Оформление трудовой книжки

Инструкция по заполнению трудовых книжек нужна даже самому опытному кадровику. Особенно сложным вопросом является внесение изменений и исправления в трудовой. В статье разберем все правила, действующие в 2017 году, с примерами и образцами.

Правила заполнения трудовой книжки 2017

Форма бланка трудовой, ее оформление и ведение утверждены законодательством. Все правила указаны в Постановлении №225 от 16.04.2003 года. А также используется Постановление Министерства труда №69. Срок на внесение сведений в трудовую составляет 1 неделю с момента издания приказа, но при расторжении договора такая отметка делается в последний рабочий день.

Другим же вариантом может служить выдача дубликата трудовой. Но в этом случае весь стаж должен быть подтвержден соответствующими справками от предыдущих работодателей.

Будьте особенно внимательны, работая с трудовыми. Изучите перечень типовых ошибок кадровиков:

сокращения;
месяц вносится словами;
пропуски, не заполненные строки на титульном листе;
нет подписи ответственных лиц либо печати;
записи о найме или увольнении сделаны в раздел поощрений;
на записи об увольнении не правильная печать (обязательно гербовая).

Заполнение трудовых книжек в 2017 году надо вести по новым правилам. Рассмотрим новый порядок и приведем образцы заполнения трудовой книжки при приеме и увольнении сотрудника.

Трудовые книжки работодатели должны вести на каждого сотрудника, который проработал по трудовому договору более 5 дней, и эта работа является для него основной. Исключение составляют только работодатели - физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями. Они не вправе вести трудовые книжки на своих работников. Обсудим далее заполнение трудовых книжек в 2017 году. Образцы, новые правила внесения записей в трудовые книжки приведем ниже.

Заполнение трудовых книжек в 2017 году надо вести по новым правилам. Они утверждены приказом Минтруда России от 31.10.2016 № 588н.

Теперь в трудовой книжке нужно ставить печать, только если она есть у организации. Напомним, что печать организации требуется на титульном листе трудовой книжки, на внутренней обложке при внесении записей об изменении фамилии, а также после записей об увольнении.

Так вот, с 27 ноября 2016 года печать ставится в трудовых книжках только при наличии. Если же в вашей фирме нет печати, записи заверяйте подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Образец проставления печати в трудовой книжке смотрите ниже.

Еще по этой теме:

Когда заполнить трудовую книжку сотрудника на испытательном сроке

Как заполнить титульный лист трудовой книжки

Если работодатель оформляет новую трудовую книжку на сотрудника, ему следует заполнить в ней титульный лист. Оформить книжку надо в течение недели со дня, как принят сотрудник на работу (п. 8 Правил ведения трудовых книжек).

Заполнение трудовых книжек в 2017 году должно вестись перьевой, гелевой или шариковой ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Сокращать слова в трудовой книжке нельзя (п. 11 Правил ведения трудовых книжек).

На титульном листе указываются следующие данные:

фамилия, имя и отчество работника;
дата рождения;
образование и профессия либо специальность.

ФИО и дату рождения следует указать на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

А образование, профессия и специальность вписывается согласно диплому или иному документу об образовании либо квалификации.

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки смотрите ниже. Поля, которые заполнил кадровик, выделены синим цветом.

Как внести запись в трудовой книжке о приме на работу в 2017 году

Запись в трудовой книжке о приеме на работу надо вносить на основании приказа директора о приеме сотрудника. Все записи следует делать без сокращений.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» надо указать полное и сокращенное название организации. Вместо записи можно поставить штамп, если на нем стоит полное и сокращенное наименование фирмы.

Порядковый номер ставится в графе 1, а дата приема на работу – в графе 2. В графе 3 нужно указать, что сотрудник принят в организацию с названием должности, профессии или квалификации. В графе 4 следует поставьте слово «Приказ» и реквизиты приказа о приеме на работу.

Заверять подписью и печатью запись о приеме не нужно. Образец записи о приеме на работу смотрите ниже.

Как внести запись об увольнении сотрудника

Записи в трудовой книжке при увольнении в 2017 году делаются на основании приказа руководителя об увольнении. В графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 – дата расторжения трудового договора.

В графе 3 будет основание и причина прекращения трудового договора. Обратите внимание, что запись должна соответствовать формулировкам из Трудового кодекса, причем без сокращений.

В графе 4 пишется слово «Приказ» и реквизиты приказа об увольнении также без сокращений.

Запись заверяется подписью руководителя организации или должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Также надо попросить работника расписаться под записью. Затем поставить печать организации, если она есть.

Образец записи об увольнении по собственному желанию смотрите ниже.

