемого документа изучают действующее законодательство и иные нормативно-правовые акты в данной области.

Затем исполнитель (рабочая группа):

Определяет вопросы, которые надо отразить в документе;

Изучает документальные материалы по этим вопросам, в том числе и документы, ранее создаваемые в этой организации;

Определяет необходимость отмены действия ранее изданных документов организации или их отдельных пунктов.

При анализе информации рассматривают разные варианты решений и из них выбирают самый эффективный.

На третьем этапе оформляют проект распорядительного документа. Проект создают на основе формы (шаблона) из альбома форм документов и в соответствии с табелем унифицированных форм документов организации.

При составлении текста проекта необходимо:

Давать конкретные поручения, определять конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

Увязывать содержащиеся в документе поручения с ранее изданными по данному вопросу документами (во избежание повторений или противоречий);

Обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований организаций, структурных подразделений, должностей;

Указывать должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением поручений, содержащихся в документе;

Указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.

Для обсуждения на заседании коллегиального органа управления дополнительно к проекту распорядительного документа готовят справку, которая должна содержать необходимую информацию и обоснование целесообразности принятия документа. Проект документа до заседания согласовывают со всеми заинтересованными в готовящемся документе должностными лицами.

Порядок рассмотрения проекта распорядительных документов и прилагаемых к нему материалов устанавливают регламентом работы коллегиального органа. Как правило, сначала их передают на рассмотрение руководителю органа, а затем после включения этого вопроса в повестку дня заседания их копии рассылают членам коллегиального органа для предварительного изучения.

На четвертом этапе проходит согласование проекта документа.

Внутреннее согласование документа, издаваемого на основе единоначалия, осуществляется путем проставления виз должностных лиц. Если готовящийся документ затрагивает интересы сторонних организаций, проект документа направляют им на согласование, и их согласие оформляют грифом согласования.

В инструкциях по делопроизводству организации обычно изложены принципы и порядок согласования, а в табеле и альбоме унифицированных форм определен состав виз должностных лиц для конкретных видов распорядительных документов.

Если при согласовании возникают существенные замечания к документу, замечания вносят в текст документа, и новую редакцию направляют на повторное согласование.

Постановления и решения коллегиального органа проходят согласование на заседании коллегиального органа, в ходе которого проект может быть принят в первоначальном виде или в него могут быть внесены поправки и дополнения. Проект документа также может быть направлен на доработку. В этом случае устанавливают срок повторного рассмотрения документа.

Обсуждение всех вопросов на заседании коллегиального органа оформляют протоколом, в который включают принятую на заседании редакцию текстов постановлений (решений) по отдельным вопросам повестки дня.

Решения информационного характера, которые, как правило, не оформляют в виде распорядительного документа, называют протокольными. Их доводят до исполнителя выписками из протокола заседания.

Пятый этап - подписание распорядительного документа - завершающая стадия подготовки документа, необходимая для придания ему юридической силы.

Прежде чем передать распорядительный документ на подписание, он должен быть тщательно проверен. При этом особое внимание уделяют цифровой информации, правильному написанию инициалов и фамилий, названий структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ недопустимо.

Приказы, распоряжения, указания подписывает руководитель организации, действующий на основе единоначалия, или его заместители, если руководитель делегировал им эти полномочия. Решения (постановления) подписывает руководитель коллегиального органа управления.

После подписания распорядительный документ регистрирует служба ДОУ или секретарь коллегиального органа управления. После регистрации документ приобретает статус официально изданного правового акта.

Затем проводят тиражирование всего документа или его части (выписки из документа) и рассылают исполнителям и должностным лицам для сведения.

Рассмотрим более подробно назначение и особенности оформления основного и самого распространенного вида распорядительного документа - приказа.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе принципа единоначалия, в целях разреше­ния основных и оперативных задач.

В этом определении отражены основные особенности управленческой ситуации, в которой издают (составляют и оформляют) приказ.

Приказ имеет право издавать только первый руководитель организации. Он может делегировать это право своим заместителям или руководителям территориально обособленных подразделений (филиалов). В этом случае в приказе о делегировании полномочий или в доверенности (руководителю филиала) конкретно перечисляются вопросы, которые должны решать, и разновидности приказов, право подписания которых руководитель организации делегирует.

Принцип единоначалия отражен в оформлении приказа через использование в тексте термина делового стиля «ПРИКАЗЫВАЮ».

Приказ является правовым актом. Поэтому его содержание должно соответствовать действующему законодательству и учредительным документам, а оформление - установленным правилам.

