1 Требования к оформлению текстовых документов на ПК

При применении ПК устанавливаются следующие поля: верхнее – 2 см; нижнее – 3.5 см; правое – 1,5 см; левое – 3 см (для установки полей используйте команду: Файл/Параметры страницы).

Текст должен быть набран в текстовом редакторе Microsoft Word с полуторным интервалом (воспользуйтесь командой Формат/Абзац/ Междустрочный/Полуторный) на одной стороне бумаги формата А4. Абзацный отступ – 1,5 см. выравнивание – по ширине.

Вид шрифта: Times New Roman.

Размер шрифра: для текста – 14; для заголовков – 16; для подзаголовков – 14; для формул – 14; для таблиц – 9, 10 или 12.

Заголовки разделов (глав), подразделов печатаются с заглавной буквы (Технико-экономическая характеристика работы станции), нумеруются арабскими цифрами без точки в конце и записываются с абзацного отступа.

Переносы слов в заголовках и подзаголовках не допускаются.

Расстояние между заголовком и текстом должно быть равно двум интервалам (размер шрифта 14). Расстояние между заголовками раздела и подраздела – один интервал (размер шрифта 14).

При наборе текста учитывайте правила ввода текста:

1 После знаков препинания пробел обязателен, до знаков препинания пробел не ставится (дисциплины: история, математика, физика).

2 После скобок и кавычек пробел не ставится, например «Война и мир» (великое произведение Л.Н.Толстого).

3 До и после тире пробел обязателен (Земля – наш дом). До и после дефиса пробел не ставится (во-первых, где-либо).

4 После заголовков точки не ставятся.

2 Разделы и подразделы

Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа (части, книги), обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацевого отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.

Если документ не имеет подразделов, то нумерация пунктов в нем должна быть в пределах каждого раздела, и номер пункта должен состоять из номеров раздела и пункта, разделенных точкой. В конце номера пункта точка не ставится, например:

1 Типы и основные размеры

Нумерация пунктов первого раздела документа

2 Технические требования

Нумерация пунктов второго раздела документа

Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например:

3 Методы испытаний

3.1 Аппараты, материалы и реактивы

Нумерация пунктов первого подраздела третьего раздела документа

3.2 Подготовка к испытанию

Нумерация пунктов второго подраздела третьего раздела документа

3 Таблицы

Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в документе одна таблица, она должна быть обозначена "Таблица 1" или "Таблица В.1", если она приведена в приложении В.

Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.

Название таблицы следует помещать слева над таблицей без абзацного отступа. Например:

Таблица 1 – Температура плавления материалов

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе.

Графу "Номер по порядку" в таблицу включать не допускается.

Если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, ее делят на части

Слово "Таблица" указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова "Продолжение таблицы" с указанием номера (обозначения) таблицы.

Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа.

4 Иллюстрации (рисунки)

Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста. Иллюстрации могут быть расположены как по тексту документа (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце его. Иллюстрации должны быть выполнены в соответствии с требованиями стандартов ЕСКД и СПДС. Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если рисунок один, то он обозначается "Рисунок 1".

Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например - Рисунок А.3.

Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например - Рисунок 1.1.

Иллюстрации, при необходимости, могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово "Рисунок" и наименование помещают после пояснительных данных и располагают по центру листа следующим образом: Рисунок 1 - Детали прибора.

5 Формулы

Формулы записываются по центру листа.

В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами. Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова "где" без двоеточия после него.

Пример - Плотность каждого образца , кг/м, вычисляют по формуле

, (1)

где m - масса образца, кг;

- объем образца, м.

Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой.

Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак "".

Формулы, за исключением формул, помещаемых в приложении, должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках. Одну формулу обозначают - (1).

Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например формула (В.1).

Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например (3.1).

Порядок изложения в документах математических уравнений такой же, как и формул.

6 Приложения

Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.

Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, 3, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова "Приложение" следует буква, обозначающая его последовательность.

Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О.

В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами.

Если в документе одно приложение, то оно обозначается "Приложение А".

Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4. Допускается оформлять приложения на листах формата A3, А43, А44, А2 и А1 по ГОСТ 2.301.

Текст каждого приложения, при необходимости, может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения.

Приложения должны иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию страниц.

Все приложения должны быть перечислены в содержании документа (при наличии) с указанием их номеров и заголовков.

Здравствуйте, подскажите пожалуйста, каким шрифтом должны печататься кадровые документы?

Ответ

Как правило, принято в Организациях, большинство документов оформляются шрифтом «Times New Roman», размер шрифта составляет 12-14. Такие же требования предусмотрены ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению»

При этом, если Вы применяете документы первичной учетной документации, унифицированной формы, логичнее всего при заполнении придерживаться того же формата шрифта и размера шрифта.

Виды кадровых документов

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать .

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

Организационные документы

К организационным документам, в частности, относятся:

коллективный договор;

положения и инструкции (Положение об оплате труда, положение о премировании, );

Распорядительные документы

К распорядительным документам относятся:

приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами (приказ о приеме, увольнении, переводе и т. п.);

документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров ( , ).

Подготовка документов

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в ГСДОУ, утвержденной .

Информационно-справочные документы

Все информационно-справочные документы можно разделить на три крупных блока.

Первый блок - входящая информационно-справочная документация:

указания вышестоящих организаций;

отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;

письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;

заявки, жалобы, предложения граждан.

Второй - исходящая информационно-справочная документация:

ответы на входящие запросы;

инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).

Третий - внутренняя информационно-справочная документация:

внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);

другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).

Учет информационно-справочных документов

Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета и корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).

Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

сортировка;

рассмотрение руководством;

направление исполнителям.

Обработка входящих документов

Сначала проверьте правильность доставки и целостность упаковки (если это почтовое отправление). Затем вскройте конверты и проверьте комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, сообщите об этом отправителю. На входящих документах проставьте дату поступления и порядковый учетный номер. Затем документы отсортируйте по исполнителям. Документы, адресованные руководителю организации или самой организации, нужно передать секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы, адресованные структурным подразделениям, забирают и регистрируют секретари подразделений.

Документы с пометкой «лично» не вскрываются и сразу передаются адресату.

Такой порядок обработки поступающих документов предусмотрен в ГСДОУ, утвержденной .

Обработка исходящих документов

При поступлении запросов в кадровую службу (например, для документального подтверждения информации о сотруднике) работа над ними строится по следующей схеме:

исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;

проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем на согласование заинтересованным лицам;

исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в окончательном виде;

заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает его;

ответ передается для отправки.

Такая же схема (исключая первую процедуру) действует и при подготовке инициативных документов - запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. п.

Перед отправкой документа нужно:

проверить наличие адреса (или всех адресов, если это рассылка);

проверить наличие необходимого числа копий;

уточнить форму отправки (почта, электронная почта, курьер и т. п.).

Некомплектные и неправильно оформленные документы верните исполнителю на доработку.

Такой порядок обработки исходящих документов предусмотрен в ГСДОУ, утвержденной .

Работу с внутренними документами постройте по той же схеме, что и работу с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершение процедуры документ не отправляйте из организации, а передайте на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пунктах и ГСДОУ, утвержденной .

2. Ситуация: Нужно ли дату издания и номер приказа о приеме (переводе, увольнении и т. д.) писать от руки или можно заполнить в электронном виде

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

По общему правилу вписывать дату приказа и его номер нужно уже после регистрации приказа в журнале (например, в журнале регистрации приказов по личному составу, по основной деятельности и т. п.) ( ГОСТ 51141-98, утвержденного , ГСДОУ, утвержденной ). При этом допускается применение как оттисков печати (штампов) с датами и номерами, так и внесение даты и номера от руки, поскольку действующее законодательство четко порядок подобных записей не устанавливает и не ограничивает.

В то же время законодательство не содержит обязанности вести журналы регистрации приказов. А современные системы электронного оборота документации с подготовкой ее к печати на бумажном носителе позволяют присваивать документу номер и дату уже в процессе его подготовки с обеспечением хронологии и последовательности нумерации. В связи с чем указанные реквизиты можно заполнить в электронном виде в процессе подготовки документа, и это не будет являться нарушением.

Таким образом, организация вправе самостоятельно решить, какого порядка документирования придерживаться, и , например, в Положении о кадровом делопроизводстве.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Правовая база:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

ПО ВНЕДРЕНИЮ ГОСТ Р 6.30-2003

6. Изготовление документов

6.1. Расположение текста

Документы изготавливаются на бланках при помощи средств электронно-вычислительной техники или на пишущих машинах.

Современная черная машинопись является наиболее надежным средством текстонанесения и длительного архивного хранения.

На пишущей машинке документы изготавливаются:

При отсутствии средств вычислительной техники в организации;

Наиболее важные документы, перечень которых устанавливается самой организацией.

В машинописных текстах используются стандартные правила машинописи. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются по ГОСТ 6.10.5-87: 2,6 мм - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 мм - межстрочный интервал. Допускается использовать: шаг письма - 2,54 мм, межстрочный интервал - 4,24 мм.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал - 1,5)

Начальник юридического отдела

(межстрочный интервал - 1)

(межстрочный интервал - 2)

А.С.Круглов

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя - четырьмя межстрочными интервалами.

Наименование вида документа печатается прописными буквами.

Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Например:

Генеральный директор

ЗАО "Мануфактура" О.П. Иванов

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят.

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ";

5 - для начала абзаца в тексте;

32 - для реквизита "Адресат";

40 - для реквизита "Гриф утверждения документа";

16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;

34 - 48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд печатают, начиная от левой границы текстового поля, второй - отступив 40 печатных знаков от левой границы текстового поля документа.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа, в этом случае нумеруются страницы на лицевой и оборотной сторонах.

При подготовке принтерных текстов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 - 15, Times DL размером 12 - 14 через один-два интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.

Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения.

При необходимости следует высчитывать расстояние между реквизитами в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков. Это положение связано с тем, что размеры печатных знаков при использовании различных программных редакторов могут не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машиной.

При изготовлении документов при помощи средств электронно-вычислительной техники следует обращать внимание на показатели надежности современных средств текстонанесенения - принтерных текстов.

Практика оперативного использования и архивного хранения показывает важность водостойкости и механической устойчивости текста как критерия сохранности информации при использовании документов, при их перевозках, аварийных ситуациях, при реставрации.

Следует иметь в виду, что в настоящее время имеются легкосмываемые с бумаги или самоуничтожающиеся при нагревании принтерные краски.

Самые важные изменения этой весны!

В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Большинство шрифтов используется для деловой переписки разного рода, а значит, шрифт должен соответствовать писаным и неписаным правилам корпоративного мира. Текстовой набор для бизнеса должен выглядеть абсолютно серьёзно и отвечать поставленным целям незаметным и солидным образом. Гарнитуры вроде Times New Roman и Helvetica прекрасно подходят под это описание, не столько из-за особой практичности, сколько из-за отсутствия индивидуальности. Небольшое послабление строгому дресс-коду могут составить Palatino или Frutiger .

В целом несложно различать области бизнеса по принятым у них шрифтом: чем ближе профессия к технике, тем более холодным и строго спроектированным шрифтам отдают предпочтение (Univers для архитекторов), чем более традиционно ремесло, тем более классицистические шрифты применяются (Bodoni у банкиров).

Составляя каталог деталей машины или инструкцию по пользованию огнетушителем, вы не слишком заботитесь об изящно изогнутых засечках или классицистическом контрасте. Главное, чтобы буквы были хорошо различинмы, компактны, чтобы их побольше уместилось в ограниченном пространстве (если вообще места когда-нибудь бывает достаточно), чтобы они выдерживали суровые условия печати и копирования.

Что требуется от рабочей гарнитуры:

Хорошая насыщенность нормального начертания — не очень светлая, чтобы не исчезнуть при копировании (сегодня все печатные тексты неоднократно копируют), и не очень жирная, чтобы формы букв не расплывались.

По крайней мере одно жирное начертание, такое, чтобы выделялось в тексте, в дополнение к нормальному начертанию.

Хорошо различимые цифры — они должны быть особенно тщательно спроектированы, поскольку неразборчивые числа могут быть просто опасны.

Экономичность — шрифт должен быть достаточно плотным, чтобы иметь хорошую ёмкость, но не слишком узким, чтобы текст было удобно читать. Гарнитура, удовлетворяющая этому описанию, также будет пригодна для передачи по факсу.

Frutiger, первоначально созданный в 1976 году Адрианом Фрутигером для системы ориентации в аэропорту Шарля де Голля под Парижем, стал одним из самых популярных шрифтов для корпоративного применения. Лукас де Гроот спроектировал супергарнитуру Thesis в 144 начертаниях. Thesis Sans стал альтернативой шрифту Frutiger в деловых кругах благодаря нейтральности рисунка. Узкие начертания шрифта Frutiger также являются полезной, но недостаточно применяемой альтернативой.

ITC Bodoni — одна из многочисленных вариаций классицистических шрифтов Джамбаттисты Бодони конца восемнадцатого века. Эта гарнитура отличается большим разнообразием по цвету и контрасту штрихов по сравнению с другими современными вариациями Bodoni. Разработано три различных верии рисунка для трёх различных кеглей (для набора заголовков, основного текста и мелких примечаний).

Гарнитура Lucida (Крис Холмс и Чарльз Бигелоу, 1985), один из первых цифровых шрифтов, остаётся одним из лучших вариантов шрифта для деловой переписки, распечатки на лазерном принтере и передаче по факсу.

FF Meta — «Helvetica 1990-х годов» — тёплая гуманистическая альтернатива классическим гротескам. Множество деталей делают её удобочитаемой в мелких кеглях и скорее «холодной», чем нейтральной.

Tornado, разработанный в 1998 году Алексеем Чекулаевым, — один из современных гротесков.

Необходимо отметить также Myriad, разработанный Кэрол Твомбли и Робертом Слимбахом в 1991 году. Гарнитура Myriad вполне нейтральна и не бросается в глаза, но при этом обладает определённым своеобразием.

Если бы News Gothic (Моррис Фуллер Бентон, 1908) был немного насыщеннее, он стал бы любимой «рабочей лошадкой». В гарнитуре ITC Franklin Gothic, современной цифровой версии оригинального шрифта Бентона 1904 года, разработано больше насыщенностей, так же как узких, сжатых и капительных начертаний.

Palatino (в версии фирмы Bitstream называемый Zapf Calligraphic 801 ) был разработан в 1952 году Германом Цапфом и получил особенную популярность в США. Это хорошая альтернатива другим антиквенным шрифтам.

Адриан Фрутигер создал шрифт Univers в 1957 году. это была первая системно спроектированная гарнитура, включающая двадцать одно начертание, которые были скоординированы между собой по насыщенности и пропорциям. Недавно гарнитура была развита до 59 начертаний.

Кстати, в деловой переписке совершенно не обязательно делать выравнивание текста по ширине. Вполне можно ограничиться выключкой влево.

Как добиться того, чтобы сообщение по факсу выглядело прилично и читаемо?
Для факса следует выбрать устойчивую чёткую гарнитуру (без тонких штрихов и изящных форм). Шрифт должен выдержать сканирование с последующей печатью при низком разрешении в 200 dpi и с искажениями от передачи сообщения. И с искажениями от передачи сообщения. Большинство гарнитур, происходящих от машинописных шрифтов, например Letter Gothiс и светлый Courier , не очень подходят для факсов. Не годятся и традиционные книжные шрифты вроде Caslon или Garamond , если они набраны кеглем ниже 14 пунктов.
Кроме того, следует избегать жирных линеек и рамок (они искажаются при передаче), шрифта мельче 9 пунктов; толстых линеек для письма (они лишь искажают рукописный шрифт, которому должны помочь); набора в самом низу страницы (иначе факс будет сканировать весь лись даже при небольшом размере текста). Постарайтесь оживить текст небольшими картинками: например, используйте изображение телефона, стрелки для обозначения "кому" и "от кого", маленький домик для адреса, указующий перст или треугольник как указатели в списках.

Многое из того, что говорилось о факсах, относится и к служебным запискам. Поскольку их обычно не передают по факсу, можно использовать более изящный шрифт. По сути дела, все книжные, журнальные и газетные шрифты прекрасно выглядят при качественной лазерной печати, если кегль набора не слишком мелкий.
Можно тряхнуть стариной и воспользоваться машинописными шрифтами, которые выглядят не так уж плохо. Попробуйте один из шрифтов с мощными засечками - Exelsior, Rockwell - или выберите нейтральную, объективную гарнитуру вроде FF Meta, Bell Gothiс или ITC Officina Serif. Если вы предпочитаете традиционный вид документа, используйте ITC Charter, Rеdeigh или Adonis .

Правила удобочитаемости применимы и к деловой переписке. Позаботьтесь о том, чтобы строки были относительно короткими (не более 10-ти слов), размещайте узкую колонку ближе к основному тексту в заголовках и адресе. Первое, что должен увидеть ваш адресат, - кому адресован документ, от кого он, о чём он и когда написан.

Существую цифры, более убористые и лучше читаемые, чем цифры из Helvetica, Times или другого встроенного системного шрифта. Цифры для таблиц должны иметь одинаковую ширину, иначе колонки из них не будут правильно выравниваться. В большинстве современных цифровых шрифтов имеются маюскульные (без верхних и нижних выносных элементов) цифры, которые так иногда и называют - табличными.

Обратите внимание на шрифты с более узкими, чем обычные, пропорциями: News Gothic, узкие начертания гарнитур Univers, Minion, Frutiger . Эти шрифты сделают ваши отчёты и таблицы необычными: они будут не только лучше смотреться, но и станут лучше читаться.

Документ по ГОСТу , основные требования, предъявляемые к текстовым деловым и научным бумагам вы можете, ознакомившись с ГОСТ 2.105-95. Это межгосударственный стандарт, в котором очень подробно и основательно изложено все, что касается тестовых документов. В нем даны общие положения и определение этого понятия и требования к различным видам таких документов. Требования к оформлению документов также изложены в ГОСТ Р 6.30-2003.

Сам текст, согласно действующим ГОСТам, печатайте на одной стороне листа писчей бумаги формата А4. Верхнее и нижнее поле должно быть равно 2 см, размер левого установлен 3 см, 1,5 см. Текст печатайте с полуторным интервалом между строк, красная строка печатается с интервалом 1,25 см. Используйте шрифт Times New Roman Cyr размером 14 пт.

Нумеруйте страницы арабскими цифрами, размещая их в нижнем колонтитуле, посередине страницы. Нумерация должна быть сквозной по всему документу. Используйте шрифт 10 пт. Титульный лист учитывайте при нумерации, но номер на нем не ставьте. Рисунки и иллюстрации, выполненные на отдельных листах, также учитывайте в общей нумерации и ставьте на них номер страницы.

Рисунки и иллюстрации должны быть пронумерованы. Их располагайте в тексте сразу после того, как они были упомянуты первый раз. Нумерация проставляется арабскими цифрами под рисунком, после слова «Рис.» или «Рисунок», посередине, она должна быть сквозной по всему документу.

Таблицы нумеруйте также арабскими цифрами сквозным образом в пределах всего документа. Под каждой таблицей пишите ее наименование после слов «Табл.» или «Таблица». Каждая обязательно должна быть расположена под ссылкой на нее в тексте. Заголовки граф и столбцов таблицы начинайте с прописных букв. Заменять кавычками повторяющиеся значения в таблице нельзя.

Все заголовки располагайте посреди строки, точка после названия не ставится. Отделяйте их от основного текста тройными интервалами сверху и снизу. Слова в заголовках переносить нельзя. В ГОСТе рекомендовано каждый новый раздел или главу начинать с новой страницы.

Источники:

ГОСТ 2.105-95 Общие требования к текстовым документам
какие должны быть поля в документах

Совет 2: Как составить приказ в соответствие с требованиями

В отличие от многих других делопроизводственных документов, приказ составляется по строгой, четко определенной форме. Его составление регламентируется общепринятой инструкцией по делопроизводству, а также соответствующей статьей трудового кодекса под названием «Общие требования к приказам».

Определите вид деятельности!

Прежде чем правильно составить , следует определить, к какому виду деятельности он будет относиться. Это связано с тем, что , регулирующие деятельность сотрудников предприятия, административные или хозяйственные вопросы несколько различаются. Внутри каждого из этих видов приказов трудовым законодательством устанавливаются свои сроки регистрации и хранения, а также используемые выражения и термины. При этом смешивать несколько разных тематик в одном приказе не рекомендуется.

Чтобы составить приказ правильно, разделите его на две части

Все приказы, в независимости от их содержания, на фирменном бланке предприятия. На нем указываются все его реквизиты, включая номер банковского расчетного счета. Любой приказ должен быть снабжен кратким заголовком, отражающим его суть, к примеру, «О взыскании» или «О начислении ». В среднем заголовок приказа должен содержать от 3 до 7 слов. Непосредственно текст приказа необходимо разделить на две части – констатирующую и распорядительную. В первой констатирующей части приказа излагаются те причины и факты, которые и стали основанием для его издания. Вторая, распорядительная часть приказа в обязательном порядке должна начинаться со слова ПРИКАЗЫВАЮ, причем именно заглавными буквами. Далее следует употреблять слово, отражающее действие, которое следует выполнить: , освободить, обязать и т.д.

Чтобы составить приказ правильно, указывайте ФИО упоминаемых в нем сотрудников

В соответствии с требованиями Трудового кодекса, все работники, упоминаемые , должны быть указаны с названием их и подразделения. Чтобы составить приказ правильно, необходимо полностью указать имя, фамилию и отчество сотрудников. Напоследок стоит отметить, что если при составлении приказа секретарь или руководитель предприятия опираетесь на НПА, то из него вполне можно использовать готовые фразы и предложения.

Видео по теме

Титульный лист – первая страница вашей письменной научной работы. Оформление титульного лист а требует соблюдения определенных правил, даже если это простой школьный реферат.

Инструкция

Уже достаточно давно принято письменные учебные работы в напечатанном виде. Если ваша , или вуз принимает работы, написанные от руки, требования к оформлению вашего труда все равно одинаковы для всех. Не указывайте на титульном лист е лишней информации. Если вы пишете от руки, не используйте ярких разноцветных чернил и приукрашенный стиль . И форма, и содержание должны быть строгими и четкими. Не используйте иллюстрации и фотографии, если это серьезная работа (иллюстрации допустимы на детских творческих работах, но не на рефератах, курсовых и дипломных проектах).

Если вы печатаете вашу работу на компьютере, установите необходимые поля, а также размер и стиль шрифта, стандартные для всей работы. Верхнее и нижнее поля установите по 20 мм, левое – 30 мм, правое – 10 мм. Общепринятый размер шрифта – 14 пунктов, стиль - Times New Roman. Название темы выделяйте не изменением или размера шрифта, а регистром букв. Печатайте все данные, не отступая с красной строки.

Установите центральное выравнивание строк для всех сведений, указываемых на титульном лист е, кроме данных о вас как об исполнителе работы и вашем , который будет проверять работу – эти сведения выравниваются по правому краю.

В центре наберите название темы вашей работы прописными (заглавными) буквами. Не ставьте слово «Тема» перед названием, а также не используйте знака кавычек.

Установите выравнивание по правому краю лист а и укажите вашу фамилию и инициалы, а также или курс. Ниже, тоже справа, укажите данные того, кто является вашим руководителем (преподавателем) по предмету: его фамилию и инициалы, должность, ученую степень.

В конце строки точки на титульном лист е не ставьте.

В официальных документах лучше использовать стандартный тип и размер шрифта (Times New Roman либо Arial, размер – 14).

Пробелы кажутся неважными, но, если они поставлены в нужных местах, текст смотрится красивее, и смысл более понятен. Перед точками, запятыми и другими знаками препинания пробелы не ставятся. Зато обязательно ставятся после них.

Пробелом нужно разделить цифру от любой единицы измерения, будь это тонна, сантиметр, знак процента (%) или знак градуса.

Часто путают тире и дефис . Так вот, дефис (короткий знак, минус) ставится между двумя цифрами (например, 2-3), а также при разделении частей слова (из-за, какой-либо). Пробелы между знаком и дефисом никогда не ставятся.

Тире (длинное) ставится между словами в предложении, например, перед словом «это» или вместо него. Тире от слов отделяется пробелами.

Существуют общепринятые сокращения слов, такие, как см, км, кг и т.д. Точки после них ставить не нужно, конечно, если это не конец предложения.

Поля с левой стороны любых документов должны быть больше, чем остальных, потому что именно слева документы подшиваются в папку.

Оформление отступа красной строки и расстановка переносов не всегда требуются, но с ними текст будет смотреться более красивым и аккуратным, в нем легче ориентироваться.

Заголовки лучше выделить полужирным начертанием или заглавными буквами, это тоже придаст документу привлекательность.

Видео по теме

Выполнение реферата - процесс, с которым за время учебы приходится сталкиваться, как школьникам, так и студентам. Такое исследование представляет собой подробно изложенный материал из множества источников (причем, чем больше таких источников будет - тем лучше) на заданную тему.

В данной статье будут рассмотрены все вопросы, касающиеся того, как оформить текст доклада: "Каким шрифтом писать реферат?", "Какой должен быть интервал между строками?", "Какими должны быть поля по ГОСТу 2017?" и многие другие.

Также специалисты портала оказывают услуги по написанию студенческих и школьных работ: рефераты, контрольные, курсовые и дипломы.

Правила для написания реферата

Тема исследования может быть любой - в зависимости от предмета, по которому оно выполняется. Но даже в случае, если автор реферата потратил много времени на изучение литературы и написал информативную работу - это не гарантирует получение хорошей оценки.

Чтобы выполненный доклад был оценен по достоинству, его автору необходимо соблюсти несколько правил. Одним из них является написание реферата по ГОСТу. ГОСТом называется документ, включающий в себя ряд требований, относящихся к:

Структуре работы - каждый доклад должен состоять из определенных элементов: титульника, содержания, вводного раздела и многих других. Отсутствие какого-либо обязательного структурного элемента в исследовании считается грубейшей ошибкой.
Ее тексту - он должен быть определенного размера, стиля и цвета. Кроме того, текст исследования должен быть правильно расположен на странице.
Объему каждой части. Так, вводный раздел должен составлять примерно 1,5 страницы, а заключительный – около 1 страницы.
Оформлению материалов, используемых в процессе написания доклада - графических или табличных. Эти материалы еще называют "приложения".
Выполнению различных частей доклада - к некоторым разделам применяются особые требования оформления. Одним из них является перечень используемых источников.
Формату используемых листов бумаги – при написании исследования необходимо использовать листы А4 книжной ориентации. Исключением является часть, именуемая «Приложения» – иногда (если рисунок или чертеж – большой по размеру) разрешается использовать листы большего формата и применять альбомную ориентацию.

Также существуют и другие параметры. Как правило, они прописываются в методическом пособии, которое учащийся получает на руки от преподавателя.

Любой реферат, как и другие научные работы, необходимо писать, используя шрифт Times New Roman. Цвет текста доклада должен быть только черным. Использование других цветовых решений - не допускается. Размер текста зависит от того, что именно им пишут. Так, текст самой работы должен быть 14 размера, ее заголовки оформляются 18, а подзаголовки - 16 размером.

Многие авторы рефератов или других научных работ пытаются увеличить объем исследования, изменив размер шрифта на больший. Такой подход является в корне неверным и обязательно будет замечен проверяющим, а доклад - отправлен на доработку.

Что пишется прописным шрифтом?

Некоторые элементы текста доклада необходимо выполнять прописью. Это:

Слово «РЕФЕРАТ» в титульнике.
Названия глав (без точки).
Наименование темы исследования (в титульнике).

Интервал между строками

Для написания текста исследования необходимо использовать интервал, равный 1,5. Увеличение этого параметра также недопустимо. В случае с заголовками и подзаголовками интервал меняется.

Так, расстояние между заголовком и основным текстом доклада должно быть три четверти от стандартного интервала, а расстояние между заголовком и подзаголовком - в два раза больше стандартного интервала.

Абзацный интервал

Безусловно, при написании работы, текст необходимо будет делить на абзацы. Каждая новая мысль - это новый абзац - таким образом вы сможете создать правильную и разборчивую структуру текста. Расстояние между абзацами должно равняться 6. Каждый такой абзац обязательно должен выполняться с красной строки (отступ - 1,27 см).

Выравнивание

Правильно выровнять текст - также очень важно при выполнении реферата. Выравнивание текста в работе должно быть"по ширине". Все заголовки выравниваются "по центру", а подзаголовки - "по левому краю".

Немного другая ситуация с титульником доклада. В данном случае наименование учебного учреждения, тема, год написания и город выравниваются «по центру», а информация об авторе и проверяющем – «по правому краю».

Отступы

Как располагать текст на листе?

Текст вашей работы должен нужно печатать только с одной стороны листа. Другая его часть должна оставаться чистой. В противном случае - работа будет не принята.

Где взять хороший пример оформления доклада? Чтобы оформить документ быстро, можно воспользоваться готовым примером. Такой образец можно найти в Интернете. При поиске примера очень важно, чтобы он соответствовал всем требованиям, приведенным ранее.

Оформление реферата – это неотъемлемая составляющая написания хорошего исследования, с которой приходится сталкиваться каждому учащемуся школы, университета, колледжа или любого другого учебного учреждения. Для того, чтобы оформить доклад корректно, необходимо ознакомиться с ГОСТом – узнать нужную структуру, необходимый шрифт при написании реферата, а так же другие, не менее важные, параметры. Эти требования можно найти в методическом пособии, сети Интернет или прочитать о них в данной статье.