Докладная записка. Текст, составление. Пример, шаблон, образец. Написание. Как составить, написать?

Советы по составлению докладных записок. Правила, структура, примеры. Как правильно составить докладную? (10+)

Докладная записка. Пример, шаблон, образец

Название "Докладная записка" происходит от слова "доложить", то есть сообщить информацию. Ее структура и содержание определяются этим соображением.

Цели составления такого документа:

Исправить ситуацию . Вам известны некоторые факты, которые лично Вас не касаются, но по Вашему мнению мешают работе, снижают эффективность, служат источниками рисков. Вы сообщаете о них руководству, чтобы оно проанализировало информацию и приняло меры.
Повысить эффективность своей работы . Плохое исполнение своих обязанностей смежными подразделениями или коллегами снижает эффективность Вашей работы. Вы предлагаете внести коррективы.
Защититься . Вы подвергаетесь несправедливому отношению. Докладная записка является попыткой мирного урегулирования ситуации. Вы можете далее обратиться с жалобой в компетентные органы или суд, но предлагаете разобраться внутри компании, не вынося сор из избы.
Снять с себя ответственность . Вы сообщили нужную информацию людям, имеющим необходимые полномочия. Дальше Вы уже не несете ответственности за исправление ситуации. К Вам не могут быть предъявлены претензии.

Текст докладной записки должен быть выдержан в деловом стиле .

Составление докладной записки имеет много общего с написанием жалобы .

Прочтите также:

Технологии преуспевания
- Карьера
- Советы руководителю
- Личный успех и гармония
Активный отдых

Докладная записка

Получатель

Лицо, которому направляется докладная записка, его должность и ФИО.

Пример . Генеральному директору ООО "Фома и Ерема", Фоме Евгеньевичу Сомову.

Направлять докладную записку нужно лицу, в чьи компетенции входит решение поднимаемого Вами вопроса, так что перед составлением документа стоит ознакомиться с организационной структурой компании и распределением полномочий.

Права, обязанности и сферы компетенции обычно формулируются в положении о подразделении .

Суть проблемы

Коротко изложите суть информации, которую Вы хотите сообщить. Из этого раздела получатель должен понять серьезность проблемы, получить стимул внимательно прочитать остальной текст.

Пример 1 . Кассир регулярно опаздывает на работу. До открытия кассы работа парализована. Мы теряем клиентов и доходы.

Пример 2 . В помещении архива, содержащего конфиденциальные документы, появляются посторонние люди.

Пример 3 . Я подвергаюсь дискриминации в связи со своими религиозными убеждениями. Я атеист, а мой непосредственный руководитель - фанатично верующий человек. Он оказывает на меня давление.

Подробное описание ситуации

Пример 1 . Процедура обслуживания клиентов в нашей компании включает непосредственную оплату в кассу. Мы начинаем работать с 8:00, так как большинство клиентов заинтересовано в том, чтобы получить наши услуги до начала своего рабочего дня, чтобы потом вовремя успеть на свою работу. Однако, касса бывает закрыта до 9:00 - 9:30. Клиенты вынуждены ждать. Они обратились к нам, рассчитывая успеть на работу, но из-за работы кассы они опаздывают. Такие посетители либо вообще отказываются от наших услуг и уходят сразу, аннулируя заказ, либо не обращаются к нам повторно.

Пример 2 . В связи со свободным рабочим графиком, я регулярно прихожу на работу до начала рабочего времени остальных сотрудников. Я обратил внимание на то, что в это время в помещении архива проводится уборка. Уборщик находится там один. Шкафы с документами запираются, но это - обыкновенные офисные шкафы, не обладающие какими-либо классами защиты. Их легко открыть.

Пример 3 . Мой непосредственный руководитель постоянно напоминает мне, что я не посещаю церковных мероприятий, не венчан со своей женой. Он обращает внимание коллег на то, что я не соблюдаю посты и не отмечаю церковных праздников, и заявляет, что к неверующим людям не может быть доверия, так как они лишены морального стержня. В части оценки моей работы и материального поощрения он также проявляет предвзятость.

Нанесенный ущерб / потенциальные проблемы

Пример 1 . Плохая работа кассы нивелирует все наши конкурентные преимущества, основанные на удобном графике работы. Дополнительная оплата остальных сотрудников за дополнительное рабочее время в утренние часы оказывается напрасной тратой денег. Мы теряем старых лояльных клиентов и не можем привлечь новых.

