Статья 68 ТК РФ: « Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.»

Как должен выглядеть приказ о приеме на работу?

То, в какой форме составлены первичные учетные документы (в том числе приказы по личному составу), очень важно для компании. Ведь документы, оформленные в соответствии с законодательством, подтверждают произведенные налогоплательщиком расходы для целей исчисления налога на прибыль, доказывают обоснованность применения вычетов по НДС. Поэтому использование не соответствующих закону форм документов может повлечь нежелательные последствия.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу имеет унифицированные формы (УФ) № Т-1 и № Т-1а (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1). До 2013 года считалось, что применение этих УФ обязательно, так как применять самостоятельно разработанные формы первичных документов можно было только в случае, если необходимая форма отсутствовала в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Проверяющие органы квалифицировали несоблюдение УФ как нарушение и выписывали штрафы.

С 1 января 2013 года вступил в силу новый закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, в котором не содержится требования об обязательном применении УФ при составлении первички. И, по мнению Роструда, теперь негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (Письмо от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1).

Но полностью отказываться от использования УФ, на наш взгляд, нецелесообразно. Во-первых, за 10 лет существования унифицированных форм их использование стало привычным для компаний. Во-вторых, самостоятельная разработка форм документов требует времени, специальных знаний и дополнительных затрат на настройку программного обеспечения под новые бланки.

Чтобы не нарушить требования к отдельным документам, установленные другими федеральными законами и нормативными актами, целесообразнее использовать все-таки унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1. А если Вы решили разработать собственные формы, возьмите за основу УФ, добавив или удалив часть реквизитов.

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен утверждать руководитель организации. Поэтому, во избежание разногласий с контролирующими органами, использование УФ или своих разработанных форм лучше утвердить приказом руководителя либо предусмотреть в учетной политике.

Если у Вас нет образцов УФ, можно бесплатно скачать их (Обязательно скачайте, при простом просмотре пропорции формы выглядят искаженными).

Шаг 1. Составляем проект приказа

На практике все по-разному заполняют приказ о приеме. Кто-то старается впихнуть в него как можно больше условий из трудового договора, выполняя требование статьи 68 ТК РФ о том, что «содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора». Кто-то, наоборот, оставляет пропущенными многие строчки в форме, потому что «писать нечего» или «не знаю, что писать».

Давайте разберемся и с этим вопросом. Изучим нормативные акты, регламентирующие оформление и заполнение документов:

«Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвержденные тем же Постановлением N 1 от 05.01.2004.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

И заполним все строки формы:

1. Наименование организации пишем сначала полное (в точности как в Уставе), а в скобках краткое (если в Уставе зафиксировано краткое название). ФИО предпринимателя можно указать только полное. Код по ОКПО присваивается каждой организации при регистрации. Вписываем его в верхний блок.

2. Что писать в графе «по», если мы принимаем работника постоянно? Читаем об этом в Указаниях:

При заключении с работником(ами) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма N Т-1) или «Период работы» (форма N Т-1а) строка (графа) «по» не заполняется.

Если принимаем по срочному договору, то ставим дату последнего рабочего дня. Заметьте, что дата записывается в документах с помощью восьми арабских цифр, разделенных точкой. Это ГОСТ. Никаких букв «г.»! Если принимаем на работу на период отсутствия основного работника, который находится, например, в отпуске по уходу за ребенком, то желательно это указать. Но как? Ведь мы не знаем точно, в какой день работник выйдет на работу. Напишите так:

3. Принять кого? ФИО работника указываем в родительном падеже. В УФ №Т-1а (прием нескольких работников) все графы заполняются в табличном режиме, т.е. ФИО работника записывается в именительном падеже. Если структурного подразделения нет, ставим прочерк. Принять кем (если по профессии) или на должность кого (если специалист, служащий или руководитель).

«…по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.».

5. Как указать тарифную ставка (оклад) в случае, если принимаем не на полную ставку? Об этом никаких указаний нет. Чтобы не было недопонимания со стороны работника и проверяющих органов, лучше указывать полную ставку и применяемый коэффициент, как в нашем случае.

с тарифной ставкой (окладом)	8 000 х 0.5
	(цифрами)

6. Испытание указывается, если оно установлено в трудовом договоре.

Шаг 2. Подписываем приказ

Шаг 3. Регистрируем приказ

Приказ о приеме на работу нужно обязательно зарегистрировать в Журнале регистрации приказов по личному составу. Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе (в идеале — от руки, потому что регистрация происходит всегда после оформления).

Шаг 4. Объявляем работнику приказ под роспись

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа. Срок подготовки копии –три дня с момента затребования её работником. Думаю излишне говорить, что за выдачу копий документов, связанных с работой, запрещено брать плату с работников (статья 62 ТК РФ).

Шаг 5. Направляем приказ в дело

Приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. О направлении приказа о приеме на работу в дело проставляется отметка в левом нижнем углу приказа.

Статья 65 Трудового кодекса Российской Федерации, предоставляет полный список документов, необходимых для предъявления при приеме на работу.

Какие требуются документы

К таким документам относятся:

паспорт либо наличие другого документа, способного подтвердить личность;

для лиц, не достигших четырнадцати лет, нужно представить свидетельство о рождении;

для тех граждан России, которые проживают за границей, необходимо предъявить загранпаспорт;

если имеется трудовая книжка, при поступлении на основную работу;

если нет трудовой книжки, работодатель обязан оформить новую по письменному заявлению работника;

государственное страховое свидетельство пенсионного страхования;

для мужчин – это наличие военного билета, а для парней призывного возраста – удостоверение, подтверждающее его будущий призыв на военную службу;

документ, указывающий на наличие образования либо специальных знаний, которых требует его будущая работа.

Требования к предъявлению каких-либо других документов, помимо вышеуказанных, возможно только в случаях, предусмотренных кодексами, законами, приказами президента или же постановлениями правительства Российской Федерации. Простым примером такого случая может быть следующее: если вы хотите принять на работу специалиста, а его деятельность связана с опасными условиями труда, то от него можно еще в дополнение потребовать специальную справку, подтверждающую прохождение медицинского осмотра.

Далее рассмотрим, трудоустроят ли человека, у которого в силу разных обстоятельств отсутствует регистрация по месту жительства. Ответ на этот вопрос заключается в том, что потенциальный работодатель ни в коем случае не может отказать такому человеку в работе. Что же касается наличия индивидуального налогового номера, то его наличие вообще не считается обязательным (ст. 65 Трудового кодекса РФ), это же относится и к наличию или отсутствию страхового пенсионного свидетельства.

В случае если отказ о приеме на работы никаким образом не связан с наличием у него определенных деловых качеств, то это может закончиться для такой фирмы судебными разбирательствами, и если в результате них выиграет соискатель, то решением суда фирма обязуется принять его на работу.

Если работоискатель получил отказ в приеме на работу, то он имеет полное право получить такой отказ в письменной форме, где ни в коем случае нельзя указывать такие возможные причины отказа, как беременность, наличие детей, отсутствие прописки, принадлежность к тому или иному полу, национальности либо не к тому вероисповеданию. А вот вполне целесообразными причинами для отказа в приеме на работу может служить наличие неподходящего образования, недостаточного опыта работы по необходимой специальности, отсутствие интересующей профессии, квалификации или же имеющиеся противопоказания относительно состояния здоровья.

Документальное оформление приема на работу

Оформление приема на работу начинается с приказа, который составляется на основании составленного трудового договора, при этом сам приказ должен быть подготовлен в полном соответствии с этим договором. Если в процессе приема на работу был заключен договор подряда либо же договор возмездного оказания услуг, то такой приказ о приеме на работу не нужен.

Для составления приказа используется специальная унифицированная форма Т-1. Если же вам необходимо принять сразу несколько сотрудников, то лучше всего прибегнуть к форме Т-1а, которая называется списочной. После издания приказа делается запись в трудовой книге, и далее проходит процедура по оформлению личной карточки по форме Т-2.

Хочется отметить, что при приеме на работу необязательно требовать заявление, а можно вполне обойтись одним трудовым договором, который является достаточным основанием для оформления приказа.

Если сотрудник, которого принимают на работу, устраивается на неопределенный срок, то в ячейке приказа «Принять на работу по…» ничего не пишется.

По тому, как заполняются формы для первичной документации учета труда и его соответственной оплаты, графа, под названием «Условия приема на работу, характер работы» оформляется только в том случае, если эти условия и характер имеют отличия от общеустановленных. К примеру, если на работу берут сотрудника по совместительству на неполный рабочий день по переводу с другого предприятия. Но для того чтобы строка не оставалась пустой, можно сделать запись о том, что работник принят на обычных условиях.

Как проходят испытания при приеме на работу

Прежде чем принять решение о том, стоит ли брать на работу того или иного кандидата, они проводят мероприятия по проведению определенных испытаний в виде собеседования, анкетирования либо тестирования. Все эти мероприятия сугубо индивидуальны для каждого предприятия и не имеют никакого отношения к действующему законодательству. Единственным распоряжением, которое урегулируется Трудовым кодексом Российской Федерации, является истребование для ознакомления и изучения определенных документов, а именно документов, подтверждающих наличие того или иного образования и трудовых книжек.

Можно сказать, что с изучения этих двух документов и начинается проверка соответствия соискателя занимаемой должности. Диплом о завершении среднего или высшего образования свидетельствует о том, насколько соответствует работник по своим теоретическим знаниям той или иной должности. А трудовая книжка показывает, работал ли будущий работник по своей специальности, а если работал, то сколько времени.

Зачастую те, кто ищет работу, возмущаются по поводу установления испытательного срока, даже при предоставлении дипломов и трудовых книжек. Это связано с тем, что в РФ очень развиты случаи подделки документов, что является поводом для назначения испытательных сроков.

Критерии, которые выдвигаются к соответствию к работе

Оценка работника на соответствие объективности поданных данных о своей теоретической и практической подготовке проводится исходя из определенных критериев.

Те компании, которые уже давно работают и смогли упорядочить процесс набора новых сотрудников, уже до этого готовят так называемый профиль должности. В нем точно оговариваются необходимые критерии, соответствие которым должно быть обязательным условием.

При таком проведении оценки будущего персонала могут быть использованы и другие отдельные схемы, и модели их аттестации.

Если фирма или организация не проводит таких собеседований или тестирований, то вместо этого они опираются на должностные инструкции и другие документы, которые готовы рассказать о его предыдущей трудовой деятельности.

Если на основании изученных документов, тестов и результатов собеседований было принято решение о приеме на работу, то все это должно уже перейти к реальным действиям. То есть к началу освоения новой работы, а функция работодателя должна перейти к процессу наблюдения за тем, как справляется новый сотрудник со своими обязанностями. В ходе таких наблюдений работодатель определяет:

Сможет ли справиться новый служащий с теми объемами, которые на него возлагаются.

Насколько он готов справляться с работой самостоятельно. Если степень участия куратора либо же руководителя окажется слишком объемной, то способности нового сотрудника к выполнению необходимой работы окажутся под сомнением.

Исходя из действующего законодательства, сначала заключается трудовой договор, а уже затем на его основании готовится приказ о приеме на работу.

Кстати трудовым законодательством предусмотрено заключать такие договоры не только в рабочие, но и в нерабочие и праздничные дни. При заключении трудового договора в нем нужно указывать дату самого заключения договора, а также дату самого начала работы, именно с которой работник должен приступить к выполнению своих трудовых обязанностей.

Ни для кого сейчас не считается редкостью назначение испытательного срока при приеме на работу. Это нужно для того, чтобы определить, насколько работник соответствует требуемой должности. Но бывает и такое, что уже по истечении этого срока руководитель так и не может принять решения по поводу приема на работу. Этот срок оговаривается обеими сторонами, что должно быть прописано в трудовом договоре.

О том, насколько важно правильно оформить приказ о приеме сотрудника на ту или иную должность, доподлинно известно всем кадровикам. Хранение такой документации осуществляется на протяжении 75 лет.

Для приема на работу потребуется обязательное составление приказа (особого распоряжения) директора. Издание такого документа осуществляется на основе заключенного трудового соглашения.

Роскомстатом России были утверждены особые формы первичной документации, связанные с учетом труда и его оплатой. Приказ о приеме сотрудника на должность может быть представлен двумя унифицированными формами:

№ Т-1 – если речь идет об одном работнике

Именно в соответствии с этими формами осуществляется устройство на работу и учет сотрудников. Заполнять подобные формы можно как от руки (только разборчивым почерком), так и в печатном виде.

Каждая графа должна быть заполнена в соответствии с определенными правилами.

Документы, необходимые для приема на работу

В распоряжении о приеме на работу должны найти отражение следующие составляющие:

структурное подразделение и должность;

условия приема на работу;

каким будет оклад и предполагаются ли надбавки;

Однако, в приказе указываются не только эти сведения. Необходимо заполнить все строчки и графы. Заполнение унифицированной формы значительно упрощено за счет того, что все данные вписываются в специально отведенное для этого место.

Особенности заполнения реквизитов документа

Отбор кадров в организацию – центральная функция управления. При оформлении официальных документов, с особым вниманием следует отнестись к реквизитам.

ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации – имеет код 0301001. Именно этот показатель следует указывать в графе «Форма по ОКУД». В том случае, когда используются приказные бланки, выпущенные в типографии, этот код, как правило, в графе уже стоит.

Код по ОКПО

Процедура приема сотрудников на работу включает в себя ряд поэтапных действий:

Медицинское обследование устраивающегося сотрудника.

В соответствии со ст. 64.1 ТК РФ, граждане, занимающие должности на правах замещения, после увольнения с муниципальной или государственной службы, в течение первых 2-х лет обязательно должны сообщать работодателю информацию о том, каким было последнее место службы.

Предоставление работником необходимых документов.

Когда осуществляется прием на работу, сотруднику необходимо принести ряд документов. К обязательным, предусмотренным статьей 65 ТК РФ, относят:

Трудовую книжку. В том случае, если сотрудник ранее нигде не работал, трудовая книжка выдается на первом месте работы. Если подобный документ у сотрудника когда-то был, но по определенным причинам оказался утерян или утрачен, то необходимо написать заявление с указанием адекватных причин, и работодателем будет выписана новая. Тем, кто устраивается на должность по совмещению, трудовая книжка не требуется, она должна оставаться там, где у человека основная работа. Однако, при желании, гражданин может инициировать и оформление записи в трудовой о дополнительном заработке. Однако, в подобном случае понадобится документ, подтверждающий совместительство.

Документ об образовании, либо диплом, являющийся свидетельством окончания соответствующих курсов.

СНИЛС – свидетельство государственного пенсионного страхования. Если такого документа нет, то оформляется он руководителем при первом устройстве на работу.

Условия приема на работу у каждой организации схожи

К необязательным относят:

Справка о зарплате, полученная на прежнем месте работы. Не всегда, но тем не менее нужно быть готовым к тому, что такая бумага может потребоваться.

Желательно заранее побеспокоиться о получении характеристики с прежнего места работы. Велика вероятность того, что она потребуется.

Заключение о пройденном медосмотре. Подобный документ требуют многие работодатели, особенно, если человек устраивается в пищевую, транспортную отрасль, в организации, связанные с работой с детьми.

Порядок устройства на работу

От гражданина необходимо получить заявление о приеме на работу.
Обязательно писать подобное заявление будут те сотрудники, которые устраиваются на государственную или муниципальную службу.
В том случае, если устраивающийся подобное заявление написал, и руководитель его принял, этот документ необходимо зарегистрировать в установленном для таких ситуаций порядке.
Один из двух договоров, на каждом из которых значится подпись обеих сторон, передается в руки непосредственно сотруднику, другой – остается у работодателя. Получив свою бумагу, сотрудник должен на договоре, остающемся у работодателя, написать подтверждение получения своего экземпляра.
Регистрация приказа. После этого в установленном порядке происходит регистрирование приказа. Сотрудника следует ознакомить с распоряжением руководства не более, чем трехдневный срок.
После этого можно уже оформлять личную карточку нового сотрудника. Для составления личных карточек предусмотрена особая унифицированная форма (№ Т-2).

Подписанные договоры обязательно регистрируются по все положенным правилам.

Большинство руководителей не считают, что одной из их обязанностей является оформление личных дел. Такая процедура возможна лишь в тех ситуациях, когда того требуют предписанные нормы закона.

Документальное оформление сотрудника на работу – процедура, к которой нужно подходить крайне ответственно. Имея представление обо всех нюансах этого дела, удастся хорошо подготовиться к приему и избежать неловких ситуаций.

Как изложены гарантии и другие полезные бонусы. Как будут выплачены компенсации в случае увольнения по сокращению или по инициативе администрации. Ели была договоренность о так называемом «золотом парашюте», посмотрите его описание. Многое можно увидеть, если внимательно читать. Кадровики любят говорить, что это стандартный договор, и менять его никто не будет. Это неправда, все можно поменять. Правда в другом. Если начнешь необоснованно предъявлять претензии, просто не возьмут на работу.

Дополнительная информация в видеосюжете:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter , чтобы сообщить нам.

Условия приема на работу, характер работы – все тонкости работы с документацией

Кроме того, приказ является основанием для фиксирования соответствующей записи в трудовой книжке работника, поэтому к его оформлению необходимо относиться со всей серьезностью. Условия приема на работу, характер работы и многие другие нюансы нужно учитывать для того, чтобы созданный документ был выполнен без изъянов.

Условия приема на работу, форма приказа

Последнее слово - за директором!

№ Т-1а – касательно группы работников.

Информация, содержащаяся в приказе

число, месяц, год приема на работу;
особенности и характер обязанностей;
особенности испытательного срока (только в том случае, если таковой предусмотрен при заключении договора).

Единственная трудность может возникнуть с классификаторами и кодированием информации различного характера. Кадровик должен обладать всеми необходимыми знаниями об особенностях каждого классификатора.

Важно! Содержимое приказа в обязательном порядке полностью согласовывается с трудовым договором. Любые отступления – противозаконны.

Название организации

Для подобных сведений в приказе предусмотрена особая строка. Здесь содержится полное название организации. Допускается заполнение и в письменном, и в электронном виде.
Указывание сокращенного названия документа допускается лишь тогда, когда оно закреплено в учредительном документе.

Важно! Если учреждение обладает сокращенной формой названия, то ее необходимо обязательно указать в скобочках, рядом с полным.

Код формы по ОКУД

ОКПО – Общероссийский классификатор предприятий и организаций – восьмизначный код, сохраняющийся за учреждением на протяжении всего периода его существования. По своей сути, это уникальный номер, не повторяющийся ни у одной другой организации.

Пошаговая процедура приема на работу сотрудников

Приказ как документ, который подтверждает прием на работу

В соответствии со статьей 69 ТК РФ для ряда лиц, заключающих трудовое соглашение, предусмотрено прохождение обязательного мед. осмотра.
Проходить его должны все те, кто не достиг весемнадцатилетнего возраста, а также иные категории граждан.
Обязательное работодателю доносится необходимая информация.
Паспорт, либо иной документ, способный подтвердить личность.
Военный билет или иные документы, свидетельствующие о воинском учете.

Регистрация. Не все организации, но все же во многих случаях при приеме на должность от работника требуют иметь регистрацию, если таковой нет.
ИНН. Хотя этот документ не значится в списке обязательных и потребовать его никто не имеет права, но все же нужно быть готовым к тому, что работодателю он понадобится. Если подобной бумаги, свидетельствующей о постановке на учет в налоговые органы, нет, то оформлением придется заниматься самостоятельно. Для этого придется обратиться в местное представительство ФНС.

После получения всех необходимых документов, работодатель их изучает и принимает решение относительно работника и его новой должности.

Подобный шаг не относится к разряду обязательных.
Работнику следует заранее провести ознакомление с локальными нормативными актами. В соответствии со статьей 68 ТК РФ, руководитель учреждения, до того, как будет подписано трудовое соглашение, обязан проинформировать устраивающегося работника с должностной инструкцией, а также документами иного плана, связанными с трудовой деятельностью.
Заключение с сотрудником трудового договора. Заключение такого договора осуществляется обязательно в письменной форме и в 2-х экземплярах, с подписью обеих сторон. В трудовом соглашении помимо основных сведений допускается включение и дополнительных категорий. Заключение договора относительно ответственности материального плана – не является обязательным шагом. Тем не менее, на данном этапе он может вполне может быть полезен.
Издается указ о приеме на работу. Создание приказа осуществляется по форме № Т-1. либо по форме № Т-1а
Внесение необходимых записей в трудовую книжку.
Вынесение сведений в Книгу учета движения трудовых книжек.
Оформление личных дел служащих. Подобная процедура характерна для тех случаев, когда в отношении должности сотрудника, работодателем устанавливается обязанность вести личные дела.

Документы оформляются в установленном порядке

В обычной коммерческой компании, где законодательном не установлена необходимость вести личные дела, заниматься этим, конечно же, никто не будет. Однако, если руководство посчитает нужным, то вести подобную документацию все же придется.

Что касается остальных случаев, то необходимость ведения личных дел может быть обозначена локальными нормативными актами работодателя, посредством которых происходит регуляция отношений, связанных с персональными данными работника. В завершении, бывшему работодателю сообщается о том, что с его работником заключается трудовое соглашение.

Сторона, которая обладает правом выбора, всегда старается достичь при переговорах максимальной для себя выгоды. В нашем случае это работодатель. Ваша задача в этом процессе, отстоять свои интересы. Обычно кадровик заполняет ваши персональные данные в типовой форме и предлагает поставить подпись там, «где галочка». Многие так и делают.

Если вас действительно все устраивает, то все в порядке. Можно идти и работать. Но так можно поступать, если вы безумно рады, что вас приняли на работу. И, правда, что тут «права качать»? А если выбирали не вас, а вы согласились работать по приглашению. Вас долго уговаривали, и переманили из другого предприятия. Что в этом случае делать? Конечно, все ваши договоренности должны быть изложены в трудовом договоре. Это следует обязательно проверить.

Делопроизводство и канцелярия

Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии

Екатерина Каменева
12 ноября 2008 г. 16:13

Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы неправильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия

Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения - руководителю соответствующего уровня.

Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или -распоряжения, могут быть направлены на:

совершенствование организационной структуры предприятия;
выбор средств и способов осуществления основной (или производст-венной) деятельности предприятия;
обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми,- -материальными, информационными и иными ресурсами;
утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Инициирование издания приказа или распоряжения.
Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
Подготовка проекта приказа или распоряжения.
Согласование проекта документа.
Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.
Подписание приказа или распоряжения.
Регистрация приказа или распоряжения.
Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.

Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

Инициирование издания приказа или распоряжения

Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);
по поручению руководства предприятия;
по инициативе руководителей структурных подразделений или -подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной -документации. Требования к оформлению документов.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Пример 1

ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с -модулем обновления и инструкцией по проведению обновления.

Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы.

Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору, в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала.

Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию, в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета.

То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.

Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения

Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в -издаваемом приказе или распоряжении.

Источниками информации могут быть:

законодательные акты и нормативная документация;
текущая документация организации;
документы, поступающие из других организаций;
архивные документы;
публикации в периодической печати;
научные материалы и др.

Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Продолжение Примера 1

Подготовка проекта приказа или распоряжения

Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

Оформляются проекты приказов и распоряжений в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной -документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).

Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);
наименование организации;
наименование вида документа;
место составления или издания документа;
а также ограничительные отметки для реквизитов:

Дата документа;

Регистрационный номер документа.

Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в -соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.

Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30-35 мм, а не 20 мм.

Таблица 1. Обязательные реквизиты приказа и распоряжения

	Наименование реквизита	Момент оформления реквизита
Издание документа
	наименование организации
	наименование вида документа	оформлять не надо, присутствует на бланке
	место составления или издания документа	оформлять не надо, присутствует на бланке
	дата документа
	регистрационный номер документа	оформляется после подписания в момент регистрации документа
	заголовок к тексту
	текст документа	оформляется при подготовке проекта документа
	визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф- -согласования документа)	полностью оформляются во время согласования проекта документа
	подпись полностью	оформляется во время -подписания документа
	в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государст-венный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак)	оформлять не надо, присутствует на бланке
Постановка на контроль и исполнение
	отметка о контроле	оформляется при постановке документа на контроль
Снятие с контроля и направление документа в дело
	отметка об исполнении документа и направлении его в дело	оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело

Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:

констатирующей (или преамбулы) и
распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.

Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В -связи» и т.д.

Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании .

Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях - словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны -организации или структурные подразделения.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по...».
2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:

3. Срок представления 15.07.2003.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.

Фрагмент документа

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.

Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать -утратившим силу...».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Текст любого организационно-распорядительного документа, оформ-ляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный -межстрочный интервал.

У приказа или распоряжения могут быть разные приложения : положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)». При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Пример 2

Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.

Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции -совершенствования документационного обеспечения управления».

При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.

На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов», опубликованной в журналах № 8’ и №9’2005 г.

Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап - согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом - доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.

Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц

Согласование проекта документа подразумевает:

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

Фрагмент документа

П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.

Фрагмент документа

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения -принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов -документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов .

Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации -делопроизводства и электронного документооборота.

При «традиционном» способе проект распорядительного документа -готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.

В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих. Реквизит «визы согласования документа» должен -оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

Фрагмент документа

П. 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной -документации. Требования к оформлению документов.

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Личная подпись А.С. Орлов
Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни -ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных -организациях лист согласования может иметь различную форму.

При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.

Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.

Согласование проектов документов с помощью систем и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и -активизирует процедуру согласования.

Возможны следующие маршруты согласования:

последовательный: когда проект сначала поступает первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму согласующему и т.д.;
параллельный: когда проект поступает одновременно сразу всем согласующим и они проводят согласование проекта документа в любой последовательности;
параллельно-последовательный (или смешанный): когда проект документа поступает сначала одной группе должностных лиц, которые могут осуществлять согласование в любой последовательности; и только после того, когда все должностные лица из первой группы осуществят согласование, проект пересылается следующей группе должностных лиц.

Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:

1 группа согласующих - исполнитель (или разработчик) проекта документа;
2 группа согласующих - руководитель исполнителя;
3 группа согласующих - руководитель (или сотрудник службы ДОУ), который проверяет проект распорядительного документа на правильность оформления;
4 группа согласующих - руководители подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также -руководитель юридической службы;
5 группа согласующих - заместитель (или заместители) руководителя предприятия.

Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:

1. Разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим должностным лицам, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом.
2. Разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа.
3. Разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу поставил.
4. Согласующие должностные лица оперативно узнают о поступлении им на согласование проекта документа благодаря специальной -системе оповещения.
5. Проект документа согласуется в максимально короткие сроки.
6. Проект документа не может потеряться в процессе согласования.
7. Система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих.

Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство , в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.

Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.

В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера, меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.

Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера, не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.

Подписание приказа или распоряжения

Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.

Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

Регистрация приказа или распоряжения

Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.

Регистрация может осуществляться одним из трех способов:

записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);
записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке -(карточная форма регистрации);
внесением информации о документе в систему автоматизации дело-производства и электронного документооборота -(автоматизированная форма регистрации).

Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:

быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;
автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
автоматический контроль за исполнением поручений (документов);
возможность одновременной регистрации документов на нескольких рабочих местах и другие.

Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.

В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Exсel путем заполнения обыкновенной таблицы.

Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа. Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.

Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.

Фрагмент документа

Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007.

Доведение приказа или распоряжения до исполнителей

Доведение распорядительного документа до исполнителей - это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).

Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.

Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ. Однако контроль за исполнением - это уже отдельная большая тема, которой мы уделили достаточно внимания в прошлом году , .

Продолжение темы - в статье В.П. Козыревой «Разработка проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя и специалиста по делопроизводству».

Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Статья опубликована в июльском номере журнала

13 Порядковые номера присваиваются в течение календарного года, т.е. с начала следующего года порядковые номера опять будут начинаться с единицы.

14 См. статью О.В. Рыскова «Контроль за исполнением поручений: требования регламентов федеральных органов исполнительной власти» на стр. 24 журнала № 1’ 2006.

15 См. статьи Е.М. Каменевой о способах контроля за исполнением поручений на стр. 72 журнала № 9’ 2006 и на стр. 76 журнала № 10’ 2006.

Приказы — распорядительные документы, издаваемые руководителем компании в рамках его полномочий и обязательные для исполнения подчиненными. В акционерных обществах должностным лицом, уполномоченным их издавать, считается генеральный директор, в медицинских учреждениях — главврач, на предприятиях — директор и т. д. Законную силу имеют только правильно оформленные распорядительные документы, содержащие все необходимые реквизиты и заверенные в надлежащем порядке.

Самые важные изменения этой весны!

В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Приказ — самый распространенный тип распорядительной документации. Они регулярно издаются даже в сравнительно небольшой компании, штат которой ограничен парой десятков сотрудников; с их помощью руководство решает текущие или стратегически значимые задачи — производственные, административные, хозяйственные или кадровые.

Даже если у приказа нет установленной формы, укажите в нем все обязательные реквизиты. Бывает сложно придумать правильный заголовок, подходящую преамбулу и другие элементы документа. Редакция практического журнала «Кадровое дело» собрала советы, которые позволят вам .

Виды приказов

Любой приказ, издаваемый в организации, с точки зрения выполняемой функции можно отнести к одной из двух обширных категорий — по личному составу и по основной деятельности. издаются для документирования кадровых процессов — приема на работу, перевода и увольнения, поощрения сотрудников и применения к ним дисциплинарных взысканий, командировок и других процедур, без которых не обходятся трудовые отношения.

Приказы по основной деятельности могут издаваться как по инициативе руководителя (поэтому такие документы называют инициативными), так и с целью исполнения распоряжений, поступивших из вышестоящих органов управления. Они позволяют осуществлять оперативное управление ключевыми производственными процессами, с их помощью оформляется утверждение графика отпусков или штатного расписания, изменение режима работы предприятия, внесение корректив в локальные нормативные акты, создание всевозможных комиссий и рабочих групп, аттестация и обучение сотрудников.

Приказы по личному составу обычно сразу же начинаются с распорядительной части (хотя в отдельных случаях могут содержать и констатирующую) и составляются как в свободной форме, так и с применением унифицированных бланков Госкомстата или их аналогов, разработанных работодателем — все зависит от типа, функционального назначения и других особенностей документа. Например, для оформления приема на работу или направления сотрудника в командировку существуют унифицированные бланки, утвержденные Госкомстатом, а вот распоряжения об установлении надбавок, дежурствах или привлечении к сверхурочным работам составляются в произвольной форме.

Стандартный образец приказа по основной деятельности состоит из двух частей — вводной, или констатирующей, и распорядительной. Как видно из названий, в первой части констатируется цель управленческого решения, а во второй — излагается непосредственное распоряжение руководителя. Поэтому распорядительная часть обычно начинается со слова «приказываю».

Унифицированные формы в кадровом делопроизводстве

Унифицированные «госкомстатовские» бланки широко применяются в кадровом делопроизводстве. До недавних пор какой-либо альтернативы привычным унифицированным формам не было, но после вступления в силу федерального закона №402-ФЗ от 6.12.2011г. («О бухгалтерском учете») каждый работодатель получил законное право на разработку собственных бланков на базе существующих стандартов. Впрочем, многие компании решили не изобретать велосипед и продолжили использовать для оформления основных кадровых процедур готовые формы, в том числе:

и (о приеме на работу);
и (о переводе на другую работу);
и (о предоставлении отпуска);
и (о прекращении действия трудового договора);
и (о направлении в командировку).

Если речь идет об одном сотруднике, заполняется форма Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 или Т-9, если же документ составляется на нескольких работников (например, когда в командировку одновременно направляется группа специалистов), используется форма с пометкой «а».

Как оформить и утвердить приказ?

Весь процесс работы с распорядительной документацией сводится к стандартной схеме:

подготовка проекта (предварительный, «черновой» вариант документа составляется, обсуждается, поступает на согласование и по необходимости редактируется);
утверждение окончательного варианта;
регистрация и тиражирование;
передача копий заинтересованных должностным лицам или структурным подразделениям;
помещение контрольного экземпляра в дело, а затем — передача на хранение.

Одним из наиболее ответственных этапов в этой цепочке последовательных процедур считаются подготовительные работы. Зачастую ответственность за составление чернового варианта текста возлагается на секретаря, делопроизводителя, сотрудника отдела кадров (если речь идет об оформлении решения по личному составу) и т. д. Готовый, проверенный на предмет недоработок и ошибок документ передается руководителю для утверждения, а затем — на регистрацию.

Некоторые виды распорядительных документов визируются не только генеральным директором, но и другими должностными лицами. Приказы по вопросам направления сотрудников в , или вызова из отпуска могут передаваться на подпись главному бухгалтеру, а связанные с увольнением или наложением дисциплинарного взыскания — юристу компании. Сделать это необходимо до того, как документ поступит к директору на подпись. Общий срок согласования не должен превышать пяти рабочих дней, если иной срок не указан исполнителем.

Структура текста может быть простой (когда он касается одного вопроса или лица) или сложной, насчитывающей несколько разных распорядительных пунктов.

Приказы должны оформляться в соответствии с нормами трудового законодательства РФ:

при увольнении работника обязательно указывается причина решения работодателя со ссылкой на конкретную статью, пункт или подпункт Трудового кодекса;
поощрение или наложение дисциплинарного взыскания необходимо лаконично, но ясно обосновать, указав причину и конкретный вид применяемого воздействия (выдача премии, объявление выговора, награждение ценным подарком и т. д.);
предоставляя отпуск, нужно указать его вид, продолжительность, а также точные даты начала и окончания;
отражаются его причина и вид (временный или постоянный), полное наименование новой должности сотрудника и структурного подразделения, в которое он переводится, сведения об изменении оплаты труда;
оформляя , нужно указать основные условия трудоустройства (срок, наличие и продолжительность испытания, размер оплаты труда);
при направлении в командировку прописывается ее цель, продолжительность, место назначения, даты начала и окончания.

Оформление документа не должно противоречить требованиям ГОСТ Р6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Проследите, чтобы каждый приказ, издаваемый в организации, содержал обязательные реквизиты:

наименование организации или учреждения;
название вида документа;
дату и место издания;
заголовок к тексту;
регистрационный номер;
подпись руководителя;
визы согласования.

Если распорядительная часть содержит конкретное задание, нужно указать ФИО и должность лица, ответственного за его выполнение, а также отведенные руководством сроки. Порядок выполнения постоянного поручения определяется не конкретным сроками, а заданной периодичностью реализации мероприятий: например, можно обязать сотрудника предоставлять еженедельную сводку или ежемесячный отчет о выполнении работ. Количество исполнителей при этом может быть любым. Детали поручения (схемы, графики, инструкции, таблицы) обычно оформляются в виде приложения. Приказы вступают в силу с даты издания (за исключением документов, в которых содержится иное указание).

Процедура регистрации

Каждому распорядительному документу в обязательном порядке присваивается регистрационный индекс в соответствии с утвержденной работодателем номенклатурой, в пределах календарного года. В большинстве случаев такой индекс представляет собой порядковый номер с кратким буквенным обозначением (например, «112-Л», где первая часть — порядковый номер, а вторая говорит о принадлежности документа к группе приказов по личному составу). В ходе регистрации реквизиты каждого документа переносятся в специальную форму — карточку, книгу, журнал, электронную базу данных.

Вопрос из практики

Как оформить приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Ответ подготовлен совместно с редакцией

Отвечает Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Когда все доказательства вины сотрудника будут собраны: , , оформите приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

Если взысканием является замечание или выговор, то приказ оформите в .

А если в качестве взыскания организация решит уволить сотрудника, то оформите приказ о прекращении трудового договора по унифицированной , утвержденной или по . Издавать дополнительный приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения в этом случае не нужно. Вместе с тем, и издание двух приказов не считают нарушением трудового законодательства. Аналогичные разъяснения дают специалисты Роструда в .

Задайте свой вопрос экспертам

Сведения вносятся в журнал в хронологическом порядке, так что по последней записи сразу можно установить общее количество зарегистрированных работодателем документов определенного типа. Дополнительный плюс такой формы регистрации — невозможность изъять информацию о зарегистрированном приказе или внести ее «задним числом». С этой точки зрения даже самые современные электронные системы автоматизированной регистрации и хранения данных считаются менее безопасными, поскольку позволяют бесследно удалить сведения о документе.

Если объем кадрового документооборота постоянно растет, появляется потребность в более подробной систематизации регистрационных данных. Для таких случаев рекомендуется завести несколько дополнительных журналов — например, отдельные журналы регистрации приказов о предоставлении отпуска, прекращении трудовых отношений и т. д. На обложке каждого журнала необходимо указать дату, с которой он ведется, и наименование организации. Журнал ведут до полного заполнения, а когда в нем уже не останется свободных граф, на обложке проставляется дата окончания и заводится новый экземпляр. Если за период ведения регистрации изменились реквизиты компании (например, организационно-правовая форма), вовсе не обязательно заводить новый журнал: достаточно обновить данные на обложке.

Журнал регистрации приказов. Титульный лист

Журнал регистрации приказов.

Систематизация и хранение приказов по личному составу

Хранение кадровой документации осуществляется в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден решением Министерства культуры РФ в 2010 году).

Согласно требованиям законодателя, приказы, оформляющие трудовые отношения и отражающие важные факты трудовой биографии работника, необходимо хранить в течение 75 лет. Но есть и другая группа распорядительных документов, предназначенных для оперативного регулирования выполнения работником трудовой функции и подлежащих гораздо менее продолжительному хранению (5 лет). Поэтому перед тем, как отправить документы в архив, их необходимо поделить на две группы — по .

Группа продолжительного хранения включает приказы:

о приеме на работу;
о переводе на другую работу;
о поощрении, награждении подарком и премировании;
о прекращении трудового договора;
о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
об установлении доплат и надбавок к должностному окладу (за стаж, совмещение, особые условия труда или характер работы), а также о любом другом изменении размера зарплаты как одного из существенных условий трудового договора;
о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
о направлении в зарубежную командировку или продолжительную (свыше одного месяца) командировку в пределах страны.

Оригиналы в будущем могут понадобиться для удовлетворения социально-правовых запросов граждан о стаже работы, полученных наградах, размере заработной платы и других немаловажных аспектах трудовой деятельности. Поэтому нужно четко соблюдать сроки и условия их хранения. Ко второй группе относятся приказы:

Документы такого типа формируются в дела с пятилетним сроком хранения, по истечении которого они уничтожаются с составлением соответствующего акта. Помните, что для организаций, относящихся к отдельным сферам деятельности, утверждены ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. Приложения хранятся вместе с приказами, в отличие от документов-оснований (служебных и докладных записок, заявлений, копий личных документов сотрудников компании), которые помещаются в архив отдельно.

Ошибки, часто допускаемые при оформлении приказов

Несмотря на существование довольно четких стандартов оформления распорядительных документов, делопроизводители нередко допускают досадные ошибки — процедурные или правовые. Процедурные ошибки обусловлены умышленным или случайным отступлением от общепринятой схемы работы и обычно сводятся к несоблюдению требований, выдвигаемых законодателем и локальными нормами самой организации к содержанию и форме приказа.

Чаще всего допускаются неточности в указываемых сведениях (паспортных данных, наименованиях структурных подразделений и должностей, реквизитах компании), не заполняются обязательные пункты, предусмотренные разработчиком формы («Дата составления», «Табельный номер», «Место составления», «Номер документа» и т. д.) Ошибкой считается также отказ от использования бланка установленного работодателем образца или применение нелогичных, размытых формулировок. Текст должен быть предельно четким и лаконичным. Использование оборотов, свойственных повествовательному стилю или способных трактоваться двояко, недопустимо.

Визирование должностным лицом, не наделенным соответствующими полномочиями, или ссылка на ненадлежащим образом оформленный документ-основание — менее распространенные, но все же допускаемые в кадровой практике ошибки. Например, в общих случаях приказ о трудоустройстве работника издается со ссылкой на трудовой договор. Если договор по каким-то причинам признан недействительным, изданный на его основании распорядительный документ считается утратившим силу, а содержащееся в нем управленческое решение — не подлежащим исполнению. Любые другие распоряжения, при составлении которых работодатель ссылается на соглашения, акты и прочие документы, оформленные с нарушениями актуальных правовых норм, аналогичным образом теряют юридическую силу.

Для приказов о прекращении трудового договора характерно несоответствие указанного в них основания увольнения формулировкам, содержащимся в Трудовом кодексе РФ, и отсутствие ссылок на конкретные статьи, пункты и подпункты. Предоставляя сотруднику отпуск, работодатели часто забывают указать его вид (основание) или продолжительность.

Практическая ситуация

Как оформить кадровые приказы в сложных ситуациях

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала « »

Отвечает Вероника ШАТРОВА,
эксперт по трудовому законодательству, директор и главный редактор Системы Кадры

С работником случился инсульт, он парализован. Родственники принесли документы, которые подтверждают инвалидность. Прекращаем трудовые отношения в связи с полной нетрудоспособностью. Кто имеет право подписи вместо работника, если он сделать это не может?

Александр Виноградов, начальник отдела кадров (г. Мурманск)

Графы под подпись сотрудника в приказе и личной карточке оставьте незаполненными. Укажите «невозможно ознакомить под подпись по медицинским показаниям» и внесите реквизиты документа об инвалидности. Поясняющую запись заверьте своей подписью с расшифровкой и проставьте дату ( )…

Полная версия ответа доступна после бесплатной

Отмена и исправление приказов

Как поступить, если производственная ситуация изменилась, и внезапно возникла необходимость в отмене или изменении кадрового решения, которое уже успело вступить в силу? В этом случае придется издать новый приказ, отменяющий предыдущее распоряжение или изменяющий его отдельные пункты. В нем необходимо указать:

номер, дату и название документа, подлежащего отмене или изменению;
основания для отмены (изменения) решения с кратким изложением обстоятельств, послуживших причиной его пересмотра;
порядок действий, которые надлежит предпринять исполнителям в связи с новыми обстоятельствами;
ФИО и должность лица, уполномоченного контролировать исполнение распоряжения.

Заголовок может выглядеть следующим образом: «О признании утратившим силу приказа по личному составу (основной деятельности)». Как только новая директива вступит в силу, действие предыдущего документа (или отдельных его пунктов, если речь идет о частичных изменениях) прекратится.

Проверьте себя

1. Какой вид приказов не предусмотрен действующими нормативными актами:

a. по личному составу;
b. по хозяйственно-административной деятельности;
c. по основной деятельности.

2. Какой из документов составляется в свободной форме в отсутствие утвержденного унифицированного бланка:

a. приказ о привлечении к сверхурочной работе;
b. приказ о приеме на работу;
c. приказ о направлении сотрудника в командировку.

3. Что обязательно присваивается каждому распорядительному документу:

a. регистрационный индекс в соответствии с утвержденной работодателем номенклатурой, в пределах календарного года;
b. порядковый номер в объединенном журнале приказов в организации;
c. регистрационный индекс в соответствии с законодательно утвержденным журналом индексов.

4. Какие приказы необходимо хранить в течение 75 лет:

a. о предоставлении учебного отпуска;
b. о применении дисциплинарного взыскания;
c. о предоставлении отпуска по уходу за ребенком.

5. Какой приказ необходимо обязательно доводить до сведения сотрудников с указанием даты ознакомления:

a. о направлении в ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
b. о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
c. о применении дисциплинарного взыскания.

После того как потенциальный работник напишет , а руководитель компании его завизирует, необходимо сформировать документ, который официально подтвердит факт трудоустройства. Этот документ называется приказом о приёме на работу.

Распоряжение о трудоустройстве является основным документом, который выражает согласие руководства организации в официальном виде ().

Правила составления

Как составить приказ о приёме на работу:

Приказ издается на основании заявления работника и заключённого им договора с нанимателем (о правилах заключения трудового договора читайте ).
С распоряжением сотрудник должен быть ознакомлен не позднее трёх дней со дня начала трудовой деятельности.
Факт ознакомления подтверждает личная подпись трудящегося на документе.
Если работник желает получить копию приказа, работодатель обязан её выдать.
После издания приказа просьба потенциального работника признаётся удовлетворённой.
Выход распоряжения подтверждает факт начала трудовых отношений и даёт разрешение работнику приступать к своим прямым обязанностям.
Хранение документа должно осуществляться не только в электронном виде, но и в бумажном.

Важно : до подписания трудового контракта сотрудника должны ознакомить с должностной инструкцией, правилами внутреннего распорядка и иными документами, которые имеют отношение к работе.

Как можно оформить?

Распоряжения формируются на утверждённых формах , которые закрепил .

При трудоустройстве используют форму Т-1 и Т-1а.
Если сотрудник переводится с одной должности на другую, заполняется форма Т-5.
Форма Т-1 используют при оформлении на работу одного человека.
Т-1а формируется при трудоустройстве одновременно нескольких человек. Бланк имеет необычную структуру.

Как заполнить унифицированный документ Т-1?

Распоряжение формируется ответственным сотрудником предприятия. Обычно это специалисты кадрового отдела, либо иные лица, в обязанности которых входит данная операция.

Если в штате компании не предусмотрена единица с такими обязанностями, допускается формирование документа лично руководителем. Индивидуальные предприниматели вправе самостоятельно формировать распоряжение.

Итак, рассмотрим заполнение формы Т-1 пошагово :

Название предприятия. Фамилия, имя и отчество должностного лица, формирующего документ, не указывается. Данные заменяются названием организации. При этом, наименование указывается в том виде, в котором зарегистрирована фирма. Сокращение может иметь лишь правовая форма компании (ООО, ОАО и т. д.).
Время действия приказа в данной ситуации не ограничивается периодом работы директора организации или иных ответственных лиц. Приказ распространяется на весь срок работы организации. В случае смены названия предприятия или формы правления сформированная ранее документация не теряет своей юридической силы. Если бланк распоряжения содержит данные компании, то дублировать их нет необходимости.
Должность должна соответствовать штатному расписанию, записи в трудовой книжке, а также заявлению, который писал будущий работник.
Подразделение. Здесь в обязательном порядке следует указать название подразделения, где будет осуществлять свою деятельность трудящийся. Например: «Столярный цех №2 », или «отдел мужского белья ».
Дата прекращения трудового договора. Если договор срочный и оформляется на время отсутствия основного работника, то должна быть указана конкретная дата увольнения, совпадающая с датой выхода основного работника.
В других ситуациях стоит опираться на конкретные обстоятельства, которые сопутствуют трудоустройству. Например, принятие на работу на время декрета и т. д.
Стоит отметить, что приём основного сотрудника по срочному трудовому контракту запрещен, если отсутствуют соответствующие обстоятельства для такого трудоустройства.
Фамилия, имя и отчество работника вносятся в приказ полностью без сокращений. Информация заносится в родительном падеже и должна совпадать с документом, удостоверяющим личность, с трудовой книгой работника, а также с дипломами об образовании. Если некоторые данные не совпадают, необходим документ, подтверждающий этот факт, например, свидетельство о вступлении в брак (узнать о том, какие документы необходимы при приеме на работу, можно ).
В обязательном порядке указывается табельный номер трудящегося, который присваивается каждому вновь принятому человеку. Для этого ведут специальный журнал табельных номеров. Когда присваивается номер, в строке заполняется фамилия, имя и отчество сотрудника, а также номер приказа, согласно которому он принят на работу.
Условия и порядок испытательного периода. Если сотрудник принимается с испытательным периодом, то это следует обязательно отразить в приказе. Дополнительно необходимо зафиксировать дату перевода на основную работу, длительность испытательного периода, а также другие обстоятельства перехода.
Что писать об условиях и характере труда: в поле «условия» вносятся данные, на основе которых принимают работника: по совместительству, на постоянной основе, на определённый ограниченный срок или с часовой оплатой. Условия являются переменным фактором и зависят от объёма работы для конкретной штатной единицы, а также от возможности человека осуществлять деятельность на протяжении определённого соразмерного временного промежутка.
Характер работы вносится в ту же строку, что и условия трудоустройства. Внесение данных зависит от конкретной ситуации, например, при ненормированном рабочем дне или сменном графике.
Оплата труда. На вопрос, можно ли не указывать оклад, нормы законодательства дают однозначный отрицательный ответ.
В приказе данные об оплате труда являются обязательными. Сведения заносятся на основании установленной ставки или оклада.
Если установлена конкретная сумма оклада, то делается отметка «с окладом » и проставляется сумма. В случае почасовой оплаты труда фиксируют «с тарифной ставкой » и указывают сумму.
Основанием для составления распоряжения всегда является трудовой договор, а также заявление самого работника.
Визирование формы Т-1 происходит руководством компании. При отсутствии управляющего, за него это действие могут выполнить иные уполномоченные лица. Если это входит в их обязанности и при наличии соответствующего приказа.
Дата выхода на работу должна соответствовать фактически установленному первому рабочему дню, а также дню приёма на работу, который прописан в трудовом договоре, заявлении и трудовой книге (подробно о том, как правильно оформить запись о приеме на работу в трудовой книжке, мы рассказывали ).
Важно: дата издания распоряжения может не совпадать с первым рабочим днём. Допустимо издавать документ заранее, но не позднее первого выхода на работу. Делать запись позднее, в течение пяти дней разрешено только в трудовую книжку сотрудника.
Нумерация. Каждому приказу присваивается регистрационный номер путём прибавления одной единицы.

Ознакомление работника

Данный документ работодателя объявляется сотрудникам под их роспись. Каждый сотрудник должен ознакомиться с распоряжением и поставить личную подпись , которая подтвердит этот факт. Если подпись отсутствует, документ считается недействительным.

Журнал регистрации

На любом предприятии должен заполняться специальный журнал, в который необходимо регистрировать все приказы о трудоустройстве. Журнал представляет собой книгу специализированной формы, в состав которой входит таблица со следующими графами:

Номер по порядку.
Текущая дата.
Номер распоряжения.
Вид (трудоустройство человека, увольнение и т. д.).
Фамилия, имя и отчество трудящегося, а также его табельный номер.
Основание формирования документа ( , трудовой контракт).

Все листы документа должны быть пронумерованы и прошнурованы . При этом на журнале должна быть пломба с оттиском печати и ФИО, а также должности уполномоченного лица, который проводил опломбирование.

В маленьких организациях журнал может изготавливаться самостоятельно. В более крупных компаниях бланк приобретается в готовом виде. Если документ заканчивается, заводят новый. При этом старую форму убирают на хранение в архив.

Оформление Т-1а

В форме указываются следующие данные:

Реквизиты распоряжения.
Дата издания.
Информация о нанимателе (название компании, код и т. д.).
ФИО трудящихся и их табельные номера.
Должности и названия подразделений.
Тарифные ставки или оклад.
Основания для выхода приказа.
Дата выхода на работу.
Период испытательного срока, условия труда.
В последней колонке ставятся подписи работников после ознакомления.

статья 68 ТК РФ). Распоряжения формируются на утверждённых формах, которые закрепил Госкомстат РФ 05 января 2004 года .
При трудоустройстве используют форму Т-1 и Т-1а . Если сотрудник переводится с одной должности на другую, заполняется форма Т-5. Форма Т-1 используют при оформлении на работу одного человека. Т-1а формируется при трудоустройстве одновременно нескольких человек. Документ формируется в одном экземпляре.
Каждый сотрудник должен ознакомиться с распоряжением и поставить личную подпись, которая подтвердит этот факт. На любом предприятии должен заполняться специальный журнал, в который необходимо регистрировать все приказы о трудоустройстве.
Для официального трудоустройства нового сотрудника работодателем оформляется стандартный набор : Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .