Заявление необходимо как основание для выдачи денег в подотчет из кассы. Подотчетником может быть любое лицо, работающее у вас по трудовому или гражданско-правовому договору.

Заявление на деньги подотчет составляется от имени подотчетника и визируется директором (либо иным лицом, которому директор по доверенности дал полномочия принимать решения о расходовании денег из кассы). Если деньги нужно выдать под отчет самому директору (уполномоченному им лицу), то вместо заявления оформляется .

Реквизиты заявления укажите в РКО, оформляемом при выдаче соответствующей суммы подотчетнику.

Что должно быть в заявлении о выдаче наличных под отчет

Необходимый минимум данных в заявлении:

Сумма выдаваемых под отчет наличных;

На какой срок выдаются наличные;

Подписи подотчетника и директора;

Дата подписания заявления директором.

Подписи главбуха (бухгалтера) и кассира не обязательны.

Можно ли заполнить заявление о подотчете на компьютере

Все поля, включая даты и суммы, при желании можно заполнить на компьютере до распечатки заявления. А потом подотчетник и директор поставят на заявлении свои подписи.

Что будет за подотчет без заявления

Если инспекция при проверке обнаружит, что в предшествующие два месяца была хотя бы одна выдача наличных под отчет без заявления, она попытается оштрафовать организацию и директора по ч. 1 ст. 15.1 КоАП за нарушение порядка хранения свободных наличных или же порядка ведения кассовых операций вообще.

Если деньги под отчет выдаются безналичным путем (например, вы перечисляете их на зарплатную карту работника), то заявление оформлять не обязательно. Оно требуется только для выдачи под отчет наличных из кассы. Соответственно, и оштрафовать за отсутствие заявлений на «безналичный подотчет» нельзя.

Приказ с перечнем подотчетных лиц не заменяет заявления

Оформлять такой приказ необязательно. Но его удобно использовать, если нужно ввести некие ограничения, например: кому, в каких пределах, как часто и на какие нужды в принципе могут выдаваться наличные. Но и тогда заявления на каждую выдаваемую под отчет сумму все равно должны быть.

Как производится выдача денежных средств в подотчет? По какой форме подавать заявку на выдачу денежных средств? По какой форме издавать приказ о выдаче денег? В какие сроки нужно уложиться? Какие изменения в этой части действуют с 2018 года? Давайте разберем актуальный порядок выдачи денежных средств подотчет.

Кому можно выдавать деньги на нужны бизнеса

Работодатели обязаны организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Вы можете найти такое требование в части 1 статьи 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить генеральный директор компании. Он может издать приказ со списком лиц, которые вправе получать денежные средства. Вот образец такого приказа, по которому может производиться выдача денежных средств под отчет:

В целях соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п.п. 5 и 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Следовательно, под отчет деньги можно выдать, в том числе, подрядчику. Они могут ему потребоваться, к примеру, для приобретения материалов для выполнения работ по гражданско-правовому договору. Такую сумму под отчет можно выдать ему, например, из кассы.

Заявление о выдаче денег: нужно ли оно?

Еще совсем недавно для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен был обязательно передать в бухгалтерию или отдел кадров заявку на выдачу денежных средств подотчет. Образец такой заявки показывает, что в ней нужно было указывать необходимую сумму, а также пояснять, на какие цели она будет потрачена. Перед вами образец такого заявления о выдаче денежных средств подотчет:

Однако с 19 августа 2017 года ситуация изменилась. Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У. С указанной даты выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Для выдачи денег достаточно приказа о выдаче денежных средств подотчет или другого распорядительного документа компании. Такие же правила выдаче денег под отчет продолжают действовать в 2018 году.

Как издавать приказ о выдаче денег: пример

Итак, выдача денежных средств в подотчет в 2018 году возможна на основании приказа или другого распорядительного документа (пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). При этом каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок выдачи денег нет. Перед вами приказ о выдаче денежных средств под отчет (образец):

Более того, нет никаких особый требований к тому, как оформлять приказ на выдачу подотчетных сумм. По нашему мнению, в приказе имеет смысл зафиксировать: Ф. И. О. работника, сумму, цели и сроки выдачи.

Заметим также, что можно издавать общий приказ на несколько сумм. Так, например, если выдача наличных денежных средств в подотчет необходима нескольким сотрудникам, то приказ может выглядеть так:

Сроки выдачи денежных средств

Какие сроки выдаче денежных средств подотчет? Когда сотрудникам нужно сдать работодателю отчет о потраченных денежных средствах? Ответ на этот вопрос нужно искать в приказе генерального директора. Ведь именно в нем обозначается такой срок.

Процесс выдачи денег

Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:

оформите расходный кассовый ордер (РКО). Его должен подписать главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).
после того как подотчетник поставит свою подпись на РКО, кассир выдает ему деньги из кассы и подписывает РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).
оформите выдачу денег под отчет проводкой (статья движения денежных средств):

Заявление на выдачу подотчетных сумм образец

У инспекторов часто возникают претензии к операциям с подотчетными суммами. Чтобы снизить риск штрафа, стоит придерживаться трех правил:

На выдачу в подотчет сумм необходимо заявление.
Авансовый отчет надо сдать в срок.
Новые подотчетные можно выдать, если сотрудник отчитался за прошлый аванс.

Но есть другие нюансы, на которые следует обратить внимание.

Выдача в подотчет

Выдача подотчетных наличными. Заявление на подотчетные средства должны писать как обычные сотрудники, так и директор. Если заявления не будет, то есть риск назначения штрафа до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

С 1 июня 2014 года упростились правила составления заявления на выдачу денег под отчет. Теперь бухгалтер или сам подотчетник может записать сумму и срок, на который надо выдать деньги. Руководителю достаточно поставить в заявлении свою визу (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

В шаблоне заявления на выдачу подотчетных сумм для работников можно добавить строчки для записи суммы и срока выдачи подотчетных средств. Для руководителя компании заявление также обязательно. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. Но бланк для него стоит составить с иными формулировками. В конце руководитель поставит подпись, которая является одновременно разрешающей. Тогда заявление не будет выглядеть так, будто директор разрешает выдать деньги сам себе.

Заявление на выдачу в подотчет

Образец заявления на выдачу подотчетных сумм

Компания может разработать типовую форму заявления на перечисление денег под отчет на карту сотрудника с расчетного счета и включить в нее другие сведения, которые обязательны в заявлении на выдачу денег под отчет из кассы - срок, сумму и т. п.

Образец заявления о выдаче в подотчет (на карту)

Образец заявления на выдачу подотчетных сумм (на карту)

Если заявления не будет, налоговики могут посчитать, что компания выдала не подотчетные средства, а иные доходы. А с них надо удержать НДФЛ.

Для выдачи подотчетных сумм по безналу надо выполнить еще несколько условий:

В назначении платежа необходимо написать, что это подотчетные средства. Тогда не будет путаницы, какие суммы компания выдавала - под отчет, зарплату, дивиденды и т. п. Вместе с авансовым отчетом у сотрудника надо запросить документ, который подтвердит оплату картой. Например, чек терминала или выписку с карты. Эти документы удостоверят, что с перечисленных средств не надо удерживать НДФЛ.

Кроме того, при выдаче денег под отчет на карты Минфин рекомендует прописать в учетной политике порядок выдачи средств. Компания может это сделать в любое время.

В заявлении сотрудник должен написать, на какой срок он берет деньги. По умолчанию срок составляет три рабочих дня.

Новые подотчетные средства нельзя выдавать, если сотрудник не отчитался за суммы, полученные ранее (абз. 3 п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). При нарушении этого порядка не исключен штраф по статье 15.1 КоАП РФ.

Если работник уехал в командировку, получив перед отъездом наличными суточные, деньги на билеты и гостиницу, а позднее командировка была продлена, можно перевести на его карту дополнительную сумму. Таким образом, работник получит средства под отчет повторно. Поскольку деньги перечисляются по одной и той же командировке, отчитаться за них он должен будет в один день, а составить авансовый отчет нужно в течение трех дней с даты выхода на работу.

Требование о том, что перед выдачей денег под отчет надо отчитаться за предыдущий аванс, есть только в Указании ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Этот документ регулирует порядок расчетов наличными. Так как перечисление денег работнику на карту - это уже безналичные расчеты, требования данного указания здесь не применяются.

Компания вправе установить порядок расчетов и определить сроки, когда сотрудники должны отчитаться за суммы, перечисленные на карту. Этот порядок стоит прописать во внутреннем положении.

Подотчетные подрядчикам

Наличные по заявлению могут получать штатные сотрудники и подрядчики. И в старом, и в новом порядке ведения кассовых операций предусмотрено, что деньги под отчет получают работники. В прежнем кассовом порядке не было этого термина. Поэтому надо было применять определение из других отраслей права, а именно из Трудового кодекса. Но в новом Указании есть четкая формулировка. Работник - это физическое лицо, с которым компания заключила трудовой договор или договор гражданско-правового характера (п. 5 Указания № 3210-У). А значит, наличные под отчет можно выдать и подрядчику. Например, для покупки материалов, которые необходимы для выполнения работ.

Опрошенные нами налоговики согласны с такой позицией. Поэтому претензий на проверках возникнуть не должно.

На что еще обратить внимание при работе с подотчетными суммами рассказывает лектор Школы финансового руководителя Эльвира Митюкова, управляющий партнер консалтинговой компании «Академия успешного бизнеса».

Расходование подотчетных сумм

Если за счет денег, выданных под отчет, сотрудник от своего имени оплачивает оказанные ему услуги (например, во время служебной командировки), лимит расчетов не применяется. Если работник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам, которые он заключает от имени организации по доверенности (или по уже заключенным договорам), надо соблюдать лимит расчетов наличными деньгами - 100 тыс. рублей по одной сделке. Такие выводы следуют из пункта 6 указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У.

Кстати, лимит действует, даже если контракт уже закончился. Например, истек срок аренды офиса, но за компанией числится долг. Погасить его наличными можно только в пределах 100 тыс. рублей.

НДФЛ с подотчетных сумм

Если сотрудники не могут подтвердить, на что потратили подотчетные, безопаснее удержать с сотрудников НДФЛ. На этом настаивают большинство налоговиков. По их мнению, первичные документы для подтверждения подотчетных денег обязательна. Это могут быть кассовые и товарные чеки, накладные, квитанции и т. д. Если работник потерял первичку и написал об этом объяснения, то такой вариант налоговиков не устроит. Доходы, как считают инспекторы, возникают, даже если сотрудник принес товары.

15 января 2016 года работнику выданы средства на закупку товаров. Срок представления отчета или возврата неиспользованных сумм, введенный приказом по организации, - два месяца.

Выдача в подотчет в 2018 году: новый порядок

Подотчет: что необходимо знать

Командировка, оплата топлива для служебного автомобиля, оплата проезда и гостиницы, представительские расходы - в этих и других случаях идет речь о выдаче подотчет. Что это такое?

Подотчет - подотчетная сумма, выданная сотруднику на командировку, оплату представительских затрат, закупку хозяйственных товаров, оплату ГСМ и других подобных расходов.

Как оформить выдачу денег, можно ли выдать средства подрядчику, как оформить перевод на личную карту работника и другие. Возникает масса вопросов.

Кроме того, Центробанк своим Указанием от 19.06.2017 № 4416-У внес изменения в порядок выдачи наличных под отчет. С 19 августа 2018 года можно выдавать подотчетные деньги без заявлений сотрудника. Вместо этого документа можно оформить распоряжение. А новые суммы под отчет сотрудники смогут получать еще до того, как отчитались за предыдущий аванс.

Подробнее обо всех изменениях и правилах работы читайте далее.

Сумма, которую можно выдать подотчет

Лимит расчета наличными между юридическими лицами в 2018 году - 100 тыс. рублей по одному договору (п. 6 Указания № 3073-У). Но сделать покупки сотрудник может от своего имени - на расчеты между компанией и физлицом этот лимит не распространяется. Поэтому, если сотрудники каждый раз покупают товары от своего имени, то соблюдать лимит не надо, и компания не нарушает кассовый порядок.

В то же время если сотрудник заплатит контрагенту от имени компании, то лимит расчета надо соблюдать. За превышение предусмотрен штраф в 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Поэтому безопаснее предупредить работника или его непосредственного руководителя об ограничениях. А покупку, если есть возможность, разбить на несколько договоров в пределах лимита.

«Подотчетные суммы компания выдает либо через кассу, либо перечисляет на зарплатные карты сотрудников».

Раньше перед перечислением подотчета на карту сотрудник должен был написать заявление о выдаче подотчетных с указанием реквизитов счета личной карты. А к авансовому отчету - приложить документы, подтверждающие оплату картой. То есть оформить все в том же порядке, как если бы работник получил подотчет наличными.

Главбухи в проекте «Учет. Налоги. Право» «Бухгалтерская жалобная книга» предложили идею выдавать деньги подотчетным сотрудника без заявлений. Мы передали идею в Центробанк. Банкиры идею одобрили. Они разрабатывали изменения ровно два года. И вот, наконец, Центробанк представил проект поправок в Указание от 11.03.2014 № 3210-У. Указание ЦБ от 19.06.2017 № 4416-У с поправками вступило в силу 19 августа 2018 года.

Выдача под отчет: новый порядок

Способ № 1. Компании могут отказаться от заявления на выдачу подотчет и сами разработать документ, который его заменит , - «распорядительный документ». Это может быть приказ, распоряжение руководителя или любая другая бумага.

В распоряжении, как и заявлении, надо записать сумму и срок, на который компания выдает подотчет. Расписаться в документе должен руководитель. Налоговики на местах подтверждают, что распоряжением о выдаче денег может служить приказ о направлении сотрудника в командировку.

Способ № 2. Компании по-прежнему могут брать у работников заявление на выдачу подотчет . В этом случае можно разработать типовой бланк заявления и записать в нем реквизиты карты, срок, суммы и т. п. А чтобы не возникло путаницы, какие суммы выдавала компания (зарплата, под отчет и др.), в назначении платежа надо написать, что это подотчетные.

Заявление на подотчет следует написать и директору, получающему средства. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. (ч. 6 ст. 11 ТК РФ). Чтобы заявление не выглядело так, как будто директор сам себе выдает деньги под отчет, составить заявление надо не на имя директора, а на имя компании, а вместо формулировки «Прошу выдать» записать «Необходимо выдать». В конце руководитель ставит подпись, которая является одновременно разрешающей.

Образцы заявлений смотрите ниже. Первый образец - для выдачи подотчета наличными, второе - для перечисления сумм на карту.

Выдача подотчет наличными: образец заявления

Образец заявления на выдачу подотчет наличными

Если заявление не оформить налоговики оштрафуют компанию за нарушение работы с наличными на 50 тыс. руб. (ст. 15.1.КоАП РФ).

Выдачу подотчет на карту: образец заявления

Без заявления сотрудника о перечислении подотчетных на зарплатные карты, налоговики решат, что компания выдала не подотчетные, а иные доходы, с которых надо удержать НДФЛ. С таким заявлением у налоговиков не будет повода решить, что компания выдала сотруднику беспроцентный заем или материальную помощь.

Образец заявления на перечисление подотчет на карту

Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, для этого также понадобится заявление сотрудника, но в нем не надо писать, что это подотчетные, так как сотрудник не получал от компании деньги и отчитываться ему не за что (см. образец ниже).

Образец заявления о возмещении служебных расходов

Выдача в подотчет в 2018 году: изменения и особенности

Выдача под отчет после отчетов за прошлые покупки . Еще одно изменение с 19 августа 2018 года упрощает работу организаций. Теперь можно выдать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Раньше этого нельзя было сделать, пока работник не погасит предыдущий долг. За нарушение инспекторы штрафовали на сумму до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Подотчетные подрядчикам . Компания вправе выдавать деньги под отчет как своим работникам, так и физикам, работающим по гражданско-правовому договору (п. 5, 63 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У).

За полученные подотчетные подрядчик отчитывается в течение трех рабочих дней, представив авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. Если подрядчик не отчитается в указанный срок, будет начислена неустойка нарушения в размере 1 % от выданных средств.

Возврат неизрасходованных подотчетных . Вернуть неизрасходованные подотчетные сотрудник вправе вернуть любым ему удобным способом. Например, средства, перечисленные на карту, он вправе вернуть наличными в кассу. И наоборот, деньги, выданные из кассы - перечислить с личной карты на счет компании.

Чтобы банк не отказал в приеме наличных, в объявлении на взнос безопаснее не упоминать, что это возврат подотчетных, а написать, например, прочие поступления.

Передача подотчетных другим сотрудникам . В действующем порядке нет запрета на передачу подотчетных сумм одним работником другому. Но кассир выдает деньги конкретному работнику по его заявлению.

Кроме того, каждый работник отчитывается по тем суммам, которые получил он, а не кто-то другой. По этой причине безопаснее предупредить сотрудников, чтобы они не передавали подотчетные друг другу. Но компания вправе выдать подотчетные, например, на командировку, ответственному работнику.

Можно назначить одного сотрудника ответственным, если в командировку едут несколько специалистов. Ответственный сотрудник сам оплатит отель, билеты и другие расходы, а суточные раздаст другим командированным на основании ведомости. Составить ведомость можно в произвольной форме.

Авансовый отчет, если компания выдавала деньги . Оформлять авансовый отчет необходимо, когда компания заранее перечисляет сотруднику средства. Если работник тратил свои личные средства, а потом компания возмещает ему расходы, то авансовый отчет не требуется.

В этом случае достаточно взять у работника подтверждающие документы. Например, товарные и кассовые чеки. Также сотрудник должен написать заявление на возмещение расходов, а компания оформляет приказ о возмещении потраченных средств. Форма приказа и заявления произвольная.

Выдача денег при командировке за границу. Компания обязана учесть расходы и компенсировать работнику деньги, которые он потратил в поездке. Но сложность возникает, если работник ездил за рубеж. Компания выдает подотчетные в рублях, а сотрудник сам обменивает их на иностранную валюту. Если документы выставлены в евро, их надо пересчитать в рубли. Курс банка может быть разный.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Выдача в подотчет: правила. Образец заявления на выдачу денег в подотчет

В кассовых операциях немалое значение имеют авансовые отчеты. В случае неправильного заполнения документов налоговая может доначислить НДФЛ, а также штраф. Чтобы снизить риск пени, нужно соблюдать правила выдачи в подотчет средств: выдавать деньги на основе заявления и получать отчет в срок. Но есть иные нюансы оформления операций.

Выдача в подотчет денег под отчет может потребоваться с целью:

покупки ТМЦ;
оплаты командировочных расходов;
расчетов по договорам.

Такие операции регулируются указанием Банка России № 3210 «О порядке ведения кассовых операций».

Алгоритм

Прежде чем принимать новое заявление, нужно проверить, не числится ли за сотрудником аналогичная задолженность. Если таковая имеется, то документ принимать нельзя. Сотрудник должен составить заявление на выдачу в подотчет (директору) в произвольной форме. В тексте должны быть указаны сумма и срок получения средств. Руководитель должен подписать заявление. Далее бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер (КО-2). На основании этого документа кассир, по предъявлению паспорта сотрудником, выдает ему наличные деньги. Ордер подписывается кассиром и получателем. Операция должна быть отображена в кассовой книге.

Заявление на выдачу денег в подотчет должен писать также и руководитель. С ним у компании заключен такой же договор, как и с остальными сотрудниками. Если заявление отсутствует, налоговые органы могут удержать дополнительные суммы НДФЛ.

Документы

Сотрудник должен отчитаться об использовании денег. Авансовый отчет должен быть предоставлен в течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки, выхода на работу или истечения срока, на который предоставлялись деньги. Документ сдается бухгалтеру или руководителю. Принимающая сторона проверяет полное использование средств, наличие подтверждающих документов и правильность оформления отчета. Если ошибок нет, то документ подписывает руководитель, после чего деньги списываются. Вот как осуществляется выдача средств в подотчет. О том, как писать заявление, читайте ниже.

Заявление на выдачу в подотчет: образец

Директору ООО «(наименование)» Ф. И. О.
от водителя Ф. И. О.

Баланс расчетов по ранее выданным суммам:

задолженность сотрудника по ранее выданным суммам в подотчет отсутствует.

Бухгалтер ____________ Ф.И.О.

Директор _____________ Ф.И.О.

Нюансы

Если потрачено меньше средств, чем было выдано, то остаток возвращается в кассу, и на него оформляется приходный ордер. В обратной ситуации сумму перерасхода организация должна вернуть сотруднику на реквизиты, указанные в отчете. Эта операция, как и выдача в подотчет, оформляется расходным ордером.

Если средства не возвращены в кассу, то они должны быть удержаны из зарплаты (ст. 137 ТК РФ). Сотрудник должен дать на эту операцию письменное согласие. В противном случае взыскание будет осуществляться через суд. Сумма удержания за месяц не может превышать 20 % зарплаты сотрудника.

Лимиты

Если учетной политикой предусмотрена выдача подотчетных средств путем перечисления их на карту, необходимо, чтобы у предприятия был заключен соответствующий договор с банком.

Если заявление на выдачу в подотчет не содержит даты возврата средств, то считается, что деньги выданы на один день. В случае нарушения сроков сдачи отчетности на потраченную сумму начисляется НДФЛ. С целью регулирования сроков предоставления документов можно составить приказ на выдачу в подотчет. Образец:

Приказ № 1
об утверждении сроков выдачи сумм в подотчет

В целях контроля расходов подотчетных сумм устанавливаю такие правила:

1. Сотрудники, получившие средства, должны представить отчет об их использовании:

по хоз. нуждам – не позднее 15 дней с даты выдачи средств;
по командировочным расходам – в течение 3 дней после возвращения.

2. Средства должны расходоваться только по назначению.
3. На хозяйственные расходы и на покупку товаров деньги могут выдаваться в пределах 100 тыс. руб.
4. Ответственность за выполнение приказа возлагается на главного бухгалтера.

Директор ______________ Ф.И.О.

Спорные операции

Для удобства и лучшего восприятия материал данного блока мы решили поместить в таблицу.

Проверка отчета

Средства должны быть потрачены целенаправленно. Каждый расход должен быть подтвержден чеками. Также должно быть оформлено командировочное удостоверение, транспортные документы. Если дойдет до суда, важно, чтобы первичная документация была оформлена правильно. Тогда суд примет сторону компании. Рассмотрим детальнее реквизиты документов.

Если в нем отсутствует полное наименование покупки или плохо пропечатаны реквизиты, то он принимается к учету, только если дополнительно предоставляется товарный чек. Товар должен быть куплен в рабочее время. За переработку полагается доначисление зарплаты. Кассовый чек подтверждает факт передачи средств. Чтобы включить расходы в целях налогообложения, нужны другие документы с такими реквизитами: Ф. И. О. должностных лиц, их подписи.

В нем часто отсутствует печать или номер. Хотя эти реквизиты не являются обязательными для заполнения, налоговики могут не принять документ. Хуже обстоят дела, если даты на кассовом и товарном чеках не совпадают. Такие расходы можно будет отстоять только через суд.

В ТТН обязательно должны быть указаны грузополучатель, адреса погрузки и выгрузки, номер путевого листа, марка и номера автомобилей. Без них документ не принимается к учету. В товарной накладной часто отсутствуют должность лица, подписавшего документ, печать грузополучателя, дата. Эти реквизиты считается обязательными для заполнения.

Перечисление средств на карту

Работник может просить перевести подотчетные средства на банковскую карту. Данная операция не противоречит законодательству. Но в таком случае нужно:

получить от сотрудника заявление на выдачу денег в подотчет с соответствующей просьбой и указать в нем реквизиты счета;
в платежке указать, что перечисляется подотчетная сумма;
отметить в нормативных актах (Положение о расчетах с подотчетным лицами), что средства перечислены с р/с на карту;
в учетной политике разработайте собственный бланк отчета с пометкой, что выдача сумм в подотчет осуществляется в безналичной форме;
попросить сотрудника сохранять слипы после каждой оплаты картой и прикрепить их к отчету.

О внесении изменений в учетную политику на 2016 год

Дополнить учетную политику разделом 6:

6. Порядок расчетов с подотчетными лицами.

6.1 Компания выдает сотрудникам средства на командировочные или хозяйственные нужды наличными либо перечисляет их на зарплатную карту.

6.2. Способ выдачи средств регулирует директор в каждом конкретном случае.

6.3. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию документы, подтверждающие расходы. В независимости от способа получения, остаток возвращается наличными в кассу.

Учет операций в БУ

В день выдачи средств оформляется РКО. В БУ делается проводка: ДТ71 КТ50 (51).

Если сотрудник после командировки часть средств возвращает в кассу, то оформляется ПКО. В БУ делается обратная проводка: ДТ 50 (51) КТ 71.

Рассмотрим, как оформляется выдача в подотчет. Образец:

Офис-менеджер ООО 25 мая 2015 г. получил 2000 (две тысячи) руб. на 4 дня для покупки канцелярских принадлежностей. Бухгалтер выдал средства на основании его заявления. Сотрудник 27 мая потратил 1000 (одну тысячу) руб., предоставил чеки и авансовый отчет. Неиспользованную сумму менеджер вернул в кассу.

ДТ71 КТ50 — 2000 руб. – выданы средства из кассы;
ДТ50 КТ71 — 1000 руб. – внесен остаток неизрасходованных средств;
ДТ10 КТ71 — 1000 руб. – канцтовары приняты к учету.

Перечисление средств на корпоративную карту

Альтернативой зарплатной карте является корпоративная. На нее можно перечислять средства под отчет сотрудникам. Работнику достаточно только написать заявление в свободной форме на пользование картой. Перевод средств осуществляется на основании приказа директора. Желательно утвердить порядок использования карт:

Держатели пластика не имеют права разглашать сведения о PIN-коде третьим лицам.
Отчет о расходе средств на карте нужно предоставить не позднее 3 дней после списания средств или возвращения сотрудника из командировки. К нему должны прилагаться чеки, подтверждающие оплату операции картой.
Если документы отсутствуют или директор не подтвердил целевое использование средств, они удерживаются из зарплаты сотрудника.
Отдельно должен быть составлен список работников, которые имеют доступ к средствам.
Выдача и возврат карт должны отображаться в журнале учета.
В случае хищения пластика держатель должен сразу сообщить об этом в банк.

Момент передачи сотруднику карты не является датой выдачи денег под отчет. Записи в БУ делают в момент снятия средств. Все операции с корпоративной картой отображаются на субсчете, открытом к счету 55.

Учет операций в НУ

Данные операции рассматриваются как выдача аванса. Пока сотрудник не предоставит отчет, расходы по НПП не списываются. Также на подотчетные суммы не начисляются страховые взносы и НДФЛ.

Но если сотрудник не может подтвердить потраченные суммы, лучше удержать с него налог. Даже если человек потерял первичные документы, написал об этом объяснительную записку, компания все равно имеет доходы. Но в этом вопросе судьи на стороне налогоплательщиков. Если сотрудник принес товары без документов, у него не возникает задолженности перед работодателем. Организация просто приходует ценности.

15 февраля 2012 работник получил средства для закупки товаров. Срок представления отчета, утвержденный приказом, составляет два месяца. То есть с 16 марта 2012 долг будет считаться просроченным. Срок давности по нему составит три года. Невозвращенный долг увеличит облагаемые доходы в марте 2015 года. Если до этого времени сотрудник подпишет обязательство погасить задолженность, то нужно будет опять отсчитывать трехлетний срок.

Если в феврале 2015 года работник напишет письмо с просьбой об отсрочке долга, доход начнет возрастать с февраля 2017 года (если к тому моменту задолженность не будет погашена).

НДФЛ нужно начислить, если организация самостоятельно спишет задолженность. Доход увеличится в месяце, когда предприятие простило долг. Взносы во внебюджетные фонды нужно будет начислить также после списания средств.

Длительный срок

Как говорилось ранее, законом не оговорен максимальный период использования средств. Нужно только, чтобы срок был указан в самом заявлении. Пометку может сделать директор, бухгалтер или сам сотрудник. Даже если средства на командировочные расходы буду выданы на год, никакие штрафы за такой длительный период для компании не предусмотрены.

Важно помнить, что сотруднику нельзя выдавать новый аванс, пока он не отчитается по старому. Например, работник, получив деньги на полгода, не торопится оформлять отчет. Если срочно нужно будет отправить его в командировку, то оформлять новый подотчет нельзя. Также запрещается требовать досрочный отчет об использовании средств. Исключение - увольнение сотрудника.

Заявление о выдаче денежных средств в подотчет — образец

Выдача денежных средств в подотчет сопровождается оформлением нескольких документов, требования к которым изменяются, приводятся в соответствие с практикой. О порядке оформления заявки на выдачу и последних изменениях в нормативном регулировании читайте в нашей статье.

Образец заявления о выдаче денег под отчет.doc

Заявка на выдачу денежных средств в подотчет и ее образец

В экономическом обороте расчеты регламентированы специальными нормативными актами. Подробнее об этом читайте в нашей статье по ссылке: Законодательство о наличной и безналичной формах расчетов. Сделки в интересах организации могут совершать ее сотрудники за счет выданных им средств. Ниже в статье размещена ссылка на образец заявления о выдаче денежных средств в подотчет. Применительно к данной ситуации в соответствии с нормами литературного языка применяется выражение «выдать деньги под отчет», поскольку об их израсходовании нужно будет отчитаться (представить авансовый отчет), а если возник остаток, вернуть его. Полученные средства называются подотчетными, поэтому в обиходе финансисты употребляют также словосочетание «выдать деньги в подотчет».

Работа с наличными деньгами и кассовые операции строго регламентированы в целях контроля за оборотом. Чтобы выдать сотруднику наличные денежные средства для совершения сделок в пользу организации с третьими лицами и совершения расчетов по ним, необходимо оформить (п. 6.3 указания ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У, далее - указание № 3210-У):

кассовый документ (расходный кассовый ордер);
заявление и (или) распоряжение руководителя о выдаче денег под отчет.

Примерную форму такого документа можно найти по ссылке: Образец заявления о выдаче денег под отчет .

В каких случаях оформляется заявление

Заявка о выдаче подотчетных средств оформляется сотрудником:

Для получения наличных денег (ситуация полностью урегулирована указанием № 3210-У).
Получения денег путем их перевода на карту подотчетного лица. Эта возможность возникла относительно недавно, с ростом популярности использования банковских карт как для расчетов, так и для выплаты зарплаты. П. 2.3 положения ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт…» от 24.12.2004 № 266-П содержит открытый перечень операций, которые могут совершаться по дебетовым и кредитным картам, эмитируемым банками. Это может быть как личная карта сотрудника, так и корпоративная карта (п. 1.5 положения № 266-П).

В данной ситуации регламентация в нормативных актах отсутствует. Вместе с тем каждый факт экономической деятельности должен иметь документальное отражение (ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Порядок оформления подтверждающих операцию документов закрепляется в учетной политике организации как для целей бухучета, так и для налогового учета. Кроме того, возможность перевода денег на карту должна быть предусмотрена локальным нормативным актом (ЛНА).

Когда заявление не нужно

В некоторых случаях такое заявление не требуется:

При выдаче денег из кассы индивидуального предпринимателя (ИП) ему лично. Это связано с тем, что ИП освобождаются от оформления кассовых документов при ведении ими учета доходов и расходов (п. 4.1 указания № 3210-У).
При наличии распоряжения руководителя о выдаче денег под отчет, содержащего необходимые параметры: размер суммы, срок, Ф. И. О. сотрудника (п. 6.3 указания № 3210-У). Это новелла правового регулирования (подробнее о новшествах - ниже). Ранее возникали затруднения с формулированием заявления в ситуации, когда подотчетные суммы выдавались непосредственно руководителю: получалось, что он должен был писать заявление сам себе. Сейчас это несоответствие устранено.

Реквизиты заявления

Заявка на выдачу денег составляется в свободной форме. Адресуется она не кассиру, выдающему деньги, а непосредственно руководителю организации, т. к. он должен разрешить выдачу денег. На документе обязательно проставляется его подпись. Реквизиты заявления выработаны практикой и основаны на требованиях п. 6.3 указания № 3210-У:

Адресат - руководитель юрлица или ИП, из кассы которого будут выданы деньги.
Заявитель - сотрудник или лицо, работающее на основании гражданско-правового договора (Ф. И. О., должность).
Цель получения денег (хознужды, командировочные расходы и др.), если это требуется согласно ЛНА.
Размер выдаваемой суммы. Нужно учитывать, что лимит наличных расчетов на выдачу подотчетных сумм не распространяется, т. е. выдать можно более 100 000 руб. Однако сотрудник должен быть проинструктирован о том, что в отношении совершаемых им в интересах работодателя сделок действует ограничение наличных расчетов. Подробнее о лимите читайте в статье на сайте по ссылке: Установление ограничения наличных расчетов.
Срок, на который должны быть выданы средства. Он может быть определен как период (например, 20 дней) или конкретная дата (до «__» ____ г.). От момента истечения срока отсчитывается 3-дневный период для сдачи авансового отчета.
Дата, подпись заявителя.
Дата, подпись руководителя. При отсутствии руководителя подписать может лицо, имеющее соответствующие полномочия на основании ЛНА организации и (или) доверенности.

В случае если сотрудник просит выдать деньги путем перевода на карту, необходимо указать ее полные реквизиты:

номер счета карты;
сведения о банке (БИК, корсчет);
Ф. И. О. владельца.

Кто проверяет заявление

Исходя из сложившейся практики и нормативных требований, заявка на выдачу денег проходит многоступенчатую проверку:

ЛНА может быть предусмотрено предварительное визирование этого документа непосредственным руководителем сотрудника (начальником отдела, бригадиром и т. д.).
Заявление изучает и подписывает при согласии с ним руководитель организации.
Главный бухгалтер проверяет заявление, подписывает и выдает расходный кассовый ордер. Проверять остаток задолженности за сотрудником по подотчетным суммам не нужно.
Кассир проверяет все представленные документы и затем выдает наличные деньги.

Если наличные не выдаются, а запрашиваемая сумма подлежит перечислению на счет карты, после передачи заявления главному бухгалтеру оно отписывается бухгалтеру-расчетчику, который готовит платежный документ на безналичный перевод денег.

Ответственность за выдачу подотчетных денег без заявления и (или) распоряжения руководителя

Тем не менее при ненадлежащем оформлении заявления или его отсутствии (с одновременным отсутствием письменного распоряжения) сохраняется возможность привлечения к ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ.

Новеллы нормативного регулирования

Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У предусмотрен ряд изменений в указании № 3210-У, которые вступили в силу по истечении 10 дней после выхода официальной публикации (08.08.2017), т. е. с 19.08.2017. Наиболее существенные из них:

Дополнение п. 4.1, одновременно исключен п. 5.2. Кассовые документы теперь могут быть оформлены на основании фискальных документов (кассовых чеков, чеков БСО нового типа). Коррективы базируются на законе «О применении контрольно-кассовой техники…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, который существенно обновлен. Подробности можно узнать из статьи на сайте по ссылке: Что гласит закон о замене ККМ в 2017 году?.
Изменение п. 4.6: записи в кассовой книге может выполнять не только кассир.
Дополнение п. 6.3: деньги могут быть выданы под отчет не только на основании заявления, но и по распоряжению руководителя.
Изменение п. 6.3: упраздняется требование о погашении задолженности по ранее полученным под отчет суммам до выдачи денег под отчет.

Некоторые нормы подкорректированы с учетом возможности оформления кассовых документов в электронной форме.

Итак, для выдачи денег из кассы под отчет оформляется заявление от имени подотчетного лица с указанием суммы, срока и резолюцией руководителя, которая включает дату и подпись. На основании этого документа и (или) распоряжения уполномоченного лица по расходному кассовому ордеру выдаются наличные деньги либо производится безналичный перевод по реквизитам банковской карты, если это допускается ЛНА. При отсутствии заявки существует возможность привлечения к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ.

Статья написана по материалам сайтов: buhguru.com, myscript.ru, calypsocompany.ru, businessman.ru, rusjurist.ru.

Деньги любят счёт. Данная аксиома не требует доказательств. Особенно важно такое утверждение для предприятий и организаций, которые помимо того, что сами заинтересованы в полном порядке отчётности за финансовые потоки, ещё и контролируются специальными государственными органами и службами.

Наличность необходима

При всём удобстве безналичного расчета путём перевода средств с одного банковского счёта на другой, в повседневной деятельности организация или предприятие не могут обойтись без некоторой суммы наличности в кассе. Такие наличные деньги требуются для обеспечения деятельности или на какие-либо мелкие траты. Так как наличность не появляется ниоткуда, а получается в банке, путём списывания определённой суммы с банковского счёта организации и получения этой суммы в физическом (наличном) выражении, все операции с такими суммами должны быть должным образом зафиксированы.

Документы, подтверждающие получение или трату наличности являются необходимыми инструментами бухгалтерского учёта фирмы и контроля за целевым расходованием средств.

Выдача наличных

Нельзя просто дать некоторое количество купюр из кассы работнику или руководителю, для этого требуется составить, и надлежащим образом заполнить, целый ряд документов. Основание для выдачи наличных может быть самым разным, но для соблюдения установленной процедуры, требуется написать письменное обоснование получения денег лицом, которому некоторая сумма должна быть выдана бухгалтером. Для этого пишется заявление на выдачу денег под отчёт, и, так как деньги даются именно под отчёт, после требуемых трат, так же, в письменном виде, получатель обязан отчитаться за расход средств.

Заявление о выдаче денег пишется собственноручно, в нём обязательно должна быть указана причина, по которой должна быть выдана наличность. Помимо этого, необходимым условием является удостоверение такого заявления руководителем либо собственником предприятия. Без его подписи документ не может быть признан действительным, и в случае споров по целесообразности выдачи средств или проверки со стороны налоговых органов, бухгалтер, выдавший деньги без визировки заявления руководителем, может понести ответственность как за суммы, выданные с нарушением правил, так и за само нарушение в виде штрафа.

Не допускается выдача средств сотруднику, который не отчитался соответствующим образом за ранее полученную в кассе наличность. Это так же требование закона, которое должно соблюдаться при обороте наличных средств на предприятии.

Ниже расположен типовой образец и бланк заявления на выдачу денег в подотчет, вариант которого можно скачать бесплатно.

Подотчётные средства выдаются сотруднику на расходы, напрямую связаны с работой организации, где он состоит в штате. К примеру, это могут быть командировочные деньги либо финансы, выделяющиеся ежемесячно на покупку канцтоваров, или оплату полиграфических материалов.

Выдача денег в подотчёт производится в определённом порядке, требующем соблюдения всех правил. В первую очередь должно быть написано заявление от подотчётного лица о необходимости выделить ему средства на производственные расходы. Заявление также составляется, когда средства нужны руководителю предприятия, так как данные расходы обязательно подлежат бухгалтерской проводке.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Получать подотчётные средства можно как наличными в кассе предприятия, так и на карту банка. Что касательно срока, на который выдаются деньги, то определяется он руководителем фирмы.

Как происходит процесс выдачи средств подотчёт? О каких нюансах должны знать сотрудники предприятия? И как осуществляется проверка по затратам?

Центральные детали

Все подотчётные лица, получившие деньга на производственные расходы, обязаны в установленный срок подавать полный отчёт того, на что были потрачены средства компании. Ведомость по затратам предоставляется в бухгалтерию предприятия, к которой должны прилагаться квитанции и чеки от покупок, платы за проживание в отеле, оплату проезда и пр.

Правила оформления выдачи подотчётных денег, а также дальнейшей отчётности по затратам, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так, согласно им, предприятия имеют право выдавать подотчётные средства не только сотрудникам основного офиса, но и филиалам, не состоящим на самостоятельном .

Кроме того, законодательством касательно подотчётных средств установлено следующее:

выдача денег может осуществляться сотрудникам только с целью оплаты расходов, связанных с деятельностью компании (к примеру, оплата командировки);
лицо, получившее подотчётные средства, обязывается в течение трёх рабочих дней, по завершении срока, указанного в заявлении при выдаче денег, либо со дня приезда из командировки, отчитаться о потраченных суммах бухгалтеру предприятия;
сотрудники организации, ранее не отчитавшиеся за предыдущие выданные им подотчётные деньги, не могут получить новые средства.

Что касательно передачи выданных денег третьему лицу, то подотчётное лицо не имеет права совершать подобные сделки.

Главное основание для выдачи подотчётных средств - распоряжение директора предприятия. Однако без согласия сотрудника на получение денег, бухгалтерия не вправе выписать их сотруднику.

Чтобы получить командировочные либо представительские наличные средства, подотчётному лицу необходимо написать соответствующее заявление, с указанием суммы, срока использования денег и информации относительно цели их выдачи.

Заявление составляется в свободной форме, так как специальных бланков для получения подотчётных средств нет. Примерный образец заявления можно попросит у сотрудника бухгалтерии.

Общие моменты

Порядком ведения кассовых операций нет конкретной установленной суммы, которую разрешается выдавать в подотчёт. Размер хозяйственно-операционных расходов организация определяет самостоятельно в зависимости от вида их назначения.

То же относится и к срокам использования средств: бухгалтерия устанавливает их в соответствии с приказом руководителя организации. При этом если в распоряжении указано, что средства выдаются, к примеру, на полгода, то сотрудник не обязан возвращать их раньше времени или ежемесячно предъявлять отчёт о расходах.

Исключением является личная инициатива, в остальных случаях никто не вправе заставлять подотчётное лицо составлять авансовый отчёт до истечения срока пользования деньгами.

Наличные подотчётные средства, выписываемые сотрудникам для оплаты хозяйственных нужд, возмещения расходов за покупку бензина либо оплату проезда в общественном транспорте, выдаются конкретному кругу лиц. Список данных сотрудников определяется руководителем организации и им же утверждается.

Наличные средства под отчёт для командировочных целей выдаются в пределах суммы, установленной на конкретном предприятии. Определяет сумму руководство организации. При надобности она может быть увеличена.

Основанием для выдачи командировочных является приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную поездку.

Если в заявлении на выдачу работник организации не укажет срок, на который он получает деньги, то отчёт о расходах нужно будет предоставить в течение трёх рабочих дней после их получения.

Приказ и документы

Основой процедуры выдачи подотчётных средств является составление приказа вышестоящего руководства. Только на его основании бухгалтерия организации вправе списать с основного счёта предприятия оговариваемую сумму на производственные расходы. Бланк приказа можно скачать в интернете либо составить его в свободной форме, пример которой также с лёгкостью найти на просторах интернета.

Распоряжение должно содержать такую информацию:

перечень лиц, которым полагается выдача подотчётных средств;
должности сотрудников;
суммы, полагаемые к выдаче под отчёт;
срок использования средств;
дата подачи авансовой отчётности.

Все сотрудники, которым полагается выдача денег под дальнейший отчёт, должны в обязательном порядке ознакомиться с приказом и поставить свои подписи, тем самым подтверждая факт того, что они прочитали распоряжение и дают согласие на получение средств.

Также с данными лицами обязательно заключается договор о материальной ответственности и только после этого они могут отправляться в кассу для получения наличности.

Какие документы нужны для оформления подотчётных расходов?

Законодательством РФ о ведении кассовых дел установлен перечень документов, необходимых к предоставлению при выдаче денег под отчёт:

, содержащая в себе причину выдачи средств, а также данные об инициаторе выдачи и получателе (записка не нужна, если инициатором является директор предприятия);
, который составляет и заверяет руководитель;

Если средства списываются со счёта организации на производственные расходы, связанные с трудовыми поручениями, то для получения наличности может дополнительно понадобиться один из следующих документов:

командировочное удостоверение;
книга регистрации командировочных сотрудников;
рабочее задание;
доверенность на оплату расходов от лица компании;
книга учётов имеющихся доверенностей.

Зачем и основные цели

Подотчётные выплаты производятся с целью оплаты расходов, необходимых для нормальной работы предприятия. Выдаются данные средства как сотрудникам фирмы, так и подрядчикам, предоставившим организации свои услуги.

Законодательством установлен перечень основных затрат, которые предприятие вправе компенсировать подотчётными деньгами.

Так, назначение платежа может быть следующим:

оплата служебных поездок (командировка);
наём жилья сотруднику за счёт фирмы;
на приобретение товарно-материальных ценностей;
представительские расходы;
оплата работ и услуг, выполненных для организации;
покупка канцелярских и бытовых принадлежностей для офисов фирмы и пр.

Запрещено вовлекать подотчётные средства в процесс основного денежного оборота организации: осуществлять крупные расчёты между предприятиями и частными предпринимателями. Максимальный лимит, который директор вправе выписать под отчёт для операций, связанных с приумножением основных средств, не превышает 100 тыс. рублей.

Установленные сроки

Обязательное условие подотчётных выплат - предъявление бухгалтерии полный отчёт о затратах. следует подавать по истечении срока использования средств, а именно спустя три дня после его окончания.

Выдача денег в подотчёт осуществляется на тот срок, который укажет руководство фирмы. Каждое предприятие самостоятельно определяет не только сумму, но и длительность использования денег под отчёт.

Дело в том, что законом не предусмотрены конкретные сроки возврата данных средств. Организации могут выдать их, к примеру, как на три дня, так и полгода. Для каждого сотрудника директор сам определяет время подачи отчётности.

Деньги под отчёт предприятие вправе выдавать как сотрудникам, состоящим в их штате, так и подрядным организациям. Однако с последними из них могут возникнуть проблемы, связанные с подачей авансового отчёта.

Дело в том, что нередко бывают случаи найма недобросовестных подрядчиков, которые зная, что не числятся в компании и с них никаких средств удержать не могут, попросту не выполняют обязательства по предъявлении отчёта по затратам, из-за чего в бухгалтерии фирмы возникают проблемы.

Что делать в этом случае? Выдавать средства при работе предприятия, не состоящего в штате, следует только после того, как подрядчик подпишет бумаги о материальной ответственности перед фирмой. Также руководство организации с целью перестраховки вправе внести в договор некоторые изменения, к примеру, указать, что при несвоевременной подаче отчёта, на сумму, выданную подрядчику, будет начислять пеня в размере 1% за каждый просроченный день.

Кроме того, выдавая средства под отчёт, необходимо придерживать следующих правил:

при перечислении денег на банковскую карту бухгалтеру нужно указывать назначение платежка, как подотчётный;
заявление на получение средств должно содержать информацию касательно формы выдачи: наличная либо безналичная;
проинструктировать работника касательно того, что полученные им средства нельзя передавать другим сотрудникам, иначе при проверке не избежать сложностей;
не выписывать деньги без предварительно составленного подотчётным лицом заявления, в противном случае предприятию будет грозить штраф в размере 50 тыс. руб.;
деньги, затраченные в иностранной валюте, при отчётности следует переводить в рубли.

В последнем случае сотруднику для более точного подсчёта расходов необходимо иметь документ, подтверждающий курс валют, по которому он производил обмен. Если такого документа нет, то бухгалтерия конвертирует валюту в рубли по текущему курсу ЦБ РФ.

Нюансы процедуры

Выдавать новые подотчётные деньги можно только после авансового отчёта работника за ранее полученные средства на расходы. Если у сотрудника имеются незакрытые долги по данному факту, то выписав ему деньги, компания нарушит кассовую дисциплину, что наказывается штрафом.

Что касательно подачи отчёта, то она осуществляется в письменном виде. Законодательством предусмотрена специальная форма бланка, подлежащего к заполнению, а также перечень обязательных документов, необходимых к предъявлению, чтобы доказать факт произведённых затрат.

Авансовый отчёт сдаётся сотрудником в течение трёх дней со дня окончания командировки либо срока, указанного в заявлении на выдачу.

Что стоит помнить

Требовать от сотрудника отчёт по затратам за полученные средства нужно, только если деньги на расходы он получил заранее. Если же он тратил личные деньги, которые компания потом возместила, выдав подотчётные, то авансовый отчёт он подавать не должен. В этом случае достаточно перед выдачей денег взять у работника заявление на компенсацию расходов в интересах предприятия и документы, подтверждающие их: квитанции, чеки, накладные и пр.

Если сотрудник не предъявит соответствующие документы, то при проверке подотчётные средства будут восприниматься налоговиками, как доходные и на них начислят НДФЛ.

Что касательно возврата оставшихся средств, то вернуть работник их вправе любым удобным для него способом:

наличными в кассу;
на расчётный счёт компании.

Однако в этом случае может возникнуть проблема с самим банком. Так, некоторые финансовые учреждения отказываются принимать наличные, если предприятие выдавало их в электронном виде.

Чтобы избежать данной проблемы, перечисляя средства через банк, не нужно упоминать, что это подотчётный возврат. Лучше всего указать деньги, как прочие поступления, или аннулировав приходный ордер, вернуть остаток средств работнику и провести возврат, как удержание задолженности из заработной платы.

Спорные моменты и проверка

Часто при получении и выдаче подотчётных средств возникают проблемные моменты, решать которые необходимо сразу и на месте. Часто неопытные бухгалтеры откладывают их решение на потом и выписывают сотруднику нужную сумму, что потом заканчивается штрафами либо увольнением.

