Это ежемесячная отчетность, которая сдается организациями и ИП с работниками: в отношении физлиц, работающих по трудовому договору, СЗВ-М необходимо представлять вне зависимости от фактического осуществления выплат в их пользу, а также вне зависимости от уплаты страховых взносов по таким работникам.

Новые требования к СЗВ-М с 1 октября 2018 года

С 1 октября Инструкция по персучету действует в новой редакции (утв. приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н ). Самое важное изменение – отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ теперь недостаточно направить в фонд, ПФР также должен их принять. Если отправляете отчеты по ТКС, важно получить квитанцию фонда о том, что он принял отчет. Пока квитанции нет, отчет считают непринятым, и возможен штраф.

Благодаря изменениям теперь будет сложнее оспорить штраф, если вы подаете дополняющую форму на «забытых» застрахованных лиц после срока сдачи СЗВ-М. Например, если не включили в отчет одного или нескольких человек. Фонд и сейчас считает, что это не ошибка, которую можно исправить без санкций, и штрафует как за несвоевременно предоставленные сведения. Новая редакция Инструкции по персучету подтверждает правомерность такого штрафа.

Без штрафа можно исправить только ошибки в уже принятых сведениях. Например, в Ф. И. О., СНИЛС и т. п. Страхователь в таком случае вправе уточнить сведения сам или по требованию фонда в течение пяти рабочих дней, и это освободит от штрафа за ошибку (п. 39 Инструкции). Но если вы забыли подать сведения на физика, то это уже не представленные вовремя сведения на это застрахованное лицо. Это теперь уточнили в Инструкции. За каждого «забытого» застрахованного фонд оштрафует на 500 руб.

Чтобы избежать штрафов, представляйте отчеты заранее и контролируйте получение квитанции о приеме. Безопаснее представлять отчеты заранее, например, за пять рабочих дней до установленного срока сдачи. Если обнаружите, что забыли подать сведения на физика, в запасе будет время, чтобы без штрафа дополнить отчет.

к меню

Кто и куда должен сдавать отчетность ежемесячную отчетность в ПФ РФ

ПФР в письме от 27.07.16 № ЛЧ-08-19/10581 сообщает, что отчетность сдается организациями и ИП с работниками:

• в отношении физлиц, работающих по трудовому договору , СЗВ-М необходимо представлять вне зависимости от фактического осуществления выплат в их пользу, а также вне зависимости от уплаты страховых взносов по таким работникам;
• в отношении застрахованных лиц, работающих по гражданско-правовым договорам , СЗВ-М представляется при условии начисления страховых взносов на вознаграждения, выплачиваемые по таким договорам;
• при отсутствии застрахованных лиц , с которыми заключен трудовой договор или гражданско-правовой договор, на вознаграждения по которому начисляются страховые взносы, СЗВ-М сдавать не нужно.

Представлять отчетность необходимо в подразделение Пенсионного фонда по месту регистрации страхователя (п. 1 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

к меню

Состав ежемесячной отчетности ЕМО в Пенсионный фонд

На каждого работника нужно ежемесячно передавать следующие сведения по форме СЗВ-М:

1) Страховой Номер Индивидуального Лицевого Счета (СНИЛС);

Знаете, какая самая частая ошибка в Расчете по страховым взносам и в СЗВ-М, из-за которой не примут отчеты? Неверные СНИЛС сотрудников. Ошибкой посчитают даже верное значение кода в отчете, если с данными ФНС или фонда оно расходится.

2) фамилию, имя и отчество;

3) идентификационный номер налогоплательщика ().

Сведения представляются, в том числе, о лицах, которые заключили договоры ГПХ, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы.

ФИО и СНИЛС работников указываются также в подразделе 6.1 раздела 6 расчета ЕРСВ в налоговую (см. « »). Также с апреля 2017 года эти сведения, а также ИНН сотрудников потребуется сообщать дополнительно. Пенсионный фонд должен разработать форму нового ежегодного отчета .

Форма СЗВ-М ежемесячной отчетности в ПФР

Бланк отчета СЗВ-М, который работодатели должны будут представлять в Пенсионный фонд каждый месяц, утвержден Постановлением ПФР РФ от 01.02.2016 № 83п.

Напомним, что в этой отчетности работодателям нужно будет указать ФИО всех застрахованных лиц, а также их СНИЛС и ИНН (включая лиц, работающих по ГПД, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы).

Пример заполнения ежемесячной отчетности СЗВ-М

к меню

Сроки сдачи ежемесячной отчетности в ПРФ 2019 СЗВ-М

Сведения на работников в 2017 г. нужно сдавать не позднее 15 числа месяца , следующего за отчетным месяцем (п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Примечание : В 2016 году был срок - не позднее 10 числа. Если срок сдачи отчетности выпадает на нерабочий день, то этот срок переносится на ближайший рабочий день.

к меню

Способ сдачи ежемесячной отчетности

Если сведения за предшествующий месяц представляются на 25 и более работающих застрахованных лиц (включая тех работников, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера), то страхователь должен сдать , подписанного электронной подписью. Если же сведения подаются менее чем на 25 человек, то отчитаться можно «на бумаге» (абз. 3 п. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ).

СЗВ-М можно сдать на бумаге

Если не успеваете сдать СЗВ-М из-за трудностей с приемкой электронных отчетов в отделении ПФР или если никак не удается отправить отчет электронно (возвращается с ошибкой или у вас вдруг отключили Интернет), есть возможность сдать этот отчет на бумаге. Вы можете так поступить только , если в Вашей организации менее 25 сотрудников.

к меню

Штраф за несообщение сведений о работниках в ежемесячной отчетности

Наказание за непредставление ежемесячной отчетности в установленный срок составит 500 рублей. Эту сумму придется заплатить за каждого работника, о котором не сообщены сведения (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ ). Таким образом, любое опоздание с отчетностью может повлечь для страхователя серьезные санкции. Так, если отчет будет сдан позже срока хотя бы на один день, а у страхователя работает 50 человек, то размер штрафа составит 25 000 рублей (50 чел. × 500 руб.).

Также штрафом в 500 рублей будет наказываться представление неполных и (или) недостоверных сведений в отношении каждого работника в форме СЗВ-М (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Проверяющие из ПФР будут взыскивать новые штрафы в порядке, аналогичном тому, который прописан в ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ. То есть в случае невыполнения страхователем требования об уплате штрафа чиновники смогут принять решение о взыскании задолженности за счет средств на его банковских счетах или иного имущества.

Дополняющая СЗВ-М сдана с опозданием на год, но до того, как ПФР узнал об ошибке: правомерен ли штраф?

Если организация представила дополняющую форму СЗВ-М по «забытым» физлицам после срока сдачи отчетности, но до того, как Пенсионный фонд обнаружил ошибку (до составления акта проверки), то финансовые санкции к такому страхователю не применяются. Об этом напомнил Верховный суд РФ в определении от 08.02.19 № 301-КГ18-24864 .

к меню

Как заполнять отчет формы СЗВ-М в различных ситуациях: совместители, декретницы, директор-учредитель

к меню

Как заполнять сведения в отчетности для ПФР по собственникам организации

Главное правило – сведения персучета заполняют только на людей, застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования. Директор считает застрахованным лицом.

ПФР отчетность ежемесячно: Сложные вопросы в заполнении формы СЗВ-М 2019

На кого конкретно страхователи должны представлять ежемесячную отчетность?

В соответствии с разделом 4 Сведений по форме СЗВ-М в названной форме указываются данные о застрахованных лицах – работниках страхователя, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены следующие договоры:

• трудовые договоры (в том числе по совместительству);
• гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг;
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Таким образом, для решения вопроса о представлении либо непредставлении на конкретное застрахованное лицо ежемесячной отчетности необходимо исходить из следующего:

1. какой договор заключен между работодателем и застрахованным лицом (вид договора);
2. действовал ли данный договор в отчетном периоде – месяце (Сведения по форме СЗВ-М подлежат представлению, если в отчетном периоде соответствующий договор действовал как минимум 1 день);
3. не имеет значения, производились ли в отчетном периоде начисление и выплата заработной платы (вознаграждения) по данному договору и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

Нужно ли представлять ежемесячную отчетность форму СЗВ-М на работников, которые находятся в отпуске без сохранения заработной платы?

Как указано в разделе 4 данной формы, работодателю следует отражать сведения о застрахованных лицах, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые или гражданско-правовые договоры. Список допустимых услуг (работ), выполняемых по договорам гражданско-правового характера, также указан в начале четвертого раздела.

Таким образом, в форме СЗВ-М нет никакого исключения для работников в отпуске без содержания. Значит, отчитываться нужно и по сотрудникам, которые взяли отпуск без сохранения зарплаты.

к меню

НУЛЕВАЯ СЗВ-М, сдавать если в штате нет сотрудников?

Отчетность в ПФР обязаны представлять все работодатели-страхователи. Организации являются страхователями в соответствии со ст. 5 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Вновь созданные организации в обязательном порядке встают на учет в ПФР в качестве работодателя. Поэтому отчитываются они независимо от наличия наемных работников (п. 2, 8 Порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 13.10.2008 № 296п).

Действующее законодательство не предусматривает освобождения от исполнения данной обязанности даже в том случае, если в отчетном периоде отсутствовал объект обложения страховыми взносами, т. е. выплат и вознаграждений в пользу физических лиц не было.

Кроме того, у организации есть как минимум один работник - нанятый директор, который является застрахованным лицом. Следовательно, в СЗВ-М нужно показывать данные по руководителю, даже если зарплата не начислялась или деятельность не велась. Некоторые отделения ПФР считают, что основанием для представления СЗВ-М служит наличие трудового договора. Если с директором-единственным учредителем договор не заключен, значит и сдавать отчет не нужно. Чтобы избежать споров, лучше уточнить порядок действия в отношении единственного работника - директора в своем отделении Фонда.

C 01.08.2016г. отменяется представление «нулевой» формы СЗВ-М в связи с разъяснениями Минтруда России

При отсутствии заключенных с работниками трудовых договоров либо договоров гражданско-правового характера, в том числе с руководителем организации, являющимся единственным участником (учредителем), членом организации, собственником их имущества, форма СЗВ-М не представляется (с учетом позиции Минтруда, изложенной в письме от 07.07.2016 №21-3/10/В-4587).

Примечание : Письмо Пенсионного фонда от 13.07.16 № ЛЧ-08-26/9856 .

Сдача СЗВ-М на единственного директора-учредителя пустой фирмы - обязательна!

Пенсионный фонд наконец-то поставил точку в спорах о необходимости представлять форму СЗВ-М в отношении руководителя-единственного учредителя. Так вот, на таких лиц нужно сдавать и СЗВ-М, и СЗВ-СТАЖ с отчетности за март 2018 года. Хотя логики в этом абсолютно никакой нет, но умом чиновников не понять.

Примечание .

Кто сдает СЗВ-М 2016 — вопрос, который стал часто возникать в крупных организациях, имеющих и полноценный отдел кадров, и бухгалтера, начисляющего взносы в ПФР и сдающего отчеты во все инстанции. Попробуем разобраться, кому же удобнее сформировать единый отчет по сотрудникам предприятия.

Отчет СЗВ-М кто должен сдавать — отдел кадров или бухгалтерия?

Если в штате предприятия есть только бухгалтер в единственном лице, занимающий позиции и финансового работника, и кадрового, то вопрос «Кто сдает СЗВ-М ?», конечно, не возникнет. Этот бухгалтер и будет формировать данную отчетность.

Причем если на фирме менее 25 человек, то отчетность могут принять и в бумажном варианте. Если же численность составляет 25 человек и более, СЗВ-М должна быть сформирована только в электронном виде. Это прописано в п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе ОПС» от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

В крупных компаниях на момент внедрения этого отчета у многих появился вопрос: а кто сдает СЗВ-М — отдел кадров или бухгалтерия? В каком подразделении собирается вся необходимая для отчета информация?

Как правило, большинство компаний используют программу 1С для учета данных своих сотрудников. Доступ к этой программе есть и у финансового отдела, и у кадрового персонала. У каждого сотрудника есть права на просмотр той информации, которая нужна ему для работы. То есть увидеть реквизиты работников может и бухгалтер-расчетчик, и сотрудник отдела кадров.

Законодательно этот момент не прописан, и стоит полагать, данный вопрос должен решить руководитель предприятия, назначив ответственное за сдачу лицо.

ВАЖНО! Штраф за несвоевременную подачу данных или за подачу недостоверной информации составляет 500 руб. за каждого сотрудника. Так что руководитель должен быть уверен в профессионализме назначенного человека, чтобы избежать получения штрафов на фирму.

Существует один нюанс, говорящий, на наш взгляд, в пользу отдела кадров как специалистов, более подходящих для формирования этого отчета.

Например, сотрудник был принят на работу 29 апреля 2016 года. СНИЛС у данного сотрудника еще не оформлен. Соответственно, для регистрации этого работника в системе персонифицированного учета из отдела кадров будет сформирован запрос в ПФР на предоставление номера СНИЛС. В среднем ответ на этот запрос приходит только через 3 недели. И срок представления информации будет пропущен, ведь отчет мы должны были сдать до 10-го числа.

На данный момент ПФР вроде обещает, что этот процесс будет ускорен, но пока никаких официальных поправок не принято. И по всей видимости, именно сотрудник отдела кадров будет первым на предприятии, обладающим информацией о наличии или отсутствии СНИЛС и, соответственно, о возможности включения нового работника в отчет СЗВ-М. И сможет при получении заветной зеленой карточки сразу подать форму СЗВ-М с признаком «доп», то есть дополняющую.

Чтобы понять, кто сдает СЗВ-М и какие еще признаки необходимо в ней указывать, давайте разберемся в этой форме.

Что такое форма СЗВ-М и кто сдает ее в ПФР?

Форма СЗВ-М — это сведения о застрахованных лицах компании-работодателя. Она утверждена постановлением ПФР от 01.02.2016 № 83п.

Сдается эта форма в территориальное отделение ПФР до 10-го числа каждого месяца. С 2017 года срок подачи отчета сдвинется на 5 дней, и в следующем году сдавать мы будем этот отчет до 15-го числа каждого месяца.

Подробнее о сроках сдачи отчетности в нашей статье «Каковы сроки сдачи отчетности СЗВ-М (нюансы)?» .

Ежемесячный отчет по форме СЗВ-М должны сдавать все организации и ИП, которые имеют трудовой договор либо договор ГПХ хотя бы с одним сотрудником, вознаграждения по которому облагаются страховыми взносами.

Даже если в ООО числится только директор, с которым заключался трудовой договор, заработная плата которому не начисляется, или директор сам себя отправил в бессрочный отпуск — все равно сдать форму на самого себя необходимо. Такие пояснения приведены в письме от 06.05.2016 № 08-22/6356. Сотрудники, начислений зарплаты по которым не было, также должны быть отражены в данной отчетности.

ВАЖНО! Если у ИП нет работников, то сдавать данный отчет он не обязан!

Для чего это надо? Таким образом ПФР будет контролировать работающих пенсионеров для корректировки ежегодной индексации пенсии.

При формировании данной отчетности есть некоторые нюансы, на которые хотелось бы обратить внимание:

• Если в отчетном периоде уже уволенному в прошлом месяце сотруднику вдруг перечислили премию, то в отчет все равно этого человека добавлять не надо, так как договора с ним уже нет.
• Подача СЗВ-М не связана с наличием либо отсутствием выплат или начислений. Необходимо только наличие договора с работником. Так что не забудьте указать в форме и сотрудниц, пребывающих в отпуске по уходу за ребенком.

ВАЖНО! При отсутствии деятельности (все сотрудники отправлены в неоплачиваемый отпуск, например), но при наличии оформленных трудовых отношений СЗВ-М все равно необходимо подавать!

• Если в организации работников нет (не заключены договоры) и не ведется деятельность, то отчет можно сдать и без списка застрахованных лиц, это следует из информации на сайте ПФР — там приведены данные о новом модуле проверки, который пропустит четвертый раздел без указанных данных.
• Если в компании существуют договоры гражданско-правового характера, выплаты по которым начисляются не каждый месяц, то данные сотрудники все равно должны быть включены в отчет на постоянной основе, пока длится действие договора в соответствии со сроками.

Итак, из чего же состоит отчет и как правильно его сформировать?

Отдельного утвержденного порядка по заполнению и представлению формы не утвердили. Форма достаточно проста, и некоторые указания по заполнению приведены в ней самой.

Во-первых, указываются реквизиты страхователя — регистрационный номер страхователя в ПФР, краткое наименование, ИНН и КПП. Все поля формы этого раздела являются обязательными к заполнению.

Во-вторых, это отчетный период. Период для представления отчета — месяц, данные можно подать и раньше, запрета на это не установлено. Но необходимо помнить, что если в последние дни месяца после сдачи отчета вы примете на работу нового сотрудника, отчет будет считаться неверным и его придется дополнить.

В-третьих, важно указать тип формы — исходная, отменяющая или дополняющая. Определить тип формы поможет бланк, там прописаны все возможные варианты.

Ну и непосредственно сам раздел сведений о застрахованных лицах. В данном разделе необходимо указать следующие данные:

• Фамилия, имя, отчество сотрудника;
• СНИЛС (указывается обязательно);
• ИНН (указывается в том случае, если страхователю известен этот номер).

Сразу заметим, что закон от 01.05.2016 №136-ФЗ четко определил, что ИНН заполняется только в том случае, если он известен.

В соответствии с пояснениями к разделу 4 формы СЗВ-М, здесь указываются сведения о работниках, с которыми в указанном периоде существуют трудовые или ГП-договоры (на разовое выполнение работ или оказание услуг) либо другие виды контрактов, с выплат по которым перечисляются страховые взносы.

Итоги

Кто именно будет формировать данные для проверяющих органов, должен решить непосредственно руководитель предприятия. Форма достаточно ясна, и заполнить ее не составит труда сотруднику, имеющему доступ к необходимой информации.

01.10.2018 вступили в силу поправки в Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н. Главное новшество — страхователи должны дождаться квитанции-уведомления о приеме отчета. То есть подавая СЗВ-М, недостаточно сдать документ вовремя и с корректными данными, нужно еще получить подтверждение от программы, что отчет приняли.

Также в инструкции теперь уточнены правила подачи исправленных данных. В частности, разъясняется, что компанию не накажут, если она исправит выявленные Пенсионным фондом РФ ошибки в течение 5 дней. Но при этом в программу можно вводить сведения только о тех, кто перечислен в уведомлении Фонда.

Если же страхователь сам обнаружит неточность, он может подать уточняющий отчет, но только в отношении тех лиц, сведения о которых ранее принял Пенсионный фонд. Любые дополняющие формы, где указывают ранее забытых работников, рассматриваются как нарушение. За это предусмотрен штраф в размере 500 рублей за каждое лицо, сведения о котором не были своевременно переданы, подчеркивается в Письме от 28.03.2018 № 19-19/5602.

Однако, по мнению ВС РФ, если компания забыла упомянуть работника с договором, то такая самостоятельно выявленная ошибка не должна наказываться. Так что штраф, выписанный Пенсионным фондом РФ за подачу дополняющей формы СЗВ-М, по-прежнему можно оспорить в суде.

Кто и куда должен предоставлять форму СЗВ-М

В соответствии с Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83, предоставлять отчеты обязаны все работодатели обо всех работниках, включая совместителей и лиц, уволенных в течение отчетного периода. Также в него включают сведения о работниках, с которыми есть трудовые договоры, но которые находятся в отпуске: за свой счет, ежегодном, отпуске по уходу за ребенком. Иными словами, надо направлять информацию о лицах, трудовые отношения с которыми подтверждают трудовые договоры или гражданско-правовые договоры.

Также отчет СЗВ-М обязательно предоставляют организации с единственным сотрудником в лице учредителя, который не получает выплаты по какому-либо договору либо с которым не заключено никакого договора. По мнению чиновников, «бездоговорные» руководители тоже являются застрахованными лицами в пенсионной системе, поэтому о них надо отчитываться.

Заполненный отчет подается в отделение ПФР по месту регистрации страхователя.

Состав формы СЗВ-М

Бланк включает 4 раздела:

• реквизиты страхователя;
• отчетный период;
• тип формы (код);
• сведения о застрахованных лицах.

В первом указывают наименование организации, ИНН, КПП и регистрационный номер в Пенсионном фонде.

В разделе «Отчетный период» указывают месяц, за который предоставляется отчет.

В третьем разделе отмечают тип заполняемой формы. Если бланк за отчетный период заполняется впервые, то его отмечают как исходный. Если вы подаете дополнительный отчет, выбирайте тип «дополняющий». Если ранее отправленный отчет содержал неточности, подают документ с типом «отменяющий».

Четвертый раздел представляет собой таблицу, в которой напротив Ф.И.О. граждан, имеющих договоры, указывают их ИНН (необязательно) и СНИЛС.

Образец заполненной формы СЗВ-М

Способы сдачи СЗВ-М: на бумаге или через специальные программы

Если в штате менее 25 работников с договорами, работодатель может подать отчет в письменном или электронном виде, то есть на бумаге или через специальные программы. Если численность застрахованных превышает 25 человек, то сведения подают только «в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, который устанавливается ПФ РФ» (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27). При этом есть возможность заполнить СЗВ-М на сайте ПФР онлайн.

Как сдать СЗВ-М через сайт ПФР онлайн

Многим интересно, как сдать СЗВ-М в Пенсионный фонд бесплатно через интернет. Некоторые компании предлагают устанавливать платные программы. Но использовать такие программы целесообразно, если вы сдаете за один и тот же период комплекс отчетов в различные госорганы. Если речь идет только о персонифицированном учете, то рекомендуется заполнить СЗВ-М онлайн бесплатно на сайте ПФР 2019. Это можно сделать в личном кабинете страхователя. Но чтобы его зарегистрировать, потребуется электронная цифровая подпись или личное обращение в ПФР за регистрационной картой.

Более простой способ, который предлагает Пенсионный фонд, — скачать одну из специальных программ на его сайте. Чтобы предоставить корректные данные и избежать штрафных санкций, на сайте ПФР также предусмотрена проверка СЗВ-М онлайн бесплатно посредством программы CheckPFR. Эту программу можно скачать на свой персональный компьютер, не заключая никаких договоров, и проверять все данные до отправки в Пенсионный фонд. Очень удобно: нажмите «Проверить», и если программа не выявит никаких ошибок, спокойно отправляйте. Если же по итогам проверки появилась надпись «Ошибка» или «Предупреждения», еще раз пересмотрите информацию, возможно, вы что-то упустили или где-то допустили опечатку. Пропущенная цифра или буква, лишний пробел или скобки, латинские буквы — все это ошибки, из-за которых программа может сообщить о неверном заполнении отчета.

Вот и еще одна новая радость для российского бизнеса, который только успел разобраться с . Отныне бизнесменам также придется сдавать ежемесячную отчетность по форме СЗВ-М.

К счастью, она не так сложна и трудоемка в заполнении, как уже упомянутые росстатовские формы. Зато заполнять и сдавать ее придется намного чаще.

Сроки сдачи отчетности СЗВ-М в 2016 году

В 2016 году российским предпринимателям предстоит сдать новую форму СЗВ-М девять раз – а в последующие годы аж по двенадцать. Форма будет сдаваться ежемесячно, до десятого числа месяца, следующего за отчетным, включительно.

Первым отчетным месяцем станет текущий – апрель 2016-го. Значит, форма должна быть сдана не позднее 10 мая 2016.

Как понять, нужно ли вам сдавать новую форму СЗВ-М?

Кто сдает форму СЗВ-М?

Отчетность по новой форме в Пенсионный фонд России обязаны предоставлять абсолютно все организации и ИП, у которых есть наемные работники.

Нужно ли сдавать «нулевую» форму СЗВ-М?

Видите ли, у организации в принципе не может быть «нулевой» СЗВ-М. Потому что у нее есть хотя бы один работник — ее директор-учредитель.

А индивидуальные предприниматели без работников не сдают СЗВ-М.

Что, если у вас только иностранные сотрудники?

А вот это как раз совершенно неважно. СЗВ-М заполняется на всех сотрудников вне зависимости от гражданства.

Скачать бланк формы ежемесячной отчетности СЗВ-М

На нашем сайте вы можете бесплатно скачать форму СЗВ-М в формате.xls для программы MS Excel.

Большинство генеральных директоров и главных бухгалтеров, которых мы расспрашивали на этот счет, заявили, что предпочитают получать документы такого рода не на локальный компьютер, а на ящик электронной почты. Таким образом можно получить доступ к единожды скачанному файлу с любого устройства – плюс к тому, искать что-то в почте намного удобнее, чем на компьютере.

Мы всегда идем вам навстречу – введите ваш адрес электронной почты в форму ниже, и вы немедленно получите образец формы СЗВ-М на ваш почтовый ящик.

Как вносить сведения о застрахованных лицах в форму СЗВ-М?

Сведения, вносимые в СЗВ-М, делятся на четыре блока.

Маленький лайфхак, который может сэкономить для вас уйму времени: когда несете «бумажную» отчетность в ПФР — захватите с собой флешку с электронной версией этих документов. В законах не прописано, что это обязательно — но по факту сотрудники Пенсионного фонда часто и довольно упорно требуют этого. Чтобы не тратить свое время и нервы на споры с ними — будьте готовы к такому варианту.

Кого включать в отчет по форме СЗВ-М?

Согласно пункту 2.2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ, в этом отчете должны быть перечислены:

• работники по трудовым договорам;
• исполнители по гражданско-правовым договорам следующих видов:
  • на выполнение работ (оказание услуг);
  • авторского заказа;
  • об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
  • издательским лицензионным договорам;
  • лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Каков порядок заполнения СЗВ-М на уволенного сотрудника?

Обратите внимание: уволившийся или уволенный в текущем месяце включается в отчет СЗВ-М за этот месяц — вне зависимости от того, как долго он отработал.

И еще — очень важный момент.

Уволенный сотрудник должен быть не просто внесен в эту форму — он должен получить ее копию на руки . А вы должны получить от него письменное подтверждение того, что он ее получил. В противном случае к вам смогут придраться проверяющие.

Инструкция по заполнению СЗВ-М для ПФР в сложных ситуациях

Сотрудник отработал один день отчетного месяца

Такой сотрудник все равно должен быть внесен в СЗВ-М, так как работал в отчетном месяце.

Ранее уволившийся сотрудник получил в отчетном месяце премию за прошлый год

Не вносите такого сотрудника в СЗВ-М – в отчетном месяце договорных отношений между ними и компанией не было.

Договор подряда полностью выполняется в апреле, но вознаграждается в мае

Подрядчика следует указать только в апрельской СЗВ-М.

У работника отсутствует ИНН

Если ИНН действительно отсутствует – это не должно вас беспокоить, смело ставьте прочерк в соответствующей графе.

Как заполнить графу «тип формы» СЗВ-М?

В графе «тип формы» вам следует проставить один из трех кодов:

• ИСХД — «исходная» . Этот код вы проставите, когда будете отправлять форму впервые за месяц. Кроме того, повторная отправка формы с этим кодом потребуется, если отправленная вами форма не пройдет проверку из-за неверного ИНН или регистрационного номера страхователя.
• ДОП – «дополняющая» . Этот код понадобится вам, если сданная форма СЗВ-М пройдет проверку в общем, однако не пройдет в частном – будет выявлено несоответствие конкретных ФИО и СНИЛС. Она будет содержать сведения только о тех работниках, по поводу которых вы ошиблись в исходной форме.
• ОТМН – «отменяющая» . Форму с этим кодом вам придется предоставить, если уже после сдачи отчетности вы поймете, что некоторые из работников были внесены в нее по ошибке и не состояли в договорных отношениях с вами в отчетный период.

Штраф за несвоевременную сдачу верной отчетности по СЗВ-М

По текущему законодательству, за каждого сотрудника, который должен был быть упомянутым в отчетности, работодатель должен будет заплатить штраф в размере 500 рублей.

Таким образом, проваленная отчетность за пару месяцев даже в сравнительно небольшой компании может нанести серьезный удар по ее материальному благополучию.

Если вы хотите, чтобы ваша отчетность гарантированно была в порядке, но не готовы каждый месяц оплачивать все рабочее время мастера бухгалтерии (это тоже может разорить небольшую компанию) – обращайтесь в «Дикастер».

Мы берем деньги только за фактически выполненную работу в сфере бухгалтерского и кадрового учета – вам не придется оплачивать неизбежные простои между периодами сдачи отчетности. Кроме того, мы берем на себя материальную ответственность за безошибочное ведение вашей бухгалтерии.

Впрочем, все это — отдельная история. Все подробности – .

Все наниматели обязаны ежемесячно подавать в Пенсионный фонд отчет о застрахованных лицах. Но некоторые организации имеют лишь единственного сотрудника – директора, с которым нет договора, либо приостановили своё функционирование или вообще не имеют штата. Подают ли в подобных ситуациях СЗВ-М, если нет работников в 2018 году? Разбираемся с этим вопросом.

Что такое СЗВ-М без работников

Отчёт СЗВ-М – это форма персонифицированного учета. Она предназначена для отражения данных о застрахованных сотрудниках организации или ИП. Примерно, это обозначение расшифровывается так: Сведения о Застрахованных Входящие за Месяц – СЗВ-М.

Оформлением этого отчёта занимается ответственное лицо, назначенное руководителем.

По общему правилу, если на предприятии отсутствуют работники и при этом не подписано трудовое соглашение между руководителем и самой организацией, то речь идёт необходимости сдачи СЗВ-М, если нет сотрудников. Ещё бухгалтеры называют её нулевым отчётом.

Когда и кто сдает

Представлять в ПФР рассматриваемый отчёт обязаны юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые заключили трудовой или гражданско-правовой договор с физическими лицами. Отсюда делаем вывод: сдавать СЗВ-М, если нет работников де-юре, нет необходимости.

При этом важно соблюдать 2 критерия:

1. Срок действия договора/контракта не истек.
2. Есть обязанность по страховым взносам (даже если начислять взносы не на что, и/или сотрудники гуляют за свой счёт).

СЗВ-М сдают ежемесячно в территориальный ПФР по месту регистрации предприятия как страхователя.

Есть ли смысл сдавать СЗВ-М без сотрудников в 2018 году

Отчёт СЗВ-М при отсутствии работников будет практически пустым. Взять и сдать его в Пенсионный фонд не имеет смысла. Хотя не всё так однозначно.

На законодательном уровне прямо не урегулирована ситуация, если нет работников: нужно ли сдавать СЗВ-М.

Если ознакомиться с содержанием этой формы, среди обязательных реквизитов можно увидеть:

• регистрационный номер в Пенсионном фонде;
• название организации/ИП;
• идентификационный налоговый номер;
• период, за который сдан отчет;
• тип формы.

Разумеется, первые 3 раздела невозможно оставить пустыми:

В 4-м разделе формы СЗВ-М приводят список застрахованных физических лиц, с которыми заключен и действует трудовой либо гражданско-правовой договор. А также – персональную информацию по каждому: СНИЛС и ИНН. Пример показан далее:

Логично полагать, что фактически организация не может существовать без работников. Поэтому должна отражать информацию минимум о своём генеральном директоре. Однако такой подход всё равно не даёт однозначного ответа на вопрос, надо сдавать СЗВ-М, если нет работников, или всё же нет.

Позиция ПФР о том, как сдавать СЗВ-М, если нет сотрудников

Так, нужно ли сдавать СЗВ-М без работников в 2018 году? Вопрос интересный и до сих пор спорный.

С другой стороны, можно наткнуться на технические сложности, как заполнить СЗВ-М, если нет сотрудников. Так, электронный формат отчёта предусматривает заполнение хотя бы одной строки списка застрахованных лиц. Отправить отчет вообще без блока «Сведения о застрахованных лицах» – нельзя. Поэтому совсем пустой бланк сдать не получится.

Из действующего законодательства не ясно, надо сдавать СЗВ-М, если нет сотрудников в 2018 году, или нет. Сдача нулевой формы – вопрос пока спорный. Выше представлена позиция лишь одного территориального подразделения ПФР. А чёткая позиция по данному вопросу центрального аппарата фонда отсутствует.

Форма СЗВ-М и ИП без сотрудников

Отдельный вопрос, сдаёт СЗВ-М ИП без работников в 2018 году или нет. Так вот: бизнесмены подают рассматриваемый отчёт в Пенсионный фонд только тогда, когда выступают страхователями. Такое требование вытекает из п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ <О персучёте в системе ОПС˃. А это возможно только при использовании наемного труда. Поэтому не сдает ИП СЗВ-М, если нет работников.

На самих себя сдают ли ИП СЗВ-М без работников? Такой обязанности нет.

Когда все сотрудники ИП уволены либо вообще отсутствуют в текущем месяце, и предприниматель самостоятельно ведет свою деятельность, рассматриваемый отчёт не подают. В этом случае заполнение нулевого СЗВ-М не имеет смысла.

Приостановление деятельности и отдых за свой счёт

Хороший вопрос, сдается ли СЗВ-М, если нет сотрудников по причине приостановки предприятием деятельности, роспуска всего персонала за свой счёт. Оказывается, сдавать отчёт нужно по общим правилам.

Суть в том, что:

• персонал де-юре есть;
• трудовых функций он не выполняет;
• бухгалтерия не начисляет страховые взносы;
• обязанности страхователя по взносам остаются прежними.

Что на практике

Многие ООО СЗВ-М без работников всё же сдают, чтобы тем самым подстраховать себя от претензий Пенсионного фонда и штрафов от него. Либо отражают информацию только о генеральном директоре.

На основании последних разъяснений страхователи освобождены от сдачи именно «нулевок». Это следует из письма ПФР от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856.

Письма Минтруда и ПФР пока не дают однозначных ответов на спорные вопросы про отчётность по форме СЗВ-М. Поэтому рекомендуем страхователям при их возникновении обращаться за письменными ответами в подразделения Пенсионного фонда. Так вы минимизируете риск привлечения к ответственности за правонарушение.