Обязанность оформлять работникам, направляемым в командировку, служебные задания и командировочные удостоверения отменена с 8 января 2015 г.Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595 Изначально бухгалтерское сообщество отреагировало на эту новость положительно, ведь бумажной работы убавилось. Да и сведения, которые содержались в отмененных бумагах, либо были не очень нужны, либо дублировались в других командировочных документах. Срок пребывания в командировке теперь определяется по билетам. В связи с этим появились свои особенности в оформлении командировок в случаях, когда нет документов на проезд.

Подтверждение расходов на проезд при командировках на автотранспорте

В Положении об особенностях направления работников в служебные командировки предусмотрен вариант с использованием ими личного автотранспорта. В такой ситуации работник должен указать период своего пребывания в командировке в служебной записке, приложив к ней подтверждающие документы: путевые листы, кассовые чеки и т. д.п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 Из служебной записки вы узнаете, сколько времени работник был в пути, а сколько - в месте командирования. Сведения в путевом листе должны будут соответствовать этой информации, и из него же будет видно, по какому маршруту двигался работник. А платежные документы подтвердят сами расходы. А вот одна только служебная записка, по мнению Минфина, не подтверждает использование личного транспорта работника для проезда в командировк уПисьмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 .

ВНИМАНИЕ

Если у вас есть соглашение с работником о выплате ему компенсации в связи с использованием личного транспорта, в которую включается возмещение расходов на ГСМ, то, по мнению ФНС, и при направлении работника в командировку такая компенсация учитывается для целей налогообложения прибыли только в пределах установленных нормподп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ ; ст. 188 ТК РФ ; Письмо ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199 ; Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92 .

Об использовании же служебного или арендованного транспорта в командировке в Положении вообще ничего не сказано. Поскольку этот вопрос не урегулирован, вы вправе в своем локальном нормативном акте прописать порядок подтверждения расходов в таких ситуациях. В ЛНА можно предусмотреть обязанность работника, съездившего в командировку на служебном или арендованном автотранспорте, представить те же оправдательные документы, что и при поездке на личном авто: служебную записку о сроке пребывания в командировке и путевой лист с приложением к нему документов на покупку бензина и т. п. Используя их, вполне можно будет обосновать проездные расход ыст. 168 ТК РФ ; Письма Роструда от 10.04.2015 № 831-6-1 ; Минфина от 06.05.2015 № 03-03-06/1/26251 , от 29.04.2015 № 03-03-06/1/24840 .

Для подтверждения делового характера поездки лучше прописывать цель командировки в приказе о направлении в командировку.

Заполнение «командировочных» журналов учета

Сразу оговоримся, что и журнал учета работников, выбывающих в командировки, и журнал учета прибывших в командировки формально должны вестись как и прежд епп. 1, 3 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н . Запросить их могут только трудинспекторы. Но поскольку трудинспекция обычно эти документы не проверяет и, соответственно, за их отсутствие не штрафует, многие компании их не ведут.

Если вы ведете журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки, в котором, несмотря на перемены, сохранилась графа для указания даты и номера командировочного удостоверения, то теперь ее вы можете просто не заполнять либо проставить в ней, например, номер и дату приказа о направлении работника в командировк уприложение № 2 к Приказу Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н .

А ведение журнала учета работников, прибывших в вашу организацию, может принести реальную пользу. Ведь если работник какой-либо другой компании командирован в вашу организацию, то даты его прибытия и убытия заносятся в этот журнал. И если потом у компании, направившей к вам работника, возникнут проблемы с подтверждающими документами, выписка из вашего журнала может явиться косвенным доказательством того, что их работник все-таки был в командировке у вас и именно в этот период. Вместе с тем предоставление такой выписки из журнала - исключительно жест доброй воли с вашей стороны: можете выдать, а можете не выдать.

Если вашему руководству для контроля за командированными нужно знать, в какой именно день работник появился в месте командирования и когда выбыл оттуда, можно оформлять документ, аналогичный командировочному удостоверению, по самостоятельно разработанной форме или старой унифицированной, указав это в учетной политик еч. 2 , 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Только не забудьте, что в нем должны быть все необходимые для первичного документа реквизиты.

Правда, ваши внутренние документы - не указ вашим контрагентам. И представители организации, в которую был командирован ваш работник, теоретически могут отказаться заполнять представленные им аналоги командировочных удостоверений. Соответственно, было бы неплохо, если бы вы или ваш директор до отправления работников в командировку предупредили контрагента о том, что в вашей организации приняты такие правила, и попросили их заполнить эти документы.

