Подотчетные лица – это сотрудники фирмы, которым разрешено получать денежные средства организации через кассу и (или) безналичным путем с целью оплаты расходов для осуществления предприятием своей деятельности и непосредственно связанных с деятельностью работодателя.
Кто является подотчетным лицом
При этом подотчетным лицом является штатный сотрудник компании или человек, работающий по гражданско-правовому договору (п. 5 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).
Известно также, что он улучшает творчество и инновации, потому что работник больше инвестирует в будущее организации. Кроме того, между этими тремя значениями и характеристиками высокой производительности существует прочная связь. Владение - это инициатива и правильное решение для бизнеса. Речь идет о взятии на себя ответственности за результаты и не предполагать, что это не чья-то ответственность. Как минимум, принятие права собственности означает, что если вы признаете, что что-то имеет существенное значение для достижения результатов, вы берете инициативу, чтобы привлечь ее к нужным людям.
Список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет
При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.
Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ - инструкция по расчетам с подотчетными лицами, так и раздел в положении о документообороте в организации.
Он признает, что другие члены команды зависят от результатов вашей работы и не хотят их подводить. Речь идет о хорошем, открытом, активном общении, чтобы информировать членов команды о статусе ваших обязательств, потому что вы уважаете, что результаты вашей работы напрямую влияют на их способность выполнять свои собственные обязательства.
День становится неделю, неделя в месяц. Если это произойдет один раз, это будет немного более приемлемым для того, чтобы это произошло снова. Ваша задержка становится задержка вашей команды. Планируется, что работа, на которую они планировали, повлияла, и эта работа потенциально имеет дальнейшие побочные эффекты. Сообщение,, объясняет урок пунктуальности в канадской лыжной команде: когда вас ждут 10 человек, если вы опаздываете на 2 минуты - это не просто потеряно 2 минуты - команда потеряла 22 минуты.
Оформление операции по выдаче денежных средств под отчет
Для выдачи денег бухгалтерия оформляет по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (п. 6 Указания N 3210-У).
Список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет
Толерантность пропущенных сроков, отсутствие пунктуальности и незавершенной работы имеет тенденцию делать это поведение «неважным». Люди узнают, что реальный срок - неделя от опубликованного; что постоянное опоздание на 10 минут для встречи является нормой; что под-парная работа приемлема в интересах «сделать это». Совокупное воздействие на организацию может быть существенным.
Исследования последовательно утверждают, что лидеры бизнеса теряют самое большое удовольствие, когда плохое исполнение не рассматривается, а бедные исполнители могут продолжать без последствий. Важным шагом здесь является преодоление значимых целей и измеримых показателей для всех в организации.
Отметим, что Форма N КО-2 расходного кассового ордера обязательна к применению.
Срок выдачи денежных средств под отчет
Ограничений для срока выдачи денег под отчет не установлено.
Как правило, его фиксируют в ЛНА (например, в упомянутых ранее положении о документообороте в организации или инструкции по составлению авансового отчета). Сформулировать норму об этом можно так.
Цели обеспечивают ясные ожидания для всех в ожидании. Чем меньше места для двусмысленности, тем лучше, поэтому цели должны быть конкретными и измеримыми. В командной среде это особенно важно из-за зависимости от работы друг друга и экспоненциального воздействия, не отвечающего ожиданиям.
Одна из главных причин, по которой мы не можем выполнить наши обязательства, состоит в том, что мы слишком много нажимаем на нашу тарелку и не фокусируемся на ключевых приоритетах. Поэтому цели должны быть реалистичными. Во-первых, показывая номер объявления собственности. Каждая цель должна быть поддающейся измерению, и совместное использование этого - отличный способ продемонстрировать приверженность результату и сообщить ясное ожидание другим членам команды.
Пример. Ограничение срока, на который выдаются деньги под отчет, в ЛНА.
Лицам, направляемым в командировку, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок командировки.
Лицам, осуществляющим хозяйственные и иные расходы в интересах организации, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок 30 рабочих дней.
Во-вторых, отображение чисел создает определенную конкуренцию на рабочем месте. Отсутствие цели, которая открыто делится с командой, приводит к тому, что мы удваиваем следующий период, чтобы добиться большего успеха. В-третьих, выявление целей помогает людям сосредоточиться на приоритетах.
Собственность заключается в том, чтобы взять на себя ответственность и взять на себя инициативу независимо от того, является ли ваша ответственность явно вашей. В групповых условиях существует тенденция к распространению ответственности, при которой человек с меньшей вероятностью возьмет на себя ответственность за действия или бездействие, когда другие присутствуют. Возможно, это не ваша ответственность - есть кто-то более старший на собрании или в команде, но это то, где приобретать собственность становится важным.
Подотчетные деньги и "зарплатные" налоги
Выданные под отчет деньги не являются доходом работника, следовательно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Однако на практике все не так просто.
Так, согласно разъяснениям контролирующих органов, если деньги, полученные работником под отчет, не будут возвращены в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму необходимо начислить (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В609, от 19.12.2014 N 17-3/В-618).
Наращивать доверие через поддержку и поддержку
Владение этим аспектом вашей культуры является ключевым, так что другие могут принять такое же отношение. В средах с низким уровнем доверия люди быстро сосредоточены на вине, а не на решении. В условиях высокой степени доверия люди сосредоточены на решении, а не на вине.
Так что воздайте хвалу, где хвалятся, чтобы укрепить доверие к вашим сотрудникам, чтобы люди не боялись что-то делать. Есть возможность учиться у него и искать коучинга или поддержки для обеспечения будущего успеха. В этом случае человек хорошо справляется со своей работой. Вам просто нужно быть откровенным и активным в своем общении с ним.
В дальнейшем сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть или вернуть при условии, что работник вернет деньги или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.
Что касается НДФЛ, включение в налогооблагаемую базу денежных средств, полученных под отчет, возможно при отсутствии доказательств их расходования (отсутствие подтверждающих первичных документов).
Об этом писали такие популярные книги. Эта фраза широко использует пассивный голос. Неужели человек, высказывающий это желание, хочет покрыть свою собственную кожу, или они являются частью системы, которая не способна удерживать кого-либо, ответственного за свои действия?
Он признает проблемы только после того, как они были обнаружены, не несет за них никакой ответственности и пытается перейти от этих проблем, даже если кто-либо ничего не узнал. Когда сотрудники не несут ответственности за свои действия, это мешает любому учиться у них. Это заканчивает тем, что увековечивает эти проблемы, пока кто-то не придет и не укажет на эти проблемы.
К таким выводам пришел Президиум ВАС в Постановлениях от 05.03.2013 N 14376/12 по делу N А53-8405/2011, N 13510/12 по делу N А53-270/11.
В Определении ВС РФ от 09.03.2016 N 302-КГ16-450 арбитры также пришли к выводу, что при наличии ошибок в товарных чеках, приложенных к авансовым отчетам, подотчетные суммы необходимо включить в доход работника.
К ошибкам, в частности, судьи отнесли отсутствие информации, позволяющей определить, кто подписал чеки, отсутствие даты составления, незаполнение граф "Количество", "Цена товара", "Подпись продавца".
Это также создает культуру недоверия среди сотрудников. Раздел 666 предусматривает, что Правление обязано в качестве уполномоченного представителя предоставлять информацию о клиенте и делать учетную запись. Чтобы ответить на этот вопрос, вы должны сначала взглянуть на свои уставы. Обычно вы найдете здесь правило, которое дает информацию о вращении. Если, например, Исполнительный совет должен созвать общее собрание членов Совета директоров, и если он получит отчет о подотчетности или отчет Правления, это приведет к тому, что вы также должны подготовить годовой отчет.
Отметим, что судебная практика по вопросу удержания НДФЛ в ситуации, когда первичные документы оформлены с нарушениями, неоднозначна.
В частности, в Постановлении ФАС ПО от 01.04.2013 N А55-15647/2012 указано, что налоговый орган не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные обществом своим работникам под отчет, в доходы работников, тем более что не истек срок давности для взыскания этих сумм в судебном порядке.
Срок выдачи денежных средств под отчет
Что произойдет, если вы не сообщите? Вполне возможно, что в жизни председателя могут возникнуть ситуации, которые делают невозможным составление отчета о подотчетности. Независимо от причины, по которой вы не можете дать учетную запись, вы должны ожидать, что участники звонят в колокола, потому что подозревают, что что-то должно быть замято. Полезно здесь сделать правдоподобное заявление с приглашением Генеральной Ассамблее и указать, что доклад будет представлен или прочитан на следующем заседании.
Однако, учитывая позицию высших судебных инстанций, работодателям следует требовать от работников своевременного представления авансовых отчетов, а также быть внимательными при проверке прилагаемых к ним подтверждающих первичных документов.
На практике встречается (хоть и нечасто) ситуация, когда работодатель принимает решение не удерживать из зарплаты работника подотчетные суммы, по которым он не представил .
Оформление операции по выдаче денежных средств под отчет
Если, однако, отчет о подотчетности намеренно не возвращается или не возвращается должным образом, нарушается обязанность, которая может привести к увольнению Правления. Наконец, вы нарушаете основные положения Устава. Кроме того, может не быть в вашем смысле не делать учетную запись. Потому что: без отчета о подотчетности для Правления нет освобождения и, конечно же, освобождения от ответственности.
Всемирная туристская организация, именуемая в дальнейшем «Организация», учреждается в качестве международной межправительственной организации в результате трансформации Международного союза официальных туристических организаций. штаб-квартира. Место нахождения Организации является фиксированным и может быть передано в любое время по решению Генеральной Ассамблеи.
В этом случае не возвращенные работником подотчетные суммы признаются его доходом и, следовательно, облагаются:
Страховыми взносами (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609);
НДФЛ (ст. 210 НК РФ, Постановление ФАС ЗСО от 19.02.2014 N А45-25321/2012).
Если организация на УСН
Для плательщиков УСН с объектом "доходы минус расходы" в налоговой базе при УСН отражаются только оплаченные расходы.
Основной целью Организации является поощрение и развитие туризма в целях содействия экономическому расширению, международному взаимопониманию, миру, процветанию и всеобщему уважению и соблюдению основных прав и свобод человека без различия расы, пола, языка или религии. Организация должна принять все необходимые меры для достижения этой цели.
Подотчетные деньги и "зарплатные" налоги
В целях достижения этой цели Организация обращает особое внимание на интересы развивающихся стран в области туризма. Чтобы подтвердить центральную роль, которую он призван играть в области туризма, Организация должна устанавливать и поддерживать эффективное сотрудничество с соответствующими органами Организации Объединенных Наций и их специализированными учреждениями. С этой целью Организация стремится наладить отношения сотрудничества и участия с Программой развития Организации Объединенных Наций в качестве участвующей организации, ответственной за осуществление Программы.
При перерасходе у организации возникает задолженность перед работником.
Поэтому неверно учитывать расходы до его погашения.
Расходы считаются оплаченными, когда организация выдала сумму перерасхода работнику.
Это подтверждает также Минфин России в Письме от 17.01.2012 N 03-11-11/4.
Как отмечено в Письме Минфина России от 17 января 2012 г. N 03-11-11/4, при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость может быть учтена в расходах в отчетном периоде погашения организацией задолженности перед работником.
Членство в Организации должно быть доступно. Членство в Организации открыто для всех суверенных государств. Другие государства могут стать действующими членами Организации, если их кандидатура будет одобрена Генеральной Ассамблеей большинством в две трети присутствующих и участвующих в голосовании Действительных Членов при условии, что большинство составляют большинство действующих членов Организации.
Членство в Организации открыто для всех территорий или групп территорий, которые не несут ответственности за свои международные отношения. Территории или группы территорий могут стать ассоциированными членами Организации, если их заявление получает предварительное одобрение от государства-члена, которое берет на себя ответственность за свои международные отношения, которое также заявляет от их имени, что эти территории или группы территорий принять Устав Организации и принять обязательства, присущие членству.
Поэтому если организация рассчиталась с подотчетником, выполнила прочие условия и имеет подтверждающие документы, то можно списать всю сумму расходов.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .
Подотчетные лица: подробности для бухгалтера
- Расчеты с подотчетными лицами
Расходование подотчетных денежных средств, полученных подотчетным лицом, а также доказательств, подтверждающих оприходование... . Несвоевременный возврат подотчетным лицом неизрасходованной суммы. Нередки ситуации, когда подотчетное лицо не возвращает в... . Несвоевременный возврат учреждением подотчетному лицу перерасхода. Срок выплаты подотчетному лицу перерасхода устанавливается руководителем учреждения...
Ассамблея утверждает такие кандидатуры большинством в две трети присутствующих и участвующих в голосовании членов, при условии, что большинство составляют большинство фактических членов Организации. Когда ассоциированный член Организации становится ответственным за осуществление своих международных отношений, он имеет право стать членом Организации посредством официальной письменной декларации, в которой он уведомляет Генерального секретаря о том, что он принимает Устав Организации и принимает обязательства, присущие статусу члена.
- Изменения в учете расчетов с подотчетными лицами
... (ф. 0504833). Если подотчетное лицо признано неплатежеспособным Приказом Минфина РФ... неплатежеспособным дебитором может быть и подотчетное лицо, имеющее просроченную задолженность перед... балансом. Списание дебиторской задолженности подотчетных лиц с баланса отражается следующей бухгалтерской... связанных с отражением расчетов с подотчетными лицами, можно выделить следующее: изменение... подотчетного лица, признанного неплатежеспособным; введение проводок для отражения расчетов с подотчетными лицами...
Членский состав Организации открыт для международных, межправительственных и неправительственных организаций, занимающихся вопросами специализированного туристического интереса, а также для торговых организаций и ассоциаций, деятельность которых связана или охватывает сферу деятельности Организации.
Другие международные, межправительственные и неправительственные организации, занимающиеся вопросами специализированного туристического интереса, могут стать членами Организации при условии, что их заявление о членстве представляется в письменной форме Генеральному секретарю и утверждается Ассамблеей большинством в две трети присутствующих и участвующих в голосовании членов, при условии, что большинство составляют большинство членов Организации.
- Расчеты с подотчетными лицами: недочеты в первичных документах
Документом, которым оформляются расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Именно на... к авансовому отчету, подтверждают приобретение подотчетным лицом товаров, работ, услуг в... хозяйственной операции. Кроме того, поскольку подотчетное лицо получало наличные денежные средства от... на основании справки-отчета, составленной подотчетным лицом. Однако суды посчитали недоказанным, что... учету организацией) безвозмездно и что подотчетные лица получали экономическую выгоду. Аналогичным образом...
- Важные вопросы о выдаче авансов подотчетным лицам
Актами порядок выдачи авансовых платежей подотчетным лицам. О том, каковы основные... актами порядок выдачи авансовых платежей подотчетным лицам. О том, каковы... бухгалтерия имеет право выдать аванс подотчетному лицу. Сотрудник, получивший под отчет... счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Важно также отметить, что... Организация может выдать наличные средства подотчетному лицу несколькими способами: наличными в... компании на зарплатную банковскую карту подотчетного лица. Такая возможность прописана в...
- Учет расчетов с применением платежных карт
Физические лица – подотчетники. Обеспечение подотчетных лиц учреждения денежными средствами с использованием... уполномоченным работникам (то есть подотчетным лицам). На основании таких заявлений... денежных средств с карты подотчетным лицом учреждения Уполномоченное (подотчетное лицо) учреждения, на которое...) на карту подотчетным лицом неиспользованных сумм При возврате подотчетным лицом неиспользованных средств на... 10н) Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами с использованием банковских карт, ...
- Инвентаризация расчетов с персоналом
; - 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Инвентаризация расчетов по начислению... НДФЛ), 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (при удержании неиспользованной... расчетов с подотчетными лицами В ходе инвентаризации необходимо проверить отчеты подотчетных лиц по выданным... лиц руководящего состава, уполномоченных поручать подотчетным лицам производить траты в интересах работодателя... ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и...
- Внесены изменения в порядок ведения кассовых операций
Авансу. Отметим, что полный отчет подотчетного лица предполагает представление авансового отчета с... -У исключена норма, запрещающая выдачу подотчетному лицу наличных денег при непогашенной сумме... осуществляться на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. Указанное... учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица. В этом документе должны быть... может служить не только заявление подотчетного лица, но и распорядительный документ учреждения...
- Возможно ли использование личной "зарплатной" карты для перечисления денежных средств под отчет?
Оформления бухгалтерских документов при использовании подотчетным лицом перечисленных ему средств не... ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме... для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. ... бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих... неиспользованный аванс должен быть возвращен подотчетным лицом. В случае нарушения работниками...
- Расчеты с использованием банковских карт
Расчеты с подотчетными лицами. При использовании таких карт подотчетные лица могут обеспечиваться... денежных средств с карты подотчетным лицом учреждения. Уполномоченное (подотчетное лицо) учреждения, на которое...) на карту подотчетным лицом неиспользованных сумм. При возврате подотчетным лицом неиспользованных средств на... банковских карт уполномоченным работникам (подотчетным лицам) учреждениям необходимо принять во... карт. Иными словами, карты подотчетных лиц предназначены для осуществления расчетов, ...
- Что будет, если в подотчете надолго зависают суммы?
Срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по полученным им... и условия выдачи денежных средств подотчетному лицу на расходы, связанные с... выдача производится по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и... проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной... по НДФЛ при выдаче денег подотчетному лицу возникают в ситуациях, когда... невозврата лицом подотчетных сумм у подотчетного лица возникает доход в денежной...
- Обзор изменений в бухгалтерском учете бюджетных организаций с 2016 года
157н установлено, что учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных... Сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах расчетов с подотчетными лицами согласно утвержденному... им лицом) авансовому отчету подотчетного лица и прилагаемых к отчету документов... числе по решению суда; задолженности подотчетных лиц, своевременно не возвращенным (не... учреждением были произведены оплаты; задолженности подотчетных лиц, своевременно не возвращенной (не удержанной...
- Учет расходов на платную парковку служебного автомобиля. Пример
Организации; - либо через подотчетное лицо наличными (как правило, подотчетным лицом выступает водитель автомобиля). Договором... 71 Кредит 50 - выданы средства подотчетному лицу. Стоимость услуг можно включить в... выдаются при оплате наличными через подотчетных лиц. В случае если предприятие подтверждает...
- Депонирование заработной платы
Приказе учреждения как подотчетное лицо. Действующий порядок расчетов с подотчетными лицами уточните в статье... 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате» ... работникам структурного подразделения через раздатчика (подотчетное лицо) 302 11 830 «Уменьшение... 660 «Уменьшение кредиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате» ... Учет расчетов с подотчетными лицами» не используется. Расчеты с подотчетным лицом закрываются до...
- Упрощен порядок ведения кассовых операций
РКО оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и... , индивидуального предпринимателя. То есть заявление подотчетного лица в этом случае необязательно. Оно... проводиться при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под...
- Порядок перечисления организацией денежных средств под отчет и на командировочные расходы на "зарплатные" карточки сотрудников
И условия выдачи денежных средств подотчетному лицу на расходы, связанные с... работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением... 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме... при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной... срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по полученным им... , определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами, как и сам способ...
Почти в любой организации существует необходимость в осуществлении расчетов с подотчетными лицами. Соответственно, практически каждая бухгалтерия, так или иначе, сталкивается с оформлением и бухгалтерским учетом таких расчетов.
Подотчетными лицами называют сотрудников организации, которым выдаются денежные суммы, для произведения расчетов и расходов в интересах выдавшей их организации.
В дальнейшем эти сотрудники должны представить отчет о произведенных расходах. То есть денежные средства выдаются им «под отчет».
Деньги, выданные подотчетным лицам, являются подотчетными суммами.
Подотчетными суммами могут оплачиваться:
1. Хозяйственные нужды (или хозяйственные расходы):
- ОС и МПЗ;
- Канцелярские расходы;
- почтовые расходы;
- проездные документы;
- и тому подобное.
3. Командировочные расходы:
- расходы на проезд до места назначения и обратно,
- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
- расходы на провоз багажа,
- расходы по найму жилого помещения,
- расходы по оплате услуг связи,
- расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз,
- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту,
- суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм,
- сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы.
Выдача подотчетных сумм производится на основании письменного заявления сотрудника, подписанного руководителем компании.
После осуществления расходов подотчетных средств, сотрудники обязаны в установленные сроки отчитаться перед организацией, представив в бухгалтерию компании авансовый отчет и приложив документы, подтверждающие произведенные им расходы.
При возникновении перерасхода, сотруднику возвращают сумму перерасхода.
Остаток неизрасходованных подотчетных сумм возвращается в кассу организации.
С 2012 года вступило в действие новое «Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 №373-П, утвержденное ЦБ РФ.
Данное Положение внесло некоторые изменения в порядок наличных расчетов с подотчетными лицами, которые бухгалтеру необходимо учесть в своей работе.
Ниже будет рассмотрен порядок бухгалтерского учета выдачи под отчет денежных средств сотрудникам компании, действующий в 2012 г.
РАСЧЕТЫ НАЛИЧНЫМИ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В 2012 г .
Порядок осуществления наличных расчетов в РФ регламентируется Положением Центробанка №373-П.
В соответствии с п. 4.4. Положения №373-П, для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица (ИП), сотруднику под отчет оформляется расходным кассовым ордером.
При этом сотрудник, как подотчетное лицо, обязан составить письменное заявление в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм.
Данное заявление должно содержать собственноручную надпись руководителя компании о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются.
В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителем компании.
Такой порядок действует с 01.01.2012 г.
Раньше наличные денежные средства выдавались под отчет сотрудникам на основании приказа руководителя, утверждающего перечень подотчетных лиц с указанием сроков, в которые они должны отчитаться за эти средства.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов.
Если в установленные сроки сотрудник авансовый отчет не представил, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника в соответствии со ст.137 Трудового кодекса.
Обратите внимание: Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Приказом, утвержденным руководителем организации устанавливаются сроки:
- проверки авансового отчета бухгалтерией,
- утверждение отчета руководителем,
- окончательный расчет по авансовому отчету.
РАСЧЕТЫ БЕЗНАЛИЧНЫМИ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В 2012г.
В настоящее время все большую популярность приобретают безналичные расчеты с подотчетными лицами.
Во первых, при безналичных перечислениях нет нужды сотруднику каждый раз писать заявление о выдаче под отчет денежных средств, во вторых - нет нужды заниматься кассовыми документами, в третьих - не нужно снимать с расчетного счета денежные средства на хозяйственные расходы.
Кроме того, выдача под отчет по безналу, удобна при нахождении сотрудников в командировках в других городах.
Однако при использовании такого метода возникают некоторые трудности.
Не смотря на то, что действующее законодательство не содержит запрета на перечисление подотчетных средств на личные счета и пластиковые карты сотрудников, многие обслуживающие банки отказываются перечислять денежные средства сотрудникам с формулировкой «выдано под отчет».
Банки ссылаются на письмо ЦБ РФ от 18.12.06г. № 36-3/2408, в котором говорится, что «Нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации».
При этом Центробанк ссылается на утративший силу Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993г. №40, отмечая, что согласно п.10, п.11 Порядка, выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами.
Учитывая сегодняшнюю тенденцию минимизации наличных денежных расчетов и максимизации безналичных (для усиления государственного контроля), такая позиция обслуживающих банков представляется не последовательной.
При этом, согласно п.2.5 «Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт», утвержденного Банком России 24.12.2004г. №266-П:
Клиент - юридическое лицо (ИП), осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:
- Оплата расходов в валюте РФ, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов, на территории РФ.
- Иные операции в валюте РФ на территории РФ, в отношении которых законодательством РФ, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение.
Они связаны с переквалификацией денежных средств, перечисленных как подотчетные в заработную плату.
Налоговые органы при проведении проверки на такие суммы могут доначислить страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы.
Чтобы не вступать в конфликты с налоговыми органами и минимизировать налоговые риски, организации могут обезопасить себя следующим образом:
- Отразить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета организаций возможность перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм с использованием любых реквизитов сотрудников.
- Четко указывать назначение платежа именно как «перечисление подотчетных средств» и настаивать на своей позиции, в случае, если обслуживающий банк попытается изменить назначение платежа.
- Своевременно и в полном объеме вести учет авансовых отчетов и приложенных к нему подтверждающих документов.
При оформлении отчета о расходовании подотчетных сумм, выданных сотруднику, используется унифицированная форма «Авансовый отчет» (форма №АО-1).
Форма данного документа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001г. №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет».
Авансовый отчет составляется подотчетным лицом в одном экземпляре. И предоставляется для последующей обработки в бухгалтерию вместе с документами, подтверждающими произведенные расходы.
В авансовом отчете необходимо указать все документы, подтверждающие произведенные расходы и суммы затрат по ним.
Такими документами могут быть:
- Товарный чек,
- Кассовый чек,
- Товарная накладная,
- Счет фактура (это позволит принять к вычету НДС, с произведенных подотчетным лицом расходов),
- Акт выполненных работ (оказанных услуг),
- Командировочное удостоверение,
- Квитанция,
- Транспортные документы,
- и любые другие подтверждающие документы.
- целевое расходование подотчетных сумм,
- наличие и правильность оформления документов, подтверждающих произведенные расходы.
В случае, если подотчетному лицу выдавались денежные средства в иностранной валюте в соответствии с действующим законодательством, в авансовом отчете проставляются так же данные, относящиеся к иностранной валюте.
В противном случае, эти графы не заполняются.
После проверки и заполнения авансового отчета бухгалтером, его передают на утверждение руководителем организации.
После утверждения авансового отчета руководителем, бухгалтерия производит списание подотчетных денежных средств с сотрудника.
Сумма неиспользованного аванса вносится подотчетным лицом в кассу организации, а суммы перерасхода - возвращаются сотруднику.
Пример заполнения авансового отчета
НЕКОТОРЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ ПРОИЗВЕДЕННЫЕ ПОДОТЧЕТНЫМ ЛИЦОМ РАСХОДЫ
В соответствии со ст.252 Налогового кодекса, расходы организации должны быть обоснованны и документально подтверждены. Данное требование относится и к расходам, произведенным для организации подотчетными лицами.
Ниже мы рассмотрим некоторые Письма Минфина, касающиеся документов, подтверждающих расходы, произведенные подотчетным лицом.
1. Документы, подтверждающие расходы по оплате проездных документов (билетов) и услуг гостиницы.
В своем Письме от 10.11.2011г. №03-03-07/51, Минфин указал перечень документов, необходимых для подтверждения расходов по оплате проездных документов командированными сотрудниками.
«При направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются:
- чек контрольно-кассовой техники;
- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;
- подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;
- или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.»
Обратите внимание: Командированные сотрудники не должны забывать о документах, подтверждающих оплату произведенных расходов (чеках ККТ и слипах).
2. Как подтвердить расходы, если оформляются электронные проездные документы.
Порядок подтверждение расходов при оформлении электронных билетов раскрыт в Письме Минфина от 27.02.2012г. №03−03−07/6:«В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.
Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.»
3. Какие документы необходимы для подтверждения расходов в виде суточных, выданных командированному сотруднику.
Расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. Именно такой точке зрения придерживается Минфин в своем Письме от 11.11.2011г. №03-03-06/1/741.
«Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение).
В соответствии с пунктом 11 Положения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 Положения.
Согласно пункту 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 Положения.
Принимая во внимание то, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, вместе с тем срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением, считаем, что расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется.»
ПОРЯДОК БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
После составления, подписания и утверждения авансового отчета данные о хозяйственных операциях необходимо отразить в регистрах бухгалтерского учета.
При этом следует ориентироваться на План счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденный Приказом Минфина от 31.10.2000г. №94н.
В соответствии с этим документом, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
На основании авансовых отчетов бухгалтер делает следующие проводки в регистрах бухгалтерского учета:
1. Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Кредит счета 50/51 (счета учета денежных средств)
- выданы под отчет денежные средства на расходы сотруднику.
2. Дебет счета 20/25/26/44 (счета учета расходов)
- учтены расходы, произведенные сотрудником в интересах организации.
3. Дебет счета 08/10/41 (счета учета материальных ценностей)
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
- оприходованы внеоборотные активы (ОС), МПЗ, товары.
4. Дебет счета 60/76 (счета учета расчетов)
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - сотрудником погашена задолженность перед контрагентами.
5. Дебет счета 50 «Касса»
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - сотрудником возвращены в кассу не использованные подотчетные суммы.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются со счета 71:
1. Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
- не возвращенные своевременно работником подотчетные средства списаны на недостачи.
2. Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
- если не возвращенные в срок подотчетные суммы могут быть удержаны из зарплаты сотрудника.
3. Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - если не возвращенные в срок подотчетные суммы не могут быть удержаны из зарплаты сотрудника.
Обратите внимание: Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме , выданной под отчет.
