Письмо сотруднику с просьбой явиться за расчетом. Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении

При расторжении трудового договора с работником работодатель обязан правильно оформить процедуру увольнения, в том числе выдать бывшему сотруднику трудовую книжку. Если в день увольнения работника нет на работе или он отказывается от получения трудовой книжки, в его адрес направляется заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Этот этап процедуры освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки работнику (ст. 84.1 ТК РФ).

Как составить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении

Унифицированной формы уведомления не предусмотрено, потому кадровые специалисты составляют его в произвольном письменном виде. Как правило, в образце уведомления о получении трудовой книжки при увольнении указываются следующие данные:

дата составления;
адресат (должность, фамилия, имя, отчество работника);
адрес, по которому необходимо получить трудовую книжку;
рабочее время кадровой службы или структурного подразделения (специалиста), ответственного за учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Работнику предлагают явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на получение трудовой книжки по почте заказным (ценным) письмом с описью вложения. Если работник не пришел за трудовой книжкой и не дал письменного согласия на отправку ее по почте, работодатель хранит трудовую книжку до ее востребования.

Предлагаем вам подготовить и скачать уведомление о получении трудовой книжки в нашем конструкторе документов.

Руководитель компании не только не имеет права удерживать бланк работника, но и несет ответственность за это. Задержка выдачи документа при увольнении сотрудника может быть расценена как административное правонарушение. В таком случае работодателю придется отвечать в соответствии с п. 1 и платить штраф до 50 000 рублей. Кроме того, компанию могут обязать возместить сотруднику материальный ущерб на основании статьи 234 ТК РФ .

Судебная практика

Судебная практика в этой сфере противоречивая. Так, согласно Апелляционному определению Верховного суда Республики Марий Эл от 24.07.2018 по делу № 33-1207/2018, на компенсацию может претендовать работник, только если докажет, что:

пытался трудоустроиться без трудовой;
потенциальные работодатели ему отказывали по причине отсутствия документа о трудовом стаже.

Отметим, что аналогичные выводы содержатся еще в Апелляционном определении Воронежского областного суда от 08.02.2018 по делу № 33-988/2018, Апелляционном определении Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2017 № 33-6200/2017 по делу № 2-4428/2016, Апелляционном определении Нижегородского областного суда от 06.02.2018 по делу № 33-771/2018, иных решениях.

В то же время есть и другая позиция. Например, в Апелляционном определении Свердловского областного суда от 09.11.2017 по делу № 33-19615/2017 заявлено, что невыдача трудовой книжки своевременно — обстоятельство, лишающее работника возможности трудоустроиться. И никаких иных доказательств для получения компенсации за задержку документа предъявлять не надо. Такой подход можно найти также в Апелляционном определении Верховного суда Республики Башкортостан от 27.09.2016 по делу № 33-19280/2016, Апелляционном определении Самарского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2471/2016, иных решениях.

Алгоритм действий работодателя

Чтобы обезопасить себя, кадровому специалисту необходимо знать, как действовать в разных ситуациях:

Если работник явился в последний рабочий день и получил на руки документы, необходимо зафиксировать факт их своевременного вручения. В частности, сотрудник расписывается в книге учета трудовых книжек и личной карточке.
Если работник не пришел за документом, кадровику прежде всего нужно зафиксировать этот факт документально и проставить отметку в .
После этого следует направить гражданину уведомление о необходимости получить трудовую книжку (образец приведен в статье) лично или дать согласие на ее пересылку по почте. С момента отправки заказного письма работодатель не несет ответственности за задержку выдачи бланка. Помните, что направление документа по почте без получения на это предварительного согласия его владельца является нарушением ст. 84.1 ТК РФ .

Документ направляется заказным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении. И не стоит экономить на таких дополнительных услугах, как опись вложения и уведомление о вручении. Судебная практика показывает, что это поможет доказать выполнение работодателем своих обязанностей. Конкретный пример — Апелляционное определение Свердловского областного суда от 07.09.2018 по делу № 33-15689/2018. Из материалов дела следует, что работник попросил отправить ему трудовую книжку по почте. Когда письмо пришло, в конверте документа не оказалось. На этом основании работник обратился в суд и потребовал выплатить компенсацию. Работодателю пришлось заплатить, потому что суду была предоставлена квитанция об отправке письма, но доказательств, что в нем была трудовая книжка бывшего работника, не нашлось: при отправке опись вложения не составлялась.

