В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. Договор от 20.07.2011 № 21/3 на 5 л. в 2 экз.
Акт приема работ от 15.09.2011 № 17 на 1 л. в 4 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение № " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 1 к приказу директора ЗАО "СТС" от 01.04.2011 №12
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
ПРИЛОЖЕНИЕ: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
К приказу Минатома России
От 04.06.2011 № 72
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Роспатента от 07.09.2011 № 1-5/17 и приложение к нему, всего на 3 л.
22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, без наименования предприятия, если документ оформлен на бланке), личная подпись и ее расшифровка. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например:
Генеральный директор Л ичная подпись О.А. Рубин
Генеральный директор
ОАО "Партия" Личная подпись О.А. Рубин
При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности,
например:
Генеральный директор Л ичная подпись А.В.Зорин
Главный бухгалтер Л ичная подпись Т.В. Барышева
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
ПРЕФЕКТ СВАО г. Москвы ПРЕФЕКТ ЦАО г. Москвы
Личная подпись А.И. Петров Личная подпись И.Г. Орлов
При подписании документов представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне, например:
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель КОМИССИИ Личная подпись А.С. ДОЛОХОВ
Члены комиссии Личная подпись Л.И. Антонова
Личная подпись О.Р. Трошева
Личная подпись А.И. Якунин
23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела земельной инспекции муниципального округа "Зюзино"
Личная подпись А. Г. Корж
00.00.2009
24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Юрисконсульт
Личная подпись Н.И. Власов
06.06.2009
Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Личная подпись И.О. Громов
01.07.2010
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.
26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Начальник отела кадров Личная подпись А.В. Гранин
00.00.2008
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
О.Г. Родионова
236 01 26
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:
В дело № 1-5. Отправлен факс от 01.04.2008 № 1297.
Личная подпись 02.04.2007
29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Вх. № 00001
Дата 08.01.2006 14:32
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Например:
DOCN \ RASP \20052000.DOC
Где DOCN - каталог, RASP - подкаталог, 20052000.DOC - файл,
или менее сложный вариант:
письмо27.D0С (Письмо - вид документа, 27 - порядковый номер письма).
Такая отметка необходима для:
исключения повторного ввода документа в ПК;
быстрого поиска документа по имени файла;
установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.
Г. Новосибирск, 630102
Ул. Кирова, д. 76, кв. 12,
Москва, 103030
Скатерный пер., д 22,
Г.Н.Некрасову
А.Н.Смирнову
Если письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например: Ректору Уральского Государственного
Лесотехнического Университета
проф. В.Н.Старжинскому .
Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например: Директору акционерного общества «Кристи»
Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются инициалы и фамилия получателя, а затем адрес и почтовый индекс. Например: П.И.Григорьеву
Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученую степень, звание, то его следует указывать перед фамилией.
Текстовое сокращение «гр.» (от слова гражданин) применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями других стран слова «господин», «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».
Заголовок к тексту должен формулироваться одной фразой. Содержание в нем выражается формой предложного падежа. Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Заголовок не должен превышать двух строк. Например: О закупке кирпича, О поставке угля по контракту №33-022/567.
Текст – основной реквизит письма. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет 17 см. (формат А4.)
Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие – либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием кол-ва экземпляров и листов. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:
Приложение: Копия контракта с фирмой «Киллер»
Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде: Приложение: на ______л. в _____ экз. В сброшюрованном приложении кол-во листов не указывается.
Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.
Реквизит подпись помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, то название учреждения в подписи не указывается. Две подписи ставятся, если необходимо подтвердить действительность первой подписи, и в особо важных документах. При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимающей должности. Например: Директор института Подпись А.С.Маркин
Главный бухгалтер Подпись Р.П.Волков .
При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:
Заведующий кафедрой ИТМ Заведующий кафедрой ВМ
Подпись В.А.Попов Подпись А.Ю.Вдовин.
Приведем пример оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов.
Новая страница 1
Оформление реквизита «Отметка о наличии приложения»
При оформлении приложений к документам используется реквизит «Отметка о наличии приложения». Требования, предъявляемые к оформлению этого реквизита, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
|
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 № 251 |
Отдельные вопросы оформления приложений
В государственном стандарте даны требования по оформлению приложений в сопроводительных письмах и в распорядительных документах, но приложения оформляются и в других документах, кроме того, при оформлении документов нередко возникают вопросы, которые в стандарте никак не отражены. Рассмотрим некоторые из них.
При оформлении распорядительных документов в соответствующем пункте распорядительной части документа необходимо делать ссылку на приложение. Оформляется она следующим образом:
- если приложение одно:
В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 21.01.2003 № 18-ПП «О структуре органов исполнительной власти города Москвы» Правительство Москвы постановляет:
1. Утвердить Положение о Комитете по связям с религиозными организациями города Москвы (приложение).
…
Если приложений несколько:
В связи с формированием Аппарата Правительства Москвы в соответствии с Законом города Москвы от 21 ноября 2001 года № 63 «О внесении изменений и дополнений в Закон города Москвы от 26 февраля 1997 года № 5 «О Правительстве Москвы»» Правительство Москвы постановляет:
1. Утвердить Положения:
- об Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1);
- о Правовом управлении Правительства Москвы (приложение 2);
- об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3);
- о Протокольном отделе Правительства Москвы (приложение 4);
На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме:
Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении:
При оформлении отметки о наличии приложения в сопроводительных письмах слово «Приложение» печатается непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным интервалом от текста не отделяется:
Высылаем на рассмотрение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.
Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.
2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.
При оформлении приложений справочного характера к распорядительным, плановым, отчетным и другим документам приложения должны быть оформлены как полноценные документы, то есть должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.), заголовок к тексту документа, например:
Справка о суммах налоговых отчислений
Справка о сумме задолженности предприятия
Список членов комиссии по оценке собственности предприятия
График выполнения работ по договору
План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской Федерации от … № … «О…» и др.
Приложения визируются должностными лицами, ответственными за их подготовку.В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доцент Государственного университета управления
Одна тысяча экземпляр ов буклетов
А в чем вопрос?
| Вопрос № 300747 | ||
Добрый день! Нужны ли запятые в следующем предложении: "После регистрации и подписания с Вашей стороны второй экземпляр Соглашения прошу направить по адресу компании."
Ответ справочной службы русского языка
Постановка запятых не требуется.
| Вопрос № 300539 | ||
Добрый день! У меня немного необычный лингвистический вопрос, возникший при написании статей. Возможно, вы сможете что-то подсказать. Если девушка, например, Ольга Ивановна Годунова, использует псевдоним, например, Саурон или Гэндальф - мужское имя, то каким образом в статье должно склоняться имя? «Саурон сделала» или «Саурон сделал»? Не в рамках описания роли на сцене театра, а просто как избранный псевдоним в повседневной жизни, но в том же сообществе, то есть через строку идет упоминание женского имени. Например: «Саурон сделал(а) доклад». И: «Ольга Ивановна Годунова также утверждает в нем, ...» . Другой аналогичный вариант текста в статье, с непосредственным уточнением в скобках: «Саурон (Ольга Ивановна Годунова) сделал(а) доклад». И далее по тексту. Есть ли какие-то законы или правила, регулирующие склонение и семантическое согласование в таких случаях?
Ответ справочной службы русского языка
Правила об употреблении подобных псевдонимов нет, но можно попробовать опереться на прецедент. Псевдоним Жорж Санд устойчиво используется как женское имя. Например:
Отчего, например, так понравилась Жорж Санд? «А потому, ― отвечает Белинский, ― что для нее не существуют ни аристократы, ни плебеи; для нее существует только человек, и она находит человека во всех сословиях, во всех слоях общества, любит его, сострадает ему, гордится им и плачет за него…» [Е. А. Соловьев-Андреевич. Александр Герцен. Его жизнь и литературная деятельность (1897)]
Жорж Санд стала известной сразу по выходу первых романов ― «Индиана» и «Валентина». [А. Всеволжский. Мятежная Аврора (2004) // «Вокруг света», 2004.07.15]
Но один из пятидесяти экземпляр ов, отпечатанных в 1846 году, приобрела Е. Г. Бекетова, переводчица Вальтера Скотта, Диккенса, Теккерея, Жорж Санд, Гюго, Бальзака и многих других прекрасных писателей. [В. Баевский. Ассиар // «Знамя», 2005]
Однако интересно, что современник писательницы Н. Г. Чернышевский в стать е «Жизнь Жоржа Санда », комментируя публикацию ее мемуаров, склоняет новаторский для того времени псевдоним Джорж Санд как мужское имя, а согласует с ним слова как с женским именем. Ср.:
Едва ли какое-нибудь явление в изящной словесности последних двух или трех лет имело столь сильный успех, как мемуары Жоржа Санда. <...> Казалось, что Жорж Санд намерена дать им [ «Записок»] громадный размер... <...> Итак, вполне переводить «Записки» г-жи Жорж Санд невозможно. Тем не менее, автобиография заключает в себе очень много интересных фактов и прекрасных эпизодов. Иначе и быть не могло. Жизнь Жоржа Санда замечательна не только высоким психологическим развитием: она также богата драматическими [положениями]. Все это вместе сообщает ее «Запискам» высокую занимательность. Кроме того, Жорж Санд принимала сильное участие в исторических событиях, сближалась со многими замечательными людьми, и ее «Записки» прекрасно знакомят нас с некоторыми из них. <...>
Вероятно, в этой статье отражен начальный этап освоения мужского имени как женского псевдонима. Сейчас для нас более естественными кажутся сочетания жизнь Жорж Санд, мемуары Жорж Санд .
