В законодательстве четко не оговаривается форма письменного запроса о выдаче дубликата трудовой книжки. На многих предприятиях кадровые службы разрабатывают бланк и порядок подачи запроса самостоятельно. Если единой формы такого обращения в организации нет, то оно составляется произвольно.
Запрос можно написать от руки, а можно набрать на компьютере. Для этого используется лист бумаги формата А4.
Оформление выдачи трудовой книжки
Вы имеете право обратиться в Посольство Чешской Республики в том государстве, в котором вы являетесь гражданином или, если необходимо, проездному документу, который вы являетесь владельцем, или государству, в котором вы имеете долгосрочный или постоянный вид на жительство. Соблюдение этого условия не требуется в случае иностранного гражданина, который является гражданином страны, указанной в списке стран, граждане которых имеют право подать заявление на получение долгосрочной визы или выдать долгосрочный или постоянный вид на жительство в любом чешском посольстве.
Примечание
У заявления должна быть четкая структура и обязательные реквизиты. При правильном его составлении работодатель не имеет оснований отказать сотруднику в просьбе.
Обязательные реквизиты
Форма запроса на предоставление копии трудовой обязана отвечать стандартам, применяемым в делопроизводстве. Как любой элемент, участвующий в документообороте предприятия, обращение должно содержать определенные сведения.
Вы также имеете право подать заявку на карточку служащего на территории Чешской Республики, если вы уже проживаете на территории для получения визы на срок более 90 дней или долгосрочного вида на жительство для другой цели. В таком случае можно подать заявление до окончания срока действия такого вида на жительство. Однако вы не имеете права на въезд на территорию, если вы находитесь на территории на основании долгосрочной визы с целью терпимости проживания на территории или для сезонной занятости.
Если вы проживаете на территории под долгосрочным пребыванием с целью толерантного пребывания, он может по эмиссии карт сотрудников на территории, применяется только при условии, что проживает на территории непрерывно в течение 3-х лет на основании долгосрочной визы для молчаливого и долгосрочного проживания для тех же целей.
Для заявления они таковы:
- полное название должности руководителя;
- его инициалы и фамилия;
- данные сотрудника, от которого исходит просьба;
- название запроса;
- причина написания;
- дата;
- личная подпись и ее расшифровка (Ф. И. О.).
Цель, для которой понадобился документ, разрешается не указывать. Работник вправе ее упомянуть только лишь по собственному желанию. Требовать это в обязательном порядке незаконно.
Принятие заявки на выдачу карточки сотрудника подлежит административной пошлине. Если вы не платите административную плату при подаче заявления в посольство, разбирательство по вашей заявке будет приостановлено. Если административный сбор не выплачивается при подаче заявки или только частично, вас попросят оплатить его в течение 15 дней. Невыполнение административного сбора в течение этого срока является основанием для прекращения процедуры подачи заявления, даже если вы заплатили административный сбор только частично.
Сколько действительна копия трудовой книжки
Обзор административных сборов можно найти здесь. Административный сбор не может быть оплачен наличными в Министерстве внутренних дел. Заявка на выдачу карточки сотрудника предоставляется по специальной форме, в которой, помимо заполнения соответствующих данных, вы также укажете номер вакансии, зарегистрированной в центральном регистре вакансий, занятых владельцем карты.
К кому обращаться с заявлением
Просьба сотрудника о выдаче копии оформляется письменно. Составленный запрос может передаваться руководителю предприятия по-разному:
- лично;
- через секретаря, отдел кадров, канцелярию;
- по почте;
- при помощи факса.
Порядок направления запроса не столь важен. Главное при его подаче – зафиксировать сам факт существования заявления. Для этого работнику рекомендуется писать обращение в двух экземплярах. Первый – направлять руководителю выбранным способом. Второй экземпляр (с отметкой принявшего или датой опосредованного отправления) оставлять себе.
Нередко (например, при подаче заявки на ипотечный кредит) сотрудникам требуется копия трудовой книжки, заверенная работодателем, образец правильного оформления которой будет рассмотрен в нашей статье. Заверенная копия также необходима при оформлении субсидий, загранпаспорта и в иных случаях. Неправильно заверенный документ может стать причиной потраченного впустую времени и нервов, потому существуют правила заверения трудовой и только ограниченный круг сотрудников организации могут заверять документ.
О датах трудоустройства с указанием должности, об особых награждениях и поощрениях, о переводе на другую должность, а также о дате и причине увольнения. Согласно законодательству, оригинал этого документа должен храниться у работодателя на протяжении всего периода работы сотрудника. Именно поэтому при необходимости предоставления сведений о трудовой занятости либо о стаже работы, сотрудник может получить только копию. Однако просто скопировать документ будет недостаточно, его обязательно нужно заверить. Иначе он не имеет никакой законной силы.
Правила заверки копии трудовой книжки предусматривают осуществление этой процедуры на текущем месте работы в отделе кадровой службы предприятия. Сделать это также может как начальник отдела, так и другой специалист отдела кадров. В некоторых организациях, где не предусмотрено наличие отдела кадров, эта обязанность возложена на бухгалтера. Также заверить трудовую может руководитель организации.
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Схема копии трудовой книжки заверенная работодателем образец
Рассмотрим, как правильно заверить копию трудовой книжки и образец заполнения. Первым делом необходимо скопировать все страницы, начиная с . Копии не снимают с тех листов, где отсутствуют записи. Также необходимо, чтобы продублированные листы были надлежащего качества с читаемым текстом. Масштаб должен соответствовать размеру документа-оригинала.
Следующим этапом будет непосредственно заверка. Согласно правилам, заверка трудовой книжки состоит в проставлении на заключительном листе следующих записей:
- копия верна;
- продолжает работать по настоящее время;
- должность уполномоченного сотрудника;
- подпись уполномоченного сотрудника;
- расшифровка подписи;
- дата заверки.
Помимо этого, необходимо проставить оттиск печати организации на всех листах. Правильно проставленная печать должна одновременно захватывать часть скопированного текста и подпись заверяющего лица. В противном случае, если печать будет стоять на «пустом» месте листа, не захватывая записи, документ может быть признан недействительным.
Также необходимо на всех листах указать:
- копия верна;
- подпись заверяющего сотрудника;
- расшифровку подписи;
- должность заверяющего сотрудника;
- дату заверки.
Рассмотрим, как заверяется копия трудовой книжки, чтобы не проставлять записи на всех листах. Для этого нужно скопировать все листы, после чего сшить их все вместе и пронумеровать. Нитка выводится на последний лист и проклеивается с помощью небольшого бумажного бланка. На этом бланке проставляется количество прошитых листов, подпись и расшифровка подписи заверяющего сотрудника. Также необходимо проставить печать, она должна захватывать одновременно часть бланка с подписью (саму подпись) и последний лист документа, к которому приклеен бланк.
При этом оригинал можно как скопировать, так и набрать на компьютере и распечатать. Такой вариант также приемлем, особенно когда в оригинале содержатся записи, сделанные неразборчивым почерком. Неразборчивый дубликат, даже если она оформлена правильно, могут не принять по месту требования. Поэтому набранный на компьютере и грамотно заверенный документ, несмотря на трудоемкость, может стать выходом из подобной ситуации.
Заявление на выдачу копии трудовой книжки
Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки
Во многих организациях (особенно это касается небольших предприятий) для получения копии достаточно обратиться в кадровую службу или к руководителю в устной форме. Для крупных предприятий с большой численностью работников требуется составить на имя директора компании или начальника кадровой службы заявление на выдачу копии трудовой книжки. Образец заполнения заявления может предоставить специалист отдела кадров.
В тексте заявления нужно обозначить просьбу о выдаче. Помимо этого, дополнительно указывается причина, в связи с которой работнику необходим данный документ. После сдачи заявления работником, составляется приказ. Темой приказа является заверка и выдача работнику его заверенной трудовой книжки.
Ответственность за выдачу требуемого документа возлагается на сотрудника отдела кадров либо на бухгалтера. Согласно статье 62 ТК РФ, при наличии письменного заявления, в обязанности работодателя входит выдача на безвозмездной основе требуемых копий документов, связанных с трудовой деятельностью, не позднее трех дней с даты подачи запроса.
Как заверить копию выписки
В некоторых случаях требуется предоставление выписки из трудовой книжки. Когда нужно предоставить данные, касающиеся только отдельных записей или периодов. В таком случае необходимо скопировать первый титульный лист с личными данными и те листы, где находятся нужные записи.
Заверяется выписка так же, как и полная копия: проставляется печать, подпись ответственного лица, расшифровка подписи, должность и дата заверки.
Для получения выписки нужно обратиться в отдел кадров или к другому уполномоченному лицу (бухгалтеру, руководителю организации) с устным обращением или письменным заявлением на имя главы предприятия или начальника отдела кадров.
Сколько действительна копия трудовой книжки
Копия, заверенная на предприятии, считается действительной на протяжении календарного месяца. В том случае, если за этот месяц в оригинал были внесены какие-либо записи, она считается недействительной.
При этом, если бланк заверен нотариально, он остается действителен до того времени, пока в оригинал документа не будут внесены новые записи.
Немаловажным является тот факт, что на всех страницах должны стоять оригинальные печати и подписи. Т.е. скопированная печать или подпись автоматически делает документ недействительным.
Иногда случается, что дубликат требуется человеку, который нигде не работает в данный период, в частности, это относится к пенсионерам. Чтобы заверить книжку, в данном случае можно сделать копию со всех листов оригинала и обратиться в кадровую службу по последнему месту работы. Специалисты кадровой службы (либо бухгалтер или руководитель) смогут осуществить процедуру заверки согласно законодательству.
