Оплата командировочных расходов – один из ключевых вопросов в оформлении служебной поездки работника бухгалтером. Как рассчитать положенной сотруднику выплаты – ориентироваться на его стандартную зарплату или взять за основу средний заработок? Свежие новости об изменении суточных в 2017 году требуют особого внимания к этому вопросу.
Приказ произвольной формы
Если превышена вышеуказанная двойная сумма, ежедневные деньги считаются подоходным налогом для физического лица в порядке, установленном Законом о подоходном налоге с населения. Что касается стоимости обслуживания, ремонта и эксплуатации автомобиля, вы должны иметь в виду, что, когда компания использует арендованный автомобиль, расходы на техническое обслуживание и ремонт не подлежат налогообложению, как присущие этой деятельности. При включении в финансовый результат бухгалтерского учета увеличение производится в соответствии со ст. 26, пункт 1 КИТА.
Начать следует с того, то командировка работника предусматривает сохранение за ним оклада и рабочего места. При этом за время пребывания в служебной поездке предполагает выплату работнику среднего заработка, а также погашение всех возникших в рамках командировки затрат (ст. 167 ТК РФ).
В связи с этим ответ на вопрос: как оплачивается командировка в 2017 году, вполне очевиден – сотрудник получает средний заработок и средства на проживание в виде суточных (если работодатель будет выплачивать зарплату командированному специалисту, то он нарушает трудовое законодательство).
Только неотъемлемые расходы могут быть признаны в качестве эксплуатационных расходов, понесенных в ходе деятельности юридического лица - горюче-смазочных материалов, и только при определенных условиях. В этом случае их фактическое использование для бизнеса компании должно быть доказано. Документация и отчетность о транспортных расходах должны производиться в строгом соответствии с Актом бухгалтерского учета и применимым Стандартом бухгалтерского учета 2 «Учет запасов и запасов». Основным принципом учета является документальное обоснование бизнес-операций, которое в этом случае связано с типами документов, опосредующих учет транспортных расходов и, в частности, затрат на топливо.
По возвращении из поездки работник в течение трех дней обязан представить в бухгалтерию:
- Квитанции, чеки и иные платежные документы, подтверждающие денежные траты;
- Авансовый отчет.
Стоит отметить, что образец авансового отчета по командировке в 2017 году сохранил свой прежний вид (за основу можно брать прошлогодний вариант).
Отсутствие денежного чека при его выдаче является основанием для непризнания налогового учета. Определение фактической стоимости топлива основано на фактическом пробеге, отраженном в дорожной книге или накладной, и нормативах затрат в соответствии с техническими характеристиками транспортного средства, данными производителем транспортного средства. Ввиду вышеизложенного необходимо сделать вывод о том, что стоимость топлива для транспортных средств не регулируется для целей налогообложения, только если соблюдаются требования нормативных актов.
Расчет среднего заработка для командировочных
Для того чтобы определить размер среднего заработка для расчета командировочных выплат сотруднику необходимо (Постановление Правительства №922):
- Определить величину зарплаты за предшествующие 12 месяцев;
- Учесть все выплаты сотруднику за год, включая премии, вознаграждения, гонорары, надбавки, повышающие коэффициенты, которые связаны с выполнением им его трудовых обязанностей;
- Исключить социальные выплаты (материальная помощь к отпуску, проезд, питание и т.п.);
- Не рассматривать дни, в которые работник получал среднюю зарплату (больничный лист, отпуск по беременности и родам и др.);
- Не рассматривать периоды простоев по вине нанимателя, а также забастовок, в которых специалист не принимал участия.
Если средний заработок оказался ниже МРОТ, то при расчете командировочных выплат используется величина минимальный размер зарплаты в экономике.
Нарушение требований к документальному обоснованию экономических операций по ст. 10 Закона о подоходном налоге с предприятий являются основанием для увеличения финансового результата бухгалтерского учета по ст. 26, пункт 2 материального права. В случае, если транспортное средство осуществляет деятельность по управлению согласно ст. 204, п. 3 КИТА, расходы, связанные с его эксплуатацией, облагаются налогом на расходы.
О применении законодательства о социальном обеспечении. Из фактической ситуации, изложенной в расследовании, становится ясно, что в обществе с ограниченной ответственностью есть два партнера, в трудовом договоре нет сотрудников, а сами партнеры работают в одной компании. Труд является основным предварительным условием возникновения страхового обязательства. На основании ст. 10 КСО обязательство по обеспечению лиц возникает со дня начала или возобновления трудовой деятельности по ст. 4 или ст. 4а, п. 1 КСО и за которые страховые взносы были уплачены или подлежат уплате и продолжаются до его прерывания или прекращения.
Если в течение рассматриваемых 12 месяцев сотрудник получал зарплату в неденежном выражении, то она также учитывается при расчете среднего заработка (переводится в денежный эквивалент на дату ее выплаты).
Каков порядок расчета командировочных в 2017 году?
Расчет командировочных выплат ориентируется на фактически начисленную зарплату работнику за отработанное время или выполненные работы за предыдущие 12 месяцев (ст. 139 ТК РФ)
Таким образом, для того, чтобы физические лица, являющиеся партнерами в коммерческой компании, могли обеспечить их, они должны осуществлять личную деятельность в компании, и любая деятельность в соответствии с их деятельностью предполагается для целей деятельности компании. Поэтому основание для страхования возникает с момента начала работы. Когда партнеры участвуют в личной работе в компании, они подлежат обязательному страхованию по инвалидности из-за общей болезни, старости и смерти по ст. 4, пункт. 3, пункт 2 КСО, т.е. как самозанятые лица.
Для того чтобы не ошибиться в начислении командировочных в 2017 году стоит следовать такому порядку действий:
- Определить число дней для расчета среднего заработка (А)
- получения сотрудником среднего заработка;
- простоев по вине фирмы;
- забастовок, в которых сотрудник не принимал участия;
- временной нетрудоспособности;
- отпуска по беременности и родам;
- освобождения от работы в связи с уходом за детьми-инвалидами;
- отпуска без содержания или с частичным содержанием за счет работодателя.
Ориентироваться при расчете следует на табель учета рабочего времени.
В случае инициирования, прерывания, возобновления или прекращения любой трудовой деятельности, для которой зарегистрировано самозанятое лицо, заявление должно быть подано утвержденной формой исполнительным директором Национального агентства по доходам, подписанным застрахованным лицом, в компетентную территориальную дирекцию Национального агентства по доходам, дневного периода после возникновения соответствующего обстоятельства, которое было совершено, как указано в запросе. Самозанятые лица должны уплачивать надлежащие взносы заранее и полностью на свой счет в ежемесячном страховом доходе между минимальным и максимальным месячным размером дохода, определенным Законом о государственном бюджете на социальное обеспечение на соответствующий год.
- Установить совокупный размер выплат в расчетном периоде (В)
В совокупный доход работника включается не только зарплата, но и иные виды выплат, связанные с выполнением трудовых обязанностей, которые были представлены работнику в течение года. Социальные платежи в итоговую сумму не входят (материальная помощь, питание, проезд).
При определении минимальной месячной суммы страхового дохода для застрахованных лиц за соответствующий календарный год доходы, начисляемые лицами в результате их деятельности как застрахованные лица, подлежащие налогообложению в порядке, установленном Законом о налогообложении и передаче. Окончательная сумма ежемесячного страхового дохода определяется на период, в течение которого люди были наняты в предыдущем году, на основании дохода, объявленного в отношении годовой налоговой декларации по ст. 50 Закона.
В случае ежегодной корректировки страхового дохода эти доходы заполняются в строке 13, колонке 2 «Ежемесячный застрахованный доход от трудовой деятельности в качестве владельца или партнера в торговой и некорпоративной компании» из таблиц 1 и 2 справки о конечной сумме страхового дохода к годовой налоговой декларации, Что касается суточных в соответствии с Постановлением о миссиях в стране, то необходимо учитывать положения ст. 1, пункт. 8, пункт 1 Положения об элементах вознаграждения и заработанных доходов, в котором предусматривается, что взносы на социальное страхование не рассчитываются и не выплачиваются на ежедневные денежные средства в миссии до удвоенной суммы, определенной в нормативном акте, проживание в командировках или замещающее вознаграждение, а также путевые и жилые выплаты, выплачиваемые от имени спонсора лицам, работающим в нерабочих отношениях.
- Рассчитать средний дневной заработок (СДЗ)
Сделать это можно следующим образом: суммарный заработок сотрудника за 12 месяцев (А) делится на количество фактически отработанных дней (В).
Если работник выполняет свои обязанности по сменам или в условиях неполного рабочего дня, то рассчитывается не дневной, а часовой заработок.
Ставка базовой компенсации за использование дорожных транспортных средств
Директор Дирекции ОЭС - Велико Тырново. Базовая компенсация для грузовых автомобилей, автобусов или тракторов по крайней мере вдвое превышает 3, 90 крон. От 72 до 86 крон, если командировка длится от 5 до 12 часов. . Неторговая сфера не является работником, занимающимся натуральным хозяйством, если у него есть рабочая поездка, которая длится.
Согласование внутреннего и внешнего питания в один день
- От 5 до 12 часов, 2 бесплатных питания.
- От 12 до 18 часов, 3 бесплатных питания.
- Вычислить величину среднего заработка (оплата за период нахождения в командировке)
Определить размер выплат работнику за время пребывания его в командировке достаточно просто: необходимо умножить СДЗ на число дней служебной поездки.
При расчете среднего заработка важно помнить требования российского трудового законодательства, касающиеся выполнения трудовых обязанностей в выходные дни (они оплачиваются в удвоенном размере).
На борту, сотрудники, которые находятся на внутренней рабочей поездки, немного улучшится в этом году. На борту сотрудники, которые находятся на внутренней рабочей поездке, немного улучшатся. Однако средняя цена на топливо немного снизилась по сравнению с прошлым годом. Давайте посмотрим на возврат путевых расходов в свете действующего Декрета за год. 70% от прожиточного минимума, если рабочая поездка длится от 5 до 12 часов, 35% еды, если рабочая поездка длится от 12 до 18 часов, 25% еды, если рабочая поездка длится более 18 часов. Если бесплатное питание было предоставлено «штату в государстве и в содействующей сфере», сокращение пособия на каждую бесплатную еду.
Как рассчитать суточные?
Суточные выплаты представляют собой денежные средства, которые работодатель обязан предоставлять сотруднику в период его пребывания в служебной поездке. За счет них оплачиваются его проезд, проживание и иные мероприятия, согласованы с нанимателем (Постановление ВС РФ №КАС 05-151, 2005).
Таким образом, суточные предоставляются специалисту в период (Постановление Правительства №749):
От 5 до 12 часов, 2 бесплатных приема пищи, от 12 до 18 часов, 3 бесплатных питания. Цена на топливо показана сотрудником в качестве доказательства покупки, которая показывает связь с рабочим путем. Если работник демонстрирует цену топлива более одного документа закупки, показывающего связь с рабочим путем, цена топлива рассчитывается для определения суммы компенсации по среднему арифметическому работником по проверенным ценам.
Учет командировочных расходов: расчет и оформление
Если работник надежно не может доказать цену топлива работодателю, работодатель должен использовать среднюю цену соответствующего топлива для определения суммы компенсации следующим образом. Средняя цена за 1 литр топлива в соответствии с разделом 158 (3) третьего Трудового кодекса.
- Пребывания в пути, включая вынужденные задержки и остановки;
- Выполнения трудовых обязанностей и проживания в пункте командирования.
Суточные не облагаются НДФЛ в их минимальном размере, который предписывают законодательные нормативы, а именно:
- 700 рублей – при командировке по России;
- 2 500 рублей – в случае выезда за рубеж.
На все предоставленные сотруднику сверх этих сумм средства начисляется подоходный налог.
Длительность служебных поездок
Проводка командировочных выплат вызывает особую озабоченность по следующим счетам. Если работнику не выплачено путевое пособие, схема выставления счетов будет выглядеть так. Если персоналу предоставлен депозит, который ниже, чем право на получение путевых расходов.
Иногда вы можете встретить более простой вариант, который не рекомендуется специально для зарубежных туров. Если сотрудникам был предоставлен депозит, превышающий право на получение путевых расходов. Кроме того, для этого случая есть более простой вариант, который можно использовать наиболее часто для внутренних маршрутов.
Величину суточных к выплате определяет отправляющая сотрудника компания. Она прописывает их размер в коллективном трудовом договоре (ст. 168 ТК РФ). По этим выплатам работник не должен отчитываться (Письмо Минфина РФ № 03-03-06/1/206), и потому в образец авансового отчета по командировке в 2017 году суточные не включены.
Для того чтобы у бухгалтерии не возникло затруднений с учетов суточных рекомендуется оформлять их отдельной бухгалтерской справкой.
Местом работы является весь регион ООО «Йиглава Транспорт», в котором, среди прочего, заключено распределение хлебобулочных изделий из пекарни Йиглава для клиентов по всей Высочинской области. Со своими водителями вся область Высочины была обсуждена в трудовых договорах в качестве места работы, регулярное рабочее место не согласовано. Г-н Джездик является сотрудником указанной компании, и каждое утро в 00 часов он принимает продукты Хлебобулочных изделий в Йиглаве и распределяет их в разные муниципалитеты этого региона до 00 часов.
Однако, если место работы обсуждается более широко, чем один муниципалитет, сообщество считается обычным местом работы, на котором рассматривается наиболее частый старт деловых поездок сотрудника. Поэтому г-н Джездик имеет право на питание в размере 58 чешских крон, поскольку поездка за пределы обычного рабочего места занимает более 5 часов в календарный день, а именно 6 часов.
Пример расчета командировочных
Для того чтобы окончательно разобраться в том, как рассчитать командировочные в 2017 году имеет смысл рассмотреть простой пример.
Митрофанов В.М., работает на предприятии в должности начальника смены по скользящему графику (2 через 2). Продолжительность рабочего дня составляет 12 часов. Часовая тарифная ставка составляет 180 рублей.
В трудовом договоре оговаривается, что на проездных пособий нет аванса, и они выплачиваются сотрудникам за весь календарный месяц вместе с зарплатой. Отправляли двух сотрудников на домашнюю рабочую поездку в Оломоуц: - Архитектор г-жа Ян, которая определила поезд Пендолино в качестве транспортного средства, - строительную технику г-на Петра, которую он обозначил как транспортное средство для автобуса. На основании заявления обоих сотрудников работодатель разрешил им использовать другое транспортное средство, а именно, ехать на частную машину г-на Питера.
Специалист был командирован в служебную поездку на 10 дней (с 21 апреля 2017 года). Расчет командировочных выплат выглядит следующим образом:
- На основании табеля рабочего времени было установлено, что за 12 месяцев Митрофанов В.М. отработал 1990 часов, также 150 часов сверх нормы;
- Премия за 2016 год составила 15 000 рублей;
- За весь период командировки два дня выпали на выходные;
- В качестве расчетного периода берется апрель 2016-апрель 2017 года.
При таком раскладе совокупный доход сотрудника составляет: (180*1990) + (180*150)*2 + 15 000 = 358 200 + 54 000 + 15 000 = 472 200 рублей.
Средний заработок за час составляет: 472 200/(1990+150)=220,65 рубля
Число рабочих часов в командировке: 8 часов * 10 дней = 80 часов (из них 16 часов (выходные) оплачиваются по удвоенной ставке).
Командировочные выплаты составляют: ((80-16) *220,65) +((16*220,65) *2) = 14 563 + 7061 = 21624
Как рассчитать расходы на проезд?
В расходы на командировки в 2017 году в обязательном порядке входят затраты на проезд к месту выполнения трудовых обязанностей и обратно. Как рассчитываются проездные издержки? Они определяются, в первую очередь, видом транспорта, которым пользуется специалист.
- Общественный транспорт
В состав расходов на общественный транспорт относят:
- Затраты, связанные с оформлением проезда;
- Оплату билетов;
- Дополнительные издержки (например, стоимость белья в поездах, питания в самолетах и др.).
В свою очередь, работник представляет в бухгалтерию билеты, посадочные талоны, квитанции, чеки, удостоверяющие все три пункта затрат.
Если окажется, что проездной билет сотрудником был утерян, то в проездную компанию можно направить запрос о выдаче дубликата с информацией о пассажире, рейсе, времени поездки.
- Такси
Такси также может использоваться в качестве средства передвижения в рамках служебной поездки. Однако в этом случае в локальном нормативном акте должна быть прописана причина такого выбора (поздний вылет, отсутствие других вариантов, экстренный отъезд и др.).
Какие документы в этом случае смогут подтвердить расходы? Чек ККТ или квитанция, выписанная на бланке строгой отчетности с обязательными реквизитами.
- Личный ли служебный транспорт
В этом случае в обязательном порядке работником составляется служебная записка, в которой отражаются:
- Срок пребывания в командировке;
- Потраченные на приобретение ГСМ средства.
В качестве документов, удостоверяющих затраты при таком раскладе, выступают чеки о приобретении ГСМ, путевые листы, маршруты и др.
Стоит добавить, что в состав затрат на проезд также включаются консульские сборы, тарифы за использование платных дорог, оформление визы и т.п.
Расходы по найму жилого помещения – как они учитываются?
Разбираясь с тем, что входит в командировочные расходы в 2017 году, стоит упомянуть еще одну внушительную статью затрат – оплата за наем жилого помещения.
Если сотрудник выезжает в командировку на несколько дней, то работодатель обязан покрыть расходы на его проживание в командировке по России и на территории иностранных государств.
Если командированный специалист снимает номер в гостинице, то:
- затраты включают не только фактическую стоимость съемной комнаты или гостиницы, но также оплату дополнительных услуг – интернета, прачечной и т.п.;
- не подлежат погашению компанией расходы на бар, ресторан, сауну, спортзал, бассейн и т.д.
Для подтверждения затрат работник представляет в бухгалтерию чеки ККТ и квитанции на бланках строгой отчетности (с реквизитами).
Если сотрудник снимал частную квартиру, то подтверждением затрат станет договор аренды и квитанции об оплате коммунальных услуг.
Что входит в иные командировочные расходы?
В составе затрат на командировку входят и иные командировочные расходы. Главное условие их покрытия – предварительное согласование с работодателем. Что включается в эту статью затрат?
- Посещение выставок и ярмарок;
- Приобретение образцов продукции и материалов;
- Участие в конференциях и семинарах (взнос за участие) и др.
Эти мероприятия требуют оплаты. В качестве же подтверждения командировочных расходов в 2017 году по ним могут выступать чеки о покупке, билеты на массовые мероприятия, программки конференций и т.п., которые также представляются в бухгалтерию.
Учитывают ли командировочные при расчете отпускных?
С одной стороны, согласно действующему в России в 2017 году порядку при расчете отпускных не учитываются периоды получения сотрудником среднего заработка (п.5, Постановление Правительства №922).
С другой стороны, средний дневной заработок, который рассчитывается при определении величины отпускных делится на число фактически отработанных дней. Однако в период пребывания в командировке сотрудник продолжал выполнять свои трудовые обязанности. Как найти выход из этой дилеммы?
Обязательные документы при оформлении командировки
С 2015 года порядок оформления командировок стал значительно проще. Теперь вовсе не обязательно оформлять командировочное удостоверение и служебное задание - эти документы отменены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Однако ряд компаний по-прежнему использует эти документы для контроля. Это не противоречит законодательству, но применение данных форм следует закрепить во внутреннем документе предприятия.
Также в 2015 году стал не обязательным для применения журнал учета командированных работников.
Подробные правила учета командировок и расходов по ним закреплены в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
Какие же документы нужно оформить в обязательном порядке при направлении работника в служебную командировку? Их всего два:
1. Письменное решение директора (например, приказ ).
2. Служебная записка работника, но только при поездке в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте.
Получается, что самый главный документ - это распоряжение руководителя. Служебная записка оформляется лишь при использовании автомобиля либо другого служебного (личного или взятого в аренду) транспорта.
Работник вправе написать служебную записку вне зависимости от способа передвижения до места командировки и обратно. В записке он может указать предполагаемые расходы и предварительно рассчитать необходимую сумму. Порядок составления таких записок обычно также фиксируется в локальных актах фирмы.
Командировочные расходы и отчет по ним
Прежде всего следует отметить, что работник, находясь в командировке, продолжает получать зарплату. Только рассчитывается она исходя из среднего заработка.
Основные командировочные расходы (ст. 168 ТК РФ):
суточные;
затраты на проезд;
проживание;
прочие обоснованные расходы.
Суточные по-новому
Уже давно в России не существует какого-либо лимита суточных. Коммерческие компании и ИП вправе установить любой размер (ОСНО - пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ, УСН - пп. 13 п 1. 346.16 НК РФ), закрепив это в нормативном локальном акте или в коллективном договоре.
Малые предприятия чаще всего устанавливают суточные для поездок по России в размере 700 рублей. Это связано с тем, что именно такая сума не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Можно установить суточные и в большем размере, тогда с суммы превышения нужно удержать НДФЛ. Для заграничных командировок существует лимит 2 500 рублей - суточные в этих пределах не облагаются НДФЛ.
На данный момент суточные в любом размере не облагаются страховыми взносами. То есть не важно, в каком размере выплачиваются суточные - 700 рублей или, может быть, 3 000 рублей в день.
С 01.01.2017 вносятся изменения в НК РФ, согласно которым суточные будут облагаться страховыми взносами в пределах установленных лимитов (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Здесь будет такое же правило, как и при обложении суточных НДФЛ. Значит, суточные сверх лимита (700 рублей либо 2 500 рублей) будут облагаться страховыми взносами.
Например, компания выплачивает суточные в размере 1 000 рублей в день. Работник был в командировке 4 дня. За все дни командировки ему причитается 4 000 рублей суточных. Однако, по норме не облагаются лишь 2 800 рублей (700 рублей х 4 дня). Разница между фактической выплатой и лимитом (4 000 – 2 800 = 1 200) подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.
Затраты на проезд
Затраты на проезд до места командировки и обратно компенсируются работнику в полном размере, но при условии их документального подтверждения (ст. 264 НК РФ).
Если работник едет на поезде, ему также компенсируют затраты на постельное белье. А стоимость перевозки подтвердит железнодорожный билет.
При авиаперелетах понадобится билет (маршрут-квитанция) и посадочный талон.
При утере документов придется запрашивать справку у перевозчика о подтверждении поездки.
Если работник направился в путь на автомобиле, нужно приложить служебную записку и путевые листы. Кроме того, чтобы подтвердить затраты на топливо, нужно прикрепить к отчету чеки АЗС.
Нередко командированные сотрудники пользуются услугами такси. Такие расходы также можно принять к учету, если поездка была от вокзала (аэропорта) до гостиницы/места командировки или обратно (письма Минфина от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223 и от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720 ).
Затраты на проживание
Чаще всего сотрудник во время командировки живет в гостинице. Для принятия расходов нужны подтверждающие проживание документы, выданные гостиницей. Если оплата произведена наличными, нужен кассовый чек или бланк строгой отчетности.
Если для проживания была арендована квартира, нужен договор аренды и копии документов о праве собственности.
Прочие расходы
Находясь в командировке, сотрудник может нести и дополнительные расходы. Например, на телефонные переговоры, представительские расходы, оформление визы, бронирование номера и т.п. Важным условием принятия дополнительных расходов является их производственная необходимость и обязательное наличие подтверждающих документов.
Командированный работник по возращении из поездки должен отчитаться в течение трех рабочих дней за произведенные расходы (приложить документы, вернуть остаток денег) и подписать авансовый отчет.
