Компания, столкнувшаяся с временной нетрудоспособностью работника, обязана выплатить ему полагающийся по закону больничный. Эти расходы подлежат компенсации из средств ФСС.

Бухгалтерия предприятия должна собрать документы, на основании которых фонд возместит осуществленные расходы. Их перечень претерпел изменения с 2017 года. Это связно с передачей контрольных функций, связанных с уплатой взносов налоговым инспекциям. Давайте разберемся, какие документы нужны для оформления больничного листа и получения компенсации из средств ФСС.

Как и в предыдущие годы, их состав установлен приказом Минздравсоцразвития от 04.12.2009 N 951н. Работодателю необходимо руководствоваться версией, учитывающей изменения от 28.10.2016 г. (приказ Минтруда N 585н) . Список документов для возмещения больничного в ФСС указан в приложении к приказу N 951н.

Заявление о выделении необходимых средств на выплату страхового обеспечения

Дополнительно

Это основной документ, направляемый в ФСС. Необходимо использовать форму, утвержденную письмом ФСС N 02-09-11/04-03-27029 от 07.12.2016 г. При его заполнении необходимо указывать следующую информацию:

в правом верхнем углу указывается наименование получателя заявления (если речь идет о выплатах за периоды с 2017 года, то им будет территориальная налоговая инспекция, а компенсации за более ранние периоды осуществляет соответствующее подразделение ФСС);
в основной части документа заполняются общие реквизиты предприятия (ИНН, КПП, адрес), а также код подчиненности и регистрационный номер заявителя в ФСС;
далее необходимо указать запрашиваемую сумму и банковские реквизиты заявителя.

Документ должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером, а также скреплен печатью. Заявление представляется в 2-х экземплярах.

Расчет взносов, которые были начислены и уплачены на социальное страхование

В перечень документов для ФСС на возмещение больничного входит расчет, форма которого также изменилась, начиная с 2017 г. Она утверждена приказом ФСС N 381 от 26.09.2016 г. Целью представления этого документа является контроль за исполнением предприятием своих обязанностей по выплатам работникам, находившимся на больничном.

Расчет необходим, если предприятие запрашивает компенсацию за периоды до 2017 г. В остальных случаях его представление не требуется.

Справка-расчет

Документы для возмещения больничного в ФСС с 2017 г. были дополнены справкой-расчетом. Она является приложением к заявлению и ее форма также утверждена письмом ФСС N 02-09-11/04-03-27029 от 07.12.2016 г. Предприятию, обращающемуся для возмещения расходов, необходимо указать в документе следующее:

данные о долге предприятия перед ФСС в начале и конце расчетного периода;
сведения об исчисленных страховых взносах за предыдущие 3 месяца;
информацию о сумме произведенных доначислений;
данные о сумме расходов, которые не были приняты;
сведения о сумме возмещений, полученных от ФСС;
сумму переплат по взносам, которая была возвращена и (или) зачтена в последующих периодах;
расходы на обязательное социальное страхование, включая платежи за предыдущие 3 месяца;
данные о задолженности, которая была списана.

Этот документ составляется в случае, если необходимо возместить расходы, осуществленные в периодах, начиная с 1 января 2017 г.

О новых документах при обращении в ФСС за возмещением смотрите в следующем видео

Больничный лист

Когда работник передает листок временной нетрудоспособности, бухгалтерии необходимо проконтролировать правильность его составления. Проверке подлежит следующее:

форма документа должна соответствовать приказу Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 N 347н;
указание в листке наименования выдавшего его лечебного учреждения с подписью врача и печатью;
корректность данных о сотруднике (ошибка в имени или дате рождения станет основанием для отказа в получении компенсации). При выявленной ошибке стоит заказать дубликат документа с правильными данными (как получить дубликат больничного листа, читайте );
правильность сведений о характере заболевания (в документ должен быть внесен корректный код).

Действующие правила позволяют представлять копию листка нетрудоспособности.

Часто граждане покупают поддельные . Однако, факт подделки довольно просто установить. Работодатель это может сделать на сайте ФСС по номеру больничного листа. Если же листок нетрудоспособности подается для возмещения в Фонд социального страхования, то фальшивый больничный сразу же обнаружится, а подавший его работник понесет ответственность.

Приведенный список документов в ФСС на возмещение больничного является исчерпывающим. В ряде регионов контролирующие органы могут требовать дополнительные приложения. Частым примером выступает представление заявителем-ИП копий трудовых книжек работников. Такая практика незаконна. Если контролирующий орган откажет в компенсации по этому основанию, заявитель сможет обжаловать его действия и добиться возмещения в административном или судебном порядке.

Узнайте больше по данной теме, задав вопросы в комментариях к статье

Как и прежде, в 2017 году каждый работодатель, уплачивающий взносы во внебюджетные фонды, будет иметь право на возмещение сумм пособий, выплачиваемых из бюджета Фонда Соцстрахования. При этом претерпел изменение порядок действий работодателя, желающего получить возмещение. Так, в 2016 году пособия и иные выплаты ФСС следовало отражать в расчете 4-ФСС, в таблице 2. Соцстрах же на основании проведенной камеральной проверки данного расчета принимал решение о том, может страхователь получить возмещение или нет.

Начиная с 2017 года алгоритм действий меняется.

Так, первым пунктом станет отражение понесенных работодателем расходов на выплату пособий в новом едином расчете по страховым взносам, представлять который с нового года нужно будет налоговикам.

В обязанности Налоговой при получении расчетов от страхователей вменяется сообщение поступивших сведений в Фонд Соцстрахования. За ФСС РФ остается право принятия решения об одобрении или неодобрении возмещения расходов. При отрицательном ответе, налоговики отправят страхователю уведомление с требованием уплаты недостающих сумм по взносам. Положительный результат решения обеспечит возвращение страхователю разницы сумм между уплаченными взносами и понесенными расходами либо включение этой разницы в зачет будущих взносов.

Новый перечень документов

Порядок возмещения средств из ФСС регулируется регламентами статьи 4.6 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее - Закон №255-ФЗ). Как известно, для возмещения расходов по пособиям страхователь обязан представить пакет документов, утвержденный приказом Минздравсоцразвития от 04.01.2009 № 951н.

Список документов для возмещения из ФСС в 2017 году претерпел изменения, согласно новому принятому приказу Минтруда от 28.10.2016 № 585н, который дополнил действующий нормативный документ, но не отменил его.

Письменное заявление страхователя

В своем заявлении страхователь должен указать наименование и адрес юридического лица либо Ф.И.О. и паспортные сведения с обозначением адреса постоянного места жительства, если страхователь - физическое лицо. Также в заявление обозначается регистрационный номер страхователя и сумма средств, необходимых на выплату страхового обеспечения.

Копии документов

Чтобы получить возмещение, страхователь обязан представить во внебюджетный фонд копии документов, которые обеспечат подтверждение обоснованности и правильности понесенных расходов на обязательное социальное страхование:

если требуется возмещение за пособия по временной нетрудоспособности, а также беременности и родам нужно представить листки нетрудоспособности, заполненные по установленной форме и в порядке, утвержденном законом, где будет обозначен произведенный расчет пособия;
для возмещения расходов на единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медучреждениях в ранние сроки беременности (не позднее 12 недель), нужна справка из женской консультации. Допускается представление справки из другой медицинской организации, в которой женщина состоит на учете по беременности;
для возмещения расходов, понесенных страхователем на выплату единовременного пособия при рождении ребенка, в ФСС следует представить справку о рождении ребенка в унифицированной форме. Такая справка выдается в ЗАГСе, если ребенок был рожден за пределами РФ, нужно представить легализованный в установленном законом порядке документ о подтверждении рождения ребенка (обязательно с переводом на русский язык). Также требуется представление справки с места работы второго родителя о том, что он не получал данный вид пособия;
для возмещения расходов на ежемесячное пособие по уходу за ребенком нужны копии документов, согласно требованиям частей 6 и 7 статьи 13 Закона № 255-ФЗ;
для возмещения расходов, понесенных на выплату социального пособия на погребение, страхователь подает в Соцстрах копию справки о смерти, выданную ЗАГСом, заверенную и засвидетельствованную в установленном законом порядке.

Воспользуйтесь бесплатным сервисом онлайн бухгалтерии Бухсофт для расчета больничных листов и пособий по временной нетрудоспособности, который позволяет производить автоматический расчет с разбивкой периодов за счет работодателя и за счет ФСС.

Справка-расчет

За периоды до 1 января 2017 года к вышеуказанным документам нужно приложить расчет по форме 4-ФСС.

Внимание! С 1 января 2017 года вместо расчета 4-ФСС подается новая справка-расчет.

Такие поправки предусмотрены Приказом Минтруда России от 28.10.2016 № 585н, вступающим в силу с первого числа нового года.

Справка-расчет содержит следующие показатели:

сумма задолженности страхователя в ФСС РФ по страховым взносам на начало и конец расчетного периода;
сумма страховых взносов, начисленных к уплате, в т.ч. за последние 3 месяца;
сумма страховых взносов, доначисленных страхователю;
сумма расходов, которые не были приняты к зачету;
сумма средств, полученных от ТО ФСС РФ в возмещение произведенных расходов;
сумма страховых взносов, которые были возвращены или зачтены при излишне уплаченных или взысканных взносах;
сумма средств, которые израсходовал страхователь на цели обязательного социального страхования, в т.ч. за последние 3 месяца;
сумма уплаченных страховых взносов, в т.ч. за последние 3 месяца;
сумма списанной задолженности страхователя.

Вчера фонд соцстраха в письме от 07.12.2016 № 02-09-11/04-03-27029 представил формы для возмещения пособий по больничному и в связи с материнством:
- образец заявления для возмещения пособий в 2017 году;
- справка-расчет, представляемая при обращении за выделением средств на выплату страхового обеспечения ;
- расшифровка расходов на цели обязательного соц страхования.

Эти образцы в ближайшее время будут добавлены в программы для бухгалтерии и облачную бухгалтерию Бухсофт.

Возмещение из ФСС

Актуально на: 16 мая 2016 г.

Если работодатель в течение месяца выплачивал своим работникам пособия по больничным листам (пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам), то на сумму пособий, оплачиваемую за счет средств ФСС , он вправе уменьшить свой ежемесячный страховой взнос в ФСС (ч. 2 ст. 4.6 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ , ч. 2 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ ).

Причем, если выплаченная им сумма пособий превышает сумму начисленных страховых взносов, работодатель вправе обратиться в свое отделение ФСС за возмещением расходов, т. е. для возврата ему разницы между начисленной суммой взносов и перечисленной суммой пособий, оплачиваемой из средств ФСС.

Например, сумма страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством за апрель составила 10000 руб. При этом в течение данного месяца работодатель выплатил работникам пособия по больничным листам на общую сумму 15000 руб., в т.ч. оплачиваемую за счет средств ФСС - 14000 руб. Соответственно, работодатель имеет право на возмещение из Фонда в размере 4000 руб. (10000 руб. - 14000 руб.).

Документы для возмещения больничного из ФСС в 2016 году

Для того чтобы работодателю возместили потраченные им на социальное обеспечение деньги, он должен представить в свое отделение:

соответствующее заявление. Оно пишется в произвольной форме, но некоторые отделения ФСС разрабатывают собственные бланки заявления на возмещение расходов по больничным листам. К примеру, бланк заявления в ФСС на возмещение больничного из московского отделения Фонда можно найти на его сайте в разделе «Бланки» ;
Расчет 4-ФСС (утв. Приказом ФСС РФ от 26.02.2015 N 59). Для целей возмещения денежных средств из ФСС вы можете подать 4-ФСС как по итогам отчетного/расчетного периода, так и промежуточный расчет. Подробнее об этом читайте в отдельном материале .

Какие еще документы может затребовать Фонд для возмещения

Получив от работодателя заявление и расчет 4-ФСС, ваше отделение ФСС, прежде чем возместить понесенные этим работодателем больничные расходы, вправе запросить документы, подтверждающие правомерность таких расходов. Фонд, к примеру, может запросить копии больничных листов, трудовых книжек, а также реестр больничных листов. Образец данного документа вы найдете в отдельном материале .

Срок для возмещения из ФСС

У Фонда на возмещение есть 10 дней со дня представления вами соответствующего заявления и Расчета 4-ФСС (ч. 3 ст. 4.6 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ ). Правда, если отделение Соцстраха решит провести проверку, то срок на возмещение несколько меняется. Он не может превышать:

трех месяцев со дня представления заявления и 4-ФСС, если проводилась камеральная проверка (ч. 2 ст. 34 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ );
двух месяцев со дня вынесения решения о назначении проверки, если проводилась выездная проверка (ч. 11 ст. 35 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ ).

Отражение денег, полученных из ФСС

Поступившие денежные средства отражаются в 4-ФСС в строке 6 графы 3 Таблицы 1 в периоде их получения.

Вопрос

Какие документы нужно предоставить в ФСС для получения возмещения:

выплат по больничному по беременности и родам
единовременного пособия
пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет

Ответ

Чтобы возместить (вернуть) из ФСС сумму превышения расходов на выплату пособий над начисленными взносами, надо подать в территориальный орган ФСС два документа.

Заявление на возмещение (возврат).
Расчет по форме 4 — ФСС:

— если вы хотите получить возмещение по итогам отчетного или расчетного периода, то надо подать обычный расчет по форме 4 — ФСС за отчетный период или за год. При этом в двух последних ячейках поля «Отчетный период (код)» титульного листа этого расчета укажите, в который раз в течение календарного года вы обращаетесь в ФСС за выделением средств (первый раз — 01, второй раз — 02 и т.д.) (п. 5.4 Порядка заполнения формы 4 — ФСС);

— если вы хотите получить возмещение, не дожидаясь окончания отчетного периода или года, то надо подать промежуточный расчет по форме 4 — ФСС (п. 2 Перечня документов на возмещение пособий).

Промежуточный расчет составляется за период с начала года и по месяц, в котором сумма начисленных пособий превысила сумму начисленных взносов в ФСС. В этом промежуточном расчете надо указать:

— в двух последних ячейках поля «Отчетный период (код)» титульного листа — в который раз в течение календарного года вы обращаетесь в ФСС за выделением средств (первый раз — 01, второй раз — 02 и т.д.) (п. 5.4 Порядка заполнения формы 4 — ФСС);

— в строке 15 графы 3 Таблицы 1 и в Таблице 2 — общую сумму всех пособий, начисленных за период, за который составлен промежуточный расчет;

— в строке 9 графы 3 Таблицы 1 — сумму задолженности ФСС.

В остальном промежуточный расчет по форме 4 — ФСС заполняется как обычный расчет, представляемый за отчетный период.

ФСС должен перечислить деньги на ваш расчетный счет в течение 10 календарных дней со дня представления этих документов (ч. 3 ст. 4.6 Закона N 255-ФЗ).

Однако до выделения средств ФСС имеет право назначить проверку и потребовать представить копии документов, подтверждающих обоснованность назначения и выплаты пособия (ч. 4 ст. 4.6 Закона N 255-ФЗ). Например, копии:

— листков нетрудоспособности, если выплачивались пособия по беременности и родам;

— свидетельства о рождении ребенка, если выплачивались пособия по уходу за ребенком до полутора лет или единовременное пособие при рождении ребенка;

— трудового договора с работником.

При назначении проверки деньги на ваш счет ФСС перечислит только после ее окончания.

Смежные вопросы:

Добрый день. Сотрудница ушла в декрет. 1) предоставила больничный с 25.07.2016 по 11.12.2016 — отпуск по беременности и родам. Сделали выплату за 140 дней — за отпуск по беременности…...

Документы, необходимые при обращении в зависимости от причины нетрудоспособности и вида пособия с изменениями 2017 года. Приказ Минтруда № 585н от 28.10.2016 и Письмо ФСС РФ от 07.12.2016 N 02-09-11/04-03-27029. Скачать новые формы заявления и справки-расчета.

Список документов на возмещение расходов в Пензенский Филиал №2 ГУ ПРО ФСС РФ, составленный по первым случаям временной нетрудоспособности, который до сих пор не изменился и выручает при каждом новом случае. Учтены изменения с 2017 года.

Документы, необходимые при каждом обращении

Все копии документов должны быть заверены подписью и печатью (при наличии).

Пособие по временной нетрудоспособности

Копия трудовой книжки (для работодателя - ИП).*
При непроизводственных травмах копия объяснительной, при каких условиях получена травма.

*Возможно, это требование только нашего Пензенского Филиала №2 ГУ ПРО ФСС РФ - предоставлять копии трудовых книжек получателей пособий, работающих у ИП. В нормативных документах такого требования нет.

Пособие по беременности и родам

Копия листка нетрудоспособности.
Копия справки о расчете пособия (приложение №1).
Копия трудовой книжки (для работодателя - ИП).
Копия справки о постановке на учет в ранние сроки (до 12 недель). (Для возмещения единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в ранние сроки.)
Документы, необходимые при каждом обращении.

Единовременное пособие при рождении ребенка

Копия заявления о назначении пособия.
Копия справки о рождении ребенка, выданная органами записи актов гражданского состояния.

Копия справки из органов социальной защиты населения по месту жительства другого родителя о неполучении им единовременного пособия при рождении ребенка и копию трудовой книжки (или заявление о том, что прошу назначить пособие без копии трудовой книжки, так как мой муж (жена), ФИО, трудовой книжки не имеет).
Документы, необходимые при каждом обращении.

Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет

Первое обращение

Копия заявления на отпуск по уходу за ребенком.
Копия заявления о назначении пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет.
Копия приказа о предоставлении отпуска по уходу за ребенком.
Копия листка нетрудоспособности.
Копия свидетельства о рождении ребенка.
Копия свидетельства о рождении предыдущего ребенка.
Копия справки о расчете пособия по уходу за ребенком (приложение №1).
Копия справки с места работы (службы, учебы) другого родителя о том, что пособие не назначалось и не выплачивалось, - в случае, если оба родителя работают (служат, учатся).

или, если другой родитель не работает,

Копия справки из органов социальной защиты населения по месту жительства другого родителя о неполучении им пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет и копию трудовой книжки (или заявление о том, что прошу назначить пособие без копии трудовой книжки, так как мой муж (жена), ФИО, трудовой книжки не имеет).
Документы, необходимые при каждом обращении.

Второе и последующие обращения

Справка о выплаченных пособиях (приложение №4).
Документы, необходимые при каждом обращении.

Если вы подаете документы одновременно на возмещение нескольких видов пособий, то, независимо от их количества, комплект документов, необходимых при каждом обращении, подается один.