Обязательна ли новая нумерация кадровых приказов с нового года? А каких именно?

Из статьи вы узнаете:

Нумерация приказов

Приказ – это внутренний распорядительный документ организации. В каждой организации в процессе деятельности требует принятие и документальное отражение определенных правил. Правом на издание такого распоряжения по организации обладает ее руководитель – единоличный исполнительный орган компании.

Именно генеральный директор дает обязательные к исполнению распоряжения. Руководитель подписывает все .

Скачайте документы по теме:

Виды приказов

Здесь надо отметим, что приказы, издаваемые организацией, подразделяются на следующие виды:

по основной деятельности;

по личному составу;

по административно-хозяйственным вопросам.

В большей степени нас, конечно, будут интересовать именно распоряжения по личному составу, поскольку именно эти распорядительные документы готовят сотрудники кадровой службы компании.

К приказам по личному составу относятся те распоряжения, которыми оформляются трудовые отношения с сотрудниками.

Отметим, что классификация приказов содержится в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Здесь также стоит заметить, что в Перечне приведены основные, но далеко не все виды распоряжений по личному составу. Так, например, к таким видам распоряжений также следует отнести приказы:

Таким образом, основным критерием, по которому приказы относятся к категории «по личному составу» является тот факт, что они тем или иным образом регулируют трудовые отношения.

Обращаем внимание, что разграничивать категории распоряжений важно также в связи с тем, что установлены различные сроки хранения документов, в зависимости от их содержания.

Перечень приказов по основной деятельности также специально не установлен. К этому виду распорядительных документов можно отнести те распоряжения, которые так или иначе непосредственно связаны с деятельностью организации. В частности, к приказам по основной деятельности можно отнести следующие виды:

Срок хранение приказов

Остановимся немного на сроках хранения приказов различных категорий.

Так, распоряжения по основной деятельности компании надо хранить постоянно. Иными словами, данные распоряжения не имеют какого-либо определенного срока хранения. Это означает, что до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, она обязана сохранять документы, в том числе приказы по основной деятельности.

Приказы по личному составу также имеют довольно длительный, но все же ограниченный срок хранения. При этом период, в течение которого организация обязана обеспечить сохранность документов, будет определяться в зависимости от даты создания документа.

Так, если дата создания документа приходится на период до 2003 года хранить распоряжения надо в течение 75 лет. Если делопроизводство по документу закончено уже после 1 января 2003 года, срок хранения ограничивается 50 годами.

Сроки хранения документов по личному составу были скорректированы в 2016 году путем введения в действия статьи 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Ранее применялся единый срок хранения – 75 лет, который не зависел от даты создания документа.

Нумерация приказов по кадрам

Но в рамках данной статьи нас в большей степени интересует нумерация приказов в организации и правила ее ведения. В частности, рассмотрим следующие вопросы:

1. надо издавать приказ по нумерации приказов;
2. водится нумерация распоряжений каждый год новая или нет.

Производить правильную нумерацию приказов важно как для того, чтобы обеспечить календарную последовательность издания документов, быстрый поиск необходимых документов. Формирования номенклатуры дел.

Номенклатура дел (фрагмент)

Скачать в.doc

Скачать в.doc

В целом организация может установить те правила нумерации и индексации документов, которые считает наиболее рациональными для применения в работе.

Также отметим, что на практике чаще всего ведется специальный журнал регистрации приказов. Этот документ не является обязательным, но значительно облегчает работу по присваиванию распоряжению соответствующего номера, а также для поиска документов.

Оформление трудоустройства – процедура, требующая внимательного подхода. Необходимость документальной регистрации приема на работу обязательна для всех работодателей, независимо от формы собственности организации. Несоблюдение этого правила грозит руководителю административной ответственностью.

Одним из главных документов, подтверждающих факт приема гражданина на работу, является приказ. Это первичный отчетный документ. Разберемся, какие формы приказов существуют, и как они должны быть оформлены.

Типовые формы приказа

Приказ о приеме на работу бывает двух типов:

• Т-1 – форма для оформления трудоустройства одного гражданина;
• Т-1а – типовая форма приказа при коллективном приеме на работу (более 1 человека).

Формы Т-1 и Т-1а разработаны и утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года. Законодательством разрешено разрабатывать и собственную форму приказа, учитывающую особенности конкретной организации. Это стало возможным с 2013 года.

Общие сведения о приказе по трудоустройству

Приказ о приеме на работу издается после того, как с новым работником подписан трудовой договор. Оформлять приказ могут уполномоченные на это лица. При наличии в организации отдела кадров, оформлением занимаются сотрудники данного подразделения. Если же организация небольшая, то изданием приказа может заниматься непосредственно руководитель или бухгалтер. Документ составляется в 2 экземплярах. Одна копия приказа о приеме на работу подшивается к личному делу работника, а другая – хранится в бухгалтерии.

После создания приказа, с ним должен ознакомиться принимаемый на работу гражданин. Факт ознакомления фиксируется в специальном журнале (реестре) или же непосредственно на бланке приказа. Приказы по приему и увольнению работников помещаются в специальный реестр и хранятся в организации в течение 75 лет.

Приказ может составляться как письменно, так и на компьютере. Только подпись руководителя в конце документа обязательно должна быть написана от руки.

Важно знать, что приказ о приеме на работу руководителя организации не может быть подписан заместителем руководителя если это не отражено в уставных документах. В случае если приказ подписывается не лично руководителем, должностное лицо его подписавшее обязано в нем дать ссылку на документ, подтверждающий полномочия на подписание приказа.

Краткая инструкция по оформлению приказа

Как уже говорилось ранее, приказ может быть типовым, а может составляться в произвольной форме. Необходимо лишь, чтобы в приказе были прописаны все реквизиты, утвержденные в законе «О бухгалтерском учете» за №402-ФЗ. Все внесенные в приказ сведения должны быть идентичными информации в трудовом договоре, заключенном между работодателем и гражданином.

Некоторые нюансы

Если работника принимают по срочному контракту, то в приказе необходимо предусмотреть либо дату окончания действия договора, либо событие, которое повлечет за собой его прекращение. Также в случаях, когда сотрудник в установленный срок не приступил к работе, приказ о приеме аннулируется.

Обязательным является указание полного наименования организации, куда трудоустраивается гражданин. Данная информация должна в точности соответствовать учредительным документам. Затем вписывается номер приказа и дата его составления. Нумерация приказов о приеме и увольнении ведется в течение 1 календарного года.

Затем указывается фамилия, имя и отчество принимаемого на работу сотрудника, его личный табельный номер. Номера работников унифицированы, они присваиваются каждому сотруднику и сохраняются на весь срок работы.

Следующим пунктом является информация о том, на какую должность и в какое подразделение принят на работу данный гражданин. Образец приказа о приеме на работу бухгалтера должен содержать следующую строку: «Иванов И. И. принят на должность бухгалтера в отдел бухгалтерского учета».

Кроме того, обязательно указываются условия трудоустройства: постоянная или временная занятость, полный или неполный рабочий день. Например, образец приказа о приеме на работу временно обязательно содержит точный срок окончания работы гражданина в данной организации.

В видео специалист рассказывает — как оформить приказ о приеме на работу

Обязательным является обозначение суммы оклада, надбавок при их наличии, особых коэффициентов.

Приказ должен содержать указание на документ, на основании которого он издан. Этим документом является трудовой договор. Поэтому в приказе фиксируется номер договора и дата его подписания.

После всей перечисленной информации ставится оттиск печати организации и подпись с расшифровкой руководителя или лица, ответственного за прием на работу новых сотрудников.

Остались вопросы? Задавайте их в комментариях к статье