Какие потоки документов есть в организации
Кто в организации участвует в направлении документопотоков
Как можно оптимизировать документопоток
3 потока документов
Прежде чем навести порядок в системе делопроизводства организации, нужно найти и описать основу основ - документопотоки. Традиционно в организации выделяют три потока документов:
- входящие;
- исходящие;
- внутренние.
Ничего больше изобретать не нужно. Эти три потока в том или ином объеме присутствуют в любой организации.
Входящие документы. Это документы, поступающие извне: от контрагентов, контролирующих органов, органов местного самоуправления, клиентов, общественных организаций и т.п. Главная особенность входящих документов в том, что созданы они в другой организации.
Основной вид входящего документа - письмо. Иногда в организацию поступают и другие виды документов.
С точки зрения классического делопроизводства это неверно: если в другую организацию направляется документ или пакет документов, нужно написать сопроводительное письмо, а то, что планируется направить, оформить как приложение к нему. Но, оказывается, не все секретари знакомы с правилами классического делопроизводства, поэтому могут направить протокол для ознакомления или приказ в подведомственную организацию, просто вложив его в конверт и надписав на нем адрес.
Движение входящих документов включает, как правило, следующие этапы:
- прием и первичное рассмотрение;
- регистрация;
- передача на рассмотрение;
- вынесение резолюции;
- исполнение.
Исходящие документы - это документы, направляемые из вашей организации в любую другую.
Движение исходящих документов включает, как правило, следующие этапы:
- подготовка проекта документа;
- подписание;
- регистрация;
- отправка.
Внутренние документы. Внутренние документы создаются в организации и в ней же проводят весь свой жизненный цикл. Несмотря на многообразие видов внут-ренних документов, схема их движения одинакова для всех: сначала они проходят путь исходящего документа, затем, на этапе исполнения, - входящего.
Движение внутренних документов включает, как правило, следующие этапы:
- подготовка проекта документа;
- согласование проекта документа и доработка по замечаниям (при их наличии);
- подписание;
- регистрация;
- вынесение резолюции (для некоторых видов документов);
- исполнение.
Основные действующие лица, участвующие в направлении потоков документов
Конечно, потоки документов циркулируют по организации не сами по себе. Их направляют работники, у каждого из которых своя роль в делопроизводстве и документопотоке.
Согласующие лица. Должностные лица, которые просматривают проект документа на предмет возможных ошибок в рамках своей компетенции.
Руководитель. Должностное лицо, обладающее полномочиями для подписания документов. Обычно это кто-то из топ-менеджеров компании: генеральный директор (может подписывать абсолютное большинство документов) или должностное лицо, которому по доверенности передается право подписи определенных их видов.
Регистратор. Секретарь или работник канцелярии, который вносит входящий или подписанный руководителем документ в информационную базу данных, направляет его на исполнение согласно резолюции и, при необходимости, осуществляет контроль исполнения.
Исполнитель. Работник, назначенный руководством для выполнения задания по документу. Исполнитель, выполняя задачу, часто становится автором нового документа.
Только в частных случаях указанные функции могут пересекаться, например, если руководитель лично работает над документом, являясь одновременно и автором, и подписантом, либо секретарь выступает в роли регистратора и автора (или исполнителя). В стандартной ситуации приема, подготовки или исполнения документа один работник выполняет одну функцию.
Описание потоков документов
Описание потоков документов - внутренняя работа отдела делопроизводства, которая нужна для анализа и вряд ли выйдет за пределы отдела. Это всего лишь один из этапов оптимизации системы делопроизводства в целом, который заключается в том, чтобы тем или иным методом показать, кто из работников на каком этапе выполняет тот или иной процесс.
Пока документопоток не будет описан, выявить проблемы на его маршруте и устранить их не получится.
Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале
В этом разделе будут кратко рассмотрены основные этапы движения документов входящего, исходящего и внутреннего документопотоков.
Входящие документы
Первичную обработку входящих документов в крупных организациях обычно проводят в экспедиции, в небольших фирмах - секретарь.
При приеме корреспонденции проверяют целостность упаковки и правильность адресования, затем при вскрытии упаковки - наличие всех указанных в документе вложений.
На поступившие документы проставляют отметку о поступлении, на которой указаны наименование организации, дата поступления и порядковый учетный номер.
Первичная обработка заканчивается сортировкой документов на регистрируемые и нерегистрируемые (см. п. 6.3).
Обычно в канцелярию передают документы, адресованные руководству или в организацию без указания должностного лица. Документы, адресованные структурным подразделениям и отдельным должностным лицам, а также не регистрируемые в канцелярии, передают по назначению.
Предварительно документы рассматривают в канцелярии для определения, какие документы должны быть переданы руководству, а какие могут быть сразу отданы на исполнение непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Таким образом руководителей освобождают от излишнего потока второстепенной информации, а маршруты движения документов оптимизируют.
