Статья 65 Трудового кодекса Российской Федерации, предоставляет полный список документов, необходимых для предъявления при приеме на работу.

Какие требуются документы

К таким документам относятся:

паспорт либо наличие другого документа, способного подтвердить личность;

для лиц, не достигших четырнадцати лет, нужно представить свидетельство о рождении;

для тех граждан России, которые проживают за границей, необходимо предъявить загранпаспорт;

если имеется трудовая книжка, при поступлении на основную работу;

если нет трудовой книжки, работодатель обязан оформить новую по письменному заявлению работника;

государственное страховое свидетельство пенсионного страхования;

для мужчин – это наличие военного билета, а для парней призывного возраста – удостоверение, подтверждающее его будущий призыв на военную службу;

документ, указывающий на наличие образования либо специальных знаний, которых требует его будущая работа.

Требования к предъявлению каких-либо других документов, помимо вышеуказанных, возможно только в случаях, предусмотренных кодексами, законами, приказами президента или же постановлениями правительства Российской Федерации. Простым примером такого случая может быть следующее: если вы хотите принять на работу специалиста, а его деятельность связана с опасными условиями труда, то от него можно еще в дополнение потребовать специальную справку, подтверждающую прохождение медицинского осмотра.

Далее рассмотрим, трудоустроят ли человека, у которого в силу разных обстоятельств отсутствует регистрация по месту жительства. Ответ на этот вопрос заключается в том, что потенциальный работодатель ни в коем случае не может отказать такому человеку в работе. Что же касается наличия индивидуального налогового номера, то его наличие вообще не считается обязательным (ст. 65 Трудового кодекса РФ), это же относится и к наличию или отсутствию страхового пенсионного свидетельства.

В случае если отказ о приеме на работы никаким образом не связан с наличием у него определенных деловых качеств, то это может закончиться для такой фирмы судебными разбирательствами, и если в результате них выиграет соискатель, то решением суда фирма обязуется принять его на работу.

Если работоискатель получил отказ в приеме на работу, то он имеет полное право получить такой отказ в письменной форме, где ни в коем случае нельзя указывать такие возможные причины отказа, как беременность, наличие детей, отсутствие прописки, принадлежность к тому или иному полу, национальности либо не к тому вероисповеданию. А вот вполне целесообразными причинами для отказа в приеме на работу может служить наличие неподходящего образования, недостаточного опыта работы по необходимой специальности, отсутствие интересующей профессии, квалификации или же имеющиеся противопоказания относительно состояния здоровья.

Документальное оформление приема на работу

Оформление приема на работу начинается с приказа, который составляется на основании составленного трудового договора, при этом сам приказ должен быть подготовлен в полном соответствии с этим договором. Если в процессе приема на работу был заключен договор подряда либо же договор возмездного оказания услуг, то такой приказ о приеме на работу не нужен.

Для составления приказа используется специальная унифицированная форма Т-1. Если же вам необходимо принять сразу несколько сотрудников, то лучше всего прибегнуть к форме Т-1а, которая называется списочной. После издания приказа делается запись в трудовой книге, и далее проходит процедура по оформлению личной карточки по форме Т-2.

Хочется отметить, что при приеме на работу необязательно требовать заявление, а можно вполне обойтись одним трудовым договором, который является достаточным основанием для оформления приказа.

Если сотрудник, которого принимают на работу, устраивается на неопределенный срок, то в ячейке приказа «Принять на работу по…» ничего не пишется.

По тому, как заполняются формы для первичной документации учета труда и его соответственной оплаты, графа, под названием «Условия приема на работу, характер работы» оформляется только в том случае, если эти условия и характер имеют отличия от общеустановленных. К примеру, если на работу берут сотрудника по совместительству на неполный рабочий день по переводу с другого предприятия. Но для того чтобы строка не оставалась пустой, можно сделать запись о том, что работник принят на обычных условиях.

Как проходят испытания при приеме на работу

Прежде чем принять решение о том, стоит ли брать на работу того или иного кандидата, они проводят мероприятия по проведению определенных испытаний в виде собеседования, анкетирования либо тестирования. Все эти мероприятия сугубо индивидуальны для каждого предприятия и не имеют никакого отношения к действующему законодательству. Единственным распоряжением, которое урегулируется Трудовым кодексом Российской Федерации, является истребование для ознакомления и изучения определенных документов, а именно документов, подтверждающих наличие того или иного образования и трудовых книжек.

