Выписка из приказа о приеме на работу. Как оформить выписку из приказа

Как составить выписку из приказа об увольнении

Выписка из приказа об увольнении составляется на основании самого приказа, который в соответствии с ТК РФ имеет унифицированную форму (№ Т-8).

Согласно условиям ст. 62 ТК РФ работодатель по заявлению сотрудника в течение 3 дней обязуется выдать ему копии документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудника. Как указано в определении Московского городского суда от 08.09.2011 по делу № 33-28750, с подобным требованием может также обращаться и уволенное лицо. А значит, вполне допускается выдача выписки из приказа об увольнении.

Унифицированной формы этого документа нет, однако она содержит в себе все сведения, прописанные в приказе об увольнении, но в сжатой форме.

Обычно в выписке нет части, описывающей причины увольнения. Указываются только итоговые сведения, то есть распорядительная часть приказа. Но по требованию сотрудника может быть воспроизведена и другая информация, содержащаяся в приказе об увольнении.

Необходимость в составлении подобной выписки может возникнуть при предъявлении документов в Пенсионный фонд или иные организации.

Основное назначение вышеуказанного документа — сокрытие конфиденциальной информации, т. к. сведения, содержащиеся в приказе об увольнении, относятся к персональным данным (ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Образец выписки приказа об увольнении

Выписка из приказа об увольнении оформляется на фирменном бланке предприятия.

Для того чтобы этот документ имел юридическую силу, необходимо соблюсти следующие требования по его содержанию:

Документ обязательно должен содержать наименование «Выписка» и дату.
Обязательно указание сведений о приказе, на основании которого составляется выписка, а именно даты и номера, а также Ф.И.О. уволенного сотрудника.
Текст выписки должен включать те сведения, которые необходимы лицу. Следует учесть тот факт, что если необходим полный текст приказа, выдается его копия. Необходимости в составлении выписки в этом случае нет.
Под текстом необходимо указать должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего приказ об увольнении. Необходимости в проставлении на выписке подписи этого лица нет.
Выписку из приказа обязательно необходимо заверить, причем делать это нужно в том же порядке, что и заверение копии — по правилам ГОСТ Р 6.30-2003. То есть проставить надпись «Верно», должность лица, составившего документ, его подпись, фамилию и инициалы, а также дату. Далее на документе ставится печать предприятия. Однако допустимо, что это будет печать отдела кадров.

Выписка из приказа об увольнении составляется на бланке предприятия и содержит краткие сведения. Заверяется этот документ подписью лица, уполномоченного на подписание подобного рода документов, а также печатью предприятия. Выдать выписку необходимо в течение 3 дней с момента поступления соответствующего запроса.

Многие кадровики ошибочно считают, что выписка из приказа и его копия - это одно и тоже. Читайте о том, как правильно оформить этот документ, когда он требуется, скачайте образцы

Читайте в нашей статье:

Когда требуется

Органы социальной сферы, инспекторы ГИТ, судьи и другие уполномоченные лица периодически требуют у компаний и организаций документы, касающиеся одного из работников. При этом в полном тексте такого документа могут упоминаться другие люди, которые к полученному запросу никакого отношения не имеют.

Не дать затребованный документ - невозможно, как и разглашать конфиденциальные данные других сотрудников. В решении этой дилеммы поможет выписка – копия той части документа, которая относится к конкретному человеку, содержащая преамбулу и те положения приказа, которые нужны направившему запрос лицу. Если приказ состоит из одного-двух пунктов и касается только одного сотрудника, гораздо проще его отксерокопировать, но большие документы нуждаются в ином оформлении.

Как правильно оформить

Строго определённого порядка оформления выписки нет, но есть несколько пунктов, которые обязательно должны быть указаны:

название предприятия;
дата;
место составления;
подпись ответственных лиц, которые вправе заверять подобные документы.

Выписку можно напечатать, написать от руки, отксерокопировать нужный кусок приказа и допечатать на него нужные данные. Самое главное - наличие «живой» подписи уполномоченного сотрудника.

Период действия и хранения

В законодательстве не установлен срок действия для выписки, поэтому по умолчанию этот документ считается бессрочным. Срок хранения зависит от того, откуда были взяты сведения.

Так, приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 утверждён Перечень типовых архивных документов. В пункте 656 этого Перечня сказано, что личные дела, в том числе заявления, копии приказов, должны храниться 75 лет.

Но если сделанная выписка относится к документам, которые не входят в состав личных дел, то храниться она будет только пять лет (п. 665 Перечня).

Образцы выписки из приказа о приеме на работу представляют собой сведения об определенном сотруднике. Это делается для того, чтобы не предоставлять в какую-либо организацию все сведения, содержащиеся в приказе.

Определение

Выписка из приказа является распорядительным документом, который содержит в себе все сведения о предприятии, а также информацию о конкретном сотруднике, запросившем эту выписку.

Выписка из приказа, образец которой находится в отделе кадров организации, может потребоваться сотруднику для предоставления в муниципальные или государственные органы, а также иные вышестоящие инстанции. К примеру, работник может попросить выписку из приказа, чтобы подтвердить рабочий стаж при оформлении пенсии.

Когда выдается выписка

Согласно российскому законодательству, работодатель должен предоставить работнику копии бумаг, которые связаны с его непосредственной работой, в частности, выписку из приказа о приеме на работу (если документ о приеме сводный и содержит сведения о нескольких сотрудниках). Выписку должны предоставить по письменному обращению работника в течение 3 дней.

Сотрудник отдела кадров должен подготовить выписку на конкретного сотрудника. Во-первых, чтобы не тратить много времени на оформление, поскольку приказ сводный, а во-вторых, чтобы сохранить корпоративную этику.

Оформление

Приказ о приеме может быть нескольких видов:

По личному составу.
По основной деятельности.

Образцы выписки из приказа оформляются согласно тому, какие сведения нужны сотруднику. Хотя особой разницы в оформлении нет.

Шапка в выписке будет такой же как и в самом приказе и должна содержать следующие сведения:

Эмблема или товарный знак организации, расположенные по центру бланка.
Наименование организации (в точности как в учредительных документах). Писать название сокращенно запрещено, за исключением случаев, когда аббревиатура утверждена. Если над организацией, выдающей выписку, есть вышестоящее предприятие, то указываются и его реквизиты.
Регистрационный номер. Он повторяет номер приказа.
Дата. Ставится такое же число, что и в приказе.
Изменяется формат документа. Вместо «приказа» необходимо написать «выписка из приказа». Эта фраза прописывается по центру без точки в конце.
Констатация из документа. Эта часть прописывается в выписке полностью. Если приказ о приеме оформлен по личному составу, то данная часть будет отсутствовать.
Распоряжение. Здесь образец выписки приказа о приеме будет содержать только сведения о том сотруднике, который запросил документ.
Реквизиты и наименование должности того сотрудника, который подписывал приказ.

При предоставлении выписки из приказа в стороннюю организацию следует поставить на ней печать. Также необходимо прописать, что подлинник приказа находится в конкретной организации. Для внутренних работ заверять выписку не нужно.

Сроки хранения и действия

Чтобы работник организации имел представление, что это за документ, он может попросить в отделе кадров для ознакомления образцы выписки из приказа.

Как таковых нормативных актов, которые регламентируют сроки действия выписки, не существует. Поэтому можно считать этот документ бессрочным.

Срок хранения определяется тем, где выписка хранится. Если это личные дела работников, то и находятся образцы выписки из приказа там постоянно. Формировать отдельное досье с выписками не имеет смысла, поскольку уже существуют приказы на сотрудников.

Поэтому при оформлении выписки сотруднику отдела кадров нужно быть всего лишь внимательным, как и при работе с другими кадровыми документами.

Соблюдая все нормы кадрового делопроизводства, оформить выписку из приказа о приеме на работу не составит большого труда.

Для предоставления данных о сотруднике в стороннюю организацию или другой отдел по запросу готовят выписку из приказа. Иногда делается просто копия основного документа. Однако ввиду большого объема распоряжений и из соображений конфиденциальности предпочтительно сделать выписку из приказа. Она содержит в себе все реквизиты организации и требуемую информацию о работнике. Как правило, бланк запрашивается в Пенсионный фонд и другие инстанции. В конце статьи по ссылке можно скачать выписку из приказа образец.

Все основные назначения на предприятии фиксируются приказами. Некоторые из них по объему могут достигать нескольких страниц. Выписка представляет собой краткую выдержку из документа, которая отвечает теме запроса. Потребоваться она может Пенсионному фонду и прочим органам.

Вторая причина, по которой целесообразно написать такую выдержку, а не делать копию всего текста - сохранение конфиденциальности данных. Некоторые распоряжения относятся сразу к нескольким работникам. Поэтому если нужно предоставить данные только по одному человеку, целесообразно подготовить краткую цитату.

На практике оформляется два вида выписок:

по личному составу, в таком бланке отражается вся распорядительная часть;
по основной деятельности, где прописывается только констатирующая часть распоряжения.

В большинстве случаев такой бланк включает только один пункт. Например, в оформленном документе может подтверждаться информация о принятии лица на определенную должность, о его переводе или увольнении. Грамотно подготовленные выписки из приказа имеют такую же юридическую силу, как и сами распоряжения.

Как правильно оформить документ

Выписки из приказа оформляются по тому же принципу, что и сами распоряжения. В них содержатся реквизиты предприятия: наименование, ИНН, адрес местонахождения, телефон.

Наименование предприятия, совпадающее с указанным в Уставе. Если имеется вышестоящая организация, вначале вносят ее название, а затем - название филиала.
Регистрационный номер. Совпадает с прописанным в распоряжении.
Дата - так же, как и в приказе.
Вид документа - «Выписка из приказа». Название пишется по центру, без точки в конце.
Констатирующая часть (когда готовятся выписки из приказа по основной деятельности). Если речь идет о распоряжении по личному составу, по тексту оформляемого документа далее пишется слово «Приказываю».
Распорядительная часть (только по тому работнику, на которого готовится бланк).
Фамилия и инициалы, должность подписавшего приказ.

Выписка из приказа о приеме на работу требует заверения. После текста ставится пометка «Верно», затем следует подпись оформившего ее начальника кадрового отдела или другого уполномоченного сотрудника. Стоит заметить, что руководитель этот документ не подписывает.

Важно! Чтобы оформить выписку из приказа, нужно взять фирменный бланк организации.

Нужна ли печать? Если выдержки оформляются для сторонней организации, то да. Оттиск должен покрывать ФИО и подпись уполномоченного сотрудника, заверявшего документ. Однако если бланк находится в рамках внутреннего документооборота, ставить печать не нужно.

Какие сроки установлены в отношении выписок

Стоит отметить, что не существует нормативного акта, ограничивающего срок действия выписки. Значит, документ считается бессрочным.

Готовая выдержка из приказа хранится в личном деле. Поэтому ее срок хранения на предприятии напрямую зависит от того, как долго будет оставаться в кадровом отделе личное дело.

Что можно сказать о сроке предоставления бланка по запросу? Он составляет три дня. Чаще всего такие запросы направляют контролирующие организации либо вышестоящие отделения.

Разновидности выписок из приказов

Хотя сделана выдержка на базе основного приказа, она считается отдельным документом. Чтобы найти само распоряжение, стоит воспользоваться журналом регистрации приказов. В зависимости от содержания, бланки будут иметь некоторые отличия.

Выдержки могут потребоваться из следующих распоряжений:

О приеме на работу. Составляется по описанному выше плану. Может потребоваться для подтверждения трудоустройства и начисления пенсии.
Об увольнении. Такие выписки требуются при оформлении на следующее рабочее место, при утере трудовой книжки или для государственных органов.
О назначении на должность. Для бланка актуальны общие правила. В документ переносится пункт, где говорится непосредственно о назначении на должность.
О премировании. Такой приказ оформляется сразу на нескольких работников, поэтому из него можно получить только выписку. Копии документа не предоставляют с целью сохранения конфиденциальных данных.
Об учетной политике. Эти выдержки требуются для налогового либо бухгалтерского учета.
О командировке. Указывается констатирующая часть, начинается со слова «Приказываю».
Об отпуске. Помимо распоряжения руководства, в текст следует включить основания для предоставления отдыха. Потребуется включить перечень подтверждающих это документов, где написано, по какой причине работник уходит в отпуск.
По основной деятельности. Предназначение такого распоряжения - совершенствование работы организации. В выдержку включают причины подготовки документа и саму констатирующую часть.

Образец составления бланка остается актуальным вне зависимости от вида приказа, на основании которого он создается. Важно отразить во вводной части полное наименование и реквизиты организации. Отличия будут только в основном тексте.

Могут ли отказать в предоставлении документа

Согласно норме, закрепленной в Трудовом кодексе, работодатель должен предъявлять документы, касающиеся деятельности сотрудника, по его письменному заявлению. Делается это в течение трех рабочих дней.

Важно! Основание для предоставления документа - часть 2 статьи 62 ТК РФ.

Составлять выдержку из приказа целесообразно по двум причинам - ввиду большого объема некоторых распоряжений и конфиденциальности данных. Хотя она готовится на основе приказа, она представляет собой отдельный документ. В нем указывают реквизиты предприятия и приводят пункт, который отвечает теме запроса. Далее можно скачать пример по ссылке бесплатно.

Нередко работники, в большинстве случаев бывшие, обращаются к специалистам кадровой службы организации с просьбой выдать им выписку из приказа об их приеме на работу. Разберемся, какие же требования предъявляются к этому документу и как он должен выглядеть.

Когда выдается выписка

В выписку включается только та информация, которая необходима. Если, например, приказ о приеме на работу издавался в отношении нескольких работников, то выписка составляется только на одного из них - автора заявления.

При этом в выписку можно включить не всю касающуюся трудоустройства данного работника информацию, а только ее запрашиваемую часть.

Приказ о приеме на работу и выписка из него

С 2013 года ушла в прошлое всеобщая обязательность унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 .

Тем не менее унифицированные формы приказов о приеме на работу № Т-1 и № Т-1а (табличная, на нескольких работников) продолжают использоваться, зачастую даже в неизмененном виде, хотя организациям предоставлена возможность разработать и утвердить свои формы приказов.

Эти формы приказов в силу особенностей своей структуры создают определенные сложности при составлении выписки из них.

Помимо обязательных реквизитов (дата, название организации, номер приказа/распоряжения и заверительная надпись с подписью), обычная выписка из приказа о приеме на работу состоит из одного пункта (о принятии такого-то работника на работу/ назначении на такую-то должность с такой-то даты).

Выписка может быть и расширенной, когда помимо названных выше сведений работник просит включить туда информацию о структурном подразделении, сроке трудового договора и т.п.

Но если нужны все сведения из этого приказа, целесообразно все же оформлять не выписку из приказа о приеме на работу, а его полноценную копию.