На какой срок выдаются подотчетные суммы. Разбираемся с отчетом работника

Каждое предприятие при ведении хозяйственной деятельности осуществляет операции с подотчетными лицами, по итогам которых составляется авансовый отчет об израсходованных суммах. Правильное составление авансового отчета является залогом безошибочного ведения бухгалтерского учета и документации. Составляя авансовые отчеты в 2017 году, изменения в требованиях к его составлению необходимо учитывать.

Локальные нормативные акты, регулирующие выдачу средств под отчет

Для осуществления выдачи денежных сумм сотрудникам под отчет на различные цели хозяйствующий субъект должен:

разработать и утвердить положение, регулирующее расчеты хозяйствующего субъекта с подотчетными лицами;
подготовить и утвердить от имени руководителя хозяйствующего субъекта список сотрудников, которые имеют право на получение подотчетных сумм;
оформлять приказы о направлении сотрудников в служебные командировки;
обеспечить оформление работниками предприятия для получения подотчетных сумм соответствующих заявлений.

Выдача сумм сотрудникам предприятия под отчет осуществляется на основании изданного приказа руководителя хозяйствующего субъекта и (или) личного заявления сотрудника.

Структура отчета

Авансовый отчет по своей структуре состоит из трех частей:

первая часть заполняется сотрудниками бухгалтерской службы;
вторая часть является отрывной частью, которую отдают подотчетному лицу для подтверждения принятия к проверке документа, и заполняется сотрудниками бухгалтерской службы хозяйствующего субъекта;
заполнение третьей части производится подотчетным лицом совместно с сотрудниками бухгалтерской службы хозяйствующего субъекта.

Расходы на суточные в отчете

В расходы, указываемые в авансовом отчете, входят суточные работника хозяйствующего субъекта при направлении его в служебную командировку.

Выплаты в виде суточных сотрудникам с 01.01.2017 освобождены от начисления на них страховых взносов, если их размер не превышает (п. 2 ст. 422 НК РФ):

при нахождении в командировке на территории нашей страны за каждый день - 700 руб.;
при нахождении в командировке за пределами нашей страны за каждый день - 2500 руб.

Сумма расходов на выплаты суточных своим сотрудникам хозяйствующим субъектам необходимо отразить в приказе или специальном положении (о командировочных расходах). Размер выплаты в виде суточных при командировках сотрудников законодательно не ограничен.

Расходы на авиабилет, приобретенный в электронной форме

С развитием информационных технологий сотрудники хозяйствующего субъекта при направлении их в командировку все чаще покупают авиабилеты электронно с помощью интернет-сервисов авиакомпаний. В данном случае возникают особенности отражения подтверждающих документов в авансовом отчете. В целях налогообложения прибыли при приобретении авиабилета электронно подтверждающими документами являются:

квитанция электронного билета;
посадочный талон.

В посадочном талоне проставляется штамп о досмотре, который является реквизитом, подтверждающим факт оказания услуги перевозки воздушным транспортом именно подотчетному лицу.

Разъяснения по специфике отражения расходов на авиабилеты, приобретенные в электронном виде, которые необходимо учитывать при заполнении авансового отчета, отражены в Письме Минфина от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214 .

По итогам описанного выше можно сделать вывод, что форма отчета не изменилась, как и основные правила его заполнения. Изменения коснулись порядка отражения некоторых расходов.

В 2019 году правила для выдачи подотчетных не изменились. В статье вы узнаете о значении подотчетных сумм, порядке их выдачи и расходования, а также скачаете бесплатно памятку для подотчетников.

Компания вправе потребовать от сотрудников вернуть подотчетные, если они вовремя за них не отчитались. Как оформить и отразить в учете:

Выдача в подотчет в 2019 году

В 2019 году действуют правила, которые Центробанк утвердил с 19 августа 2017 года (Указание от 19 июня 2017 г. № 4416-У). Вы можете упросить себе работу, если воспользуетесь правилами, которые перечислены ниже.

Кому можно выдать подотчет в 2019 году

Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель должен издать приказ.

Не стоит делать список сотрудников, имеющих право получать в 2019 году, частью приказа об учетной политике. Если список подотчетников утвердить отдельным документом, его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях.

