О том, что график отпусков – обязательный документ в каждой компании, слышали все. Но нужен ли отдельный приказ, чтобы его утвердить, знают единицы. Давайте вместе разберемся, действительно ли руководитель должен издавать такое распоряжение и как оно выглядит.

Как утвердить план отпусков

Обязывает каждого работодателя не позже, чем за две недели до нового года подготовить документ, устанавливающий время отдыха сотрудников в следующем году. В нем учитываются следующие виды отпусков:

• ежегодные оплачиваемые;
• неиспользованные в прошлом году;
• дополнительные, предусмотренные локальными нормативными актами или законодательством.

График составляют, согласовывая с профсоюзом, если он есть. Желательно учитывать пожелания сотрудников, имеющих преимущественное право на выбор времени отдыха, это жены военнослужащих, чернобыльцы и т.д. После подписания с документом можно ознакомить под роспись каждого трудящегося.

Форму документа организация разрабатывает самостоятельно. Он может выглядеть следующим образом:

Существует и унифицированный шаблон (форма Т-7), введенный Госкомстатом в 2004 году. Сейчас он является рекомендованным, а не обязательным. Тем не менее, многие кадровые работники предпочитают если не пользоваться им в полной мере, то брать за основу.

Унифицированный шаблон (форма Т-7)

Если внимательно посмотреть, в документе содержатся все реквизиты, которые необходимы для вступления в силу. Поэтому руководитель вправе не издавать никаких дополнительных распоряжений на то, чтобы ввести его в действие. Кроме того, в законе нет упоминания о том, что такая бумага нужна.

То есть приказа на утверждение графика отдыха может не быть и проверяющие не посчитают это нарушением. Нарушение - когда нет самого плана, он выпущен с опозданием (штраф за это до 50 тысяч рублей для компаний и до 5 тысяч рублей для ИП и должностных лиц). Но отсутствие распоряжения на его утверждение несоблюдением требований законодательства считать нельзя.

Не накажут и за то, что в компании ежегодно выпускается такой приказ. Его «право на жизнь» прописывают в ЛНА компании, уточняя цели, состав включенной информации, форму. Некоторые специалисты говорят, что такой документ нужен не столько для введения в действие графика, сколько для назначения ответственных лиц за его исполнение и распределения сопутствующих обязанностей. Например, для своевременного резервирования средств на выплату зарплаты, подготовке необходимых бумаг, предоставлении предусмотренных ЛНА компании компенсаций или гарантий.

Как выглядит распоряжение на утверждение графика отпусков (образец)

Если на вопрос «Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков» начальство ответило утвердительно, его образец придется разрабатывать самостоятельно. Специальной формы на законодательном уровне нет, поэтому выпускают его в произвольном виде. В то же время это один из кадровых документов по основной деятельности, поэтому он должен содержать все стандартные реквизиты:

• наименование организации;
• название;
• дату составления;
• суть распоряжения;
• сведения о лице, его подписавшем;
• подписи иных лиц, если приказом возложена ответственность на сотрудников следить за соблюдением утвержденных правил.

Вот один из вариантов оформления:

Важно помнить, что издаваемый дополнительно приказ напрямую относится к плану отпусков, который должен быть принят не позже чем за 2 недели до конца года. Поэтому распоряжение тоже должно быть выпущено в эти сроки.

Где скачать бланк приказа на отпуск по форме Т-6 (актуально на 2018 год)

Приказ на отпуск – это распорядительный документ о предоставлении отпуска сотрудникам организации. Отпуск может быть: ежегодный оплачиваемый, дополнительный оплачиваемый, отпуск без содержания, отпуск, связанный с беременностью, родами и воспитанием ребёнка.

В любой организации присутствует , в соответствии с которым работники отправляются отдыхать. Оформление отпуска требует следующих действий:

1) Заявление на отпуск от сотрудника

2) Издание приказа на отпуск на основании заявления сотрудника

3) Расчёт отпускных и прочих выплат

Приказ на отпуск составляется по форме Т-6 (для одного сотрудника) и по форме Т-6а (для группы сотрудников). Также можно разработать и свой бланк приказа.

Инструкция по заполнению

В самой верхней строке указывается наименование организации или ИП (например, ООО «Морковь» или ИП Сергеев П.П.). Далее вписываем индивидуальный номер документа и дату его составления.

Раздел А. Заполняется, если сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск (продолжительность отпуска, его дата начала и окончания).

Раздел Б. Заполняется при прочих видах отпуска (продолжительность, дата начала и окончания).

Раздел В. Указывается общая продолжительность отпуска с учётом данных разделов А и Б.

Приказ подписывается руководителем организации и даётся на ознакомление работнику.

Одним из наиболее часто используемых документов работниками отдела кадров организаций и предприятий является приказ о предоставлении отпуска . Такой документ дает работнику право отсутствовать на работе в течение времени, отведенного работодателем, и может составляться в отношении одного сотрудника несколько раз за календарный год.

Форма приказа может отличаться в зависимости от его вида и должна составляться в соответствии с существующими правилами и нормами с допустимыми отклонениями, утвержденными внутренним порядком организации.

Функции документа

Основными функциями приказа являются:

1. Предоставление сотруднику законного права освобождения от выполнения трудовых обязанностей.
2. Возможность занесения данных в карточку рабочего.
3. Обеспечение возможности составления записки-расчета, на основании которой можно получить определенную сумму средств за период отдыха.
4. Произведение расчета отпускных и выдача их сотруднику.

Оформление документа осуществляется для таких видов отпуска :

Инструкция по заполнению

Основными моментами, которых необходимо придерживаться при заполнении документа, являются следующие :

1. Использование для оформления унифицированного бланка или разработанного самостоятельно, но с учетом основных требований ТК РФ.
2. Наличие порядкового номера по соответствующей кадровой документации и даты составления.
3. Наличие обязательных реквизитов, таких как данные сотрудника, реквизиты организации, вид отпуска, его продолжительность.

Заполнение бланка приказа может осуществляться как в письменной форме, так и в печатной. Наличие ошибок или помарок не допускается . Вся приведенная информация должна полностью соответствовать действительности и основываться исключительно на заявлении , составленном непосредственно сотрудником организации с одобрением руководителя.

Образец составления

Сотрудник отдела кадров несет непосредственную ответственность за достоверность данных и должен проверять соответствие приказа документам , являющимися основанием для предоставления периода отдыха.

Такими документами могут быть график отпусков, заявление сотрудника, свидетельство о рождении ребенка, медицинская справка о наличии оснований для предоставления дополнительного периода, вызов на сессию из учебного заведения, студентом которого является сотрудник, и т. д.

Бланк формы Т-6, особенности для Т-6а

На данный момент наиболее распространенными формами приказов на предоставление являются разработанные унифицированные формы Т-6 и Т-6а .

Бланк формы Т-6 должен содержать в себе такую информацию :

• наименование субъекта хозяйствования;
• название отдела компании, в котором осуществляет свою трудовую деятельность работник;
• код ОКПО, который был присвоен организации при прохождении регистрации в Россстате;
• название распоряжения руководства;
• порядковый номер документа;
• подразделение организации;
• занимаемая сотрудником должность;
• табельный номер работника;
• фамилия, имя и отчество сотрудника;
• период, на который сотрудник освобождается от выполнения обязанностей.

В том случае, если предоставляемый отпуск — основной или дополнительный, указывается конкретный год работы , который явился основанием для выхода в него.

Такой период указывается с момента официального приема на работу, при этом во внимание берутся уже использованные отпуска. Эти сведения вписываются работником отдела кадров на основании данных кадрового учета.

