Проведением документа называется действие, которое выполняет изменения других данных системы на основании информации документа.

При нажатии кнопки формы документа, для которой определено проведение документа (обычно это кнопка "ОК" или "Провести" ), на экран выдается запрос необходимости проведения документа.

Если на запрос ответить "Да" - документ будет проведен. В журнале документов проведенный документ будет помечен в крайней левой колонке знаком .

Ответив "Нет" на запрос, вы можете отказаться от проведения документа прямо сейчас, а выполнить проведение в другое время.

Обычно при проведении документа кнопкой "ОК" после проведения документ закрывается. В некоторых случаях при проведении документа возникает ситуация, из-за которой проведение не может быть выполнено. Например, при проведении расходной накладной обнаружено, что па складе не числится нужного количества товара. Будет выдано сообщение, о невозможности выполнить проведение документа. В этом случае документ не будет закрыт автоматически, а будет предложено закрыть документ. Если отказаться от закрытия документа, то можно внести в него исправления и заново попробовать провести документ.

Чтобы сделать документ не проведенным , следует в меню "Действия" главного меню программы выбрать функцию "Сделать документ не проведенным" . После подтверждения признак проведенного документа изменится на .

При отмене проведения документа отменяются все действия, которые он выполнил в процессе проведения.

Не проведенный документ можно откорректировать, записать, провести (или не проводить), а знак в крайней левой колонке журнала будет правильно отражать текущее состояние документа.

Особенности проведения документа бухгалтерского учета

Для документов бухгалтерского учета проведение используется прежде всего для отражения в бухгалтерском учете хозяйственной операции, информация о которой введена в документ.

Заметим, что для некоторых видов документов проведение может не использоваться. Обычно это те виды документов, которые не влияют на бухгалтерские итоги и не выполняют никаких других изменений в данных системы.

Операции и проводки в системе 1С:Предприятие .

Перед тем, как рассмотреть процесс проведения документа, коротко рассмотрим принципы ведения бухгалтерского учета в системе 1С:Предприятие.

Информация о движении средств отражается в бухгалтерском учете в виде бухгалтерских операций, содержащих бухгалтерские проводки. Бухгалтерская операция объединяет в себе несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете хозяйственную операцию. Каждая бухгалтерская операция принадлежит документу.

Бухгалтерские операции, вводимые вручную, принадлежат документам специального вида "Операция" , и эти документы не могут быть проведены. Для других видов документов проводки операции формируются только в процессе проведения документа. При этом используется специальный алгоритм, который задан для каждого вида документов в конфигурации. Этот алгоритм определяет состав проводок операции, формируемой документом.

В процессе проведения происходит собственно запись проводок операции и отражение их в бухгалтерских итогах.

Кроме того, при проведении отдельных видов документов могут устанавливаться значения периодических реквизитов справочников, для которых в конфигурации определена возможность изменения документами.

При отказе от проведения документа бухгалтерского учета существующая операция документа (если он проводился ранее) не изменится. В этой ситуации существует потенциальная возможность расхождения данных документа и сформированных им проводок. Однако в конфигурации для отдельных видов документов может быть запрещена запись проведенного документа без его обязательного перепроведения.

Кроме этого, администратор системы может запретить сотрудникам (например, продавцам или операторам) редактирование проведенных документов. Отредактировав пользовательские права в сеансе конфигурирования системы, администратор может разрешить только ответственным сотрудникам выполнение таких операций, как изменение проведенных документов и изменение документов без перепроведения.

Если документ становится не проведенным, то из журнала проводок удаляются проводки, сформированные этим документом. Также может быть удалена и операция, сформированная документом, если она сформирована только при проведении, что определяется в конфигурации. Кроме того, если документ при проведении изменял значения периодических реквизитов справочников, то изменения, сделанные этим документом, также удаляются.

Уже много раз в наших материалах мы рассказывали о различных настройках программ 1С. Но одну из них, появившуюся меньше года назад, пока незаслуженно обошли вниманием. В этой статье я расскажу об очень полезной и интересной настройке, влияющей на алгоритмы проведения документов в 1С: Бухгалтерии предприятия 8 редакции 3.0.

Давайте перейдем в раздел «Администрирование» и выберем пункт «Проведение документов».

Открывается форма настроек.

1. Момент выполнения расчетов

В том случае, если точка установлена на значении «При проведении документов», тогда все суммы будут рассчитываться непосредственно при работе с первичными документами (такой вариант всегда был реализован в программа 1С). Однако, если документов в вашей организации очень много, ежедневно осуществляется списание или реализация тысяч номенклатурных позиций, то скорость проведения этих документов будет снижать общий темп работы. Ведь все сложные расчеты выполняются в момент проведения.
Если же установить точку на поле «При закрытии месяца», то при проведении документов расчеты производиться не будут. А все сложные вычисления программа осуществит в ходе закрытия месяца. Основной плюс данного варианта – это повышение скорости проведения документов, экономия времени в ежедневной работе. Но при этом, вы не сможете оперативно видеть стоимость списанных ТМЦ.

ОСВ до момента закрытия месяца будет выглядеть следующим образом

К тому же, есть ряд ограничений: применять вариант с расчетами при закрытии месяца могут не все организации.

Исключение составляют:
- организаций и ИП, применяющие УСН (доходы, уменьшенные на величину расходов);
- ИП на общем режиме;
- организации, которые ведут раздельный учет входящего НДС;
- организации и ИП, которые используют способ оценки МПЗ "ФИФО";
- организации и ИП, которые используют способ оценки товаров в рознице "По продажной стоимости";
- организации и ИП, которые применяют УСН (доходы) и используют функционал оплаты платежным картами.
Для указанных организаций расчеты всегда будут выполняться при проведении документов.

2. Списание запасов при отсутствии остатков на складе

В том случае, если установить эту галочку, программа не будет сообщать об ошибке при проведении документов на списание или реализацию ТМЦ, если данных товаров или материалов нет на складе (если остатков нет, будет осуществляться списание «в минус»).
А вот если галочка не установлена, то программа будет жестко контролировать количество ТМЦ на складе и не позволит провести документ при недостатке товара или материала.
Пример работы с данной настройкой рассмотрен в одном из наших видео: Ошибки при списании материалов в 1С: Бухгалтерии предприятия 8.

3. Проверка проведения документов при формировании отчетов

Если установить следующую галочку на данной форме, то при формировании отчетов программа будет контролировать последовательность проведения документов и предлагать исправить ситуацию при необходимости. Это обусловлено тем, что последовательность проведения оказывает существенное влияние на данные отчетов: если она нарушена, информация по счетам может быть не совсем корректной.

4. Время документов

Последняя галочка на форме настройки, действительно, является очень полезной.

В том случае, если она установлена, программа сама будет распределять документы по временной шкале в течение дня.
Наверняка, Вы сталкивались с ситуацией, когда 1С не видит остаток товара на складе, т.к. поступление произошло в этот же день, и документ реализации введен с более ранним временем, чем документ поступления. Или программа искусственно задваивает обороты по счетам расчетов с контрагентами, если аванс был зачтен в тот же день (то есть аванса фактически не было, просто время документа оплаты меньше, чем время документа поступления или реализации).
Всех этих ситуаций можно избежать, если установить данную галочку в настройках. Например, время всех документов поступления товаров и услуг будет автоматически установлено на 7:00.

А документов реализации – на 14:00.

Я надеюсь, что материал этой статьи оказался для вас полезен, вы сможете выбрать и применить в своей работе перечисленные настройки. Если у вас остались вопросы, то их можно задать в комментариях.

Давайте дружить в

Что собой представляют Документы 1С и как они работают – об этом и многом другом в нашей новой статье.

Для того, чтобы осуществлять учет в 1С, необходимо регулярно вносить информацию в документы, которые отображают все действия относительно хозяйственной деятельности компании, то есть осуществление продаж и покупок, а также многого другого. Вот и получается, что для осуществления учета и работы в программе необходимы документы 1С.

Что такое документы 1С и как они работают?

Если рассматривать документы 1С, то их нельзя просто назвать исчерпывающим источником информации, как справочники 1С. Более того, в них подробно описана вся хозяйственная деятельность организации (связан с продажами, покупкой, получением счетов или расчетов, а также многое другое), а все документы в совокупности представляют собой единый учет компании.

Как итог документация 1С предусматривает такие особенности:

существует несколько видов учета (для денежных средств, для продукции и прочего);

справочная информация определяет вид учета в разрезе с кассой, счетами в банках, товарами и проч.;

в каждом документе определяется движение определенного количества средств.

Для чего предназначено?

В программе предусмотрены первичные документы 1С, которые помогают упорядочить всю информацию относительно товаров, счетов и прочего. Причем, для удобства на каждый бумажный документ в компании предусмотрен отдельный электронный вариант в программе 1С.

Что собой представляют Документы 1С?

Перед началом работы в конкретном документе, у вас откроется целый список таковых. Они бывают нескольких видов:

Первый - обычный список, в котором собраны файлы одного конкретного вида, например, накладные;

Второй - журналы представляют собой отдельные объекты, который дает возможность создавать списки различных документов.

Также существует еще одна особенность, которая характеризует все 1С 8 документы – возможность определять признаки отличия одного файла от другого. Для организации списка используются основные признаки, среди них:

дата формирования документа;

его номер;

проведение по регистрам.

Автоматически ни один документ не проведен, то есть в отчетах его не видно. Чтобы это исправить, нужно выполнить 1С проведение документа. Для этого необходимо нажать на кнопку «ОК» или же «Провести». Процедура выполняется, как оперативно, так и не оперативно.

Кроме основного списка характеристик, могут быть добавлены и другие учетные признаки:

• валюта и суммы;

  компании.

Большинство конфигураций 1С предусматривают ведение сразу нескольких видов учета:

оперативный;

не оперативный;

налоговый;

бухгалтерский и другие.

В связи с этим в 1С Предприятие документы предусмотрены галочки, которые и открывают доступ к файлам в разрезе того или иного учета.

Когда вы дважды щелкаете мышкой на файл, перед вами открывается его окно, в котором есть «шапка» и таблица с основной информацией.

Дата создания файла и его номер – два главных уникальных для каждого документа значения, причем, номера система присваивает автоматически.

Документы в 1С 8.2 и 8.3 — объект метаданных, с помощью которого в 1С фиксируются хозяйственные операции предприятия.

Каждый созданный документ в конфигурации создать для отражения своего типа операции, например: поступление товаров, списание товаров и т.д.

Документы могут проводиться, а могут просто записываться. Документ, у которого разрешено проведение, как правило, при проведении создает записи в , тем самым внося изменения в учет организации. Документы, у которых запрещено проведение, обычно используются как печатные формы, например: , и т.д.

Рассмотрим основные настройки и свойства документов.

Настройка и свойства документов в 1C 8.3 и 8.2

Рассмотрим самые интересные вкладки с точки зрения разработчика.

Данные

Одна из основные вкладок документа:

Здесь описывается структура хранения информации будущего документа, реквизиты аналогичны . Сильно отличаются стандартные реквизиты:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Движения документа

Самая важная вкладка, на которой определяется состав регистров, по которым будет делать движения документ:

Рассмотрим подробно свойства документа на этой странице:

Проведение — разрешить или запретить. Определяет, будут ли движения по данному документу.

Оперативное проведение — разрешить или запретить. Если установлено разрешить, то проведение документа будущей датой невозможно.

Удаление движений — определяет режим очистки движения документа: Удалять автоматически при отмене проведения — движения будут очищены только при нажатии кнопки «Отмена проведения», но не удаляет при перепроведении. Удалять автоматически — значит, что движения будут удаляться в любом случае, даже если документ 1С перепроводится. Не удалять автоматически — значит, что удаление движений берет на себя разработчик системы.

Также для построения простых движений документа существует специальный конструктор движений, позволяющий упростить разработку:

Документ может быть введен на основании плана обмена, справочника, бизнес-процесса, задачи или другого документа. Для удобства можно воспользоваться специальным конструктором ввода на основании, который автоматически сгенерирует модуль обработчика заполнения:

Сделайте так, чтобы программа списывала товары, даже если их нет на складе – просьба, которую часто слышат наши консультанты, особенно от новых клиентов. Последнее время к этой просьбе добавился вопрос: почему в некоторых базах программа предупреждает о неактуальности сведений, а в некоторых нет? Решение и в том и в другом случае кроется в настройках 1С:Бухгалтерия 8.3, о которых я и хочу вам сегодня рассказать. Это настройка проведения документов в программе.

Находится эта настройка в разделе Администрирование :

В результате откроется окно с настройками. Давайте поговорим о каждой из них и посмотрим, как она влияет на работу программы.

Первый блок позволяет настроить момент расчета при списании МПЗ, момент погашения задолженности или зачета авансов при расчетах с контрагентами.

По умолчанию в программе установлен флажок При проведении документов . Это стандартная работа программы. Т.е. все расчеты происходят в момент проведения документов. Например, при продаже документ Реализация товаров делает проводку по списанию себестоимости товара:

Если же переключатель настройки установить в положение При закрытии месяца , то расчет себестоимости будет производиться один раз в месяц, при выполнении регламентных операций по закрытию месяца. В этом случае проводки того же самого документа будут выглядеть так:

В этом случае ОСВ по счету 41 будет выглядеть так:

Зачем, спросите вы? Конечно, большинству из вас такая настройка наверное не понадобится. Но разработчики предусмотрели такой вариант работы для компаний с большим документооборотом. Когда в день создается и проводится десятки и сотни документов. В этом случае для ускорения оперативной работы программы и имеет смысл сделать соответствующую настройку. Программа будет работать значительно быстрее, а все расчеты будут выполняться при закрытии периода.
Но даже если вы захотите попробовать работать в таком режиме, помните, что не для всех организаций можно изменить режим расчетов. Расчеты всегда будут проводиться при проведении документов если организация или ИП:
- применяет УСН (доходы минус расходы)
- ведет раздельный учет НДС;
- использует способ оценки МПЗ "ФИФО";
- использует способ оценки товаров "По продажной стоимости";
- использует оплату платежными картами;
- применяет ОСНО (только для ИП).

Следующая настройка этого раздела это как раз установка возможности списывать товары или материалы при отсутствии их на складе:

Т.е. часто бывает ситуация, когда нам надо сделать документ отгрузки товара покупателю, а сам товар мы еще не успели оприходовать. Тогда это настройка поможет нам в нашей работе. Если на складе нет товара, то проводки документа Реализация (акт, накладная) будут очень похожи на предыдущий пример с выполнением расчетов при закрытии месяца:

ОСВ по 41 счету в этом случае выглядит так:

Если же флажок не установлен, то программа проконтролирует наличие запасов на складе и при попытке провести документ сообщит вам об ошибке. Ведь очень часто при такой настройке могут возникнуть ошибки, которые вы не успеете вовремя заметить. Как исправить ошибки при списании МПЗ вы можете прочитать в нашей статье Как найти ошибку при списании МПЗ .
При установке следующего флажка в настройках проведения документов программа при формировании различных отчетов будет оперативно анализировать последовательность проведения документов, так как это существенно влияет на корректность отображения данных.

При необходимости программа будет предлагать актуализировать данные:

Ну и последняя настройка проведения документов позволит вам не контролировать каждый раз время создания документов в течение дня.

Ситуация, когда поступление товара и его продажа были проведены в один день, но реализацию вы ввели раньше и программа не дает провести документ реализации, знакома? Думаю, многим из вас приходилось открывать проведенные документ и вручную менять минуты или даже секунды создания документа. Тоже самое касается и излишних оборотов п счету авансов. Когда оплата и отгрузка или поступление в один день, но из-за времени проведения документа программа гоняет суммы по счетам авансов. Сталкивались с этим? Конечно да! Так вот последний флажок в настройках проведения и поможет вам справиться с такими ситуациями. При его установке в создаваемом вами документе поступления будет автоматически устанавливаться время 7:00:

А в документах реализации автоматически будет устанавливаться время 14:00

Документ автоматически будет создан в 18:00:

А будет создаваться в 17:00

Ну и напоследок хочу обратить ваше внимание, что все настройки проведения документов, которые вы сделаете будут применяться сразу ко ВСЕМ организациям, учет по которым ведется в данной базе.
Вот и все, что я хотела вам рассказать о возможностях настройки проведения документов в программе 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0. Надеюсь, что какие-то из них пригодятся вам в вашей работе.