Пример 2 . Разглашение информации из нашего архива может принести убытки, послужить причиной исков со стороны клиентов, подорвать авторитет нашей компании. Относительно свободный доступ к архиву может быть причиной проблемы для самого уборщика. Если кому-то станет известно, что уборщик имеет возможность ознакомиться с нашими конфиденциальными документами, это может послужить причиной криминального давления на него.

Пример 3 . Описанное отношение ко мне снижает мою работоспособность, служит причиной постоянного стресса, влечет ухудшение моего здоровья. Качество моей работы снижается, производительность падает, что приносит прямые потери компании. В коллективе создается нервозная ситуация, что также не способствует производительному труду.

Перечень нормативных документов - оснований

В некоторых случаях описываемая ситуация не нарушает каких-либо нормативных документов, но содержит в себе опасность или приносит ущерб. Тогда этот раздел опускаем.

Пример 1 . В компании утвержден трудовой распорядок, в соответствии с которым рабочий день начинается в 8:00.

Пример 2 . В компании утверждено положение о конфиденциальности , описывающее порядок хранения и работы с конфиденциальными документами. Сложившаяся практика противоречит этому положению.

Пример 3 . Наше государство является светским. Свобода вероисповедания гарантирована Конституцией. Мне представляется, что дискриминация по религиозным соображениям недопустима.

Предложения

Пример 1 . Прошу Вас обязать кассира вовремя открывать кассу.

Пример 2 . Прошу Вас дать распоряжение об установке системы видеонаблюдения в помещении архива.

Пример 3 . Прошу Вас провести разъяснительную работу с моим непосредственным руководителем, указать ему на то, что его действия противоречат законодательству и наносят вред трудовому климату в коллективе, эффективности работы, имиджу компании, временно (до стабилизации ситуации) взять под личный контроль оценку моей работы и материальное поощрение. Надеюсь на Ваше понимание.

Заключение

Перечень прилагаемых документов

Информация о датах направления документа, если он направляется повторно.

Должность, фамилия, имя, отчество составителя

Дата, подпись

Прочтите также:

Технологии преуспевания - как быть успешным во всех своих начинаниях, в том числе:
- Карьера - как сделать карьеру, продвинуться по службе
- Советы руководителю - как быть успешным руководителем
- Личный успех и гармония - как преуспеть в общении и убеждении, избегать конфликтов, все успевать и не уставать
Активный отдых - как и где провести свободное время с пользой и удовольствием

В процессе работы организации возникают ситуации, когда руководителям подразделений и прочим сотрудникам необходимо донести до руководства различные сведения. Сделать это нужно в письменном виде. Для этого используется либо служебные, либо докладные записки.

Что это такое

Докладная записка – это документ, в котором работник предприятия доводит до сведения руководства какую-либо информацию. В этом состоит ее главное отличие от служебной записки, в которой работники просят руководство о чем – либо.

Чаще всего они встречаются в кадровом делопроизводстве, поскольку информация, доводимая до сведения руководства, почти всегда касается сотрудников организации. Они являются первичным документом, на основании которого позже составляются другие документы и проводятся различные мероприятии (приказы, служебные расследования).

Кто и кому их пишет

Докладные записки составляются руководителями отделов и подразделений. Затем они отправляются к вышестоящему начальнику. Их может писать и простой сотрудник.

При их подготовке необходимо соблюдать следующие правила:

сотрудник не может писать докладную записку «сам на себя», то есть в составленном документе, лицо, ее составившее, не может быть тем, о ком докладывают руководству;
можно написать либо о нижестоящем сотруднике, либо о равном в иерархии предприятия.
всегда пишется в адрес вышестоящего руководства;
даже если в титульном листе указана фамилия руководителя предприятия, служебная записка сначала передается непосредственному руководству работника ее написавшего.

Все вышеуказанные принципы не регламентированы законодательством, они сложились в практике делопроизводства.

В каких случаях применяется

Докладная записка пишется в случаях когда нужно довести до вышестоящего руководства сведения:

о нарушении работниками трудовой дисциплины или должностной инструкции;
о произошедших нарушениях, решение по которым может принять только руководитель.

Иными словами, она носит информационный характер и предполагает, что дальнейший порядок действий определяет именно вышестоящее руководство.