Эту работу поручают специалистам службы ДОУ, секретарю или помощнику руководителя, которые хорошо знают распределение обязанностей между должностными лицами организации и обладают доверием со стороны руководства организации.
После рассмотрения руководителем документы в соответствии с его резолюцией передают на исполнение или ознакомление. Формы исполнения могут быть различными: подготовка ответа на входящий документ или внутреннего распорядительного документа, проведение переговоров, организация мероприятий и т.д.
После исполнения документа на нем ставят отметку об исполнении документа, содержащую краткую информацию о произведенных действиях, и документ передают на хранение в делопроизводстве.
Исходящие документы
Работа с исходящими документами, как инициативными, так и ответными, включает этапы:
- подготовка проекта документа;
- оформление и согласование (визирование) проекта;
- подписание проекта;
- регистрация документа;
- отправка из организации.
Для подготовки проекта документа собирают информацию по теме документа, изучают нормы и положения соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализируют ранее изданные документы организации.
Проект документа согласуется с руководителями структурных подразделений и специалистами (внутреннее согласование). Согласование может быть и внешним (проект документа направляют соответствующим организациям или должностным лицам этих организаций).
При параллельном согласовании размноженный проект документа может быть одновременно роздан участвующим в его подготовке организациям и лицам. Однако иногда требуется последовательное согласование (в соответствии с функциями сторонних организаций и структурных подразделений самой организации).
Затем документ (вместе с приложениями к нему) передают руководителю организации, обладающему правом подписи этой группы документов. Для сокращения маршрутов движения целесообразно там, где это возможно, делегировать право подписи документов нижестоящим руководителям (заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений).
После подписания исходящий документ передают в службу ДОУ или секретарю для регистрации, затем - на отправку. Если документ ответный, то его копию подшивают вместе с поступившим документом, а на документе и в регистрационной форме проставляют отметки об исполнении.
Перед отправкой проверяют правильность оформления документа (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров числу адресатов, правильность адресования.
На отправляемую корреспонденцию составляют почтовые реестры. Документы обрабатывают и отправляют в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня после подписания.
Работу с внутренними документами на этапах подготовки и оформления организуют так же, как и с исходящей документацией. На этапе исполнения маршруты движения внутренних документов совпадают с входящим документопотоком.
Превратить бардак с документами в порядок несложно – мы научим вас этому в статье. Подскажем, как находить, описывать, упрощать и унифицировать основные маршруты документов. Вы узнаете, в каком локальном нормативном акте закрепить все маршруты, чтобы они работали. Без этих знаний, которыми владеет далеко не каждый специалист, нельзя выстроить документооборот организации. Шеф будет гордиться таким умным помощником.
Обратите внимание!
Грамотно выстроенный маршрут – тот, в котором документы не проходят лишних остановок, не петляют по дорогам и вовремя приходят на конечные станции
Главное в статье Скрыть Как отличить потоки документов от маршрутов
Документопотоки и маршруты документов тесно связаны. Важно понимать разницу между документопотоком и маршрутом документа, чтобы выделять маршруты внутри потоков.
Какие документопотоки курсируют в организации. В организации существует три потока документов: входящие, исходящие и внутренние. Входящие – все документы, которые поступают в организацию. Исходящие – те, которые отправляют из организации. Внутренние – те, которые создают, а затем исполняют в организации, и они не выходят за ее пределы. Перетекать один в другой потоки не могут: исходящий документ не превратится во внутренний, а внутренний – во входящий. Все три потока есть в любой организации, независимо от ее размера, формы собственности и сферы деятельности.
Обратите внимание!
Распространенная ошибка секретарей – регистрировать заявления работников как входящие документы. Это неверно: источник входящего потока – другие организации, государственные органы или физические лица. Документы, которые создают работники организации, всегда внутренние, и неважно, относятся они к производственным или личным вопросам
Что происходит с документами внутри потоков. Рассмотрим основные операции каждого потока на схемах 1–3 ниже. На схеме 3 хорошо видно, что операции внутреннего потока складываются из операций исходящего – на этапе подготовки внутреннего документа и входящего потоков – на этапе исполнения. Еще одна особенность потока внутренних документов в том, что список операций можно сократить в зависимости от вида документа.
Схема 1. Операции над входящими документами
Схема 2. Операции над исходящими документами
Схема 3. Операции над внутренними документами
Пример. Служебная записка, которую направляет одно структурное подразделение в другое, пройдет все этапы от подготовки проекта до исполнения. А приказ «пропустит» ровно половину: после регистрации его сразу отправят на исполнение. У входящего и исходящего потоков таких особенностей нет, документы в них последовательно проходят все этапы.
Что такое маршруты документов. Маршрут – путь документа внутри потока. В одном потоке может действовать множество маршрутов. Потока всегда три, а вот маршрутов внутри них могут быть десятки, и у всех организаций они разные. На схеме 4 ниже мы привели три маршрута внутри потока входящих документов.
Схема 4. Пример маршрутов документов внутри потока
Операции, которые выполняют над документами внутри потока, сохраняются на каждом маршруте. Так, все входящие, независимо от того, заявка это от физлица или письмо от министерства, проходят одни и те же операции.
Кто такие участники документооборота
Участники документооборота и остановки на маршрутах документов – сотрудники компании, которые выполняют ту или иную операцию. Рассмотрим их роли и процессы.
Таблица 1. Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют
| Роли | Процессы |
|---|---|
| Исполнитель-автор документа | Создает проект документа, организует его отправку и помещение в дело |
| Регистратор | Принимает документ, проводит первичное рассмотрение, регистрирует. Чаще всего эту роль исполняет секретарь |
| Согласующее лицо | Должностное лицо, которое рассматривает проект документа в рамках своей компетенции на предмет возможных ошибок, соответствия нормам и правилам и т. д. |
| Руководитель | Всегда должностное лицо, которое имеет полномочия для рассмотрения документов, вынесения резолюции и назначения исполнителей, подписания документов |
| Исполнитель задания | Выполняет задачу, поставленную по документу |
Чем больше участников, тем больше у документа остановок, а значит тем длиннее его маршрут. Роли участников документооборота меняются на разных маршрутах. Один и тот же сотрудник может быть одновременно исполнителем и руководителем. Например, директор по правовым вопросам может быть на разных маршрутах: исполнителем-автором, согласующим лицом, руководителем, который рассматривает документы, руководителем, который подписывает документы, и исполнителем задания.
Документы организации делят на: организационные или правовые – инструкции, положения, правила, регламенты, стандарты; распорядительные – приказы, распоряжения; информационно-справочные – акты и протоколы, докладные и служебные записки и др.
Поэтому к каждому маршруту документа нужно подходить индивидуально и описывать его не только по ролям участников, но и по конкретным должностям. Приведем примеры остановок на маршрутах документов входящего потока из (таблицы 2–4 ниже). В таблице 2 вы видите маршрут заявки физического лица. На этом маршруте одну и ту же роль регистратора исполняют два работника – секретарь и сотрудник отдела обслуживания клиентов. Они получают номера 1 и 2, в соответствии со своей очередью на маршруте документа. Из таблиц 2–4 видно, что, несмотря на то что все три документа относятся к потоку входящих писем, в организации они проходят разные маршруты, а одни и те же роли исполняют на этих маршрутах разные работники.
Таблица 2. Маршрут заявки физического лица на получение услуг компании
| Потоковая операция | Остановка на маршруте | |
|---|---|---|
| Прием | Регистратор-1 | Секретарь |
| Первичное рассмотрение | Регистратор-2 | |
| Регистрация | Регистратор-2 | Специалист отдела обслуживания клиентов – физических лиц |
| Руководитель | Начальник управления продаж | |
| Исполнитель задания | Технический отдел |
Таблица 3. Маршрут письма от организации о заключении договора на оказание услуг
| Потоковая операция | Участник процесса документооборота | Остановка на маршруте |
|---|---|---|
| Прием | Регистратор | Секретарь |
| Первичное рассмотрение | Регистратор | Секретарь |
| Регистрация | Регистратор | Секретарь |
| Рассмотрение и вынесение резолюции | Руководитель | Начальник управления продаж |
| Исполнение и направление в дело | Исполнитель задания | Специалист управления продаж |
Таблица 4. Маршрут письма от контролирующего государственного органа
| Потоковая операция | Участник процесса документооборота | Остановка на маршруте |
|---|---|---|
| Прием | Регистратор | Секретарь |
| Первичное рассмотрение | Регистратор | Секретарь |
| Регистрация | Регистратор | Секретарь |
| Рассмотрение и вынесение резолюции | Руководитель | Генеральный директор |
| Исполнение и направление в дело | Исполнитель задания | Заместитель генерального директора |
Главное в статье Скрыть Что нужно знать, чтобы самим строить маршруты документов
Чтобы строить маршруты, важно знать: для входящего и исходящего потоков – как распределяются обязанности и полномочия в организации и какая тематика у документов; для внутреннего потока – виды внутренних документов.
Как строить маршруты для исходящего и входящего документопотоков. Узнайте, кто в организации и какие виды входящих документов имеет право рассматривать, а какие виды исходящих – согласовывать и подписывать. Получить эту информацию легко. Во-первых, все это есть в доверенностях или в приказах о предоставлении полномочий. Во-вторых, если у должностного лица есть секретарь, то все можно узнать от него. В-третьих, изучите входящие документы, которые рассматривал сотрудник, и исходящие, которые он подписывал, и выделите их темы.
Таблица 5. Участники процессов делопроизводства для исходящих писем
| Тема писем | Исполнитель-автор | Согласующие лица | Подписант |
|---|---|---|---|
| Переписка с государственными органами, администрациями районов области | Генеральный директор | ||
| Документы судебной переписки | Специалист юридического отдела | Начальник юридического отдела | Директор по правовым вопросам |
| Предложения о сотрудничестве | Специалист коммерческого отдела | – | Директор по продажам |
| Заявки на ремонт оборудования | Начальник производства | Главный механик. Технический директор. Главный специалист службы безопасности | Генеральный директор |
| Переписка по профильной деятельности | Специалист структурного подразделения | Топ-менеджер по направлению деятельности | |
| Переписка с АО «Природные ресурсы» | Специалист структурного подразделения | Начальник структурного подразделения. Топ-менеджер по направлению деятельности | Генеральный директор |
Таблица 6. Маршрут исходящих писем с государственными органами, администрациями районов и АО «Природные ресурсы»
| Потоковая операция | Участник процесса документооборота | Остановка на маршруте |
|---|---|---|
| Подготовка проекта | Исполнитель-автор | Специалист структурного подразделения |
| Согласование | Согласующее лицо | Начальник структурного подразделения. Топ-менеджер по направлению деятельности |
| Подписание | Руководитель | Генеральный директор |
| Регистрация | Регистратор | Секретарь |
| Отправка | Регистратор | Секретарь |
| Направление в дело | Регистратор | Секретарь |
Как строить маршруты для внутреннего документопотока. Маршруты внутреннего потока ищем среди разных видов документов. Возьмем для примера два вида внутренних документов, с которыми вы имеете дело чаще всего: служебную записку и приказ по основной деятельности.
Приведем примеры остановок на маршрутах документов внутреннего потока и соотнесем их с участниками документооборота (таблицы 7 и 8 ниже). Из-за того что служебная записка первую половину своего маршрута «живет» как исходящий документ, а вторую – как входящий, роли участников процессов документооборота необходимо нумеровать. Регистратор-1 и Руководитель-1 действуют при отправке, Регистратор-2 и Руководитель-2 – в момент получения записки. Маршрут приказа по основной деятельности – в таблице 8.
Таблица 7. Маршрут служебной записки
| Потоковая операция | Участник процесса документооборота | Остановка на маршруте | Примечание |
|---|---|---|---|
| Подготовка проекта | Исполнитель-автор | Специалист структурного подразделения | Исполняются операции потока исходящих документов |
| Согласование проекта | Согласующее лицо | – | |
| Подписание | Руководитель-1 | Начальник структурного подразделения | |
| Регистрация | Регистратор-1 | ||
| Отправка на исполнение | Исполнитель-автор | Специалист структурного подразделения | |
| Прием, первичное рассмотрение | Регистратор-2 | Секретарь начальника структурного подразделения | Исполняются операции потока входящих документов |
| Рассмотрение, вынесение резолюции | Руководитель-2 | Начальник структурного подразделения | |
| Исполнение поручения | Исполнитель задания | Специалист структурного подразделения |
Таблица 8. Маршрут приказа по основной деятельности
| Потоковая операция | Участник процесса документооборота | Остановка на маршруте |
|---|---|---|
| Подготовка проекта | Исполнитель-автор | Специалист структурного подразделения |
| Согласование проекта | Согласующее лицо | Начальник структурного подразделения |
| Подписание | Руководитель | Генеральный директор |
| Регистрация, отправка на исполнение | Регистратор | Специалист канцелярии |
| Исполнение и направление в дело | Исполнитель задания | Специалист структурного подразделения |
Каким способом описать маршрут документа
Описать маршрут можно тремя способами: текстовым, графическим и табличным. Разберем нюансы каждого из них.
Текстовое описание.
Такое описание не дает возможности увидеть всю картину маршрута. Нужно вчитываться в текст. Зато это самый простой способ описать маршрут документа. Пример описания – ниже.
Текстовое описание маршрута приказа по основной деятельности
Графическое описание. В графическом описании маршрута последовательно показана каждая операция (схема 5 ниже). Чтобы его создать, нужны специальные компьютерные программы. В стандартных офисных программах нарисовать блок-схему можно, но значительно медленнее и тяжелее. Если специальных программ нет, то лучше прибегнуть к табличному описанию маршрута документа.
Схема 5. Графическое описание маршрута входящего письма о направлении пакета первичных документов
Табличное описание. Такое описание тоже состоит из коротких фрагментов текста, но эти фрагменты расположены в графах таблицы, которые обозначают участника процесса. Визуально таблицу воспринимать легче, чем текст.
Главное в статье Скрыть Как проанализировать и оптимизировать маршрут документа
Анализ маршрута документа должен показать, что все остановки на этом маршруте оправданны и необходимы. Чтобы анализировать маршрут документа и понимать, какое звено в цепочке необходимо, а от какого можно безболезненно избавиться, вы должны хорошо представлять процессы, которым посвящен тот или иной документ. При малейшем сомнении обратитесь к участнику процесса – это всегда конкретный работник компании – и задайте ему вопросы.
Как проанализировать маршрут документа. Проанализируем маршрут заявки на ремонт оборудования из таблицы 9 ниже. Вас должно насторожить, во-первых, слишком большое количество согласующих лиц для этого документа: оправданно ли, например, участие в согласовании главного специалиста службы безопасности? Во-вторых, генеральный директор в качестве подписанта для заявки тоже вызывает вопросы.
Таблица 9. Описание маршрута заявки на ремонт оборудования
| Наименование этапа | Автор документа | Согласующие лица | Руководитель | Регистратор |
|---|---|---|---|---|
| Создание | Начальник производства.
| |||
| Согласование | Начальник
производства.
| Главный механик.
Согласует проект заявки. Технический директор. Согласует проект заявки. Главный специалист службы безопасности. Согласует проект заявки | ||
| Подписание | Генеральный директор.
|
|||
| Регистрация | Секретарь.
|
|||
| Отправка | Секретарь.
|
|||
| Помещение в дело | Секретарь.
Помещает в дело визовый (при отправке курьером или по почте) или основной (при отправке по электронной почте или факсу) экземпляр исходящего документа |
Пример. Предположим, главный механик согласует заявку на ремонт оборудования в знак того, что своими силами справиться с поломкой не удалось. Это нужная виза. Технический директор согласует заявку как непосредственный начальник главного механика по той причине, что документ подписывает генеральный директор, который должен видеть визы топ-менеджеров, а не руководителей среднего звена. А безопасник не смог объяснить свое участие в цепочке согласования и признался, что подписывает заявки, не читая.
Завершает процесс сбора информации беседа с генеральным директором: почему именно он подписывает заявки на ремонт оборудования? Скорее всего, так повелось еще с тех времен, когда компания была небольшой и шеф лично контролировал все процессы. Когда описывали полномочия технического директора, про заявки просто забыли.
Как оптимизировать маршрут. Вы не можете своим волевым решением отменить одну из остановок на маршруте документа или весь маршрут целиком. Но взять описание маршрута и показать его руководителю, который подписывает документ, чтобы обратить его внимание на лишние точки, вы можете.
Оптимизируем маршрут заявки на ремонт оборудования. Вот что можно с ним сделать: из списка согласующих лиц убрать главного специалиста службы безопасности и передать полномочия подписания заявки техническому директору. В примере (таблица 10 ниже) мы показали вариант оптимизированного маршрута движения заявки.
Таблица 10. Описание оптимизированного маршрута заявки на ремонт оборудования
| Наименование этапа | Автор документа | Согласующие лица | Руководитель | Регистратор |
|---|---|---|---|---|
| Создание | Начальник производства.
Создает заявку в инициативном порядке | |||
| Согласование | Начальник производства.
При наличии замечаний к проекту исходящего документа от согласующих лиц устраняет замечания и направляет проект на повторное согласование | Главный механик.
Согласует проект заявки | ||
| Подписание | Технический
директор.
При наличии всех необходимых виз согласования подписывает исходящий документ | |||
| Регистрация | Секретарь.
Регистрирует исходящий документ |
|||
| Отправка | Секретарь.
Организует отправку документа адресату |
|||
| Помещение в дело | Секретарь.
Помещает в дело визовый (при отправке нарочно или по почте) или основной (при отправке по электронной почте или факсу) экземпляр исходящего документа |
В каком локальном документе зафиксировать маршруты документов
Обратите внимание!
Установленной формы для табеля нет. Справочная литература предлагает разные варианты, но это всегда таблица с количеством граф от 5 до 20
Вы будете использовать маршруты всех документов организации для ежедневной работы, но у всех ваших действий по маршрутизации есть глобальная цель. Вы изучаете потоки документов, находите маршруты, описываете и оптимизируете их, чтобы унифицировать, то есть привести к единообразию и закрепить каждый маршрут в специально предназначенном для этого локальном нормативном акте (ЛНА). Унифицируют документы, чтобы сократить ресурсы на создание и оборот документа. ЛНА, в котором описывают маршруты документов, – Табель форм документов.
Табель форм документов – нормативный документ, в котором есть перечень форм документов, которые разрешается применять в организации, с характеристикой основных этапов их подготовки и прохождения.
Маршруты документов попадают в табель по функциональному признаку, то есть в соответствии с решаемыми организацией задачами. Так, функцию «Регулирование деятельности» реализует приказ по основной деятельности. Функцию «Осуществление внутренних письменных коммуникаций» – служебная записка. А в функции «Прием персонала» будет описан целый комплекс документов, начиная от заявления о приеме на работу и заканчивая личной карточкой.
Наша заявка на ремонт оборудования входит в функцию «Производство». Пример фрагмента из Табеля форм документов с описанием заявки на ремонт оборудования – в таблице 11 ниже. Таким образом, результатом работы над потоками и маршрутами документов организации станет локальный нормативный акт – Табель форм документов.
Таблица 11. Маршрут документа в Табеле форм документов
| Функция | Наименование документа | Носитель | Ответственный за подготовку документа | Периодичность подготовки |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Производство | Заявка на ремонт оборудования | Бумажный | Начальник производства | По мере необходимости |
| Согласование | Подпись/утверждение | Место регистрации | Адресат | Местонахождение до передачи в архив |
|---|---|---|---|---|
| 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Главный механик | Технический директор | Канцелярия
Звезда Неправильно Правильно! Какие основные операции совершают с внутренними документами? Подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, отправка и направление в дело Подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, отправка, прием, первичное рассмотрение, рассмотрение и вынесение резолюции и исполнение, и направление в дело Прием, первичное рассмотрение, регистрация, рассмотрение и вынесение резолюции, исполнение и направление в дело |
Инструкция по выполнению заданий:
Оформите маршрутную схему движения (оперограмму) и блок-схему исходящего письма, соблюдая правила и принципы документооборота.
Отчёт должен содержать: Маршрутную схему (оперограмму) и блок-схему движения исходящего письма.
Время на выполнение задания: 2 часа
Условия выполнения задания:
Исходные данные:
Технологические операции: Принятие управленческого решения о разработке документа. Передача задания на исполнение. Разработка исполнителем проекта документа. Контроль в процессе исполнения. Согласование содержания проекта документа со специалистами организации. Внесение исполнителем изменений в проект документа по представлению специалистов. Проверка правильности оформления документа. Визирование согласованного со специалистами документа.
Представление проекта документа и сопровождающих его материалов на рассмотрение руководителю. Внесение исполнителем изменений в проект документа по указанию руководителя. Подписание документа руководителем. Составление списка рассылки документа. Тиражирование документа. Регистрация исходящего документа в РКФ. Обработка отправляемой корреспонденции (сортировка, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и сдача в отделение связи). Оформление отметки об исполнении. Подшивка контрольного экземпляра документа в дело.
Исполнители: руководитель организации, секретарь руководителя, канцелярия, руководитель структурного подразделения, исполнитель, специалисты, экспедиция.
МАРШРУТНАЯ СХЕМА
Движения исходящего письма
| Технологическая операция (этапы работы с документами) | Исполнители | |||||
Основные сведения
Исходящие документы– это документы, разработанные внутри организации и отправленные за её пределы по различным каналам связи.
К ним относятся документы, адресованные:
Органам управления – доклады, отчёты об исполнении распоряжений, приказов;
органам законодательной, исполнительной и судебной власти – иски, кассации;
Партнёрам предприятия – проекты планов, договоров, протоколы согласования;
Общественным организациям – ответные письма на обращения, запросы;
Гражданам – ответные письма на заявление, жалобу, просьбу.
Работа с исходящими документами включает в себя следующие этапы:
1. Разработка исполнителем проекта документа по поручению руководителя.
2. Проверка правильности оформления документа специалистом службы ДОУ.
3. Согласование содержания проекта документа со специалистами организации.
4. Внесение исполнителем изменений в проект документа по представлению специалистов (если есть необходимость).
5. Визирование согласованного со специалистами документа.
6. Представление проекта документа и сопровождающих его материалов на рассмотрение руководителю.
7. Внесение исполнителем изменений в проект документа по указанию руководителя (если есть необходимость).
8. Подписание документа руководителем.
11. Тиражирование документа.
12. Регистрация в РКК или Журнале исходящих документов.
13. Окончательная проверка правильности оформления документа специалистом службы ДОУ: наличие подписи, даты, заголовка, правильности адресования, отметки об исполнителе, всех страниц документа и приложений.
13. Обработка отправляемой корреспонденции (ИД): сортировка, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и сдача в отделение связи.
14. Подшивка контрольного экземпляра документа в дело.
Документы должны быть обработаны и отправлены в день их подписания.
Отправка документов на небумажных носителях производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям к сохранности носителей и записанной на них информации.
Электронные документы отправляются с сопроводительным письмом.
Обработка исходящих факсограмм включает в себя следующие операции: проверка правильности их оформления, проверка наличия приложений, указанных в основном документе, регистрация документа, включение факсимильного аппарата, установление связи с адресатом, передача документа, отключение факсимильного аппарата.
ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАНЯТИЯ
ПО ТЕМЕ 2.3. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Вы можете воспользоваться следующими источниками:
1. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М., 1991. 75с.
2. ГОСТ Р 6.30. - 2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
3. ГОСТ Р ИСО 15489-11-2007. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования (утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-СТ).
4. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30- 2003): Учебное пособие / М.И. Басаков. 7-е изд., переработанное и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К 0 », 2010. – 348 с.
5. ИПС «ГАРАНТ"
6. Конспекты лекций по МДК 01.01. Документационное обеспечение управления.
7. Основные сведения, изложенные в методических указаниях.
Практические занятия № 1,2
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Инструкция по выполнению задания
Отчёт должен содержать: зарегистрированные в журналах входящий, исходящий и внутренний документ организации; перечень документов подлежащих и не подлежащих регистрации; документ с проставленными реквизитами регистрации: отметкой о поступлении документа в организацию и резолюцией; документ, зарегистрированный с использованием регистрационно-контрольной карточки.
Время на выполнение задания: 4 часа
Условия выполнения задания: Задания должны быть оформлены на ПК и распечатаны на принтере.
Задание 1: Оформите приложение к Инструкции по делопроизводству «Перечень нерегистрируемых документов организации» в соответствии с требованиями к оформлению приложений. (Приложение 1).
Задание 2: Рассортируйте документы на регистрируемые и не подлежащие регистрации:
а) приказ Министерства образования РК,
б) заявка на материально-техническое оборудование для учебной лаборатории, сообщение о заседании педагогического совета,
в) график дежурства работников в праздничные дни,
г) служебное письмо о сроках предоставления статистических отчетов,
д) акт приема-передачи,
е) приказ об увольнении преподавателя,
ж) докладная записка о нарушении работником правил внутреннего трудового распорядка,
з) учебный план и программа для подготовки по специальности «Документационное обеспечение управления и архивное дело»,
и) приказ директора о проведение аттестации по теоретическому обучению,
к) командировочное удостоверение,
л) телефонограмма,
м) факсимильное сообщение (факсограмма),
н) нормы расходов материалов.
Задание 3: Оформите регистрационный номер отправляемого письма, если;
3.1. Письмо подготовлено структурным подразделением, имеющим согласно штатному расписанию, код 02;
3.2. Письмо будет подшито в дело «Переписка по организационным вопросам», имеющее номер по номенклатуре дел 41.
3.3. Письмо имеет порядковый номер 143 в своем массиве.
Задание 4: Оформите регистрационную карточку (Приложение 2) в соответствии с
Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно - контрольных форм (РКФ)
(Приложение 3)
Исходные данные:
На имя директора «СКСиС» 10.12.2013 поступило письмо от 01.12.2013 №2054-02/ из Министерства образования РК, в котором заключалась просьба о предоставлении в адрес Минобразования РК информации об обеспеченности студентов колледжа местами в общежитии.
Директор «СКСиС» поставил резолюцию о подготовке справки (номер дела «Справки по основной деятельности СКСиС» согласно номенклатуре дел- 30) по данному письму заведующему общежитием «СКСиС» (код структурного подразделения - 12) до 05.12.2013. Справка была подготовлена и отправлена электронным письмом 04.12.2013. Письмо Минобразования РК направлено на хранение в дело 02-36.
Задание 5: Провести предварительное рассмотрение документов и зарегистрировать входящий документ, используя журнальную форму регистрации (Приложение 4).
Задание 6: Зарегистрировать исходящий документ, используя журнальную форму регистрации (Приложение 5).
Задание 7: Подготовить документ для рассмотрения руководителю по существу содержащихся вопросов, оформить результаты рассмотрения (составить и оформить резолюцию) и внести данные сведения в журнал регистрации (Приложение 6)
Основные сведения
Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, представления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационная поисковая система (ИПС) должна включать информацию обо всех документах, которыми располагает организация.
Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.
Главное назначение регистрации - придание юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.
На базе регистрационных данных традиционно строится учет документов, поиск и контроль исполнения.
Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и исполнения, учета и использования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчетные, учебные, бухгалтерские и т.д. Регистрируются документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, поступающие от вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц.
На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень Не подлежат регистрации первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейскуранты (прайс-листы), нормы расхода материалов, малозначительная переписка по административно-хозяйственным, кадровым и другим вопросам, программы, повестки дня, извещения, заявки, заявления о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска, а также документы, поступающие в копиях для сведения, и некоторые другие.
Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии. Перечень утверждает руководитель организации. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству, но может разрабатывать как самостоятельный документ.
Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения.
Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. Вместе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номер дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа №72/1-5 включает:
72 - порядковый номер документа по журналу регистрации;
1-5 - номер дела по номенклатуре.
В некоторых организациях для регистрации документов применяется иная последовательность расположения и написания составных частей номера, например: 1 - 5/72 или 1-5-72.
Номер документа может также содержать по усмотрению организации условное обозначение (код) должностного лица, вопросов деятельности, вида документа и т.д. Например, № 72-БМ включает
72 - порядковый номер документа;
Индексы предложений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа, например, И-211, М-561.
К индексам приказов по личному составу допускается добавление букв «л/с» или «к».
Ввод сведений о документе в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экранные формы, регистрационные журналы.
Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрируемые формы могут наноситься цветные маркировальные полосы по верхнему краю или по диагонали; ручные и механизированные формы могут изготавливаться на бумаге различных цветов и тонов.
Введение регистрационных журналов целесообразно для документов, в состав индекса которых входит только порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т.д.) или в случаях минимального объема документооборота. Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью ПЭВМ.
Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма РКК (Приложение1) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148 *210) или А6 (105*148).
Все графы лицевой карточки по содержанию соответствуют содержанию реквизитов документов. На оборотной стороне регистрационной карточки в графе «Контрольные отметки» фиксируют отметки о контроле, которые должны содержать дату проверки и конкретную причину задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение (передачу) документов.
На карточках регистрации входящих и внутренних документов в данной графе указывают должность и фамилию сотрудника, подготовившего документ, и лиц, завизировавших его.
Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве, куда регистрационные карточки сдаются с документами по истечении срока их хранения в
текущей работе.
Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 экземпляра. Один помещается в сроковую картотеку, другой - в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом.
Ручная карточная система регистрации быстро заменяется сегодня регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе
Приложение 1
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,
НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ
Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
Графики, наряды, заявки.
Учебные планы, программы.
Сводки и информация, присланные для сведения.
Прейскуранты, прайс-листы.
Технические условия.
Нормы и нормативы расходов материалов.
Поздравительные письма.
Пригласительные билеты.
Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).
Формы статистической отчетности.
Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой "лично".
Объяснительные записки.
Приложение 2
Форма регистрационной карточки
Лицевая сторона карточки
Оборотная сторона карточки
Приложение 3
П Р А В И Л А
ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ
РЕГИСТРАЦИОННО - КОНТРОЛЬНЫХ ФОРМ (РКФ)
| Реквизиты |
Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.
Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:
- 1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и
- 2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив) Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 2008. №3. С. 24-29.
По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:
1. документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Приведем схему распределения потока входящих документов.
Рисунок 1 - Схема распределения потока входящих документов
- 2. документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)
- 3. документопоток исходящих документов - информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.) представлена на рисунке 2.
Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).
Этапы обработки исходящих документов
- 1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.
- 2. Оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия.
- 3. После подписания руководителем документ регисрируется секретарем или в канцелярии.
- 4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.
- 5. Копийный экземпляр документа секретарь подшивается в дело Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2007. №2. С. 21-25..
Рисунок 2 - Схема потока исходящих документов
Таким образом, можно сделать вывод, документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом ее передачи во времени и пространстве.
Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.
Учетом личного состава предприятия занимается отдел кадров, а на предприятиях среднего и малого бизнеса специальный работник, назначенный руководителем предприятия, либо эти функции возлагаются на бухгалтера. Для учета личного состава используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 5.01.04г. № 1(11).
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма №Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма №Т-1а) применяются для оформления и учета, принимаемых на работу по трудовому договору. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию. В приказах указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы). Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений // Секретарское дело 2007. №2. С. 15-19..
Личная карточка (форма №Т-2) и личная карточка государственного служащего (форма №Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником. Личная карточка государственного служащего (форма №Т-2ГС (МС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.
Штатное расписание (форма №Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица.
Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма №Т-4) применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников. Заполняется на основании соответствующих документов, а также сведений, сообщенных о себе работником. На каждого научного работника ведется также личная карточка (форма №Т-2).
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма №Т-5а) используются для оформления и учета перевода работников на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма №Т-6а) применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором. Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР 2007 - 188 с..
График отпусков (форма №Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника. График отпусков подписывается руководителем кадровой службы, согласовывается с выборным профсоюзным органом и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. При переносе отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма №Т-8) и приказ (распоряжение) трудового договора с работниками (увольнении) (форма №Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работников. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работникам под расписку. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работников в командировки. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цели, время и место командировок. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
Командировочное удостоверение (форма №Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР 2007 - 188 с..
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. №Т-12) и табель учета рабочего времени (ф. №Т-13) применяют для осуществления табельного учета, контроля трудовой дисциплины и составления статистической отчетности по труду. Форма №Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а форма №Т-13-только для учета использования рабочего времени.
Форма №Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с помощью средств вычислительной техники. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных. Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и часов сверхурочной работы. Табели составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения и кадровой службы и передаются в бухгалтерию. Для упрощения табельного учета можно ограничиться лишь регистрацией в нем отклонений от нормальной продолжительности рабочего дня. Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов-справок о вызове в военкомат, суд, листов о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам; время простоев устанавливают по листкам о простое, а часы сверхурочной работы - по спискам мастеров. Учет выработки в организациях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки применяют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и др.). Учет выработки, а вместе с тем и выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: характера производства, особенностей технологии производства, организации и оплаты труда, системы контроля и качества продукции, обеспеченности производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами. Оформленные первичные документы по учету отработанного времени передаются бухгалтеру Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2009. №1. С. 21-25..