В 2019 году деньги вправе получить даже те сотрудники, которые не отчитались по прошлым авансам. Раньше нельзя было выдавать подотчетные суммы сотруднику, не отчитавшемуся за ранее полученные авансы.

К слову, подотчет при задолженности компании выдавали и прежде, хотя формально действовали по правилам. Когда подходил срок авансового отчета, бухгалтеры делали приходник на весь аванс, как будто сотрудник ничего не потратил. Затем в тот же день оформляли расходник на того же сотрудника на сумму старого и нового авансов.

Вопрос - может ли кассир быть подотчетным лицом?
Может. Никаких ограничений по этому поводу в законе нет. Решение о том, кто в компании вправе получать подотчет, отдано на откуп директору (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Например, кассирам-операционистам выдают под отчет разменный фонд.

Лимит подотчетных сумм с 2019 года

В 2019 году лимиты выдачи в подотчет денежных средств не установлены в законодательстве, максимальную сумму подотчетных определяет руководитель компании. Сколько можно выдавать в подотчет, он указывает на заявлении работника или в приказе.

Как выплатить подотчетные суммы

Наиболее привычный способ выплатить аванс на хознужды или командировку — выдача денег в подотчет из кассы. Еще один способ — выдача . Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций. Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной.

Кроме того, в 2019 подотченые деньги году разрешили перечислять на зарплатную карту работника (письмо Минфина России от 21 июля 2017 г. № 09-01-07/46781). Но тогда реквизиты зарплатной карты, на которую будете отправлять деньги, отразите в приказе директора. Либо пусть сотрудник напишет их в заявлении на подотчет.

Чтобы налоговики не решили, что вы отправили сотруднику зарплату, и не потребовали НДФЛ с подотчетных сумм в 2019 году, заполните платежку особым образом. В поле 24 «Назначение платежа» уточните, что перечисленные деньги являются подотчетными. Например, можно делать такие записи: аванс на оплату командировочных расходов, аванс на хозяйственные нужды и т. д. Подотчетнику напомните, чтобы к авансовому отчету приложил не только кассовый чек и документы по расходам, но и слип, который подтвердит оплату с карты.

Оформление подотчетных сумм в 2019 году

Какие документы оформить, чтобы выдать подотчет

Чтобы выдать подотчет в 2019 году, оформляют любой из двух документов (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У):

распорядительный документ руководителя. Например, приказ или распоряжение;
заявление работника с визой руководителя.

Значит, можете больше не собирать заявления о выдаче подотчетных с каждого работника. Правила разрешают заменять заявления приказами или распоряжениями директора. Это удобно в трех ситуациях. Первая — бывает, что получить подпись на приказе проще, чем заявление. К примеру, если деньги берет сам директор. Вторая — если в один день подотчетные получают несколько сотрудников. Третья причина — сотрудник каждый месяц получает одну и ту же сумму.

Если выберете первый вариант, составьте приказ (распоряжение) на каждую выдачу наличных денег, к которым подотчетник не написал заявление. Укажите в документе:

фамилию, имя и отчество подотчетника;
сумму наличных;
срок, на который они выдаются;
подпись руководителя;
дату;
регистрационный номер документа.

Хотя заявления на выдачу подотчетных больше не нужны, многие компании продолжают их использовать. В этом случае проследите за отметками руководителя. Он должен проставить сумму и срок, на который выдаете наличные, подпись и дату. Образец заявления в подотчет в 2019 году смотрите в конце статьи.

Выдавать деньги по заявлению удобнее, когда они нужны для разовой покупки. А если выдаете сотруднику сумму на расходы в деловой поездке, в любом случае компания издает приказ на командировку. Тогда удобно указать информацию о выдаче подотчетных прямо в нем.

Важно
Если выдавать деньги без заявления от подотчетника или распорядительного документа руководителя, проверяющие из ФНС решат, что фактически подотчетных нет. Сумму прибавят к остатку по кассе и, если он окажется выше лимита, который действует в компании, оштрафуют на сумму до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Срок составления отчета по подотчетным суммам

Ограничений по срокам, на которые выдаются подотчетные, в законодательстве нет. Особые правила установлены в отношении командировочных расходов. Отчитаться за эти суммы сотрудник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. Изменить этот срок руководитель организации не может.

Как погасить перерасход или взыскать неиспользованный аванс

Расходы превысили выданный подотчет. При проверке авансового отчета может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано. Если перерасход обоснован, то организация должна его возместить.

Возмещаемые подотчетному лицу суммы — это не вознаграждение за выполненное задание, а компенсация понесенных им расходов. Эти суммы выплачены сотруднику не в счет оплаты труда. Кроме того, они не приносят сотруднику экономической выгоды (дохода). Поэтому независимо от применяемой системы налогообложения выплаченные подотчетному лицу деньги не облагаются ни НДФЛ, ни взносами. Конечно, если есть подтверждающие документы.

Подотчет потрачен не весь. Теперь обратная ситуация — работнику выдали больше денег, чем он потратил. Если неизрасходованный подотчет в 2019 году сотрудник не вернул в срок, то удержите эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель организации должен издать приказ о взыскании в произвольной форме. Оформить приказ нужно не позже чем через один месяц со дня окончания срока, установленного для отчета сотрудника.

С сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Когда истечет срок, не позднее которого сотрудник должен был отчитаться или вернуть полученные под отчет деньги, в бухучете придется отразить недостачу материальных ценностей.

Работник потратил собственные деньги. И еще одна возможная на практике ситуация. Работник потратил собственные деньги. На практике может возникнуть вопрос - как провести такую покупку и оформить документы?

Сразу скажем, что сотрудник может не оформлять авансовый отчет. Ведь по общему правилу этот документ составляют работники, которые предварительно получили деньги на нужды компании. То есть отчет нужен, чтобы сотрудник показал, на что он израсходовал деньги предприятия. А если компания работнику ничего не выдавала, то и отчитываться не за что.

В данной ситуации от сотрудника потребуется другой документ — заявление о компенсации расходов. К нему работник должен приложить оправдательные документы: кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д. В заявлении сотруднику необходимо указать, какие товары, материалы или услуги он оплатил за свой счет, а также их стоимость по документам.

На основании заявления сотрудника оформите расходный кассовый ордер. По нему выдайте деньги из кассы.

Налоги с выданного подотчета в 2019 году

Для целей налогообложения операцию по передаче подотчета 2019 рассматривайте как выдачу аванса. Никаких особенностей, связанных с тем, что деньги получил сотрудник, не возникает.

Налог на прибыль

До того момента, пока организация фактически не получит товары (ей не будут оказаны услуги или выполнены работы), расходов у нее не возникнет. Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль.

Страховые взносы с подотчетных денег

На суммы, выданные под отчет, не нужно начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Объясняется это тем, что полученные сотрудником деньги — это не вознаграждение за выполненные им работы или оказанные услуги, с которых нужно перечислять эти обязательные платежи, а компенсация будущих расходов.

НДФЛ с подотчета в 2019 году

Деньги, потраченные на хознужны и командировки не считаются выплатами в пользу сотрудников, если есть документы, подтверждающие расходы. Это объясняется тем, что выданы они на время и с условием отчета об их использовании. То есть, никакой выгоды от подотчетных денег работники не получают. Поэтому НДФЛ с подотчетных сумм не удерживайте.

Памятка для подотчетного лица

Ответы на сложные вопросы по порядку выдачи денег в подотчет в 2017 году по новым правилам.

С 19 августа 2017 года вступили в силу новые поправки в Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У. Перед тем, как перейти к описанию новых правил работы, давайте рассмотрим самые волнующие вопросы, которые нам задают бухгалтеры:

1) Нужно ли применять онлайн-кассу при выдаче денег в подотчет? Нет, не нужно. Посмотрите наши объяснения по данному вопросу, пожалуйста, в статье .

2) Надо ли писать заявление работнику, чтобы получить деньги в подотчет? Нет, это теперь не обязательно. Но работодатель вправе предусмотреть в своей работе правило составления такого заявления (если компании так будет удобнее). Но обязанность такая теперь отсутствует.

3) Надо ли пробивать чек в онлайн кассе, когда работник возвращает остаток неиспользованной подотчетной суммы? Нет, этого делать не надо. Чек ККТ при возврате подотчетной суммы в кассу предприятия не пробивается. Напомним, что подотчетные средства, возврат их – это не выручка организации или ИП, это возврат денег, которые ранее были выданы в подотчет.

Давайте посмотрим, на что следует теперь обратить внимание в работе:

Правила, касающиеся выдачи денежных средств в подотчет:

1) Если ранее работник, чтобы взять денежные средства в подотчет, обязан был написать заявление на имя руководителя работодателя, то новые поправки отменили такое обязательство. Заявление на выдачу денег в подотчет стало необязательным. Выдавать денежные средства в подотчет (например, если ваш сотрудник собирается уехать в командировку) можно только на основании приказа или иного локального акта. Работодатель вправе оставить «старые» правила относительно заявления, но это уже не обязанность.

2) Если ранее нельзя было выдавать денежные средства в подотчет, пока работник не отчитается по ранее полученным суммам, то сейчас такое правило отменили. Работник вправе взять в подотчет вторую сумму, даже если он не успел отчитаться по первой полученной подотчетной сумме.

Правила, касающиеся выписки и оформления приходных и расходных кассовых ордеров:

3) Если сейчас мы привыкли к «бумажным» приходным и расходным ордерам, то «приходник» можно оформить в электронной форме. Ранее при внесении денег в кассу, сотрудник получал на руки квитанцию к приходному ордеру, как подтверждение факта внесения суммы в кассу. А сейчас, при выписке электронного кассового документа, квитанцию к приходному кассовому ордеру можно будет направить на адрес электронной почты того человека, который вносит деньги в кассу.

4) Кассовую книгу (речь идет не о журнале кассира-операциониста, а о кассовой книге бухгалтерской) теперь может вести любое уполномоченное на это лицо. Ранее записи в кассовую книгу мог вносить только кассир.

5) Подписи на приходных и расходных кассовых ордерах «живые» ставят на бумажных документах. Если кассовые документы выписаны в электронной форме, то подпись, на такого рода, приходных и расходных ордерах будет стоять уже электронная.

6) Приходные и расходные документы можно будет оформлять по окончании ведения кассовых операций (на основании фискальных данных). Напомним, что ранее приходные и расходные ордеры должны были составляться «по факту», то есть сразу при совершении той или иной операции.

Приглашаем , чтобы было легче определиться с тем, какие правила были введены в действие.

В выдаче подотчетных средств изменились некоторые правила. В статье подробно разберемся как выдать сотруднику деньги в подотчет в 2018 году.

Понятие подотчета

Аванс, выдаваемый работнику для осуществления необходимых организации служебных поручений, о расходе которого нужно отчитаться признается подотчетом.

На что тратить деньги в подотчет

Не всегда расходы организации оплачиваются средствами со своего расчетного счета. В некоторых случаях может потребоваться выдать денежные средства работнику в подотчет. К таким случаям относят:

Хознужды организации (например, покупка товаров, работ либо услуг);
Командировка (когда сотруднику выдаются суточные, а также деньги на проезд и проживание);
Представительские расходы.

Основанием для выдачи из кассы подотчет денежных средств является один из следующих документов:

заявление работника, на котором стоит виза директора, содержащая размер выдачи, а также срок, на который разрешено выдать;
приказ руководителя о выдаче средств подотчет.

Для того, чтобы в документах, которые выдаются подотчетнику при покупке товаров в качестве покупателя была указана организация, помимо подотчетных средств сотруднику нужно выдать доверенность.

Кому можно выдавать подотчетные деньги

Как правильно выдать деньги в подотчет

До недавнего времени для получения подотчетных денег сотруднику нужно было написать заявление. Но с 19 августа 2017 года делать это необязательно. Получать теперь подотчетные деньги могут даже те работники, которые по предыдущему авансу еще не отчитались. Такие изменения содержатся в Указаниях Центробанка №4416-У.

Приказ о выдаче денег в подотчет

Так как заявления работникам выдаче подотчетных сумм писать не требуется, их нужно заменять приказом (распоряжением) руководителя компании.

Порядок оформления приказа не указывается в Указаниях Центробанка, но говорится о том, что в приказе должно содержаться:

ФИО сотрудника, которому выдаются подотчетные средства;
Сумма денежных средств, которая должна быть выдана сотруднику;
Срок выдачи денежных средств подотчетнику.

Важно! Если в приказе руководителя на выдачу подотчетных средств стоит неточная формулировка, ИФНС вправе расценить это как нарушения правил для хранения наличных средств. За это компании грозит административное наказание в виде штрафа до 50 000 рублей.

Рассмотрим варианты формулировок в приказе о выдаче подотчетных сумм.

Например, такая формулировка «приказываю в будущем выдавать Петровой О.П. денежные средства до 30 000 рублей без заявлений» или такая «приказываю выдавать Петровой О.П. денежные средства без заявлений, пока сумма аванса не достигнет 30 000 рублей» не содержит точной формулировки, а значит может расцениваться как нарушение.

Приведем пример формулировки, которая позволит выдавать сотруднику подотчетные средства не опасаясь проверяющих органов: «выдать О.П. Петровой под отчет 30 000 рублей на 5 рабочих дней для приобретения канцтоваров».

Приказ также может содержать распоряжение о выдаче подотчетных средств сразу нескольким сотрудникам, например, при направлении нескольких сотрудников в командировку.

Прикладываем образец приказа о выдаче подотчетных средств нескольким сотрудникам при отправлении их в командировку.

Заявление о выдаче денег в подотчет

Несмотря на то, что заявления по правилам выдачи подотчетных средств писать не требуется, некоторым организациям удобнее работать именно с заявлениями. В этом случае прежний бланк заявления можно несколько упростить. Например, убрать такую оговорку, что работник уже сдал авансовый отчет по подотчетным средствам, выданным ему ранее. Это требование утратило силу, теперь выдать деньги подотчетнику можно даже в том случае, если по полученному предыдущему авансу он еще не рассчитался.

Однако, если компания хочет сохранить такое требование, то можно просто заменить формулировку. Например, можно указать, что новый аванс выдается только если сотрудник отчитался по старому. Прописать такое правило нужно в Положении предприятия о подотчетных работниках.

Приведем пример заявления сотрудника о выдаче подотчетных денежных средств.

Если в положении о подотчетных работниках не содержится формулировка о том, что денежные средства подотчет выдаются только по заявлению сотрудника, либо после полного отчета по средствам, полученным по прошлому авансу, то их необходимо внести. Если кроме этого руководитель хочет ограничить и размер подотчетных средств, то в Положении нужно предусмотреть формулировку, согласно которой размер разовой выплаты, либо общая сумма долга работника не может превышать определенный лимит.

Деньги в подотчет на карту работнику

Когда организация перечисляет сотруднику деньки в подотчет по безналичному расчету, то написание заявления или оформление приказа не потребуется. Изложенный выше порядок относится только к расчетам наличными. Но для компании будет все же не лишним оформить один из этих документов. Так она обезопасит себя от ненужных разбирательств проверяющих органов. Кроме того, в локальном акте компании лучше включить условие, согласно которому организация вправе переводить сотруднику подотчетные деньги на карту. А в платежном поручении, по которому будет осуществляться перевод средств на карту работника нужно указать, что деньги выдаются под отчет.

Важно! Подотчетные средства можно перечислять на зарплатную карту работника, либо на его личную карту. Для этого сотруднику нужно написать заявление с соответствующей просьбой и указанием реквизитов для перечисления.

Выдача подотчетных средств

Деньги в подотчет директору

Если денежные средства выдают директору в подотчет, то также необходимо оформить приказ. В приказе также указывается цель выдачи средств, размер выдачи и срок, за который необходимо купить необходимы компании товары. Заявление при этом писать не стоит, так визировать будет сам подотчетник. Приказ оформляет руководитель на себя. К приказу оформляется расходник, в котором подпись директор поставит и за себя и за подотчетное лицо.

Как отчитаться за деньги в подотчет?

Руководителем организации устанавливается срок, после которого сотрудник должен отчитаться за полученные средства. К примеру, бухгалтеру выдали аванс на покупку канцтоваров, сроком на 5 дней. По истечении этого срока бухгалтер в течение 3-х дней должен предоставить отчет. Если отчет составляется по командировочным расходам, то отчитаться сотрудник должен в срок до 3-х дней с момента возвращения из поездки.