В 2015 году бухгалтерам существенно облегчили труд по учету командировочных расходов. Изменения в нормативные документы в 2015 году вносились дважды: 8 января и 8 августа. Ряд документов был отменен, новые правила позволяют учитывать расходы по командировкам без лишних бумаг.

Как сейчас вести учет командированных работников, какие документы следует оформлять по новым правилам, читайте в специальной статье экспертов Норматива.

Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке больше не нужны

8 января 2015 года вступили в силу изменения, внесенные в Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее Положение о командировках). Поправки внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595.

Существенные изменения коснулись пункта 7 Положения о командировках. Ранее срок пребывания в командировке подтверждался командировочным удостоверением. С 08.01.2015 этот документ отменен. Теперь период нахождения в командировке подтверждается проездными документами. Если работник отправился в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте, срок нахождения в командировке можно подтвердить путевыми или маршрутными листами, чеками АЗС и т. д.

С 8 января 2015 года утратил силу пункт 6 Положения о командировках. А это значит, что больше не нужно оформлять служебное задание . Документ включал в себя цель поездки, место назначения. Эти сведения подтверждали необходимость командировки. Чтобы у налоговой инспекции не было лишнего повода усомниться в целесообразности командировки, рекомендуем указывать цель и место командировки в приказе.

Пункт 26 Положения о командировках также изложен в новой редакции. Теперь командированные работники не обязаны составлять отчет о выполнении служебного задания. Единственный документ, который обязан представить работник, - авансовый отчет с подтверждающими документами.

Несмотря на то что командировочное удостоверение и служебное задание не обязательны к применению, организации могут их использовать для внутреннего контроля. Такой порядок нужно закрепить в соответствующем локальном акте предприятия. Руководитель организации также может предусмотреть внутренним документом обязательное составление работником отчета о результатах командировки.

Если проезд к месту командировки совершен иным транспортом (поезд, самолет и т. д.), служебная записка не обязательна.

Письменное решение руководителя

Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 внесено еще одно изменение. Ранее в Положении о командировках было сказано, что работники направляются в командировки по распоряжению работодателя. Сейчас в нормативно-правовом акте прописано, что распоряжение работодателя должно быть в письменном виде. В Положении о командировках не уточняется форма решения руководителя, поэтому таким решением можно считать и приказ о направлении работника в командировку.

Отменен журнал учета командированных сотрудников

Упразднение обязательного ведения журнала связано с отменой командировочных удостоверений. Правда, удостоверения отменили с января 2015 года, а журнал - только с августа.

Работодатели, которые для удобства и контроля до сих пор используют командировочные удостоверения, могут вести и журнал учета работников, выбывающих в командировку.

Сроки командировки можно подтвердить документами по найму жилого помещения

С августа действует новое правило, которое касается срока командировки. Если проездные документы отсутствуют, срок фактического нахождения работника в командировке подтверждают документы по найму жилого помещения — квитанции (талоны) и другие документы, которые оформлены в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг.

Если нет ни проездных билетов, ни документов по найму жилья, командированный сотрудник должен написать служебную записку.

Как с 2015 года отчитываться по командировке

С учетом вступивших в силу изменений сотрудник, вернувшись из командировки, должен представить следующие документы:

• авансовый отчет;
• документы о найме жилого помещения либо служебную записку;
• проездные билеты либо служебную записку при командировке на служебном, личном или арендованном транспорте. К служебной записке нужно приложить путевые или маршрутные листы, квитанции, кассовые чеки и т. д.;
• документы, которые подтверждают прочие командировочные расходы (договоры, акты, накладные, чеки и т. д.).

О налоговом учете командировочных расходов читайте в статье «Налог на прибыль и командировки».

Эксперт сервиса Норматив

Рогачева Е.А.

Правительство Российской Федерации постановляет:

• Утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации.

Утверждены
постановлением Правительства РФ
от 29.12.2014 № 1595

ИЗМЕНЕНИЯ,
КОТОРЫЕ ВНОСЯТСЯ В АКТЫ ПРАВИТЕЛЬСТВА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. В постановлении Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г. № 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 2, ст. 187; 2008, № 14, ст. 1413; 2014, № 50, ст. 7095):

а) в пункте 3 слова "без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы" исключить;

б) абзац первый пункта 6 изложить в следующей редакции:

"6. При направлении работника в служебную командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).".

