О том, когда нужно направлять работников на медосмотр, читайте . ‎Какие документы могут заменить паспорт при приеме на работу, и как истребовать с работника необязательные документы, смотрите .

До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить лицо, поступающее на работу, с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), иными локальными нормативными актами (ЛНА), непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (часть 3 ст. 68 ТК РФ).

Закон, как мы видим, не устанавливает форму и порядок ознакомления работника с необходимыми документами работодателя. Установлены только два основных требования:

• ознакомление должно производиться под роспись,
• и до момента подписания трудового договора.

Выполнить требование «под роспись» можно следующими способами:

1. Приложить к каждому локальному нормативному акту (или коллективному договору) листы ознакомления , на которых работники будут проставлять визы ознакомления. Виза ознакомления должна включать:

• личную подпись,
• дату ознакомления,
• расшифровку личной подписи.

Лист ознакомления можно заготовить в виде таблицы:

Можно добавить столбцы: должность, подразделение. Но это не обязательно.

Листы ознакомления подшиваются к локальному акту.

2. Оформить специальный Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Журнал нужно пронумеровать, прошить, сделать контрольную надпись. Например: «В журнале пронумеровано и прошнуровано 96 (девяносто шесть) листов. Должность, подпись, расшифровка подписи» . И заверить надпись печатью.

В Журнале ознакомления можно выделить блоки для ПВТР, Положения о защите персональных данных, Положения об оплате труда, прочих ЛНА.

А крупным компаниям с большой численностью работников целесообразно для каждого локального акта оформить отдельный Журнал ознакомления.

3. Для каждого работника составить Лист ознакомления с локальными актами. В этом листе перечислить все документы, с которым необходимо знакомить работника при приеме на работу. После прочтения документа, работник расписывается в листе ознакомления напротив соответствующего документа (подпись, дата, расшифровка подписи).

Оформленный перечень приложить к трудовому договору, заключенному с работником. Если ведется личное дело работника, лист ознакомления с ЛНА можно поместить туда.

Все способы удобны и применяются на практике. Выбирайте.

Как выполнить требование «до подписания трудового договора»?

Это можно сделать двумя способами:

1. Проставлять время ознакомления с ЛНА и время подписания договора, дополнив таблицу графой «Время ознакомления».
2. В тексте трудового договора перед блоком «Подписи сторон» разместить текст, примерно следующего содержания: «С локальными актами (перечислить) ознакомлен до подписания договора. Подпись, расшифровка подписи, дата.»

Может быть, многим покажется, что не стоит обращать внимание на такие пустяки. Но если Вы не сможете доказать, что при приеме конкретного работника был соблюден порядок, штраф Вам обеспечен. Нарушение порядка приема на работу является длящимся, поэтому наказание за него наступает с момента обнаружения.

В мы поговорим о заключении трудового договора.

Трудовым законодательством установлена обязанность ознакомления вновь поступающих на работу сотрудников с локальными актами, которые действуют в данной организации.

Каким способом осуществлять данную процедуру, в какой форме и в какие сроки - изложим ниже.

Способы ознакомления

Каждый сотрудник организации должен быть лично ознакомлен со всеми локальными документами, касающимися его трудовой деятельности.

К таким документам можно отнести:

график отпусков;

коллективный договор;

штатное расписание;

должностная инструкция;

положение о премировании;

правила внутреннего трудового распорядка;

иные документы, принимаемые работодателем.

Факт ознакомления может подтверждаться подписью работника на отдельном документе, к которому может относится:

приложение, которое является частью трудового договора;

журнал ознакомления. Данный документ целесообразно оформлять, когда работник изучает несколько актов;

лист ознакомления с локальными нормативными актами и его образец. Встречается наиболее часто и прилагается к каждому локальному акту (такой вариант подходит для организаций с небольшим количеством штатных единиц).

Ознакомление должно произойти до подписания договора с работодателем. При этом не имеет значение, в какой форме работнику были предоставлены ЛНА. Это может быть как печатный документ, так и рассылка с помощью электронной почты, применяемая в крупных организациях.

Если работодатель нарушил правила, предусмотренные трудовым законодательством и не ознакомил работника с необходимыми актами, то он может быть привлечен к административной ответственности.

В данном случае работодателю будет грозить административный штраф за нарушение норм ТК РФ, а в случае повторного совершения правонарушения размер штрафа значительно увеличится.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами, образец заполнения

Данный документ является приложением к локальному акту организации и включает в себя следующую информацию:

в шапке документа указывается название организации, которая приняла акт и ее организационно-правовая форма;

наименование акта, с которым работник будет ознакомлен до подписания трудового договора;

Данный лист заполняется сотрудником от руки и оформляется к каждому документу отдельно. То есть, если в организации есть три локальных акта, которые касаются работников, их прав и обязанностей, то работник должен ознакомиться с тремя актами и заполнить три листа ознакомления с ними.

Такой же лист может составляться не только к самому нормативному акту, но и к трудовому договору. Структура его отличаться не будет за исключением того, что в нем указывается номер и дата договора, к которому он прилагается.

Журнал ознакомления работников с локальными актами содержит несколько таблиц, каждая из которых будет относиться к конкретному акту.

Ниже расположен типовой лист ознакомления с локальными нормативными актами образец, вариант которого можно скачать бесплатно.

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами - это внутренний документ организации; он не является обязательным, но его использование поможет работодателю исполнить требования Трудового кодекса, согласно которым нужно знакомить работников с внутренними нормативными актами.

Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Нормами ст. 68 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя ознакомить сотрудников предприятия со всеми локальными нормативными актами (ЛНА), которые связаны с его трудовой деятельностью. Такое ознакомление обязательно должно происходить под роспись работника. Игнорирование этого требования влечет административную ответственность за неисполнение требований трудового законодательства. Штрафы платить не хочется никому, поэтому процесс ознакомления приходится как-то оформлять. Существует несколько способов это сделать:

• оформить отдельные листы ознакомления и приложить их ко всем Положениям, приказам, договорам и иным документам;
• ставить росписи непосредственно на ЛНА;
• завести специальный журнал.

С приказами о приеме на работу, отпусках, увольнении и прочими кадровыми персонализированными документами обычно знакомят «под роспись» — с получением подтверждающей подписи человека на самом документе. А вот с внутренними нормативными актами, которые касаются сразу многих лиц, дело обстоит сложнее, ведь если на них непосредственно будет расписываться каждый человек, свободного места не останется очень быстро. Поэтому работодатели или заводят специальные дополнительные листы для подписей (что неудобно), либо создают один журнал ознакомления работников с ЛНА. При этом в большой компании с различными отделами и другими структурными подразделениями, где происходит постоянное движение кадров, можно оформить такую форму книжного типа отдельно как по каждому виду документов, так и по отделам или филиалам. Тогда все локальные акты будут в порядке и к ним не придется прикреплять дополнительные листы.

Образец журнала ознакомления с локальными нормативными актами

Утвержденной формы такого журнала не существует. Поскольку она не является обязательной или даже рекомендованной, законодатели обошли ее своим вниманием. Введение в документооборот организации такой формы направлено исключительно на упрощение исполнения требований Трудового кодекса РФ и других законов. Поэтому только от работодателя зависит, как именно он решит этот вопрос. Разработать необходимую форму придется самостоятельно. Главное, чтобы она содержала все локальные нормативные акты, с которыми должны знакомиться новые работники. Сформированный бланк должен утвердить своим приказом руководитель организации.

Ничего сложного в заполнении такого документа быть не должно. Например, он может выглядеть так:

Также не обязательно придавать ему книжную форму. Это могут быть и отдельные листы, помещенные в папку-скоросшиватель. Никаких виз об утверждении ставить на титульном листе не нужно, можно только проставить дату начала и дату окончания записей.

Структура журнала и срок его хранения

Из приведенного выше примера видно, что форма журнала достаточно простая. Поскольку ЛНА, с которыми обязательно нужно знакомить, в организациях обычно много, необходимо выделить под каждый из них несколько страниц. При этом структура этих страниц отличаться не будет и будет содержать графы:

• данные работника (ФИО);
• должность и отдел в организации;
• дату визирования (при необходимости — время);
• личную подпись каждого работника.

При желании листы можно пронумеровать и прошить, но это не обязательно. Ответственным лицом за ведение такого журнала обычно является специалист по кадрам или сам руководитель, если организация небольшая.

Отдельно нужно отметить порядок и сроки хранения данного документа. Этот вопрос также законодательно не урегулирован, поэтому его должна установить сама организация. Чаще всего работодателям хочется сделать его небольшим, например 5 лет. Это является ошибкой, и на практике лучше установить повышенные сроки хранения. Ведь многие локальные акты имеют постоянный срок хранения или их хранят минимум 10 лет. Желательно, чтобы эти периоды не отличались от срока хранения документов об ознакомлении с ними. К тому же работники, ознакомленные с ЛНА более 5 лет назад, могут продолжать работать в данной организации и поднять вопрос об ознакомлении их с теми или иными нормами. Без этого документа доказать факт, что требования были соблюдены, будет достаточно тяжело.

