Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде .

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах , между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

• Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
• В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
• Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
• Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

Акт приема-передачи дел - это документ, предназначенный для официальной регистрации факта передачи обязанностей и должности от одного сотрудника другому при увольнении, уходе в отпуск или переводе в другой филиал/отдел. Составление происходит в несколько шагов:

1. Создание специальной комиссии: Назначение приемника и полная проверка текущей документации/качества работы. На этом этапе выявляются всевозможные ошибки и нарушения, допущенные уходящим сотрудником. Позднее они будут перечислены в акте и обработаны назначенным на должность лицом. В случае обнаружения серьёзных просчётов/недостач вопрос выносится на более высокий уровень, после чего назначается повторная, углублённая проверка всей документации и проделанной работы;
2. Подготовка документации и текущих задач к передаче: На этом этапе новый сотрудник обучается, принимает все дела и должностные инструкции, получает рекомендации и ответы на все возможные вопросы. Комиссия проверяет успешность прохождения обучения и принимает решение о переходе к следующему шагу.
3. Оформление акта приема передачи дел: На основании полученных данных заполняется тело документа, и выставляются подписи всех участников процесса. После этого передача считается завершённой.

Количество экземпляров определяется численностью заинтересованных сторон. Обычно, документ составляется для личного дела и для отдела кадров, т. е. в двух экземплярах.

Что же касается составления акта при уходе сотрудника (например, главного бухгалтера или руководителя ТСЖ) в отпуск, то процесс, аналогичен описанному выше, и для оформления используется один тот же образец. Разница лишь в том, что должность сдаётся на время и ошибки, допущенные в ходе работы, могут быть исправлены тем же сотрудником по возвращении из отпуска.

Важно! Для корректного оформления, с точки зрения законодательства, форму акта необходимо утвердить в учредительных документах и подготовить соответствующий приказ о порядке передачи дел и должности между сотрудниками.

Так как это особый случай, рассмотреть его стоит отдельно. Во время увольнения главного бухгалтера проверкой занимается не только комиссия и приемник, но и специальная аудиторская компания или группа сотрудников. Во внимание принимаются все важные для организации процессы и документы:

• Соответствие формы заполнения бухгалтерских документов стандартам предприятия;
• Корректный учёт движения ДС, наличие необходимых документов, подходящие условия хранения наличности, своевременность регистрации всех операций;
• Корректность учёта взаиморасчётов
• Правильность начисления амортизации и допустимое состояние основных средств;
• Корректный учёт имущества организации: своевременность проведения инвентаризации, наличие подписей главного бухгалтера, полнота учёта, состояние имеющегося имущества;
• Правильность и своевременность расчётов с сотрудниками. Корректность оформления личной документации
• Все вопросы, касающиеся налогового учёта и взаимодействия с гос. органами;
• Надлежащее хранение бухгалтерских архивов и прочей документации;

Информация по каждому вышеперечисленному пункту заносится в акт приема-передачи дел, где свои подписи проставляют все члены комиссии, увольняющийся и вновь назначаемый главный бухгалтер, глава организации. Данный образец содержит унифицированную форму, официально утверждённую законодательством РФ:

Стоит также упомянуть, что акт приема-передачи используется и для обмена судебными делами между государственными органами судебного аппарата. Для составления подобного вида документа используется следующий образец:

Передача дел при смене руководителя товарищества собственников жилья

Как и любая другая организация, ТСЖ назначает и периодически переизбирает руководство, в связи с чем имеет место вопрос освоения должности новым сотрудником. Общая последовательность действий при смещении руководителя аналогична описанной выше ситуации (при увольнении). Специально созданная комиссия из трёх членов правления ТСЖ проводит комплексный аудит и регистрирует все недочёты, в том числе расхождения в вопросах инвентаризации и состоянии имущества. В случае раскрытия серьёзных нарушений, вопрос выносится на рассмотрение общего собрания.

Акт о передаче-приеме дел составляется при освобождении должности по причине увольнения работника, перевода на другую работу и т.д.

Основанием для его составления являются распорядительные документы о причинах передачи-приема дел. Акт составляется комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Фамилии членов комиссии и присутствующих лиц указываются в акте в алфавитном порядке.

В тексте акта описываются проделанная работа и ее результаты. Как правило, он состоит из перечня конкретных пунктов. Количество экземпляров акта о передаче-приеме определяется количеством заинтересованных сторон. Все дополнения к нему оформляются в виде приложения. Акт скрепляется подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, членов комиссии и передается на утверждение руководителю организации.

При передаче-приеме дел установлено (указать несоответствие описи, отсутствие документов, записей и т.д.):

При уходе со службы по собственному желанию или увольнению по любой другой причине главного бухгалтера или другого материально ответственного лица – это может вызвать нарушение работы дочернего филиала или всего предприятия целиком. Чтобы подстраховаться, и уменьшить возможные последствия стараются документально оформить и произвести передачу дел, даже если замены для увольняющегося работника еще нет. В этой статье мы постараемся рассмотреть, что же представляет собой акт передачи дел при увольнении и как он должен правильно составляться.

В существующем законодательстве Российской Федерации практически ничего не упоминается об организации, каких бы то ни было действий, на момент увольнения главбуха или же просто рядового материально ответственного сотрудника предприятия или его филиала. В связи с этим необходимый пакет документов руководитель предприятия устанавливает самостоятельно. Однако, как правило, при этом, обязательно создается акт приема передачи документов при увольнении и ряд дополнительных документов:

1. Регистрация приказа о приеме – передаче;
2. Проведение полной инвентаризации, как бланков строгой отчетности, так и активов, обязательств;
3. Выполнение полной проверки учета;
4. Собственно, произведение самой передачи;
5. И в заключение – составление и подписание сторонами акта приема – передачи дел.

Когда на момент увольнения работника берется новый сотрудник, то все обязанности переходят непосредственно ему. Если же новый сотрудник не принят на замещение вакантной должности, то все дела и функциональные обязанности увольняющегося ложатся на другого работающего сотрудника, либо на директора филиала с возложением на него дополнительных, необходимых обязанностей и полномочий. Все назначения должны строго сопровождаться приказами или распоряжениями по предприятию или филиалу. В момент принятия на вакантную должность нового сотрудника дела и обязанности, выполняемые ранее подменяющим сотрудником – переходят к нему. Хотелось бы отметить, что передача всех дел должна происходить в день взятия нового сотрудника на работу.

Акт о передачи дел оформляется и по причине увольнения с должности работника, при переводе его на другую работу и т.д. Базой, для составления данного акта, служат различные распорядительные деловые бумаги о причине приема – передачи дел. Составляется акт членами комиссии, полный состав которой назначается и утверждается специальным приказом уполномоченного лица представителя руководства предприятия, если это филиал или самим руководителем. Полный список всех фамилий членов назначаемой комиссии и присутствующих на момент передачи дел людей оглашается в акте, согласно алфавитному порядку. В сопроводительном тексте акта подробнейшим образом передается вся проделанная работа и произошедшие действия.

Обычно акт приема передачи дел при увольнении имеет перечень определенных, конкретных пунктов. Общая численность экземпляров акта устанавливается количеством причастных сторон. Дополнения, которые сопутствуют акту, заполняются в виде дополнений к акту.

Акт приема передачи при увольнении закрепляется подписями, представителями принимающей и сдающей стороны, подписью председателя комиссии и всех членов назначенной комиссии. В завершение он передается на утверждение руководителю предприятия.

Документы, входящие в акт передачи дел при увольнении

Сам акт содержит целый ряд сопутствующих документов, в том числе и ссылку на приказ о передаче дел при увольнении, а так же список рабочих документов, показывающих полные обстоятельства финансового учета организации, или, как вариант аудиторской проверки.

Как минимум некоторое количество людей на предприятии являются непосредственно заинтересованными в составлении и подписании акта. К ним относятся: собственно сам руководитель предприятия, человек который уходит с предприятия, и человек который устраивается на освободившееся рабочее место.

Акт приема-передачи документов при увольнении в своей сущности не имеет каких-то четко установленных правил по его составлению. Согласно законодательству Российской Федерации не существует специальной, определенной формы по составлению данного документа. Чаще всего акт выглядит, как обычная бухгалтерская опись определенных дел. По большому счету, к ним можно отнести следующие документы:

• Система ведение бухгалтерского учета принятого на предприятии;
• Учет передвижения денежных средств по предприятию (правильное заполнение и ведение определенных бухгалтерских документов – чековая книжка, кассовая книга и т.п.);
• Документальное подтверждение приводящихся денежных операций, к примеру: чеки, векселя, марки для почтовых писем и прочее;
• Надлежащие условия хранения денежных средств на предприятии, своевременная регистрация входящих наличных денежных средств;
• Правильность заполнения и ведения договоров, актов сверок взаиморасчетов, банковских выписок;
• Классификация состояния амортизируемого имущества;
• Учет различных материальных ценностей и актуальность проведения инвентаризации, и использование ее результатов в бухгалтерском отчете предприятия или филиала;
• Ведение расчетов с сотрудниками предприятия, оформление трудовых договоров, актуальность выплаты оплаты труда работников, штатное расписание и т.п.;
• Подача в специально отведенные сроки бухгалтерского отчета предприятия в налоговые органы;
• Ведение и хранение различной дополнительной бухгалтерской документации.

Во время передачи дел созывается комиссия, представители которой обсуждают акт и сопроводительные к нему документы и дополнения аудиторов. После этого идет визирование документа подписями увольняющегося работника и вновь поступившего сотрудника, а так же представителей комиссии и руководителя организации.

Количество вопросов возникающих во время передачи дел, целиком и полностью обуславливается величиной предприятия и функциями увольняющегося лица. В обязанности руководителя входит создание условий для проведения действий по передаче дел.

Приказ о передаче дел при увольнении

Передача дел проводится на основании приказа, изданного руководителем предприятия. Когда передача дел и увольнение сотрудника происходит в филиале, то приказ может быть издан начальником главного филиала или начальником структурного подразделения. В приказе обычно указывается:

• Причина, по которой проводится прием – передача, а также устанавливается период времени для самой передачи;

• Определяется ответственное лицо, которое отвечает за проведение передачи дел и их прием;
• Утверждается состав комиссии, утверждается председатель комиссии;

• Назначается временной период, за который акт приема-передачи дел при увольнении вступит в силу.

Период передачи дел обычно устанавливается не позднее даты увольнения сотрудника, который снимает с себя ответственность. Чаще всего, если работник желает уволиться по собственному желанию, то трудовой договор расторгается в течение двух недель с последующего дня момента написания заявления на увольнение. Поэтому период передачи дел может продолжаться на протяжении до четырнадцати дней. Но следует учитывать, что Трудовой кодекс Российской Федерации позволяет расторгнуть договор, не дожидаясь истечения двухнедельного срока, по согласию сторон (ст. 80 ТК РФ). Тогда документ о приеме – передаче должен происходить в более сжатые сроки.

Акт приема-передачи документов при смене директора - правовой документ, формируемый в рамках корпоративных отношений. Рассмотрим, в каких случаях он составляется и в какой структуре может быть представлен.

Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?

При смене руководителя организации передача документов, до того находящихся в распоряжении предыдущего директора, — типичная процедура, проистекающая из логики корпоративных правоотношений. Как правило, речь идет об оригиналах соответствующих документов, и если предыдущий руководитель не передаст их новому — восстановить их во многих случаях крайне сложно. Особенно если это документы, относящиеся к следующим категориям:

• учредительные (регистрационные);
• первичка;
• доверенности;
• международные договоры.

Факт передачи указанных источников фиксируется в отдельном акте приема-передачи документов при смене директора организации. Он составляется в 2 экземплярах.

Подписываться данные экземпляры могут:

1. Бывшим (увольняющимся) и новым руководителем.

Но в этом случае может возникнуть проблема: с момента передачи документов увольняющийся руководитель может утерять фактический доступ к необходимым сведениям и не сможет полноценно исполнять еще актуальные обязанности.

2. Бывшим (увольняющимся) руководителем и его заместителем (штатным или назначенным).

В этом случае необходимые сведения еще действующий директор может запрашивать у заместителя, у которого будет доступ к документам. После выхода нового директора на работу заместитель может сразу же передать ему полученные документы (как вариант — с помощью аналогичного по структуре акта).

Если это необходимо, акт может дополняться различными приложениями, например:

• ксерокопиями важнейших документов (они также могут заверяться передающей и принимающей стороной);
• описями документов (соответственно, в самом акте могут приводиться ссылки на описи).

Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?

Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:

• в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
• в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
• в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).

Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации. Суд установил, что требование о передаче документов должно предъявляться бывшему генеральному директору, а при смене директора печать, учредительные, бухгалтерские и иные документы должны передаваться вновь избранному руководителю организации. Апелляция оставила решение арбитража в силе.

Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.

Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы

Соответствующие нормативы могут быть закреплены на уровне положения, например, Положения «О передаче документов организации исполнительным органом при освобождении от должности». Оптимально, если оно будет введено в действие приказом учредителя организации. В рассматриваемом нормативе могут присутствовать формулировки:

1. Закрепляющие основные перечни документов, подлежащих передаче от бывшего директора к новому (заместителю).

В данные перечни могут входить, как мы отметили выше:

• учредительные (регистрационные) документы;
• первичка;
• лицензии и разрешительные документы;
• доверенности;
• международные соглашения.

Также можно определить такие категории:

• бухгалтерская документация (та, что находится в распоряжении непосредственно генерального директора);
• ценные бумаги, векселя и прочие финансовые документы;
• свидетельства о праве собственности и иные правоустанавливающие документы;
• прочие документы (например, докладные и служебные записки, внутрикорпоративные отчеты).

2. Регламентирующие составление директором, передающим свои полномочия, акта, в котором в соответствии с основными перечнями, также установленными Положением, будут передаваться документы.

Данный акт, как мы отметили в начале статьи, составляется в 2 экземплярах: первый отдается бывшему директору, второй — новому (или заместителю директора).

3. Регламентирующие дополнение директором акта приема-передачи документов различными приложениями.

Локальный норматив может дополняться положениями, устанавливающими должностную обязанность секретаря директора содействовать своему начальнику в подготовке акта и приложений.

Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа

В таком акте могут присутствовать следующие элементы:

1. Информационный блок, в котором отражаются:

• дата, место составления акта;
• Ф. И. О. увольняющегося директора;
• Ф. И. О. нового директора (заместителя).

2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.

3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).

Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:

• порядковый номер позиции;
• наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
• число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
• необходимые примечания.

4. Блок с подписями:

• лица, передающего полномочия и документы;
• лица, принимающего полномочия и документы.

В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.

Передача документов по акту: нюансы

Речь идет о следующих нюансах:

1. Поскольку увольняющийся генеральный директор имеет статус материально ответственного лица (ст. 277 ТК РФ), то перед передачей документов ему нужно провести инвентаризацию имущества и бумаг, удостоверяющих имущественные права организации (п. 22 Методических указаний по приказу Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н), например ценных бумаг, векселей.

2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).

3. Подтверждение подлинности и комплектности переданных документов может быть осуществлено с привлечением третьих лиц, например главного бухгалтера, финансового директора. При этом они могут осуществлять указанные действия как члены специальной комиссии (порядок ее созыва также может регламентироваться локальным нормативом). В составе комиссии могут присутствовать и иные специалисты — например, документовед, бухгалтер.

Бывает, что компетенций нового генерального директора недостаточно для того, чтобы определить подлинность или комплектность того или иного финансового документа — в этом случае без привлечения специалистов фирмы (иногда и независимых экспертов) не обойтись.

В свою очередь, подпись на акте нового генерального директора (заместителя), удостоверяющая факт получения им документов от бывшего, а также подпись главного бухгалтера может заверяться присутствующим нотариусом.

Где можно скачать образец акта передачи документов при смене директора?

Загрузить заполненный образец акта приема-передачи документов при смене руководителя организации вы можете на нашем сайте.

Данный образец рассчитан на заверение обоих экземпляров акта бывшим и новым генеральным директором и главным бухгалтером организации. При необходимости свои реквизиты на нем может проставить нотариус.

Ознакомиться с иными полезными нюансами взаимодействия частной организации и нотариуса вы можете в статье «ФНС разъяснила, когда не нужно заверять у нотариуса решение об увеличении уставного капитала» .

Итоги

Увольняющийся из компании генеральный директор должен передать вверенные ему документы новому. Процедура данной передачи может быть регламентирована на уровне локальных нормативов (установлена как обязанность в кредитно-финансовых и государственных организациях). Основным локальным правовым актом, удостоверяющим прием-передачу документов при смене директора, может быть акт, составляемый в 2 экземплярах.

Узнать больше об особенностях правоотношений, которые осуществляются в рамках корпоративного права, вы можете в статьях:

• «Увольнение генерального директора по собственному желанию» ;
• «Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец» .