Есть ли ограничения в размере выдаваемых в подотчет сумм? Этот вопрос вполне уместен, ведь внимание контролирующих органов к кассовым операциям компаний не ослабевает. Попытаемся разобраться, можно ли выдавать авансы из кассы в неограниченном размере.
Какую максимальную сумму можно взять подотчет
О лимитах в отношении размера средств, которые можно выдать подотчетным лицам, прямо нигде не упоминается. Но, хотя формальных ограничений нет, необходимо понимать некоторые нюансы.
Подотчетные средства и расчеты с контрагентами: в чем разница
У всех на слуху размер ограничений по наличным расчетам в 100 тысяч рублей. Откуда же взялась эта цифра?
Лимит в 100 тысяч рублей в рамках одного договора установлен п. 6 Указания Банка РФ "Об осуществлении наличных расчетов" от 07.10.2013 № 3073-У для расчетов между юрлицами и между юрлицами и ИП. В этом же пункте идет речь о том, что данное ограничение не распространяется на выдачу денег подотчетным лицам. Получается, что максимальная сумма подотчет с этой цифрой никак не связана.
А если нам нужно выдать сотруднику средства для расчета с поставщиком? Должны ли мы выдать сотруднику на эти цели не более 100 тысяч рублей? В этом случае, даже если долг перед поставщиком выше 100 тысяч, сотрудник может передать контрагенту от имени компании в рамках одного договора не более 100 тысяч рублей наличными, предварительно получив их из кассы (единовременно или частями). Если аванс выдавался исключительно на эти цели, то выдача аванса в большем размере будет выглядеть как минимум странно.
Конечно, если работнику компании надо рассчитаться наличными сразу с несколькими поставщиками или по нескольким договорам с одним поставщиком, он может взять в подотчет и больше 100 тысяч рублей.
Не забудьте, что выдача денег сопровождается оформлением приказа (скачать образец можно в конце статьи).
Подозрительные операции с подотчетниками
Как видим, каких-то явных ограничений по максимальной сумме в подотчет в 2019 году не установлено. Но это не означает, что можно выдавать авансы из кассы в любом размере.
Проверяющим из налоговой могут очень не понравиться некоторые операции с подотчетными лицами:
- «Круговорот» наличности в кассе через авансовые отчеты. Эта хитрость — когда деньги из кассы ежедневно выдаются в подотчет, возвращаются, снова выдаются и т. д. — явно намекнет контролерам на попытки замаскировать излишек наличности в кассе, который положено сдавать в банк.
- Выдача значительной суммы денег сотруднику на длительный срок вместо заключения договора займа. Если налоговики докажут, что фактически это был беспроцентный заем, компании могут доначислить НДФЛ с материальной выгоды, полученной работником.
- Выдача сумм, значительно превышающих средний размер расходов компании за соответствующий период.
- Выданный аванс сильно завышен, по сравнению с расходами, на которые он выдавался, или потрачен не на те цели, для которых был получен.
Несмотря на то, что максимальная сумма подотчет (2017) нормативными документами не регулируется, рекомендуем не злоупотреблять отсутствием такого требования. Выдача денег исключительно в целях хозяйственной деятельности компании, соответствие целей конкретного аванса и фактических расходов, разумные размеры выдаваемых средств помогут вашей фирме избежать лишних вопросов при налоговых проверках.
Самое важное в этой статье: чем предприниматель отличается от наемного работника, какие бумаги оформить, чтобы взять деньги из кассы или со счета, как отразить покупки в бухгалтерском учете ИП.
Когда фирма выдает сотруднику деньги, например, для покупки ценностей, бухгалтер оформляет средства под отчет. Работник пишет заявление, получает деньги. Потом их тратит, составляет авансовый отчет, а остаток возвращает. А как брать деньги для покупки ценностей предпринимателю? Ведь он сам себе работодатель. Нужно ли оформлять подотчетные суммы? Ответы на эти вопросы - в статье.
Почему ИП не нужно оформлять авансовый отчет
Предприниматель - это единоличный владелец своего бизнеса. Заработанными деньгами после уплаты налогов он распоряжается по своему усмотрению (ст. 209 ГК РФ). Поэтому, будучи индивидуальным предпринимателем, вы можете потратить средства из бизнеса на любые цели (исключение - оплата аренды и выдача займа, подробнее смотрите врезку ниже). Можете купить материалы или оборудование, турпутевку, шубу или подарок родственнику. Писать заявление и запрашивать у самого себя разрешение на трату денег не нужно. Отчитываться перед самим собой об израсходованных суммах тоже нет необходимости. Получается, что ИП не нужно выдавать себе деньги под отчет. Данный вывод подтверждает и Центробанк в письме от 14.06.2012 № 29-1-2/4255. Дословно там сказано следующее:
Наличные деньги, полученные индивидуальным предпринимателем с банковского счета, могут без ограничений расходоваться им на личные (потребительские) нужды. Составление авансового отчета о суммах наличных денег, израсходованных непосредственно индивидуальным предпринимателем на любые цели, не производится.