Также не следует забывать о приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 , в котором прямо сказано, что все локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников являются документами постоянного срока хранения. Поэтому целесообразно установить такие же требования и для журнала ознакомления, если он касается персональных данных. В частности, постоянно нужно хранить такие локальные документы, как:

• Положения о структурных подразделениях организации;
• Положения об оплате труда.

Поэтому, если работники ставят свои подписи и знакомятся именно с этими ЛНА лично, срок хранения формы, подтверждающей этот факт, должен быть аналогичным.

Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами (далее — ЛНА) поможет самостоятельно разработать и заполнить этот необходимый документ. Подробнее о его структуре и порядке заполнения вы сможете узнать из нашей статьи.

Обязательно ли работодателю составлять лист ознакомления с локальными нормативными актами?

В ч. 3 ст. 68 ТК РФ указано, что работодатель при заключении трудового договора с новым сотрудником обязан ознакомить его со следующими ЛНА:

Кроме того, в обязанности работодателя, согласно абз. 9 ч. 2 ст. 22 ТК, входит ознакомление сотрудников под подпись с принимаемыми ЛНА, которые самым прямым образом связаны с их трудовой деятельностью.

Всё это указывает на то, что работодатель, чтобы не нарушать нормы трудового законодательства, должен накапливать и хранить сведения об ознакомлении сотрудников с указанными выше ЛНА.

Форма листа ознакомления с ЛНА

Сбор, систематизация и хранение информации об ознакомлении всех сотрудников с ЛНА может вестись при помощи специального регистра. Оптимальной формой для такого регистра будет являться бланк, называемый листом ознакомления с ЛНА.

На практике различают 2 разновидности формы этого документа:

• Персональный листок, который оформляется индивидуально для каждого сотрудника. В нем перечисляются обязательные для ознакомления ЛНА, ставятся дата и подпись сотрудника. Эти листки, как правило, сшиваются вместе с трудовым договором в виде приложения.
• Отдельный внутренний документ, который подписывают все сотрудники и в котором перечислены все изданные на предприятии ЛНА. Такой лист ознакомления с ЛНА имеет более сложную структуру — предполагается наличие граф для указания структурных подразделений и должностей сотрудников. В соответствии со спецификой выполняемой отдельными группами сотрудников трудовой деятельности им будет предлагаться подписаться в ознакомлении лишь с теми ЛНА, которые имеют к ним прямое отношение.

Где найти образец листа ознакомления с ЛНА?

Будет полезно ознакомиться с образцом такого внутреннего документа, чтобы было проще разработать собственный для своего предприятия. Предлагаем форму наиболее востребованного бланка листа ознакомления, разрабатываемого для каждого сотрудника в индивидуальном порядке:

Не знаете свои права?

"В каком порядке нужно знакомить работников с локальными нормативными актами и изменениями к ним?"

ТК РФ особо оговаривает вопрос ознакомления работников с локальными нормативными актами. Согласно ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Обратите внимание, именно с теми актами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника, а не со всеми подряд. Т. е., например, не нужно знакомить с положением о командировках работника, которого в командировки не направляют и направлять не собираются.

Поскольку точный порядок ознакомления с локальным нормативным актом кодексом не определен, на практике существуют различные варианты:

1) К локальному нормативному акту прикрепляются ознакомительные листы, на которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление и даты ознакомления. Такие листы прошиваются вместе с локальным нормативным актом. Данный вариант подходит для небольших организаций, в которых трудится немного работников. Однако неудобен для крупных компаний. В них чаще используется следующий вариант.

2) Ведение журналов ознакомления с локальными нормативными актами, в которых работники и ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и указывают даты ознакомления. При приеме работника на работу в текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты.

Если в локальный нормативный акт вносятся изменения, то с такими изменениями работников тоже нужно знакомить. Обычно это делается в том же порядке, что и первоначальное ознакомление.

Напомним, что особенности ознакомления работников с локальными нормативными актами могут быть предусмотрены коллективным договором или иным локальным нормативным актом (коим может оказаться даже приказ). И эти особенности Вам нужно учесть при ознакомлении работников.

Подписчикам журнала "Кадровик-практик" также доступны:

• ПРИКАЗ ОБ УВОЛЬНЕНИИ БЕЗ ПОДПИСИ РАБОТНИКА: ОСТОРОЖНО, НЕ ОШИБИТЕСЬ!
• ПРИНЯТЫЙ РАБОТНИК ОТКАЗЫВАЕТСЯ ПОДПИСАТЬ ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
• НЕПРАВИЛЬНОЕ ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ВЛЕЧЕТ ШТРАФ