Организация общая система налогообложения.Реализовали товар, выписан универсальный передаточный акт.Возвращается подписанный документ, при этом стоит штамп товар принят с расхождением составлен торг 02. прикладывается акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей.Как правильно для учета ндс нужно проводить такие документы? Нужно ли в этом случае переделывать универсальный передаточный акт?И второй вопрос. В случае, когда мы согласны с покупателями, мы подписываем акт и второй экземпляр отдаем покупателю.Что делать в случае, когда мы не согласны, второй экземпляр не подписывали? Имеет ли право покупатель в одностороннем порядке, на основании составленного акта своей комиссией, зачесть у себя недопоставку товара?спасибо

1. По мнению налоговых органов если продукции получено покупателем больше, чем указано в товаросопроводительных документах, то накладную целесообразно исправить.

Если Вы отгрузили товара меньше, чем заявлено в накладной, то исправлять документ необязательно. Для этого достаточно оформить акт о расхождениях в поставке. Такой вывод следует из письма Минфина России от 30 апреля 2013 г. № 03-03-06/1/15358.

2. Да, если согласны, то акт подписываете и передаете экземпляр покупателю. Да, если Вы не согласны с недопоставкой, то Вы вправе не пописывать акт, но при этом, следует направить какое-либо письмо, подтверждающее вашу позицию. При этом, покупатель вправе в одностороннем порядке принять недопоставку товара и отразить ее в учете. Возможно недопоставка произошла по вине перевозчика.

Памятка к форме № ТОРГ-2. Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей

Сколько экземпляров

Четыре экземпляра.

Первый – для бухгалтерии организации – получателя груза.
Второй – для направления претензии поставщику (транспортной организации).
Третий – представителю поставщика.
Четвертый – транспортной организации

Кто заполняет

Приемочная комиссия организации – получателя товаров

Кто подписывает

– председатель и члены приемочной комиссии;
– представитель грузоотправителя (поставщика, производителя);
– главный бухгалтер организации-получателя.

Как заполнять

Когда оформляют

Если при приемке товаров российского производства выявлены расхождения по количеству и качеству товаров. Акт по форме ТОРГ-2 составляют только на те товары, по которым выявлены расхождения. Товары, по которым расхождения не выявлены, в акте не указывают. При этом в конце акта делают отметку: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет». Акт составляют в день приемки товаров на склад.

На основании каких документов

Чиновники рассмотрели ситуацию, когда объем поставленных ТМЦ или услуг по факту оказывается меньше или больше того, который указан в товарной накладной или акте. Как правило, в этом случае недопоставку или же излишки товаров фиксируют в акте (унифицированная форма № ТОРГ-2). А в отношении услуг оформляют протокол разногласий к исходному акту приемки-сдачи.

Так вот, по мнению контролеров, покупатель при расчете налога на прибыль вправе учесть стоимость товаров или услуг на основании указанных выше бумаг без исправления первички. Но не более того количества товаров, которое стоит в накладной.

Выходит, что при недопоставке вносить в товарную накладную корректировки необязательно. Но мы все же советуем применять такой подход лишь в том случае, когда контрагент отказывается исправлять первичку. При этом сделайте в накладной отметку о том, что вы составили акт № ТОРГ-2 . Так будет понятно, почему размер учтенных расходов отличается от данных, указанных в первичном документе.

В обратной же ситуации, когда товаров отгрузили больше, чем записано в накладной, списать на расходы реальное количество ТМЦ на основании лишь акта не удастся. Поэтому тут уже без исправлений в товарной накладной явно не обойтись.

Алгоритм действий на случай недостачи поступивших грузов

Шаг №1. Выявить расхождения между заказом и поступившей партией товаров (материалов)

Ваша компания заказала и оплатила товары или материалы. Но позже, при приемке ценностей, выяснилось, что часть партии отсутствует. Или еще хуже – весь груз пропал. За разъяснениями обратитесь к поставщику – возможно, ваш партнер не исполнил заказ в силу объективных обстоятельств (скажем, какие-то конкретные материалы отсутствовали на его складе). Если груз перевозила специализированная транспортная компания, запросите сведения у нее.

Но в любой ситуации, пока не убедитесь, что груз доставлен полностью, не подписывайте никаких документов, предъявленных вашей компании. О выявленных нестыковках сделайте отметку в товарно-транспортных накладных.

Если ни поставщик, ни перевозчик не могут дать внятных объяснений, оформите акт о расхождении по форме № ТОРГ-2 или форме № ТОРГ-3 (когда не хватает импортных товаров). Формы данных бланков приведены в постановлении Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 .

Обратите внимание: эти акты заполняют, только когда речь идет о поставке товаров.

В то же время, если вам должны были привезти материалы или сырье, расхождения в количестве ТМЦ фиксируют в акте о приемке материалов по форме № М-7 . Шаблон такого документа утвержден постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а .

Шаг №2. Выставить претензию, при необходимости обратиться в суд

Именно перевозчик отвечает за сохранность груза. То же самое можно сказать и про продавца, если он занимается транспортировкой. Соответственно, контрагент должен компенсировать стоимость утраченных ценностей.

Размер ущерба определяют исходя из их цены, указанной в счете продавца или предусмотренной договором. Если же таких отметок нет, то за основу берут рыночную цену товаров или материалов. Об этом сказано в пункте 2 статьи 796 Гражданского кодекса РФ.

Кроме того, транспортники обязаны вернуть и провозную плату. Ведь если ТМЦ так и не довезли, услуга не оказана (п. 3 ст. 796 Гражданского кодекса РФ). Кстати, вы можете изначально настоять на том, что оплата перевозки будет происходить уже после того, как груз получен. Главное прописать соответствующие условия в договоре. Для заказчика это будет наиболее удобный вариант: и аванс перечислять не надо, и с перевозчика требовать предоплату в случае чего не придется.

Чтобы взыскать ущерб с партнера, предъявите ему претензию (см. образец). А вот тут как раз и пригодятся упомянутые нами акты № ТОРГ-2 , ТОРГ-3 и № М-7 . Ведь на основании этих документов и составляют претензии. *

Возможно, перевозчик не согласится с претензией либо компенсирует ущерб частично. В таком случае вы вправе обратиться с иском в арбитражный суд.

Кстати, срок исковой давности, согласно Гражданского кодекса РФ, укороченный и составляет всего один год. Значит, выставить претензию нужно в течение этого времени. В противном случае взыскать с транспортной компании или продавца ущерб вряд ли удастся.

Шаг №3. Отразить недостачу при расчете налога на прибыль

Возможно, для утраченных ценностей утверждены нормы естественной убыли при транспортировке. В таком случае «естественную» недостачу спишите при расчете налога на прибыль в составе материальных расходов (подп. 2 п. 7 ст. 254 Налогового кодекса РФ). Если же норм убыли нет либо недостача оказалась выше норматива, компенсировать ущерб обязан контрагент.

С полученными от перевозчика или продавца суммами не все так просто. На первый взгляд это возмещение ущерба, которое является доходом компании. Однако если вам компенсируют лишь фактическую стоимость товаров, которые были оплачены, то ни о каком доходе не может быть и речи. Ведь экономическая выгода попросту отсутствует ().

Суммы, которые так и не удастся взыскать, будут внереализационными расходами (). Спишите их на основании отказного решения арбитражного суда после того, как документ вступит в силу.

Шаг №4. Принять к вычету «входной» НДС с недостачи в пределах норм естественной убыли

«Входной» НДС можно поставить к вычету лишь со стоимости утраченных ценностей в пределах норм естественной убыли. Такое ограничение накладывает статьи 171 Налогового кодекса РФ.

Оставшуюся сумму налога возместить не удастся, ведь условия вычета в данном случае не выполняются.

Пример: Компания отражает в учете операции, связанные с недостачей поступившего груза

В октябре 2010 года ООО «Сатурн» купило 20 тонн картофеля на сумму 220 000 руб. (в том числе НДС – 20 000 руб.). Цена одного килограмма – 11 руб. (в том числе НДС по ставке 10% – 1 руб.). При приемке товара была обнаружена недостача общим весом 900 кг. Поскольку картофель перевозили навалом, а не в таре, 160 кг были списаны как естественная убыль при транспортировке автомобильным транспортом (согласно приложению № 2 к совместному приказу Минсельхоза России № 3, Минтранса России № 2 от 14 января 2008 г.). Соответственно, вес недостающих товаров сверх норм составил 740 кг (900 – 160).

Общая сумма недостачи:
(220 000 руб. – 20 000 руб.) : 20 000 кг? 900 кг = 9000 руб.

Сумма недостачи в пределах норм естественной убыли:
(220 000 руб. – 20 000 руб.) : 20 000 кг? 160 кг = 1600 руб.

Сумма недостачи сверх норм естественной убыли:
9000 руб. – 1600 руб. = 7400 руб.

«Входной» НДС, приходящийся на всю недостачу:
20 000 руб. : 20 000 кг? 900 кг = 900 руб.

НДС, приходящийся на недостачу в пределах норм:
20 000 руб. : 20 000 кг? 160 кг = 160 руб.

НДС, приходящийся на недостачу сверх норм естественной убыли:
900 руб. – 160 руб. = 740 руб.

В учете бухгалтер отражает следующие проводки:

Дебет 41 Кредит 60
– 191 000 руб. (220 000 – 20 000 – 9000) – отражена стоимость поступивших товаров за вычетом недостачи;

Дебет 19 Кредит 60
– 19 260 руб. (20 000 – 740) – отражена сумма НДС по полученному картофелю с учетом недостачи в пределах норм естественной убыли;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 19 260 руб. – принят к вычету НДС по оприходованным товарам;

Дебет 94 Кредит 60
– 1600 руб. – отражена недостача в пределах естественной убыли;

Дебет 41 Кредит 94
– 1600 руб. – отнесена на увеличение стоимости поступившего картофеля сумма недостачи в пределах норм естественной убыли;

Дебет 76 субсчет «Расчеты по претензиям» Кредит 60
– 8140 руб. (7400 + 740) – выставлена претензия перевозчику на сумму недостачи сверх норм естественной убыли (с учетом НДС);

Дебет 51 Кредит 76 субсчет «Расчеты по претензиям»
– 8140 руб. – получены деньги от перевозчика;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 77
– 320 руб. (1600 руб. ? 20%) – отражено отложенное налоговое обязательство.

Многие организации хоть раз да сталкивались с ситуацией, когда количество товаров, указанное в накладных, оказывалось меньше фактически поставленного. Какие документы должны быть оформлены в этом случае и как недопоставка повлияет на и налогообложение ?

Примечание
Мы не будем рассматривать ситуацию, когда товар покупателю доставляет перевозчик.

Фиксируем недостачу

Если при приемке товара обнаружено, что его реальное количество не соответствует данным накладных, то первое, что нужно сделать, - зафиксировать это . Для этого есть унифицированные формы:
- акт по форме N ТОРГ-2 - оформляется при приемке товаров российского производства (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие), утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132);
- акт по форме N ТОРГ-3 - оформляется при приемке импортных товаров;
- акт по форме N М-7 - оформляется при приемке материалов.
Если по накладной поступает несколько товарных позиций, то в актах указывают только те из них, по которым выявлена недостача. А в конце документа делается отметка, что по остальным ТМЦ расхождений нет.

Совет
Акты должны составляться с участием представителя поставщика или грузоотправителя. Поэтому в договоре лучше заранее прописать, каков порядок уведомления этих лиц о необходимости прислать представителя для приемки товара и фиксации недопоставки, в какой срок должен явиться представитель и что делать, если в этот срок представитель так и не появился. В частности, можно прописать в договоре, что с целью урегулирования дальнейших претензий о недопоставке товара акты при приемке могут составляться покупателем в отсутствие продавца, но, к примеру, с привлечением независимого лица (например, работника любой сторонней организации).

В товарных накладных можно написать: "Составлен акт N __ от ___ в связи с расхождением данных, указанных в накладной, с реально поставленным объемом товара".
Но недостача может быть обнаружена не только в момент получения товара, но и позже. Например, при приемке вы пересчитываете лишь общее количество коробок товара, а при вскрытии коробок выявляется недовложение. Тогда зафиксировать недостачу можно актом произвольной формы.
После составления акта нужно оформить претензию и вместе с экземпляром акта направить ее поставщику. Сделать это надо либо в установленный договором срок, либо, если такой срок не установлен, как можно быстрее после обнаружения недостачи. Если затянуть с выставлением претензии, поставщик может и не удовлетворить ваши требования (Пункт 1 ст. 483 ГК РФ).
В зависимости от условий договора поставки вы можете заявить в претензии, что вы (Пункт 1 ст. 466 ГК РФ):
(или) отказываетесь от товара, а если товар оплачен, требуете возврата денег;
(или) требуете передать недостающее количество товара;
(или) согласны на меньшее количество товара и, если товар был оплачен, требуете возврата части денег.
В последних двух случаях поставщик должен внести изменения в ранее оформленный счет-фактуру (Письмо Минфина России от 23.10.2008 N 03-07-09/34), заверив их подписью руководителя и печатью с указанием даты внесения исправлений (Пункт 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914). Вносить исправления в данные накладных необязательно. Факт недопоставки будет подтверждаться актом.

Учитываем налоговые аспекты недопоставки

Последствия для покупателя

По мнению контролирующих органов, до получения исправленного счета-фактуры вы не вправе заявить к вычету НДС по всей партии доставленного товара (Письмо Минфина России от 03.11.2009 N 03-07-09/53; п. 1 Письма ФНС России от 06.09.2006 N ММ-6-03/896@). А далее встает вопрос: получив такой документ, когда следует заявить вычет - в периоде, когда товар был оприходован, или в периоде получения исправленного счета-фактуры? А если недопоставка была обнаружена в следующем квартале, после того как декларация по НДС с заявленным по всему товару вычетом уже была сдана, как тогда поступить: сторнировать в периоде оприходования товара лишь часть вычета или отсторнировать весь вычет и заявить его заново уже в периоде получения исправленного счета-фактуры? Конечно, если спорить с налоговиками не хочется, то лучше применять вариант, когда вычет заявляется в периоде получения исправленного счета-фактуры. Тогда вам придется оформить дополнительный лист к книге покупок, составить и подать уточненную декларацию за квартал, в котором товар был оприходован.
Но можно с этим и не согласиться (Пункт 1 ст. 172, п. п. 2, 5 ст. 169 НК РФ). Покупателям удавалось отстоять вычет в периоде поставки товара, но делать это им приходилось в суде (Постановления ФАС ЦО от 12.04.2010 по делу N А35-513/2007; ФАС СКО от 07.04.2010 по делу N А15-1680/2009). А в отдельных случаях суды соглашались в этом вопросе с проверяющими (Постановления ФАС ВСО от 03.04.2008 N А33-12941/07-Ф02-1131/08; ФАС ПО от 08.07.2008 по делу N А55-14520/07).
Кстати, на оформление счета-фактуры отводится 5 календарных дней с даты поставки товара (Пункт 3 ст. 168 НК РФ). Если вы сообщите поставщику о факте недопоставки в течение этого срока, то он сможет выставить вам новый, правильный счет-фактуру.