В таблице ниже приведены примеры спорных моментов, возникающих довольно часто:

Ситуация	Решение
Сотруднику срочно потребовались подотчётные, а руководителя нет на работе.	Оформить приказ может заместитель директора или бухгалтер, но только при наличии доверенности на проведение данной процедуры.
Руководитель в устной форме попросил выделить ему деньги под дальнейший отчёт.	Выдача подотчётных осуществляется исключительно при наличии письменного заявления и директор не исключение.
Сотруднику необходима сумма больше установленного лимита в 100 тыс.	Оформить сделку возможно только в наличной форме. Если деньги необходимо перевести на карту банка, то превышение лимита будет считаться нарушением кассового ведения.
Деньги выписываются подрядчику из кассы для покупки стройматериалов по .	В 2019 году все лица, трудоустроенные по правовому гражданскому договору, юридически являются сотрудниками предприятия. Поэтому выдача подотчётных в этом случае не является нарушением кассовой дисциплины.
В бухгалтерии настаивают на подписании договора о материальной ответственности.	Если сотрудник состоит в штате организации, то подписание такового договора не является обязательным. В случае невозврата средств долг можно будет удержать из его заработной платы.

Наличные из кассы

Чтобы предприятие могло осуществлять выдачу наличных средств под отчёт оно должно иметь кассу. По этой причине подотчётные деньги можно получить исключительно через кассу торговой организации, которая для таких целей ведёт специальную .

Любые суммы, выдаваемые из кассы, будь то зарплата либо средства на расходы предприятия, выделяются сотрудникам на основании расходного ордера, в котором фиксируется следующая информация:

данные сотрудника, получившего деньги;
сумма;
целевое назначение;
номер приказа;
срок использования;
дата выдачи.

Размер подотчётных определяет директор фирмы, и он же снимает нужную сумму с расчётного счёта предприятия. Если денег нужно не много, то их можно взять из остатка наличности, находящейся в кассе на момент обращения сотрудника.

Схема для директора

Выдача подотчётных средств для руководителя фирмы производится в таком же порядке, как и в случае с остальными сотрудниками. Никаких особенностей и привилегий в получении расходных денег под отчёт для директоров законом не предусматривается, ведь они такие же работники компании, как и все.

Процедура оформления, как и в общих случаях, начинается с составления приказа и написания заявления. Отличие только в том, что в заявлении не нужно писать «Директору ООО…», достаточно указать наименование компании и заверить документ подписью и печатью.

Если при налоговой проверке выяснится факт выдачи директору подотчётных средств, но не обнаружится заявления, то фирме грозит штраф в размере 50 тыс. за нарушение законодательства касательно ведения кассовых операций.

Алгоритм

Для начисления подотчётных средств в законодательстве установлен определённый порядок, состоящий из нескольких этапов:

проверка относительно долгов за ранее выданные суммы;
составление заявления;
оформление расходного ордера;
проводка ордера в кассе;
проверка кассовой книги.

Пишется заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия и лично сотрудником, на которого будут выделяться деньги. В нём обязательно указывается сумма наличности и срок использования.

Расходный ордер оформляется главным бухгалтером, кассиром либо управляющим компании. Подписывает его так же бухгалтер или директор, в зависимости от того, кто из них есть на рабочем месте.

Перед выдачей средств кассир обязан проверить полученный расходник, а также удостовериться в личности подотчётного лица, затребовав паспорт или иной документ.

После в кассовую книгу производится запись о полученном ордере и выданных средствах под отчёт. Ответственным за данный процесс является бухгалтер либо главный бухгалтер, если они отсутствуют на рабочем месте, то запись вносит директор.

Отражение в бухучёте

Все денежные расходы фирмы отражаются в бухгалтерском отчёте. Кроме того, каждая финансовая операция имеет свою кодировку, установленную Налоговым Кодексом РФ.

Так, если подотчётные были выданы для канцелярских либо бытовых расходов, либо на оплату ремонтных работ для предприятия, то в налоговом бухгалтерском отчёте данная операция проводится по 44-фз - Федеральный закон, относящийся к сфере продаж, услуг и работ по обеспечению муниципальных и государственных нужд.

Бухгалтерская проводка по выдаче денег под отчёт производится в день списания средств с общего счёта компании. Если в налоговом отчёте не указать данные средства, как подотчётные, то ФНС примет это за нарушение. Кроме того, за получение этих денег с подотчётного лица будет изъят налоговый сбор.

Все бухгалтерские отчёты предприятия ведутся в программе 1С, подотчётные средства не являются исключением. В случае невозврата остатка денег или отчёта по тратам в установленные сроки, недостающую сумму отражают как по кредиту — расчёт с подотчётными лицами, так и по дебету — недостачи и потери.

В дальнейшем недостающие суммы списываются и вносятся в программу, как оплата труда персоналу либо расчёты за прочие расходные операции. Сам неизрасходованный аванс удерживается из заработной платы подотчётного лица, что также подлежит бухгалтерской проводке.

Внимание!

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат

Выдача денег под отчет разрешена сотрудникам, которые работают по трудовому или гражданско-правовому договору. К таким сотрудникам относятся и обычные работники, и руководители компаний, и даже сторонние лица.

Общие правила для составления заявления на выдачу под отчет денежной суммы

Согласно п.6.3 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014г. выдача подотчетных сумм работникам на оплату расходов, которые связаны с деятельностью предпринимателя или организации, осуществляется только на основании письменного заявления самого подотчетного лица. Но как составить этот документ, если никаких конкретных правил по этому поводу нет?

Основные требования к составлению заявлению все-таки есть – они описаны в п.6.3 Указания №3210-У:

документ оформляется в письменном виде и в произвольной форме, и обязательно на бумажном носителе. При этом не запрещается подготовка данного документа с помощью печатающих средств;

пишется на имя руководителя компании (предпринимателя) с указанием ее названия, Ф.И.О. ее руководителя и Ф.И.О. самого подотчетного лица и его должности;

в заявлении указывается направление расходования средств, требуемая сумма денег и срок, на который она выдается;

заявление подписывается самим подотчетным лицом;

в документе обязательно указывается дата оформления заявления;

и ставится руководителем (предпринимателем) разрешительная виза. В этой визе проставляется подпись, сопровождаемая Ф.И.О. руководителя, расшифровкой его должности, датой визирования заявления, суммой и сроком, на которые разрешается выдать деньги.

Очень часто заявление дополняется записью о состоянии расчетов по ранее полученным подотчетным суммам. Это помогает соблюсти требования п.6.3 его 3 абзаца (Указания Банка РФ №3210-У) — о выдаче подотчетных сумм работникам только при наличии полного погашения ими задолженности по ранее предоставленным им аналогичным средствам.

Таким образом, прежде чем попасть к руководителю организации (предпринимателю), заявление должно быть подано в бухгалтерию: именно там проверяется наличие или отсутствие непогашенной задолженности по подотчетным суммам. И только после этого заявление направляется руководителю (индивидуальному предпринимателю).

Как уже указывалось ранее, заявление можно подготовить и с помощью печатных устройств. Но от руки должны быть оформлены:

подотчетная сумма и срок, на который она должна быть выдана;
подпись подотчетного лица и дата составления документа;
отметка бухгалтерии о наличии или отсутствии долга по ранее полученным средствам под отчет;
виза от руководителя компании.

Все остальные данные в заявлении можно и напечатать.

Можно ли ставить на заявлении факсимильную подпись руководителя?

Главное в выдаче подотчетных сумм сотрудникам – разрешение руководителя компании, которое удостоверяется его подписью. Но вот вопрос: какую подпись можно поставить — собственноручную или факсимильную?

Вопрос применения факсимиле является довольно спорным.

С одной стороны, есть судебная практика, в которой факсимильная подпись признается лишь способом проставления оригинальной, личной подписи. В частности, есть определение ВАС РФ №ВАС-755/10 от 19.02.2010г., в котором указывается, что действующее законодательство РФ не содержит запретительных норм на подписание документов руководителем компании посредством использования штампов-факсимиле.

Да, действительно, факсимильная подпись является воспроизведением собственноручной с помощью средств механического или иного копирования. Применение факсимиле разрешается статьей 160 Гражданского Кодекса РФ, но при этом на основании п.3 статьи 2 ГК РФ положение статьи 160 не распространяется на налоговые и иные финансовые и административные отношения.

Кроме того, есть письмо Минфина РФ №03-02-08/13 от 15.03.10г. В этом письме прямо указывается на недопустимость использования факсимиле при оформлении платежных документов, на доверенностях и иных документах, имеющих финансовые последствия.

Стоит напомнить, что заявление на получение подотчетных средств, подписанное руководителем, является основанием для оформления расходного кассового ордера для выдачи сотрудникам подотчетных сумм. В этом случае разрешительная подпись руководителя компании служит распоряжением кассиру о выплате денежных средств, а заявление признается формой платежного документа, содержащего в себе указанное распоряжение.

Кроме того, в Указании №3210-У есть прямая норма, разрешающая использование факсимиле: в п.4 говорится, что применение для ведения кассовых операций факсимильной подписи допускается только работниками – инвалидами по зрению. Но сами эти работники не должны являться кассирами, а факсимиле используется ими для подтверждения факта совершения кассовой операции в отношении них.

Это означает, что во всех остальных случаях использование факсимиле при оформлении кассовых документов, включая и заявление на получение средств под отчет, не допускается . И этот запрет распространяется и на оформление документов предпринимателями.

Как правильно написать заявление на выдачу подотчетных сумм

От сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору

Очень многие компании беспокоит один вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет не работнику предприятия? На это прямой ответ дает само Указание Банка России №3210-У. Своими пунктами 6.3 и 5 Указание №3210-У разрешает выдавать средства работникам, которые оформлены по гражданско-правовому договору.

При этом не имеет значения:

ни срок договора;
ни продолжительность работы, т.е. он может быть заключен на разовое выполнение задания или на постоянное сотрудничество с пролонгацией;
на характер самой работы – дистанционная или в офисе; подряд, услуги и т.д.

Но важным условием является – заключение гражданско-правового договора именно с физическим лицом, у которого нет регистрации в качестве предпринимателя . Это проистекает из анализа пункта 5 Указания №3210-У. При наличии такого договора разрешается выдача подотчетных сумм работникам, которые находятся вне штата предприятия (предпринимателя).

Однако каков порядок выдачи внештатному сотруднику (по тексту далее – подрядчик) денег под отчет? Точно такой же, как и для штатного работника:

подрядчик должен написать заявление на подотчетные деньги, указав в самом заявлении:

основание для получения указанных средств, т.е. реквизиты гражданско-правового договора и характер выполняемой работы;
свою «должность», т.е., например, «от подрядчика Иванова Виктора Степановича».

срок отчета по выданным под отчет средствам остается тот же — 3 рабочих дня по истечении срока, подтвержденного руководителем (предпринимателем) в заявлении подрядчика;
предоставление авансового отчета со всеми подтверждающими расход документами. При этом в самом авансовом отчете (если используется форма Госкомстата, утвержденная его Постановлением №55 от 01.08.2001г.) в строке «Профессия (должность)» следует указать «подрядчик» или «договор подряда №…от…», например.

Наличие такой конкретики избавит от необходимости придумывать, чем заполнить иные строки авансового отчета, в частности «Табельный номер» и «Структурное подразделение».

Очень часто для того, чтобы обезопасить себя от претензий налоговых органов, дополнительно организациям (предпринимателям) рекомендуют в Положении о подотчетных лицах сделать уточнение для сотрудников, работающих по гражданско-правовому договору, о распространении на них общих правил выдачи подотчетных сумм и подтверждения их целевого расхода. Без этого можно и обойтись, но лишним не будет.

Но вот указать на возможность получения подрядчиком средств под отчет из кассы предприятия (предпринимателя) и о правилах подтверждения их целевого расхода в договоре подряда (или в ином гражданско-правовом договоре) все-таки следует.

Тогда ни у кого не возникнет сомнений, что выданные деньги – это подотчетные средства, а не аванс. Кроме того, и у подрядчика не возникнет тогда никаких претензий к работодателю.

От директора

Руководитель фирмы (юридического лица или компании предпринимателя) – это тоже сотрудник, который, как правило, работает по трудовому договору. И на этот счет Указание №3210-У не предусматривает дискриминации, относя руководителя к разряду обычных сотрудников.

А это значит, что получать указанный сотрудник средства под отчет будет в общем порядке, т.е. на основании заявления. Правда, само заявление не пишется на имя руководителя, а обезличенно. Например, «Заявляю о необходимости в получении под отчет 15 000 (пятнадцати тысяч) рублей для покупки канцтоваров».

Самое главное, чтобы в заявлении были указаны срок, на который должна быть выдана сумма, сама требуемая сумма, а также должны стоять собственноручная подпись руководителя и дата оформления заявления.

И тогда уже на основании такого заявления оформляется расходный кассовый ордер и выдаются средства.

А, если руководитель (предприниматель) совмещает должности, выполняя функции кассира? С одной стороны, выдача подотчетных сумм работникам, к которым относится и руководитель компании требует оформления заявления. А с другой стороны, заявление необходимо, как разрешение кассиру на выдачу денег для оплаты расходов предпринимательской деятельности предприятия (п.6.3 Указания №3210-У).

И если кассиром является руководитель этого предприятия, то какой смысл в заполнении заявления? В этом качестве вполне может хватить и расходного кассового ордера. Только при его заполнении следует в строке «Основание» указать: «выдача денег под отчет для оплаты …., на срок ….».

Тогда самое лучшее будет закрепить в Положении о подотчетных лицах, что руководитель организации при совмещении им обязанностей кассира (!) оформляет на получение подотчетных средств только расходный кассовый ордер.

А вот отчитываться придется в общеустановленном порядке — с заполнением авансового отчета.

Нужно ли заявление, если сотрудник потратил свои деньги?

Выдача подотчетных сумм – это предоставление работникам денег в качестве аванса для оплаты предстоящих расходов. Поэтому для указанных целей требуется заявление и последующий отчет о произведенных тратах. Даже сам этот отчет называется не иначе, как авансовый!

В случае же, когда сотрудник потратит собственные средства на нужды предприятия, возникает обязательство компании погасить возникшую задолженность. И вот тогда-то и наступают проблемы.

Дело в том, что налоговые органы не очень довольны подобными тратами, пытаясь признать процедуру передачи имущества организации, купленной на деньги сотрудника, как куплю-продажу. В этом случае полученные в погашение задолженности средства от компании-работодателя налоговики считают доходом сотрудника.

Однако это можно оспорить, если документы по произведенным за счет сотрудника расходам сразу оформлены на имя компании.

Кроме того, чтобы не возникло проблем с проверяющими органами, можно:

оформить беспроцентный заем, который предоставляется организации ее работником. Далее эти средства «выдаются» сотруднику под отчет. Причем, оформить эти две операции следует одним днем. Но тут есть свои неловкости. В частности, за беспроцентными займами пристально следят налоговики. Особенно, их опасно оформлять, когда компания имеет денежную выручку в кассе или средства на расчетном счете. Кроме того, возникает проблема с датой оформления всей операции: по дате совершенной покупки? А если она была осуществлена вчера – днем, когда закрыты все записи по кассовой книге? Таким образом, беспроцентный заем хорош тогда, когда операция по оплате расходов и «оформление» условного заемного договора происходит в течение одного рабочего дня до закрытия кассовой книги. И главное – чтобы сотрудник не потратился с помощью платежной карты. Тогда идея с беспроцентным займом окажется бесполезной;

но можно издать приказ по предприятию, в котором утвердить возможность расходования личных средств на нужды компании, при каких условиях и какими сотрудниками (т.е. указать должности и даже Ф.И.О. конкретных лиц). Кроме того, не лишним будет утверждение и порядка отчета по совершенной покупке, например, с помощью авансового отчета и посредством подготовки заявления сотрудникам с просьбой возместить ему потраченные им средства в интересах деятельности предприятия.

Самое главное в этом случае, чтобы документы на совершенную покупку (если это возможно формой документа) были оформлены сразу на компанию (предпринимателя).

Можно ли перечислить деньги в подотчет на карту сотрудника?

Можно. Тем более судебная практика на сегодня довольно противоречива. Главное – это возможность предприятия (предпринимателя) документально подтвердить целевой характер перечисленных на зарплатную карту средств. Для этой цели в Положении о подотчетных лицах следует:

прописать возможность перечисления средств на карту и каких сотрудников;
утвердить порядок отчета по этим средствам (авансовый отчет и сроки его сдачи);
определить порядок перевода средств. Т.е. при перечислении на зарплатную карту подотчетных денег следует в платежном документе указать «выдача средств под отчет».

А нужно ли писать в этом случае заявление? Дело в том, что заявление – обязательное условие выдачи средств из кассы (!). Но оно станет не лишним и при предоставлении денег под отчет в безналичной форме: