На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учета. При этом учитываются все данные, в том числе его создание и принятие.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Это касается и трудовых договоров, которые заключаются между работником и работодателем, ведь хранение и учет таких важных документов обязателен для каждой организации.
Обязательно ли его вести?
Важно понимать, что ведение такого журнала совсем не пустая трата времени, а необходимость:
- это гораздо удобнее, чем держать все оригиналы документов на столе;
- книга регистрации трудовых договоров может понадобиться, если возникнет конфликт между работником и работодателем;
- с помощью этих записей кадровый работник может быстро выдать любую требующуюся справку.
Некоторые ведут несколько таких учетных книг, например, отдельно для и для .
Что говорит закон?
Обязанность ведения журнала регистрации трудовых договоров законом не установлена, однако общие правила документооборота устанавливают регистрацию всех документов, носящих справочный характер.
Кроме того, журнал учета упоминается в Перечне типовых управленческих документов:
К тому же, отсутствие такого документа может иметь для организации дополнительные проблемы с проверяющими органами.
Мнение кадровиков
Многие кадровые работники утверждают, что регистрация трудового договора в журнале гораздо удобнее, чем хранение всех этих документов под рукой.
С ним проще выдавать необходимые справки бывшим сотрудникам, и не нужно бояться проверок соответствующих органов.
К тому же, систематизация данных позволяет кадровикам вести постоянный учет работников.
Как лучше заполнять журнал регистрации и учета трудовых договоров?
Единая форма книги регистрации законом не установлена, поэтому это может быть обычная тетрадь.
Главное, ее обложка должна быть твердой, чтобы журнал мог храниться как можно дольше.
Наименование организации, название книги и дата начала ведения должны быть записаны на титульном листе. Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала.
Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.
Удобнее вносить информацию в таблицу, так как лица, заполняющие журнал, могут меняться.
Следует указать:
- порядковый номер;
- должность ответственного лица;
- причину, по которой лицо ведет журнал;
- его личную подпись.
Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться.
Заполняют их следующим образом:
- 1 графа – номер регистрации трудового договора;
- 2 графа – дата заключения соглашения;
- 3 графа – номер самого трудового договора;
- 4 графа – ФИО сотрудника;
- 5 графа – должность или специальность;
- 6 графа – наименование отдела или структурного подразделения;
- 7 графа – срок действия трудового соглашения;
- 8 графа – характер работы (совместительство, основная работа и т. д.);
- 9 графа – дополнительные соглашения;
- 10 графа – примечания.
В книге можно сделать дополнительную графу, в которой будет ставиться подпись работника.
Она будет свидетельствовать о том, что работник получил свой экземпляр трудового договора на руки.
Бумажный вариант
Несмотря на современные компьютерные технологии, бумажные журналы до сих пор имеют больше преимуществ, чем электронные.
Основное преимущество — удобство хранения.
Этот документ должен быть заверен руководителем предприятия, прошит, пронумерован. Кроме того, он должен обязательно содержать все необходимые подписи работников.
Для сотрудников, которые работают по контракту, нужно обязательно сделать дополнительную колонку.
Электронная версия
Электронный журнал регистрации трудовых договоров считается самым удобным, но имеет и свои недостатки.
Например, в журнале такого формата невозможно поставить личную подпись. Именно поэтому, кадровики часто ведут два журнала, используя электронную версию как запасную.
Обычно ее ведут в MS Excel, что дает дополнительные возможности:
- конфиденциальность;
- контроль хранения документов;
- быстрое формирование копий справок и приказов;
- быстрый поиск необходимых документов.
Особенности ведения книги
Существуют определенные правила, которые необходимо придерживаться во время ведения журнала учета трудовых договоров:
- регистрацию можно каждый год начинать заново, особенно если документов очень много;
- если сотрудник во время ведения журнала допустил какую-то ошибку, никаких штрафов или взысканий для него не предусмотрено;
- книга регистрации должна храниться 75 лет;
- когда журнал закончен, его необходимо прошить, поставить пломбу и сдать в архив;
- в случае, когда срочные договора переходят в разряд постоянных, их необходимо перерегистрировать или сделать соответствующую отметку;
- подпись, которой руководитель заверяет журнал регистрации, ставиться на задней обложке.
Кто ведет?
Книга регистрации трудовых договоров – это подтверждение наличия важных документов.
Согласно правилам, его обязан вести менеджер по персоналу или специалист кадрового отдела. Он же отвечает за правильное заполнение журнала и предоставление его в случае проверки.
Также под его ответственностью находятся и все оригиналы подписанных трудовых договоров.
Заводят этот документ согласно приказу руководства предприятия.
При этом приказ должен определять:
- порядок ведения журнала (электронный или бумажный варианты);
- лицо, несущее ответственность за его ведение;
- форму журнала регистрации трудовых договоров.
Пример заполнения
Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров:
Образец журнала регистрации трудовых договоров
Бланк документа можно скачать тут:
Нумерация контрактов
Форма номера может быть произвольной.
Удобнее всего регистрировать трудовые договоры с указанием порядкового номера за текущий день.
К примеру, нумерация 13/02-6 означает, что договор был составлен 13 февраля и был шестым в этот день.
Внесение изменений
Вносить изменения в документ нельзя, вне зависимости от формы журнала (электронная или бумажная).
Если кадровый работник допустил в журнале серьезную ошибку, нужно закрыть документ.
Для этого на последней странице следует указать причину закрытия журнала.
Кроме этого, следует доложить о проблеме руководителю организации. Открытие новой книги регистрации трудовых договоров оформляется приказом предприятия.
Что касается внесения дополнительных изменений, то они могут быть следующими:
- отстранение от должности;
- изменения условий работы;
- перевод сотрудника на другую должность или в другой отдел.
Для оформления таких моментов можно завести для каждого работника страницу, которая будет содержать дополнительные соглашения.
На каждом предприятии документация, которая касается деятельности компании, регистрируется и учитывается в специальной тетради. Журнал должен отражать все данные, которые имеют отношение к созданию, оформлению и времени действия любых договоров и соглашений. Его регулярно проверяет Налоговая служба.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Учет касается трудовых договоров, приказов и дополнительных соглашений. Законом установлен процесс заполнения журнала. Ведение тетради не является прямой обязанностью начальника, но значительно упрощает работу кадровой службы во время поиска документации.
Что это такое
Журналом регистрации трудовых договоров называется специальная тетрадь в бумажной или электронной форме, которая используется для учета бумаг, заключенных сотрудниками организации. ГОСТом Р 51141-98 установлено, что регистрация проводится по специальным правилам. Требуется зафиксировать дату создания, отправления и получения бумаги.
Регистрацией называется письменное подтверждение факта создания, отправки или оформления документа в определенную дату. Реквизиты бумаги вносятся в форму в установленном законом порядке.
Если нарушить процесс регистрации, запись не будет иметь юридическую силу, так как данные будут считаться поддельными. Если у документа нет номера и записи, его на предприятии не существует. В 2019 году организациям доступны электронная и бумажная версии журналов.
Чтобы определиться с видом, требуется учесть цели использования:
- если он требуется только для проверки информации, то электронная версия удобнее. Она подходит для ведения архива организации и быстрого поиска сведений по ключевым словам;
- если кроме информационного использования документ требуется для подтверждения получения сотрудниками официальных бумаг, то традиционный журнал будет лучше. В него можно добавить графу для проставления работниками подписей и дат. В бумажный журнал можно добавить строки для подтверждения дополнительных соглашений и документов.
Когда требуется и обязательно ли
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений позволяет подтверждать существование договоров и соглашений в случае судебных споров или внутренних проверок. Например, можно проверить порядок учета документации в архиве и вовремя найти несоответствия.
Журнал удобно использовать для оформления справок, для этого достаточно найти по дате необходимые реквизиты документа.
Его часто применяют при составлении статистики и проверки внутренних процессов. Несмотря на множество положительных сторон, организации не обязаны вести журнал.
Разрешено разработать собственную форму документа, обязанности по оформлению лежат на специалисте кадровой службы. Он должен отчитываться перед начальником и получить его подпись.
Журнал заменяется ежегодно у активных компаний. Если документов оформлено немного, разрешено переоформлять документ раз в несколько лет.
Приказом Минкультуры РФ №558 установлено, что старые журналы требуется хранить в архиве предприятия и предоставлять сотрудникам налоговой по их требованию.
Кто занимается ведением
Правилами установлено, что менеджер по персоналу или кадровик обязан заниматься ведением и заполнением журнала. На него ложится ответственность за внесение правильных данных и предоставление документа в случае проверки.
Также он несет ответственность за оригиналы трудовых договоров, записи о которых сделаны в журнале. Документ оформляется после получения приказа от руководителя.
В приказе требуется указать:
- сотрудник, который ответственен за журнал;
- способ заполнения журнала, выбранный вариант;
- форму регистрации внутренней документации.
Основой для ведения журнала становится бланк. Он оформляется согласно правилам делопроизводства в России. Предприниматели, которые уже выпускали документы, могут оформить журнал по той же схеме.
Главными требованиями являются:
- жесткая, долговечная обложка любого цвета;
- использование офисной бумаги с плотностью от 60 граммов на квадратный метр;
- на главном листе проставляется название организации полностью. Прописываются даты действия документа;
- все страницы нумеруются;
- первая оставляется пустой или используется в качестве образца для заполнения;
- на второй странице проставляются данные специалиста, который отвечает за ведение журнала. Указываются номер, должность, период, основания для назначения (например, приказ руководителя). Сотрудник заверяет документ подписью;
- каждый разворот остается для данных. Требуется указать номер по порядку, номер трудового договора или дополнительного соглашения, дату, должность и личные данные сотрудника. В конце прописывается структурное подразделение, время действия документа и характер проделанной работы;
- в конце журнала указывается дата закрытия документа. Его требуется прошить, опечатать и сдать в архив. Числа указываются полностью, например, номера дополнительных соглашений и контрактов, которые находятся в документе. Последним вписывается число страниц, должность сотрудника, ответственного за журнал.
Форма бланка
При оформлении журнала у сотрудников возникают трудности с нумерацией и порядком заполнений граф.
- в первой графе, которая называется «Пункт по порядку», вписывается номер и указывается время регистрации. Номер документа вписывать не требуется, этому отведено отдельное место;
- в 3 графе только один столбик, в него вписываются реквизиты документа. Если необходимо вписать дополнительное соглашение, его номер проставляется в 10 графе.
Работодатель имеет право немного изменить форму журнала, чтобы быстрее находить основные и дополнительные документы. Строгой формы законом не установлено, поэтому многие организации разделяют третью графу на 2 маленькие, куда вписывают отдельно главные и второстепенные бумаги.
Это помогает сотруднику кадровой службы держать информацию в одном месте, чтобы в будущем не искать дополнительные соглашения по всему журналу. Главное, чтобы работодатель не удалял обязательные графы.
Как правильно заполнять журнал и его образец
Журналом можно сделать обычную тетрадь с жесткой обложкой, которую от руки разлиновывают на столбцы.
Образец заполнения можно:
На основном листе проставляется дата, когда тетрадь была заведена.
Формат можно изменять как угодно, главное, чтобы остались следующие данные:
- порядковый номер;
- ФИО полностью;
- должность;
- время действия документа;
- приказ или уведомление о выпуске журнала;
- подпись ответственного сотрудника.
Основные ошибки
Если сотрудник или работодатель допустили ошибки в журнале, то его придется закрыть и заводить новую тетрадку. Самой популярной ошибкой является заполнение в первой графе номеров документов, вместо внесения порядкового номера страницы. Это является проблемой при добавлении дополнительных соглашений. В это время большинство сотрудников обнаруживают ошибку.
В конце журнала ставится запись о том, что его необходимо закрыть на основании ошибочного оформления. Затем работник получает от работодателя приказ об издании нового журнала.
Разрешено переписать данные из старой тетради в новую без ошибок. Законодательством не установлено административных штрафов или наказаний за ошибки в журнале, если их обнаружил сотрудник.
Срок хранения
Чтобы правильно хранить бумажные тетради, их требуется нумеровать и прошивать. Это позволит сохранить все листы в журнале. Новые листы также подшиваются и нумеруются по порядку.
ТВсе дополнительные сведения из журнала считаются конфиденциальной информацией, поэтому работодатель обязан учесть правила хранения. Федеральным законом №125 установлен срок хранения 75 лет.
Как внести изменения
Законодательством запрещено изменять журнал, не зависимо от его форму (бумажная или электронная). Если кадровик или другой сотрудник неправильно заполняет информацию, документ закрывается.
На последней странице ответственный работник указывает причину закрытия документа. О проблеме докладывается руководителю предприятия. Он издает приказ об открытии нового журнала и передает кадровику тетрадку, если выбран традиционный вариант.
Можно внести дополнительные сведения, например:
- изменения условий трудоустройства;
- увольнение;
- перевод человека в другой отдел или на другую должность.
Чтобы оформить дополнительные указания, можно на каждого сотрудника завести отдельную страницу в журнале, где будут стоять реквизиты соглашений.
В электронном виде
Электронный журнал появился несколько лет назад, но уже считается самым удобным способом ведения документа. Однако у него есть свои недостатки, поэтому многие сотрудники предпочитают вести 2 версии: бумажную как основную и электронную в качестве второстепенной.
Чаще всего онлайн версию ведут в MS Excel, который добавляет несколько удобств:
- контроль документов;
- конфиденциальность;
- срочный поиск и формирование копий документов и справок;
- быстрое распечатывание прошлой документации.
Правильное заполнение журнала помогает улучшить функционирование предприятия. Он является подтверждением всех документов. Журнал разрешено составить в произвольной форме, а затем хранить в архиве.
Для качественного и правильного ведения делопроизводства необходимо своевременно регистрировать всю имеющуюся в наличии, а также входящую и исходящую документацию. Это касается и кадровой работы.
На предприятиях как государственной, так и частной собственности часто встречается текучесть кадров или временное трудоустройство лиц на период выполнения временных трудовых функций.
Чтобы упорядочить внутреннюю структуру кадровой работы, связанную с приемом и увольнением сотрудников предлагается вести записи в журнале регистрации трудовых договоров.
В этом документе и будут отражены даты начала и окончания трудовой деятельности, которые могут быть востребованы, например, после утраты трудовой книжки и в иных, требующих подтверждения случаях.
Строка, заполненная в журнале регистрации трудовых договоров, является учетной записью. В этом же документе, ведущимся отделом кадров ведутся и записи дополнительных соглашений к трудовым договорам, содержащих уточнения, изменения или дополнения к документу, устанавливающему условия работы.
Предлагаемая форма журнала и ее заполнение
Форма журнала, регламентирующая регистрацию трудовых договоров, несложная и как грамотно ее заполнить может разобраться любой, даже не имеющий опыта кадровый работник.
Согласно единых государственных нормативов и требований, изложенных в ГОСТе Р 51141-98, и данный документ состоит из следующих граф:
- первая графа - указание номеров, идущих по порядку;
- вторая графа - дата, которая указывает когда был заключен договор;
- третья графа - номер, который зафиксирован непосредственно на бланке трудового договора;
- четвертая графа - номер, указанный на бланке трудового соглашения;
- пятая и шестая графа указывают на номер и дату к договору (например, даты изменений условий труда или увольнение);
- седьмая графа - ФИО сотрудника (фамилия - прописывается полностью, а инициалы сокращенно);
- восьмая графа - это примечание, в котором отражаются некоторые важные нюансы, связанные с особенностями договора между работодателем и работником, например, деятельность по совместительству, прекращение действия трудового договора и иные важные моменты.
В качестве образца заполнения журнала регистрации трудовых договоров, можно привести следующее:
№ п/п
Дата заключения договора
Трудовой договор
Дополнительное соглашение
К договору
Примечание
88.(порядковый номер)
25.05.2015 (дата подписания документа)
205 (номер, указанный в документе)
Васильева И.М.(фамилия работника)
Запись о трудоустройстве
12 (номер, указанный в соглашении)
225(номер к трудовому договору)
01.07.2015 (дата к трудовому договору)
Игнатьев А.В.
Записи об условиях труда
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений должен быть прошит синтетической нитью и пронумерована его каждая страница. Для этого используется контрольная пломба, представляющая собой устройство согласно которого не сложно распознать было ли проникновение посторонних лиц к документации.
Перед регистрацией документации необходимо заполнить титульный лист кадрового документа:
- полное название предприятия (государственной или частной формы собственности, это не имеет значения);
- наименование документа, сроки начала и окончания заполнения.
Далее необходимо на всех имеющихся страницах, даже незаполненных, надо проставить порядковые номера, но исключение будет только для первой страницы, так как на ней и предложена форма заполнения журнала. На второй странице указывается информация о работнике, выполняющем функцию кадровика, ведущего журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.
Рекомендуется эти данные расположить в табличном варианте, так как работники могут и меняться. Срок хранения этого документа должен быть не менее 75 лет, так как на продолжении всей жизни работника могут потребоваться какие - либо уточнения, касающееся его деятельности на предприятии.
Форма и ведение журнала дополнительных соглашений к трудовым договорам
Кадровое делопроизводство по регистрации дополнительных соглашений может вестись и в отдельном журнале. Предлагаемая форма этого документа следующая:
- первая графа - номер, отражающий порядок перечисления документов;
- вторая - указывается дата заключения соглашения;
- третья - указывается порядковый номер соглашения;
- четвертая - фамилия (полностью), инициалы сокращенно;
- пятая - указывается должность работника и вид работ;
- шестая - подразделение, в котором работник числится;
- седьмая - указывается число и номер трудового договора;
- восьмая - указывается дата начала действия соглашения и период его действия;
- девятая - краткое содержание соглашения;
- десятая - примечание.
Эти графы располагаются на двух развернутых страницах.
Титульная страница заполняется лицом, ведущим кадровое делопроизводство. На ней указывается наименование организации и дата начала и окончания ведения журнала. В качестве образца заполнения журнала трудовых соглашений к трудовым договорам можно использовать вышеуказанный вариант, но при этом учитывать, что отсутствующие графы можно вписывать информацию произвольно.
Необходимость ведения журналов
С целью создания удобства и минимума бумажных документов в архиве хранятся журналы регистрации соглашений и трудовых договоров.
Если требуется выписать справку о прежнем месте работы или решения какого-либо другого важного вопроса, связанного с оформлением документации по устройству на работу, то журнал регистрации будет уместен. Также записи, выполненные в журналах, свидетельствуют о том, что работник определенное время трудился именно на этом предприятии.
В случае совершении ошибки кадровиков при заполнении журнала, например, вместо порядкового номера выполнена запись с номером непосредственного договора, документ можно отменить распорядительным документом по предприятию и завести новый. Это не будет являться большой ошибкой.
Есть журналы и книги учета, которые вести в кадровой службе необходимо – например, журнал регистрации медосмотра работников, журнал регистрации инструктажей по охране труда . Существуют журналы, которые вести необязательно, но целесообразно, например, журнал учета справок, журнал регистрации приказов.
Законодательством не установлена обязанность компаний в обязательном порядке вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Однако данный журнал можно вести для удобства и упорядочивания хранения информации о подписанных с работниками документах, особенно в больших компаниях с наличием большого количества работников, в случае частой смены персонала, большой «текучки» .
Если в организации трудятся работники по срочному трудовому договору, то вести журнал учета трудовых договоров очень удобно. Согласно Трудовому кодексу, о прекращении срочного трудового договора организация должна предупредить работника в письменной форме не менее чем за три календарных дня. Если момент, когда срочный договор необходимо расторгнуть, будет упущен, то есть работник будет продолжать работу, условие о срочном характере трудового договора утратит силу. Трудовой договор будет считаться заключенным на неопределенный срок. Поэтому работодателю необходимо внимательно следить за сроками расторжения срочных трудовых договоров, что удобно делать, упорядочив информацию с помощью журнала.
Журнал учета окончания срочных трудовых договоров и журнал учета трудовых договоров можно вести отдельно, разработав для этих целей две отдельные формы.
Журнал регистрации трудовых договоров (образец)
Не имея опыта ведения журнала регистрации трудовых договоров, сложно самостоятельно разработать оптимально удобную форму. Давайте попробуем разобраться, какую информацию стоит отображать в журнале.
Форма журнала учета трудовых договоров не утверждена и не имеет унифицированной формы, поэтому компания может составить его в любом удобном виде, разработав собственную форму для отражения всей необходимой информации.
Обычно журнал регистрации трудовых договоров составляют в форме таблицы со следующими колонками:
- Номер п/п;
- Дата, когда был заключен трудовой договор;
- Номер трудового договора;
- ФИО работника;
- Структурное подразделение, где трудится работник;
- Должность, на которой трудится работник;
- Вид работы;
- Примечания.
Вести журнал можно и в электронном, и в бумажном виде – компания вправе выбрать удобный способ самостоятельно. В данном случае следует ориентироваться на цели, которые должен выполнять журнал. Если журнал должен служить не только для упорядочения информации о подписанных документах, а будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании на руки своих экземпляров трудовых договоров или дополнительных соглашений, целесообразно включить в него графу для проставления сотрудниками подписей и вести журнал в бумажном виде. Если отражать данную информацию в журнале не планируется (это остается на усмотрение работодателя), компания может вести его в электронном виде.
В случае, если журнал оформляется в бумажном виде, необходимо должным образом оформить обложку к нему, на которой целесообразно отразить следующую информацию: название организации, название документа, дату начала ведения журнала, дату внесения последней записи.
Журнал регистрации трудовых договоров – это документ для регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений сотрудников компании.
Ведение журнала не является обязательным в делопроизводстве организации и не предусмотрено положениями Трудового кодекса Российской Федерации, но он необходим для контроля движения дополнительных соглашений и трудовых договоров в рамках конкретной организации. Наличие журнала является гарантией защиты интересов работодателя и сотрудников при возникновении трудового спора.
- .Excel
Журнал регистрации придает юридическую силу зарегистрированным в нем документам:
- Подтверждает дату создания договора в определенный период.
- Исключает его вписывание в более поздние сроки.
По журналу можно быстро и легко определить количество трудовых договоров на предприятии и проконтролировать сроки выполнения каждого из них. Журнал можно использовать в справочных целях для подготовки статистической отчетности по организации и поиска, он также обеспечивает сохранность договоров, так как в нем фиксируется дата выдачи трудового договора сотруднику на руки, дата его продления или расторжения.
Журнал, созданный по всем правилам, считается юридическим документом и имеет определенный срок хранения (семьдесят пять лет). Нормативно-правовым актом, регулирующим ведение журнала, является «Перечень типовых управленческих документов».
Журнал можно:
- Приобрести в магазинах по продаже готовых бланков.
- Скачать на сайте и распечатать.
- Купить через Интернет.
Средняя стоимость журнала регистрации – 300-500 рублей.
Основные правила оформления и ведения журнала
Журнал должен иметь переплет и твердую обложку, все страницы следует пронумеровать. Журнал необходимо прошить в нижней части капроновой ниткой, концы которой выводятся снаружи на заднюю обложку, закрепляются узлом и подклеиваются квадратной бумажной пломбой.
Поверх пломбы следует поставить печать организации и оформить заверительную запись с подписью руководителя и датой.
Заверительная запись является описанием названия журнала, даты регистрации, количества страниц. Также указывается регистрационный номер документа с конкретной датой, на основании которой начато ведение журнала. На обложке журнала указывается полное название организации, название документа и строка «Начат/окончен».
На последней странице документа необходимо указать дату закрытия и дату сдачи журнала в архив, а также номер соответствующего приказа руководства.
В журнале должна быть страница с указанием информации о назначении ответственного должностного лица по хранению и ведению документа. На этой странице указывается:
- Дата и номер приказа руководства о назначении сотрудника.
- ФИО сотрудника.
- Подпись и должность сотрудника.
В документ можно вносить всю информацию, которую руководитель организации посчитает необходимой. Основными колонками в журнале являются:
- Номер и дата трудового договора (приказа).
- Порядковый номер.
- ФИО сотрудников.
- Должность, на которую принят работник.
- Информация о выдаче договора на руки (ознакомления с приказом).
- Данные о расторжении трудового договора.
- Причина расторжения.
- Изменения в трудовом договоре.
- Дополнительные данные по усмотрению руководителя.
Номер трудового договора состоит из дробного числа – порядковый номер в левой части дроби и год заключения в правой части, например, 02/14. Фамилия, имя и отчество сотрудника записываются полностью. Для удобства желательно ежегодно начинать регистрацию с начала, однако можно продолжить и старую нумерацию.
В колонку «Номер п/п» вписывается порядковый номер документа и дата его регистрации, а в графу «Дата и номер трудового договора» – регистрационный номер документа. В колонке «Изменения в трудовом договоре» указывается номер и дата дополнительных соглашений (при наличии). В колонке «Сведения о выдаче договора на руки» необходимо поставить дату выдачи или ознакомления, а также подпись сотрудника.
Для контрактов желательно предусмотреть отдельную графу или делать соответствующую запись в дополнительных данных. В журнале также можно отмечать информацию о том, работает ли гражданин по совместительству или принят в штат как основной сотрудник.
Для регистрации дополнительных соглашений рекомендовано завести отдельный журнал, оформление которого выполняется аналогичным образом.
Учет в электронной форме
Основным преимуществом ведения журнала регистрации в электронной форме считается возможность быстрого ввода информации и поиска. Учет удобно вести не в Word, а в MS Excel (в табличном виде). Также к преимуществам электронного документооборота относятся:
- Оптимизация работы с сотрудниками.
- Соблюдение конфиденциальности, высокая степень защиты информации.
- Контроль хранения и оформления документов.
- Сохранение первичных документов (автобиографии, анкеты, заявления) в электронном виде.
- Снижение трудоемкости затрат.
- Возможность оформления по требованию руководства копий приказов и различных видов выписок.
Личная карточка каждого сотрудника, составленная по форме Т-2, также ведется в электронной форме. Информация, поступающая на карточку, регулярно обновляется. Однако в некоторых случаях, когда нужны личные подписи сотрудника и специалиста кадровой службы, карточка дублируется на бумажном носителе.
В компьютерной программе следует предусмотреть невозможность подвижки номеров. Хотя второй экземпляр трудового соглашения и выдается работнику на руки, но с учетом уволившихся сотрудников, следует предотвратить возможную подтасовку и другие махинации со стороны руководства путем давления на специалистов отдела кадров.
В конце каждого года электронный журнал распечатывается с нумерацией, опечатывается, прошивается и сдается в архив на хранение.
Ошибочное и досрочное закрытие журнала
Наиболее распространенная ошибка неопытных сотрудников кадровой службы: внесение в первую графу «№ п/п» номеров трудовых договоров, а не учетных номеров договоров в порядке следования по времени.
Если журнал уже частично заполнен, то необходимо закрыть его досрочно и начать новый. В таком случае на последней странице документа (где большое свободное поле) необходимо вручную написать: «Досрочно закрыт в связи с ошибочным ведением (номера трудовых договоров записаны в графу порядковых учетных номеров)». После чего о закрытие журнала следует доложить руководству фирмы.
Ведение этого документа не регламентировано какими-либо нормативными документами, поэтому его оформление выполняется по общим требованиям делопроизводства. Журнал является специальной книгой, в которую вносится вся информация о:
- Приказах, выдаваемых при приеме сотрудников на работу.
- Увольнении.
- Переводе работников в другое подразделение фирмы.
- Поощрениях и взысканиях.
- Отпусках.
Документ ведется в произвольной форме. Если организация небольшая и штат сотрудников не велик, то всю вышеуказанную информацию можно вписывать в один журнал. В крупных компаниях приказы о поощрениях, отпусках и наказаниях для удобства использования необходимо разграничивать в отдельные брошюры.
Документ также хранится семьдесят пять лет, поэтому у него должна быть твердая или жесткая обложка, а страницы следует пронумеровать. Журнал прошивается капроновой ниткой, концы которой закрепляются снаружи задней обложки специальной бумажной пломбой, на которой ставится печать и подпись руководителя предприятия.
На обложке журнала необходимо указать полное название юридического лица, название документа с пометкой «Личный состав» и графу «Начат/окончен». На последней странице журнала указывается:
- Дата его закрытия.
- Номер соответствующего приказа руководства.
- Дата передачи документа в архив.
Аналогичным образом оформляются книги для отпусков, поощрений, взысканий, больничных листов, на обложке которых ставятся соответствующие пометки.
В организациях с небольшим штатом сотрудников оформляется Книга приказов, в которой указываются регистрационные данные приказа и его текст. Такой документ также имеет произвольную форму, его листы не нужно разбивать на графы и колонки.
В качестве заголовка указываются регистрационные данные приказа, полное название и дата, например, Приказ о принятии сотрудника на работу №10 от 22.10.2014 года, после чего пишется сам текст и указывается лицо, которое его выдало. Под текстом руководитель фирмы ставит свою подпись, далее идет строка с личной подписью сотрудника об ознакомлении с документом и ставится дата.
В крупных организациях страницы Журнала регистрации приказов оформляются в виде таблицы, в которой находится следующая информация:
- Дата приказа.
- Порядковый номер.
- Номер приказа.
- ФИО работника (полностью или с инициалами).
- Основание документа.
- Ответственное лицо.
- Подпись работника.
- Подпись ответственного лица.
В графе «Вид приказа» записывается его название: об увольнении, о принятии на работу, о переводе. В колонке «Основание приказа» пишется, на основании какого документа издан приказ: заявление, трудовой договор или дополнительное соглашение (указываются регистрационные данные документов).
Если сотрудник отказался расписываться в журнале, то в графе указываются данные акта об отказе. При таком способе ведения журнала приказы необходимо подшить в отдельную папку, согласно порядку регистрации.
