Ведение кадрового учета является обязанностью любой организации вне зависимости от ее размера и применяемой системы налогообложения. Правильность ведения и оформления учетных документов контролируется инспекциями по труду, а также частично налоговыми органами и внебюджетными фондами (ПФ, ФСС, ФОМС).
Цена услуг
Скачать прайс на бухгалтерские услуги
Ведение кадрового учета включает в себя:
Обязательные общие документы:
2.Правила внутреннего трудового распорядка
3.График отпусков
4.Положение о защите персональных данных
5.Положение об оплате труда и премировании
6.Журнал учета кадровых приказов
7.Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Обязательные индивидуальные документы кадрового учета:
1.Заявление на прием
2.Приказ о приеме на работу
3.Трудовой договор
4.Личная карточка Т-2
5.Заявление на предоставление вычетов
6.Трудовая книжка
Документы, расчеты бухгалтерского учета:
1.Табель учета рабочего времени
2.Расчетная ведомость
3.Расчетные листки
4.Платежная ведомость (расходные кассовые ордера на выплату заработной платы)
5.Расчет НДФЛ (применение стандартных вычетов)
6.Расчет налогов и страховых взносов с фонда оплаты труда
7.Расчет больничных листков и пособий (по беременности и родам, по уходу за ребенком и пр.)
8.Расчет отпусков и компенсаций при увольнении
Документы по командировкам:
1.Приказ о командировке
2.Командировочное удостоверение
3.Служебное задание
От правильности составления бухгалтерских документов зависит правомерность включения в расходы затрат на оплату труда и налогов.
Доверьте ведение кадрового учета нашей компании
Кадровый учет имеет важное значение для предприятия любого типа, независимо от размера и вида деятельности. Обязанность вести такой учет по всем нанятым работникам лежит и на индивидуальных предпринимателях. Более того, в определенной периодичности существует порядок сдачи отчетности по труду в соответствующие контролирующие органы, такие как налоговая инспекция, внебюджетные фонды и инспекция по трудовым вопросам и заработной плате.
Неправильность, неточность или несвоевременность составления и сдачи таких отчетов грозит руководителю штрафами. Наибольший риск возникновения такой проблемы имеется в том случае, если фирма малочисленная, поэтому в ее штате невыгодно держать бухгалтера. Временный человек, разово выполняющий такую работу, за ее результаты ответственности не несет.
В этой ситуации может помочь наша компания. Ведение кадрового учета – одно из направлений комплекса услуг, предоставляемых нами на профессиональном уровне предприятиям различного рода. Необходимо только заключить соответствующий договор, предоставив всю первичную информацию – выгодность такого обслуживания вы оцените сразу. Одновременно с качеством выполнения работ мы гарантируем еще и невысокие цены.
Как правило, на малом предприятии создавать специально кадровую службу нерационально. Так как объем работы с персоналом в маленьких компаниях обычно небольшой, ведение кадровой документации поручается одному из сотрудников, чаще всего секретарю или бухгалтеру. И это логично, создавать специальную ставку в таком случае просто экономически невыгодно.
Специфические особенности малого бизнеса таковы, что кадровая документация может вестись в минимально допустимом объеме, отвечающем возможностям и потребностям малого предприятия, при этом выполняются только самые необходимые функции. Следует учесть, что кадровая работа в небольших организациях ведется, в основном, по мере надобности, а не постоянно, и сводится к отбору и приему на работу, увольнению персонала, управлению заработной платой и контролю над трудовой дисциплиной, определению очередности отпусков. Тем не менее, кадровая политика не теряет своего ключевого значения в создании профессионального и сплоченного коллектива.
Несмотря на отсутствие специализированного отдела кадров на малом предприятии, пренебрегать организацией кадрового делопроизводства нельзя. Кадровая документация, пусть и в уменьшенном объеме, должна вестись в соответствии с установленными правилами и существующим законодательством, и необходимость этого недооценивать не стоит.
Юридически правильная и рациональная организация делопроизводства обеспечивает оптимизацию документооборота и уменьшение количества документации, повышает эффективность кадровой работы. Кадровое делопроизводство документирует трудовые отношения. Даже минимальный список документов, обязательных для ведения в малом предприятии, довольно велик. Это следующие основные документы:
Распоряжения и приказы о приеме на работу;
Штатное расписание;
Личные карточки;
Приказы о предоставлении отпусков;
График отпусков;
Приказы о переводе на другую работу, ;
Приказы об увольнении;
Табели учета рабочего времени;
Правила внутреннего распорядка и ;
Положение, регламентирующее защиту личных данных;
Трудовые книжки и книга их регистрации;
Документация по охране труда.
Любая кадровая документация из этого списка имеет юридическую, а нередко и коммерческую ценность, что является подтверждением важности ее ведения и необходимости правильного оформления. Эти документы подтверждают права и обязанности как работодателя, так и работника, а в случае необходимости, становятся важными доказательствами в спорных ситуациях.
Документирование трудовых отношений обеспечивает пенсионные, социальные и другие гарантии, предоставляемые работникам российским законодательством. Кадровая документация служит основанием для начисления зарплаты, пособий, премий, для определения страхового и трудового стажа, начисления пенсий, поэтому важен ответственный и безошибочный подход к оформлению этих первоисточников. Небрежное отношение к ведению документов может неблагоприятно отразиться на благополучии и предприятия, и его работников.
К сожалению, отсутствие профессиональных кадровиков на малых предприятиях нередко ведет к низкому качеству кадрового делопроизводства и, как следствие, нарушению
Помочь в устранении подобных нарушений до того, как они будут выявлены трудовой или налоговой инспекцией, либо представителями фонда социального страхования, может аудиторская проверка. Аудит кадровой документации обеспечивает комплекс действий по проверке правильности оформления документов и корректности ведения учета. Аудиторами будет дана экспертная оценка рисков в случае выявленных нарушений и рекомендации по оптимизации кадрового делопроизводства с целью их устранения.
Оптимизировав кадровую документацию можно не только избежать штрафных санкций со стороны проверяющих органов, но и повысить управляемость персоналом, обеспечить прозрачность трудовых отношений и защиту прав своих работников.
Прежде чем дать определение понятию «кадровый учет» следует сказать, что оно тождественно таким понятиям как кадровое делопроизводство, ведение кадровой документации, кадровые услуги и другим аналогичным понятиям, которые Вы можете встретить. Но все это одно и то же.
Из всего многообразия интерпретаций мы придерживаемся понятия кадровый учет, которое вошло в название нашего Департамента и по нашему мнению более точно отражает суть работы кадрового специалиста.
Кадровый учет - это?
Кадровый учет – это учет движения работников организации или индивидуального предпринимателя, связанный с документальным оформлением приема, перемещения и увольнения работников, трудовых отношений с работниками и организации труда работников. Таким образом, кадровый учет ведется на основе первичной кадровой документации и внутренних нормативных актов по труду.
Для грамотного ведения кадрового учета необходимо профессиональное знание трудового права, форм кадровых документов, иметь практический опыт работы в области кадрового делопроизводства и отслеживать все изменения трудового законодательства. Мы предлагаем Вам именно такую помощь, имея построенную систему работы наших специалистов и технологии, специализируюсь конкретно в области кадрового учета.
Как организовать ведение кадрового учета?
Существует несколько способов организовать ведение кадрового учета, которые стали наиболее распространены:
- создать кадровую службу или нанять кадрового специалиста в свою организацию или ИП;
- передать ведение кадрового учета кадровику, которого посоветовали, заключив с ним гражданско-правовой договор или вообще не оформляя с ним отношений;
- доверить ведение кадрового учета бухгалтеру или секретарю, хорошо работающему с документами;
- передать ведение кадрового учета аутсорсинговой компании, специализирующейся в области кадрового делопроизводства.
Вы думаете, мы будем Вас уговаривать выбрать только четвертый вариант и обратиться в наш Департамент? Нет. Мы предлагаем Вам рассмотреть основные плюсы и минусы каждого варианта, чтобы Вы могли самостоятельно сделать свой выбор.
Вариант 1. Создание кадровой службы или найм кадрового специалиста.
Плюсы. Свои специалисты, работу которых можно организовать по своим принципам. Вы видите человека у себя в офисе и сами определяете требования к его работе.
Минусы. Сложно проверить профессионализм нанимаемого на работу кадровика, если Вы сами в этом не специализируетесь – приходится верить словам и трудовой книжке. Нужно тратить время на контроль за работой, осуществлять управление нанятыми работниками. Дорого – аренда, налоги, программы, обучение и пр. А что делать, если ответственный кадровый специалист ушел в отпуск, а нужно срочно уволить какого-то работника?
Вариант 2. Передать ведение кадрового учета кадровику, которого посоветовали.
Плюсы. Посоветовали знакомые, которые уже проверили кадрового специалиста в деле, значит, ориентировочно, человек должен быть профессионалом. Можно договориться на удобные условия работы.
Минусы. Никакой ответственности такой специалист перед Вами не несет, в том числе и за все свои ошибки. Обещания знакомых не всегда сбываются, советы не всегда удобны Вам.
Вариант 3. Доверить ведение кадрового учета бухгалтеру или секретарю.
Плюсы. Такие специалисты подконтрольны именно Вам. Не нужно тратить время на подбор кадровых специалистов, да и расходов на ведение кадрового учета меньше.
Минусы. Дополнительные обязанности работниками делаются в последнюю очередь, что приводит к отсутствию многих кадровых документов, ошибкам в кадровом учете и другим пробелам. Бухгалтеры, как правило, разбираются в той части трудового законодательства, которая нужна для налогового учета и расчета заработной платы, а эта работа требует и так значительно времени. Секретарь, даже если он очень прилежный, не владеет профессиональными знаниями в области трудового законодательства, а значит, возникает высокий риск понести ответственность за его работу.
Вариант 4. Передать ведение кадрового учета аутсорсинговой компании.
Плюсы. Всю организационную работу и управление кадровыми специалистами, их подбор и обучение, техническое оснащение берет на себя аутсорсинговая компания. Минимизируются расходы. Компания несет ответственность по договору. Постоянная, непрерывная и профессиональная помощь по кадровым вопросам.
Минусы. Нужно выбрать подходящую компанию и взаимодействовать со специалистами, которые работают вне Вашего офиса. Необходимо соблюдать выстроенную и согласованную систему работы с аутсорсинговой компанией.
Делайте свой выбор, а наши специалисты всегда будут рады Вашим обращениям по любым вопросам, связанным с кадровым учетом, и для заказа наших услуг!