2. В Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 42, ст. 4821; 2013, № 20, ст. 2504):

а) абзац второй пункта 3 изложить в следующей редакции:

"Работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.";

б) пункт 6 признать утратившим силу;

в) пункт 7 изложить в следующей редакции:

"7. Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).";

г) пункт 15 признать утратившим силу;

д) абзац первый пункта 19 изложить в следующей редакции:

"19. При направлении работника в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).";

е) в пункте 26:

• в абзаце втором слова "командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом," исключить;
• абзац третий признать утратившим силу.

Председатель Правительства РФ Д.А. Медведев

В соответствии с Постановлением Правительства России № 1595 от 29.12.14 г. командировочное удостоверение отменили еще с 08.01.2015 г. С тех пор никаких значительных изменений не произошло и в 2017 г. работодатели вправе отправлять сотрудников в служебные поездки на основании одного распорядительного документа . Почему может потребоваться наличие формы Т-10 ? Чем подтверждать пребывание специалиста в командировке? Ответы на эти и другие вопросы – далее.

Отмена командировочных удостоверений

Упрощение порядка оформления командировок заключается в отмене командировочного удостоверения, а еще служебного задание и отчета работника о проделанной работе. Изменения в постановление № 749 от 13.10.08 г. внесены упомянутым выше Постановлением № 1595. По общим правилам решение о необходимости командировки по-прежнему принимается руководителем компании, который утверждает сроки, цели и место рабочей поездки (п. 3, 4 Постановления № 749).

Согласно стат. 22 ТК работодатель также вправе самостоятельно разрабатывать ЛНА предприятия, включая положение о командировках, где может быть предусмотрено составление удостоверений по рекомендуемой форме Т-10 или по собственному образцу. При этом остается обязательным оформление сотрудниками авансовых отчетов в целях подтверждения произведенных расходов и представление первичных документов по затратам (счета, чеки, квитанции, билеты и т.д.).

Несмотря на то, что командировочное удостоверение в 2017 году отменили, контрольные органы не рекомендуют предприятиям спешить отказываться от их использования. И вот по каким причинам. Этот документ (наравне с авансовым отчетом) был необходим, прежде всего для подтверждения обоснованности произведенных расходов. Ведь по стат. 252 НК налогоплательщик вправе законно уменьшить полученные доходы на расходы при условии их оправданности и документального подтверждения.

Если речь идет о командировках, то на издержки относятся как суточные, так и оплата проезда, проживания и прочих сопутствующих поездкам трат. Основным первичным документом для подтверждения по-прежнему остается авансовый отчет. Однако при отсутствии удостоверения потребуется приложить к нему косвенно подтверждающие факт поездки документы – приказ руководителя о командировке и проездные (п. 2 стат. 252 НК). Фактический период пребывания специалиста в поездке подтверждается на основании проездных документов, а при их утере – документами о найме жилья (п. 7 Постановления № 749). При отсутствии и гостиничной документации потребуется служебная записка или другой документ с отметками принимающей стороны.

Как оформить документооборот командировок

В 2017 г. в обязательном порядке для оформления командировок необходимы всего 2 документа. Первый – приказ директора о поездке (можно использовать ф. Т-9/Т-9а), второй – авансовый отчет командированного специалиста о произведенных тратах. Если администрация предприятия решит в целях контроля и подтверждения затрат использовать командировочные удостоверения, эту норму следует закрепить в ЛНА – к примеру, в

С 8 января 2015 года порядок направления работников в служебные командировки стал проще. Теперь не нужно оформлять командировочные удостоверения и ряд других документов.

Из этой статьи вы узнаете:

• зачем нужна отмена командировочных удостоверений с 2015 года постановлением от 29 декабря 2014 г. № 1595;
• с какой даты действует постановление об отмене командировочных удостоверений;
• какие еще документы упразднило постановление об отмене командировочных удостоверений с 2015 года;
• как постановление об отмене командировочных удостоверений с 2015 года изменило документооборот по командировкам;
• можно ли, несмотря на отмену командировочных удостоверений с 2015 года постановлением от 29 декабря 2014 г. № 1595, продолжать их использовать.

