Кадровая документация ведется во всех организациях, учреждениях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы. Она подтверждает право граждан на социальное обеспечение по старости и инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.
В состав документации по личному составу входят различные виды документов: организационно-правовые (должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и др.), распорядительные (приказы по личному составу), информационно-справочные (справки, служебные записки, акты и др.) и такие документы, как трудовые контракты, трудовые книжки, личные листки по учеты кадров, учетные карточки и т.п.
Оформляется кадровая документация в соответствии с Трудовым кодексом РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.
Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.
При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор.
Существенными условиями трудового договора являются:
место работы (с указанием структурного подразделения);
дата начала работы;
наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организаций или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;
права и обязанности работника; права и обязанности работодателя; характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.
Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.
Трудовые договоры могут заключаться:
- 1) на неопределенный срок;
- 2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен настоящим Кодексом и иными федеральными законами.
Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.
В случае если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику (под расписку) в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.
Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).
Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях независимо от формы собственности.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия.
На работника, поступающего на работу впервые и проработавшего в организации свыше пяти дней, оформляются трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.
С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца. В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «Сведения о работе», заводится вкладыш к ней. При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (ст. 80 ТК РФ).
С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет (ст. 358 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения», утвержденного Федеральной архивной службой от 06.10.2000).
Личная карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.
Все записи в карточках делаются на основании документов, представленных работником. В новом варианте личной карточки исключены устаревшие позиции (национальность, партийность, членство в ВЛКСМ и профсоюзе). В обязательном порядке проставляются дата заполнения личной карточки и личная подпись работника. При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.
Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту. На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью ПК.
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2). Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Анкета или личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При ее заполнении используются: паспорт; трудовая книжка; военный билет; документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат); документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат); документы об имеющихся изобретениях.
Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.
Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника.
Вторая часть текста характеристики - данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.).
Третья часть - собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.
Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики. Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.
Ранее были рассмотрены вопросы организационного оформления деятельности кадровой службы и процедура приема–передачи кадровых документов. Наряду с этими вопросами при организации кадрового делопроизводства необходимо регламентировать порядок работы с кадровой документацией.
Процедура работы с кадровыми документами
Работа с документами в отделе кадров включает следующие основные процедуры:
- подготовка документов;
- обработка документов;
- хранение документов.
Выполнение каждой из названных процедур регламентируется путем разработки соответствующих локальных нормативных актов по кадровому делопроизводству:
- Табеля форм кадровых документов;
- Альбома форм кадровых документов;
- Сборника типовых и трафаретных текстов кадровых документов;
- Графика документооборота кадровой документации.
Перечисленные документы должны быть приложены к Инструкции по кадровому делопроизводству, где отражается их значение, взаимосвязь и порядок применения.
Инструкция по кадровому делопроизводству
Инструкция по кадровому делопроизводству – основной нормативный документ кадровой службы по вопросам документирования трудовых отношений. Инструкция разрабатывается и утверждается по общим правилам подготовки локальных нормативных актов: в соответствующем приказе руководителя организации определяются ответственные за разработку, сроки подготовки Инструкции и порядок ввода ее в действие (приложение 1).
Текст Инструкции по кадровому делопроизводству (приложение 2), как правило, включает следующие разделы:
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Это вводная часть Инструкции, где указывается: в соответствии с какими нормативно-методическими документами она разработана, на какие системы документации распространяется, кто отвечает за ведение кадрового делопроизводства в организации и контролирует работу с кадровыми документами, как осуществляется процедура приема–передачи дел кадровой службы.
2. СОСТАВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
В разделе называются системы и виды документов, используемых для документирования трудовых отношений. Материалы этого раздела являются основой для разработки Табеля форм документов, разрешенных к применению в отделе кадров (приложение 3).
В Табеле форм документов должны быть представлены все создаваемые в кадровой службе документы, сгруппированные по отдельным кадровым функциям, задачам, ситуациям. В Табеле определяется необходимое и достаточное количество форм документов для юридического оформления конкретных ситуаций. Форма Табеля определяется работодателем и может включать: наименование формы документа, код формы документа (при наличии у документа унифицированной формы), основные требования к заполнению формы. Наименования документов в Табеле форм систематизируются по функциональному признаку.
3. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ
В разделе рассматриваются требования к составлению и оформлению служебных документов: состав реквизитов и правила их написания, виды бланков документов, порядок придания документам юридической силы.
С учетом материалов данного раздела разрабатываются Альбом форм документов отдела кадров и Сборник типовых и трафаретных текстов кадровых документов.
Обратите внимание! Содержание Альбома форм документов отдела кадров должно полностью соответствовать Табелю форм документов
В Альбом включаются примеры оформления (образцы) как унифицированных форм документов, так и документов, самостоятельно разработанных работодателем.
Сборник типовых и трафаретных текстов документов отдела кадров отражает специфику деятельности этого подразделения и помогает быстро и качественно составлять и оформлять документы по кадровым вопросам. Типовые тексты, как правило, разрабатываются для многостраничных документов – положений, договоров и др. Трафаретные тексты составляются для небольших по объему документов, многократно создаваемых в течение календарного года или периодически подготавливаемых из года в год.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
В этой части Инструкции характеризуется движение потоков документов (входящих, исходящих и внутренних) – от создания или получения до исполнения или отправки. Материалы данного раздела Инструкции являются основой для разработки Графика документооборота отдела кадров (приложение 4).
В Графике документооборота отражаются следующие технологические процедуры обработки кадровых документов:
- подготовка проекта документа;
- согласование документа;
- подписание документа;
- утверждение документа;
- регистрация документа;
- передача документа на исполнение;
- контроль исполнения документа;
- оперативное хранение документа;
- передача документа на хранение в архив организации.
В Графике должны быть показаны все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, указаны их исполнители и приведены необходимые характеристики выполняемых процедур (например: основание для создания документа, периодичность создания, количество необходимых экземпляров и т. д.).
5. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
В Инструкции должны быть показаны регистрационные формы, используемые отделом кадров, принятая система индексации документов, порядок регистрации документов.
6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Раздел содержит описание системы постановки документов на контроль и ведения контроля, а также порядок снятия документов с контроля.
7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
В данном разделе раскрываются вопросы систематизации документов в соответствии с разработанной номенклатурой дел, описывается порядок формирования документов в дела, перечисляются признаки заведения дел, приводятся правила формулирования заголовков дел и их индексации.
8. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
В Инструкцию обязательно включаются вопросы проведения экспертизы ценности документов, организации деятельности экспертной комиссии и оформления результатов ее работы.
Кроме того, в разделе приводится порядок составления описей дел, отбора документов на уничтожение, передачи документов длительных и постоянного сроков хранения в архив организации, отбора и передачи документов в государственные и муниципальные архивы.
9. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ОТДЕЛЬНЫМ КАДРОВЫМ ПРОЦЕДУРАМ
В этом разделе работодатель закрепляет особенности создания, движения и хранения кадровых документов по отдельным кадровым процедурам (прием на работу, изменение условий трудового договора, перевод на другую работу, предоставление отпуска, увольнение и др.) с учетом специфики своей деятельности, организационной структуры, численности работников отдела кадров и пр.
Разработанные и согласованные с заинтересованными должностными лицами проекты Инструкции по кадровому делопроизводству и всех документов, являющихся приложениями к ней, должны быть утверждены приказом руководителя организации (приложение 5).
1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
В общем количестве служебных документов любого предприятия, фирмы или учреждения организационные документы составляют самый маленький процент. Но именно эти документы играют чрезвычайно важную роль в деятельности любой организации.
Об их основном назначении свидетельствует их название. Слово «организация» означает строение, устройство чего-либо. Недаром синонимом создания предприятия является организация предприятия.
Любой документ - это прежде всего зафиксированная информация. При рассмотрении понятия «информация» с общенаучной точки зрения в прошлом веке был выдвинут тезис о том, что информация является одним из основных и универсальных свойств материи и энергии . Французский физик И.Л. Бриллюэн и его последователи изучали информационные процессы с позиции законов термодинамики. Они рассматривали передачу информации некоторой системе как усовершенствование этой системы, ведущее к снижению меры ее хаотичности и уменьшению ее энтропии. По их мнению, любая система содержит в себе столько информации, сколько ее надо было бы ввести в систему, чтобы последняя могла перейти от некоторого беспорядочного первоначального состояния в данное организованное состояние. Они определили информацию как «отрицательную энтропию» или «негэнтропию».