Можно сказать, что с изучения этих двух документов и начинается проверка соответствия соискателя занимаемой должности. Диплом о завершении среднего или высшего образования свидетельствует о том, насколько соответствует работник по своим теоретическим знаниям той или иной должности. А трудовая книжка показывает, работал ли будущий работник по своей специальности, а если работал, то сколько времени.

Зачастую те, кто ищет работу, возмущаются по поводу установления испытательного срока, даже при предоставлении дипломов и трудовых книжек. Это связано с тем, что в РФ очень развиты случаи подделки документов, что является поводом для назначения испытательных сроков.

Критерии, которые выдвигаются к соответствию к работе

Оценка работника на соответствие объективности поданных данных о своей теоретической и практической подготовке проводится исходя из определенных критериев.

Те компании, которые уже давно работают и смогли упорядочить процесс набора новых сотрудников, уже до этого готовят так называемый профиль должности. В нем точно оговариваются необходимые критерии, соответствие которым должно быть обязательным условием.

При таком проведении оценки будущего персонала могут быть использованы и другие отдельные схемы, и модели их аттестации.

Если фирма или организация не проводит таких собеседований или тестирований, то вместо этого они опираются на должностные инструкции и другие документы, которые готовы рассказать о его предыдущей трудовой деятельности.

Если на основании изученных документов, тестов и результатов собеседований было принято решение о приеме на работу, то все это должно уже перейти к реальным действиям. То есть к началу освоения новой работы, а функция работодателя должна перейти к процессу наблюдения за тем, как справляется новый сотрудник со своими обязанностями. В ходе таких наблюдений работодатель определяет:

Сможет ли справиться новый служащий с теми объемами, которые на него возлагаются.

Насколько он готов справляться с работой самостоятельно. Если степень участия куратора либо же руководителя окажется слишком объемной, то способности нового сотрудника к выполнению необходимой работы окажутся под сомнением.

Исходя из действующего законодательства, сначала заключается трудовой договор, а уже затем на его основании готовится приказ о приеме на работу.

Кстати трудовым законодательством предусмотрено заключать такие договоры не только в рабочие, но и в нерабочие и праздничные дни. При заключении трудового договора в нем нужно указывать дату самого заключения договора, а также дату самого начала работы, именно с которой работник должен приступить к выполнению своих трудовых обязанностей.

Ни для кого сейчас не считается редкостью назначение испытательного срока при приеме на работу. Это нужно для того, чтобы определить, насколько работник соответствует требуемой должности. Но бывает и такое, что уже по истечении этого срока руководитель так и не может принять решения по поводу приема на работу. Этот срок оговаривается обеими сторонами, что должно быть прописано в трудовом договоре.

О том, насколько важно правильно оформить приказ о приеме сотрудника на ту или иную должность, доподлинно известно всем кадровикам. Хранение такой документации осуществляется на протяжении 75 лет.

Для приема на работу потребуется обязательное составление приказа (особого распоряжения) директора. Издание такого документа осуществляется на основе заключенного трудового соглашения.

Роскомстатом России были утверждены особые формы первичной документации, связанные с учетом труда и его оплатой. Приказ о приеме сотрудника на должность может быть представлен двумя унифицированными формами:

№ Т-1 – если речь идет об одном работнике

Именно в соответствии с этими формами осуществляется устройство на работу и учет сотрудников. Заполнять подобные формы можно как от руки (только разборчивым почерком), так и в печатном виде.

Каждая графа должна быть заполнена в соответствии с определенными правилами.

Документы, необходимые для приема на работу

В распоряжении о приеме на работу должны найти отражение следующие составляющие:

структурное подразделение и должность;

условия приема на работу;

каким будет оклад и предполагаются ли надбавки;

Однако, в приказе указываются не только эти сведения. Необходимо заполнить все строчки и графы. Заполнение унифицированной формы значительно упрощено за счет того, что все данные вписываются в специально отведенное для этого место.

Особенности заполнения реквизитов документа

Отбор кадров в организацию – центральная функция управления. При оформлении официальных документов, с особым вниманием следует отнестись к реквизитам.

ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации – имеет код 0301001. Именно этот показатель следует указывать в графе «Форма по ОКУД». В том случае, когда используются приказные бланки, выпущенные в типографии, этот код, как правило, в графе уже стоит.

Код по ОКПО

Процедура приема сотрудников на работу включает в себя ряд поэтапных действий:

Медицинское обследование устраивающегося сотрудника.

В соответствии со ст. 64.1 ТК РФ, граждане, занимающие должности на правах замещения, после увольнения с муниципальной или государственной службы, в течение первых 2-х лет обязательно должны сообщать работодателю информацию о том, каким было последнее место службы.

Предоставление работником необходимых документов.

Когда осуществляется прием на работу, сотруднику необходимо принести ряд документов. К обязательным, предусмотренным статьей 65 ТК РФ, относят:

Трудовую книжку. В том случае, если сотрудник ранее нигде не работал, трудовая книжка выдается на первом месте работы. Если подобный документ у сотрудника когда-то был, но по определенным причинам оказался утерян или утрачен, то необходимо написать заявление с указанием адекватных причин, и работодателем будет выписана новая. Тем, кто устраивается на должность по совмещению, трудовая книжка не требуется, она должна оставаться там, где у человека основная работа. Однако, при желании, гражданин может инициировать и оформление записи в трудовой о дополнительном заработке. Однако, в подобном случае понадобится документ, подтверждающий совместительство.

Документ об образовании, либо диплом, являющийся свидетельством окончания соответствующих курсов.

СНИЛС – свидетельство государственного пенсионного страхования. Если такого документа нет, то оформляется он руководителем при первом устройстве на работу.

Условия приема на работу у каждой организации схожи

К необязательным относят:

Справка о зарплате, полученная на прежнем месте работы. Не всегда, но тем не менее нужно быть готовым к тому, что такая бумага может потребоваться.

Желательно заранее побеспокоиться о получении характеристики с прежнего места работы. Велика вероятность того, что она потребуется.

Заключение о пройденном медосмотре. Подобный документ требуют многие работодатели, особенно, если человек устраивается в пищевую, транспортную отрасль, в организации, связанные с работой с детьми.

Порядок устройства на работу

• От гражданина необходимо получить заявление о приеме на работу.
• Обязательно писать подобное заявление будут те сотрудники, которые устраиваются на государственную или муниципальную службу.
• В том случае, если устраивающийся подобное заявление написал, и руководитель его принял, этот документ необходимо зарегистрировать в установленном для таких ситуаций порядке.
• Один из двух договоров, на каждом из которых значится подпись обеих сторон, передается в руки непосредственно сотруднику, другой – остается у работодателя. Получив свою бумагу, сотрудник должен на договоре, остающемся у работодателя, написать подтверждение получения своего экземпляра.
• Регистрация приказа. После этого в установленном порядке происходит регистрирование приказа. Сотрудника следует ознакомить с распоряжением руководства не более, чем трехдневный срок.
• После этого можно уже оформлять личную карточку нового сотрудника. Для составления личных карточек предусмотрена особая унифицированная форма (№ Т-2).

Подписанные договоры обязательно регистрируются по все положенным правилам.

Большинство руководителей не считают, что одной из их обязанностей является оформление личных дел. Такая процедура возможна лишь в тех ситуациях, когда того требуют предписанные нормы закона.

Документальное оформление сотрудника на работу – процедура, к которой нужно подходить крайне ответственно. Имея представление обо всех нюансах этого дела, удастся хорошо подготовиться к приему и избежать неловких ситуаций.

Как изложены гарантии и другие полезные бонусы. Как будут выплачены компенсации в случае увольнения по сокращению или по инициативе администрации. Ели была договоренность о так называемом «золотом парашюте», посмотрите его описание. Многое можно увидеть, если внимательно читать. Кадровики любят говорить, что это стандартный договор, и менять его никто не будет. Это неправда, все можно поменять. Правда в другом. Если начнешь необоснованно предъявлять претензии, просто не возьмут на работу.

Дополнительная информация в видеосюжете:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter , чтобы сообщить нам.

Условия приема на работу, характер работы – все тонкости работы с документацией

Кроме того, приказ является основанием для фиксирования соответствующей записи в трудовой книжке работника, поэтому к его оформлению необходимо относиться со всей серьезностью. Условия приема на работу, характер работы и многие другие нюансы нужно учитывать для того, чтобы созданный документ был выполнен без изъянов.

Условия приема на работу, форма приказа



Последнее слово - за директором!

• № Т-1а – касательно группы работников.

Информация, содержащаяся в приказе



• число, месяц, год приема на работу;
• особенности и характер обязанностей;
• особенности испытательного срока (только в том случае, если таковой предусмотрен при заключении договора).

Единственная трудность может возникнуть с классификаторами и кодированием информации различного характера. Кадровик должен обладать всеми необходимыми знаниями об особенностях каждого классификатора.

Важно! Содержимое приказа в обязательном порядке полностью согласовывается с трудовым договором. Любые отступления – противозаконны.

Название организации

Для подобных сведений в приказе предусмотрена особая строка. Здесь содержится полное название организации. Допускается заполнение и в письменном, и в электронном виде.
Указывание сокращенного названия документа допускается лишь тогда, когда оно закреплено в учредительном документе.

Важно! Если учреждение обладает сокращенной формой названия, то ее необходимо обязательно указать в скобочках, рядом с полным.

Код формы по ОКУД

ОКПО – Общероссийский классификатор предприятий и организаций – восьмизначный код, сохраняющийся за учреждением на протяжении всего периода его существования. По своей сути, это уникальный номер, не повторяющийся ни у одной другой организации.

Пошаговая процедура приема на работу сотрудников

Приказ как документ, который подтверждает прием на работу

• В соответствии со статьей 69 ТК РФ для ряда лиц, заключающих трудовое соглашение, предусмотрено прохождение обязательного мед. осмотра.
• Проходить его должны все те, кто не достиг весемнадцатилетнего возраста, а также иные категории граждан.
• Обязательное работодателю доносится необходимая информация.
• Паспорт, либо иной документ, способный подтвердить личность.
• Военный билет или иные документы, свидетельствующие о воинском учете.

1. Регистрация. Не все организации, но все же во многих случаях при приеме на должность от работника требуют иметь регистрацию, если таковой нет.
2. ИНН. Хотя этот документ не значится в списке обязательных и потребовать его никто не имеет права, но все же нужно быть готовым к тому, что работодателю он понадобится. Если подобной бумаги, свидетельствующей о постановке на учет в налоговые органы, нет, то оформлением придется заниматься самостоятельно. Для этого придется обратиться в местное представительство ФНС.

После получения всех необходимых документов, работодатель их изучает и принимает решение относительно работника и его новой должности.

3. Подобный шаг не относится к разряду обязательных.
4. Работнику следует заранее провести ознакомление с локальными нормативными актами. В соответствии со статьей 68 ТК РФ, руководитель учреждения, до того, как будет подписано трудовое соглашение, обязан проинформировать устраивающегося работника с должностной инструкцией, а также документами иного плана, связанными с трудовой деятельностью.
5. Заключение с сотрудником трудового договора. Заключение такого договора осуществляется обязательно в письменной форме и в 2-х экземплярах, с подписью обеих сторон. В трудовом соглашении помимо основных сведений допускается включение и дополнительных категорий. Заключение договора относительно ответственности материального плана – не является обязательным шагом. Тем не менее, на данном этапе он может вполне может быть полезен.
6. Издается указ о приеме на работу. Создание приказа осуществляется по форме № Т-1. либо по форме № Т-1а
7. Внесение необходимых записей в трудовую книжку.
8. Вынесение сведений в Книгу учета движения трудовых книжек.
9. Оформление личных дел служащих. Подобная процедура характерна для тех случаев, когда в отношении должности сотрудника, работодателем устанавливается обязанность вести личные дела.



Документы оформляются в установленном порядке

В обычной коммерческой компании, где законодательном не установлена необходимость вести личные дела, заниматься этим, конечно же, никто не будет. Однако, если руководство посчитает нужным, то вести подобную документацию все же придется.

Что касается остальных случаев, то необходимость ведения личных дел может быть обозначена локальными нормативными актами работодателя, посредством которых происходит регуляция отношений, связанных с персональными данными работника. В завершении, бывшему работодателю сообщается о том, что с его работником заключается трудовое соглашение.

Сторона, которая обладает правом выбора, всегда старается достичь при переговорах максимальной для себя выгоды. В нашем случае это работодатель. Ваша задача в этом процессе, отстоять свои интересы. Обычно кадровик заполняет ваши персональные данные в типовой форме и предлагает поставить подпись там, «где галочка». Многие так и делают.

Если вас действительно все устраивает, то все в порядке. Можно идти и работать. Но так можно поступать, если вы безумно рады, что вас приняли на работу. И, правда, что тут «права качать»? А если выбирали не вас, а вы согласились работать по приглашению. Вас долго уговаривали, и переманили из другого предприятия. Что в этом случае делать? Конечно, все ваши договоренности должны быть изложены в трудовом договоре. Это следует обязательно проверить.

Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой.

ТРИ ВИДА ПРИКАЗОВ

Наш словарик

Приказ - правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации .

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.

Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству - в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее - Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):

Таблица

Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010

Вид приказа	Срок хранения	Примечание
По основной (профильной) деятельности	Постоянно	Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010
По личному составу	75 лет, если приказ создан до 2003 года;	5 лет для приказов: О дисциплинарных взысканиях; Ежегодных оплачиваемых отпусках; Об отпусках в связи с обучением; О дежурствах; Краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках
По административно-хозяйственным вопросам

Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?

Распоряжение - 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;

Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.

РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.

Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле:

Или оформляет отметку от руки:

Последний вариант оформления встречается чаще, поскольку считается доказательством ознакомления.

Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.

Прием в работу задания автоматически означает ознакомление с ним.

Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения - «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.

Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов:

- «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;

- «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;

- «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».

Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации:

- «О создании Канцелярии»;

- «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»;

- «Об утверждении Положения об архиве».

Проведение мероприятий для решения производственных вопросов:

- «О проведении аудита делопроизводства»;

- «О проведении экспертизы ценности документов»;

- «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».

Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений:

- «О проведении Дня охраны труда»;

- «О доступе автотехники на склад».

И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто. Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ:

К приказам по личному составу относятся:

Приказ о приеме на работу;

Расторжении трудового договора (увольнении);

Предоставлении отпуска;

Возложении обязанностей;

Премировании;

Переводе;

Направлении в командировку и т.д.

Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие:

О приеме работника на работу - форма № Т-1;

Приеме работников на работу - форма № Т-1а;

Переводе работника на другую работу - форма № Т-5;

Переводе работников на другую работу - форма № Т-5а;

Предоставлении отпуска работнику - форма № Т-6 (Пример 1);

Предоставлении отпуска работникам - форма № Т-6а;

Прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - форма № Т-8;

Прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) - форма № Т-8а;

Направлении работника в командировку - форма № Т-9;

Направлении работников в командировку - форма № Т-9а;

Поощрении работника - форма № Т-11;

Поощрении работников - форма № Т-11а.

• По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае - «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.

Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, - это все равно приказы по личному составу! И дело должно быть названо соответствующим образом.

Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД. Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).

ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

• Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно - раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:

Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

Эксплуатация зданий, помещений;

Транспортное обслуживание, внутренняя связь;

Обеспечение безопасности организации.

Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.

Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация - не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.

Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:

Приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);

Об определении места для курения;

О переходе на электронную пропускную систему;

Ремонте помещений;

Об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;

Организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;

Организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);

О закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;

Выделении транспортных средств для решения различных задач;

Выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;

Проведении инструктажа по ГО и ЧС;

Об охране объектов и т.д.

Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

• АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:

«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):

1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);

2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;

3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;

4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью - указать работника, которому поручено задание.

Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно» , а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ

• Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).

• Управленческие решения в приказе нумеруются. Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно. Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю. А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:

• Текст приказа излагается от первого лица. Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д. Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия. Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

• Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

• ...и обратно . Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один - с пятидесятилетним, другой - с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

После того как потенциальный работник напишет , а руководитель компании его завизирует, необходимо сформировать документ, который официально подтвердит факт трудоустройства. Этот документ называется приказом о приёме на работу.

Распоряжение о трудоустройстве является основным документом, который выражает согласие руководства организации в официальном виде ().

Правила составления

Как составить приказ о приёме на работу:

1. Приказ издается на основании заявления работника и заключённого им договора с нанимателем (о правилах заключения трудового договора читайте ).
2. С распоряжением сотрудник должен быть ознакомлен не позднее трёх дней со дня начала трудовой деятельности.
3. Факт ознакомления подтверждает личная подпись трудящегося на документе.
4. Если работник желает получить копию приказа, работодатель обязан её выдать.
5. После издания приказа просьба потенциального работника признаётся удовлетворённой.
6. Выход распоряжения подтверждает факт начала трудовых отношений и даёт разрешение работнику приступать к своим прямым обязанностям.
7. Хранение документа должно осуществляться не только в электронном виде, но и в бумажном.

Важно : до подписания трудового контракта сотрудника должны ознакомить с должностной инструкцией, правилами внутреннего распорядка и иными документами, которые имеют отношение к работе.

Как можно оформить?

Распоряжения формируются на утверждённых формах , которые закрепил .

• При трудоустройстве используют форму Т-1 и Т-1а.
• Если сотрудник переводится с одной должности на другую, заполняется форма Т-5.
• Форма Т-1 используют при оформлении на работу одного человека.
• Т-1а формируется при трудоустройстве одновременно нескольких человек. Бланк имеет необычную структуру.

Как заполнить унифицированный документ Т-1?

Распоряжение формируется ответственным сотрудником предприятия. Обычно это специалисты кадрового отдела, либо иные лица, в обязанности которых входит данная операция.

Если в штате компании не предусмотрена единица с такими обязанностями, допускается формирование документа лично руководителем. Индивидуальные предприниматели вправе самостоятельно формировать распоряжение.

Итак, рассмотрим заполнение формы Т-1 пошагово :

1. Название предприятия. Фамилия, имя и отчество должностного лица, формирующего документ, не указывается. Данные заменяются названием организации. При этом, наименование указывается в том виде, в котором зарегистрирована фирма. Сокращение может иметь лишь правовая форма компании (ООО, ОАО и т. д.).

   Время действия приказа в данной ситуации не ограничивается периодом работы директора организации или иных ответственных лиц. Приказ распространяется на весь срок работы организации. В случае смены названия предприятия или формы правления сформированная ранее документация не теряет своей юридической силы. Если бланк распоряжения содержит данные компании, то дублировать их нет необходимости.

2. Должность должна соответствовать штатному расписанию, записи в трудовой книжке, а также заявлению, который писал будущий работник.
3. Подразделение. Здесь в обязательном порядке следует указать название подразделения, где будет осуществлять свою деятельность трудящийся. Например: «Столярный цех №2 », или «отдел мужского белья ».
4. Дата прекращения трудового договора. Если договор срочный и оформляется на время отсутствия основного работника, то должна быть указана конкретная дата увольнения, совпадающая с датой выхода основного работника.

   В других ситуациях стоит опираться на конкретные обстоятельства, которые сопутствуют трудоустройству. Например, принятие на работу на время декрета и т. д.

   Стоит отметить, что приём основного сотрудника по срочному трудовому контракту запрещен, если отсутствуют соответствующие обстоятельства для такого трудоустройства.

5. Фамилия, имя и отчество работника вносятся в приказ полностью без сокращений. Информация заносится в родительном падеже и должна совпадать с документом, удостоверяющим личность, с трудовой книгой работника, а также с дипломами об образовании. Если некоторые данные не совпадают, необходим документ, подтверждающий этот факт, например, свидетельство о вступлении в брак (узнать о том, какие документы необходимы при приеме на работу, можно ).
6. В обязательном порядке указывается табельный номер трудящегося, который присваивается каждому вновь принятому человеку. Для этого ведут специальный журнал табельных номеров. Когда присваивается номер, в строке заполняется фамилия, имя и отчество сотрудника, а также номер приказа, согласно которому он принят на работу.
7. Условия и порядок испытательного периода. Если сотрудник принимается с испытательным периодом, то это следует обязательно отразить в приказе. Дополнительно необходимо зафиксировать дату перевода на основную работу, длительность испытательного периода, а также другие обстоятельства перехода.
8. Что писать об условиях и характере труда: в поле «условия» вносятся данные, на основе которых принимают работника: по совместительству, на постоянной основе, на определённый ограниченный срок или с часовой оплатой. Условия являются переменным фактором и зависят от объёма работы для конкретной штатной единицы, а также от возможности человека осуществлять деятельность на протяжении определённого соразмерного временного промежутка.
9. Характер работы вносится в ту же строку, что и условия трудоустройства. Внесение данных зависит от конкретной ситуации, например, при ненормированном рабочем дне или сменном графике.
10. 
    Оплата труда. На вопрос, можно ли не указывать оклад, нормы законодательства дают однозначный отрицательный ответ.

    В приказе данные об оплате труда являются обязательными. Сведения заносятся на основании установленной ставки или оклада.

    Если установлена конкретная сумма оклада, то делается отметка «с окладом » и проставляется сумма. В случае почасовой оплаты труда фиксируют «с тарифной ставкой » и указывают сумму.

11. Основанием для составления распоряжения всегда является трудовой договор, а также заявление самого работника.
12. Визирование формы Т-1 происходит руководством компании. При отсутствии управляющего, за него это действие могут выполнить иные уполномоченные лица. Если это входит в их обязанности и при наличии соответствующего приказа.
13. Дата выхода на работу должна соответствовать фактически установленному первому рабочему дню, а также дню приёма на работу, который прописан в трудовом договоре, заявлении и трудовой книге (подробно о том, как правильно оформить запись о приеме на работу в трудовой книжке, мы рассказывали ).

    Важно: дата издания распоряжения может не совпадать с первым рабочим днём. Допустимо издавать документ заранее, но не позднее первого выхода на работу. Делать запись позднее, в течение пяти дней разрешено только в трудовую книжку сотрудника.

14. Нумерация. Каждому приказу присваивается регистрационный номер путём прибавления одной единицы.

Ознакомление работника

Данный документ работодателя объявляется сотрудникам под их роспись. Каждый сотрудник должен ознакомиться с распоряжением и поставить личную подпись , которая подтвердит этот факт. Если подпись отсутствует, документ считается недействительным.

Журнал регистрации

На любом предприятии должен заполняться специальный журнал, в который необходимо регистрировать все приказы о трудоустройстве. Журнал представляет собой книгу специализированной формы, в состав которой входит таблица со следующими графами:

1. Номер по порядку.
2. Текущая дата.
3. Номер распоряжения.
4. Вид (трудоустройство человека, увольнение и т. д.).
5. Фамилия, имя и отчество трудящегося, а также его табельный номер.
6. Основание формирования документа ( , трудовой контракт).

Все листы документа должны быть пронумерованы и прошнурованы . При этом на журнале должна быть пломба с оттиском печати и ФИО, а также должности уполномоченного лица, который проводил опломбирование.

В маленьких организациях журнал может изготавливаться самостоятельно. В более крупных компаниях бланк приобретается в готовом виде. Если документ заканчивается, заводят новый. При этом старую форму убирают на хранение в архив.

Оформление Т-1а

В форме указываются следующие данные:

1. Реквизиты распоряжения.
2. Дата издания.
3. Информация о нанимателе (название компании, код и т. д.).
4. ФИО трудящихся и их табельные номера.
5. Должности и названия подразделений.
6. Тарифные ставки или оклад.
7. Основания для выхода приказа.
8. Дата выхода на работу.
9. Период испытательного срока, условия труда.
10. В последней колонке ставятся подписи работников после ознакомления.

• статья 68 ТК РФ). Распоряжения формируются на утверждённых формах, которые закрепил Госкомстат РФ 05 января 2004 года .

  При трудоустройстве используют форму Т-1 и Т-1а . Если сотрудник переводится с одной должности на другую, заполняется форма Т-5. Форма Т-1 используют при оформлении на работу одного человека. Т-1а формируется при трудоустройстве одновременно нескольких человек. Документ формируется в одном экземпляре.

  Каждый сотрудник должен ознакомиться с распоряжением и поставить личную подпись, которая подтвердит этот факт. На любом предприятии должен заполняться специальный журнал, в который необходимо регистрировать все приказы о трудоустройстве.

  Для официального трудоустройства нового сотрудника работодателем оформляется стандартный набор : Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Оформление трудоустройства работника строго регламентировано трудовым законодательством. Издание приказа о приеме на работу занимает одно из центральных мест в этой процедуре наряду с заключением трудового договора.

Разберемся, каким правилам должно соответствовать создание этого документа.

Что трудовое законодательство говорит о приказе и его форме

Старт оформлению отношений дает подписание работником и работодателем главного для них документа — трудового договора.

Следующий обязательный этап - издание приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.

Теперь в связи с изменением в законодательстве о бухгалтерском учете работодатели вправе использовать самостоятельно разработанные и утвержденные формы учетной документации, включая бланки приказов о приеме на работу. Возможно также внесение организацией изменений и дополнений в унифицированную форму с утверждением их в составе учетной политики организации.

На практике большинство организаций при издании приказа о приеме на работу продолжают пользоваться унифицированными формами Т-1 и Т-1а в неизмененном виде, поскольку они удобны и универсальны.

Основание в приказе о приеме на работу

В приказе по унифицированной форме Т-1 в качестве основания указывается трудовой договор, заключенный между работником и работодателем.

Заявление о приеме на работу основанием для издания приказа не является, как и докладная записка должностного лица, уполномоченного осуществлять фактический допуск к работе, и прочие внутренние документы.

Если работодатель посчитает необходимым ссылаться в приказе также и на эти документы, ему следует внести соответствующую графу в утвержденную форму приказа.

Сроки оформления приказа о приеме на работу

Относительно сроков составления и издания приказа закон говорит только то, что его необходимо представить работнику под роспись в течение трех дней после фактического начала работы.

Значит, издать приказ работодатель должен не раньше, чем трудовой договор начнет свое действие, и не позднее трех дней после фактического начала работы.

В любом случае срок издания приказа о приеме на работу не должен предшествовать началу работы, чтобы в случае аннулирования трудового договора (согласно ст. 61 ТК РФ если работник не приступил к работе, работодатель имеет такое право) оформлять меньшее количество документов.