Письмо Центробанка № 29-1-2/4255 от 14.06.2012
Предпринимателю не надо оформлять подотчет, когда он тратит деньги на нужды бизнеса либо личные цели.
Как выдать деньги себе
Деньги на бизнес-цели или личные нужды вы вправе забирать из кассы или со счета в любое время. Нет и ограничения по сумме - берите сколько необходимо. Расскажем, как это оформить.
Как забрать деньги из кассы
Вы можете вести кассу в упрощенном порядке - не заполнять кассовую книгу, не составлять приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 и 4.5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). В этом случае никаких документов не заполняйте. Просто взяли деньги и все. Ни перед кем не отчитываетесь. Для себя информацию о тратах можете записать в компьютер или тетрадь. Просто фиксируйте, какую сумму и когда взяли. Так вы будете контролировать остаток денег в кассе.
Наличную выручку нельзя тратить на оплату аренды и выдачу займов
Наличные деньги, поступившие за проданные товары (работы, услуги), - это кассовая выручка. Ее предприниматель может спокойно тратить на личные нужды (п. 2 Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У). Еще из наличной выручки без ограничений можно выдавать зарплату, пособия, деньги под отчет, оплачивать ею товары (работы, услуги).
А вот рассчитаться за аренду помещения или выдать заем из кассовой выручки нельзя (п. 4 Указания № 3073-У). Делайте безналичное перечисление. А если хотите потратить наличные, снимите их прежде со счета и внесите в кассу. На эту сумму оформите приходный кассовый ордер, даже если ведете кассу в упрощенном порядке и не выписываете кассовые документы. Так вы докажете налоговикам, что внесли в кассу деньги со счета, а не получили выручку. После этого оплатите аренду наличными деньгами.
Учтите, фирме или ИП по одному договору аренды вы можете заплатить наличными не более 100 000 (п. 6 Указания № 3073-У). Причем этот лимит действует и после того, как срок договора истек. То есть платить за аренду наличными вы можете только до тех пор, пока сумма всех платежей по одному договору не достигнет 100 000 .
За сверхлимитные выплаты вам выпишут штраф от 4 000 до 5 000 . Такую же сумму налоговики начислят, если платить за аренду вы будете из наличной кассовой выручки.
Если вы оформляете кассовые документы по общим правилам, составьте расходный кассовый ордер. Егоформа 0310002 - в постановлении Госкомстата России от 18.08.98 № 88. В поле «Основание» напишите фразу: «выдача денег ИП на покупку материалов». Либо «выдача денежных средств предпринимателю на личные нужды». Фрагмент заполненного РКО мы привели ниже.
Как снять деньги с расчетного счета
Средства с расчетного счета вы вправе перевести на личный банковский счет или снять наличными. Для перевода денег на личный счет оформите платежное поручение. В назначении платежа укажите: «Перевод собственных денежных средств на нужды предпринимателя».
Чтобы снимать наличные деньги с расчетного счета, оформите в банке чековую книжку. При необходимости заполните чек - впишите свое ФИО и нужную сумму. На оборотной стороне чека в графе «направление выдачи» укажите, что деньги банк выдает со счета бизнесмена. Средства со своего расчетного счета вы вправе тратить без ограничений. Как-то подтверждать, на что расходуете деньги, не нужно.
Как отражать траты ИП в бухучете
Вести бухучет вы не обязаны. Но многим это удобно. Если вы ведете учет в бухгалтерской программе, она не даст возможности оформить подотчет на себя. Потому как сам предприниматель - это не работник. А программа требует указать наемного сотрудника, которому надо выдать средства. Как же быть? Чтобы отразить расход денег по кассе, сделайте проводку:
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50 — выданы деньги из кассы бизнесмену.
А когда купите имущество для бизнеса, отразите это проводкой:
ДЕБЕТ 01, 10, 41 КРЕДИТ 76 — оприходованы ценности.
Авансовый отчет составлять не нужно. Принимайте на учет имущество по документам поставщика.
Если вы потратили деньги на личные нужды - купили путевку, сделали ремонт у себя дома и т. п. спишите истраченные суммы на расходы:
ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 76 — списаны суммы, истраченные предпринимателем на личные нужды.
Как потратить на бизнес личные накопления
Ведя собственный бизнес в качестве ИП, вы не обязаны разделять денежные средства на «предпринимательские» и «личные». Все деньги, которые у вас есть, - в кошельке, на расчетном счете, в домашнем сейфе или банковском вкладе, принадлежат вам. Для оплаты бизнес-покупки необязательно снимать средства с расчетного счета или брать из кассы. Вы вправе пустить на эту цель личные накопления. А чтобы учесть эти затраты в целях налогообложения, просто подтвердите их документами. Для учета затрат при УСН или НДФЛ достаточно кассового чека, накладной либо товарного чека.
ИП на ЕНВД, патенте или УСН с объектом «доходы» затраты не учитывают. Вам расходные документы нужны, только если вы ведете бухучет. Имущество для бизнеса, купленное на личные накопления, оприходуйте проводкой:
ДЕБЕТ 10 (01, 41) КРЕДИТ 99 — имущество, купленное на личные сбережения, принято на учет.
- Предпринимателю не надо оформлять подотчет, чтобы взять деньги из бизнеса. Заявление о выдаче денег и авансовый отчет не потребуются. Ведь бизнесмен - это не наемный работник.
- Нельзя из кассовой выручки выдавать займы и платить за аренду.
- Вы можете купить имущество на личные накопления и использовать его в бизнесе.
Все российские предприятия могут вести расчеты с использованием наличных денег. Случаи такого применения денежных расчетов установлены Центробанком России в соответствующих указаниях. Одним из допустимых способов является выдача денег под отчет.
Наличные расчеты
Гражданское законодательство России не ограничивает оборотоспособность денег. Любая организация или физическое лицо имеет возможность использовать денежные средства для своих нужд. Единственным условием является законность такого применения. Право на расходование денег не ставится в зависимость от их формы. Данные предписания предусмотрены в главе 6 Гражданского кодекса России .
Лимит наличных
Центральный Банк Российской Федерации издал Указания от 11.03.2014 № 3210-У , которыми утвердил порядок ведения операций по кассе. Названный документ является обязательным для компаний, использующих в своей деятельности наличность.
Из содержания названных указаний Центробанка следует, что наличность в кассе компании на конец дня не может превышать лимит. Названный показатель разрабатывается и устанавливается предприятием самостоятельно. Расчет лимита производится по формулам, прилагаемым к Указаниям от 11.03.2014 № 3210-У , и с учетом фактических показателей компании.
Все наличные денежные средства, превышающие лимит, должны сдаваться в банк. Это требование является общеобязательным. Его нарушение может явиться основанием для наложения на компанию административного штрафа.
Важно отметить, что предприниматели освобождены от обязанности по установлению лимита.
Оформление кассовых операций
Для осуществления операций с наличными деньгами компании должны организовать кассу и назначить ответственных работников. Именно на указанных сотрудников и возлагается обязанность по правильному ведению кассы и оформлению кассовых операций.
При совершении операций с наличностью компании обязаны оформлять кассовые документы. Такими документами являются приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер. Формы указанных бланков утверждены . Минфин России в Информации № ПЗ-10/2012 подчеркнул, что формы ПКО и РКО являются обязательными к применению.
При оформлении движения наличности по кассе следует помнить, что расходный кассовый ордер применяется при выдаче денег. Приходный кассовый ордер используется в случае поступления денежных средств.
Кассовые документы подписываются кассиром и работником бухгалтерии, а также фиксируются в журнале регистрации кассовых документов.
Следует помнить, что кассовые документы должны оформляться без ошибок. Если ордера оформлены в бумажном виде, то вносить в их содержание исправления или дописки нельзя. Для устранения ошибок следует заново распечатать соответствующий документ и внести в него необходимые записи.
Бланки расходных кассовых ордеров применяются при выдаче заработной платы, денежных средств под отчет, иных случаев оформления расходования наличных.
Обязательным условием правильного оформления кассовых операций является ведение кассовой книги. Форма такого документа утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 № 88 .
Все операции с наличностью должны быть указаны в кассовой книге, которую ведет кассир. Полная информация вносится в форму № КО-4 в соответствии с приходным и расходным ордерами. Какие-либо разночтения недопустимы.
В конце рабочего дня в кассовой книге указывается остаток наличных, который заверяется собственноручной подписью кассира.
Необходимо подчеркнуть, что все вышеперечисленные формы должны использоваться компаниями и в случае операций с денежными документами. Обязательным условием для оформления такого движения является проставление отметки «фондовый».
Выдача под отчет
Как указывалось ранее, отечественные предприятия вправе выдавать наличные деньги на производственные нужды. Какие-либо ограничения максимального размера выдаваемой суммы положениями отечественного права не предусмотрены.
Каждая компания самостоятельно определяет цели выдачи таких денег, а также конкретные производственные нужды, для удовлетворения которых соответствующие средства предоставляются.
Центробанк Российской Федерации в пункте 6.3 своих Указаний отметил, что подотчетные средства могут быть предоставлены работнику на основании письменного заявления последнего. Каких-либо специфических требований к форме такого документа Банк России не предъявил.
Следует подчеркнуть, что Центробанк России прямо указал, что выдача денег под отчет из кассы в 2017 году производится на основании письменной просьбы, именуемой заявлением. Для исключения возможных рисков нарушения кассовой дисциплины вполне обоснованно все документы с просьбой выдачи наличных денежных средств на производственные нужды именовать «заявлением».
Деньги на производственные нужды лицам, не являющимся работниками
Особого внимания заслуживает и буквальное толкование положений п. 6.3 Указаний России, из которого следует, что деньги под отчет выдаются работнику предприятия. Возможности предоставления финансовых средств иному лицу, не состоящему с компанией в трудовых отношениях, Банк России не предусмотрел.
Министерство финансов России приказом от 31.10.2000 № 94н утвердило Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций . Из содержания этой Инструкции следует, что подотчетными лицами являются работники компаний. Возможность выдачи денег на производственные нужды иным лицам Минфин РФ не предусмотрел.
Следует отметить, что предписания вышеназванных нормативных актов не содержат прямого запрета на выдачу денег на производственные нужды иным лицам, не состоящим с предприятиями в трудовых отношениях.
Эта же Инструкция прямо предусматривает оформление операций, не указанных в разъяснениях к счетам 60 — 75, по счету 76. Выдача денежных средств под отчет лицам, не являющимся работниками, должна проводиться по счету 76.
Заслуживает внимания позиция Министерства финансов России, изложенная в письме от 02.07.2012 № 02-06-10/2476 . Согласно логике Минфина РФ каждое предприятие самостоятельно решает вопрос с возможностью выдачи денег на производственные нужды лицам, не являющимся работниками компании.
Порядок предоставления и учета таких средств, по мнению Министерства, целесообразно предусмотреть в учетной политике организации.
Отчет по подотчетным средствам
Каждое лицо, получившее деньги на производственные нужды, должно представить компании письменный отчет по израсходованным средствам. Такая обязанность возникает у подотчетного лица вне зависимости от наличия или отсутствия трудовых правоотношений.
Центробанк России также установил, что такой отчет должен быть предоставлен предприятию не позднее трех рабочих дней с момента истечения срока, на который средства выдавались.
Названный документ оформляется в произвольной форме и должен называться авансовым отчетом. К нему обязательно следует приложить оригиналы доказательств, подтверждающих те или иные траты ответственного лица.
Если такой отчет не подготовлен или отсутствуют доказательства несения расходов, то подотчетные суммы с ответственного сотрудника не списываются.
Такой работник должен возвратить в кассу предприятия денежные средства, не указанные в отчете или неизрасходованные.
Важно помнить, что компании не имеют права выдавать наличность под отчет лицу, ранее уже получавшему деньги на производственные нужды и не отчитавшемуся о таких суммах.
Каждый авансовый отчет подлежит проверке работниками бухгалтерии. По итогам указанных действий он утверждается руководителем, после чего производится окончательный расчет по средствам, выданным на нужды предприятия.
Неисполнение данного правила является нарушением кассовой дисциплины, а компания, его допустившая, может быть оштрафована.
Оформление выдачи подотчетных средств
Как отмечено в Указаниях Центробанка России, расходный кассовый ордер применяется при всех случаях выдачи организацией наличных денег. Названный документ оформляется в соответствии с заявлением ответственного лица, содержащим просьбу о выдаче денег на нужды предприятия.
В бухгалтерском учете предоставление денежных сумм на производственные цели следует оформлять по дебету счета 71 «Расчет с подотчетными лицами», кредиту счета 50 «Касса».
Если же подотчетное лицо не отчиталось по денежным средствам, полученным на производственные нужды, то такие деньги подлежат возврату в адрес предприятия. При совершении такой операции составляется приходный кассовый ордер.
В бухгалтерском учете возврат наличных денег следует оформлять по дебету счета 50 «Касса», кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
В аналогичном порядке оформляется выдача денег на нужды предприятия и работникам обособленных структурных подразделений организации.
Как указывалось ранее, можно использовать счет 76, но только если подотчетное лицо не является работником компании.
В ситуации, при которой лицо, получившее деньги на производственные нужды, отказывается от предоставления отчета или возврата полученных сумм, следует воспользоваться механизмом, предусмотренным законом.
Статьей 137 Трудового кодекса России предприятиям предоставлено право удерживать из заработной платы сотрудников суммы, полученные последними на производственные нужды. Такая возможность возникает только в случае отсутствия отчета работника или его отказа возвращать неизрасходованные средства.
Если же такое лицо не является работником компании, то можно воспользоваться механизмом, предусмотренным главой 60 Гражданского кодекса Российской Федерации , заключающимся в обязанности возвратить все полученное без законных на то оснований.
Отступление от порядка взаимодействия с подотчетными лицами, утвержденного Центробанком России, является нарушением, ответственность за которое предусмотрена ст. 15.1 КоАП Российской Федерации.
Понятно, что никому не хочется, чтобы налоговики при проверке авансовых отчетов отказали в принятии того или иного расхода. Но хотя бухгалтеры и инструктируют своих работников о том, как должны быть оформлены документы при наличных расчетах, все равно случаются ситуации, когда подотчетник приносит "не такой" документ. Вот и возникают вопросы: можно ли принять к вычету НДС только по чеку ККТ, нужна ли печать на товарном чеке? Ответы на эти и другие вопросы вы узнаете из второй части отчета об интернет-конференции, проведенной на сайте сайт в конце сентября.
Только товарный чек вмененщика подтверждает одновременно и приобретение, и оплату
(?) Можно ли учесть расходы, которые подотчетник подтвердил только товарным чеком?
Участник [email protected]
Ответ
Есть категории продавцов, которые не должны применять ККТ, например плательщики ЕНВД. Они вправе вместо чека по требованию покупателя выдавать документ, содержащий такие реквизиты <1>:
Номер и дата;
Наименование и ИНН продавца;
Наименование, количество, цена товаров;
Должность, фамилия и инициалы лица, выдавшего документ, и его личная подпись.
То есть товарный чек вмененщика одновременно подтверждает и приобретение, и оплату товарно-материальных ценностей. И на основании такого документа можно учесть расходы в целях налогообложения <2>.
В то же время однозначно сказать, что имеющийся у вас документ выдал именно плательщик ЕНВД, нельзя. Ведь на товарном чеке, как правило, не указывается, что продавец применяет вмененку. Поэтому налоговики могут сказать, что нет документа, подтверждающего оплату расходов.
В случае спора с ними вы можете использовать такие аргументы:
НК РФ не обязывает покупателя проверять налоговый статус продавца. Так что запрашивать, например, копию выданного ИФНС уведомления о постановке на учет в качестве вмененщика не нужно;
НК РФ не называет в качестве обязательного документа, подтверждающего произведенные расходы, именно чек ККТ.
Вместе с тем имейте в виду, что если в товарном чеке нет вышеуказанных реквизитов, то необходим еще и чек ККТ <3>. Без него расходы лучше не учитывать.
Без счета-фактуры принимать к вычету НДС опасно
(?) Куда деть НДС, выделенный в кассовом чеке, при отсутствии счета-фактуры?
Участник victor314
Ответ
Плательщики НДС, использующие приобретенные по такому чеку товары (работы, услуги) в облагаемой НДС деятельности, могут выбрать один из вариантов действий.
Вариант 1 . Принять к вычету. Еще в 2008 г. ВАС решил, что по чеку ККТ с указанным в нем НДС можно принять налог к вычету <4>. Но такой подход приведет к спору с налоговиками. Ведь, по мнению контролирующих органов, для того чтобы предъявить к вычету НДС по товарам, приобретенным за наличный расчет, организации нужно иметь <5>:
Кассовый чек с суммой НДС, выделенной отдельной строкой;
Счет-фактуру.
Напоминаем подотчетнику
Если в кассовом чеке на приобретенные товары (работы, услуги) выделен НДС, нужно потребовать у продавца счет-фактуру.
Вариант 2. Включить НДС в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг). Это наиболее распространенный на практике вариант. Логика у бухгалтеров такая: раз к вычету НДС принимать небезопасно, значит, его можно учесть в стоимости купленных товаров. Ведь это - невозмещаемый расход, непосредственно связанный с приобретением товаров (работ или услуг).
Однако налоговики и здесь могут увидеть ошибку. Они считают, что п. 2 ст. 170 НК РФ содержит исчерпывающий перечень случаев, когда НДС может быть учтен в стоимости приобретаемых товаров (работ, услуг). И в нем нет такого основания, как невозможность принятия НДС к вычету <6>.
Вариант 3. Не учитывать входной НДС при налогообложении. То есть не принимать его к вычету и не включать в расходы при исчислении налога на прибыль. Это - самый безопасный и в то же время самый невыгодный для организации вариант.
Поэтому каждая организация сама решает, какой именно вариант учета входного НДС она выберет.
Под отчет можно выдать деньги только сотруднику организации
(?) Какая ответственность грозит фирме, если она выдает в подотчет суммы лицам, не являющимся сотрудниками? Фирма применяет УСНО 6%.
Участник dmb2003
Ответ
Подотчетным лицом может быть только работник организации <7>. В вашем случае речь идет не о подотчете, а о гражданско-правовых отношениях с лицами, не являющимися работниками вашей организации.
Определить, что именно представляют собой выданные физлицам деньги, можно, только проанализировав суть ваших с ними отношений.
Так, к примеру, если с человеком заключен гражданско-правовой договор, вы можете выдать ему аванс под закупку материалов для выполнения предстоящих работ или услуг.
Если у вас оформлены агентские отношения или отношения комиссии, в рамках которых физлицо приобретает для вас какие-либо товары или материальные ценности, вы также можете выдать ему аванс под предстоящее выполнение данного ему поручения.
Ответственность собственно за выдачу денег неработникам не установлена. Однако все же штраф за нарушение порядка ведения кассовых операций возможен, если физлицо от вашего имени покупает у сторонних организаций (предпринимателей) какие-либо товары (оплачивает работы/услуги) и сумма оплаты превышает 100 000 руб. по одному договору. Ведь в таком случае вы превысите <8>.
При этом применяемый вашей организацией режим налогообложения никакого значения не имеет.
Подотчетные деньги можно "выдать" и на зарплатную карту
(?) Можно ли деньги, выданные в подотчет, отправлять с расчетного счета на зарплатную карту?
Участник Дания
Ответ
Ни в одном нормативном акте запрета на это нет.
Но зато есть два Письма ЦБ РФ (выпущенных в разное время), в которых высказаны различные точки зрения по этому вопросу.
Так, в Письме 2006 г. сказано, что выдача денег под отчет путем безналичного перечисления на счета сотрудников не предусмотрена <9>. То есть под отчет сотрудникам нужно выдавать только наличку из кассы.
А уже в 2008 г. ЦБ, ссылаясь на свое Положение об эмиссии банковских карт <10>, делает вывод, что перечень операций, которые физические лица могут проводить по своим картам, открытый. И этот вопрос решает сама организация <11>. Так, в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (например, приказе, положении о командировках) может быть предусмотрена возможность перевода денег на на банковские карты сотрудников <12>.
Но если раньше некоторые банки руководствовались Письмом ЦБ 2006 г. и устанавливали запрет на перечисление подотчетных денег на зарплатные карты работников в договоре с организацией на открытие и обслуживание этих карт, то теперь они это уже не делают. Ведь в этом Письме ЦБ ссылался на старый Порядок ведения кассовых операций <13> и старое Положение о правилах организации наличного денежного обращения <14>, которые с этого года уже не действуют <15>.
А на днях Минфин выпустил Письмо, в котором он даже рекомендует перечислять подотчетные суммы на зарплатные карты работников <16>. Но чтобы налоговики и сотрудники ФСС и ПФР не расценили перечисленные на карту работника суммы как зарплату и не доначислили НДФЛ и страховые взносы, при перечислении средств указывайте в назначении платежа "на командировочные расходы" или "на хозяйственные нужды". Подтверждением того, что работник не потратил деньги на личные нужды, будет его авансовый отчет (форма N АО-1) с приложенными к нему подтверждающими документами.
Печать организации на чеке ККТ не нужна
(?) Достаточно ли на кассовом и товарном чеках штампа "Оплачено" или обязательна печать организации?
Участник Лидия Лучинина
Ответ
Перечень реквизитов, которые обязательно должны быть в чеке ККТ, приведен в п. 4 Положения по применению ККМ <17>. И ни штамп "Оплачено", ни печать организации там не поименованы. Так что на кассовом чеке они не нужны. Чек ККТ и без этих реквизитов будет подтверждать оплату.
Теперь что касается товарного чека. Четкого перечня реквизитов, которые должны быть в товарном чеке, нет. Поэтому на нем вполне может стоять и печать организации-продавца (что чаще всего и бывает на практике), и штамп "Оплачено". Но имейте в виду, что товарный чек со штампом "Оплачено" не приравнивается к чеку ККТ и не заменяет его <18>. Так что налоговики не примут у вас расходы по такому товарному чеку, если у вас нет чека ККТ.
Единственный случай, когда товарный чек может подтверждать оплату, это если его выдал плательщик ЕНВД.
С предпринимателем лучше рассчитываться по безналу
(?) Мы рассчитываемся с ИП, оказывающими нашей организации транспортные услуги, наличными. Какой вариант оформления правильный? Вариант 1: наличные деньги выдаются в подотчет нашему сотруднику, ИП выписывает нам квитанцию к ПКО, сотрудник прикладывает квитанцию к авансовому отчету. В бухучете делаются проводки: Дт счета - Кт счета , Дт счета - Кт счета . Вариант 2: наличные выдаются непосредственно ИП, мы оформляем , где указываем паспортные данные ИП, и он расписывается в нем. В учете делаются проводки: Дт счета - Кт счета .
Участник Галина62
Ответ
Предприниматель при получении наличных денег за транспортные услуги, оказанные юридическим лицам, должен выдать чек ККТ (если только ИП не применяет вмененку) <19>. Таким образом, выдача предпринимателем квитанции к приходному кассовому ордеру - это нарушение порядка ведения кассовых операций.
А у вашей организации при отсутствии чека ККТ, выданного предпринимателем, могут быть проблемы с подтверждением расходов.
Также вам следует помнить о предельной сумме расчетов наличными между организациями и (или) предпринимателями по одному договору (100 000 руб.) <20>. Превышение этого лимита грозит и вам, и предпринимателю большим штрафом <21>:
Для организации - от 40 000 до 50 000 руб.;
Для руководителя (ИП) - от 4000 до 5000 руб.
Передача наличных денег предпринимателю возможна как через подотчетное лицо, так и через кассу организации. Проще выдать деньги предпринимателю через кассу по расходно-кассовому ордеру - по его паспорту и под его личную роспись. Это уменьшит документооборот: вашему работнику не потребуется составлять авансовый отчет.
А чтобы вообще избежать проблем с подтверждением наличных расходов, лучше выплачивать предпринимателю деньги безналично. К примеру, перечислять их на его банковский счет (банковскую карту).
Вносимые работником в кассу наличные можно тратить на что угодно
(?) Организация оплатила с расчетного счета обучение сотрудника с условием, что он возместит эти затраты в течение полугода. Сотрудник в течение 6 месяцев вносит денежные средства в кассу организации. Эти деньги организация направляет на хознужды, погашение займа. Насколько это правомерно? Организация применяет УСНО с объектом "доходы". Не будут ли внесенные сотрудником деньги являться доходами при УСНО?
Участник Альфия
Ответ
Расходование таких наличных на любые цели, в том числе и названные вами, правомерно. На погашение займа нельзя расходовать только наличную выручку <22>. А в вашем случае возвращаемые работником суммы выручкой не являются, ведь это не плата за что-то, что вы ему продали.
Теперь по второму вопросу. Есть вероятность, что налоговики расценят эти суммы как доходы, облагаемые налогом при УСНО <23>. Но это требование можно попытаться оспорить, ссылаясь на то, что возвращаемые работником деньги не являются для организации экономической выгодой <24>. То есть придется доказывать, что деньги были предоставлены работнику в заем.
Так что, если вы и спорить не готовы, и налог с возвращаемых денег платить не хотите, оформите оплату обучения как целевой беспроцентный заем работнику. Суммы возвращаемого займа в доходах на УСНО не учитываются <25>. А НДФЛ с экономии на процентах будет ощутимо меньше налога при УСНО со всей возвращаемой работником суммы.
На вопросы отвечали эксперты ГК Л.А. Елина, Н.А. Мартынюк, Е.А. Шаронова
<1> п. 2.1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ (далее - Закон о ККТ)
<2> Письма Минфина от 06.09.2012 N 03-11-11/272, от 19.01.2010 N 03-03-06/4/2
<3> п. 1 ст. 2 Закона о ККТ
<4> Постановление Президиума ВАС от 13.05.2008 N 17718/07
<5> п. 7 ст. 168 НК РФ; Письма Минфина от 03.08.2010 N 03-07-11/335, от 15.06.2010 N 03-07-11/252, от 09.03.2010 N 03-07-11/51
<6> Письмо УФНС по г. Москве от 20.05.2011 N 16-15/049561@
<7> п. 4.4 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 N 373-П
<8> ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ; Указание ЦБ от 20.06.2007 N 1843-У
<9> Письмо ЦБ от 18.12.2006 N 36-3/2408
<10> Положение ЦБ от 24.12.2004 N 266-П
<11> Письмо ЦБ от 24.12.2008 N 14-27/513
<12> ст. 168 ТК РФ
<13> утв. Решением Совета директоров ЦБ от 22.09.93 N 40
<14> утв. ЦБ от 05.01.98 N 14-П
<15> Указание ЦБ от 13.12.2011 N 2750-У
<16> Письмо Минфина от 05.10.2012 N 14-03-03/728
<17> утв. Постановлением Совмина - Правительства от 30.07.93 N 745
<18> п. 4 Положения по применению ККМ, утв. Постановлением Совмина - Правительства от 30.07.93 N 745
<19> пп. 1, 2.1 ст. 2 Закона о ККТ
<20> п. 1 Указания ЦБ от 20.06.2007 N 1843-У; п. 2 приложения к Письму ЦБ от 04.12.2007
При увольнении сотрудник не отчитался по суммам, которые были выданы в подотчет, и не вернул их в кассу. Директор дал распоряжение юридической службе подготовить иск в суд на взыскание этих сумм. Как бухгалтеру правильно оформить справку 2-НДФЛ такому уволенному сотруднику?
В соответствии с пп. 5 п. 1 ст. НК РФ датой получения дохода признается день списания в установленном порядке безнадежного долга с баланса организации. В силу указанной статьи датой возникновения дохода в денежной форме, отличного от зарплаты, считается день его выплаты или перечисления на счет физлица.
В рассматриваемой ситуации сотрудник получил деньги под отчет для осуществления расходов в интересах организации. Соответственно, в момент выдачи денег они доходом сотрудника не являлись (ст. НК РФ). При этом факт расходования полученных средств на цели, определенные организацией при их выдаче, сотрудник не подтвердил. Но и полученные средства не вернул, что может свидетельствовать об их присвоении, а значит, о получении дохода.
Однако в рассматриваемой ситуации работник не признал, что присвоил данную сумму, а организация не планирует прощать сотруднику данную задолженность, что подтверждается решением руководителя об обращении в суд. При этом срок давности по задолженности не истек; данное обязательство не прекращено в связи с невозможностью исполнения или на основании акта государственного органа.
Соответственно, доход в виде данной суммы в рассматриваемой ситуации у сотрудника еще не возник. Более того, он может возникнуть, только если суд откажет организации в удовлетворении заявленных требований о взыскании средств, выданных под отчет, и при этом из решения будет явно следовать, что данная денежная сумма осталась в распоряжении работника, а не была им истрачена (например, в интересах работодателя).
Таким образом, при выдаче справки 2-НДФЛ увольняющемуся сотруднику «подотчетные средства» в ней не будут указаны как его доход. В дальнейшем, если суд признает, что данные средства остаются у сотрудника, организации необходимо будет подать в налоговые органы уточненную справку 2-НДФЛ, а также отдельную справку с признаком 2.
Неиспользованный подотчет — на зарплату
Можно ли возврат подотчетных неиспользованных средств в кассе выдать на погашение долгов по заработной плате?
Действующее законодательство не содержит положений, которые запрещают организации, принявшей от подотчетного лица неиспользованные им наличные денежные средства, направить их на выплату заработной платы, в том числе задолженности (указания Банка России и ). Таким образом, факт использования средств, принятых от подотчетного лица, для выплаты задолженности по заработной плате не является нарушением кассовой дисциплины.
Подотчет у ИП
Может ли быть подотчет у ИП самому себе?
Самому себе деньги под отчет предпринимателю выдавать не имеет смысла. По правилам (ст. ГК РФ) у предпринимателей личное имущество не отделено от имущества, используемого в предпринимательской деятельности. Поэтому и вся выручка, которую предприниматель получает от ведения своей деятельности, является его личными средствами, и ими он может распоряжаться по своему усмотрению (ст. и ГК РФ).
Проще говоря, если предприниматель ведет кассу в упрощенном порядке (не оформляет приходные и расходные кассовые ордера, а также кассовую книгу), то никаких документов для того, чтобы взять деньги со счета (из кассы), ему оформлять не нужно в принципе. Если же предприниматель оформляет кассовые документы по общим правилам, то ему достаточно составить расходный ордер с формулировкой «Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности» или «Выдача средств предпринимателю на личные нужды». При этом составлять авансовый отчет об истраченных суммах предпринимателю не потребуется (письмо Банка России ).
В ситуации, когда предприниматель на данные деньги приобрел какое-либо имущество для бизнеса и это нужно учесть при налогообложении, достаточно просто принять к учету те документы, которые подтверждают истраченные суммы, сделав соответствующие записи в книге учета доходов и расходов.