Последствия для поставщика

Даже если недопоставка товара выявлена после окончания отчетного периода (когда налоговые декларации уже сданы), откорректировать налоговые обязательства не составит труда. Вам не обязательно подавать уточненки, если выявленные ошибки привели к излишней уплате налога (что как раз и имело место в вашей ситуации) (Пункт 1 ст. 54 НК РФ; Письмо Минфина России от 08.06.2010 N 03-03-06/1/388). Вам достаточно в текущих декларациях уменьшить значение соответствующих строк на сумму прошлой недопоставки. Справедливо это и для НДС, и для налога на прибыль.
В книге продаж в квартале, когда в счет-фактуру внесены исправления, нужно сделать запись красным на сумму недопоставки.

Отражаем недопоставку в бухгалтерском учете

Учет у покупателя

Недопоставка, выявленная при приемке товара, трудностей не влечет. Сумму "задолженности" за недопоставленный товар, до урегулирования претензии с поставщиком, нужно отразить по дебету счета 76-2 "Расчеты по претензиям" в корреспонденции с кредитом счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Принимать же к учету вы будете то количество товара, которое фактически было поставлено.
Если же расхождение будет установлено уже после принятия товара на учет, то учетные данные нужно будет откорректировать.

Пример . Отражение в учете покупателя недопоставки, выявленной после принятия товара на учет

Условие

30 марта по накладной N 165 в адрес ООО "ТД "Мечта" были поставлены DVD-диски в количестве 100 штук по цене 236 руб. (в том числе НДС - 36 руб.) за единицу. Они доставлены в 10 коробках по 10 дисков в каждой. При передаче их в торговый зал было выявлено, что 5 коробок недоукомплектованы и вместо 10 содержат всего 9 дисков (общая недостача - 5 дисков), о чем был составлен акт N 2 от 11 апреля. Поскольку до передачи коробок в торговый зал они не вскрывались (упаковка не нарушена), выставлена претензия поставщику, которую он признал 25 апреля. Исправления в счет-фактуру внесены 25 апреля.

Решение

Бухгалтер ООО "ТД "Мечта" принял решение сторнировать в квартале поставки товара только часть вычета по НДС. В бухучете сделаны следующие записи.

DVD-диски приняты к учету (200 руб. x 100 шт.)	41 "Товары"	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Отражена сумма НДС со стоимости полученных DVD-дисков (20 000 руб. x 18%)	19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
НДС принят к вычету	68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "НДС"	19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"
Сторно DVD-диски приняты к учету (5 шт. x 200 руб.)	41 "Товары"	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Сторно Отражена сумма НДС со стоимости полученных DVD-дисков (1000 руб. x 18%)	19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Сторно НДС принят к вычету	68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "НДС"	19 "НДС по приобретенным ценностям"
Стоимость недопоставленного товара отнесена на расчеты по претензиям (5 шт. x 236 руб.)	76-2 "Расчеты по претензиям"	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Задолженность перед поставщиком уменьшена на сумму признанной претензии	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"	76-2 "Расчеты по претензиям"

Учет у продавца

Недопоставка, обнаруженная при приемке товара, особых затруднений не вызывает - вам нужно сразу сделать в учете записи на сумму реально поставленных товаров. А как быть, если недопоставка обнаружена уже после приема товара?
Ситуация 1 . Недопоставка выявлена после окончания отчетного периода, но до конца календарного года . В этом случае потребуется отсторнировать излишне начисленные суммы дохода, НДС и себестоимость продаж.

Пример . Отражение в учете поставщика недопоставки, выявленной после принятия товара покупателем, но до окончания отчетного года

Условие

Воспользуемся условиями предыдущего примера. Допустим, себестоимость одного диска составляет 150 руб.

Решение

В бухгалтерском учете поставщик делает следующие записи.

DVD-диски приняты к учету (200 руб. x 100 шт.)	41 "Товары"	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Отражена сумма НДС со стоимости полученных DVD-дисков (20 000 руб. x 18%)	19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
НДС принят к вычету	68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "НДС"	19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"
Сторно DVD-диски приняты к учету (5 шт. x 200 руб.)	41 "Товары"	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Сторно Отражена сумма НДС со стоимости полученных DVD-дисков (1000 руб. x 18%)	19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Сторно НДС принят к вычету	68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "НДС"	19 "НДС по приобретенным ценностям"
К книге покупок за I квартал составлен дополнительный лист, в котором сторнирована часть вычета НДС на 180 руб.
Стоимость недопоставленного товара отнесена на расчеты по претензиям (5 шт. x 236 руб.)	76-2 "Расчеты по претензиям"	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Задолженность перед поставщиком уменьшена на сумму признанной претензии	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"	76-2 "Расчеты по претензиям"

Ситуация 2 . Недопоставка обнаружена в следующем отчетном году, когда отчетность за прошлый год, в котором были отгружены товары, уже составлена, утверждена собственниками и сдана .
В этом случае сумму завышенных доходов от реализации нужно откорректировать через отражение прочих расходов, а себестоимость - через прочие доходы (Пункт 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н; п. 7 ПБУ 9/99 "Доходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н). Корректировки вам нужно отразить датой признания претензии (Пункт 9 ПБУ 22/2010 "Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности", утв. Приказом Минфина России от 28.06.2010 N 63н).

Примечание
Для существенных ошибок установлен свой порядок исправления. Но вряд ли корректировка данных по недопоставке будет столь существенна.

Пример . Отражение в учете поставщика недопоставки, выявленной по окончании года и после составления бухгалтерской отчетности

Условие

Воспользуемся условиями предыдущего примера, но несколько изменим их. Допустим, товар был поставлен покупателю 25 декабря 2010 г. Из-за территориальной отдаленности покупателя претензия получена поставщиком только 5 апреля 2011 г. и признана им 8 апреля 2011 г.

Решение

Проводки по реализации товара не приводятся, поскольку они будут такие же, как в предыдущем примере.

Отражен убыток прошлых лет, выявленный в отчетном году, в размере продажной стоимости недопоставленного товара	91-2 "Прочие расходы"	62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"
Уменьшен ранее начисленный при реализации DVD-дисков НДС (1000 руб. x 18%)	68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "НДС"	91-1 "Прочие доходы"
Отражена прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году, в размере ранее списанной себестоимости недопоставленного товара (150 руб. x 5 шт.)	41 "Товары"	91-1 "Прочие доходы"

Обратите внимание на то, что поставщик товара (в отличие от покупателя) счет 76-2 "Расчеты по претензиям" в рассматриваемой ситуации не может использовать. Задолженность покупателя до момента признания претензии продолжает числиться на счете 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".

Отражение в учете недопоставки, выявленной сразу при приемке товара, каких-либо трудностей у вас не вызовет, потребуется лишь откорректировать счета-фактуры. Поэтому попросите своих складских работников быть более внимательными именно при получении товара. Чем тщательнее будет организована его приемка, тем больше вероятность, что впоследствии исправления в учет и отчетность вносить не придется.

Автоматизируйте оформление документов. Более 50 бланков!

Бесплатная онлайн программа для торговли и склада

Класс365 - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться к Класс365. 0 руб/мес!

Данная форма применяется для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.
Данная унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 г. № 132.

Обратите внимание! Разница между формами № ТОРГ-2 и ТОРГ-3 состоит в том, что акт по форме ТОРГ-2 составляется на отечественные товары, а акт по форме ТОРГ-3 на импортные.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Посмотреть образец заполнения: стр.1 стр.2 стр.3 стр.4

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Класс365
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить акт о расхождении

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. В акте указываются только те товары, по которым было выявлено расхождение (по количеству или качеству). В конце акта делается отметка: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет». В товарно-транспортной накладной делается отметка о составлении акта об установленном расхождении.

Обратите внимание! Акт составляется в четырёх экземплярах. Акт оформляется специально созданной комиссией и экспертом организации-получателя с обязательным участием представителей поставщика. Также акт может быть составлен представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации. Далее акты передаются в бухгалтерию с прикреплёнными счетами-фактурами, накладными и т.д. Печать в акте не ставится.

Шапка документа в акте заполняется так же, как и в форме ТОРГ-1 .

В акте указываются сведения о дате и времени прибытия товаров. Сведения о товарах заполняются по сопроводительным транспортным документам.

При заполнении таблицы расхождений по количеству мест и массе в актируемой партии товара, обнаруженных на складе товарополучателя, в строке «По документам поставщика» указываются сведения из товаросопроводительных документов, в строке «фактически» - фактическое наличие, в строке «расхождение +,-» указывается разница между количеством товара по документам поставщика и фактическим.

В поле «Заключение комиссии» записывают выводы приёмочной комиссии с указанием точного количества брака, боя, недостач товаров и общей суммы выявленных убытков.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы
• Вести учет товаров на предприятиях торговли

КЛАСС365 это не только система учёта товара , он позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Для регистрации факта расхождений, возникающих при приемке товаров, в прикладное решение добавлен новый документ Акт о расхождениях после поступления . Функциональность документа аналогична той, которая используется в документе Акт о расхождениях после реализации .

Функциональность, которая ранее применялась для фиксации расхождений в документе Поступление товаров и услуг больше не используется. Также удалены документы Акт о расхождениях при поступлении товаров и Акт приемки товаров . Информация, которая необходима для печати документов Акт о расхождениях при поступлении товаров и Акт приемки товаров теперь регистрируется в документе . При переходе на новую версию реализовано обновление информационной базы для перехода со старого механизма отражения расхождений на новый механизм. По результатам расхождений, зарегистрированный в информационной базе будут созданы документы Акт о расхождениях после поступления , в которых будут зафиксированы все ранее введенные расхождения. В новые документы будет добавлен комментарий о том, что документы созданы автоматически и указан документ поступления, в соответствии с которым зарегистрированы эти расхождения.

