В последней трети XX столетия, с началом широкомасштабного
использования новых информационных технологий, встал вопрос о
необходимости унификации документированной информации,
прежде всего в сфере управления. В 1971 г. было принято
специальное постановление Правительства СССР об ускорении
работ по созданию унифицированных систем документации и
классификаторов технико-экономической информации. Их
разработка велась на основе функциональных систем
документации.
В нашей стране фактически впервые в отечественной и
зарубежной практике была создана система документационного
обеспечения управления с целью установления единого порядка
документирования управленческой деятельности в масштабах
государства. Она получила условное название ЕГСД-1973 (Единая
государственная система делопроизводства). В общей
сложности в Советском Союзе было разработано 16
унифицированных систем документации.
Унифицированная система документации является результатом
проведения унификации документов этой системы.
единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих
объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов).
Унификация обязательно приводит к установлению рационального (на какое-то
достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности,
в том числе и в документировании.
Унификация документов – это приведение документов к единой системе, форме,
единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их
показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению
рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в
документации. Другими словами, суть унификации документов сводится к
сокращению их неоправданного многообразия путем установление рационального
состава форм документов, приведения их к единообразию через единство
структуры, реквизитов, языковых конструкций и операций по обработке, учету и
хранению документов. При унификации сокращение количества видов и форм
документов достигается за счет изъятия из документных цепочек сложившихся в
системе документации лишних и дублирующих документов.Управленческие документы,
используемые в самых
разных сферах и органах
управления, должны
оформляться единообразно.
Это позволяет включать
документы в единую для
страны систему
делопроизводства,
способствует их оперативной
обработке и исполнению,
сокращает затраты времени
на работу с документами не
только
делопроизводственного
персонала, но и всех
работников управленческого
аппарата – от руководителей
до рядовых сотрудников. Унификация документов– это установление единообразия состава и форм
управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления
однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке,
учету и хранению. Унификация позволяет упорядочить работу с
многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой
информацией.
Унификация управленческих документов предполагает унификацию
состава документов, создаваемых при решении управленческих задач,
и унификацию формдокументов.
Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление
комплекса документов, необходимых и достаточных для решения
управленческих задач (в результате состав документов организации может
быть значительно сокращен).
Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных
формах документов информационных показателей и реквизитов,
соответствующих назначению документов, и установление единых требований к
их составлению и оформлению.
Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так
и этапом в работе по стандартизации. Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и
требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой
документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных
для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.
Другими словами, стандартизация документов – это установление
единых норм и правил, предъявляемых к документам с целью
упорядочения управления. Стандартизация является итогом
унификации, ее высшей формой.
Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных
правил и требований к разработке и оформлению управленческих
документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов
создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче
воспринимается получателями. Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как
стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91.
Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила
оформления) или их элементы (например, ГОСТ 9327. Бумага
потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы
документации (например, ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению
документов). Унифицированные системы документации состоят из
совокупности взаимоувязанных форм документов, обеспечивающих
документированное представление данных в определенных видах
управленческой и хозяйственной деятельности. Основные задачи совершенствования содержания
документа:
1) при унификации:
отбор реквизитов, соответствующих назначению документа
и методам его обработки;
2) при стандартизации:
установление единых требований к реквизитам,
включаемым в документ. В результате совершенствования
содержания документов создаются унифицированные
формы документов. Основными задачами совершенствования форм
документовследует считать: при унификации:
целесообразное уменьшение разнообразия документов по
форме и правилам оформления.
при стандартизации:
формирование и внедрение в качестве обязательной нормы
ограничений, позволяющих отобразить наиболее эффективные
формы и правила оформления документов и обеспечить их
длительное хранение.Существо термина «стандартизация» характеризуется
тремя основными моментами:
1) стандартизация – это устанавливаемые на
длительный промежуток времени общегосударственные
общеобязательные нормы создания документов. При
этом она не только вводит нормы, но и гарантирует их
соблюдение;
2) стандартизация – это унификация свойств и качеств
документа, введение единых размеров форм, правил,
требований для всех документов;
3) стандартизация – это закрепление и распространение
лишь тех свойств, качеств документа, которые имеют
наибольшую функциональную оправданность,
обеспечивают наибольший управленческий эффект.
Унификация и стандартизация документов тесно
связаны. Часто унификация рассматривается как один
из методов стандартизации. Унификация может
проводиться самостоятельно (без стандартизации).
Унифицированная форма документа
УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА ДОКУМЕНТАУнифицированная форма документа – это «совокупность реквизитов,
установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности
задачами и расположенных в определенном порядке на носителе
информации».
(Пример) ВИДЫ
УНИФИЦИРОВАННОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ
Униицированная система первичной учетной документации.
УНИИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.Униицированная система первичной учетной документации:
- документация по учету труда и его оплаты;
- документация по учету основных средств и нематериальных активов;
- документация по учету кассовых операций;
- документация по учету материалов ментация по учету результатов
инвентаризации;
- документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
- документация по учету работ в капитальном строительстве и ремонтностроительных работ;
- документация по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;
- документация по учету движения зерна;
- документация по учету движения другой продукции растениеводства;
- документация по учету движения животных;
- документация по учету движения продукции животноводства;
- документация по учету реализации продукции;
- документация по учету продукции,товарно-материальных ценностей в местах
хранения;
- документация по учету работы строительных машин и механизмов;
- документация по учету работ в автомобильном транспорте.
Унифицированная система банковской документации.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БАНКОВСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.Унифицированная система банковской документации:
- платежная документация по безналичным расчетам;
- документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям;
- документация по квитовке авизо;
- документация по организации валютного регулирования и валютного
контроля;
- документация по контролю расчетов с применением авизо между
учреждениями Банка России;
- документация по кредитным операциям банков;
- документация по денежному обращению;
- документация банковской отчетности;
- документация депозитарного учета.
Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БЮДЖЕТНОЙ ФИНАНСОВОЙ,УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.
Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и
отчетной документации:
- финансовая документация;
- документация по бюджетной отчетности;
- документация по бюджетному учету;
- документация по отчетности об исполнении федерального бюджета,
представляемая в Правительство Российской Федерации;
- документация по финансовой отчетности об исполнении федерального
бюджета для представления в Счетную палату Российской Федерации. Унифицированная система отчетно-статистической документации:
- документация по институциональным преобразованиям в экономике, развитию
негосударственного сектора;
- документация по макроэкономическим показателям и экономическим балансам;
- документация по доходам и уровню жизни населения;
- документация по науке и инновациям;
- документация по демографическим показателям и правонарушениям;
- документация по экономической активности населения, оплате и условиям труда
работников;
- документация по оптовой торговле;
- документация по финансам (государственные финансы и денежное обращение,
финансы организации);
- документация по природным ресурсам и охране окружающей среды, жилищнокоммунальному хозяйству, здравоохранению, туризму и отдыху, образованию и
культуре, платным услугам;
- документация по статистике промышленности;
- документация по сельскому хозяйству;
- документация по строительству;
- документация по внешнеэкономической деятельности;
- документация по розничной торговле и общественному питанию;
- документация по транспорту и связи;
- документация по ценам и тарифам;
- документация по инвестициям.
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЙ
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской
документации предприятий:
- отчетная бухгалтерская документация;
- регистры бухгалтерского учета;
- первичная учетная документация;
- бланки строгой отчетности.
Унифицированная система документации по труду.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДУ.Унифицированная система документации по труду:
- документация по состоянию рынка труда;
- документация по трудовым отношениям;
- документация по повышению квалификации работников органов по
труду;
- документация по охране труда;
- документация по минимальным потребительским бюджетам;
- документация по обращениям в органы по труду.
Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПЕНСИОННОГОФОНДА РФ.
Унифицированная система документации Пенсионного
фонда РФ:
- документация по учету и распределению средств;
- документация по планово-экономической деятельности;
- документация по контрольно-проверочной
деятельности.
Унифицированная система внешнеторговой документации.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ВНЕШНЕТОРГОВОЙДОКУМЕНТАЦИИ.
