Документооборот - это движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете, их создание или получение от других организации, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер предприятия.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Как установлено, создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

График документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (создание, проверка и обработка документов), выполняемых каждым подразделением организации, а также, всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. В графике указывается, по каким инстанциям и в какой последовательности проходит документ, а также процедуры обработки документа в функциональных службах.

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота (приложение № 2), где перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, сроки их представления и подразделения организации, в которые они представляются.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за выполнением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

С учетом назначения и среды обращения документов можно весьма условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов -- в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (рис. 2).

Рис. 2

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов обязательными являются пять основных этапов:

• 1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;
• 2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи его для учетной обработки;
• 3) проверка принятых документов бухгалтером. Проверка осуществляется по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операции, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическую проверку;
• 4) обработка документа в бухгалтерии:
  • * таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.
  • * группировка -- подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);
  • * котировка -- указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;
• 5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных работников, своевременность бухгалтерского учета. Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности. В прямой зависимости от функционирования документооборота находится и оперативный учет. Документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных работников, своевременность бухгалтерского учета.

Составленный график документооборота в бухгалтерии - залог правильной отчетности.

Вся документация, поступающая в организацию, создается либо на самом предприятии, либо заходит извне. Большая часть из поступающих документов на бухгалтерском термине называется первичка, которая в обязательном порядке в первой очередности проходит именно через бухгалтерию. Каждый специалист, работающий в бухгалтерских отделах на крупных и более мелких предприятиях, знает, как порой бывает трудно добиться своевременного поступления столь нужного для отчетности документа. И именно труженики бухгалтерии в первую очередь заинтересованы в наличии графика документооборота.

Любые документы, поступающие на предприятие или создающиеся в нем, проходят несколько стандартных этапов:

• создание документации;
• обработка документации;
• архивация документации;
• уничтожение документации.

Этот закономерный процесс и носит название - документооборот. Как и любое другое действие на предприятии, на котором со скрупулезностью относятся к ведению документации, и этот процесс должен быть зафиксирован. Регламентировать документооборот можно с помощью:

• положения о документообороте;
• графика документооборота;
• инструкции документооборота.

Учитывая наибольшую удобность, большинство компаний и предприятий, а, точнее, их бухгалтерские отделы, используют и в 2018 году именно график документооборота. Единой формы графика не существует, он создается в индивидуальном порядке для каждой конкретной организации с учетом абсолютно всех направлений деятельности данного предприятия. И желательно не только для бухгалтерии, а и для любого другого отдела, в работе у которого имеется определенный объем документации.

Вот, к примеру, образец графика документооборота отдела кадров:

Если вернуться к бухгалтерии, то это подразделение любого предприятия, имеет наибольшую ответственность за правильно составленную документацию. Ведь именно по их документам сдается отчетность во все государственные службы и инстанции. И если вдруг какой-нибудь из отделов не предоставит бухгалтеру очень важный документ, который не будет учтен до начала составления отчетности, то до сдачи придется переделать всю работу с самого нуля. Или же предоставить в налоговую службу, так называемую уточненку, после выявления не вошедшего в отчетность документа, так как в отчетность следующего раза внести его нет возможности из-за не состыковки даты. Например, отчетность в налоговую службу была сдана в первом квартале 2018 года и после ее сдачи на столе у бухгалтера «появилась» служебная записка о расходах на рекламную акцию, проведенную именно в тот период, за который отчет уже ушел в работу к налоговикам. А вставить ее в отчет за следующий квартал - не по правилам, так как искажается картина по реальным расходам в определенный отрезок времени.

Учитывая такие факторы риска, приходим к тому, что наличие графика документооборота в бухгалтерии является неотъемлемой частью системы внутреннего контроля в любой организации.

График документооборота в бухгалтерии в 2018 году

Как говорилось выше, найти стандартный образец графика документооборота нет возможности, соответственно к его составлению следует приложить усилия самим работникам отделов. Самый подробный график должен быть, конечно же, у бухгалтерии с учетом всех без исключения пунктов деятельности разных отделов предприятия.

На следующем этапе следует собрать сведенья обо всех документах, которые создаются во время деятельности предприятия. В этот список в обязательном порядке вносятся не только ежедневные, но и периодические, даже, можно сказать, совсем редкие бумаги.

Также при составлении графика обязательно вписывается сам процесс движения документов. Не оставляются без внимания даже те факторы деятельности предприятия, которые не контролируются бухгалтерией, но должны быть внесены в отчетности. Обычно подтверждением таких действий являются служебные записки или справки, которые также включаются в график документооборота.

Ответственность за первичную документацию

Так повелось традиционно, что для обработки первичной документации при бухгалтерии нанимаются отдельные работники. В их обязанности входит прием документов и последующая их передача по назначению. Так сказать, некие посредники между предприятием и бухгалтерами.

Пример оформления графика документооборота

Способ оформления графика - сугубо личное дело каждого. Кому-то, например, удобнее в виде таблицы.

А кто-то предпочитает составлять подобный документ в виде списка или схемы.

В каждом из этих способов имеются свои плюсы.

Для небольшой организации с не разносторонней деятельностью, лучшим вариантом графика станет текстовое оформление, которое не займет много времени.

Для крупного предприятия с разносторонней деятельность, идеальным помощником в ведении бухгалтерии станет составленный график документооборота в виде таблицы. Так как именно в таком варианте графика можно детально прописать информацию о каждом документе. На практике такие виды графика легко создаются при помощи таблиц Excel, позволяющей легко редактировать данные.

А более наглядным вариантом передвижения документации на предприятии является схематическое исполнение.

Внедряем сроки подачи документов в практику

После основной проделанной работы, остается установить сроки подачи документов для работников разных отделов и подразделений предприятия. В этом вопросе все так же, как и с выбором оформления, зависит от удобности. Можно установить сроки подачи документации в определенные числа рабочего календарного месяца или дни недели. Или же - на протяжении строго определенного промежутка времени, после создания.

Оповещение сотрудников

Если предприятие небольшое, то с ознакомлением работников с графиком документооборота бухгалтерии сложностей не возникнет. С предприятием, штат сотрудников которого весьма внушителен, дело обстоит немного сложнее. Но также решается.

Наименее трудоемким процессом ознакомления работающих на предприятии для бухгалтера станет составление дополнительного листа к графику, в котором будут проставляться подписи всех членов трудового коллектива, которые ознакомились с данным документом. Но к сожалению, этот вариант может внести некоторую путаницу и недопонимание в вопросах: что и когда сдавать.

Наиболее понятным и простым способом может стать индивидуальная выписка для каждого работника или подразделения. При помощи функций все той же любимой работниками офисов программы Excel, можно без лишних хлопот проделать данную операцию. И вручить сотрудникам под подпись о получении и ознакомлении.

Для того чтобы сроки подачи документов соблюдались можно ввести положение о снижении премий. И этот способ будет хорошей мотивацией для подачи документации в установленный срок.

Post Views: 599

Эффективный оборот документов способен повысить качество работы практически любой организации. Правильная организация документооборота влияет на всю деятельность компании. От неё зависит успех всех управленческой деятельности.

В 2019-ом году при проверках организаций налоговыми органами усиленное внимание уделяется проверке корректности документов. Это связано с тем, что эти данные являются основополагающим фактором при формировании вывода о качестве работы предприятия.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Ведение носителей первичной информации учёта – это ответственная процедура. Стоит отметить, что для налогообложения являются не только разнообразные счета, кассовые ордера и т.д., но и договоры, контракты, акты и т.д.

В нашем государства используется система, которая определяет назначения и вид каждого документа, а также их унификацию. Необходимо точно следовать общепринятым нормам составления форм и их заполнения. Также нужно соблюдать все требования и условия, в противном случае документы просто не будут обладать юридической силой.

Зачем это необходимо

График, на основе которого определяется учётная политика документооборота, очень важен. Для того чтобы понять это, нужно обратиться к положениям о документах времён Советского Союза. Оно было принято в 1983-ем году и действует по сей день. До тех пор, пока законодательством нашего государства не будет принят общероссийский стандарт бухгалтерии, советские правила буду являться основными.

Термин документооборот включает в себя следующие манипуляции с «первичкой»:

• создание;
• получение;
• принятие и последующая обработка;
• отправку в архив.

Все вышеописанные действия лежат на «плечах» главного бухгалтера. Именно он отвечает за корректность действий. Однако право принятия изменённых положений обладают только лишь владелец организации и уполномоченное управленческое лицо.

Важно: график может быть утверждён как приложение к общей или же в виде отдельного акта, который содержит определённые отсылки на политику.

Первоначально, правильная учётная политика документооборота необходима отделам компании, специализирующимся на финансовой деятельности (отдел кадров, бухгалтерия, отдел снабжения, отчётные лица, отдел работы с сотрудниками и т.д.).

Уполномоченные лица обязаны заниматься созданием, отправкой и передачей документов согласно утверждённому графику. Для его соблюдения каждого сотрудника с обязанностями данного рода необходимо снабдить личной копией этого графика.

Она должна содержать следующие данные:

• список документов его компетенции;
• сроки их сдачи;
• отделы организации, куда будут отправляться данные.

В свою очередь лицо, создавшее график, стоит в ответе за:

• точное соблюдение составленного графика;
• быстрое, а главное корректное формирования документов;
• передача данных в отдел бухгалтерии согласно установленным срокам;
• корректность всей информации, указанной в графике.

В большинстве случаев, задача мониторинга выполнения утверждённого графика лежит на главном бухгалтере. Однако могут быть исключения, бюджет, документооборот и т.д. может также контролироваться другим лицом.

Главные уточнения

Правила и первичные документы

Стандарты документооборота предусматривают создание графика со сроками получения, оформления и т.д., помимо этого определяется список лиц уполномоченных подписывать документ. Также обязательно нужно учитывать, что требования главного бухгалтера необходимо соблюдать всем сотрудником кампании без исключения, включая структурные подразделение, которые обладают полномочиями в сфере финансов.

Главный бухгалтер не имеет права принимать документы, исполнения которых противоречит законами государства и нарушает какой-либо договор или устав. Ведение бухгалтерских отчётов осуществляется в формах для документов первого класса 03 и 05.

Любые операции, бланки для которых не существуют, согласно федеральному законодательству, проводятся с помощью собственноручно разработанных форм. При этом все основные реквизиты, присущие стандартным первичным документам, сохраняются.

Помимо этого, стандарты первичных документов включают:

• номенклатуру документов, включая ;
• для определённых документов создавать особые условия хранения с доступом только для уполномоченных лиц;
• период формирования ;
• список сотрудников организации, обладающих правом получения различных доверенностей, с указанием их срока действия (не может превышать отметку в три года);
• перевод данных, написанных на иностранных языках.

• название документа;
• дата его составления;
• наименование организации, которая разработала документ;
• наличие фактов хозяйственной деятельности;
• величина их измерения;
• название должности лица, составившего первичный документ;
• подпись этого лица, с расшифровкой фамилии и инициалов.

Важные этапы утверждения

Выбор конкретного вида учётной политики и его утверждение должен производиться согласно определённым требованиям (рациональность, полнота, осмотрительность, приоритет содержащихся данных, непротиворечивость и т.д.).

Основные этапы выглядят обработки документов и их утверждения выглядят следующим образом:

• процесс составления и оформления;
• перемещения документов по отделам организации;
• их приём, обработка и дальнейшая передача в архив бухгалтерией.

Учётная политика организации может подвергнуться изменениям в следующих случаях:

• законодательством были проведены изменения нормативных актов по бухгалтерским учётам;
• организация создала или модернизировала способы ведения отчётности;
• деятельность компании существенно поменялась.

Важно знать

Грамотно созданный процесс документооборота должен не только показывать бюджет и ведения деятельности проверяющим организациям, но и обеспечивать возможность простого поиска конкретного документа.

Первоначально, необходимо ознакомится с основным базовыми понятиями:

Общие нюансы

Учётная политика документооборота создаётся на основании утверждённого приказа Министерства Финансов от 9 декабря 1998-го года. ПБУ регламентируют основы политики организации, которая создаётся главным бухгалтером предприятия.

Она включает в себя следующие утверждённые данные:

• план счетов бухучёта;
• используемые формы для создания первичных документов;
• даты проведения инвентаризации всех имеющихся активов;
• способы их оценки;
• требования и условия документооборота;
• регламент контроля хозяйственных операций.

Что входит в общую политику документооборота

Весь бухгалтерский учёт формируется исходя из его политики. Выполнение заданий, поставленных перед ним, напрямую касается процесса реализации документооборота. Учётная политика, принятая учреждением, обязательно утверждается каким-либо способом. Это может быть приказ или же распоряжение от уполномоченного лица.

Политика документооборота включает в себя:

• самостоятельная установка организационной формы работы бухгалтерского отдела, исходящая их типа деятельности компании, условий и требования хозяйствования;
• определение в заранее утверждённом порядке форм и методов организации учёта, документооборота и т.д.;
• разработка систем внутреннего производственного учёта и отчётности;
• формирование учётной политики по иным вопросам согласно установленному порядку.

При этом она утверждает:

• способ проведения процесса инвентаризации, его метод и порядок;
• требования и условия для проведения документооборота и обработки данных;
• осуществление контроля над всеми хозяйственными операциями и т.д.

Последние инструкции

Новый электронный формат

В соответствии с принятыми поправками, которые были внесены 4-го марта 2019-го года, с 1-го июля семнадцатого года появится возможность использования нового формата документов в электронном формате.

С указанной даты будут использоваться два новых формата счета фактуры:

• с дополнительной информацией, с наличием функции счета-фактуры, которая используется при расчётах суммы НДС, а также актов об отгрузке различных товаров, передача прав на владение чем-либо и т.д.;
• с дополнительной информацией, с наличием функции о выполнении каких-либо работ, передачи прав на владение чем-либо и т.д., результатом выполнения которых будет являться изменение финансового положения обоих сторон.

С первого июля 2019-го года компании смогут не только использовать в ведении дел друг с другом электронные версии форм, но и отправлять их в налоговые органы для проверки. Вышеописанные формы заменят собой универсальные документы, предназначенные для экспортных целей. Образец этих документов уже можно найти во Всемирной паутине и ознакомится с ним.

Согласно четвёртому подпункту первого пункта 165-ой статьи Налогового Кодекса Российской Федерации, налогоплательщик обязан предоставлять копии документов, которые подтверждают экспорт чего-либо за пределы территории нашего государства.

Составление и внедрение расписания

Для того чтобы составить график документооборота необходимо провести предварительную подготовку.

Она включает в себя выполнение следующих манипуляций:

• составление полного списка документов, которые будут подвергнуты обработке;
• определение количества оригинальных экземпляров для каждого документа;
• формирование таблицы соответствия типа документы с должностями сотрудников организации, обладающими правом их подписания;
• сопоставление конкретного вила документа с ответственными за него сотрудниками;
• точное указание сроков сдачи документов;
• разработка методов контроля над исполнением графика документооборота;
• выполнение каких-либо других нюансов графика.

Введение графика в учётную политику организации, при этом обязательно нужно выполнит несколько этапов:

• утвердить график;
• ознакомится с его причастными исполнителями;
• оформить визуальные стенды в каждом отделе организации, для размещения копий графика;
• наладить грамотное взаимодействие исполнителей графика между собой;
• провести отладку софта, необходимого для автоматизации процесса обмена данными между сотрудниками предприятия;

Примерный график

График должен отражать фактический документооборот и включать в себя перечень процедур по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов.

Каждый его элемент должен быть грамотно составлен, тогда он поспособствует:

• улучшению ответственности исполнителей;
• выявлению и исключению ненужных документов;
• общей рационализации деятельности.

График должен являться:

• организационным регламентов;
• средством обслуживания;
• средством улучшения качества проводимой деятельности.

Исправление ошибок

Абсолютно все документы бухгалтерии должны быть составлены грамотно без каких-либо ошибок. Однако они заполняются людьми, которым свойственно допускать неточности. Чаще всего ошибки являются локальными, например, неправильно указанная дата или ошибка в написании названия чего-либо.

Также можно выделить транзитные ошибки. Так называют тот недочёт, который в автоматическом режиме прошёл через несколько регистров. Например, неверно указанная сумма финансовой операции и т.д.

Чтобы создавать, получать, принимать бухгалтерские документы к учету, обрабатывать их и передавать своевременно и без проблем, необходимо организовать и контролировать весь процесс. Вам в помощь - образец графика документооборота в бухгалтерии 2017.

Что такое график документооборота в бухгалтерии и зачем он нужен

Одна из ключевых задач любой бухгалтерии - своевременная и качественная обработка документации, связанной с деятельности организации. Причем количество создаваемых и поступающих документов может достигать таких объемов, с которыми порой сложно справиться. Поэтому необходимо организовать трудовой процесс так, чтобы каждый документ был рассмотрен и обработан в срок. Для этого нужен график - специальный документ, в соответствии с которым и будет организован документооборот.

График документооборота в бухгалтерии - это внутренний акт, который определяет порядок и сроки представления в отдел (бухгалтерию) первичных документов с целью своевременного их учета и регистрации.

График нужен для упорядочивания движения документов от контрагентов и штатных сотрудников. Наличие такого документа решает сразу несколько задач:

• определяет порядок создания и движения первичной документации;
• позволяет своевременно получать документы от контрагентов;
• определяет меру ответственности сотрудников за непредставление и несвоевременное представление документов в бухгалтерию.

При отсутствии утвержденного графика проблем с документами, скорее всего, не избежать. Это показывает практика. Первичка будет зависать и теряться. А вся ответственность ляжет на главбуха. В результате могут появиться ненужные проблемы в учете и общении с фондами и налоговиками. Как пример: инспекторы снимут транспортные расходы по утраченным путевым листам и откажут в возмещении НДС по представленным с опозданием счетам-фактурам.

Чтобы избежать утери и путаницы в бумагах, нужен график документооборота. Чтобы составить и утвердить график документооборота 2017 рекомендуем вам скачать бланк и образец документа на 2017 год:

Таким образом, в любой организации должен быть составлен и утвержден четкий график документооборота с указанием ответственных лиц и сроками составления первичной документации. Такой график должен детально прописывать движение документов от сотрудников, которые отвечают за их составлением, до архива.

Эти стадии движения документов можно отразить либо в виде таблицы, либо в виде схемы. График должен содержать перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление сотрудников и сроки составления и сдачи этих документов.

Образец графика документооборота в бухгалтерии 2017

Разрабатывая график документооборота, организации по большей части руководствуются рекомендациями, которые дал Минфин СССР. Это Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете от 29.07.1983 № 105. Оно не теряет своей актуальности до сих пор. Поэтому, разрабатывая график, можно применять именно этот документ.

Для удобства все документы можно разбить на несколько отдельных групп. Например:

• документы для контролеров (налоговиков, ФСС, Росстата и т.д.);
• документы для контрагентов (договоры, допсоглашения, платежки);
• документы для начисления зарплаты сотрудникам и др.

По группам назначаются ответственные. В графике документооборота указываются перечень сотрудников, которые отвечают за составление и сдачу в бухгалтерию той или иной документации, а также сроки представления первичных документов в отдел. Например, в графике может быть указано, что водители предприятия после каждой смены в течение 24 часов обязаны представлять в бухгалтерию путевые листы (для списания расходов на ГСМ) и товарно-транспортные накладные (для списания товарно-материальных ценностей со складов).

Также в графике должна быть указана цепочка, по которой документ проходит с момента создания до сдачи в бухгалтерию.

График документооборота может быть прописан и в учетной политике. Здесь отдельном разделе должна быть схема или таблица, описывающие стадии движения документов в организации.

Этапами документооборота являются:

• оформление и заполнение документа ответственным лицом (продавцом, экспедитором и др.);
• сдача документа в бухгалтерию;
• обработка, проверка и учет документа в бухгалтерии;
• направление документа в архив и хранение документа.

Следует отразить стадии движения документации в графике документооборота в бухгалтерии.

Конкретную форму графика главбух может выбрать по своему усмотрению. Главное, чтобы он содержал перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление и сроки составления и сдачи этих документов в бухгалтерию и архив.

Бланк и образец документа в табличной форме можно посмотреть и скачать по ссылкам ниже.

Как утвердить для бухгалтерии график документооборота

График можно утвердить отдельным приказом руководителя организации. Но в этом случае в учетной политике нужно сделать ссылку на приказ, которым был утвержден график.Бланк и образец - ниже.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ПРИКАЗ № 52

г. Москва

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить график документооборота согласно приложению 1 к настоящему приказу.

2. Контроль за исполнением графика возложить на главного бухгалтера А.С. Глебову.

Генеральный директор ______________ А.В. Львов

Ознакомьте ответственных работников с графиком документооборота под роспись. Лучше всего для каждого такого сотрудника сделать распечатку фрагмента графика, где будет указано, какие документы и в какие конкретно сроки он обязан сдавать в бухгалтерию.

"Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", 2011, N 9

Согласно п. 6 Инструкции N 157н <1> учреждения в целях организации и ведения бухгалтерского учета должны утвердить внутренним актом правила документооборота. Под документооборотом понимается движение документа от момента его составления или получения от других организаций до сдачи в архив. Четко организованный документооборот обеспечивает возможность оперативного применения документов в текущей деятельности учреждения, полноту и своевременность их поступления и получения нужной информации. В статье рассмотрим основные моменты составления графика документооборота.

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Общие положения

Пунктом 5.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 N 105 (далее - Положение N 105), установлено, что движение первичных документов регламентируется графиком, работа по составлению которого организуется главным бухгалтером. График документооборота может быть оформлен как приложение к учетной политике учреждения или в виде отдельного внутреннего акта и утвержден приказом руководителя учреждения.

Следует обратить внимание на то, что законодательством РФ не утверждена единая форма графика документооборота, поэтому каждое учреждение разрабатывает ее самостоятельно, исходя из особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ (п. 5.4 Положения N 105).

При разработке графика документооборота нужно предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей при прохождении каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Все работники учреждения обязаны создавать и представлять документы по графику документооборота. В этих целях им вручается выписка из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они представляются (п. 5.5 Положения N 105).

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы (п. 5.6 Положения N 105).

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер (п. 5.7 Положения N 105).

Порядок составления графика документооборота

График документооборота составляется в следующем порядке.

Первый этап. Определяем перечень документов. Перед составлением графика документооборота необходимо определиться с документами, используемыми для организации и отражения операций финансово-хозяйственной деятельности учреждения, а также с формами, по которым они должны быть составлены. Например , Приказом Минфина России N 173н <2> утверждены отдельные унифицированные Формы первичных документов и регистров бухгалтерского учета. Формы первичных документов утверждены также Постановлениями Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, от 30.10.1997 N 71а, от 11.11.1999 N 100 и др.

<2> Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению".

Согласно п. 7 Инструкции N 157н документы, формы которых не унифицированы, разрабатываются учреждением самостоятельно и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату его составления;
• наименование участника хозяйственной операции, от имени которого составлен документ, а также его идентификационные коды;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц и их расшифровку.

Формы, разработанные самим учреждением, являются приложением к их учетной политике, утверждаемой приказом руководителя.

Согласно п. 9 Инструкции N 157н в целях обеспечения своевременного и достоверного отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций (результатов операций) первичные учетные документы должны формироваться в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

Первичные и сводные учетные документы должны быть составлены на бумажных носителях или, при наличии технических возможностей учреждения, на машинных носителях. В целях обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете информации об активах, обязательствах и хозяйственных операциях, их изменяющих, в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, методических указаний по бухгалтерскому учету, в том числе с учетом особенностей автоматизированной технологии обработки учетной информации, учреждение вправе включить в первичный (сводный) учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, дополнительные реквизиты (данные) (п. 7 Инструкции N 157н).

В приведенных выше Постановлениях, утвердивших унифицированные формы документов, представлены также указания по их применению и заполнению, которые следует учитывать при их оформлении.

Например , согласно этим указаниям Учетная карточка научно-педагогического работника (ф. Т-4) оформляется на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) используется для оформления решения о списании материалов и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения их выбытия со счетов бухгалтерского учета и т.д.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421) (далее - табель) заполняется с учетом посещаемости работников в отчетном месяце.

При составлении графика документооборота нужно указать необходимое количество экземпляров того или иного документа.

Например , акт о списании материальных запасов составляется в двух экземплярах, а табель - в одном.

Второй этап. Устанавливаем и утверждаем ответственных лиц и сроки представления документов. На этом этапе следует определить ответственных лиц за оформление документов, схему движения документов между ними, а также сроки их представления.

Например , табель должен вестись лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.), обособленных подразделений (филиалов). Он должен открываться ежемесячно за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

В конце месяца табель, оформленный надлежащим образом, сдается в установленные учреждением сроки в бухгалтерию, например, на 1-е число месяца, следующего за отчетным.

Третий этап. Определяем лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов. Например , принятие и обработка конкретных видов документов сотрудниками бухгалтерии осуществляется в соответствии с возложенными на них должностными обязанностями. Согласно п. 8 Инструкции N 157н первичный учетный документ должен приниматься ими к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (при отсутствии унифицированной формы - обязательных реквизитов, предусмотренных формой, утвержденной самим учреждением), и при наличии на документе подписи руководителя учреждения или уполномоченного им на то лица, а документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, - при наличии на документе подписей руководителя учреждения и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.

Систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности осуществляется бухгалтерами в регистрах бухгалтерского учета, составляемых по формам, установленным органом, регулирующим согласно законодательству РФ бухгалтерский учет.

Записи в регистры бухгалтерского учета (журналы операций) вносятся по мере совершения операций и принятия к бухгалтерскому учету первичных (сводных) учетных документов (но не позднее следующего дня после получения первичных (сводных) учетных документов) на основании отдельных документов или группы однородных документов. Корреспонденция счетов в соответствующем журнале операций записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета.

Регистры бухгалтерского учета формируются в виде книг, журналов, карточек на бумажных носителях, а при наличии технической возможности - на машинном носителе в виде электронного документа (регистра), содержащего электронную цифровую подпись.

Нужно ли формировать регистры бухгалтерского учета на бумажном носителе при комплексной автоматизации бухгалтерского учета?

Из п. 19 Инструкции N 157н следует, что регистры бухгалтерского учета на бумажном носителе при комплексной автоматизации бухгалтерского учета (формировании машинограмм регистров бухгалтерского учета) должны составляться с периодичностью, установленной в рамках формирования учетной политики, но не реже периодичности, установленной для составления и представления бухгалтерской отчетности на основании данных соответствующих регистров бухгалтерского учета. Это подтверждается также Письмом Минфина России от 12.08.2011 N 02-06-10/3701.

Четвертый этап. Определяем сроки хранения первичных документов и учетных регистров. В учреждении должно быть обеспечено их хранение в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дело, но не менее пяти лет. Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

При определении сроков хранения следует использовать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).

Например , первичные документы, поступающие в бухгалтерию, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы учреждения подлежат хранению в течение установленных Перечнем сроков. До передачи в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Например , согласно Перечню первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, ордера, табели, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) хранятся в течение пяти лет (при условии проведения проверки, ревизии), как и регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.).

По окончании каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим журналам операций, должны быть хронологически подобраны и сброшюрованы. На обложке указывается: название и порядковый номер папки (дела); период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (журнал операций), с указанием года и месяца (числа); наименование регистра бухгалтерского учета (журнала операций) с указанием при наличии его номера; количество листов в папке (деле).

Приведем пример графика документооборота, составленного в форме таблицы.

Соблюдение графика документооборота ответственными лицами способствует рациональному распределению должностных обязанностей между работниками, оптимизации документооборота и координации деятельности различных служб и подразделений внутри учреждения.

Эксперт журнала

"Бюджетные учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"