Если после отправки заказного письма от уволившегося сотрудника не получено письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте, то ее следует хранить в отделе кадров предприятия в специально отведенном для этого сейфе до момента выдачи сотруднику. Установленный срок хранения документа составляет 75 лет.

Уведомление о получении трудовой книжки составляется в свободной форме, как показывает образец на странице. Скачать его можно бесплатно.

Получение трудовой книжки сотрудником предприятия происходит при процедуре увольнения. Основанием для вручения уведомления о получении трудовой книжки служит прекращение действия контракта. Часто бывают ситуации, когда полное прекращение деятельности на предприятии служащим не влечет за собой ответственное отношение к документам и многие из них остаются у работодателя, в том числе и трудовая книжка. В обязанности отдела кадров организации не входит хранение документов сотрудников, поэтому составляется соответствующее уведомление о том, чтобы бывший работник осуществил получение трудовой книжки.

Сообщение составляется в свободной форме, как показывает образец на странице. В структуре письма важно указать информации о необходимости получения документации. Вместе с тем, обращение является официальным и должно отвечать всем правилам делопроизводства. Уведомление о получении трудовой книжки оформляется в двух экземплярах и передается физическому лицу лично в руки, с отметкой о вручении на втором экземпляре. В другом случае, допустимо воспользоваться услугами почты, отправив уведомление с описью вложения.

Обязательные пункты уведомления о получении трудовой книжки

Дата, название, исходящий номер присваиваемый каждой исходящей корреспонденции на фирменном бланке;
ФИО адресата и его должность;
Адрес и название компании, в которой необходимо произвести получение трудовой книжки;
Режим работы организации, в течение которого можно забрать документы;
В содержании обращения происходит краткое повествование о призыве совершить получение необходимых самому сотруднику материалов;
Внизу традиционно ставится виза руководителя, печать и пометка об исполнителе.

Бесплатный ресурс FreeDocx.ru предлагает воспользоваться базой данных собственной практики. Самостоятельное исполнение сотрудником организации письменных сообщений дело техники и не требует от автора больших усилий. Достаточно понимать основные правила документоведения и взаимного обмена данными. Формулировки текста, стиль письма, содержание абзацев, наименование обращения - это лишь составные части структуры идеальной подачи текста, что наблюдается в практике далеко не часто. Мы предлагаем типовой образец, имеющийся в собственной базе данных, а выбирать, использовать его или нет, Вам.

————————————————————————— ¦ Общество с ограниченной ответственностью "Ольга" ¦ ¦ ¦ ¦ Исх. N 15 ¦ ¦ от 24.02.2009 ¦ ¦ ¦ ¦ Мамонтову Антону Сергеевичу ¦ ¦ г. Омск, ул. Карла Маркса, д. 29, кв. 171 ¦ ¦ ¦ ¦ ООО "Ольга" уведомляет Вас о том, что в соответствии со ст. 84.1 ¦ ¦ Трудового кодекса Российской Федерации при прекращении трудового ¦ ¦ договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день ¦ ¦ увольнения (последний день работы). ¦ ¦ В связи с тем что в день Вашего увольнения трудовая книжка не была ¦ ¦ выдана по причине Вашего отсутствия на рабочем месте, просим явиться ¦ ¦ в отдел кадров ООО "Ольга" по адресу: г. Омск, ул. Ленина, д. 15. ¦ ¦ Сообщаем также, что со дня направления настоящего уведомления ¦ ¦ работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи ¦ ¦ трудовой книжки. ¦ ¦ В случае если Вы не можете явиться за трудовой книжкой лично, ¦ ¦ мы вышлем документ по почте при получении Вашего письменного согласия. ¦ ¦ ¦ ¦ Начальник отдела кадров ¦ ¦ ООО "Ольга" Иванова Е.В. Иванова ¦ —————————————————————————

Комментарии:

ОГРОМНОЕ СПАСИБО

Цыганова Любовь Валентиновна

Направляете работнику уведомление: "Просим явиться и получить свою трудовую книжку или дать свое письменное согласие на отправку ее по почте". Это письмо с уведомлением направляете работнику. Трудовая книжка лежит у вас, а в журнале на полях отметку сделайте, что такого-то числа отправлено уведомление. Если работник пришлет вам в ответ письмо о том, что он согласен, то вы отпраляете заказным ценным письмом с уведомлением трудовую книжку. В журнале на полях пишите, что ОТПРАВЛЕНО ПО ПОЧТЕ ТАКОГО-ТО ЧИСЛА. Уведомление о вручении письма с трудовой книдкой приложите или в книгу учета движения или в личное дело работника (если ведете). Если такого согласия нет, то книжка хранится у вас. Срок ее хранения, если я не ошибаюсь, 75 лет.