Приказы делят на две группы: приказы по личному составу и приказы по основной деятельности.

В приказах по личному составу фиксируется функция управления персоналом.

Значительную часть приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, отпуске и т.д.) оформляют на основе форм из «Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвержденного постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Приказы по основной деятельности документируют следующие универсальные функции управления в любой организации .

С помощью приказов по основной деятельности закрепляют систему управления, внутренние нормы и правила работы: формируют организационную структуру, распределяют зоны ответственности, делегируют полномочия, организуют основные и вспомогательные направления деятельности и т.д. Такие приказы обязательны для исполнения всеми работниками организации.

В приказах по основной деятельности также решают вопросы оперативного управления производственной, финансовой, хозяйственной и иной деятельностью организации, исполнения решений коллегиальных органов управления, координации взаимодействия подразделений и должностных лиц при выполнении отдельных поручений и т.п.

Такие приказы содержат поручения, обязательные для исполнения конкретными должностными лицами, определяют точные сроки исполнения поручения и должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением поручения.

Приказы по основной деятельности выполняют функцию официального письменного свидетельства распорядительной деятельности предприятия и подлежат постоянному хранению.

В составе приказов по основной деятельности предприятия выделяют как разновидность приказы по административно-хозяйственным (административно-организационным) вопросам. Эти приказы регулируют вспомогательную работу по ор­ганизационному и материально-техническому обеспечению деятельности предприятия (нормы расхода материалов, инвентаризация, режим доступа в здания и помещения, утверждение внутренних типовых форм документов и т.п.). Срок хранения приказов по административно-организационным вопросам - 5 лет.

В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты:

Наименование предприятия (полное наименование с указанием организационно-правовой формы и вида деятельности, сокращенное, а также наименование вышестоящей организации - при ее наличии);

Название вида документа (ПРИКАЗ);

Индекс (номер);

Место составления или издания;

Заголовок к тексту;

Подпись;

Идентификатор электронной копии документа;

Визы согласования (гриф согласования).

Пример оформления приказа по основной деятельности приведен далее (прил. 8).

Заголовок к тексту приказа должен кратко отражать его содержание, а также быть максимально точным и емким. Он начинается с предлога «О» («Об»), отвечает на вопрос «О чем?», формулируется с помощью отглагольного существительного («о создании...», «об утверждении...»). Заголовок к тексту вносят в регистрационно-учетную форму (журнал регистрации или регистрационную карточку) и в дальнейшем могут использовать для поиска документа в информационном массиве орга­низации. Кроме того, заголовок облегчает восприятие текста приказа, «настраивая» на его исполнение.

Текст приказа излагается от первого лица единственного числа и, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части кратко излагают цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа. Если поводом для создания приказа послужил другой документ, в тексте приводят его полные данные, то есть указывают вид документа, автора, дату, номер и заголовок.

Заканчивается констатирующая часть приказа термином делового стиля «ПРИКАЗЫВАЮ», который оформляют на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (без разрядки) и заканчивают двоеточием.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст в таких случаях начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».

Распорядительную часть текста приказа составляют по пунктам, каждый из которых нумеруют арабскими цифрами и начинают с красной строки.

Если пункт приказа устанавливает правовые нормы, рас­считанные на применение в течение длительного времени (нормативные пункты), то его обычно формулируют по речевой модели:

что (с)делать - с какого срока (или на какой срок).

1. Утвердить «Инструкцию по делопроизводству в ОАО ТП «Союз» и ввести ее действие с 01 декабря 2006 г.

Если в приказе дают поручения конкретным должностным лицам, то необходимо указать должности и фамилии, инициалы исполнителей, четко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения. В этом случае используют речевую модель:

кому - что сделать - когда (к какому сроку).

2. Начальнику отдела делопроизводства Киреевой Т.Д. раздать инструкцию по делопроизводству в структурные подразделения
предприятия до 15 ноября 2006 г.

Очень важно четко сформулировать поручаемое задание. Иначе исполнитель не сможет его хорошо исполнить, или возникнет необходимость консультаций или издания дополнительных документов, что замедлит сроки выполнения решения и приведет к дополнительным и неоправданным трудозатратам.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, то один из последних пунктов приказа должен содержать ссылку на отменяемый пункт или документ с указанием его даты, номера и заголовка. Текст такого пункта начинают словами:

«Признать утратившим силу...»

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то их оформляют в виде приложения к приказу. При этом в приказе реквизит «отметка о наличии приложения» не проставляют. Страницы приказа и приложения нумеруют как единый документ.