Предыстория отмены командировочных удостоверений

Отменить командировочные удостоверения Правительство РФ намеревалось еще в апреле 2014 года. Такой срок был установлен в пункте 10 Плана мероприятий («Дорожной карты») по совершенствованию налогового администрирования. Постановление Д.А. Медведева об отмене командировочных удостоверений было утверждено распоряжением Правительства РФ от 10 февраля 2014 г. № 162-р.

Во исполнение этого распоряжения Минфин России подготовил проект постановления Правительства РФ об отмене командировочных удостоверений. В частности, в нем предлагалось:

• отменить командировочные удостоверения (форму № Т-10) и служебные задания (форму № Т-10а) для работников, направляемых в служебные командировки;
• внести изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Проект постановления об отмене командировочных удостоверений был подготовлен с целью минимизировать количество первичных учетных документов, оформляемых при направлении работника в служебную командировку. Командировочное удостоверение и служебное задание решили отменить, поскольку в них дублируется содержание приказа руководителя компании о направлении работников в служебную командировку.

С какой даты действует постановление об отмене командировочных удостоверений?

Несмотря на то, что постановление датировано 29 декабря 2014 г. (номер постановления об отмене командировочных удостоверений – 1595), постановление об отмене командировочных удостоверений вступило в силу только с 8 января 2015 года. С этой даты при направлении сотрудников в служебные командировки компаниям больше не нужно оформлять им командировочные удостоверения.

Постановление об отмене командировочных удостоверений упразднило еще два документа. Помимо отмены командировочных удостоверений с 2015 года постановлением от 29 декабря 2014 г., компании избавили от оформления еще одного документа – служебного задания.

Теперь задание на командировку (служебное поручение) и ее срок работодатель указывает в приказе о направлении работника в командировку.

Кроме этого, постановление РФ об отмене командировочных удостоверений освободило работника от обязанности по возвращении из командировки представлять работодателю отчет о выполненной работе.

Таким образом, постановление об отмене командировочных удостоверений с 2015 года упразднило два документа: служебное задание и отчет командированного работника о выполненной работе.

Нужно ли вносить изменения во внутренние документы компании?

В связи с тем, что постановление об отмене командировочных удостоверений с 2015 года отменило три документа, связанных с командировкой, в Положение о командировках, действующее в компании, нужно внести следующие изменения:

• исключить из него упоминание о командировочном удостоверении, служебном задании и отчете о выполнении служебного задания;
• включить в него положение о том, что срок и задание на командировку определяются в приказе о направлении в командировку;
• включить в него положение о перечне документов, которые оформляются при направлении в командировку на личном транспорте (служебная записка, подтверждающие документы).

Изменения в Положение о командировках вносят приказом руководителя компании.

Как постановление об отмене командировочных удостоверений с 2015 года изменило порядок подтверждения срока командировки?

До выхода постановления об отмене командировочных удостоверений с 2015 года фактический срок пребывания в командировке подтверждался отметками о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делались в командировочном удостоверении.

С 8 января 2015 года фактический срок пребывания в командировке работник подтверждает проездными документами (билетами на автобус, поезд или самолет). Их он представляет по возвращению из служебной командировки.

Если работник ездил в командировку на личном транспорте, фактический срок пребывания в командировке ему нужно указать в служебной записке. Ее он составит по возвращению из командировки. К записке ему нужно приложить подтверждающие документы: путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.

Постановление об отмене командировочных удостоверений скорректировало документооборот по командировкам

• оформить приказ о направлении в командировку по форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1;
• сделать запись в журнале учета работников, выбывающих в командировку (Форма журнала приведена в приложении № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 № 739н);
• выдать работнику аванс на командировку;
• вести табель учета рабочего времени.

Так упростило документооборот постановление об отмене командировочных удостоверений с 2015 года.

По возвращении работника из командировки:

• работник – в течение трех рабочих дней представит работодателю авансовый отчет об израсходованных в командировке суммах. К нему он приложит документы о найме жилого помещения (счет гостиницы), о фактических расходах по проезду и иных расходах, связанных с командировкой;
• работодатель – произведет окончательный расчет по денежному авансу на командировочные расходы, выданному работнику перед его отъездом в командировку.

Можно ли продолжать использовать командировочные удостоверения?

Несмотря на отмену командировочных удостоверений с 2015 года, компания может и дальше продолжать их использовать. Но это нужно прописать в Положении о командировках, действующем в компании.

Правда, в этом случае командировочное удостоверение не будет документом, подтверждающим служебную поездку и произведенные в ней расходы.