Законодательно утвержденной формы архивной справки не существует, поэтому часто кадровики сталкиваются с трудностями в ее оформлении. Предлагаем скачать готовый образец и узнать о том, как правильно ее составить, чтобы избежать проблем при предъявлении

Читайте в нашей статье:

Как составить архивную справку

Не существует законодательно утвержденной формы архивных справок. В прил. № 42 Основных Правил работы архивов организаций предложена форма для образца, но она носит рекомендательный характер: можно воспользоваться ею, но это не обязательно.

Выдается справка по запросу физического лица (на основании его письменного заявления) либо государственного органа (на основании извещения от него), срок выдачи – три дня. Количество выданных экземпляров не ограничено, как и количество обращений.

Первое и самое главное правило заполнения архивной справки в 2019 году - все сведения, содержащиеся в ней, должны быть документально подтверждены (и очень часто госорганы обращаются с требованием предоставить заверенные копии подтверждающих документов) . Без ссылки на архивные документы справка теряет свою юридическую силу.

В некоторых случаях тот, кто выдал справку с неподтвержденными (ложными) сведениями, может понести ответственность за предоставление заведомо недостоверных данных (подложных документов).

Второе правило – из документов-оснований в справку переносится информация только об одном человеке – заявителе, даже если в них содержатся сведения о группе сотрудников, данные его коллег присутствовать в справке не должны.

Третье правило – соблюдение хронологической последовательности. В каком порядке события совершались и фиксировались в архивных документах, в таком же они переносятся в справку.

Четвертое правило – документ не допускает наличия помарок и исправлений. Его заказывают для того, чтобы подтвердить или уточнить утраченные или сомнительные данные, поэтому вся информация должна быть изложена четко и понятно.

Очевидно, что несмотря на кажущуюся простоту, к оформлению документа нужно подойти со всей серьезностью.

Шаг 1. Составляется документ на бланке организации, содержащем все ее реквизиты.

Шаг 2. Указывается номер исходящего и дата издания.

Шаг 3. Наименование документа «Архивная справка о …» - определить, о каких сведения пойдет речь в документе. Чаще всего это данные о зарплате или о трудовом стаже сотрудника, реже – о награждении.

Шаг 4. Зафиксировать, кому выдается справка и чьи данные в ней содержатся – ФИО сотрудника. Должность служащего в первой части документа можно не указывать, речь о ней пойдет ниже.

Шаг 5. Основная часть документа поясняет, о чем в нем пойдет речь, и почему именно эта организация выдает его. «В документах архивного фонда (название предприятия) на гражданина (ФИО заявителя) имеются следующие сведения о … (суть запроса)».

Шаг 6. Заполнение следующей части документа зависит от того, для каких целей он выдается.

Если это запрос о заработной плате , то данные удобно представить в виде таблицы по месяцам и годам с указанием ежемесячного размера отчислений в пенсионный фонд. Если начисления отсутствуют в те или иные месяцы, то это также следует отметить в справке. Не нужно подводить итогов, рассчитывать общегодовые или среднегодовые показатели.

Задача составителя справки – точно перенести в документ данные из ведомостей или штатного расписания за необходимый период. Если эти бумаги отсутствуют в архиве, задача усложняется, но все же остается выполнимой. Придется потратить больше времени на изучение приказов по основной деятельности и личному составу для определения объема выплат служащему.

Если это запрос о подтверждении стажа, нужно указать периоды работы, привести точное название должности со ссылкой на приказы о приеме на работу и увольнении с указанием их реквизитов. При отсутствии этих документов в архиве - сослаться на другие официальные распоряжения работодателя.

Как правило, у работников, которые долгое время трудились на предприятии, случались переводы на другую должность, в другое структурное подразделение или филиал - эта информация также будет нагляднее представлена в табличном виде.

Обратите внимание

Обычно работники одновременно требуют справки и о зарплате, и о подтверждении стажа. Не стоит объединять их в один документ, правильнее оформить каждую справку отдельно.

Если это запрос о сведениях о награждении конкретного лица , основная часть справки будет содержать наименование награды и дату ее присвоения

Шаг 7. Перечень документов (если они не были указаны в тексте выше), на основании которых выдана справка.

Шаг 8. Подпись руководителя. Если справка выдана о зарплате – добавляется подпись главбуха, если о стаже – начальника отдела кадров. Заверяется печатью организации.

Часто требуются справки, которые основываются на документах с большим сроком давности. За это время могли поменяться многие реквизиты, как на самом предприятии, так и у заявителя.

В справке необходимо указывать именно те данные, что и в архивных документах. В случае, если компания меняла название, в справку заносится ее прежнее наименование, которое было действительно в тот период, относительно которого запрашиваются сведения.

При этом в конце справки требуется пояснить, что реквизит был изменен, когда и на основании чего. Аналогично в случае, например, – в справке прописывается старая, действовавшая на момент его работы на предприятии. Подтверждать свое новое имя заявитель должен будет уже самостоятельно.

В каких случаях требуется

Чаще всего в 2019 году архивная справка по социально-правовым вопросам требуется для предоставления в пенсионный фонд для назначения пенсии, получения льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством. Обычно для этого достаточно трудовой книжки, но если она отсутствует или записи в ней вызывают у сотрудников ПФР сомнения (неразборчивы, не заверены, содержат исправления) подтвердить сведения о трудовой деятельности можно архивной справкой.

Запрашивается она у работодателя (если их было несколько – то у каждого из них), при невозможности предприятия оформить такой документ, следует обратиться в архив.

Порой возникают ситуации, когда сотруднику необходимо подтвердить свой трудовой стаж. Зачастую для этого нужно собрать целый пакет самых различных справок и документов. Например, такая потребность может возникнуть при утрате трудовой книжки. Справка о стаже работы может также пригодиться и при оформлении пенсии.

В каких случаях нужно доказывать свой опыт работы? Кто может выдать справку, подтверждающий трудовой стаж? Как долго он действует? Об этом читайте в данной статье. Кроме того, мы расскажем, как правильно и грамотно оформить подобную справку.

Справка о стаже работы пригодится . Например, если вы по какой-то причине , и не спешите делать ее . Кроме того, это один из документов, который необходимо подготовить для оформления пенсии. Его основная задача – доказать сам факт трудовых отношений. В ней должны находиться сведения о каждом месте работы новоявленного пенсионера. Такая справка имеет особое значение и для лиц, трудящихся во вредных условиях. Так, ее нужно будет предъявить при досрочном выходе на пенсию.

Где получить?

Запросить справку о трудовом стаже можно у работодателя по последнему месту работы. Он обязан выдать документ работнику в течение 3 рабочих дней. Как правило, специалист отдела кадров указывает в нем сроки трудовой деятельности в годах, месяцах и днях. Для того, чтобы получить справку, нужно:

• Обратиться в кадровую службу с запросом из пенсионного фонда;
• Написать заявление руководителю организации;
• Приложить к документу копии паспорта и трудовой книжки.

Получить справку можно и в Пенсионном фонде. Для этого нужно составить и подать заявление в местное отделение ПФР или в МФЦ. Кроме того, оставить свою заявку в личном кабинете на сайте фонда либо на портале госуслуг. Справка должна быть представлена работнику в течение 10 дней с момента обращения.

В том случае, следует обратиться в архив по месту регистрации фирмы. В подобных учреждениях довольно долгое время хранятся документы всех существующих предприятий. Рассмотрение запроса в госархиве займет несколько больше времени, но зато по его итогам вы получите справку с указанием точных сведений о предыдущих местах работы.

Как ее оформить?

Согласно , по заявлению действующего или будущего сотрудника работодатель обязан оформить справку о стаже работы в данной организации. Этот документ должен содержать следующую информацию:

• Сведения об организации (наименование, адрес, контактная информация);
• Дату и номер регистрации документа в журнале выдачи справок;
• Сведения о сотруднике (ФИО и должность);
• Информацию о трудовой деятельности (с первого до последнего места работы, с указанием организации, должности и причины увольнения);
• Условия работы (отпуск, совмещение работы с чебой и т.д.);
• Информацию о стаже (суммарное количество отработанного времени);
• Реквизиты трудовой книжки;
• Цель документа (куда и кому направляется);
• Подпись и печать организации.

Документ составляется на фирменном бланке предприятия, либо на ней должен быть представлен угловой штамп. Ее подписывают несколько должностных лиц: работодатель, руководитель отдела кадров и бухгалтер.

Если справка нужна для назначения льготной пенсии, то в нее нужно включить более подробное описание трудовой деятельности, а также указать наличие следующих документов:

• Распоряжения о ;
• Приказ о присвоении работнику разряда;
• Приказ о должностей.

При отсутствии трудовой книжки совсем не сложно. Для этого нужно взять справки и выписки со всех предыдущих мест работы и сложить периоды, указанные в этих документах. Неважно, когда именно вы брали у работодателей сведения о трудовой деятельности, поскольку срока действия у справок о стаже работы нет.

Работодатели часто неправильно заполняют трудовую книжку и прочие документы, которые могут пригодиться при оформлении пенсии. Но если какие-то данные утеряны либо неправильно заполнены, не стоит огорчаться. Для таких ситуаций созданы государственные архивы, в которые можно сделать запрос на подтверждение трудового стажа. Запрос содержит различные данные о заявителе и помогает архивным служащим уточнить недостающую информацию.

Запрашивать справку в архиве нужно для получения архивных справок и выписок при оформлении пенсии. Эта процедура обязательна в двух случаях:

1. Утеря документов, подтверждающих рабочую деятельность человека на протяжении его жизни.
2. Согласно п. 6 ч. II Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 г. № 555 договоры ГПХ также являются подтверждением трудовой деятельности. Поэтому неправильное заполнение трудовой книжки, договора — основание для запроса в архив.

Без архивных документов гражданин может остаться без страховой и «заработанной» пенсии.

Запрос в архив для подтверждения трудового стажа заполняют по специальной форме.

Сам запрос представляет собой бланк, который должен содержать в себе следующую информацию:

• наименование архивного учреждения;
• Ф.И.О. и дата рождения заявителя;
• фактический и адрес прописки заявителя, отдельно указать почтовый;
• заявление;
• конкретный промежуток времени, за который нужна справка;
• точное название организации и должности;
• основание для получения выписки, справки;
• подпись заявителя.

Архив - государственное учреждение, которое обеспечивает документам сохранность, благоприятные условия для их использования, предоставляет информацию органам государственной власти и местного самоуправления, а также удовлетворяет информационные потребности населения. А получение информации, необходимой для защиты личных интересов граждан, - наше неотъемлемое право. Рассмотрим этапы, которые проходит человек, обратившийся в архив.

Какие запросы бывают?

З апросы бывают трех видов:

• тематические - запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Например, биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии;
• генеалогические - запросы, выражающие потребность в документ-ной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода;
• социально-правовые - запросы конкретного лица или организации, связанные с обеспечением их прав и законных интересов. Они делятся на три группы:
  • служебного характера от органов законодательной и исполнительной власти;
  • от физических и юридических лиц;
  • запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, так называемые консульские.

Для нас наиболее интересными будут социально-правовые запросы от физических и юридических лиц. По Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ к социально-правовым запросам относятся запросы о подтверждении:

• трудового стажа и размера заработной платы,
• службы в воинских частях и формированиях,
• о состоянии здоровья,
• награждении, присвоении званий,
• получении образования,
• применении репрессий,
• об актах гражданского состояния и т.п.

Пример 1

Свернуть Показать

Например, проанализировав трудовую книжку работника, принимаемого на управленческую и ответственную должность, на предприятии захотят убедиться, что работник действительно имел опыт работы в крупной компании. Если компания была ликвидирована в установленном законодательством порядке (в том числе в результате процедуры банкротства) или была преобразована способом, подразумевающим передачу документов по личному составу в архив, работодатель может обратиться в архив с соответствующим запросом.

Не редкость - хлопоты с подготовкой документов, связанных с назначением пенсий работникам.

Бесплатные и платные услуги

Все социально-правовые запросы архив выполняет безвозмездно. Но бывают и исключения:

• если вам нужно исполнить запрос срочно (в течение 1-5 дней с момента обращения);
• выдать дубликат или переоформить архивную справку взамен утраченной или испорченной по вине заявителя (кроме несчастных случаев, зарегистрированных документально);
• изготовить несколько экземпляров архивной справки по просьбе заявителя;
• сделать запрос о трудовом стаже и заработной плате за период свыше 5 лет (60 мес. подряд);
• сделать запрос об имущественных правах.

За обслуживание в читальном зале архива плата не берется (за исключением услуг, не предусмотренных Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации).

Номенклатуру платных работ и услуг, выполняемых архивами, устанавливает Федеральная архивная служба России. Архив на этой основе может разрабатывать более детальный перечень, который утверждает директор. Кроме того, архив может самостоятельно определять категории юридических и физических лиц (пенсионеры, инвалиды, детские дома и др.), для которых работы и услуги осуществляются на льготных условиях.

Сроки исполнения запроса

По Основным правилам работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.) срок исполнения запросов социально-правового характера по документам архива не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса . С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Если же по истечении установленных сроков ответ не поступит, необходимо обратиться в орган управления архивным делом данного региона с запросом, по какой причине не исполнено направленное обращение.

Исполнение запросов производится в соответствии с порядком использования документов Архивного фонда Российской Федерации, установленным Федеральным законом от 22.10.2004 No 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской федерации», Федеральным законом от 20.02.1995 No 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

Если ваш запрос признан непрофильным , то его пересылка по принадлежности в другие архивы или организации должна быть осуществлена в 5-дневный срок с момента поступления запроса в архив, а вас должны об этом информировать.

Куда обращаться?

Во-первых, в какой именно архив вам обращаться, зависит от масштаба интересующей вас организации: если вам необходимы данные о человеке, который работает (работал) в учреждении федерального подчинения, следует обращаться в федеральные архивы; республиканского, краевого, областного подчинения - в государственные архивы соответствующего региона; городского и районного подчинения - в муниципальные архивы.

Пример 2

Свернуть Показать

Если вам нужно запросить информацию о человеке, который работал на ликвидированном государственном предприятии в Москве, то нужно обратиться в Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Москвы.

Если человек работал на предприятии муниципального подчинения или в негосударственной организации, то поиск документов должен начинаться с архива города или района. С коммерческими организациями есть сложности, связанные с отсутствием правовых механизмов истребования передачи документов на государственное хранение.

Чтобы сориентироваться, в какой именно архив обратиться, вы можете воспользоваться сайтом www.rusarchives.ru . Еще существует интернет-путеводитель по архивам России www.guides.rusarchives.ru , который позволяет производить поиск по 31 федеральному и 49 региональным архивам и включает в себя порядка 140 тыс. архивных фондов, содержащих социально-политические, исторические, военные, экономические и другие документы.

Как составить запрос?

К запросу жесткие требования не установлены, заявление составляется в свободной форме, но на имя директора архива. Обязательно, вне зависимости от вида запроса, должны быть указаны следующие данные:

• фамилия, имя, отчество интересующего лица в настоящее время и обязательно фамилия в запрашиваемый период (указать год смены фамилии, если это имело место);
• адрес, по которому нужно направить ответ архива;
• ваш контактный телефон;
• о чем и для какой цели запрашивается информация.

Приведем наиболее распространенные запросы и поясним, что в каждом из них необходимо указать для того, чтобы сделать возможным выполнение такого запроса:

Вообще, некоторые архивы принимают не только социально-правовые запросы, составленные на бумаге, но и отправленные по электронной почте, а некоторые - даже по телефону.

Пример 3

образец заявления для получения архивной справки о зарплате

Свернуть Показать

Пример 4

Образец письма-запроса от юридического лица (примерная форма)

Свернуть Показать

Архивная справка

Чаще всего заявителю приходит ответ на запрос в виде архивной справки, реже - архивной выписки или копии документа.

По ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» архивная справка - это официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов, относящихся к предмету запроса, с указанием адресов документов.

Рассмотрим несколько справок, которые выдаются на наиболее популярные запросы.

В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные за то время, за которое имеются сведения в документах архива: приводится точное название должности, занимаемой гражданином, и период его работы (см. Пример 5). Листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные гражданином, на которых отсутствуют отметки о проверке имеющихся в них сведений на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи архивных справок о трудовом стаже (при необходимости эти сведения сообщаются письменно). В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, используются только приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетные книжки, членские билеты профсоюзов.

В справку для назначения или пересчета пенсии включаются сведения в порядке, определяемом органом, осуществляющим пенсионное обеспечение граждан. Сведения о заработке включаются в справку так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится. При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты - на основании приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности.

В справке об образовании при отсутствии в документах сведений об окончании гражданином учебного заведения указывается, на каком курсе или в каком классе он учился.

При исполнении повторных запросов или составлении по просьбе гражданина (организации) справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Пример 5

Образец архивной справки

Свернуть Показать

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации. При подготовке «отрицательных» ответов архивисты стараются избегать формулировок вроде «документы на хранение в архив не поступали», обычно заявителю даются рекомендации по поиску необходимой информации или разъясняется причина отсутствия архивных документов по теме запроса. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив может (но не обязан) выдать справку о причинах их утраты, при необходимости заверенную печатью архива.

Следует отметить, что текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий, в ряде случаев в ней воспроизводятся цитаты из архивных документов. После текста справки указываются поисковыеданные документов, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел, листов документа).Следует отметить, что текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий, в ряде случаев в ней воспроизводятся цитаты из архивных документов. После текста справки указываются поисковые данные документов, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел, листов документа).

Вообще, унифицировать форму архивной справки достаточно сложно, как и форму написания запроса. Однако существуют Рекомендации по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемые архивными учреждениями Российской Федерации (письмо Росархива от 14.03.2005 No 6/486-К). В Рекомендациях приводятся 12 образцов архивных справок по нескольким различным ситуациям.

Копии архивной справки (без штампа и печати) заверяются заведующим архивом и остаются в делопроизводстве архива.

Заметим, что архивные справки отличаются наименованием вида документа «АРХИВНАЯ СПРАВКА» от остальных справок, которые именуются просто «СПРАВКА».

Коммерческие компании тоже вправе выдавать архивные справки, архивные выписки, но при условии, что у них есть архив в виде отдельного подразделения. В противном случае они ограничатся обычными справками, выписками и копиями.

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. и обязательных для всех негосударственных организаций, архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Справки, идентичные подлиннику архивные копии и выписки заверяются подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.

Архивная выписка и архивная копия

На архивной выписке и архивной копии делаются соответствующие обозначения - «АРХИВНАЯ ВЫПИСКА» или «АРХИВНАЯ КОПИЯ». Они составляются на бланке архива, но при изготовлении ксеро- и фотокопий архивных документов бланк архива не используется.

При оформлении выписки название оригинального документа, его номер и дата воспроизводятся полностью (см. Пример 6). Содержание архивной выписки документа должно отвечать запросу. Связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов не должны нарушаться. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов ставится многоточие. В одной архивной выписке можно давать извлечения только из одного документа.

Внимание! Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнения в их достоверности, должны оговариваться словами: «так в документе».

Архивные копии и выписки заверяются подписью заведующего архивом и гербовой печатью организации.

Пример 6

Образец архивной выписки

Свернуть Показать

После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа, послужившего основанием для оформления данной выписки (см. Пример 6).

Архивная копия полностью повторяет запрашиваемый документ. На обороте проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.

Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на местах скреплений заверены руководителем архива.

Подготовленные архивом информационные документы, архивные копии и выписки направляются заявителю обычным письмом.

Если вы передали документы на хранение сторонней организации

Допустим, ваша фирма передала свои документы на ответственное хранение сторонней организации, которая профессионально оказывает подобные услуги. Такие услуги предоставляют не только коммерческие архивы, но и государственные/муниципальные. Собственником документов продолжает являться компания, на территории которой документы уже не находятся. Кто в таком случае имеет право выдавать архивные справки: хранитель или собственник?

Согласно статье 892 Гражданского кодекса РФ от 26.01.1996 No14-ФЗ хранитель не вправе без согласия поклажедателя пользоваться переданной на хранение вещью, а равно предоставлять возможность пользования ею третьим лицам, за исключением случаев, когда пользование хранимой вещью необходимо для обеспечения ее сохранности и не противоречит договору хранения. Следовательно, если вы хотите передать хранителю полномочия о выдаче справок по социально-правовым запросам и сэкономить свое время, то оговорите это условие в договоре по аутсорсингу. В противном случае компания-владелец будет разбираться с документами сама: при необходимости придется запросить в офис вывезенные ранее документы, разбираться с ними и составлять архивную справку, поскольку вопрос конфиденциальности информации все же преоритетнее.

Сноски

Свернуть Показать

Архивы нужны для того, чтобы в нужный момент к ним обратиться и получить информацию. Не зря они бережно хранят кадровые документы аж по 75 лет. Нужную информацию содержит специальный документ – архивная справка.

Из статьи вы узнаете:

Законодательство дает такое понятие архивной справки: документ, оформленный на бланке архива, где содержится информация по предмету запроса, указываются архивные шифры и реквизиты хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.

Выдача таких справок предусмотрена следующими нормативными документами:

• ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело . Термины и определения;
• Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера, утвержденные Росархивом;
• Основные Правила работы архивов организаций - одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Поскольку в архивах хранится огромная масса различной документации по различным тематикам, выдаваемые справки также отличаются по видам:

архивная справка о зарплате;

о стаже работы;

о составе семьи и зарегистрированных лицах в жилом помещении;

о гражданском состоянии;

генеалогические и иные.

Архивная справка о зарплате

Бывают ситуации, когда необходимо подтвердить документально уровень дохода в тот или иной период своей трудовой деятельности. Если никаких доказательств нет на руках, то запрашивается архивная справка о зарплате. В ней содержится информация о начисленной заработной плате в запрашиваемые периоды времени. Если организация еще существует, то документ со сведениями выдает она, руководствуясь Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н.

Для того чтобы получить такую информацию, необходимо обратиться с письменным заявлением, которое подписывается лично, либо по надлежаще оформленной доверенности. Запрос на получение информации можно направить почтовой связью. Срок выдачи такой справки – три рабочих дня с момента, как страхователь получил заявление (п. 3 Приказа № 182н). Изготавливается она на бланке организации, подписывается единоличным исполнительным органом, регистрируется, подпись скрепляется печатью, в содержательной части делаются ссылки на реквизиты архивных документов .

По ликвидированным юридическим лицам, кадровые документы которых сданы в архивы на хранение, информация выдается соответствующим архивом и оформляется аналогично по форме.

Архивная справка о работе

Помимо сумм начисленной заработной платы, из архивов может выдаваться информация о стаже работы. Иногда архивная справка о подтверждении трудового стажа (образец предоставим в конце статьи) называется в обиходе архивная справка о работе.

В ней приводятся сведения о том, в какой организации работал сотрудник, в течение какого времени, какие занимал должности. По форме такие сведения оформляются аналогично. Иногда архивная справка о стаже содержит также сведения о заработной плате, тогда такой документ справедливо называть архивная справка о работе (образец ниже).

Переоценить важность документов, которые содержат архивную информацию , сложно. Ведь просто так, по собственной инициативе, люди не заказывают сведения из архивов. Они должны служить доказательствами, быть подтверждением для определенных обстоятельств.

Таким образом, архивные справки о трудовом стаже, о заработной плате напрямую влияют на вопросы оформления пенсии, могут служить письменным доказательством в судах. Т.е. предоставление их в органы и организации влекут за собой серьезные правовые последствия.