Перечисление командировочных на карту. Использование пластиковых карт в командировках

Селим Эргоз, глава департамента продуктов Visa в России: В мире объем платежей по картам данного типа огромен (по оценкам экспертов в 2014 году он составил порядка $1.178 триллиона*). И это неудивительно, поскольку продвинутые компании используют их как основной механизм расчетов по командировочным и представительским расходам. В России же корпоративные карты пока распространены не так широко, хотя, как и в мире, на представительские и командировочные расходы тратятся огромные деньги - порядка $20 млрд ежегодно*. Но на данный момент еще не все организации рассматривают новые схемы расчетов по учету командировочных и представительских расходов. Однако основываясь на опыте работы Visa в России, могу сказать, что интерес со стороны клиентов возрос, и многие компании ищут новые способы организации работы, которые позволяют автоматизировать процессы, сэкономить время сотрудников и, как результат, оптимизировать свои расходы.

Какое новое решение либо продукт могли бы изменить эту ситуацию?

Евгений Богачев, руководитель управления по развитию регионального корпоративного бизнеса и корпоративных продуктов Райффайзенбанка: В июне 2015 года наш банк совместно с Visa и Zelenski Travel Corporate Solutions запустил первую кобрендовую дебетовую корпоративную карту Raiffeisenbank Visa Corporate & Zelenski Loyalty Pass . Это абсолютно новый для российского рынка продукт, включающий в себя не только удобство расчетов и ведения отчетности в рамках командировочных и представительских расходов, но и преимущества программы лояльности Zelenski Loyalty Pass. Ранее кобрендовые карты были доступны только частным клиентам, теперь компании также могут бесплатно воспользоваться самыми востребованными в деловых поездках услугами благодаря участию в бонусной программе.

Вадим Зеленский, глава Zelenski Corporate Travel Solutions: В рамках программы лояльности за каждые потраченные 100 рублей со всех корпоративных карт компании в личный кабинет юридического лица начисляется 1 балл**. Накопленные баллы можно обменять на различные услуги ZCTS – к примеру, на оплату проживания в рамках деловой поездки, трансфер и другие услуги. Впрочем, на мой взгляд, наибольшим спросом в рамках бонусной программы будут пользоваться авиабилеты. Особо отмечу, что выгодным отличием нашей программы от «мильных» накоплений различных авиакомпаний в рамках других кобрендовых карт является возможность оплатить баллами перелет любого авиаперевозчика,– клиенту достаточно выбрать лишь дату, направление и рейс.

Хотя наш новый совместный продукт позиционируется как корпоративная карта для оплаты командировочных и представительских расходов (T&E card), ее также можно использовать для оплаты общехозяйственных расходов то есть в качестве purchasing card - баллы будут начисляться в любом случае. А сам процесс накопления можно контролировать в разделе «Личный кабинет» на сайте zelenskiloyalty.ru

Каков механизм использования данной карты с точки зрения клиента?

Евгений Богачев: Корпоративная дебетовая карта Raiffeisenbank Visa Corporate & Zelenski Loyalty Pass выпускается в рублях к отдельному расчетному счету компании и на конкретное физическое лицо - сотрудника организации. К одному счету можно открыть неограниченное количество карт на разных сотрудников компании. По желанию клиента можно лимитировать расходование денежных средств индивидуально по каждой из них. Кроме того, компания может установить общий ежемесячный лимит на снятие наличных со счета по всем картам, и ежедневное ограничение на снятие наличных по каждой карте через банкомат.

Помимо опций, о которых я уже упоминал, картой Raiffeisenbank Visa Corporate & Zelenski Loyalty Pass, как и другими дебетовыми корпоративными картами Райффайзенбанка, можно расплачиваться за товары, приобретенные как в обычных магазинах, так и в интернете, снимать наличные денежные средства в банкоматах и в России, и за рубежом.

Селим Эргоз : Добавлю, что благодаря доступу к сети Visa , держатели карт могут оплачивать покупки в более чем 30 миллионах точек по всему миру, также получать наличные в местной валюте в любой стране мира в более чем 900 000 банкоматов.

Как известно, отчетность по командировочным расходам нередко занимает довольно большое количество времени сотрудников финансового блока компании. Как повлияет на эти процессы использование корпоративной карты?

Селим Эргоз : Не секрет, что бумажное оформление авансовых отчетов и прочей документации, связанной с деловыми поездками, занимает достаточно много времени, что в итоге выражается в финансовых затратах на организацию этого процесса. Visa предлагает высокотехнологичные решения по передаче данных, которое значительно снижает издержки. Упрощенно процесс выглядит так: после совершения транзакций банк с помощью Visa передает информацию о них в компанию. Данные сразу поступают в систему EPR, либо появляются в доступе в специальном приложении на сайте (web-интерфейс Visa IntelliLink Spend Management). Сотрудник составляет отчет, используя уже загруженную информацию о транзакциях, затем согласует его в соответствии с внутренней политикой компании, после чего данные переносятся в бухгалтерскую программу, где делаются необходимые проводки. Формат этих данных совместим со всеми используемыми системами учета финансов и полностью соответствует compliance и другим финансовым политикам компаний. Это не только ускоряет процесс оформления расходов в данном сегменте, но и удешевляет его.

В чем еще возможна оптимизация расходов в рамках использования карты Raiffeisenbank Visa Corporate & Zelenski Loyalty Pass?

Селим Эргоз : Прежде всего – в возможности пресечь нецелевое расходование средств компании в рамках совершения деловых поездок. Согласитесь, информация о транзакции, присланная из банка и подтвержденная соответствующими отчетными документами, объективнее, чем сумма, вписанная от руки в счет такси, или малоинформативный чек при оплате наличными.

К сожалению, в мировой практике немало примеров мошенничества, когда сотрудники пытались «провести» совсем безумные траты как бизнес-расходы и получить за них компенсацию от компании. Широкий резонанс получил случай, когда недобросовестный сотрудник сумел «заработать» более $10 000 за год, задекларировав эту сумму как траты на питание. Как оказалось, он собирал чеки на помойках вокруг самых дорогих ресторанов во время командировок, а сам питался в самых дешевых заведениях, которые только смог найти. Разница составила совсем неплохую прибавку к жалованию***.

Еще один печально известный пример имел место в 2007 году, когда семь сотрудников крупной американской корпорации согласовали свою продолжительную поездку вокруг земного шара для «анализа конкурентной ситуации» в компаниях той же самой индустрии. Первоначально для посещения были выбраны именно деловые центры, но в последнюю минуту они были заменены на Гавайи, Таиланд и тому подобные развлекательные места. Наверное, эта афера и сошла бы им с рук, если бы одна из компаний, в которую они планировали заехать, не начала выяснять почему они не прибыли на запланированную встречу... Общая сумма расходов составила $150 000, все семеро были тут же уволены***.

Эти случаи, конечно, крайность, но мошенничество с декларированием неправомерных и несуществующих расходов происходит практически в каждой компании – в большей или меньшей степени. Те организации, которые по-прежнему выдают сотрудникам наличные, имеют только один источник информации о расходах и страдают от такого мошенничества намного чаще, чем компании, обязывающие использовать корпоративные карты для покрытия деловых расходов и внедрившие современные автоматизированные решения по передаче данных о расходах по карте.

Не стоит забывать о некоторых особенностях российского менталитета. И если на рынке появляются эффективные инструменты контроля и учета трат, а также лимитирования расходов, ими стоит воспользоваться.

* GBTA BTI™ Outlook: Annual Global Report & Forecast Prospects for Global Business Travel 2015-2019, July 2015

**В соответствии с условиями банка

*** Employee X «How to Pad your Expense Report and Get Away with it»

Использование пластиковых карт в командировках все более популярное явление. Это удобно и практично. Мы выяснили насколько правомерно использование пластиковых карт в командировках.

В процессе оформления командировок, а также на стадии списания командировочных расходов у бухгалтера возникает множество вопросов. На первый взгляд все просто. Руководствоваться при направлении работника в командировку следует статьей 166 ТК РФ, а также Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При этом следует помнить, что в соответствии со статьей 252 НК РФ расходы организации уменьшают налогооблагаемую прибыль лишь тогда, когда они направлены на получение доходов, экономически обоснованны и документально подтверждены. Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Для оформления командировок предназначен ряд унифицированных документов, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

В настоящее время большое распространение получили корпоративные пластиковые карты, которые являются собственностью организации, вернее, привязаны именно к расчетному счету компании. Договор с банком заключает организация (клиент), а держателем карты является физическое лицо, выступающее в роли уполномоченного представителя фирмы. Все это вытекает из норм «Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт» (утв. ЦБ РФ 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Всё по правилам

Итак, пунктом 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки предусмотрено, что работнику выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Аванс может быть выдан как наличными денежными средствами, так и путем выдачи корпоративной карты (п. 2.5 Положения об эмиссии банковских карт).

После возвращения из командировки работник обязан отчитаться о произведенных расходах путем представления в бухгалтерию организации авансового отчета с приложением всех документов, подтверждающих эти расходы.

Соответственно, корпоративная банковская карточка является эквивалентом выдачи работнику денежного аванса, с той лишь разницей, что размер аванса может быть неограниченным – именно в этом и есть одно из преимуществ использования при расчетах с подотчетными лицами корпоративных карт. «Пластик» привязан к счету, который легко пополнить в случае необходимости; карта позволяет сохранить средства при транспортировке, она удобна в расчетах.

Поскольку подотчетное лицо – это конкретный человек, а большинство документов для оформления командировки персонифицированы, то ответ на вопрос, может ли держатель карты оплатить счета гостиницы и билеты за всех, очевиден. Кто аванс получил, тот его и тратит, а также отчитывается о направлении расходования средств. Ведь пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40, запрещается передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому.

Если все таки держатель карты оплатит расходы другого лица, отчитываться о произведенных расходах будет первый, а второму придется передать коллеге сумму наличными, поскольку принцип: «получил под отчет – отчитайся» – никто не отменял.

Групповой счет гостиницы нарушает правила предоставления гостиничных услуг, а приложение документа, выписанного на другое лицо, нарушает порядок ведения кассовых операций

Ранее «Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием» (утв. ЦБ РФ от 9 апреля 1998 г. № 23-П) устанавливало, что средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения ряда операций, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты. На сегодняшний день Положение не содержит такой нормы, однако в соответствии с пунктом 1.4 Положения банковская карта признается видом платежной карты и является инструментом безналичных расчетов, предназначенным для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами, операций с денежными средствами, находящимися у эмитента, в соответствии с законодательством Российской Федерации и договором с эмитентом.

Повторюсь: расходы производит именно физическое лицо, выступающее представителем предприятия, а значит, являющееся подотчетным лицом.

Платить или не платить?

Нит никакого криминала в том, чтобы счета гостиницы и проездные билеты приобретались за счет средств корпоративной карточки. Например, гражданин Иванов назначен держателем карты – именно он получил ее накануне отъезда в командировку. Группа командированных состоит из трех человек. Иванов оплатил с карточного счета компании расходы на проживание в гостинице и расходы на проезд троих человек. Приказ о направлении работников в командировку издан по форме № Т-9а (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В приказе указано, что источником финансирования являются средства организации, аккумулируемые на специальном карточном счете, и указан их лимит. В приказе руководителя о возмещении сотрудникам командировочных расходов, кроме лимитов расходования средств на проезд и аренду жилья, предусмотрена возможность компенсации данных расходов с использованием корпоративной пластиковой карты.

Девятым арбитражным апелляционным судом указано на возможность приложения к авансовому отчету оправдательного документа, выписанного на другое лицо, при условии, что денежные средства фактически использованы на нужды работодателя (постановление от 8 октября 2007 г. № 09АП-12853/2007-АК). Судом отмечено, что нарушение положений пункта 11 Порядка ведения кассовых операций не является основанием для признания сумм, полученных под отчет, доходом работника и удержания НДФЛ.

При направлении в командировку группы сотрудников каждый может получить корпоративную банковскую карту, открытую к одному специальному карточному счету организации, и производить все расходы за себя лично, а также отчитываться по возвращении из командировки без нарушений действующего законодательства. В магазинах, гостиницах и т. п. сотрудник организации получит документы, свидетельствующие о расходах, произведенных по корпоративной карте, оформленной на его имя. Таким документами являются счета за проживание в гостинице, билеты на проезд, квитанции, чеки, накладные и т. д. К ним должны быть приложены оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и банкоматов. Все эти документы сотрудник компании представит в бухгалтерию предприятия вместе с авансовым отчетом.

Требования к счету гостиницы установлены постановлением правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации». При оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать:

– наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей – фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);

– фамилию, имя, отчество потребителя;

– сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

– цену номера (места в номере);

– другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

Обратите внимание: групповой счет гостиницы нарушает правила предоставления гостиничных услуг, а приложение (как подтверждения расходов на командировку) документа, выписанного на другое лицо, нарушает порядок ведения кассовых операций.

Выход один: на каждого командированного оформлять отдельную корпоративную карту или воспользоваться старым порядком и выдавать работникам, не являющимся держателями корпоративных карт, денежный аванс на командировочные расходы из кассы организации. Это позволит избежать возможных споров с налоговыми органами.

Тамара Судараева, старший финансовый консультант юридической компании «Налоговик»

Кадровая политика, Корпоративная культура

Всё по правилам

Если все таки держатель карты оплатит расходы другого лица, отчитываться о произведенных расходах будет первый, а второму придется передать коллеге сумму наличными, поскольку принцип: «получил под отчет – отчитайся» – никто не отменял.

Групповой счет гостиницы нарушает правила предоставления гостиничных услуг, а приложение документа, выписанного на другое лицо, нарушает порядок ведения кассовых операций