Унифицированная система внешнеторговой документации:
- оперативно-коммерческая документация;
- товаросопроводительная документация;
- расчетная внешнеторговая документация;
- страховая внешнеторговая документация;
- документация, оформляемая при ввозе (вывозе) ;
- транспортная внешнеторговая документация;
- экспедиторская внешнеторговая документация.
Куликова А. гр. КТД-08-1
Слайд 2
Упрощение процедур в международной торговле
1. Модернизация трансграничных операций внедрение качественных систем управления рисками и создание института уполномоченных операторов; использование современных технологий, в частности, для обработки таможенных деклараций; международный обмен и передача торговой информации; качественный анализ статистической торговой информации.
Слайд 3
2. Национальная конкурентоспособность внедрение процедуры «единого окна», обеспеченной реальной электронной инфраструктурой для обмена информацией между государственным и частным сектором; сокращение нетарифных барьеров; упрощение процедур торговли за пределами ВТО (например, в рамках региональных или двусторонних торговых соглашений). 3. Безопасность цепочки поставок сотрудничество режимов контроля с деловыми кругами. 4. Помощь торговле обеспечивает экономический рост финансирование программ странами-донорами ВТО; развитие торговой инфраструктуры.
Слайд 4
Упрощение процедур торговли– это изменение процедур и механизмов контроля, регулирующих перемещение товаров через национальные границы с целью уменьшения бремени расходов трейдеров и максимальной эффективности обеспечения законных целей регулирования. Тема упрощения процедур торговли состоит из четырех взаимозависимых тем: 1. упрощение и согласование действующих правил и процедур. 2. модернизация торговой системы, а также системы обмена информацией между бизнесом и властью. 3. совершенствование администрирования торговых и таможенных процедур. 4. создание организационных механизмов для обеспечения эффективного осуществления принципов по упрощению процедур торговли.
Слайд 5
Меры по упрощению международной торговли: 1. Согласование процедур; 2. Избежание дублирования; 3. Признание деловой практики; 4. Модернизация системы торговли; 5. Стандартизация; 6. Обмен опытом 7. Стандарты обслуживания; 8. Изменение принципов управления; 9. Создание взаимоприемлемых механизмов и инструментов.
Слайд 6
Стандартизация и унификация внешнеторговых документов
Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.
Слайд 7
Унификация– это установление максимального единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге. Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.
Слайд 8
Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированная система внешнеторговой документации состоит из: - оперативно-коммерческая документация; - товаросопроводительная документация; - расчетная внешнеторговая документация; - документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара; - транспортная внешнеторговая документация; - экспедиторская внешнеторговая документация.
Слайд 9
Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Посмотреть все слайды
Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией
документов. Также, унификация
– это установление максимального единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге. Унифицированная форма документа
– это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом. Унифицированная система документации
– это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В состав УСД входят:
УС организационно-распорядительной документации;
УС банковской документации;
УС финансово-учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
УС отчетно-статистической документации;
УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;
УС документации по труду;
УС документации пенсионного фонда;
УС внешнеторговой документации.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает:
Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
Ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли. Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).
Министерства РФ по налогам и сборам
Основные требования, предъявляемые к унифицированным формам документов. Приложение 2 1. Формы документов должны быть стабильны во времени. 2. Унифицированные формы налоговых документов и бланки, применяемые для их изготовления, должны иметь стандартный формат ряда А: А3; А4; А5; А6. 3. Документы должны иметь однообразную структуру расположения основных реквизитов, основанную на формулярах - образцах. 4. Формы документов должны быть максимально приспособлены для машинной обработки содержащейся в них информации и удобны для восприятия их человеком. 5. Количество разнообразных форм документов должно сводиться к минимуму. 6. Расположение реквизитов в документах должно обеспечивать удобство их заполнения и последующей обработки. 7. Наименования реквизитов УФНД должны соответствовать наименованиям, принятым в ОК ТЭИ. 8. Содержащиеся в документах термины и единицы измерения должны быть унифицированы для сопоставимости взаимосвязанных экономических показателей. 9. Реквизиты должны располагаться с учетом рационального использования площади и формата бланка. 20. Форма документа должна содержать идентификационные признаки ответственного исполнителя и содействовать выполнению процедур, обеспечивающих придание юридической силы документу.