Порядок передачи

Если придерживаться всех правил делопроизводства, то необходимо соблюдать следующий порядок передачи докладной записки:

Оформление записки.
Её передача непосредственному руководителю. Если записка передается сразу руководителю организации, то ее необходимо передать через секретаря, который ее регистрирует.
После того, как руководитель принимает решение по документу, он ставит на нем резолюцию и передает обратно секретарю.
Секретарь отправляет ее работнику, который должен исполнять указанные резолюции.
После того, как проблема, указанная в записке, решена, она отправляется на хранение.

Такой порядок строго соблюдается, как правило, только если предприятие крупное. В небольших компаниях эта система упрощена и докладные отправляются сразу руководителю организации.

Правила оформления

Докладные записки должны оформляться в соответствии с правилами делопроизводства.

На бланке или нет

Унифицированного бланка для оформления таких документов не предусмотрено, ее составляют либо на бланке предприятия, либо на простом листе бумаги.

Составить ее можно от руки, либо напечатать на компьютере.

В любом случае, если докладная записка будет содержать все необходимые реквизиты, она будет иметь силу документа, независимо от того в каком виде она составлена.

Некоторые организации разрабатывают свои бланки для составления различных документов, которые не имеют унифицированных бланков. В том числе и для докладных записок.

Шапка документа

Составляется аналогично, как и в других документах, например заявлениях:

шапка должна располагаться в верхнем правом углу листа бумаги или бланка;
в первых двух строках пишется должность, фамилия и инициалы руководителя предприятия;
дальше пишется должность, фамилия и инициалы работника, который составил докладную.

Если на предприятии утвержден бланк для докладной записки, то в нем, как правило, уже есть шаблон для шапки.

Порядок написания

Шапка документа.
Наименование документа, в данном случае «Докладная записка». Наименование может располагаться либо слева, либо посередине строки. Оно пишется с заглавной буквы.
Ниже наименования располагается непосредственно текст с информацией. Он должен содержать как можно более подробное описание проблемы.
Ниже ставится дата и подпись лица составившего документ.

Пример оформления

Директору ООО «Луч»

И.И. Никитенкову

от главного бухгалтера

А.Н. Рыленковой

Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что в ходе проведенной инвентаризации склада обнаружена недостача товарно-материальных ценностей в сумме 1548,28 рублей.

Срок и место хранения

После того, как проблемы, изложенные в докладной записке решены, ее отправляют на хранение. Хранить ее можно в следующих местах:

подшить в книгу, где собираются все основания для приказов (заявления, служебные записки, справки и т.д.);
, которые были составлены на основании данной докладной записки (служебное расследование, приказ и т.д.).

Срок хранения докладной записки будет зависеть от того, какие документы будут в результате составлены. В среднем этот срок колеблется от 3 до 5 лет. Поэтому папку, где хранятся все докладные записки можно не сшивать, а хранить просто на скоросшивателе.

Образцы докладных записок

Текст докладной записки составляется в произвольной форме, но для наиболее распространенных случаев можно использовать примерные образцы.

Об отсутствии работника на рабочем месте

Довожу до Вашего сведения, что сварщик А.А. Буренков отсутствует на рабочем месте без предупреждения с начала рабочего дня и по настоящее время (с 8 часов 00 минут до 12 часов 30 минут). Прошу распорядиться о проведении служебного расследования по данному факту.

О невыполнении должностных обязанностей

Довожу до Вашего сведения, что бухгалтер Н.А. Павлова допустила ошибку при начислении заработной платы работникам производственного цеха. Также она регулярно нарушает свои должностные обязанности и пренебрегает распоряжениями своего непосредственного руководителя. Прошу принять меры.

О некорректном поведении сотрудника

Довожу до Вашего сведения, что менеджер И.А. Езерский, общаясь с клиентами организации, позволяет себе использовать нецензурную лексику и оскорбления. Прошу принять меры.

О появлении работника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения

Довожу до Вашего сведения, что электромонтер А.В. Юдин находится на своем рабочем месте с признаками алкогольного опьянения: нетвердая походка, несвязная речь, характерны запах. Прошу распорядиться об отстранении данного работника от исполнения служебных обязанностей и провести служебное расследование по данному факту.

Выводы

Докладная записка — это документ, с помощью которого сотрудники информируют руководителя организации о различных ситуациях, принятие решений по которым зависит от руководства.

Данный документ составляется в свободной форме, но при этом оформляют ее в соответствии с требованием правил делопроизводства.

Видео — в чем разница между докладными и служебными записками:

В условиях производства нередко возникает ситуация, когда один из сотрудников решает донести до своего руководства ту или иную информацию. Такое обращение, изложенное в письменном виде, носит название «докладная записка». Что это за документ и как правильно его составить? Об этом стоит поговорить отдельно.

Основные понятия

Любой работник имеет право обращаться к своему непосредственному руководителю. Он может это делать как в устном, так и в письменном виде. В первом случае все сводится к обычной беседе, которая ни к чему не обязывает каждую из сторон. Во втором обращение уже носит официальный характер.

Подобная деловая бумага носит название «докладная записка». Чем отличается такой документ от других заявлений в адрес руководства? Суть вопроса заложена уже в самом его названии. Такую бумагу работник составляет для того, чтобы доложить о конкретной ситуации или событии. Информация может касаться отдельной личности, участка или производства в целом. В зависимости от того, кому она направлена, докладная записка может относиться как к внутренним, так и к внешним документам. Первый вариант – это когда сотрудник обращается к руководителю любого уровня в пределах данного предприятия. А второй получается в том случае, если он отправляет свою бумагу в вышестоящую инстанцию. Тогда, естественно, он выходит на внешний уровень.

Суть проблемы

Как правило, докладная записка составляется с определенной целью. Она может быть написана для того, чтобы:

Исправить сложившуюся ситуацию. К примеру, у сотрудника имеются факты того, что на предприятии совершаются действия, которые мешают нормальному ходу рабочего процесса. Он информирует об этом свое руководство с просьбой принять соответствующие меры.
Защитить себя от несправедливости. Это бывает тогда, когда человек, видя предвзятое к себе отношение, решает поставить об этом в известность свое непосредственное руководство. Он это делает в поисках помощи и защиты.
Улучшить работу. Иногда один из сотрудников замечает, что работники других отделов или структурных подразделений совершают ошибки, приводящие к снижению эффективности. Тогда он и обращается к руководителю, чтобы тот помог навести порядок.
Уйти от нежелательной ответственности. Это бывает в том случае, когда произошел какой-то инцидент. Рассказав о нем начальству, сотрудник создает благоприятные для себя условия, когда к нему не могут предъявляться какие-либо претензии.

В каждом из перечисленных случаев работник не просто доносит информацию, а просит содействия в решении проблемы.

Справедливое наказание

Трудовая дисциплина предусматривает добросовестное выполнение гражданином своих обязанностей в то время, когда он находится на рабочем месте. Кроме того, он должен соблюдать принятый порядок и выполнять все распоряжения и приказы своего нанимателя. Но в жизни не все бывает так гладко. Подчас действия сотрудников расходятся с общепринятыми нормами. Непосредственное начальство в этом случае считает своим долгом поставить в известность о происходящем руководство предприятия. Результатом такого сигнала является докладная записка о нарушении трудовой дисциплины.

Обычно в этом документе дело касается:

Невыполнения каких-то конкретных распоряжений.
Неисполнения непосредственных функций, касающихся должности нарушителя.
Нарушения дисциплины труда. Здесь имеются в виду случаи прогулов, опозданий, нахождения на своем рабочем месте в нетрезвом состоянии и другие.
Совершения противоправных действий, которые предусматривают административную или уголовную ответственность. В данном случае речь идет о хищении, порче, растрате и других правонарушениях.

В каждом из перечисленных случаев виновный должен будет понести заслуженное наказание.

Автор документа

Чаще всего докладная записка на сотрудника составляется его непосредственным начальником. В ней он доносит до руководства негативные моменты деятельности своего подчиненного.

Одновременно с этим в документе, как правило, содержится личная оценка автора. Вместе со своим видением проблемы он предлагает возможные пути ее решения. Но последнее слово, конечно же, будет за руководителем. К примеру, работник совершил прогул. В этом случае его начальник составляет на имя директора документ, который, как правило, начинается словами «довожу до вашего сведения». Затем подробно описывает, когда произошло нарушение, и предлагает со своей стороны вариант наказания нерадивого сотрудника. Так как подобная записка относится к документам внутреннего пользования, то оформлять ее можно на обычном чистом листе формата А4. Текст излагается в произвольной форме. Его условно можно разделить на две части. В одной содержится описание проблемы, а другая включает в себя сделанные по этому поводу выводы и конкретные предложения.

Частный случай нарушения

Одним из видов нарушения трудовой дисциплины является невыполнение сотрудником задания, которое ему было поручено начальником. Это может произойти в том случае, если работник забыл, не смог или просто проигнорировал данное распоряжение.

Такое действие квалифицируется как нарушение дисциплины, и непосредственным руководителем составляется докладная записка о невыполнении задания. За такой проступок человек должен будет понести справедливое наказание. Но это произойдет только после того, как он предоставит свои объяснения относительно произошедшего. Если причины, побудившие работника к подобным действиям, покажутся убедительными, то он вполне может даже избежать наказания. Сложнее решать вопрос тогда, когда непослушание сотрудника приводит к негативным последствиям. Здесь ему вряд ли удастся остаться в стороне. Особенно если в результате такого упущения был причинен ущерб или нанесен серьезный вред. Наказание в этом случае будет определяться, исходя из соответствующих нормативных актов.

Как составить докладную?

Руководитель любого уровня должен знать, как пишется докладная записка. Образец можно рассмотреть на конкретном примере. Допустим, что какой-то сотрудник не пришел вовремя на работу, а в это время там его ожидал посетитель для подписания важного контракта. Через несколько часов работник все-таки появился, но время было упущено, и клиент уже ушел. Такой поступок содержит в себе одновременно несколько нарушений:

срыв назначенной встречи;
ущерб, который нанесен предприятию неподписанием контракта.

Если изменить сложившуюся ситуацию не удается, то начальник обязан проинформировать об этом руководство.

Подобный документ должен выглядеть следующим образом:

Сначала в правом верхнем углу пишется «шапка», в которой указывается, кому и от кого он направлен.
Далее по центру пишется его название.
Ниже идет основной текст, в котором информация размещается в определенном порядке. Сначала идет описание произошедшей ситуации. Потом следует просьба помочь в ней разобраться. После этого делается вывод на основании всего изложенного. А в заключение автор может высказать свои идеи или предложения о том, как лучше, по его мнению, выйти из данной ситуации.
В самом низу он ставит дату и подпись с полной расшифровкой Ф. И. О. и занимаемой должности.

В зависимости от причины текст записки может носить чисто информативный характер или требовать вмешательства руководства для наведения порядка.

В докладных записках, которые используются во внутреннем документообороте организаций, отображаются результаты деятельности отдельных сотрудников или подразделений. Такой документ может быть составлен по требованию руководства для отчетности, но в ряде случаев докладная записка составляется инициатором, в роли которого могут выступать руководители подразделений или сами работники.

В зависимости от целей и задач докладная записка может быть информационной, отчетной или инициативной. Последний вид встречается чаще остальных, и среди таких записок преобладают жалобы на сотрудников, связанные с нарушением дисциплины, нарушением техники безопасности и рабочего графика.

В этом случае докладная записка составляется непосредственным начальником такого работника и помимо доведения до сведения вышестоящего руководства такого факта может содержать требование применить соответствующее наказание.

Образец докладной записки отчетного характера используется при необходимости уведомить руководство о выполнении определенных приказов или поручений, а также для отчетов по проделанной работе с указанием их текущего статуса, если они еще не завершены. В большинстве случаев такие документы являются формальными бумагами, которые запрашивает руководство для соблюдения общей отчетности.

В отличии от отчетной информационная докладная не составляется в обязательном порядке, при этом строгого и точного отчета в таком документе от составителя не требуется.

Для общения между отделами организации в информационных целях применяется . Например, если необходимо донести информацию директору, о том, что следует провести обслуживание оборудование, в результате выхода его из строя.

Если вы не уверены в том, как писать докладную правильно – вы можете использовать готовый бланк и заполнить ее по образцу. Но в некоторых случаях такой возможности нет, и документ приходится оформлять самостоятельно. В силу того, что документ такого характера считается официальной бумагой, при его составлении необходимо придерживаться официально-делового стиля и соблюдать основные требования:

Для докладной записки можно использовать как фирменный бланк организации, так и использовать стандартный чисты лист формата А4.
В верхней части документа указываются реквизиты организации.
Далее составитель пишет свою должность, фамилию и инициалы в родительном падеже (например – «от мастера участка Федосеева Н.Н.).
Обязательно пишется заглавие «Докладная записка» без кавычек.
В основной части документа располагается текст записки, после которого ставится подпись составителя и ее расшифровка, а также полная дата составления документа: без нее документ будет не действительным.

Такой пример докладной записки подходит как для внутреннего использования в пределах одной организации, так и для отправки за ее пределы в случае взаимодействия с другими компаниями.

Нюансы составления докладной

Смысл и цели такого документа достаточно прозрачны, но иногда при его составлении люди допускают ряд ошибок, касающихся основного текста. Например, докладная записка о невыполнении должностных обязанностей – это официальный служебный документ, который может рассматриваться не только в пределах организации, но и представителями других структур.

Соответственно, в такой бумаге нет места эмоциональным высказываниям, личным претензиям и развернутым красочным описаниям. Документ должен быть выдержан в деловом стиле и содержать саму суть обращения и указание мер, которые составитель считает необходимыми для выполнения адресатом.

Докладная записка часто служит «отправной точкой» при внутренних расследованиях, которые касаются дисциплинарных нарушений сотрудников. Например, если непосредственный руководитель сотрудника застал его на работе в нетрезвом виде – вина за возможные последствия работы человека в таком состоянии ляжет не только на самого нарушителя, но и на начальника.

Если желание начальника наказать сотрудника за данное нарушение возникнет спустя несколько дней или хотя бы на следующее утро – «следов преступления» уже просто не будет, и доказать факт пребывания сотрудника на рабочем месте в пьяном виде не получится. Для этого необходимо составить такой документ по факту, указав дату и точное время события.

Важно отметить, что докладная записка сама по себе в таких случаях не может являться доказательством нарушения дисциплины. Для этого к документу необходимо приложить соответствующие дополнительные бумаги, на пример – акт о появлении работника в пьяном состоянии, который должен быть подписан двумя свидетелями. В самой записке таких подписей быть не должно.

Стандартный образец докладной должен быть на каждом предприятии: это избавит сотрудников от необходимости придумывать что-то свое и при этом допускать ошибки в оформлении. Конечно, такой образец не может быть универсальным для каждого случая, но общие правила оформления в данном случае будут понятны.

И последнее: докладная записка может отклоняться, на нее может быть составлен ответ, не устраивающий составителя, такой документ даже может игнорироваться в течение определенного времени. Все эти вопросы решаются внутри организации, но для того, чтобы документ можно было рассматривать вне организации (например – в судебных процессах), он обязательно должен быть завизирован получателем, который таким образом подтверждает, что с документом он ознакомлен.

Докладную записку могут подавать руководители чтобы сообщить о нарушениях работников: опозданиях, нарушениях режима труда и отдыха, не выполнении должностных обязанностей и других или вносить предложения, направленные на улучшение деятельности организации.

Докладная записка, что это за документ? Как правильно написать?

Докладная записка, что это за документ?

Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса производственной деятельности с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по вопросу.

Как правильно написать докладную записку?

Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, адресат, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа.

В первой части текста излагаются факты или события послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Датой докладной записки считается дата её подписания. Докладные записки по основной деятельности организации хранятся 5 лет.

инициативные;
информационные;
отчётные.

Оформление докладной записка

Оформление докладной записки зависит от её адресата. Если она адресована руководителю организации, то считается внутренней, если направляется за пределы организации в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке и должны быть подписаны руководителем организации. Внутренние докладные записки оформляются на обычном листе бумаги.

Докладная записка – образец

Докладная записка, состоит из реквизитов, которые оформляем в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», с 01 июля 2018 года оформляет по ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Докладная записка имеет такой реквизит, как дата, которая оформляется в верхнем левом углу цифровым способом 05.10.2018 или словесно-цифровым 5 октября 2017г.

Реквизит. Адресат. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываем перед фамилией, а с 01 июля 2018 года после фамилии. Должность лица, которому адресован документ указываем в дательном падеже.

Реквизит. Заголовок к тексту. Включает краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок к тексту может отвечать на вопросы: О чем? О ком? Заголовок к тексту может содержать не более 5 строк. Его располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатается через 1 интервал, точка в конце не ставится.

Реквизит. Тест документа. Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту», соблюдая 1,5 ный интервал.

Реквизит. Подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращённое – на документе, оформленном на бланке),личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия). Подпись располагают после текста, отступив 2-3 межстрочных интервала.