| Вопрос № 299906 | ||
Добрый день! Каким членом предложения является слово "экземпляр ": Экземпляр трудового договора мною получен. Благодарю.
Ответ справочной службы русского языка
Это подлежащее.
| Вопрос № 294620 | ||
Как правильно: экземпляр накладной, выписаннОЙ поставщиком или экземпляр накладной, выписаннЫЙ поставщиком
Ответ справочной службы русского языка
Верен первый вариант, поскольку поставщик выписывает накладную (в одном или нескольких экземпляр ах).
| Вопрос № 294482 | ||
Здравствуйте. Предложение: "Полезно иметь дополнительный экземпляр или копию, на которой (-ом, -ых) можно будет делать пометки". Какое окончание правильно будет поставить в местоимении "который". Каким правилом этот выбор регламентирован? Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Можно написать так: Полезно иметь дополнительный экземпляр (копию), на котором...
| Вопрос № 290373 | ||
"Перечень актов, оформленных по результатам контрольного мероприятия на 2 листах в 1 экземпляр е" Нужна ли запятая после слова мероприятия?
Ответ справочной службы русского языка
Постановка запятой зависит от смысла: перечень актов... на двух листах (запятая ставится); оформленных... на двух листах (запятая не ставится).
| Вопрос № 290365 | ||
Работниками ООО «Союз», в рамках служебного задания, был составлен справочник «Медицинские учреждения города». Данный справочник был издан большим тиражом и распространялся на территории гор. Новосибирска. Некоторое время спустя представители ООО «Союз» обнаружили в местах распространения своего справочника, другой справочник, издаваемый ООО «Момент». Содержание нового справочника было идентичным содержанию справочника «Медицинские учреждения города». ООО «Союз» обратилось в суд с иском об обязании ООО «Момент» прекратить нарушения исключительного права на произведение – Справочник «Медицинские учреждения города», изъять все распространяемые экземпляр ы справочника «Медицина города» из гражданского оборота. ООО «Момент» с иском не согласилось, мотивировав свои возражения тем, что справочник истца не является результатом творческой деятельности и, соответственно не может признаваться объектом интеллектуальной собственности; в обоих справочниках содержится общедоступная информация о наименованиях медицинских учреждений, видах оказываемой медицинской помощи, телефонах и адресах. Какие юридически значимые обстоятельства необходимо установить для правильного разрешения дела? Разрешите спор по существу.
Ответ справочной службы русского языка
"Справочная служба русского языка" не дает юридических консультаций. Вы обратились не по адресу.
| Вопрос № 289924 | ||
Каких только экземпляр ов НЕ встретишь на просторах инета! Или Каких только экземпляр ов НИ встретишь на просторах инета!
Ответ справочной службы русского языка
Верно: Каких только экземпляр ов не встретишь на просторах инета!
| Вопрос № 285142 | ||
Добрый день! Ситуация: контрагента в письме просят вернуть после подписания один экземпляр акта приема-передачи. Как верно построить фразу: Просьба один экземпляр приложенного акта приема-передачи, подписаннЫЙ с вашей стороны, направить по адресу... ИЛИ Просьба один экземпляр приложенного акта приема-передачи, подписаннОГО с вашей стороны, направить по адресу...
Ответ справочной службы русского языка
Контрагент подписывает оба экземпляр а по отдельности, поэтому верно: один экземпляр ... акта приема-передачи, подписанный с вашей стороны.
| Вопрос № 283839 | ||
Несколько - это сколько? Можно сказать, что 14-15 (штук, экземпляр ов) - это "несколько" (штук, экз.)? Спасибо
Ответ справочной службы русского языка
Несколько словари определяют как «некоторое, небольшое количество» (см., например, «Толковый словарь русского языка» С. И. Ожегова и Н. Ю. Шведовой). Точного указания («несколько – строго от... и до...») не существует, а «небольшое количество» – относительное понятие. Если речь идет, например, о 15 экземпляр ах книги из 10-тысячного тиража, слово несколько может быть использовано, а вот 15 экземпляр ов из 30 – это вряд ли несколько.
| Вопрос № 283749 | ||
Здравствуйте, уважаемые сотрудники Грамоты.ру! Вот ответ на вопрос 206981 («Как правильно в деловой переписке в конце документа группировать ссылку на приложения к документу: ПриложениЕ: перечисления приложений или ПриложениЯ: перечисление приложений?»): Ответ справочной службы русского языка Правильно: _приложения_. К сожалению, он противоречит ГОСТ Р 6.30-2003: «Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляр ов; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.». Пожалуйста, исправьте ответ, если он действительно содержит ошибку, или дайте ссылку на нормативный документ, если вы уверены в его правильности. Большое спасибо за вашу работу! С уважением, Мила
Ответ справочной службы русского языка
Спасибо за замечание! Ответ исправлен.
| Вопрос № 282697 | ||
Нужны ли тире в следующих предложениях? 1. Тираж марок - по 60 тысяч экземпляр ов; 2. Достать клеща - не проблема.
Ответ справочной службы русского языка
Тире в этих предложениях возможно.
| Вопрос № 280783 | ||
Количественные числительные - употребление со сказуемым.Верно ли, что в фразе:
"600 экземпляр ов книг находИтся на складе" нужно употреблять форму единственного числа, т.к. речь идет о неодушевленных предметах, или форма "находЯтся" является равноправной заменой?
Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Корректна форма ед. числа. Подробнее см. в «Письмовнике ». Обрaтите внимание: если речь идет о разных книгах, лучше написать: 600 книг , a если речь идет об одной книге, то: 600 экземпляр ов книги .
| Вопрос № 280179 | ||
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как более корректно написать: "в 2 экземпляр ах" или "в 2-х экземпляр ах". Спасибо
Ответ справочной службы русского языка
Правильно: в 2 экземпляр ах.
Небрежное оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» может многое рассказать о профессиональном уровне делопроизводителя. Порядок его оформления доступно и с наглядными примерами разъясняет консультант по делопроизводству И.В. Мурнина.
Существует два основных способа оформления приложения.
«Какое это имеет значение? Главное, чтобы было понятно, что там, в приложении, и сколько листов, чтобы можно было проверить все ли на месте» , - скажет или подумает человек, далекий от делопроизводства. А вот и нет.
Использование того или иного способа оформления приложения зависит совсем не от желания секретаря или исполнителя документа. Этот порядок отражает определенную делопроизводственную или управленческую процедуру, и неправильное оформление приложения может привести не только к утрате прилагаемых документов, но и некачественному исполнению поручения руководителя, либо неисполнению вообще. Небрежное или неправильное оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» может также многое рассказать о профессиональном уровне делопроизводителя и владении нормативной и методической базой. Порядок оформления этого реквизита четко, доступно и с наглядными примерами изложен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов» .
Направляем …
Первый из рассматриваемых способов оформления приложения касается переписки. Чаще всего, приложение встречается в сопроводительных письмах. Можно сказать, что это обязательный реквизит сопроводительного письма, хотя соответствующие документы могут прилагаться и к другим видам писем. Например, пригласительные билеты к письму-приглашению на какое-либо мероприятие, образцы полиграфической продукции к гарантийному письму по поводу оплаты за изготовление этой продукции и т.д.
Реквизит «Отметка о наличии приложения » располагается ниже текста, непосредственно перед подписью уполномоченного должностного лица. Оформляется от границы левого поля, с заглавной буквы и в единственном числе, Вне зависимости от количества приложений пишут слово «Приложение» , далее ставят двоеточие и начинают описывать приложение в соответствии с правилами русского языка. Как известно, двоеточие требует строчной буквы, а точка в процессе нумерации - заглавной. Далее начинаются нюансы. Если приложение поименовано в тексте, например, «Направляем копию инструкции по делопроизводству ЗАО «Корпоратив консалтинг» , то в приложении просто указывают количество листов (л.) и экземпляров (экз.) этой самой инструкции:
Приложение: на 6 л. в 1 экз.
Для документов, имеющих гриф «Для служебного пользования» (ДСП) указываются также гриф и номера экземпляров, поскольку при оформлении таких документов их экземпляры нумеруются. Если документ не называется в тексте письма вообще либо группа документов обозначена общими понятиями: «пакет документов», «материалы» , то в приложении перечисляется название, количество листов и экземпляров по каждому документу отдельно. При этом приложения ну:меруются и печатаются «висячей строкой», «не залезая», под определение реквизита «Приложение» .
Иногда количество приложений так велико, что текст письма составляет две строки, а перечисление приложений занимает два и более листа. Листы при этом нумеруются, как обычно. Если листы приложения сброшюрованы, то их количество не указывают, в приложении так и пишут: 1 брошюра - 1 бр.:
Приложение: методические указания по курсу «Делопроизводство», 1 бр.
Приложение к документу, может в свою очередь тоже иметь приложение, и при отправке нет никакого смысла указывать количество листов основного высылаемого документа и его приложения по отдельности. Слишком велик риск запутаться и чего-то не досчитаться, поэтому делают ссылку на имеющееся у высылаемого документа приложение, и указывают общее количество листов с пометкой «всего». Указывая название документа, следите за согласованием, приложение «к проекту» – значит, «к нему», а если инструкция утверждена и указывается не как проект, а как документ, «инструкция», то – «к ней»:
В письме допускается указание четырех адресов подряд, но при этом не всегда приложение направляется во все указанные адреса, бывает - только в один-два. Ссылка на это обязательно дается в приложении и при получении такого письма следует быть особенно внимательными и проверять, было ли изначально направлено приложение конкретному получателю или письмо направлено вам только для сведения. И приложения изначально не предусмотрено.
Приложение: на 7 л. в 3 экз., только в первый и третий адрес.
Это не часто встречающийся случай, но при неправильной оценке ситуации потребуется много времени и сил. Требовать у отправителя повторной отправки приложения – также не стоит, это говорит не в вашу пользу, а совсем наоборот: дискредитирует ваш профессиональный уровень.
В соответствии с приложением № 00
Приложения имеют не только письма. Распорядительные документы: приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения и др. , могут содержать таблицы, схемы, графики, образцы заполнения различных форм документов. Чтобы не перегружать текст основного документа дополнительной информацией такое «сопровождение» выносится в отдельное приложение. Текст основного документа, как правило, содержит ссылки на имеющееся приложение. Например, «Для оформления приказов руководителя по основной деятельности используется бланк приказа (Приложение № 5)» или «Бланк организации оформляется в соответствии с приложением №1» . Приложения могут иметь и буквенное обозначение, например «Приложение Б» .
Стоит обратить внимание на то, что при утверждении организационных документов путем издания распорядительного документа, утверждаемый документ является приложением к утверждающему. В этом случае на утверждаемом документе (правилах, инструкциях, отчетах и т.п.) ставится гриф утверждения документа со ссылкой на реквизиты утверждающего документа, а выше этого грифа указывается, что документ является приложением (смотрите пример ниже). Как правило, утверждающий документ имеет несет дополнительную информацию по внедрению утверждаемого документа. Например, ознакомить всех сотрудников с новым Положением о структурном подразделении. В то же время утверждаемые распорядительными документами документы организационные имеют свою отдельную и весьма насыщенную делопроизводственную жизнь.
Например, штатное расписание организации утверждается приказом директора и, по сути, является приложением к этому приказу. Но на практике приказ, как правило, откалывают от такого приложения и работают со штатным расписанием, как с отдельным документом. Так же поступают с правилами и инструкциями, которые тоже достаточно часто утверждаются не подписью руководителя, а изданием приказа, поскольку их внедрение требует пояснений и дополнений. И здесь хотелось бы обратить внимание специалистов, что работать с подлинниками таких документов не стоит, Сделайте копию и работайте, себе на здоровье. Иначе, за короткий период такой весьма важный документ превращается в упаковочную бумагу (на бумагоносителе) или, хуже того, может быть просто утрачен (как в электронном виде, так и на бумагоносителе).
Оформления приложения, при ссылках на него в тексте основного документа или утверждении, выглядит так. На первом листе приложения в правом верхнем углу пишут «Приложение №» и через межстрочный интервал указывают наименование, дату и номер документа к которому относится приложение. Возможно написание слова «Приложение» заглавными буквами. Допускается центрирование отдельных частей этого реквизита относительно самой длинной строки. Составные части приложения ограничиваются правым полем, они не должны быть слишком длинными и при построчном делении следует соблюдать некоторую логику. В приведенном ниже примере стоит пожертвовать «красотой» оформления и не делить должность «генеральный директор» по строчкам.
или
Порядок оформления текстового приложения соответствует оформлению основного документа. Размеры полей, вид и размер шрифта должны быть одинаковыми. При оформлении приложений следует внимательно проверять ссылки на них в тексте «основного» или утверждающего документа, а при отправке комплектность: строгое соответствие листов и экземпляров, указанных в письме.
И.В. Мурнина
консультант по вопросам
делопроизводства, ведущий семинаров