Как верно отправить уведомление сотруднику о необходимости явиться за трудовой книжкой

Так что пусть лежит и ждёт, возможно, ее владелец сам лично явится за ее получение через какое-то время

новичок
Желаю удачи.

Форма уведомления работника о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (пример)

Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения

Омск, ул. Ленина, д. 15. ¦ ¦ Сообщаем также, что со дня направления настоящего уведомления ¦ ¦ работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи ¦ ¦ трудовой книжки. ¦ ¦ В случае если Вы не можете явиться за трудовой книжкой лично, ¦ ¦ мы вышлем документ по почте при получении Вашего письменного согласия. ¦ ¦ ¦ ¦ Начальник отдела кадров ¦ ¦ ООО "Ольга" Иванова Е.В. Иванова ¦ —————————————————————————

Комментарии:

ОГРОМНОЕ СПАСИБО

Цыганова Любовь Валентиновна : новичок, Пошлите по почте несколько извещений с уведомление об извещении с интервалом, например в… еще неделю, на домашний адрес. Квитанцию прикрепите к журнале. В послений разсделайте запись, что в связи…..Все точно. Отвечать за неполучение будет почта, а за то, что отправили без письменного согласия работника, отвечать будете Вы.
Читайте внимательно — ст.84.1 ТК РФ — "….В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. "

новичок , Супер! А что вы скажете ГИТ? Что предусмотренный ТК порядок выдачи трудовой или срок хранения кадровой документации 75 лет Вас не устраивает, или что в сейфе места не хватает? Между прочим, работодатель (его уполномоченный представитель) несет ответственность как за бланки строгой отчетности, к которым трудовая относиться, так и за персональные данные работника, которые она содержит. Кстати ответственность, вплоть до уголовной.
Есть масса историй о том что работодатель терял книжку и всякое такое и ничего ему за это не было, но это до первого (он же будет и последним) раза. Штрафы предусмотренные за подобные "чудюса" могут достигать 500 000 руб совокупно, а до кучи может быть применено административное приостановление деятельности предприятия сроком до 90 дней.
Желаю удачи.

Только зарегистрированные пользователи могут отвечать в темах форума.

Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите в свой личный кабинет.

ОГРОМНОЕ СПАСИБО

новичок , Супер! А что вы скажете ГИТ?

Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку. Бланк

Что предусмотренный ТК порядок выдачи трудовой или срок хранения кадровой документации 75 лет Вас не устраивает, или что в сейфе места не хватает? Между прочим, работодатель (его уполномоченный представитель) несет ответственность как за бланки строгой отчетности, к которым трудовая относиться, так и за персональные данные работника, которые она содержит. Кстати ответственность, вплоть до уголовной.
Есть масса историй о том что работодатель терял книжку и всякое такое и ничего ему за это не было, но это до первого (он же будет и последним) раза. Штрафы предусмотренные за подобные "чудюса" могут достигать 500 000 руб совокупно, а до кучи может быть применено административное приостановление деятельности предприятия сроком до 90 дней.
Желаю удачи.

Только зарегистрированные пользователи могут отвечать в темах форума.

Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите в свой личный кабинет.

Трудовая книжка – это самый важный документ для работающего гражданина.

Без нее сложно трудоустроиться, а зачастую она нужна и для оформления иных справок и бланков. Кроме того, именно она является тем документом, который позволяет доказать, что трудовая деятельность у гражданина была и подтвердить .

Несмотря на всю глобальность этого бланка для самого работника нередко случается, что при увольнении граждане по тем или иным причинам не забирают этот документ у работодателя. Однако наниматель не может просто кем-то передать трудовую книжку, он обязан выдать ее в соответствии с установленными законодательными нормами. А результатом передачи бланка должно стать уведомление о получении трудовой книжки.

В соответствии с установленными нормами трудового законодательства при расторжении рабочих взаимоотношений наниматель обязан:

Рассчитать все компенсационные выплаты и невыплаченную ранее заработную плату и выдать все подсчитанные суммы в последний рабочий день.
В последний день работы отдать увольняемому трудовую книжку на руки.

Выдача бланка фиксируется в специальных журналах и производится пол личную подпись увольняемого. Но что делать, если он не явился за бланком или в силу ряда причин просто не может забрать его?

Не получение работником книжки

Невыдача документа в последний рабочий день увольняемому считается нарушением трудовых норм и может обернуться для работодателя серьезными последствиями. Очевидно, что не в интересах нанимателя препятствовать получению этого бланка. Но что делать, если уволенный сам его не забирает?

Разберем причины, по которым уволенный человек может в установленный день не явиться за данным документом:

Увольнение припало на время больничного. То есть решение было принято ранее, но сам последний день работы припал на время нетрудоспособности.
Работник ушел в , без необходимости выхода на работу по его окончании.
Сотрудник уволен за прогулы и не является для оформления документации.
Иные причины.

В любом случае передача документации должна произойти обязательно.
Даже если уволенный не в состоянии сам приехать за бланком, он вправе отправить своего уполномоченного представителя для его получения.
Но если уволенный не принимает никаких шагов для получения, то вся ответственность по выдаче ложится на плечи нанимателя.

Любое произведенное работодателем действие должно иметь документальные подтверждения, именно поэтому о необходимости забрать трудовую книжку составляется письменно и оформляется с соблюдением особых норм и правил.

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку готовится сотрудниками кадрового отдела. Для его написания не установлено каких-то обязательных бланков, и оно может быть написано в произвольной форме, либо организация разрабатывает свой собственный бланк для внутреннего использования.

В извещение прописывается следующая информация:

Наименование организации.
Его номер и дата составления.
ФИО уволенного.
Адрес получателя.
Название бланка.
Просьба о необходимости получить трудовую книжку.
Указание причины увольнения.
Дата последнего дня работы.
Предложение об отправке согласия на высылку по почте при невозможности явки.

Бланк подписывается начальником отдела кадров с проставлением его ФИО.

С написанием уведомления и его отправкой уволенному не рекомендуется затягивать. Ведь промедление может сыграть против нанимателя, если уволенный работник обратится в суд с претензиями на задержку документа.

Способы отправки работнику

Если расторгший отношения гражданин не явился в последний день работы в организацию для получения трудовой книжки, то уже на следующий день нанимателю необходимо принимать меры для выдачи бланка работнику иным путем. Меры считаются принятыми, как только уведомление о необходимости явиться в организацию и забрать личный документ будет составлено и отправлено. Отправлять извещение стоит почтой, но только заказным письмом. Такой способ отправки позволяет отследить доставку уведомления и его получение. Ведь зачастую вместе с работой, человек меняет и место жительства, а возврат заказного письма уведомит организацию о смене адреса уволенным.

В самом уведомлении гражданину предлагаются различные варианты для получения бланка на руки. Самым простым и удобным для организации является , но данный метод не единственный. Гражданин может выбрать возврат способом пересылки трудовой книжки. Для этого он должен в произвольной форме написать заявление-согласие на высылку документа заказным письмом на указанный адрес.

Только после получения письменного согласия работодатель имеет право переслать книжку владельцу, но не раньше.

Расписка в получении книжки

По закону рабочий бланк выдается под подпись. В организациях в обязательном порядке заводятся , именно там ставится дата получения бланка на руки, ФИО владельца и его личная роспись. Понятно, что при высылке бланка заказным письмом роспись в журнале не может быть проставлена. В этом случае в журнал вносятся сведения о заказном отправлении с уведомлением. В уведомлении проставляется личная подпись владельца книжки при ее получении от почтальона. Документ может передаваться курьером. В этом случае с владельца берется расписка о получении бланка.

Существует возможность снять с себя ответственность за невыдачу документа даже тогда, когда владелец отказывается от ее получения. Организация в произвольной форме составляет акт об отказе работником забрать бланк. В акте прописываются все обстоятельства дела. Он заверяется комиссионным составом, который утверждается руководителем организации.