Дополнительно предусмотрена возможность регистрации расхождений при возврате товаров поставщику и при перемещении товаров между складами.

Регистрация расхождений при поставке товаров от поставщика

Возможность регистрации расхождений при поставке товаров от поставщика определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка разделов – Закупки – Акт о расхождениях после поступления .
Список документов открывается в разделе Закупки – Возвраты и корректировки .
В документе Акт о расхождениях после поступления указываются фактические данные по приемке товаров и услуг, фиксируются расхождения и указываются варианты отражения расхождений. Расхождения могут быть зафиксированы в исходном документе поставки Поступление товаров и услуг или в документе Корректировка поступления , введенном на основании документа поставки. Это определяется настройкой в документе Акт о расхождениях после поступления на закладке Основное .

В соответствии с характером расхождений дополнительно могут быть оформлены документы Поступление товаров и услуг для оформления дополнительных поставок товаров, Списание недостач товаров для отражения недостач товаров, Оприходование товаров для отражения излишков товаров и т.д.

Новый акт приемки может быть создан следующими способами:

• на основании документа Поступление товаров и услуг . При вводе на основании документа поступления в акте о расхождениях указывается документ поступления. Заполняются все основные реквизиты (поставщик, соглашение, контрагент и т. д.). Все реквизиты становятся недоступными для корректировки. Табличная часть акта заполняется списком товаров из документа поступления;
• из списка документов Акты о расхождениях после поступления (раздел Закупки – Возвраты и корректировки ). При вводе нового документа из списка актов доступна возможность ввода одного акта по нескольким документам поступления (кнопка Изменить ).

После указания документов поставки на закладке Товары автоматически заполняется информация о поступивших товарах.

Предусмотрен следующий порядок регистрации расхождений.

• В графе Факт указывается количество фактически принятого товара или оказанной услуги. Информация о фактическом количестве товаров может быть заполнена путем загрузки информации о принятых товарах из внешнего файла (команда Заполнить – Загрузить из внешнего файла ). Если используется ордерная схема поставки товаров, то можно заполнить информацию о фактически принятых товарах (оформленных документом Приходный ордер на товары ) с помощью команды Заполнить – Факт по приемке . Если при расхождениях обнаружены излишки товаров, то информация о новом товаре добавляется в табличную часть Товары . Для добавления используются команды Подобрать товары и Добавить товары .
• В графе Расхождения автоматически заполняется информация об излишках или недостачах принятого товара.

• В графе Как отработать расхождения указывается способ отработки расхождений для каждой строки. Используя команду Только расхождения можно оставить в табличной части документа только те строки, по которым есть расхождения. Используя команду Как отработать расхождения в командной строке табличной части можно установить вариант отработки расхождений излишков и недостач для выделенных строк документа, в которых есть расхождения.

Возможные варианты регистрации расхождений представлены в таблице

Вид расхождения	Как отработать расхождения	Согласование с поставщиком	Оформляемые документы
Излишки
Мы согласны принять излишек товара, поставщик согласен переоформить документы	Оформить		Изменяется документ Поступление товаров и услуг (или оформляется документ Корректировка поступления ) на излишек товара
Мы не согласны принять излишек товара. Излишек товара возвращается поставщику с переоформлением документов	Оформить и вернуть	Да	Изменяется документ Поступление товаров и услуг (или оформляется Корректировка поступления ) на количество излишне поставленного товара. Дополнительно оформляется документ Возврат товаров поставщику на количество излишне поставленного товара.
Излишек товара возвращается поставщику без документов	Вернуть без оформления	Да	Документы не оформляются, товар возвращается поставщику.
С поставщиком не удалось согласовать получение излишка товара	На прочие доходы	Нет	Оформляется документ Оприходование излишков . Излишек товара оприходуется на склад. Стоимость излишков товаров относится на статью доходов.
Недостачи
Поставщик признал недостачу и согласен переоформить документ. Дополнительной поставки товара не требуется.	Оформить	Да	Изменяется документ Поступление товаров и услуг (или оформляется документ Корректировка поступления ) на количество недостающего товара
Поставщик признал недостачу и согласен допоставить товар с переоформлением документов.	Оформить и ожидать допоставку	Да	Изменяется документ Поступление товаров и услуг (или оформляется Корректировка поступления ) на количество недопоставленного товара. Дополнительно оформляется новый документ Поступление товаров и услуг на количество недопоставленного товара.
Поставщик признал недостачу и согласен допоставить товар без оформления документов	Ожидать допоставку без оформления	Да	Документы не оформляются. Поставщик привозит недопоставленный товар без оформления дополнительных документов.
Поставщик не признал недостачи товаров. Недостачи списываются за наш счет.	Списать за наш счет	Нет	Оформляется документ Списание недостач товаров для списания непризнанных недостач. Недополученный товар списывается со склада. Стоимость недостач товаров относится на статью расходов.
Поставщик не признал недостачи товаров. Виновником недостач товаров признана сторонняя компания. Недостачи списываются за счет сторонней компании.	Списать за счет сторонней компании	Нет	Оформляются два документа Списание недостач товаров для списания непризнанных недостач и Списание задолженности для переноса задолженности на стороннюю компанию.