Записи в трудовой книжке. Актуальные правила и образец 2017 с заполнением

Трудовая книжка - официальный персональный документ, содержащий записи о трудоустройстве гражданина, является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Оформляется при первом поступлении на работу, хранится в отделе кадров организации-работодателя, содержит личные данные (фамилию, имя, отчество), дату и год рождения, образование, профессию и специальность; все изменения и любая информация о взаимоотношениях с работодателем регистрируются в трудовой книжке и заверяются подписью ответственного сотрудника отдела кадров. Записи об увольнении удостоверяются личной подписью гражданина. При увольнении или переходе на другое место работы трудовая книжка выдаётся гражданину на руки, а при оформлении трудовых отношений с новой организацией - передаётся в её отдел кадров.

каждая запись нумеруется сквозным типом;
вся вносимая информация должна быть на русском языке; если на территории РФ функционирует предприятие из другого государства, допускается дублирование текста на другом языке;
нельзя использовать сокращения;
дата имеет формат ДД.ММ.ГГГГ;
пишутся арабские цифры, перед одиночными проставляется «0»;
все вносимые сведения заверяются печатью организации;
разрешенные цвета шрифта: синий, фиолетовый, черный.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Получить ответ на этот вопрос поможет инструкция по заполнению трудовых книжек в 2017 г.

Титульный лист

Заполняется, если работник впервые устраивается официально.

Содержит:

ФИО - указывается полностью. Данные берутся с паспорта, водительских прав или военного билета. Использование инициалов недопустимо.
Дату рождения – прописывается с соблюдением рассмотренных выше правил.
Уровень образования – вносятся сведения из диплома или аттестата (высшее профессиональное, среднее общее и т. д.).
Профессию, специальность – указывается на основании документов об образовании.
Дату заполнения – проставляется текущее число. Месяц разрешается писать словами или цифрами.
Подпись владельца и кадровика (руководителя).
Печать - в трудовой книжке проставляется для заверения внесенных данных.

Пример:

Сведения о трудовой деятельности

Раздел, предназначенный для внесения информации о работе служащего. Здесь отмечается прием, перевод или увольнение.

Страница имеет четыре графы:

порядковый номер записи;
дата внесения изменений;
поле для записи – вписывается название компании (в том числе сокращенное), должность, наименование структурного подразделения;
номер и дату документа, повлиявшего на принятие решения.

Документом-основанием для внесения записи является приказ, заверенный печатью компании и подписью работодателя.

Пример:

Достижения и награды

Раздел, предназначенный для отметки о поощрениях, присвоении новых званий, получении грамот или нагрудных знаков и т.д.

Все они предусмотрены ТК РФ или коллективным договором, но предоставляются непостоянно.

Как заполнить эту страницу:

в первых двух колонках ставится порядковый номер и дата;
в столбце №3 указывается название компании, должность и вид награждения;
в последнем столбце - дата и номер приказа, на основании которого поощряется сотрудник.

Пример:

Дисциплинарные взыскания не пишутся. Исключение – расторжение трудового договора.

Восстановление в должности

Бывают ситуации, когда сотрудник был уволен незаконно и обратился в суд.

При удовлетворении иска работодателя могут принудить вернуть служащего в компанию.

В такой ситуации кадровый специалист должен аннулировать сведения о расторжении трудового договора.

Образец записи:

Увольнение

При увольнении запись в ТК должна вноситься своевременно и совпадать с числом, отмеченным в приказе.

В противном случае, у организации могут возникнуть конфликты с контролирующими инстанциями. Это грозит выплатой административного штрафа и материальной компенсации сотруднику.

Для предотвращения негативных последствий необходимо в день увольнения внести следующие записи:

№2 – дата расторжения договора (последний рабочий день - день увольнения);
№3 – сведения о происходящем событии: причины и ссылки на статьи законодательства;
№4 – реквизиты документа, на основании которых происходит увольнение.

В трудовой книжке ставится печать, подпись кадровика (руководителя) и бывшего работника.

Образец за 2017-2018 г. представлен на рисунке:

Смерть сотрудника

В случае увольнения из-за смерти работника законодательство требует вносить в ТК правильную запись – о прекращении договора по независимым от воли сторон обстоятельствам (п. 6 ст. 83 ТК РФ).

Обязательно указывается дата смерти, отмеченная в свидетельстве (предъявляют родственники). Поле для подписи, подтверждающей ознакомление, остается пустым.

Образец заполнения:

Исправление ошибок и внесение изменений в Трудовую книжку

Иногда в документ вносится неправильная запись, но по установленным правилам зачеркивания недопустимы.

Для этого в графах таблицы «Сведения о работе» пишется:

№1 – порядковый номер записи;
№2 – дата внесения исправления;
№3 – информация о признании записи недействительной.

Затем записываются достоверные данные. В последней колонке отмечаются реквизиты документа, на основании которого сделаны исправления.

Так происходит аннулирование ошибочной записи:

Переименование компании

Обязательно делается запись в ТК, иначе у сотрудника могут в дальнейшем возникнуть проблемы с Пенсионным Фондом при определении трудового стажа.

Использование двух разных печатей введут в заблуждение.

Чтобы этого не произошло, специалист отдела кадров проставляет:

в графе 3 – название компании, информацию о переименовании, дату.
в графе 4 – основание вносимых изменений (приказ работодателя, дата и номер).

Пример заполнения:

Правила заполнения вкладыша

Если книжка закончилась, необязательно заводить новую – достаточно вставить специальный вкладыш.

Он оформляется и заполняется по принципу, аналогичному оформлению ТК, только понадобится его вшить – так гласят установленные правила.

Пример представлен ниже:

Законодательство не регламентирует особенности вшивания. Большинство предприятий используют жесткие нитки, делают 4 прокола и крепят лист в конце трудовой книжки.

Специалист обязан указать в ней серию и номер вкладыша, который обязательно заверяется печатью.

Дубликат ТК и его оформление

Дубликат может понадобиться:

в случае утери книжки;
в результате износа или серьезных физических повреждений;
при наличии записей, отмененных по решению суда;
в случае ЧП на предприятии (копии могут выпускаться массово).

Кадровик обязан выдать сотруднику новую ТК в течение 15 рабочих дней с момента подачи заявления. На титульном листе готового документа обязательно наличие надписи «Дубликат».

Пример:

С.С. Сидоров потерял свою трудовую книжку, поэтому 15.07.2016 подал заявление на изготовление дубликата.

Новый документ сотрудник получил 01.08.2016:

Как делают записи ИП

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка - документ, необходимый служащим для учета стажа и занимаемых должностей.

Индивидуальный предприниматель не является работником. Самостоятельно делать запись в книжку не нужно. Учет трудового стажа ИП осуществляется с момента постановки на учет в ФНС и отчисления взносов в ПФР.

Когда ИП нанимает сотрудников, он должен соблюдать наравне с юридическими лицами правила ведения, учета и хранения ТК.

Иначе будет нести ответственность на нарушение - штраф 1000-5000 руб. или остановка деятельности на 3 месяца.

Распространенные ошибки и неточности:

неправильное написание ФИО;
неполная информация об образовании сотрудника;
отсутствие необходимых подписей (работника и кадровика);
занесение сведений в несоответствующий раздел.

Законодательство РФ изменчиво, поэтому не забывайте периодически проверять актуальность правил ведения трудовых книжек.

Регламентирующие законы по вопросам трудовой книжки

Постановление Правительства РФ N 225 - правила ведения и хранения трудовых книжек.
Постановление Министерства Труда РФ N 69 - требования к заполнению документов, фиксирующих сферы деятельности граждан.
Трудовой кодекс: ст. 66 - трудовая книжка (ТК), особенности; ст. 192 – 193 – ответственность за несоблюдение порядка по ведению ТК; ст. 83 – расторжение договора по независящим от обеих сторон обстоятельствам.
Письмо Роструда от N 656-6-0 – ответственность за хранение ТК.
Ст. 5.27 КоАП – последствия несоблюдения законодательства относительно ведения, учета и хранения книжек.

Ответственный за ведение, учет и хранение тк

На основании Правил, выдача ТК входит в обязанности руководителя. По его распоряжению назначается сотрудник, отвечающий за их ведение, учет и хранение.

Должностная инструкция обязательно прописывается в трудовом договоре и Приказе. При нарушении требования ответственность несет работодатель.

Бывают ситуации, когда служащий просит временно выдать книжку на руки (например, для предоставления в ПФР).

Помните, что в случае потери вся вина ложится на уполномоченное лицо, то есть специалиста отдела кадров или руководителя.

Возможное наказание:

для кадровика – за нарушение ст.192-193 Трудового кодекса выплачивается административный штраф 1000-5000 руб.;
для руководителя – согласно ст. 5.27 КоАП, взыскание в размере 30000-50000 руб. или остановка деятельности фирмы на 3 месяца.

Даже наличие расписки от сотрудника о возврате документа не освобождает от ответственности. *По материалам http://kadriruem.ru/zapolnenie-trudovoj-knizhki/

Как поступить, чтобы избежать негативных последствий: