В процессе осуществления деятельности в организации может произойти смена генерального директора или других должностных лиц. В связи с этим необходимо правильно провести передачу документации. Просто так важные документы передавать нельзя - стороны должны составить акт приема-передачи документов (образец 2019 года вы найдете в конце статьи). Данный акт станет весомым доказательством того, какие именно бумаги были переданы в определенный момент времени.

Что это за документ и обязательно ли его надо оформлять?

Акт приема-передачи документов формируется в рамках корпоративных отношений. Это документ, в котором отображается передача бухгалтерских, учредительных и прочих документов от одного лица другому (или от одной организации к другой). Подписанный представителями обеих сторон акт подтверждает тот факт, что один участник правоотношений передал документацию, а второй – получил ее.

В действующем законодательстве отсутствует требование о том, что акт приема-передачи бухгалтерских документов или иной внутренней документации необходимо составлять в обязательном порядке. Но, несмотря на это, должностные лица часто используют его. Документ имеет юридическое значение, и если дело дойдет до судебных разбирательств по причине утери каких-либо бумаг и т.п., он будет выступать в качестве важного доказательства.

Данный документ особенно важен, если происходит смена руководителя, его заместителей или главного бухгалтера. Этот процесс всегда сопровождается сдачей дел, поэтому здесь важна каждая мелочь. Прежде, чем подписать акт, заинтересованная сторона должна проверить предоставленный ей пакет документов, иначе впоследствии она может столкнуться с неожиданными неприятностями.

В каких случаях требуется оформление акта?

Акт приема-передачи документов, образец которого будет представлен далее, необходим в таких случаях:

при передаче документации от одного сотрудника другому;

при смене руководящих лиц в организации;

при перемещении важных документов внутри предприятия;

при сдаче бумаг на хранение в архив компании.

Особенности составления документа

Форма акта приема-передачи документов не установлена на законодательном уровне. Каждая организация имеет право разрабатывать ее по своему усмотрению. В документ обязательно следует включить такие реквизиты:

его полное наименование;

дату и место составления;

наименование фирмы;

состав комиссии (при ее назначении);

подробный перечень документов, передающихся от одного физического лица другому;

присвоенные регистрационные номера документов, дел и т.п.;

Ф.И.О. и подписи лиц (кто сдал, и кто принял);

подписи членов комиссии.

При составлении акта приема-передачи бухгалтерских документов значительное внимание надо уделить бумагам, которые передаются в оригинале. В акте обязательно делают отметку об этом. Если сторона, которая приняла финансовую документацию, утратит какой-нибудь документ и попытается обвинить в этом другую сторону – в суде всегда можно доказать свою правоту. Рекомендуется также снимать копии всех передаваемых бумаг.

Составление акта при смене генерального директора

Составление акта приема-передачи документов при смене директора – это типичная процедура, связанная с особенностями корпоративных отношений. Часть документации восстановить крайне трудно, поэтому факт передачи тщательно фиксируется. Принимающая сторона должна уделить большое внимание проверке учредительных документов, лицензий, доверенностей, договоров. При необходимости к акту прикладывают ксерокопии наиболее важных бумаг и описи документов .

Прямая обязанность генерального директора передавать документацию по акту нигде не зафиксирована. Однако, в п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ указано, что при смене руководителя компании необходимо обеспечить и передачу бухгалтерских документов. Порядок передачи каждая организация определяет самостоятельно. Положения, регламентирующие обязательную передачу документации от бывшего гендиректора к новому, следует закрепить в локальных нормах организации.

Составление акта при смене бухгалтера

Акт приема-передачи документов при смене главного бухгалтера необходимо составлять для того, чтобы у нового сотрудника был на руках точный перечень имеющихся в наличии бумаг. Если в состав бухгалтерской документации входят бланки строгой отчетности – на них следует составить отдельный акт. Передачу печати также стоит оформить новым актом. При передаче дел могут присутствовать представители специально созданной комиссии.

Акт приема-передачи документов (образец простой формы можно использовать в качестве примера) оформляют на фирменном бланке организации.

Документ можно сформировать на компьютере или заполнить от руки.

Акт составляют в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

На каждом экземпляре должны стоять подписи должностных лиц и членов специальной комиссии (если она создавалась).

Заверение печатью не требуется, но при желании это можно сделать.

В акте следует прописать полный перечень передаваемых дел (папок). При необходимости отдельным приложением можно составить подробную опись вложений в них. Необходимо правильно указывать наименование и количество имеющихся экземпляров документов.

Если осуществляется передача ценных документов – в акте указывают полные реквизиты организации и паспортные данные заинтересованных лиц. При передаче стандартной документации можно использовать простую форму акта.

Так как генеральный директор и главный бухгалтер являются материально ответственными лицами, перед передачей дел они обязаны провести инвентаризацию имущества и документов. Об этом сказано в п. 22 Методических указаний, утв. приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н.

Ведение делопроизводства не обходится без передачи документов. Причины могут быть разными, но документирование процесса обязательно. Что собой представляет образец акта при приеме-передаче документации?

Распоряжение любыми документами предполагает наличие определенной ответственности. И при смене ответственного за сохранность документации лица требуется документальное оформление. Как выглядит образец акта приема-передачи документов?

Общие аспекты

Любой документооборот требует контроля. Для этого определенный вид документов передается конкретному сотруднику. Он отвечает за их сохранность, правильное применение и конфиденциальность.

При любой иной практической необходимости надлежит сдать или передать иному ответственному лицу подконтрольные документы.

Порядок передачи важных документов может быть закреплен в учетной политике организации. При этом утвержденной является и форма акта, применяемого при приеме-передаче документации.

В некоторых случаях передача документов регламентирована нормативными положениями. В иных ситуациях организация выбирает наиболее подходящий способ.

Что это такое

Актом о приеме-передаче документации именуется документ, отображающий передачу одного или группы документов от одного к иному.

Смена любого работника, в чьем ведении находятся какие-либо документы, сопровождается передачей необходимой документации.

Если процесс никак не фиксировать, то велик риск потери важной информации. К тому же при утрате или повреждении документа вряд ли удастся установить виновное в этом лицо.

Именно акт приемки-передачи документов фиксирует передачу документации и ее . Подписанный акт закрепляет тот факт, что одна сторона документы сдала, а другая приняла.

Наличие подписей в акте свидетельствует об отсутствии претензий по поводу ненадлежащей сохранности, отсутствия документов или еще каких-то причин. Оформленный правильно акт имеет юридическую силу.

В случае спорных ситуаций и судебных разбирательств акт становится весомым доказательством. Каждая организация может составлять данный акт по самостоятельно разработанному и утвержденному образцу.

Но важно присутствие в документе следующих аспектов:

• наименование, дата составления и место оформления акта;
• наименование организации, в какой происходит передача;
• паспортные данные и Ф.И.О. лица, передающего документы;
• паспортные данные и Ф.И.О. лица, принимающего документы;
• перечень передаваемых документов с указание подробных характеристик (данную часть желательно оформлять таблицей при большом количестве документов);
• подписи сторон и печать организации.

Какова роль документа

Актом приема-передачи документации подтверждается факт получения конкретных бумаг новым ответственным лицом. При этом четко определяются лица, ответственные за сохранность документов, как в прошлом, так и в будущем.

Передаваться могут не только документы, но и дела или иные ценные бумаги. Так кассир обязан по акту передать имеющуюся в кассе наличность и .

То есть основополагающее предназначение данного акта засвидетельствование перемещения документов от одного лица к другому. При отсутствии акта о приеме-передаче документов впоследствии очень сложно доказать, что передача произошла.

Учитывая то, что ценность некоторых документов может быть весьма значительна, процедуре составления акта стоит уделить максимум внимания.

В рамках любого судебного разбирательства приоритет отдается именно письменным доказательствам. Стоит отметить, что иногда от имени юридических лиц могут действовать уполномоченные представители.

Если процесс передачи осуществляется меж представителями разных юрлиц до начала процесса надобно проверить действительность полномочий каждой из сторон.

Причиной передачи документации становится , увольнение, назначение работника либо другая практическая надобность. Комиссия должна состоять из не менее, чем трех человек.

Присутствие принимающего документы лица и передающего обязательно. Перечень документов удобнее оформить как таблицу. Заполняется таковая в свободной форме, но из ее содержания должен быть максимально ясен состав документов.

Процедура приемки-передачи документации включает в себя:

Все данные работы комиссии включают в содержание акта в виде текстовой части. Это особенно важно, когда имеют место несоответствия в документах. Указание сего факта снимает ответственность за имеющиеся ошибки с принимающего лица.

Вместе с тем допустимо составление акта в виде одной таблицы без дополнительных пояснений. При большом количестве документов целесообразно оформлять приложения к акту.

К примеру, в самом акте указать, что передаются определенные группы документов, а в приложениях подробно расписать состав этих групп. Таким образом, не нарушается восприятие общего содержания акта.

Так как приложения выступают в виде неотъемлемой части акта, то все перечисленные в приложениях документы числятся включенными в акт. Особенное внимание следует уделить документам, передаваемым в оригинальном виде.

Лицу, передающему оригиналы, крайне желательно предварительно снять с них копии. Это предотвратит возникновение проблем при утрате оригинальной документации.

В акте должно указать, оригиналы или копии получает принимающая сторона. Акт о приеме-передаче документов составляют в двух экземплярах, по одному для принимающей и передающей стороны.

Другому лицу

Передача документов от одного лица к другому подтверждается актом с целью фиксации факта получения конкретных документов.

Поскольку в акте приводится подробный список передаваемых документов, то при необходимости легко установить, какие документы переданы, в каком виде и количестве.

Акт приема-передачи документов другому лицу составляется по следующему образцу:

1. Название документа.
2. Дата составления.
3. Место оформления.
4. Данные о передающей стороне.
5. Данные о принимающей стороне.
6. Текст, указывающий, что передача документов состоялась согласно приложенного списка.
7. Текст, удостоверяющий, что получатель принял документы и проверил их.
8. Текст, фиксирующий отсутствие претензий у сторон.
9. Перечень документации (список, таблица, приложения). При этом относительно каждого документа указывается название, номер, дата, количество листов, число экземпляров, оригинал или копия и иные важные данные.
10. Подписи сторон.

При смене директора

Директор является лицом, ответственным за сохранность документации организации и определенной части имущества, закрепленной за ним. В случае увольнения директор обязан передать дела.

Однако законодательно установленного порядка не предусмотрено. Процесс смены гендиректора в организации закрепляется в локальном акте.

Но задерживать увольнение по причине не сдачи документов участники общества не вправе. Но документы у уволившегося директора могут востребоваться в судебном порядке.

Подписывают приемопередаточный акт два директора, сменяющийся и заступающий на . Также принять документы вправе собственники организации.

При смене главного бухгалтера

Передача документов при смене главного бухгалтера осуществляется по следующей схеме:

Издается приказ руководителя	В нем указываются причина приема-передачи документов (смена, увольнение главбуха), сроки осуществления процедуры, ответственные лица с указанием Ф.И.Л., указание иных лиц-участников процесса, дата завершения передачи, обязанности и полномочия прежнего и нового бухгалтеров (при необходимости совместной работы в течение какого-то времени)
Завершение учетных процессов	На дату начала передачи документов действующий бухгалтер обязан сделать все необходимые бухгалтерские записи, сформировать необходимую первичную документацию, предоставить всю требуемую отчетность. Все документы должны быть правильно рассортированы и подшиты
Инвентаризация	Смена материально ответственных лиц, к коим относится и главбух, предполагает обязательное проведение инвентаризации на предмет соответствия фактического состояния дел и данных бухучета. Инвентаризационный акт составляется в трех экземплярах, для бухгалтерии и участвующих бухгалтеров
Проверка	Вся бухгалтерская отчетность подлежит проверке текущего состояния и правильности оформления
Составление акта приема-передачи документов	Данным документом разграничивается ответственность принимающего и передающего главбуха

По договору цессии

Если организация уступает требование к должнику другому кредитору, то она обязана передать ему все документы, подтверждающие право требования ().

Так если уступается требование к покупателю, на оплату им полученного товара, то минимум передаваемых документов состоит из и .

Составлением акта приема-передачи документов занимается бухгалтер действующего кредитора. Оформление происходит по стандартной схеме, но есть некоторые нюансы самой процедуры.

Спорным моментом выступает вопрос, оригиналы или копии документов надлежит передавать новому кредитору.

Если речь идет об уступке части требований и в указана передача копий, то оригиналы остаются у действующего кредитора, а передаются заверенные копии.

Если договор прямо не указывает на передачу копий, то согласно п.2 ст. 385 ГК передаются оригиналы.

Если уступаемые по договору цессии документы необходимы в оригиналах обоим кредиторам, то можно согласовать условие о предоставлении оригинальных документов одной из сторон другой при необходимости.

На хранение в архив

При передаче архивных документов на хранение требуется подготовка к процессу. В первую очередь документы сортируются по срокам хранения.

При этом отбираются документы, срок хранения каких истек. Для документов временного сохранения составляется акт уничтожения документов.

Следующим этапом становится отсортировка документов, подлежащих сдаче в архив. В соответствии с действующими правилами документы передаются в архив не позднее трех лет с момента завершения их применения в делопроизводстве.

Не следует сдавать более «свежие» документы, поскольку они могут пригодиться. Все отобранные для сдачи в архив документы проверяются на ценность и правильность оформления, затем составляется сдаточная .

Сотрудник архива принимает документы по сдаточной описи. При этом составляется акт приема-передачи документов.

Если отдельные документы, указанные в описи отсутствуют, в акте указывается этот момент с указанием причины. Один экземпляр акта остается у организации, другой сдается в архив вместе с документами.

Особенности в зависимости от вида документации

Для правильного осуществления процедуры приема-передачи документов, в первую очередь, надлежит убедиться в наличии или отсутствии конкретных документов. Также важно определить, какие именно документы должны присутствовать.

Обыкновенно, прописывается это в номенклатуре дел либо в положениях учетной политики организации. В процессе передачи документации важно учитывать особенности относительно отдельных видов документов.

Проектная

Составление приемопередаточного акта касательно проектной документации требует соблюдения стандартных правил. То есть указываются реквизиты сторон, перечень документов и их характеристики.

Но кроме того существует и ряд реквизитов, обязательных при сдаче проектных бумаг. В частности, акт передачи проектной документации составляется в комплексе с .

При этом указываются:

• данные заказчика и подрядчика с указанием их реквизитов;
• наименование проектной документации и этапа работ;
• должности и Ф.И.О. передающих/принимающих лиц;
• краткое описание исполненных работ;
• стоимость работ;
• факт сдачи-приема работ;
• подписи сторон.

Важно чтобы при передаче оригиналов были сделаны копии документов. Это позволит исключить проверки, связанные с порчей или утратой оригинальной документации.

Бухгалтерская

Относительно особенностей передачи бухгалтерской документации следует отметить такие моменты:

При увольнении главбуха по собственному желанию	Работодатель обязан расторгнуть не позднее, чем спустя две недели. Документы должны быть сданы на момент увольнения
Если главбух увольняется	По инициативе руководства либо меняется собственник, то срок сдачи документов не должен превышать двух недель
Дату начала процесса передачи документов	Надлежит определять при учете сроков сдачи бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций
На малых предприятиях	Целесообразно проводить полную инвентаризацию имущества, в крупных организациях можно ограничиться выборочной проверкой
Процедуру проверки правильности документов	Желательно доверить сторонним . При отсутствии такой возможности новый бухгалтер проводит проверку самостоятельно, уделяя особе внимание операциям текущего года

Акт о приеме-передаче бухгалтерских документов важен еще и тем, что он показывает основные финансовые показатели деятельности организации и отображает состояние первичных документов учета, отчетности, денежного и материального учета.

При отсутствии преемника принимать бухгалтерские документы может руководитель организации.

В делопроизводстве возникают ситуации, когда необходимо передать документы, для чего и составляется специальный акт. Его целевая направленность — снятие ответственности с сотрудника, которому предстоит принять задокументированную работу. Также это дает возможность с максимальной достоверностью оценить положение дел в определенный момент времени.

Как правильно составить акт приема передачи документов другому лицу?

И хотя в составлении нет ничего сложного, нельзя недооценивать важность и необходимость его оформления. В дальнейшей работе без него в некоторых случаях доказать сам факт передачи важной информации от одной стороны к другой бывает практически невозможно. Бумага имеет юридическую силу, а, значит, в случае возникновения спорных моментов, именно она будет являться официальным документом, с которым придется считаться любым судебным инстанциям.

При передаче другому лицу

Акт приема-передачи является подтверждением того факта, что передача от одного физического лица к другому, или от юридического лица другому юридическому лицу через их официальных представителей, состоялась.

Перечисленную ниже информацию следует указать в акте при передачи документов другому лицу:

• порядковые и серийные номера;
• содержание;
• количество страниц;
• количество экземпляров;
• наличие оригиналов или копий и т.д.

Такая скрупулезность при оформлении необходима для возможности отличить по различным признакам любые другие подобные бумаги.

При смене генерального директора

Акт приема-передачи документов при смене гендиректора оформляется после того, как издан указ о его смене, а данные о проделанных изменениях отправлены в налоговую службу, или после подготовки протокола собрания учредителей о смене на руководящем посту организации. Данная бумага оформляется секретарем, подписывается уже бывшим и будущим директорами, а также председателем общего собрания учредителей.

При увольнении главного бухгалтера

Акт приема-передачи документов при увольнении главного бухгалтера составляется в любой произвольной форме и обязательно в двух экземплярах, поскольку один из них сохраняется в самой организации, а второй должен быть передан уже бывшему главному бухгалтеру.

В нем непременно указывается следующая информация:

• дата, когда происходит передача бумаги;
• наименование и реквизиты;
• подробная информация об отсутствующих бумагах и обнаруженных расхождениях в учетных данных.

От старого руководителя новому

В таком случае следует указать следующую информацию и данные:

• все учредительные документы организации;
• не сданные в бухгалтерию оставшиеся учредительные бумаги;
• управленческая отчетность.

При реорганизации ООО

При составлении в процессе реорганизации ООО не существует какого-либо установленного образца. В данном конкретном случае все оформляется в свободной форме, поскольку основное в нем — констатация факта перехода всех прав ООО к правопреемнику. Обязательное условие к оформлению — утверждение лицами, которые приняли решение о его реорганизации. Стандартный образец акта приема-передачи при реорганизации ООО включает следующие обязательные разделы:

• наименование;
• дата его оформления;
• перечень передаваемого имущества;
• подписи участвующих сторон;
• отметки об утверждении.

При продаже фирмы

При продаже уже готовой фирмы данная бумага играет очень важное значение, так как вместе с продажей к новому руководству переходит ответственность за сохранность всех имеющихся бумаг, а также печати действующего предприятия.

Образец акта приема передачи документов

Хотя в большинстве ситуаций он может быть составлен в произвольной форме, существуют и действующие образцы, по которым они должны быть составлены.

Похожие вопросы

Для получения материальных ценностей от одной стороны договора другой обычно достаточно товарной накладной. Но иногда условия поставки требуют оформления отдельного передаточного документа, удостоверяющего как сам факт перемещения товара и его денежную стоимость, так и качественные характеристики отгруженных ценностей. В таких случаях составляют акт приёма-передачи товара, фиксирующий все значимые для сторон моменты.

В каких случаях необходим акт приёма-передачи

Приём товара только по накладной формы ТОРГ-12 предполагает, что перечисленная в ней продукция поставлена и соответствует указанному в документах количеству. Однако нередки ситуации, когда фактический объём товара отличается от заявленного, пришёл не тот груз, который требуется, или партия оказалась бракованной. Чтобы предъявить претензии поставщику, эти факты необходимо зафиксировать надлежащим образом, а именно, оформив акт приёма-передачи с констатацией всех обнаруженных несоответствий.

Некоторые виды продукции (например, оборудование) всегда передаются по акту, поскольку этого требует сам процесс их приёмки: осмотр, проверка работоспособности и т.д. Если товар отправляется на ответственное хранение, акт составляется с целью описать состояние сдаваемых ценностей, определить условия их содержания и назначить материально-ответственное лицо.

Заключая контракт на поставку, стороны могут сами включить в него пункт об обязательном подписании документа о приёмке товара в момент его передачи заказчику.

Как составить акт передачи товара

Акт приёма-передачи товара обычно прилагается к договору поставки как его неотъемлемая часть. Типовая форма акта содержит следующие данные:

• название документа;
• дата и место оформления;
• информация о сторонах сделки с реквизитами, адресами и контактами;
• ФИО ответственных лиц, их паспортные данные, на каком основании представляют стороны;
• номер и дата договора, по которому осуществляется поставка;
• перечень передаваемых ценностей с указанием ассортимента и количества;
• качественные характеристики товара;
• итоговая сумма по стоимости;
• наличие/отсутствие дефектов продукции;
• подробный список обнаруженных недостатков;
• претензии по результатам процедуры приёмки.

По согласованию сторон в акте могут быть отражены и другие вопросы:

• условия оплаты поставленной партии товара (полная или частичная предоплата, расчёты после получения груза);
• сроки окончательных расчётов, номера и даты платёжных документов по авансам;
• вынесение определённых товарных групп, конкретных позиций в отдельные акты.

Как правильно оформить акт приёма-передачи

Поскольку акт – документ двусторонний, на нём должны присутствовать подписи представителей и поставщика, и получателя груза. Прежде чем начинать приёмку товара, необходимо убедиться, что лица, присутствующие от каждой из сторон, имеют полномочия визировать передаточный акт. Подтверждением могут служить:

• доверенность, выданная работнику фирмы руководителем;
• приказ о назначении на должность с правом действовать от имени организации;
• нотариально заверенное поручение для физического лица, представляющего сторону сделки.

Чтобы документально оформить факт получения продукции по договору, необходимо:

1. и привести его в соответствие с условиями поставки: убрать ненужную информацию, внести пункты, предусмотренные договором.
2. Как правило, приёмка товара происходит в складских условиях, поэтому подготовленный бланк для ручного заполнения лучше заранее распечатать в 2 экземплярах.
3. Провести необходимые мероприятия: внешний осмотр, пересчет, взвешивание, сверку позиций и т.д., в зависимости от вида продукции и особенностей установленной процедуры приёма-передачи.
4. Зафиксировать все обнаруженные дефекты в присутствии представителя поставщика, внести их перечень в акт.
5. Сформулировать суть претензий, если их нет – подтвердить это письменно: «претензий не имеем».
6. Согласовать содержание документа, проверить корректность его заполнения.
7. Скрепить акт подписями и печатями сторон.

Неточности, помарки и ошибки в передаточных документах недопустимы. Если в акте обнаружена ошибка, его нужно переделать до момента подписания.

Акт приёма-передачи, констатирующий, что товар доставлен с нарушениями, с нареканиями по качеству – основание для составления претензионного письма в адрес продавца с требованием замены партии, денежной компенсации. Отправка бракованной продукции поставщику осуществляется по акту возврата (форма ТОРГ-2) с указанием причины обратной отгрузки и детальным описанием всех изъянов.

Если груз был утерян или повреждён во время транспортировки, вопрос с возмещением убытков решается на основании контракта – предусмотрено ли в нем возмещение убытков в таких случаях.

Особенности оформления акта приёма-передачи в нетипичных случаях

Мы рассмотрели составление передаточного акта в случае прямой отгрузки от продавца покупателю на территории одной из сторон. Если в процессе доставки задействовано третье лицо, оно также становится заинтересованной стороной.

Документы на передачу товара, хранящегося на складе сторонней организации, заполняются в тройном экземпляре: для поставщика, заказчика и собственника складского помещения. Дополнительные копии актов могут потребоваться фирме-перевозчику, охранному предприятию, нанятому для сопровождения транспортировки, и т.д.

Отдельный вопрос – сдача продукции на ответственное хранение. В этом случае в качестве акта приёма-передачи товара оформляется документ на унифицированном бланке МХ-1, который подписывается двумя сторонами: собственником груза и принимающей организацией. Основанием для помещения товара на сторонний склад является договор ответственного хранения, определяющий количество и стоимость передаваемой продукции, число поставок и прочие условия.

Законодательство не предъявляет требований к наличию передаточного акта, если есть подписанная сторонами накладная на товар, однако этот документ при возникновении спорных ситуаций имеет юридическую силу в суде.

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде .

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах , между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

• Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
• В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
• Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
• Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.