Документ Акт о расхождениях после поступления может быть распечатан и отправлен поставщику на согласование. Документ может быть распечатан в соответствии с формами Торг-1 , Торг-2 , Торг-3 . Информация о товарах может быть представлена в терминах поставщика (если ведены данные о номенклатуре поставщика). Все недостающие данные, которые необходимы для печати регламентированных форм вводятся на закладке Дополнительно в отдельном диалоговом окне, которое открывается по гиперссылке Реквизиты печати .

Покупатель (получатель), которому поставлены товары ненадлежащего качества, вправе предъявить поставщику требования, предусмотренные ст. 475 Гражданского кодекса РФ (п. 1 ст. 518 ГК РФ). В соответствии с п. 2 ст. 475 ГК РФ, в случае существенного нарушения требований к качеству товара (обнаружения неустранимых недостатков, недостатков, которые не могут быть устранены без несоразмерных расходов или затрат времени, или выявляются неоднократно, либо проявляются вновь после их устранения, и других подобных недостатков) покупатель вправе отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы.

1. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт.

Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ):

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Абзацем 2 п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ предусмотрено, что своевременное и качественное оформление первичных учётных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Унифицированные формы первичной учётной документации по учёту торговых операций, утверждены Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132.

Порядок документального оформления приёмки товаров изложен в Методических рекомендациях по учёту и оформлению операций приёма, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утверждённых Письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5 (далее - Методические рекомендации).

В силу п. 2.1.7 Методических рекомендаций в случае несоответствия товаров требованиям договора поставки организация должна составить соответствующий акт, который будет являться юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.

Возврат продавцу товаров, не принятых на учёт покупателем

Если при приемке товара покупатель выявил несоответствие партии товара условиям, предусмотренным сторонами в договоре, то он составляет двусторонний акт о выявленных недостатках товара. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 утверждена унифицированная форма акта об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке товарно-материальных ценностей № ТОРГ-2 (для импортных товаров - форма № ТОРГ-3).

Покупатель извещает поставщика о нарушении им условий договора и приглашает его представителя для участия в комиссии по приемке товара. Акт подписывают представители обеих сторон (возможно одностороннее составление акта при согласии поставщика или при его отсутствии), он служит основанием для предъявления претензий и исков.

Покупатель также должен выписать расходную накладную на возврат товара и передать её поставщику (п. 2.1.9 Методических рекомендаций по учёту и оформлению операций приёма, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утверждённых Письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5).

Учитывая, что форма расходной накладной не утверждена, она может быть разработана покупателем самостоятельно с учётом требований п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» или воспользоваться товарной накладной (форма № ТОРГ-12 утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132).

На товарной накладной (форма № ТОРГ-12) целесообразно сделать пометку «Возврат товаров с ответственного хранения» или «Возврат некачественного (некомплектного) товара с ответственного хранения», что поможет бухгалтерам обеих организаций отделить данную операцию от обычных поставок. ТОРГ-12 составляется в двух экземплярах. Один экземпляр прикладывается к товарному отчёту, а другой - вручается покупателю и является основанием для обмена товара или получения денежной суммы за данный товар (п. 10.3 Методических рекомендаций по учёту и оформлению операций приёма, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утверждённых Письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5 (далее - Методические рекомендации)).

Вместе с актом поставщику направляется претензия, которая составляется в произвольной форме (ст. 518-519 ГК РФ).

Возврат продавцу товаров, принятых на учёт покупателем

В случае выявления брака покупатель составляет акт об обнаружении недостатков товара (в произвольной форме с учётом требования ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте»). Унифицированной формы акта некачественного товара после его приёмки на склад не существует, поэтому такой документ организация торговли должна разработать самостоятельно и его форму закрепить в приложении к учётной политике для целей бухгалтерского учёта.

При этом покупатель также может составить в данном случае и акт, составленный по форме № ТОРГ-2.

При возврате товара продавцом оформляется накладная по форме № ТОРГ-12 с пометкой «Возврат товаров с ответственного хранения» или «Возврат некачественного (некомплектного) товара с ответственного хранения», и указанием стоимости партии товара.

Таким образом, на основании вышеизложенного, можно сделать следующий вывод:

• исходя из Вашего вопроса, обнаружение бракованного товара покупателем происходит в период приёмки товара. Следовательно, в этом случае, по нашему мнению, составляется двусторонний акт о выявленных недостатках товара, документальное оформление по форме № ТОРГ-2 (для импортных товаров - форма № ТОРГ-3).

Если же бракованный товар был обнаружен после приёмки на учёт, то при его возврате применение самостоятельно разработанного покупателем «Акта о расхождениях…» правомерно.

При составлении двухстороннего документа необходимо выражение согласованной воли двух сторон и как следствие в данном документе должны присутствовать подписи (реквизиты) двух сторон. На этом основании, если рассматривать представленный в Вашем вопросе «Акт о расхождениях…», двухсторонним документом его назвать нельзя.

Исправления в первичных документах

Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учётные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Аналогичное указание содержится в п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ, утверждённого Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее - Положение № 34н). (Письмо Минфина РФ от 25.01.2012 № 07-02-06/9).

Для сведения

Документом, регулирующим порядок внесения исправлений в первичные учётные документы, является Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учёте, утверждённое Минфином СССР 29.07.1983 № 105. Согласно п. 4.2 указанного Положения, совершённые ошибки в первичных документах, созданных вручную, исправляются следующим образом: зачёркивается неправильный текст или сумма и надписывается над зачёркнутым исправленный текст или сумма. Зачёркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. При этом исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Исходя из Вашего вопроса, исправления в ТН и ТТН производятся представителем Покупателя и заверяются у представителя Поставщика.

По нашему мнению, исправление отгрузочных первичных документов (ТН и ТТН) может вызвать вопросы со стороны налоговых органов.

Напомним, в соответствии с п. 2.1.7 Методических рекомендаций, в случае несоответствия товаров требованиям договора организация должна составить соответствующий акт, который в дальнейшем будет являться юридическим основанием для предъявления претензии поставщику. Акт составляется специальной комиссией, в которую входят представитель поставщика и материально ответственные лица торговой организации, хотя допускается составление акта и в одностороннем порядке (при согласии поставщика или его отсутствии). После составления акта делается отметка об актировании на товаросопроводительном документе к товару.

На этом основании можно сделать вывод о том, что комплект документов, состоящий из накладной по форме № ТОРГ-12, оформленной при первоначальной отгрузке, акта по форме № ТОРГ-2 (или акта, составленного в произвольной форме) и претензии будет надлежащим подтверждением фактически поставленного количества товаров, а также реально произведённых расходов.

2. В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (далее - Закон № 129-ФЗ) первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты

Первичные учётные документы организации подписываются лицами, которые являются ответственными за совершение операции (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ)

В п. 4 ст. 9 Закона № 129-ФЗ предусмотрено, что своевременное и качественное оформление первичных учётных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Подпись на первичном документе

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами (п. 3 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ, п. 14 Положения № 34н).

Подтверждением передачи полномочий на подписание первичного документа может служить:

• приказ (распоряжение) руководителя организации, который следует дополнить приложением с образцами подписей уполномоченных лиц;
• доверенность от имени организации, которая оформлена в соответствии со ст. 185 ГК РФ.

Если хозяйственная операция оформлена первичным документом, который подписан неуполномоченным лицом, он не может быть принят к учёту. Налоговые органы рассматривают это как грубое нарушение правил учёта, и привлекают к ответственности по ст. 120 НК РФ. Кроме того, в большинстве случаев подобное нарушение влечёт также доначисление налога.

Однако следует обратить внимание на то, что действующие налоговое законодательство не содержит норм, обязывающих налогоплательщика проверять полномочия лиц, подписывающих первичные документы.

Также, согласно правовой позиции Конституционного Суда РФ, изложенной в Определении № 329-О от 16.10.2003, налогоплательщик не несёт ответственности за действия (бездействие) третьих лиц по выполнению возложенных на них обязанностей.

По смыслу положения, содержащегося в п. 7 ст. 3 НК РФ, в сфере налоговых отношений действует презумпция добросовестности. Правоприменительные органы не могут истолковывать понятие «добросовестные налогоплательщики» как возлагающее на налогоплательщиков дополнительные обязанности, не предусмотренные законодательством.

Это даёт основание судам вставать на сторону налогоплательщика в подобных спорах (Постановления ФАС Поволжского округа от 29.09.2009 № А55-4139/2009 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 29.12.2009 № ВАС-16924/09), ФАС Центрального округа от 08.07.2009 № А48-4704/08-8).

Расшифровка подписи

Согласно абз. 1 п. 13 Положения № 34н расшифровка подписей отнесена к обязательным реквизитам первичного учётного документа.

При этом в ст. 9 Закона № 129-ФЗ не указано, что подписи на первичных учётных документах должны быть расшифрованы.

При этом унифицированные формы документов предусматривают расшифровку подписей.

Таким образом, если расшифровки подписи на первичном учётном документе нет, то налоговые органы могут предъявить претензии по этому вопросу.

Суды, как правило, приходят к выводу, что отсутствие расшифровки подписи само по себе не является основанием для пересчёта налоговой базы (Постановление ФАС Поволжского округа от 05.03.2008 № А57-4434/07-26 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 04.07.2008 № 8230/08)).

Руководитель

Консультационного отдела Левенец Н.В.

Материал, представленный в настоящей статье, предоставлен исключительно для информационных целей и может оказаться не применимым в конкретной ситуации, и не должен воприниматься как гарантия будущих результатов. За решением конкретных вопросов рекомендуем обращаться к специалистам нашей компании.
Обращаем внимание на необходимость учитывать изменения в законодательстве, произошедших после даты подготовки материала.