Если рассматривать всю систему документов организации как зафиксированную информацию об управленческой деятельности, то организующая и упорядочивающая функция информации в наибольшей степени выражена именно в организационных документах.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) включает в группу организационных документов следующие виды документов: устав и положение об организации, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкции организационно-методического назначения, правила.
Использование современных подходов к управлению предприятием приводит к расширению круга документов, которые по своему назначению могут быть отнесены к организационным.
Создание предприятия начинается с проектирования организационной структуры его управления.
Государственный стандарт ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» определяет организационную структуру как распределение ответственности, полномочий и взаимоотношений между работниками.
Организационную структуру управления проектируют по схеме «сверху - вниз» . Структуру предприятия или организации создают в соответствии с их целями, задачами и функциями. Но для успешной деятельности в условиях рынка недостаточно ответить на вопросы - что и для кого производить. Важнее определить - зачем или во имя чего существует компания или организация, т.е. какова их миссия.
Миссия - та макроэкономическая роль, которую берется осуществлять компания на мировом или национальном рынке.
Миссия - основная (общая) цель деятельности организации. Содержание миссии позволяет получить комплексное представление о направлении деятельности организации и отражает ее общественно-социальную значимость.
Практически все процветающие на рынке фирмы, официально сформулировали свою миссию в письменном виде - в форме программного заявления.
Миссию можно рассматривать как важный организационный документ, который позволяет:
Руководству фирмы - определить место, которое должна занять фирма на рынке и сформулировать свою стратегию достижения этого места;
Сотрудникам фирмы - почувствовать себя участниками общего дела в освоении открывающихся возможностей, дает им цель, подчеркивает их значимость и нацеливает на достижение высоких результатов;
Потребителям продукции фирмы - со вниманием и заинтересованностью относиться к фирме, которая может удовлетворить их разнообразные нужды и потребности . Крупные российские компании включают «миссию» в структуру текста нового вида организационного документа - кодекса корпоративной этики компании.
Дать однозначных рекомендаций по составлению миссии как документа нельзя, ее формулировка в значительной степени зависит как от сферы деятельности фирмы, так и от ценностных ориентации руководителей фирмы. Примеры формулировок миссии фирмы:
Фирма «Порше» 1. Клиент в центре внимания.
2. Высококачественные машины, дружественные к человеку.
3.Современные решения в конструкции.
Фирма «Тойота» Строим автомобиль «Тойота» для изменяющейся эпохи.
Корпорация «ВВС» Благодаря ВВС народ будет говорить с народом языком мира.
Устав, положение об организации,
положение о структурном подразделении
Миссия конкретизируется в целях организации.
Цели определяют отдельные направления деятельности и приоритеты этих направлений.
В зависимости от уровня управления различают общие и локальные цели.
Общие цели разрабатывают для организации в целом и характеризуют основные направления ее развития.
Общие цели конкретизируют в локальных, которые определяют для структурных подразделений организаций. Локальные цели вносят конкретный вклад в общие цели. В соответствии с выбранными целями определяют функциональные блоки - основные структурные подразделения организации, призванные обеспечить достижение этих целей. Состав структурных подразделений отражает горизонтальное разделение труда внутри организации.
Уровни управления организации образуются в результате вертикального разделения труда. Различают руководителей высшего, среднего и низшего звена. Эффективную структуру управления формируют с учетом следующих принципов:
Решение принимают на тех уровнях управления, где оно оказывается в силе;
Высшее руководство принимает только такие решения, которые руководители более низкого звена не имеют права принимать;
Для сотрудников определены конкретные сферы деятельности с соответствующими полномочиями.
Поэтому в проектировании организационной структуры управления особая роль принадлежит распределению и делегированию полномочий, для каждой должности определяется перечень обязанностей, выполнение которых служит достижению поставленных организацией целей.
Таким образом, при создании организации определяют цели и задачи, функции, полномочия, обязанности и ответственность как в целом организации, так и ее структурных подразделений и должностных лиц. Это распределение закрепляется в следующих организационных документах: устав, положения, должностные инструкции.
Деятельность организации регламентируют такие документы, как устав организации или положение об организации. Как правило, положение об организации разрабатывают для бюджетных организаций или для филиалов коммерческих организаций.
Положение - организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность организации, ее составных единиц и подразделений.
В последние годы наметилась тенденция изменений названий традиционных для отечественного ДОУ документов. Вместо положений и инструкций появились регламенты, например, регламент работы с документами, должностной регламент. Но по своему назначению и содержанию эти документы остались прежними. Они распределяют и закрепляют цели, задачи, функции, права и обязанности или устанавливают правила и порядок проведения работ в каком-либо виде деятельности организации.
«Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30, определяет, что деятельность федерального органа исполнительной власти осуществляется в соответствии с административным регламентом федерального органа исполнительной власти. В административный регламент входят:
Регламент федерального органа исполнительной власти;
Административные регламенты исполнения государственных функций;
Административные регламенты предоставления государственных услуг;
Должностные регламенты гражданских государственных служащих федерального органа исполнительной власти.
Наиболее часто встречаемой разновидностью положения является положение о структурном подразделении. Все функции, выполняемые организацией для реализации целей, указанных в уставе (положении об организации, ее регламенте), распределяют между ее подразделениями и закрепляют в положениях о них.
Общее назначение устава (положения об организации) и положения о структурном подразделении как регламентирующих деятельность (организации или подразделения) документов определяет принципиально одинаковую структуру их текста:
1. Общие положения (порядок создания, подчиненность, регламентирующие деятельность документы и т.д.).
2. Цели и задачи организации (или структурного подразделения).
3. Функции организации (или структурного подразделения), ее структура (состав подразделений, их взаимосвязи).
4. Руководство.
5. Полномочия (права) и обязанности.
6. Контроль, проверка, ревизия деятельности (для уставов и положений об организациях).
7. Порядок реорганизации и ликвидации организации (для уставов и положений об организациях).
Эти документы оформляют на общем бланке организации, их подписывает руководитель организации (устав или положение об организации) или структурного подразделения (положение о подразделении), утверждает вышестоящее руководство (орган управления или руководитель организации).
Наиболее трудным и важным при разработке положения о структурном подразделении является раздел об его функциях.
Основа эффективного управления - четкое разграничение функций структурных подразделений, установление правильной их взаимосвязи.
Деятельность руководителя структурного подразделения регламентирует не должностная инструкция, как для других работников предприятия, а раздел «Руководство» положения, в котором изложены:
Компетенция и обязанности руководителя: координация деятельности структурного подразделения, планирование его работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения и др.);
Персональные права руководителя: установление области ответственности заместителей, утверждение определенных видов документов, издание распоряжений по установленному кругу вопросов, назначение и освобождение от занимаемых должностей работников подразделения (или представление документов для этих процедур), применение к ним мер поощрения или взыскания;
Персональная ответственность: за выполнение задач структурного подразделения, за достоверность информации и состояние документации, за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным положением, за работу с кадрами.
Должностная инструкция
Должностные инструкции создают на все должности, предусмотренные штатным расписанием, кроме руководителей.
Должностная инструкция - локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.
Составляя должностные инструкции, необходимо руководствоваться:
Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР), утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367;
Единым тарифно-квалификационным справочником работ профессий рабочих (ЕТКС), утв. постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 31.01.1985 № 3103-30;
Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда и социального развития РФ от 21.08.1998 № 37;
Общероссийским классификатором занятий ОК 010-93 (ОКЗ), утв. постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 298. Наименование должностей государственных служащих необходимо указывать в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента Российской Федерации от 31.12.2005 № 1574 «О реестре должностей федеральной государственной гражданской службы».
Структура текста должностной инструкции
1. Общие положения (устанавливают порядок назначения и освобождения от должности, замещения по должности во время отсутствия, подчиненность и режим работы, квалификационные требования и т.д.).
Дополнением к квалификационным требованиям в отношении образования и стажа может быть перечисление личных качеств работника. Например, для специалиста - обладание организаторскими навыками, деловитостью, инициативностью, для технического работника - быть дисциплинированным, исполнительным.
2. Функции (перечисляют конкретные задачи, возложенные на сотрудника).
3. Должностные обязанности (устанавливают порядок выполнения функций, перечень работ и видов отдельных поручений, этические нормы, которые должен соблюдать сотрудник).
4. Права (определяют права работника при выполнении им должностных обязанностей).
5. Ответственность (устанавливают ответственность за несвоевременное или некачественное выполнение функций и должностных обязанностей, за принимаемые решения или же неиспользование своих прав).
Юридическая ответственность установлена за правонарушения, административная ответственность - за административные проступки, дисциплинарная - в случае нарушения правил трудового распорядка. За неправильные служебные действия, наносящие материальный и моральный ущерб государству, организации или гражданину, работник несет материальную ответственность. За злоупотребление властью установлена уголовная ответственность.
6. Взаимоотношения (на основе входящей и исходящей документации описывают те внутрифирменные связи и контакты, которые неизбежно возникают при выполнении сотрудником своих обязанностей).
В инструкцию могут также быть включены разделы, содержащие критерии для оценки качества исполнения трудовых функций работником и определяющие порядок его аттестации.
Инструкции, как правило, разрабатывает руководитель подразделения, реже - кадровая служба. Должностную инструкцию обязательно согласовывают с юристом организации и руководящим должностным лицом, курирующим это направление деятельности.
Должностную инструкцию оформляют на общем бланке организации, ее подписывает руководитель структурного подразделения, утверждает руководитель организации и доводят до работника под расписку (он проставляет ознакомительную визу «С инструкцией ознакомлен», дату, подпись). Макет должностной инструкции приведен далее (прил. 7).
Первые экземпляры должностных инструкций хранятся в кадровой службе предприятия. Это связано с тем, что при приеме на работу работник должен расписаться на первом экземпляре - подлиннике должностной инструкции.
Должностные регламенты государственных гражданских служащих федеральных органов исполнительной власти Российской федерации в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» включают разделы:
1. Общие положения.
2. Квалификационные требования (к уровню и характеру знаний и навыков, а также образованию, стажу гражданской службы, государственной службы иных видов или стажу, опыту работы по специальности).
3. Должностные обязанности, права и ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей.
6. Контроль за исполнением документов.
7. Оперативное хранение документов.
8. Подготовка документов к передаче дел в архив.
Приложения к инструкции - образцы бланков, табель унифицированных форм документов и альбом форм документов, перечни (нерегистрируемой корреспонденции, типовых сроков исполнения документов), формы номенклатуры дел, описей, обложек дел и других типовых документов. Инструкция может включать в виде разделов или отдельных приложений регламенты по работе с отдельными видами электронных документов (электронными письмами, веб-документами), а также по использованию САДД на предприятии.
Инструкцию разрабатывает служба ДОУ при участии архивных работников, утверждает руководитель организации и вводят в действие приказом. Она является внутренним стандартом предприятия, обязательным для исполнения не только сотрудниками службы делопроизводства, но и всеми другими работниками, создающими документы и работающими с ними.
Правила - правовой акт, устанавливающий обязательные для выполнения нормы и требования.
Правила как вид документа разрабатывают, когда необходимо определить, как должна вестись работа, в какой последовательности. По сфере применения правила можно разделить на имеющие общее значение для всех отраслей (например, правила по технике безопасности) и отраслевые (например, правила приема в высшие учебные заведения, правила предоставления гостиничных услуг).
Любого работника предприятия касаются Правила внутреннего трудового распорядка.
Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт предприятия, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) и федеральным законодательством порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений.
Правила разрабатываются кадровой службой и согласуются с юридической службой, бухгалтерией, а также отделом режима или службой охраны предприятия. Правила оформляют на общем бланке, их утверждает руководитель предприятия. Структура текста этого документа обычно включает:
1. Общие положения.
2. Порядок приема, перевода и увольнения работников.
3. Основные обязанности работников.
4. Основные обязанности администрации.
5. Рабочее время и его использование.
6. Поощрения за успехи в работе.
7. Взыскания за нарушения трудовой дисциплины.
8.Внутриобъектный режим.
Предприятие имеет право регламентировать в правилах дополнительные нормы, отражающие специфику организации работы на предприятии и требования работодателя (например, требования к внешнему виду работников).
К этой группе организационных документов можно отнести и уже упоминавшийся в гл. 3 новый вид деловых документов - кодекс корпоративной этики, который, как правило, состоит из двух частей. Первая часть содержит идеологическую составляющую: здесь излагают ценности, цели компании и принципы, по которым будут выстраивать отношения с партнерами, акционерами, клиентами, с государством и обществом. Вторая часть - это этические нормы и правила поведения сотрудников компании .
Процессные регламенты предприятия
Классическая система управления - управление структурными подразделениями предприятия. Но современный менеджмент все больше ориентируется на управление бизнес-процессами, используя процессный подход к управлению.
Бизнес-процесс можно представить как последовательность логически взаимосвязанных действий (этапов), при которых ресурсы предприятия используют для создания полезного для потребителя продукта или услуги в фиксированный промежуток времени. Выход из каждого этапа процесса является входом в следующий этап.
Особенность процессных регламентов, по сравнению с традиционными положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями, - более четкое и конкретное описание функций, работ, ответственности структурных единиц и работников на отдельных этапах процесса. При таком пошаговом описании работ легче контролировать их выполнение, что делает управление предприятием более прозрачным и эффективным.
При конструировании (инжиниринге) бизнес-процессов процессные регламенты - организационные документы, содержащие описание бизнес-процессов. Поэтому реорганизация бизнеса (реинжиниринг бизнес-процессов) начинается с анализа и сопровождается изменениями в этих документах.
К организационным документам, как правило, создаваемым на современном предприятии, можно отнести Положение об организационной структуре. Это положение дает общее описание предприятия: его продукции (товаров и услуг), задач, функций; приводит организационную структуру и распределение характеристик по основным подразделениям и бизнес-процессам.
Другой важный организационный документ - Положение о функциональной области - содержит основные характеристики (задачи, функции, права, обязанности, документы) работы предприятия в определенной функциональной области (поставки, производство, сбыт, финансы, персонал и т.д.). Иногда функциональную область понимают как некий существенный бизнес-процесс.
Таким образом, на современном предприятии сосуществуют как классические организационные документы (структурные регламенты), так и организационные документы, отражающие управление бизнес-процессами (процессные регламенты).
При всем разнообразии этих документов основные вопросы, на которые они отвечают: «Кто должен делать?», «Что нужно делать?», «Как и когда нужно делать?», «Кто несет ответственность и какие права у него есть?».
2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
В целях документирования исполнительно-распорядительской деятельности аппарат управления любой организации или предприятия издает распорядительные документы.
Распорядительные документы - обладающие юридической силой документы, издаваемые руководством организации и содержащие управленческие решения, направленные на выполнение текущих и перспективных задач.
Любая система управления включает объекты и субъекты управления. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от субъекта управления к объекту управления (от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам). Именно распорядительные документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относят к правовым актам: в них выражены конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в следующем:
С помощью распорядительных документов разрешают возникающие в сфере управления определенные проблемы и вопросы;
Их адресатами (объектами управления) являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;
Они являются юридическими актами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
К распорядительным документам относят следующие виды документов: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, протокол.
Выбор вида при создании конкретного распорядительного документа определяется:
Уровнем органа управления, издающего документ;
Компетенцией должностного лица как субъекта управления;
Порядком принятия управленческого решения (на основе единоначалия или коллегиально).
С учетом сферы действия и в зависимости от уровня принятия решения распорядительные документы делят на:
Правовые акты федерального уровня (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, акты, издаваемые Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
Правовые акты субъектов Российской Федерации (республик, краев, областей, Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов), а также их территориальных образований;
Правовые акты организаций, учреждений, предприятий.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений), распорядительные документы можно разделить на издаваемые:
В условиях коллегиальности;
При единоличном принятии решений.
В первом случае распорядительные документы издают на основе решений, принимаемых коллегиально (совместно) группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют Федеральное Собрание Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, представительные органы и правительства субъектов Федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.
В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.
Постановления издают высшие органы государственной власти и управления (например, Правительство Российской Федерации), представительные и исполнительные коллегиальные органы власти субъектов Российской Федерации (например, Московская городская дума, правительство Москвы и т.п.).
Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий, например, общее собрание акционеров, совет директоров, ученые, технические и художественные советы издают решения.
Протокол как вид документа можно одновременно относить и к распорядительным документам, так как он фиксирует решения коллегиального органа, и к информационно-справочным, так как он содержит информацию об обсуждении вопросов на заседании коллегиального органа.
Руководитель организации или органа управления имеет право принимать решения единолично. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют руководители федеральных министерств, администраций субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор).
Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделены правом принимать единоличные решения по определенным вопросам оперативного управления деятельностью коллегиального органа.
В условиях единоличного принятия решений издают приказы, распоряжения, указания.
Подготовка распорядительных документов
Основанием для издания распорядительного документа может являться:
Необходимость выполнения принятых законодательных, иных нормативно-правовых актов или решений вышестоящих органов;
Собственная исполнительно-распорядительная деятельность в соответствии с функциями и задачами организации. Подготовку распорядительных документов поручают одному или нескольким исполнителям (должностным лицам или структурным подразделениям). Для подготовки особенно важных документов создают рабочую группу из компетентных в этом вопросе специалистов.
Рассмотрим этапы подготовки распорядительных документов при единоличном и коллегиальном порядках принятия решения.
Выбор вида распорядительного документа зависит от способа принятия решения: единоличным решением руководителя или коллегиальным органом управления, что, в свою очередь, определяется полномочиями руководителей или коллегиальных органов данной конкретной организации, зафиксированных в ее организационных документах (уставе, положении, регламенте). На этом первом этапе определяют исполнителя или формируют рабочую группу.
На втором этапе собирают и анализируют информацию. Для выработки эффективного управленческого решения должна быть собрана объективная, достаточная и актуальная информации в той области, куда будет направлено воздействие принимаемого решения.
В целях обеспечения правовой основы и юридической силы подготавливаемого документа изучают действующее законодательство и иные нормативно-правовые акты в данной области.
Затем исполнитель (рабочая группа):
Определяет вопросы, которые надо отразить в документе;
Изучает документальные материалы по этим вопросам, в том числе и документы, ранее создаваемые в этой организации;
Определяет необходимость отмены действия ранее изданных документов организации или их отдельных пунктов.
При анализе информации рассматривают разные варианты решений и из них выбирают самый эффективный.
На третьем этапе оформляют проект распорядительного документа. Проект создают на основе формы (шаблона) из альбома форм документов и в соответствии с табелем унифицированных форм документов организации.
При составлении текста проекта необходимо:
Давать конкретные поручения, определять конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
Увязывать содержащиеся в документе поручения с ранее изданными по данному вопросу документами (во избежание повторений или противоречий);
Обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований организаций, структурных подразделений, должностей;
Указывать должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением поручений, содержащихся в документе;
Указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.
Для обсуждения на заседании коллегиального органа управления дополнительно к проекту распорядительного документа готовят справку, которая должна содержать необходимую информацию и обоснование целесообразности принятия документа. Проект документа до заседания согласовывают со всеми заинтересованными в готовящемся документе должностными лицами.
Порядок рассмотрения проекта распорядительных документов и прилагаемых к нему материалов устанавливают регламентом работы коллегиального органа. Как правило, сначала их передают на рассмотрение руководителю органа, а затем после включения этого вопроса в повестку дня заседания их копии рассылают членам коллегиального органа для предварительного изучения.
На четвертом этапе проходит согласование проекта документа.
Внутреннее согласование документа, издаваемого на основе единоначалия, осуществляется путем проставления виз должностных лиц. Если готовящийся документ затрагивает интересы сторонних организаций, проект документа направляют им на согласование, и их согласие оформляют грифом согласования.
В инструкциях по делопроизводству организации обычно изложены принципы и порядок согласования, а в табеле и альбоме унифицированных форм определен состав виз должностных лиц для конкретных видов распорядительных документов.
Если при согласовании возникают существенные замечания к документу, замечания вносят в текст документа, и новую редакцию направляют на повторное согласование.
Постановления и решения коллегиального органа проходят согласование на заседании коллегиального органа, в ходе которого проект может быть принят в первоначальном виде или в него могут быть внесены поправки и дополнения. Проект документа также может быть направлен на доработку. В этом случае устанавливают срок повторного рассмотрения документа.
Обсуждение всех вопросов на заседании коллегиального органа оформляют протоколом, в который включают принятую на заседании редакцию текстов постановлений (решений) по отдельным вопросам повестки дня.
Решения информационного характера, которые, как правило, не оформляют в виде распорядительного документа, называют протокольными. Их доводят до исполнителя выписками из протокола заседания.
Пятый этап - подписание распорядительного документа - завершающая стадия подготовки документа, необходимая для придания ему юридической силы.
Прежде чем передать распорядительный документ на подписание, он должен быть тщательно проверен. При этом особое внимание уделяют цифровой информации, правильному написанию инициалов и фамилий, названий структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ недопустимо.
Приказы, распоряжения, указания подписывает руководитель организации, действующий на основе единоначалия, или его заместители, если руководитель делегировал им эти полномочия. Решения (постановления) подписывает руководитель коллегиального органа управления.
После подписания распорядительный документ регистрирует служба ДОУ или секретарь коллегиального органа управления. После регистрации документ приобретает статус официально изданного правового акта.
Затем проводят тиражирование всего документа или его части (выписки из документа) и рассылают исполнителям и должностным лицам для сведения.
Рассмотрим более подробно назначение и особенности оформления основного и самого распространенного вида распорядительного документа - приказа.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач.
В этом определении отражены основные особенности управленческой ситуации, в которой издают (составляют и оформляют) приказ.
Приказ имеет право издавать только первый руководитель организации. Он может делегировать это право своим заместителям или руководителям территориально обособленных подразделений (филиалов). В этом случае в приказе о делегировании полномочий или в доверенности (руководителю филиала) конкретно перечисляются вопросы, которые должны решать, и разновидности приказов, право подписания которых руководитель организации делегирует.
Принцип единоначалия отражен в оформлении приказа через использование в тексте термина делового стиля «ПРИКАЗЫВАЮ».
Приказ является правовым актом. Поэтому его содержание должно соответствовать действующему законодательству и учредительным документам, а оформление - установленным правилам.
Приказы делят на две группы: приказы по личному составу и приказы по основной деятельности.
В приказах по личному составу фиксируется функция управления персоналом.
Значительную часть приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, отпуске и т.д.) оформляют на основе форм из «Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвержденного постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Приказы по основной деятельности документируют следующие универсальные функции управления в любой организации .
С помощью приказов по основной деятельности закрепляют систему управления, внутренние нормы и правила работы: формируют организационную структуру, распределяют зоны ответственности, делегируют полномочия, организуют основные и вспомогательные направления деятельности и т.д. Такие приказы обязательны для исполнения всеми работниками организации.
В приказах по основной деятельности также решают вопросы оперативного управления производственной, финансовой, хозяйственной и иной деятельностью организации, исполнения решений коллегиальных органов управления, координации взаимодействия подразделений и должностных лиц при выполнении отдельных поручений и т.п.
Такие приказы содержат поручения, обязательные для исполнения конкретными должностными лицами, определяют точные сроки исполнения поручения и должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением поручения.
Приказы по основной деятельности выполняют функцию официального письменного свидетельства распорядительной деятельности предприятия и подлежат постоянному хранению.
| Введение………………………………………………………… ……………… |
| 1 Теоретические аспекты организации работы с кадровыми документами……………………… …………………………………………… |
| 1.1 Анализ деятельности кадровой службы………………………………… |
| 1.2 Законодательная и нормативно-методическая регламентация организации работы с кадровыми документами…………………….......... |
| 2 Анализ организации работы с кадровыми документами в ТОО «Климат-техника»…………………………………… …………………. |
| 2.1 Характеристика деятельности ТОО «Климат-техника»………….. |
| 2.2 Особенности организации работы с кадровыми документами в ТОО «Климат-техника»…... |
| 3 Направления совершенствования организации работы с кадровыми документами ТОО «Климат-техника» |
| Заключение ………………………………………………………………….…. |
ВВЕДЕНИЕ
Современные условия развития экономики и конкуренции на рынке диктуют свои правила управления организацией. В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации.Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом. Большинство работодателей не учитывают всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области. Это обуславливается в первую очередь рекомендательным характерам нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью.
Целью написания данной курсовой работы является систематизация и расширение теоретических знаний об организации работы с кадровыми документами и формирование умений применять их для решения конкретных практических задач .
В ходе курсовой работе были изучены и проанализированы основные направления деятельности отдела кадров Санаторий «Строитель».
Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
- ознакомление
с организационной структурой отдела
кадров;
изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела кадров ОАО Санаторий «Строитель»;
выявление основных направлений работы кадровой службы;
исследование особенностей ведения кадрового делопроизводства в ОАО Санаторий «Строитель».
1. Теоретические аспекты организации работы с кадровыми документами .
- Анализ
деятельности кадровой
службы.
В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.
Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы: самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю; выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации; выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.
Функциональные обязанности кадровой службы заключаются в следующем: разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации; оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации; учет личного состава; хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству; контроль исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом; изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению; анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования; создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов; работа по созданию резерва на выдвижение; подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников; подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии; подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению; принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников; организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка; ведение всей отчетности по кадровым вопросам.
В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.
Из кадровой службы в подразделения направляются:
- сведения
о нарушителях трудовой дисциплины;
- копии приказов
о приеме новых работников, перемещении
внутри организации, увольнении работников;
- копии приказов
об утверждении (изменении) Правил внутреннего
трудового распорядка;
сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.
В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.
Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:
- требовать
от всех подразделений организации представления
необходимых для ее работы материалов;
принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;
взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.
Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении А. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000,(в ред. от 27.10.2003).
-
Законодательная и нормативно-методическая
регламентация организации
работы с кадровыми
документами.
Законодательная и нормативно- методическая
база делопроизводства – это
совокупность знаков, нормативных
правовых актов и методических
документов, регламентирующих технологию
создания документов, их обработки,
хранение и использование в
текущей деятельности учреждения, а также
деятельность службы делопроизводств:
ее структуру, функции, штаты, техническое
обеспечение и некоторые другие аспекты.
Высшей юридической силой обладает
Конституция РФ, принята на всенародном
голосовании 12 декабря 1993г. (с поправками
от 30 декабря 2008), как самый главный закон
страны, где ст.37 посвящена праву на труд
и отдых, где каждому "работающему по
трудовому договору гарантируются установленные
федеральным законом продолжительность
рабочего времени, выходные и праздничные
дни, оплачиваемый ежедневный отпуск".
Среди законов важное место
занимают кодифицированные акты-кодексы.
Кодекс – это единый, логически
и юридически цельный закон,
который обеспечивает обобщенное
и системное регулирование определенной
группы общественных отношений. Трудовой
кодекс РФ принятый 12.12.2001, устанавливает
обязательность применения каждой организацией
независимо от ее организационно – правовой
формы ряда локальных правовых актов:
коллективного договора, правил внутреннего
трудового распорядка, должностных инструкций
и др. В ТК РФ названы документы, которыми
документируется прием, перевод, увольнение,
командирование, поощрение взыскания
работника.
Таким образом, в Трудовом кодексе РФ
прописаны соподчиненность законодательных
и нормативных правовых актов, главенство
и их иерархия, что должно учитываться
работником кадровой службы.
Особую значимость для работников кадровых
служб имеет ст.14 "Исчисление сроков".
В ней указано, что "прекращение трудовых
прав и обязанностей начинается на следующий
день после календарной даты, которой
определено окончание трудовых отношений.
Сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями,
истекают в соответствующее число последнего
года, месяца или недели срока. В срок,
исчисляемый в календарных неделях или
днях, включаются и нерабочие дни. Если
последний день срока приходится на нерабочий
день, то днем окончания срока считается
ближайший следующий за ним рабочий день".
Надо подчеркнуть также важность для работника
кадров ст.65, в которой перечислены документы,
предъявляемые поступающим на работу.
В ст.283 указаны
документы, предъявляемые при приеме
на работу по совместительству.
Основным документом о трудовой деятельности
и трудовом стаже работы, согласно Трудовому
кодексу, остается трудовая книжка. Ей
посвящена ст.66.
Кроме того, в Кодексе определены случаи
и порядок составления документов, впервые
включено описание содержания важнейших
из них, в частности трудового договора,
коллективных договоров и соглашений,
даны сроки ознакомления работника с документами
(приказом о приеме на работу (ст.68), приказом
о дисциплинарном взыскании (ст. 193), порядок
выдачи копий документов (ст.62) и т.д.
Оформление трудовых правоотношений требует
сбора персональных данных о работнике.
Понятие персональных данных также дано
в Трудовом кодексе в ст.85, где к ним отнесена
"информация, необходимая работодателю
в связи с трудовыми отношениями и касающаяся
конкретного работника".
Поэтому, оформляя
трудовые правоотношения путем составления
кадровых документов, необходимо прежде
всего обращаться к соответствующим
статьям Трудового кодекса.
Статья 7 Закона, как и Трудовой кодекс
РФ, подчеркивает конфиденциальность
персональных данных. На основании этого
Закона служба кадров организации разрабатывает
свое положение о работе с персональными
данными.
В Федеральном законе от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ
"О коммерческой тайне" (в ред. от
18.12.2006) раскрыт вопрос конфиденциальности
информации в рамках трудовых отношений
(ст.11), положения которого обязательно
учитываются при оформлении на должности,
предполагающей работу с конфиденциальной
информацией, в том числе с персональными
данными.
В Законе четко определены права и обязанности
обладателя информации, права физических
и юридических лиц на доступ к информации
и одновременно ст.9 говорит об ограничении
доступа к информации. В этом Законе персональным
данным прямо посвящен лишь один пункт
в ст.9, так как одновременно вышел Федеральный
закон "О персональных данных".
Для организаций, имеющих право помещать
изображение герба на бланках и печатях,
важен Федеральный конституционный закон
от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном
гербе Российской Федерации".
В соответствии со ст.4 Закона Государственный
герб Российской Федерации воспроизводится
на документах, удостоверяющих личность
гражданина Российской Федерации, а также
на иных документах общегосударственного
образца, выдаваемых федеральными органами
государственной власти. Статья 10 Закона
указывает, что "порядок изготовления,
использования, хранения и уничтожения
бланков, печатей и иных носителей изображения
Государственного герба Российской Федерации
устанавливается Правительством Российской
Федерации". В соответствии с этой статьей
надо обратиться к Постановлению Правительства
РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении
изготовления, использования, хранения
и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации",
в котором указано, "что изготовление
печатей и бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации
осуществляют только полиграфические
и штемпельно-граверные предприятия, имеющие
сертификаты о наличии технических и технологических
возможностей для изготовления указанного
вида продукции на должном качественном
уровне".
К важнейшим законодательным актам, затрагивающим
процесс документирования, следует отнести
и Закон Российской Федерации от 25 октября
1991 г. N 1807-1 "О языках народов Российской
Федерации" (в ред. Федеральных законов
от 24.07.1998 N 126-ФЗ и от 11.12.2002 N 165-ФЗ) и Федеральный
закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном
языке Российской Федерации". Они регулируют
использование государственного языка
при составлении и оформлении служебных
документов. Прежде всего напомним, что
ст.68 Конституции РФ устанавливает: "государственным
языком Российской Федерации на всей ее
территории является русский язык".
Статьи 16 - 19 Закона "О языках народов
Российской Федерации" посвящены использованию
языка в официальном делопроизводстве,
в том числе при оформлении кадровой документации,
а ст.3 Федерального закона "О государственном
языке Российской Федерации" устанавливает
требование идентичности содержания и
технического оформления текстов, выполненных
на нескольких языках.
Учитывая, что службе кадров приходится
иметь дело с обращениями граждан, надо
знать и руководствоваться Федеральным
законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке
рассмотрения обращений граждан Российской
Федерации", в котором дается определение,
что понимается под обращением, предложением,
заявлением, жалобой. В нем изложены требования
к составу содержания письменного обращения:
наименование адресата (наименование
государственного органа или органа местного
самоуправления) либо должность или должность,
фамилия, имя, отчество должностного лица,
почтовый адрес, по которому может быть
дан ответ, суть обращения (заявления),
личная подпись и дата.
Исходя из требований Закона к структуре
текста обращения фактически строятся
требования службы кадров к заявлениям,
подаваемым работниками при поступлении
на работу, увольнении, перемещении по
должности, отпуске и т.д. Такие заявления
обязательно содержат те же составляющие
части: кому, от кого, о чем, подпись и дата,
за исключением указания адреса, если
работник уже работает в организации.
В Законе прописана и технология работы
с обращениями: регистрация (по ст.8 "в
течение трех дней с момента поступления
в государственный орган, орган местного
самоуправления или должностному лицу"),
обязательность рассмотрения (в срок до
30 дней с момента регистрации и может быть
увеличен на срок до 30 дней в случае проверки),
контроль за исполнением. Важен для кадровой
службы и установленный в Законе порядок
приема граждан.
Следовательно, чтобы правильно оформлять
кадровые документы, необходимо иметь
полный пакет законодательных правовых
актов, особенно затрагивающих трудовые
отношения в организации вашего типа,
и ими руководствоваться при оформлении
трудовых отношений.
Кроме законодательных актов в каждой
кадровой службе должен быть пакет с нормативно-методическими
документами, в которых описывается методика
работы, то есть, как надо выполнять ту
или иную запись или операцию.
В 2003 г. кадровые службы получили два важнейших
документа о порядке ведения трудовых
книжек, которые являются, в соответствии
со ст.66 Трудового кодекса РФ, основным
документом о трудовой деятельности и
трудовом стаже работника:
Правила ведения и хранения трудовых книжек,
изготовления бланков трудовой книжки
и обеспечения ими работодателей, утвержденные
Постановлением Правительства Российской
Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых
книжках" (в ред. Постановления Правительства
РФ от 01.03.2008 N 132);
Инструкция по заполнению трудовых книжек,
утвержденная Постановлением Минтруда
России от 10 октября 2003 г. N 69
Оформление основных
кадровых документов унифицировано. Разработка
и утверждение альбомов унифицированных
форм первичной учетной документации
и их электронных версий была возложена
Постановлением Правительства РФ от 8
июля 1997 г. N 835 на Государственный комитет
РФ по статистике с согласованием форм
с Министерством финансов РФ и Министерством
экономики РФ. Среди унифицированных форм,
перечисленных в Постановлении, к Первоочередным
были отнесены формы первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты.
Первый альбом этих форм был утвержден
Постановлением Госкомстата России 30
октября 1997 г. N 71а. В альбом несколько раз
вносились изменения и дополнения. Работник
кадровой службы постоянно имеет дело
с формами, включенными в альбом, и должен
иметь их как в бумажном, так и в электронном
варианте, так как в соответствии с Постановлением
Правительства РФ они вводятся "в организациях
независимо от формы собственности, осуществляющих
деятельность на территории Российской
Федерации".
К общегосударственным нормативно-методическим
документам, регламентирующим вопросы
информационно- документационного обеспечения
управленческой деятельности в учреждении,
относятся различные правила, инструкции
и нормы.
Делопроизводство в федеральном
органе исполнительной власти
осуществляется в соответствии с
Правилами делопроизводства в федеральных
органах исполнительной власти, утвержденными
постановлениями Правительства Российской
Федерации от 15 июня 2009г. N 477. На основе
указанных Правил федеральный орган исполнительной
власти по согласованию с федеральным
органом исполнительной власти в области
архивного дела издает инструкции по делопроизводству.
Работа с секретными документами, шифротелеграммами,
другими документами ограниченного доступа,
а также обработка секретной и другой
информации ограниченного доступа осуществляются
в соответствии со специальными документами.
В настоящее время Правила – единственный
нормативный документ, устанавливающий
общие требования организации работы
с электронными документами в федеральных
органах исполнительной власти. Федеральному
архивному агентству до 1 января 2010г. утвердить
методические рекомендации по разработке
инструкций по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти. С утверждение
правил внесены изменения в Типовой
регламент взаимодействия федеральных
органов исполнительной власти от 19.01.2005
№30 и Типовой регламент внутренней организации
федеральных органов исполнительной власти
от 28.07.2005 №452.
К нормативным документам, необходимым
в работе делопроизводственной
службы, принадлежат разработки
Минтруда России, в которых закрепляются
требования к организации труда это:
- Тарифно-квалификационные
характеристики по общеотраслевым должностям
служащих от 10.11.1992 № 30 (в ред. от 20.02.2002),
назначение которого, состоит в обеспечении
рационального разделения труда и
единства определения должностных обязанностей
служащих, а также дифференциация в уровне
оплаты труда этих работников на основе
Единой тарифной сетки;
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 29.04.2008), который предназначен для закрепления квалификационных характеристик к общеотраслевым отраслям.
- Анализ
организации работы
с кадровыми документами
в ТОО «Климат-техника».
Санаторий «Строитель» был создан
1988 года и действует на
правах обособленного структурного
подразделения. Таким
образом, в настоящий момент
организационно- правовая форма
объекта исследования –
филиал, форма собственности
– кооперативная.
Санаторий существует более
23 лет и первоначально
строился на
средства нескольких
хозяйств одного из районов Оренбургской
области, которые являясь застройщиками
пользовались преимущественным
правом для оздоровления
своих работников. Через систему
центральных и региональных
органов управления направлялись
денежные потоки, распределялись
путевки, осуществлялось финансирование
строительства, ремонта, покупки
оборудования и инвентаря.
Санаторий
«Строитель» - многопрофильное лечебно-профилактическое
учреждение для оздоровления взрослых
и детей с трёхлетнего возраста. Расположен
в экологически чистом районе, где нет
промышленных предприятий, но в то
же время недалеко, всего в 300 метрах от
транспортной магистрали, что обеспечивает
удобное пребывание пациентов.
Санаторий
«Строитель» самый крупный санаторий
в Оренбургской области, рассчитанный
более чем на 200 мест.
Природно-климатические
условия, великолепная панорама
ландшафта приятно сочетаются с высоким
уровнем обслуживания и богатейшей лечебной
базой. За последние 3 года санаторий
в среднем за год заполнен на 75-80%.
Филиал-санаторий «Строитель» (в
дальнейшем именуемый Санаторий
«Строитель») является специализированным
лечебно-оздоровительным учреждением.
Основной вид деятельности – санаторно-курортное
лечение, основной профиль лечения
больных – болезни органов дыхания, сердечно-сосудистые
заболевания, болезни опорно-двигательного
аппарата и нервной системы;
дополнительный профиль включает другие
виды лечения и услуги.
Санаторий расположен по адресу:
г.Оренбург, ул.Мало-Восточная 1/1.Главным
врачом санатория уже более
15 лет работает заслуженный
врач РФ Левченко А.И.
Вместимость санатория – 150 койко-мест,
но фактически находятся в
эксплуатации 130
мест. Санаторий представлен
двумя спальными корпусами, лечебным
корпусом, клубом со зрительным
и танцзалами, которые соединены
теплыми переходами. Имеются все
необходимые услуги для полноценного
отдыха: сауна, бассейн, бар,
бильярдный зал. Ведется строительство
отдельностоящего корпуса с номерами
«Люкс» и «Аппартаменты».
Количество номеров:
- «Люкс» –
10;
двухместные – 65;
одноместные – 10;
Санаторий разрабатывает мероприятия по оказанию дополнительных услуг, которые могут повысить комфортность проживания и лечения.
Предприятие распределяет свою чистую прибыль между участниками один раз в год по решению общего собрания участников. Часть прибыли, предназначенная для распределения между его участниками распределяется пропорционально их долям в уставном капитале предприятия.
Таблица 1 – Показатели уровня концентрации предоставляемых услуг.
2.2 Особенности организации работы с кадровыми документами в ОАО Санаторий «Строитель».
В задачи кадровой службы ОАО Санаторий «Строитель» входит подбор кадров, проверка степени профессионализма поступающего на работу, оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок.
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
КАМСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ
ИНЖЕНЕРНО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ
ИНСТИТУТ МЕЖДУНАРОДНОГО БИЗНЕСА
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по дисциплине
«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ»
Вариант III «Работа с кадровыми документами»
Набережные Челны 2010
ВВЕДЕНИЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
2 Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям
3 Номенклатура, формирование и текущее хранение дел
4 Современное деловое письмо
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Как только человек научился писать, он начал создавать документы. Что же такое документ?
"Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранении информации о каком-нибудь предмете" - определение Поля Отле из книги "Руководство к администрированию".
С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. Сегодня под делопроизводством понимается деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, то есть создание условий для движения, поиска и хранения документов.
Актуальность данного исследования очевидна, так как практически все предприятия в большей или меньшей степени ведут делопроизводство по личному составу, работу с кадровыми документами.
Целью данной работы осветить правила работы с кадровыми документами.
Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи работы с кадровыми документами заключаются следующем:
Оформление документов по личному составу в соответствии с требованиями стандартов;
Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям;
Ознакомиться с условиями хранения документов, формирования дел и создание их номенклатуры;
Рассмотреть составление делового письма;
Анализ литературы по изучаемой теме.
Существует достаточное количество учебников и пособий по ведению делопроизводства. В данной работе были использованы материалы из учебников М.В. Кирсановой, Т.Д. Быковой, а так же источники ГОСТ 6.30-2001.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
1 Делопроизводство по личному составу
Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование и т.д. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения составляют группу документов по личному составу. Это приказы по личному составу, заявления, резюме, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а так же все документы, входящие в личное дело. По правилам эти документы должны храниться в отдельном помещении.
Для ведения документации необходимо знать не только делопроизводство, но и законодательную базу, а именно законодательно-правовые акты и труде и постоянно руководствоваться ими. Основным законодательным документом является Трудовой кодекс РФ. Так же используются положения и постановления Правительства РФ, указы Президента, законы и иные нормативные документы. Организация сама так же создает нормативные документы: коллективные договора, соглашения, трудовые договоры. Для правильного оформления также необходимо правильно оформить кадровые документы, создать пакет законодательных правовых актов, затрагивающих трудовые отношения в организации (государственной, общественной, коммерческой, ООО, ЗАО и т.д.) К пакету добавляют еще инструкцию о порядке ведения трудовых книжек.
При поступлении на работу пишется заявление. Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги А4 и подписывается лично человеком, подающим заявление. На заявлении оформляются следующие реквизиты: адресат, данные об авторе заявления - фамилия, имя, отчество, занимаемая должность (если автор уже является сотрудником предприятия), или полный домашний адрес и телефон (если автор не является сотрудником предприятия, к руководителю которого он обращается с заявлением), наименование вида документа, дата, текст, отметка о наличии приложения (если имеются прилагающиеся документы), подпись.
При положительном решении вопроса о приеме на работу с поступающим заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу.
Трудовой договор – это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношение сотрудника с администрацией. В содержании указывается ФИО работника и работодателя, место работы, дата начала работы, должность, права и обязанности работника и работодателя, режим работы и отдыха, условия оплаты, вид социального страхования и т.д. Определение трудового договора дается в ст. 56 ТК РФ.
В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (о кадрах).
1) по основной деятельности приказы издаются (при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений, при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, при введении новых стандартов, при изменении графика работы предприятия)
2) по личному составу (при назначении работников на должность, при освобождении от должности, при перемещении по службе, о поощрениях или взысканиях, при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск)
Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты: название вида документа (ПРИКАЗ), дата (датой приказа является дата его подписания), порядковый номер приказа, место издания приказа, индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, отметка о согласовании, фамилия и телефон исполнителя. Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной (см. так же примеры в приложении 3 и 8). Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии.
Одним из основных документов по учету личного состава в учреждениях является личная карточка рабочих и служащих (Форма Т-2). В ней указываются документально обоснованные данные из паспорта и трудовой книжки. При увольнении проставляется дата и номер приказа об увольнении. Эти сведения необходимо особенно тщательно заполнять, так как карточка является основанием для подтверждения пенсионного стажа. По краям карточки указывается кодирования для удобства поиска.
В документооборот отдела кадров так же входит характеристика как отзыв о служебной и общественной деятельности работника, оценка его деловых и моральных качеств. Она состоит в основном из анкетных данных, данных о трудовой деятельности, собственно характеристика, вывод, в котором указывается назначение характеристики. (Пример характеристики в Приложении 6)
Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по работнику и т.д.) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до достижения человеком 75 летнего возраста, что дает возможность наведения справок. Личные дела складывают в папки, на обложке указывают номер дела, ФИО работника, дату поступления на работу. За правильное ведение папок несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию. Он обязан своевременно вносить записи об изменениях, приобщать к делу полученные документы. Рекомендуется составлять опись личного дела.
Многие документы по личному делу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету.
2 Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям.
В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок. Порядок рассмотрения данных обращений определяется Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан» от 02.05.2006 г. №59-ФЗ.
Различают три основных вида обращений: предложение, заявление и жалоба.
Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Во многих случаях предложения, заявления или жалобы поступают редко, т.е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Например, в одном обращении идет речь об освобождении от налога и жалоба на некорректные действия работника финансового органа.
Работа с обращениями граждан строится на базе Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятия и в организациях и законов краев, областей. Норматив устанавливает порядок, согласно которому обращения подаются в компетентные для решения данного вопроса органы. Обращения подаются в органы, которым подчинены лица, подающие жалобу, и органы, на которых подают жалобу. Запрещено направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.
Должностные лица государственных и общественных органов обязаны прорабатывать обращения и в письменной или устной форме сообщать о принятых по обращениям решениях. Так же должностные лица должны проводить прием граждан по личным вопросам в определенные дни и часы.
Если гражданин не согласен с обжалуемым решением, он имеет право в течение месяца со дня регистрации подать на обжалование в вышестоящие органы, которым подчинены должностные лица, принявшие решение.
Работа с обращениями имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. Существует отдельный регламентирующий документ «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, учреждениях и организациях», где прописан четкий порядок работы с обращениями, не зависимо от категории и специфики обращения.
В течение 3 дней заявление должно быть зарегистрировано. По ГОСТ Р 6.30-2003 обращению присваивается номер, состоящий и первой буквы фамилии и порядкого номера заявления, и указывается дата например, А-321 от 27.09.2010. Данный номер ставится в определенное место. Если заявление повторное, то ему присваивается очередной номер, а в карточке регистрации прописывается предыдущий номер. В правом верхнем углу карточки и самого заявления делается отметка «Повторно». Если от лица поступило одно заявление, направленное нескольким должностным лицам, то ему присваивается номер через дробь А-321/1, А-321/2 и т.д.
Если письма берутся на особый контроль, то на них проставляется отметка «К». Должностные лица, ведущие делопроизводство по предложениям и жалобам, обобщают все обращения и в виде аналитических справок и предоставляют их своим руководителям. Затем формируется дело, куда подшивается все документация по делу, и хранится в течение 5 лет в хронологическом или алфавитном порядке. По мере необходимости экспертная комиссия с согласования руководителя может продлить этот срок хранения. Дела постоянного срока хранения и временного передаются в архив государственного учреждения через после завершения. Существуют нормы по срокам хранений обращений. После десяти лет хранения руководитель может передать в архив или уничтожить документы.
3 Номенклатура, формирование и текущее хранение дел
Большое внимание следует уделять организации текущего хранения документов, чтобы не допустить их утраты. Приказы по личному составу формируются в отдельное дело. Внутри дела приказы располагаются по номерам (хронология). Приказы формируются за один календарный год.
В дело включают только первые подлинные экземпляры приказов, подписанные руководителем предприятия. Документы-основания для приказов формируются в отдельное дело по хронологии. Эти документы хранятся 5 лет. Отдельно формируется дело с приказами об отпусках и взысканиях. Служебные записки и приказы о кратковременном командировании работника так же формируются в отдельное дело. Срок хранения таких дел так же составляет 5 лет.
Личные карточки на уволенных и работающих сотрудников формируются отдельно в алфавитном порядке. Особого внимания требует хранение личных дел. Дело не должно содержать более 250 листов, поэтому, если документов больше, то их формируют в несколько томов, при этом на обложке дела указывают номер тома. На обложке дела оформляют: полное название предприятия, индекс дела по номенклатуре дел и порядковый номер тома, если дело состоит из нескольких томов, наименование дела в соответствии с номенклатурой дел, документационный год, количество листов, срок хранения.
Для того, чтобы документы потом можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется ориентировочный список заголовков дел, который называется номенклатурой дел. Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства. В результате, документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены номенклатурой.
Различают два типа номенклатур дел - типовую номенклатуру и конкретную номенклатуру дел.
Типовая номенклатура дел устанавливает список наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности. Типовые номенклатуры дел составляются в ведомствах, но основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений. Например, Министерство образования составляет и рассылает в ВУЗы типовую номенклатуру дел для учреждений высшего образования. Типовые номенклатуры дел являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.
Конкретная номенклатура дел представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой деятельности одного конкретного учреждения или предприятия.
Сначала составляются номенклатуры дел структурных подразделений, причем в номенклатуре определяются не только названия дел, но и устанавливаются сроки их хранения в архиве, затем заведующая канцелярией предприятия составляет сводную номенклатуру дел. После утверждения сводной номенклатуры дел в учреждении этот документ направляется во все подразделения предприятия и становится обязательным для исполнения. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.
Внутри разделов, которые дают наиболее общие характеристики относимых к ним документов, в типовой номенклатуре существуют подразделы, в названиях которых указываются конкретные наименования документов, размещаемых в этих подразделах. Например, для раздела 2. Логистика в типовой номенклатуре дел рекомендуются такие подразделы как 2.1 Внешняя логистика, 2.2 Внутренняя логистика, а для подраздела 2.1. Планирование и заказы предусмотрено деление на 2.1.1 Поставщик ЦФ Бутеон, Франция и 2.1.2. Поставщик ЦФ Фридрихсхафен, Германия.
Подготовка исполненных документов к хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Отбор документов на хранение в архиве или на уничтожение проводится ежегодно по окончании делопроизводственного года.
Экспертиза научной и практической ценности документов проводится специальной экспертной комиссией учреждения, назначенной руководителем. Цель комиссии - отобрать документы на хранение и установить сроки их хранения, а также отобрать на уничтожение документы, не представляющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение. В состав комиссии включаются наиболее квалифицированные сотрудники структурных подразделений, делопроизводственных служб и архивов.
Главными руководящими документами для экспертных комиссий, которыми они руководствуются при назначения сроков хранения документам, являются перечни документов с указанием сроков хранения. С 2000 г. действует новый типовой перечень, который называется «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Комиссия может назначить документам следующие сроки хранения: кратковременные сроки хранения (менее 10 лет), долговременные (более 10 лет), постоянное хранение (например, 10 лет, 30 лет); некоторые документы не хранят (они подлежат уничтожению).
Вот примеры сроков хранения, назначаемых некоторым документам, в соответствии с перечнем типовых управленческих документов:
75 лет хранятся журналы регистрации несчастных случаев на производстве;
Для личных дел сотрудников сроки хранения назначаются так 75 л - возраст сотрудника;
Гарантийные письма - 3 года
Акты проверок финансово-хозяйственной деятельности - 5 лет
Акты проверок кассы - 3 года и т.д.
Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, если документ проходил в мае 2001 года, то срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2002 года.
Оформление дел долговременного хранения (свыше 10 лет и постоянного хранения) включает в себя комплекс работ по описанию на обложке наименования учреждения, номера дела, заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел, года, количества листов, сроков хранения и работы по составлению описи дела, в которой перечисляют наименование документов, их даты, указывают количество листов в каждом документе. Опись подписывают члены экспертной комиссии и утверждает руководитель предприятия. Составляется заверительная надпись.
Для дел кратковременного хранения процедура оформления дел документы оставляют в делах скоросшивателях, листы не нумеруются, описи не составляются.
На отобранные комиссией и уничтоженные документы составляется акт, в котором перечисляются названия, индексы и заголовки к тексту уничтоженных документов. Использование документов, отобранных к уничтожению, для хозяйственных нужд запрещается. Запрещается также сжигать их. Документы измельчают в специальных машинах и затем сырье сдают в макулатуру.
С момента заведения и до передачи в федеральный архив дела хранятся на предприятии. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Выемка документов из дел допускается в исключительных случаях с устного или письменного разрешения руководителя, например, по требованию судебно-следственных органов изъять документ из дела. В этом случае составляют акт о выдаче документа во временное пользование, и этот акт вкладывают на место изъятого документа и еще в деле оставляют точную и акт о причинах изъятия подлинника. Акт о выдачи должен быть скреплен гербовыми печатями предприятия, выдавшего документ во временное пользование. Акт хранится в деле до возвращения подлинника документа.
В архив предприятия дела постоянного и временного хранения передаются через год после их окончания. Например, дело, законченное в 1998 году должно поступить в архив предприятия не позднее 2000 года. Архив принимает дела по описям, вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы для пополнения справочного аппарата архива.
В архивах предприятий и учреждений документы хранятся не более 15 лет (в зависимости от подчиненности предприятия), кроме материалов по личному составу. После истечения указанных сроков дела передаются из архивов предприятий в федеральные архивы.
4 Современное деловое письмо
Деловая переписка – важнейшая часть взаимоотношений между партнерами, клиентами, заказчиками, работодателями и сотрудниками.
Современное деловое письмо - это служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них. Казалось бы, нет ничего проще, чем написать деловое письмо. Но существуют определенные каноны написания таких писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже вашей фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов.
Деловое письмо – это своего рода визитная карточка компании. Поэтому грамотно составленное деловое письмо – залог формирования позитивного имиджа компании. Современное деловое письмо – это, прежде всего, служебное послание в виде официального документа.
Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомерным с юридической точки зрения. Правильно оформленное, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо – один из залогов успеха вашего дела. Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.
Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97.
Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:
Организовать централизованное изготовление бланков для писем;
Сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
Облегчить визуальный поиск необходимой информации;
Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации.
Согласно ГОСТ Р 6.30-97 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов: 1) Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Федерации (для государственных предприятий); 2) эмблема организации (если не государственное); 3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть; 4) код документа по ОКУД (если есть); 5) наименование организации (полное и сокращенное); 6) справочные данные об организации; 7) дата; 8) регистрационный номер документа; 9) ссылка на индекс и дату входящего документа; 10) адресат; 11) заголовок к тексту; 12)текст; 13) подпись; 14) фамилия (или фамилия, имя, отчество) и телефон исполнителя; 15) идентификатор электронной копии документа.
Наименование организации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде. Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.
К обязательным реквизитам официального письма относятся почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. На бланке письма необходимо указывать также номера телефона, факса, номер счета в банке.
Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписании. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Например, дату 30 сентября 2010 года следует записать так: 30.09.10 (допускается и иная запись: 30.09.2010). Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 1 января 1998 года записывают следующим образом: 01.01.98. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после двух цифр, обозначающих год, точка не ставится.
Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей: индекса структурного подразделения, индекса по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма. Например: № 3/61-9856 или 34/009.
Ссылка на номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш» употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна следующая форма этого реквизита: На №___________ от_____________
Шапка письма, которая содержит обращение к адресату, обычно оформляется так: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. В тексте следует в вежливой форме обращаться к адресату, кратко и четко сформулировать основную цель делового письма, причину, по которой отправляется данное письмо. Следующий раздел – основная часть, где излагается основная идея и суть делового письма. Потом идет краткое резюме, подведение итогов. Заканчивается деловое письмо вежливой подписью: «С уважением,… (должность адресанта), (ФИО адресанта)». Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.
Язык деловой переписки характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств. Поэтому в нем много речевых клише (штампов), которые помогают конкретнее, лаконичнее и понятнее выразить мысль, полностью исключить различное понимание конкретного текста. Отсюда установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения и сужение диапазона используемых речевых средств.
Таким образом, задача деловой переписки - обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, лишить эмоциональности и субъективности взгляда на вещи, а также отразить строго логическую последовательность изложения.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данной работе я постаралась осветить основную работу с кадровыми документами, составление современных деловых писем, делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям, хранению документов, деловой переписке.
Цели и задачи, поставленные в начале работы были достигнуты.
Работа с кадровыми документами, делопроизводство по личному составу и по письменным и устным обращениям так же была проанализирована. Стандартизация документов, номенклатура и формирование дел в соответствии с Гостами упрощает и упорядочивает документационное обеспечение управления предприятием.
Особое внимание я уделила в своей работе деловому письму. Написание делового письма - это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо - один из залогов успеха вашего дела. Следует отметить, что деловое письмо с давних пор и по сей день помогает человеку осуществлять предпринимательскую и коммерческую деятельность, являясь мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии и тактики предприятий, компаний и фирм.
Таким образом, правильное оформление документов является важнейшей частью обеспечения деятельности предприятия, создания соответствующего мнения о предприятия, которое также помогает правильно позиционироваться на современном рынке.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Источники
1. ГОСТ 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: ГОССАНДАРТ РОССИИ, 2003.
Основная литература
1.Андреева В.И. Делопроизводство – М.: 1998.
2.Быкова Т.Д., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учебно-методическое пособие. – М.: МИФИ, 1996.
3.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 6-е изд., испр. и доп. – М.:ИНФРА-М, 2010.
Репетиторство
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