Процедура ознакомления работника в трехдневный срок с изданным приказом под роспись проста: в самом тексте приказа (в унифицированной форме № Т-1) есть место для этого и даты ее совершения.

Какими-либо иными особенностями оформление и издание приказа о приеме работника не отличаются.

Поэтому очень важно знать, как правильно написать приказ по тем или иным направлениям работы компании. По статистике от правильности функционирования формализованного администрирования зависит успешность работы компании. К нему относится, в том числе, правильное составление приказов и других документов.

Приказ – это официальное распоряжение руководителя или уполномоченных на издания документа, который обязателен для исполнения всеми подчиненными.

Сложность составления данного бланка в том, что в нем нужно четко прописывать все моменты: сроки выполнения, ответственных лиц, а если это не сделано, чем часто грешат отечественные руководители, то и спроса быть не может.

Важно! В подобном документе должно быть четко обозначено что, кому, в какие сроки следует сделать, задача должна быть конкретизирована, а также описаны ресурсы для ее исполнения. Если такого нет, то наказывать за невыполнение не представляется возможным.

Существует несколько разновидностей приказа, среди них:

• административно-хозяйственные;
• основной деятельности, затрагивающие основное положение деятельности любого производства;
• по личному составу: наем работников, увольнения, отпуска, командировки и т.д.

Правила создания бланка

Для издания любого типа такого документа необходима определенная подготовка, которая состоит из таких шагов:

• инициирование издания;
• сбор информации;
• создание проекта;
• согласование;
• правильность оформления;
• подписание;
• доведение до сведения исполнителей и ответственных лиц.

Текст приказа должен включать 2 основных блока.

1. Констатирующий – здесь указывается суть документа, то есть то, что нужно сделать. Тут также описываются причины, которые послужили поводом для его издания. Если основание для издания – это новоизданный закон, то указывается дата его издания и собственно его название. В отдельных случаях эта часть может вовсе отсутствовать, если разъяснять причины издания документа не нужно.
2. Распорядительный – в этом блоке определяются ответственные лица, сроки выполнения сформированной ранее задачи. Понять, где эта часть, можно по обязательному глаголу «приказываю». Данная часть разделяется на пункты и подпункты с указанием ответственного лица и исполнителя. В роли исполнителей могут быть: , целые структурные подразделения и филиалы, а указанные сроки должны быть реальными и достижимыми.

Правила создания:

• приказ может быть написан, как от руки, так и создан на компьютере и распечатан;
• необходимый формат документа А4;
• проект, подготовленный к одобрению, обязательно подписывается: «проект»;
• согласование осуществляется методом визирования. Если проект не прошел одобрение, то обязательно описывается причина отказа.

Обратите внимание! По указанным параметрам форсируют приказы по основной деятельности и административно-хозяйственым направлениям.

По личному составу

Эта группа занимает отдельную нишу. Тут есть свои правила составления, более того, существуют унифицированные формы подобных документов, которые сейчас должны использоваться повсеместно. Оформляться они могут на одно единственное действие и касаются: оформления на работу, перевода, увольнений и командировок. Вместе с тем количество человек, которых касается данное действие, не ограничивается.

Структура подобного документа по личному составу:

• название организации;
• составитель документа;
• название «Приказ»;
• дата и номер создания;
• место издания и заголовок;
• текст в двух блоках;
• подпись;
• визы руководителя в основном – это заместители руководителя по кадрам;
• отметка об ознакомлении с приказом. За это отвечает сотрудник по кадровым вопросам;
• отметка об ответственном лице.

Такие обязательно нумеруются в течение всего года, номер указывается с пометкой «к» - это означает кадры или «л/с» что можно расшифровать как личный состав.

Другие особенности или что еще нужно знать о том, как правильно написать приказ

Любой документ такого рода вступает в силу с момента издания. В отдельных случаях, возможно, вступление в силу позже даты издания, что обязательно указывается в самом тексте, например: вступает в силу с 30 апреля.

Абсолютно все приказы хранятся в архиве. Если вопрос касается основной деятельности, срок их сохранности отмечается как «постоянно», касательно личного состава – 75 лет, административно-хозяйственные – 5 лет.

Для отдельных приказов составляются приложения, необходимость в них возникает, если нужно внести большой объем информации. Если их несколько, то обязательно нужно их нумеровать.

Вывод

Если знать все правила составления приказа, любого вида проблем в их издании не будет. Конечно, очень важно научиться правильно формулировать ключевые блоки документа. Только в этом случае исполнители и ответственные лица смогут действительно выполнить, то что от них требуется.