Пункт о контроле исполнения приказа оформляют в распорядительной части текста последним:

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела делопроизводства Кирееву Т.Д.

Согласование проекта приказа осуществляется путем его визирования должностными лицами организации и (или) проставления грифа согласования (при внешнем согласовании).

Проект приказа визируют:

Должностные лица, которым поручена подготовка приказа (они несут ответственность за качество документа);

Руководитель структурного подразделения, вносящего проект, если проект разработан в инициативном порядке;

Руководители всех заинтересованных подразделений, включая тех, кому даются конкретные поручения (их визы означают реальность выполнения ими предписываемых приказом действий или отражают их возражения);

Представитель юридической службы организации (несет ответственность за соответствие действующему законодательству, т.е. будущую юридическую силу документа);

Главный бухгалтер (для проектов приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения);

Начальник отдела делопроизводства (проверяет правильность оформления приказа как документа). Руководитель организации подписывает первый экземпляр,

затем приказ регистрируют. Дата приказа - день его подписания. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указан иной срок. Подпись и регистрация придают приказу юридическую силу как правовому акту.

Обычно приказ, как внутренний документ, не заверяют печатью, хотя по требованию налоговых органов или банка это может быть сделано.

Помимо приказа к распорядительным документам, издаваемым на основе единоначалия, относят распоряжения и указания.

Распоряжения издают руководитель организации или его заместитель для решения производственных, хозяйственных или административных вопросов, а также для организации исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления. Распоряжение может издавать руководитель коллегиального органа управления (совета директоров, собрания акционеров и т.д.) для единоличного решения оперативных вопросов.

Указания издают руководитель и заместители организации, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также при организации исполнения приказов и других актов данной организации или указаний вышестоящих организаций.

Распоряжения и указания составляют и оформляют аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте этих документов могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» - в зависимости от содержания документа.

Распорядительные документы, издаваемые коллегиальными органами управления (постановления, решения), оформляют аналогичным образом.

Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих (коллегии, советы, собрания акционеров, советы директоров), а также временных (конференции, семинары, сове­щания) коллегиальных органов управления.

В формуляр протокола входят реквизиты: наименование организации, вид документа (протокол), дата (заседания), регистрационный номер, место (заседания), гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Пример оформления протокола приведен далее (прил. 9).

Дата протокола - это дата проведения заседания. Если заседание длилось несколько дней, то указывают период проведения заседания, например,

Заголовок протокола начинается с прописной буквы, отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание вида коллегиальной деятельности (собрания, заседания) и название коллегиального органа в родительном падеже (коллегии, ученого совета).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются председатель, секретарь, присутствующие члены коллегиального органа и приглашенные лица. При большом числе присутствующих или приглашенных их состав указывают количественно, а пофамильные списки прилагают к протоколу.

В повестке дня перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа, и докладчики по каждому вопросу.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Постановляющая часть протокола должна быть конкретной и содержать составные части распорядительного решения: что сделать, кому делать, срок исполнения.

Если решение содержит несколько вопросов, то каждый из них излагают отдельным пунктом. По каждому пункту решения могут быть указаны результаты голосования. При особом мнении члена коллегиального органа его содержание записывают после соответствующего решения.

Протокол подписывает председательствующий на заседании и секретарь. Выступавшие на заседании могут визировать в протоколе запись своего выступления.

По полноте освещения хода обсуждения протоколы могут быть краткие, полные и стенографические. Текст постановляющей части печатают полностью в любой форме протокола.

Принятые решения доводят до исполнителей в виде выписок из протокола или постановлений (решений).

Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления персоналом является организация до­кументооборота, т.е. движения документов с момента их созда­ния или получения до завершения исполнения, отправки адре­сату или сдачи на хранение.

Порядок движения документов в организации можно разде­лить на следующие этапы:

Обработка поступающей и передаваемой документации;

Доведение документации до исполнителей - работников
системы управления персоналом;

Регистрация, учет и хранение документов по личному со­
ставу;

Формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, ут­
вержденной для данной организации;

Копирование и размножение документов по кадровым во­
просам;

Контроль исполнения документов по личному составу;

Передача документов по вертикальным и горизонтальным
связям;

Хранение дел.

Группировка исполненных документов в дела называется формированием дел. Она осуществляется в соответствии с заго­ловками дел по заранее составленной номенклатуре дел органи­зации с целью обеспечения их сохранности и оперативного по­иска. Приказы по личному составу формируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Кадровые документы оформляются лицом, ответственным за работу с этими документами. Дела оформляются частично или полностью в зависимости от сроков хранения, которые устанав­ливаются для каждого документа на основании Перечня типо­вых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного ру­ководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. Сроки хранения документов по личному составу вычис­ляются по формуле «75 - В», т.е. 75 лет минус возраст работни­ка, на которого составлен документ.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:

Дела по личному составу организации;

Дела по основной деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дела по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дела по личному составу). В описи по личному составу дела располага­ются в следующем порядке:

Книга учета сотрудников (если она ведется);

Приказы по личному составу;

Личные дела или личные карточки;

Лицевые счета по заработной плате;

Невостребованные трудовые книжки.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

Информационно-аналитическое

обеспечение управления

персоналом

Контрольные вопросы

Какие виды документов составляют группу организацион­но-распорядительной документации? В каком нормативном акте содержатся требования к оформлению организационно-распорядительных доку­ментов?

Каков состав реквизитов организационно-распорядитель­ной документации?

Каким законодательным актом регламентируется право использования изображения Государственного герба Рос­сийской Федерации на бланке организации? Какие виды документов составляют группу документов по трудоустройству, учету и работе с кадрами? В чем состоит сущность документирования? Что придает документу юридическую силу? Из каких этапов состоит документооборот? Каковы требования к оформлению даты документа? 10.В каком правовом акте содержатся требования к оформле­нию адресата исходящего документа и в чем состоит их новизна?

© Шувалова Н.Н., 2002

Открытость института государ­ственной и муниципальной службы обеспечивается прежде все­го своевременным информированием и служащих, и общества о кадровых процессах, требованиях, которые предъявляются к за­мещающим должности людям. В то же время поступление, цир­куляция кадровой информации, ее анализ лежат в основе само­го процесса управления персоналом.

Журнал: Справочник кадровика
Год: 2009
Автор: Андреева Валентина Ивановна
Тема: Документы кадровой службы
Рубрика: Заполняем без ошибок

Ранее были рассмотрены вопросы организационного оформления деятельности кадровой службы и процедура приема–передачи кадровых документов. Наряду с этими вопросами при организации кадрового делопроизводства необходимо регламентировать порядок работы с кадровой документацией.

Работа с документами в отделе кадров включает следующие основные процедуры:

подготовка документов; обработка документов; хранение документов.

Выполнение каждой из названных процедур регламентируется путем разработки соответствующих локальных нормативных актов по кадровому делопроизводству:

Табеля форм кадровых документов; Альбома форм кадровых документов; Сборника типовых и трафаретных текстов кадровых документов; Графика документооборота кадровой документации.

Перечисленные документы должны быть приложены к Инструкции по кадровому делопроизводству, где отражается их значение, взаимосвязь и порядок применения.

Инструкция по кадровому делопроизводству – основной нормативный документ кадровой службы по вопросам документирования трудовых отношений. Инструкция разрабатывается и утверждается по общим правилам подготовки локальных нормативных актов: в соответствующем приказе руководителя организации определяются ответственные за разработку, сроки подготовки Инструкции и порядок ввода ее в действие (приложение 1).

Текст Инструкции по кадровому делопроизводству (приложение 2), как правило, включает следующие разделы:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Это вводная часть Инструкции, где указывается: в соответствии с какими нормативно-методическими документами она разработана, на какие системы документации распространяется, кто отвечает за ведение кадрового делопроизводства в организации и контролирует работу с кадровыми документами, как осуществляется процедура приема–передачи дел кадровой службы.

2. СОСТАВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

В разделе называются системы и виды документов, используемых для документирования трудовых отношений. Материалы этого раздела являются основой для разработки Табеля форм документов, разрешенных к применению в отделе кадров (приложение 3).

В Табеле форм документов должны быть представлены все создаваемые в кадровой службе документы, сгруппированные по отдельным кадровым функциям, задачам, ситуациям. В Табеле определяется необходимое и достаточное количество форм документов для юридического оформления конкретных ситуаций. Форма Табеля определяется работодателем и может включать: наименование формы документа, код формы документа (при наличии у документа унифицированной формы), основные требования к заполнению формы. Наименования документов в Табеле форм систематизируются по функциональному признаку.

3. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ

В разделе рассматриваются требования к составлению и оформлению служебных документов: состав реквизитов и правила их написания, виды бланков документов, порядок придания документам юридической силы.

С учетом материалов данного раздела разрабатываются Альбом форм документов отдела кадров и Сборник типовых и трафаретных текстов кадровых документов.

Обратите внимание!

В Альбом включаются примеры оформления (образцы) как унифицированных форм документов, так и документов, самостоятельно разработанных работодателем.

Сборник типовых и трафаретных текстов документов отдела кадров отражает специфику деятельности этого подразделения и помогает быстро и качественно составлять и оформлять документы по кадровым вопросам. Типовые тексты, как правило, разрабатываются для многостраничных документов – положений, договоров и др. Трафаретные тексты составляются для небольших по объему документов, многократно создаваемых в течение календарного года или периодически подготавливаемых из года в год.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

В этой части Инструкции характеризуется движение потоков документов (входящих, исходящих и внутренних) – от создания или получения до исполнения или отправки. Материалы данного раздела Инструкции являются основой для разработки Графика документооборота отдела кадров (приложение 4).

В Графике документооборота отражаются следующие технологические процедуры обработки кадровых документов:

подготовка проекта документа; согласование документа; подписание документа; утверждение документа; регистрация документа; передача документа на исполнение; контроль исполнения документа; оперативное хранение документа; передача документа на хранение в архив организации.

В Графике должны быть показаны все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, указаны их исполнители и приведены необходимые характеристики выполняемых процедур (например: основание для создания документа, периодичность создания, количество необходимых экземпляров и т. д.).

5. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

В Инструкции должны быть показаны регистрационные формы, используемые отделом кадров, принятая система индексации документов, порядок регистрации документов.

6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Раздел содержит описание системы постановки документов на контроль и ведения контроля, а также порядок снятия документов с контроля.

7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

В данном разделе раскрываются вопросы систематизации документов в соответствии с разработанной номенклатурой дел, описывается порядок формирования документов в дела, перечисляются признаки заведения дел, приводятся правила формулирования заголовков дел и их индексации.

8. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

В Инструкцию обязательно включаются вопросы проведения экспертизы ценности документов, организации деятельности экспертной комиссии и оформления результатов ее работы.

Кроме того, в разделе приводится порядок составления описей дел, отбора документов на уничтожение, передачи документов длительных и постоянного сроков хранения в архив организации, отбора и передачи документов в государственные и муниципальные архивы.

9. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ОТДЕЛЬНЫМ КАДРОВЫМ ПРОЦЕДУРАМ

В этом разделе работодатель закрепляет особенности создания, движения и хранения кадровых документов по отдельным кадровым процедурам (прием на работу, изменение условий трудового договора, перевод на другую работу, предоставление отпуска, увольнение и др.) с учетом специфики своей деятельности, организационной структуры, численности работников отдела кадров и пр.

Разработанные и согласованные с заинтересованными должностными лицами проекты Инструкции по кадровому делопроизводству и всех документов, являющихся приложениями к ней, должны быть утверждены приказом руководителя организации (приложение 5).

В дальнейшем мы рассмотрим вопросы закрепления в Инструкции по кадровому делопроизводству порядка выполнения отдельных кадровых процедур.

Приложение 1

Пример оформления приказа о разработке нормативно-методических документов по кадровому делопроизводству

Приложение 2

Пример оформления Инструкции по кадровому делопроизводству

Свои особенности имеет работа с кадровыми документами. К сожа­лению, во многих недавно созданных фирмах из-за некомпетентности часто не придают должного значения этому участку работы. Вместе с тем именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работ­ника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы.

В небольших фирмах оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок, если нет специального работника по кадрам, возлагается на секретаря (секретаря-референта).

Для правильного ведения кадровой документации необходимо, по­мимо нормативно-методических документов по делопроизводству, иметь:

Комментарий к Кодексу законов о труде РФ (с изменениями и до­полнениями);

Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприяти­ях, в учреждениях и организациях.

Кроме того, как уже указывалось выше, пооперационно работа с кад­ровыми документами хорошо расписана в "Межотраслевых укрупнён­ных нормативах времени на работы по комплектованию и учёту кадров".

Прием на работу обычно сопровождается созданием следующих документов: заявления; анкеты; трудового договора (контракта); прика­за о приеме на работу; личной карточки (форма № Т-2).

Заявление чаще всего пишется от руки. Но организация (фирма) мо­жет иметь заранее разработанную и тиражированную трафаретную фор­му, которую поступающий на работу заполнит. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

Одновременно с заявлением поступающий предъявляет паспорт, как документ, удостоверяющий личность гражданина, военный билет (для военнообязанных) и представляет трудовую книжку (если лицо поступает на работу впервые - справку о последнем занятии). Трудовая книжка представляется как основной документ, характеризующий трудовую деятельность поступающего на работу. Лица в возрасте от 14 до 16 лет обязаны при поступлении на работу предъявить свидетельство о рожде­нии.

При приеме на работу, требующую специальных знаний, поступаю­щий предъявляет диплом или иные документы о полученном образова­нии или профессиональной подготовке.

На практике поступающие на работу обычно заполняют анкету (или листок по учёту кадров). Анкета является наиболее удобным обобщаю­щим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она за­полняется от руки в одном экземпляре и должна быть без помарок и исправлений. Поэтому, передавая анкету для оформления, следует разъяснить порядок ее заполнения. Можно иметь отдельно отпечатан­ный листок с правилами заполнения.

В Правилах указывается следующий порядок заполнения анкеты:

Фамилия, имя, отчество пишутся полностью;

В дате рождения указываются год, число и месяц рождения;

Место рождения записывается на основании паспорта.

Образование - среднее, среднее специальное и высшее - указы­вается на основании документов (аттестата, удостоверения, дип­лома). Неполное среднее или неоконченное высшее образование указываются на основании соответствующих документов. Для окончивших неполную среднюю или начальную школу указыва­ется, сколько классов окончил. Наименование высшего или сред­него специального учебного заведения пишется полностью. Со­кращенные названия учебных заведений не допускаются. В этой графе указывается и специальность в соответствии с записью в документе об образовании (сертификате, лицензии);

Лица, имеющие ученую степень и звание, а также лица, имеющие опубликованные труды и изобретения, заполняют соответствую­щую графу;

В анкете указывается адрес прописки (регистрации), фактический адрес проживания и телефон;

Сведения о трудовой деятельности заполняются в соответствии с записями в документах о высшем и среднем специальном обра­зовании, военном билете и трудовой книжке.

Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета (для военнообязанных), доку­ментов об образовании, трудовой книжки.

Работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с представленными докумен­тами.

К анкете прилагаются:

Копии документов об образовании, ученой степени, звании, заве­ренные подписью работника отдела кадров и печатью;

Фотокарточки.

По желанию поступающего он может представить характеристику или рекомендательные письма с предыдущего места работы.

На заявлении о приеме на работу проставляются визы лиц, участву­ющих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную долж­ность, например, работника службы безопасности, начальника структур­ного подразделения и др.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу зак­лючается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

В ст. 18 КЗоТ РФ указывается: "Трудовой договор (контракт) заклю­чается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку". Таким образом заключение договора (контракта) не исключает необходимости издания приказа.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся инди­видуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обя­занности. Типовую форму договора лучше всего построить на основе примерной формы трудового договора (контракта), приведенной в Ком­ментариях к КЗоТ, так как эта форма наиболее полно отражает состав сведений, включаемых в договор (контракт).

8 Предприятие обязано организовать труд работника, создать усло­вия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, сво­евременно выплачивать обусловленную договором заработную плату.

9 Обязанность работодателя по обеспечению условий работы на ра­бочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредны­ми, особо вредными и опасными условиями труда___________

Определение трудового договора (контракта) дает ст. 15 КЗоТ: "Трудо­вой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и предприя­тием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а пред­приятие, учреждение, организация обязуются выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные зако­нодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон".

В комментариях к ст. 15 КЗоТ в §2 есть очень важное разъяснение о том, что КЗоТ употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы. На эти документы распространяется единый правовой режим и стороны вправе сами выбирать наименование заключаемого ими договора о труде. "Вместе с тем надо учитывать, что для оформления отношений между отдельными категориями работни­ков и работодателем следует заключать именно контракты, если это прямо предусмотрено законом. Это, в частности, касается работников образовательных учреждений, руководителей предприятий".*

* Комментарий к Кодексу законов о труде Российской Федерации (с изменени­ями и дополнениями на 15 декабря 1995 года).- М.: «Вердикт», 1995, с. 28.

В комментариях к ст. 15 также хорошо разъясняется содержание тру­дового договора (контракта): взаимные права, обязанности и ответствен­ность сторон.

Различаются основные и дополнительные условия трудового дого­вора (контракта).

К основным условиям трудового договора (контракта) относятся со­глашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должно­стям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

К дополнительным относятся условия трудового договора (контрак­та), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также соци­ально-бытового обслуживания работника. В обязанности работника мо­гут быть включены, например, соблюдение коммерческой тайны, достижение определенных результатов труда и т.д.*

В соответствии со ст. 17 КЗоТ трудовые договоры (контракты) заклю­чаются:

На неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

На определенный срок не более пяти лет;

На время выполнения определенной работы.

Срочный трудовой договор (контракт) заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предус­мотренных законом.

* КЗоТ. ст. 17.

Срочные трудовые договоры заключаются прежде всего в тех случа­ях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для заме­щения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в дек­ретном отпуске или выехавших в длительную командировку и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником. В таких догово­рах срок договора оговаривается фразой типа "на время отпуска по ухо­ду за ребенком" и т.п. В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения какой-либо работы, срок оговаривается временем заверше­ния определенной работы. Разновидностью срочных трудовых догово­ров являются договора о временной и сезонной работе.

Одновременно с подготовкой трудового договора (контракта) готовит­ся проект приказа о приеме на работу. Ст. 21 КЗоТ указывает, что "при заключении трудового договора (контракта) может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работ­ника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указа­но в приказе (распоряжении) о приеме на работу". Срок испытания огово­рен в ст. 22 КЗоТ. Он не может превышать трех месяцев, "а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом - шести месяцев".

Приказ оформляется на общем бланке, т.е. указывается название организации, фирмы, вид документа (приказ), дата, номер, место состав­ления, заголовок.

Текст приказов по личному составу имеет свои особенности. Они оформляются всегда отдельно от приказов по основной деятельности и большинство из них не имеет констатирующей части.

Приказы по личному составу могут составляться на одного человека или на несколько лиц и быть простыми (выражающим одно действие, например о зачислении или об увольнении) или сложными (на несколь­ко управленческих действий).

Приказы о командировании сотрудников (за исключением длитель­ных загранкомандировок) и приказы об отпусках (если отпуска не офор­мляются докладными (служебными) записками) издаются отдельно от приказов о назначении, переводе и увольнении, так как эти группы при­казов имеют различные сроки хранения.*

* Приказы о приеме, переводе, премировании, увольнении, длительных команди­ровках хранятся 75 лет. Приказы о предоставлении отпусков, назначении дежур­ных, взысканиях, командировках - 3 г.

Приказы о поощрениях и взысканиях обычно имеют констатирующую часть, в которой объясняется причина наложения взыскания или объяв­ления поощрения. Они также издаются отдельно от других приказов по личному составу.

Начинаются приказы по личному составу с глагола, выражающего распорядительную деятельность: принять, перевести, уволить, коман­дировать и т.д. Глагол пишется отдельной строкой большими буквами.

для лиц, прошедших конкурс - ЗАЧИСЛИТЬ;

при оформлении руководящего состава - НАЗНАЧИТЬ.

Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (обяза­тельно полностью, а не инициалы), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом. При необходимости указываются условия приема (с испытательным сроком, временно с... по... и т.д.).

Пример оформления приказа о приеме на работу на нескольких лиц:

При переводе работника с одной должности на другую в приказе указывается с какого числа происходит перевод и какой оклад назна­чается.

При увольнении обязательно указываются причины увольнения со ссылкой на статью КЗоТ.

Для всех приказов по личному составу обязательно требование фор­мулировки каждого пункта в строгом соответствии с требованиями КЗоТ.

Подготовленные проекты приказов по личному составу передаются руководителю организации для подписания. Приказ датируется и регис­трируется. Поступивший сотрудник должен быть ознакомлен с прика­зом. Он ставит свою ознакомительную визу.

С приказа изготавливаются две копии: для личного дела и передачи в бухгалтерию. Обе копии приказа заверяются по следующей форме:

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, переводе, уволь­нении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенк­латуре дел (Приказы по личному составу).

Приказы по личному составу являются не только распорядительны­ми документами, но одновременно они относятся и к первичным учёт­ным документам, так как они фиксируют факт приёма, перевода или увольнения гражданина и являются основанием начисления ему зара­ботной платы.

Поэтому в соответствии с Постановлением Правительства Российс­кой Федерации "О первичных учётных документах" от 8 июля 1997 года № 835 были разработаны и утверждены 30 октября 1997 года Постанов­лением Госкомстата формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. В соответствии с Постановлением Правительства они вводятся "в организациях независимо от форм собственности, осу­ществляющих деятельность на территории Российской Федерации".

Среди этих форм:

Приказ (распоряжение о приёме на работу (форма № Т-1);

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма №Т-5);

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (кон­тракта) (форма № Т-8).

Форма приказа о приёме на работу и форма приказа о переводе за­полняется работником, ведущим кадровую документацию, в одном эк­земпляре, а форма приказа о предоставлении отпуска и форма приказа о прекращении трудового договора - в двух экземплярах. Второй эк­земпляр передаётся в бухгалтерию, где производится соответствующий денежный расчёт.

Форма № Т-1 - Приказ (распоряжение) о приёме на работу заполня­ется с двух сторон на формате А5 и имеет следующий вид:*

* Остальные унифицированные формы приказов смотри в приложении.

Как видно из приведённой формы, она отражает все условия работы: постоянная или временная, основная или по совместительству, режим и условия труда, продолжительность рабочего дня и т.д., предусмотрены необходимые визы в момент оформления приёма на работу и, в случае необходимости, заключение медицинского осмотра и отметки о прохож­дении инструктажа по технике безопасности.

Приказ по приведённой выше форме заполняется в одном экземпля­ре, визируется, подписывается руководителем организации и объявля­ется зачисленному работнику под расписку. На основе приказа делает­ся запись о зачислении на работу в трудовую книжку и будут заполнены на поступившего на работу следующие формы: работником кадровой службы – личная карточка и в бухгалтерии - открыт лицевой счёт по форме № Т-54 или Т-54а.

Форма № Т-2 -личная карточка - является основным учётным доку­ментом. Форма содержит с небольшими изменениями те же сведения, что и ранее используемая форма № Т-2, но более приспособлена к ав­томатизированной обработке информации. Форма заполняется работни­ком, ведущим кадровую документацию, на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совмес­тителей - копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (сви­детельства, удостоверения) об окончании образовательного учрежде­ния и др. документов.

Информация, вводимая из формы в память компьютера, составит достаточно исчерпывающую базу данных о кадровом составе организа­ции и позволит формировать необходимые сводки по кадрам.

По мере продвижения работника по службе, изменении его семейно­го положения, окончании учебного заведения новые сведения добавля­ются в личную карточку, т.е. она постоянно поддерживается "в рабочем состоянии" и отражает последние данные о сотруднике.

Учётные карточки ставятся в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике вводятся в электрон­ную версию формы, а затем форма № Т-2 распечатывается. Данные о сотрудниках, введенные в ПЭВМ при заполнении формы № Т-2, позво­ляют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.

В учреждениях, работающих в сфере образования, науки и техноло­гии, на научных работников, помимо формы № Т-2 заполняется дополнительно учётная карточка научного работника (форма № Т-4).* Она ведётся на формате А5.

* Формы № Т-4 даны в приложении.

Данные этой учётной формы отражают специфику научных кадров: наличие степеней и званий, научных трудов, стаж научной и педагоги­ческой работы. Заполняется форма работником, ведущим кадровую документацию, на основании соответствующих документов в одном эк­земпляре.

Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку.

Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте рабо­ты, должны быть заверены подписью руководителя или работника отде­ла кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступив­ших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на дру­гую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. За­писи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа.

Исправления, внесённые в трудовую книжку, оговариваются и заве­ряются печатью.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в "Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предпри­ятиях, в учреждениях и организациях". Данная инструкция является ос­новным справочным материалом для сотрудника, работающего с трудо­выми книжками.

Трудовые книжки хранятся как документы строгой отчетности в от­дельных картотеках в сейфах или в шкафах, исключающих возмож­ность их утраты или порчи. Они являются основным документом о тру­довой деятельности и ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе и временных работников, а также на нештатных работников при условии, что они подлежат государственному социаль­ному страхованию.

К внештатным относятся те работники, которые не зачислены в спи­сочный состав и выполняют работы по письменным трудовым соглаше­ниям с оплатой труда в установленном порядке.

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы со­ответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, на­граждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время ра­боты в организации, учреждении, фирме заверяются подписью руково­дителя организации или начальника отдела кадров (если такой отдел есть) и печатью.

Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу уче­та трудовых книжек и вкладышей к ним. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник рас­писывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета.

Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошну­рована и скреплена подписью и печатью.

На всех сотрудников фирмы, организации, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персо­нала (на них ведется только личная карточка по форме № Т-2) оформ­ляется личное дело.

Таким образом, оформление на работу требует от работника, веду­щего кадровую документацию, выполнения целого ряда операций: со­ставления проектов трудового договора (контракта) и приказа, оформле­ния личной карточки (форма Т-2), заведения личного дела, внесения соответствующей записи в трудовую книжку. Личная карточка, дело, трудовая книжка должны быть расставлены для хранения и последую­щего быстрого нахождения.

Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоян­ного их ведения, отражения движения работника по службе (в форме Т-2, трудовой книжке, дополнении к анкете).