1. Подраздел «А» — в нем указываются данные по продолжительности (началу и окончанию периода основного отпуска).
2. Подраздел «Б» . Он подлежит заполнению в том случае, если предоставляемый отпуск не является основным. Обязательно указывается его наименование (дополнительный, учебный и т.д.). Также аналогично разделу «А» указывают начало и окончание отпуска и его общую продолжительность.
3. Подраздел «В» . Он является итоговым – в нем отражают общую продолжительность всех предоставленных работнику отпусков, а также начало и окончание его периода. В том случае, если предоставляется только основной, то данные в подразделе просто дублируются из подраздела «А».
4. Подпись руководителя компании . Рядом с его подписью приводятся данные по его должности, также указываются фамилия, имя и отчество.
5. Дублируется ФИО сотрудника, ставится его подпись и указывается дата, на которую был составлен приказ .

Приказ, составляемый по форме Т-6а, предназначен для случаев, когда оформляемый документ будет содержать данные о предоставляемом отпуске двум и более работникам организации .

По своей форме он представляется в виде таблицы , куда построчно вносят данные обо всех сотрудниках, которым предоставляется отпуск. В большинстве случаев его применяют в организациях с большой численностью работников, где оформление подобного рода документов на каждого отдельно нецелесообразно, поскольку это будет занимать большое количество времени.

Порядок отражения информации следующий :

1. Наименование организации.
2. Код предприятия по справочнику ОКПО.
3. Порядковый номер приказа по кадровой документации и дата его заполнения. Стоит отметить, что под этим же номером его регистрируют в журнале учета кадровой документации.
4. ФИО работника – такие данные указываются по всем сотрудникам в столбце 1 общей таблицы.
5. Табельные номера работников – для их отражения предназначен столбец 2 таблицы.
6. В столбце 3 указывают наименование отдела или подразделения, в котором трудятся сотрудники.
7. Столбец 4 предназначен для отражения в нем должности сотрудника, которая должна соответствовать штатному расписанию.
8. В столбце 5 указывают период отпуска, если он является основным. Если вид такого периода относится к другому, то в этом столбце напротив фамилии сотрудника просто ставится прочерк;
9. В столбце 6 указывают количество дней отпуска, если он является дополнительным. Если отпуск основной, то в этой графе проставляют прочерк.
10. В столбцах 7 и 8 указывают соответственно начало и окончание периода, за который предоставляется отдых, если он является основным. Для ежегодного в качестве такого периода будет указан рабочий год, для прочих – календарный.
11. В столбце 9 отражают общее количество дней отдыха, которое будет предоставлено работнику.
12. В столбцах 10 и 11 указывают дату, на которую будет начинаться и заканчиваться период.
13. В столбце 12 работник проставляет подпись напротив всех указанных в отношении его отдыха данных.
14. Внизу таблицы после внесения всех необходимых сведений о сотрудниках директор организации ставит свою подпись.

Подпись и ознакомление

Вся занесенная информация о предоставляемом периоде отдыха сотруднику в обязательном порядке должна предоставляться для ознакомления работнику.

Подтверждением того, что работник получил подобные сведения, является его подпись либо под приказом, который был составлен только по отношению лично к нему, либо напротив своей фамилии в бланке формы Т-6а, где указаны данные о нескольких работниках предприятия.

В том случае, если по каким-либо причинам работник отказывается от проставления подписи, работодатель обязан поручить ответственным сотрудникам составление акта, фиксирующего такой случай.

В том случае, если подразделения организации являются разрозненными и находятся достаточно далеко друг от друга, то это не отменяет необходимости ознакомления каждого работника с таким приказом – тогда осуществляют направление копии приказа посредством электронной почты .

Оформление отпуска, если ЗП не сохраняется

В том случае, если предоставляемый период отдыха не оплачивается (по формулировке «без сохранения заработной платы»), то составление приказа все равно осуществляется .

В данном случае данные о таком периоде вносятся в графу «Б» формы Т-6. В графе, которая отвечает за наименование периода, указывают, что он не будет оплачиваться – таким образом отдел кадров будет иметь все основания для проведения этого периода по табелю, и при этом бухгалтерия не будет начислять заработной платы и дополнительных средств, предусмотренных в общих случаях, когда отпуск оплачиваемый.

Сроки хранения

Согласно законодательным актам, подобная документация, относящаяся к кадровому делопроизводству, подлежит хранению в архиве в течение 5 лет .

В том случае, если период отдыха предоставляется сотруднику, деятельность которого связана с особой опасностью для здоровья, а также тяжелыми и вредными условиями труда или же он предоставляется по собственному желанию и без сохранения заработной платы, то продолжительность хранения такого документа составляет 75 лет .

Сопутствующие документы

Кроме самого приказа при предоставлении сотруднику отпуска, обязательно оформляют и хранят сопутствующие документы , к которым относятся:

1. Уведомление о предоставленном периоде (подлежит подписи работником за две недели до такого периода).
2. Заявление, написанное работником лично.
3. Копии документов, подтверждающих необходимость предоставления (свидетельство о рождении, браке, смерти и т.д.).

Как оформить приказ на ежегодный отпуск, можно узнать из данного видео.

Обязательные требования к оформлению не установлены трудовым законодательством, поэтому на предприятиях и в учреждениях бюджетной сферы распространены собственные инструкции, которые определяют порядок оформления кадровых документов и отчетности. В бюджетной сфере необходимо строго соблюдать процесс согласования документа. Решение может относиться к компетенции вышестоящих руководителей, организаций и органов исполнительной власти, в соответствии со структурой компании или учреждения. Эти требования следует учитывать при составлении.

Документ является основанием для внесения записи в личную карточку работника (унифицированная форма № Т-2), а также используется для расчета соответствующих выплат и учитывается при окончательном расчете при увольнении и налогах организации. Оформляется в одном экземпляре, срок хранения в зависимости от вида — 5 или 75 лет (пп. «б» п. 19 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Унифицированные формы и образцы

Никаких нововведений в трудовом законодательстве относительно оформления отдыха за последние годы не происходило. Для создания собственных форм рекомендуется брать за основу унифицированный образец приказа на ежегодный оплачиваемый отпуск по форме Т-6.

Собственные формы

С учетом специфики предприятия или учреждения, его организационной структуры, большинство организаций утверждают свои собственные шаблоны универсального вида.

Собственные формы необходимы, например, для унифицирования распоряжений:

1. Приказ на отпуск с последующим увольнением (ст. 127 ТК РФ).
2. О переносе на другую дату и отзыв (ст. 124 и 125 ТК РФ).
3. О продлении в связи с временной нетрудоспособностью (ст. 124 ТК РФ).

Разделы и их описания

Стандартный документ издается на фирменном бланке с указанием всех обязательных реквизитов и содержит следующие разделы:

1. Преамбула — краткое описание оснований оформления документа, например, ссылка на график, личное заявление, статью Трудового кодекса.
2. Основная (содержательная) часть. Заполняется конкретными данными об отдыхе: должность, Ф.И.О. сотрудника, даты, периоды, основания.
3. Приложения. Обычно — основания, подтверждающие право (свидетельства, справки и другие).
4. Подписи и необходимые согласования (визы). Содержит указание на должности уполномоченных лиц, визы согласующих лиц, подпись об ознакомлении сотрудника.

Инструкция по составлению приказа на отпуск

Расскажем подробнее, как оформить приказ на отпуск, на примере формы Т-6.

Шаг 1. Указать номер отпускного распорядительного документа и дату его формирования.

Шаг 2. Обозначить наименование учреждения, которое издает документ.

Шаг 3. После слов «Предоставить отпуск» указать Ф.И.О. сотрудника полностью.

Шаг 4. В соответствующих строках зафиксировать название структурного подразделения и должность сотрудника.

Шаг 5. В предусмотренной строке должен указываться рабочий период, за который работнику предоставляется отпуск. Рабочий период — это продолжительность рабочего года конкретного человека.

Шаг 6. Оформить строки А, Б, В в зависимости от того, какой вид отпуска оформляется.

Шаг 7. В необходимом разделе (А, Б, В) следует указывать число календарных дней отдыха, а также конкретные даты его начала и окончания.

Если оформляются отпуска разных видов, в раздел В формы нужно внести данные об общей длительности всех отпусков. При оформлении основного отпуска без дополнительного раздел Б не заполняется. А вот образец приказа на отпуск без сохранения заработной платы требует оформления данного раздела.

Шаг 8. Подписать документ об отпуске у руководителя учреждения.

Шаг 9. Ознакомить сотрудника с документом об отпуске письменно.

При отказе работника ознакомиться письменно с бумагой по отпуску оформить акт. Ознакомить дистанционного сотрудника с информацией по отпуску можно через обмен документами в электронном виде с электронными подписями (ч. 4, 5 ст. 312 ТК РФ).

Срок для оформления и издания документа по отпуску законодательно не установлен.

Различия в оформлении приказов для разных видов отпусков

Ежегодный оплачиваемый отпуск положен всем сотрудникам предприятия, работодатель обязан составить приказ о его предоставлении на основании типовой формы Т-6. В статье предлагаем скачать образец приказа на отпуск форма Т-6, а также образец заполнения в формате word.

Для оформления можно использовать унифицированный бланк Т-6, он удобен, содержит исчерпывающий набор реквизитов для заполнения, может применяться для оформления любого вида отпуска.

Можно составить свой бланк приказа, закон этого не запрещает при условии, что в нем достаточный список реквизитов.

О том, что планируется ежегодный отпуск, сотрудника нужно предупредить заранее — не позднее, чем за 2 недели. Как правило, в организации составляется , который распределяет порядок ухода в отпуск в течение года, сотрудники знакомятся с данным графиком в начале года. За 2 недели до начала отпуска рекомендуется направить работнику уведомление, где указана дата начала отпускного периода. Уведомление принимается им под роспись.

На основании приказа Т-6 вносится запись в личную карточку работника о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, а также проводится расчет отпускных.

Образец заполнения приказа Т-6

В унифицированный бланк приказа о предоставлении отпуска Т-6 вносится следующая информация:

• номер — определяется работодателем, номер доложен быть уникальным в рамках календарного года;
• дата составления;
• сведения о работнике — его ФИО, должность, табельный номер, место работы;
• период, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, за таковой принимается рабочий год (не календарный);
• раздел А — здесь следует заполнить информацию при предоставлении основного трудового ежегодного отпуска — количество календарных отпускных дней и крайние даты данного периода;
• раздел Б — заполняется аналогично для всех прочих видов отпуска, при предоставлении только ежегодного отдыха данное поле не заполняется, если, например, вместе с основным предоставляется отпуск без сохранения зарплаты, то второй вид отдыха будет показан в разделе Б;
• раздел В — заполняется суммарными данными по разделам А и Б;
• утверждающая подпись руководителя;
• ознакомительная подпись отпускника.

Работник может спокойно идти отдыхать, если он лично прочитал приказ и подписал его.

В случае нежелания сотрудника заверять изученный приказ, составляется акт об этом при наличии свидетелей данного события.

Всех сотрудников нужно ежегодно отправлять отдыхать, отпуск должен предоставляться ежегодно. Однако на практике данное правило часто нарушается, неиспользованный работником отпускной период не сгорает, а переносится на более поздние года. При этом ТК РФ говорит о том, что перенос возможен на срок не более 12 месяцев с момента окончания рабочего года, за который отпуск не использован. Нельзя 2 года подряд не отправлять на отдых сотрудника, работодателю за это грозит штраф.