0105 - Межрайонная ИФНС России №1 по Республике Адыгея 0280 - Межрайонная ИФНС России № 39 по Республике Башкортостан 0300 - УФНС России по Республике Бурятия 0327 - Межрайонная ИФНС России № 9 по Республике Бурятия 0400 - Управление ФНС России по Республике Алтай 0506 - Межрайонная ИФНС России № 12 по РД 0507 - Межрайонная ИФНС России № 7 по РД 0521 - Межрайонная ИФНС России № 9 по РД 0523 - Межрайонная ИФНС России № 1 по РД 0529 - Межрайонная ИФНС России № 2 по РД 0533 - Межрайонная ИФНС России № 10 по РД 0542 - Межрайонная ИФНС России № 3 по РД 0544 - Межрайонная ИФНС России № 17 по РД 0546 - Межрайонная ИФНС России № 8 по РД 0547 - Межрайонная ИФНС России № 15 по РД 0548 - Межрайонная ИФНС России № 6 по РД 0550 - Межрайонная ИФНС России № 4 по РД 0571 - ИФНС России по Ленинскому району г.Махачкалы 0600 - УФНС России по Республике Ингушетия 0608 - Межрайонная ИФНС России №1 по Республике Ингушетия 0716 - МР ИФНС России №4 по КБР 0718 - МРИ ФНС России №2 по КБР 0720 - МРИ ФНС России №5 по КБР 0724 - МР ИФНС России №6 по КБР 0725 - ИФНС России № 1 по г.Нальчику КБР 0726 - ИФНС России № 2 по г.Нальчику КБР 0800 - УФНС России по Республике Калмыкия 0816 - ИФНС России по г.Элисте 0900 - УФНС по КЧР 0917 - Межрайонная ИФНС России № 3 по КЧР 1001 - ИФНС России по г.Петрозаводску 1121 - Межрайонная ИФНС России № 5 по Республике Коми 1215 - ИФНС России по г. Йошкар-Оле 1326 - ИФНС России по Ленинскому району г. Саранска 1447 - Межрайонная ИФНС России № 5 по Республике Саха (Якутия) 1513 - Межрайонная ИФНС России по г. Владикавказу 1690 - Межрайонная ИФНС России №18 по Республике Татарстан 1700 - УФНС России по Республике Тыва 1719 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Республике Тыва 1832 - Межрайонная ИФНС России № 11 по Удмуртской Республике 1900 - УФНС России по Республике Хакасия 1901 - Межрайонная ИФНС России №1 по Республике Хакасия 1902 - Межрайонная ИФНС России №2 по Республике Хакасия 1903 - Межрайонная ИФНС России №3 по Республике Хакасия 2036 - Межрайонная ИФНС России №6 по Чеченской Республике 2130 - ИФНС России по г. Чебоксары 2225 - Межрайонная ИФНС России № 15 по Алтайскому краю 2375 - Межрайонная ИФНС России № 16 по Краснодарскому краю 2468 - Межрайонная ИФНС России № 23 по Красноярскому краю 2500 - УФНС России по Приморскому краю 2501 - Межрайонная ИФНС России №4 по Приморскому краю 2502 - Межрайонная ИФНС России № 10 по Приморскому краю 2503 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Приморскому краю 2505 - Межрайонная ИФНС России № 6 по Приморскому краю 2506 - Межрайонная ИФНС России № 2 по Приморскому краю 2507 - Межрайонная ИФНС России № 7 по Приморскому краю 2508 - ИФНС России по г.Находке Приморского края 2509 - Межрайонная ИФНС России №8 по Приморскому краю 2510 - Межрайонная ИФНС России № 3 по Приморскому краю 2511 - Межрайонная ИФНС России №9 по Приморскому краю 2515 - Межрайонная ИФНС России № 5 по Приморскому краю 2533 - Межрайонная ИФНС России №11 по Приморскому краю 2536 - ИФНС России по Ленинскому району г. Владивостока 2625 - ИФНС России по г. Георгиевску Ставропольского края 2628 - ИФНС России по г. Кисловодску Ставропольского края 2632 - ИФНС России по г. Пятигорску Ставропольского края 2641 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Ставропольскому краю 2643 - Межрайонная ИФНС России № 3 по Ставропольскому краю 2644 - Межрайонная ИФНС России № 4 по Ставропольскому краю 2646 - Межрайонная ИФНС России № 6 по Ставропольскому краю 2648 - Межрайонная ИФНС России № 8 по Ставропольскому краю 2649 - Межрайонная ИФНС России № 9 по Ставропольскому краю 2650 - Межрайонная ИФНС России № 10 по Ставропольскому краю 2651 - Межрайонная ИФНС России № 11 по Ставропольскому краю 2700 - УФНС России по Хабаровскому краю 2724 - ИФНС России по Железнодорожному району г.Хабаровска 2801 - МИ ФНС России № 1 по Амурской области 2901 - ИФНС России по г. Архангельску 3025 - Межрайонная ИФНС России № 6 по Астраханской области 3100 - УФНС России по Белгородской области 3123 - ИФНС России по г. Белгороду 3241 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Брянской области 3252 - Межрайонная ИФНС России № 7 по Брянской области 3253 - Межрайонная ИФНС России № 8 по Брянской области 3256 - Межрайонная ИФНС России № 10 по Брянской области 3328 - ИФНС России по Октябрьскому району г. Владимира 3400 - УФНС России по Волгоградской области 3435 - ИФНС России по г.Волжскому Волгоградской области 3443 - ИФНС России по Дзержинскому району г. Волгограда 3453 - Межрайонная ИФНС России № 3 по Волгоградской области 3454 - Межрайонная ИФНС России № 4 по Волгоградской области 3455 - Межрайонная ИФНС России № 5 по Волгоградской области 3456 - Межрайонная ИФНС России № 6 по Волгоградской области 3457 - Межрайонная ИФНС России № 7 по Волгоградской области 3458 - Межрайонная ИФНС России № 8 по Волгоградской области 3500 - УФНС России по Вологодской области 3525 - Межрайонная ИФНС России № 11 по Вологодской области 3528 - Межрайонная ИФНС России № 12 по Вологодской области 3529 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Вологодской области 3532 - Межрайонная ИФНС России № 4 по Вологодской области 3533 - Межрайонная ИФНС России № 5 по Вологодской области 3535 - Межрайонная ИФНС России № 7 по Вологодской области 3536 - Межрайонная ИФНС России № 8 по Вологодской области 3537 - Межрайонная ИФНС России № 9 по Вологодской области 3538 - Межрайонная ИФНС России № 10 по Вологодской области 3600 - УФНС России по Воронежской области 3668 - Межрайонная ИФНС России № 12 по Воронежской области 3700 - УФНС России по Ивановской области 3702 - ИФНС России по г. Иваново 3800 - УФНС России по Иркутской области 3850 - Межрайонная ИФНС России № 17 по Иркутской области 3926 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Калининградской области 4027 - ИФНС России по Ленинскому округу г. Калуги 4101 - ИФНС России по г.Петропавловску-Камчатскому 4200 - УФНС России по Кемеровской области 4202 - Межрайонная ИФНС России № 3 по Кемеровской области 4205 - ИФНС России по г. Кемерово 4212 - Межрайонная ИФНС России № 2 по Кемеровской области 4213 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Кемеровской области 4214 - Межрайонная ИФНС России № 8 по Кемеровской области 4217 - ИФНС России по Центральному району г. Новокузнецка Кемеровской области 4222 - Межрайонная ИФНС России № 5 по Кемеровской области 4223 - Межрайонная ИФНС России № 11 по Кемеровской области 4230 - Межрайонная ИФНС России № 7 по Кемеровской области 4246 - Межрайонная ИФНС России № 9 по Кемеровской области 4250 - Межрайонная ИФНС России № 12 по Кемеровской области 4252 - Межрайонная ИФНС России №13 по Кемеровской области 4253 - Межрайонная ИФНС России №4 по Кемеровской области 4350 - Межрайонная ИФНС России № 14 по Кировской области 4400 - УФНС России по Костромской области 4401 - ИФНС по г. Костроме 4501 - ИФНС России по г.Кургану 4600 - УФНС России по Курской области 4632 - ИФНС России по г.Курску 4700 - УФНС России по Ленинградской области 4704 - ИФНС России по Выборгскому району Ленинградской области 4827 - Межрайонная ИФНС России № 6 по Липецкой области 4900 - УФНС России по Магаданской области 4910 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Магаданской области 4911 - Межрайонная ИФНС России № 2 по Магаданской области 4912 - Межрайонная ИФНС России № 3 по Магаданской области 5000 - УФНС России по Московской области 5001 - ИФНС России по г.Балашихе Московской области 5003 - Межрайонная ИФНС России №14 по Московской области 5004 - Межрайонная ИФНС России №19 по Московской области 5005 - ИФНС России по г.Воскресенску Московской области 5007 - ИФНС России по г.Дмитрову Московской области 5009 - ИФНС России по г.Домодедово Московской области 5010 - Межрайонная ИФНС России №12 по Московской области 5011 - ИФНС России по г.Егорьевску Московской области 5012 - Межрайонная ИФНС России №20 по Московской области 5017 - ИФНС России по г.Истре Московской области 5018 - Межрайонная ИФНС России №2 по Московской области 5019 - Межрайонная ИФНС России №18 по Московской области 5020 - ИФНС России по г.Клину Московской области 5022 - Межрайонная ИФНС России №7 по Московской области 5024 - ИФНС России по г.Красногорску Московской области 5027 - Межрайонная ИФНС России №17 по Московской области 5029 - ИФНС России по г.Мытищи Московской области 5030 - ИФНС России по г.Наро-Фоминску Московской области 5031 - ИФНС России по г.Ногинску Московской области 5032 - Межрайонная ИФНС России №22 по Московской области 5034 - Межрайонная ИФНС России №10 по Московской области 5035 - ИФНС России по г.Павловскому Посаду Московской области 5038 - Межрайонная ИФНС России №3 по Московской области 5040 - Межрайонная ИФНС России №1 по Московской области 5042 - ИФНС России по г.Сергиеву Посаду Московской области 5043 - Межрайонная ИФНС России №11 по Московской области 5044 - ИФНС России по г.Солнечногорску Московской области 5045 - ИФНС России по г.Ступино Московской области 5047 - Межрайонная ИФНС России №13 по Московской области 5048 - ИФНС России по г.Чехову Московской области 5049 - Межрайонная ИФНС России №4 по Московской области 5050 - Межрайонная ИФНС России №16 по Московской области 5053 - ИФНС России по г.Электростали Московской области 5072 - Межрайонная ИФНС России №8 по Московской области 5074 - Межрайонная ИФНС России №5 по Московской области 5075 - Межрайонная ИФНС России №21 по Московской области 5081 - Межрайонная ИФНС России №23 по Московской области 5102 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Мурманской области 5105 - Межрайонная ИФНС России № 7 по Мурманской области 5108 - Межрайонная ИФНС России № 5 по Мурманской обл. 5110 - Межрайонная ИФНС России № 2 по Мурманской области 5118 - Межрайонная ИФНС России № 8 по Мурманской области 5190 - ИФНС России по г. Мурманску 5275 - МРИ ФНС России № 15 по Нижегородской области 5300 - УФНС России по Новгородской области 5321 - Межрайонная ИФНС России № 9 по Новгородской области 5331 - Межрайонная ИФНС России №1 по Новгородской области 5332 - Межрайонная ИФНС России № 2 по Новгородской области 5336 - Межрайонная ИФНС России №6 по Новгородской области 5400 - УФНС России по Новосибирской области 5476 - Межрайонная ИФНС России № 16 по Новосибирской области 5543 - Межрайонная ИФНС России № 12 по Омской области 5658 - Межрайонная ИФНС России № 10 по Оренбургской области 5749 - Межрайонная ИФНС России №9 по Орловской области 5835 - ИФНС России по Октябрьскому району г.Пензы 5958 - Межрайонная ИФНС России № 17 по Пермскому краю 6000 - УФНС России по Псковской области 6027 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Псковской области 6196 - Межрайонная ИФНС России № 26 по Ростовской области 6200 - УФНС России по Рязанской области 6214 - Межрайонная ИФНС России №7 по Рязанской области 6219 - Межрайонная ИФНС России №5 по Рязанской области 6225 - Межрайонная ИФНС России №10 по Рязанской области 6226 - Межрайонная ИФНС России №9 по Рязанской области 6232 - Межрайонная ИФНС России №4 по Рязанской области 6234 - Межрайонная ИФНС России №2 по Рязанской области 6313 - ИФНС России по Красноглинскому району г. Самары 6451 - Межрайонная ИФНС России №19 по Саратовской области 6500 - УФНС России по Сахалинской области 6501 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Сахалинской области 6504 - Межрайонная ИФНС России № 5 по Сахалинской области 6507 - Межрайонная ИФНС России № 3 по Сахалинской области 6509 - Межрайонная ИФНС России № 2 по Сахалинской области 6517 - Межрайонная ИФНС России № 4 по Сахалинской области 6658 - ИФНС России по Верх-Исетскому району г.Екатеринбурга 6700 - УФНС России по Смоленской области 6733 - Межрайонная ИФНС России № 5 по Смоленской области 6820 - Межрайонная ИФНС России №4 по Тамбовской области 6906 - Межрайонная ИФНС России № 2 по Тверской области 6908 - Межрайонная ИФНС России № 3 по Тверской области 6910 - Межрайонная ИФНС России № 4 по Тверской области 6912 - Межрайонная ИФНС России № 5 по Тверской области 6913 - Межрайонная ИФНС России № 6 по Тверской области 6914 - Межрайонная ИФНС России № 7 по Тверской области 6915 - Межрайонная ИФНС России № 8 по Тверской области 6952 - Межрайонная ИФНС России № 12 по Тверской области 7031 - Межрайонная ИФНС России №7 по Томской области 7100 - УФНС России по Тульской области 7154 - Межрайонная ИФНС России № 10 по Тульской области 7232 - Межрайонная ИФНС России № 14 по Тюменской области 7325 - ИФНС России по Ленинскому району г.Ульяновска 7400 - УФНС России по Челябинской области 7456 - Межрайонная ИФНС России № 17 по Челябинской области 7500 - УФНС России по Забайкальскому краю 7505 - Межрайонная ИФНС России № 5 по Забайкальскому краю 7513 - Межрайонная ИФНС России № 6 по Забайкальскому краю 7527 - Межрайонная ИФНС России № 7 по Забайкальскому краю 7530 - Межрайонная ИФНС России № 4 по Забайкальскому краю 7536 - Межрайонная ИФНС России № 2 по г. Чите 7538 - Межрайонная ИФНС России № 8 по Забайкальскому краю 7580 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Забайкальскому краю 7627 - Межрайонная ИФНС России № 7 по Ярославской области 7700 - УФНС России по г.Москве 7746 - Межрайонная ИФНС России № 46 по г.Москве 7800 - УФНС России по Санкт-Петербургу 7801 - Межрайонная ИФНС России № 16 по Санкт-Петербургу 7802 - Межрайонная ИФНС России №17 по Санкт-Петербургу 7804 - Межрайонная ИФНС России №18 по Санкт-Петербургу 7805 - Межрайонная ИФНС России №19 по Санкт-Петербургу 7806 - Межрайонная ИФНС России №21 по Санкт-Петербургу 7807 - Межрайонная ИФНС России №22 по Санкт-Петербургу 7810 - Межрайонная ИФНС России №23 по Санкт-Петербургу 7811 - Межрайонная ИФНС России №24 по Санкт-Петербургу 7813 - Межрайонная ИФНС России №25 по Санкт-Петербургу 7814 - Межрайонная ИФНС России №26 по Санкт-Петербургу 7816 - Межрайонная ИФНС России №27 по Санкт-Петербургу 7817 - Межрайонная ИФНС России №20 по Санкт-Петербургу 7819 - Межрайонная ИФНС России №3 по Санкт-Петербургу 7820 - Межрайонная ИФНС России №2 по Санкт-Петербургу 7838 - Межрайонная ИФНС России №7 по Санкт-Петербургу 7839 - Межрайонная ИФНС России №8 по Санкт-Петербургу 7840 - Межрайонная ИФНС России №9 по Санкт-Петербургу 7841 - Межрайонная ИФНС России №10 по Санкт-Петербургу 7842 - Межрайонная ИФНС России №11 по Санкт-Петербургу 7843 - Межрайонная ИФНС России №12 по Санкт-Петербургу 7847 - Межрайонная ИФНС России №15 по Санкт-Петербургу 7848 - Межрайонная ИФНС России №28 по Санкт-Петербургу 7901 - ИФНС России по г.Биробиджану Еврейской автономной области 8600 - УФНС России по Ханты-Мансийскому автономному округу-Югре 8617 - ИФНС России по Сургутскому району Ханты-Мансийского автономного округа - Югры 8700 - УФНС России по Чукотскому АО 8709 - Межрайонная ИФНС России №1 по Чукотскому автономному округу 8901 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Ямало-Ненецкому автономному округу 9103 - Межрайонная ИФНС России № 8 по Республике Крым 9105 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Республике Крым 9108 - Межрайонная ИФНС России № 4 по Республике Крым 9110 - Межрайонная ИФНС России № 6 по Республике Крым 9111 - Межрайонная ИФНС России № 7 по Республике Крым 9112 - Межрайонная ИФНС России № 9 по Республике Крым 9204 - ИФНС России по Ленинскому району г.Севастополя 9901 - ИФНС России по городу и космодрому Байконуру

Ведение реестра документов в электронном виде в Excel позволит их систематизировать, обеспечит к ним быстрый доступ и исключит необходимость хранить каждый документ в отдельности. В любое время документ из реестра можно вывести на печатную форму, созданную на листе Excel. Ссылка для скачивания файла с примером внизу.

Ведение реестра документов

Реестр документов удобно заполнять в Excel, если не предполагается использование объединенных ячеек.

Далее мы рассмотрим реестр с данными сотрудников, который может использоваться для хранения этих данных и распечатки различных документов. На практике это был реестр Трудовых договоров, из которого распечатывались: Трудовой договор, Приложение к трудовому договору, Договор о материальной ответственности, Приказ о приеме на работу, Изменения к трудовому договору, Соглашение о расторжении трудового договора.

В примере реестр значительно уменьшен, из печатных форм оставлен только Договор о материальной ответственности, чтобы показать сам принцип ведения реестра и заполнения данными печатной формы.

Пример реестра документов в «Умной таблице» Excel

Создание печатной формы

Чтобы заполнить печатную форму с помощью формул, она должна быть создана в Excel. Если не удалось найти нужный файл в Excel, его текст можно перенести из файла другой программы на рабочий лист, учитывая максимальное количество знаков, умещающееся в ячейке, иначе текст будет обрезан.

В нашем примере используется печатная форма Договора о материальной ответственности, текст которого скопирован на рабочий лист Excel из документа Word:

Если печатная форма на рабочем листе Excel готова, остается переместить (или скопировать) ее в книгу с реестром. Если реестр еще не создан, можно просто добавить новый лист в книгу с печатной формой и назвать его «Реестр...».

Заполнение печатной формы

Для заполнения печатной формы данными из реестра будем использовать встроенную функцию Excel - «ВПР». Ориентиром поиска по таблице будет номер записи в реестре по порядку, поэтому ячейку с номером договора укажем в формулах «ВПР» печатной формы как «Искомое_значение».

В мастере функций набраны аргументы для формулы в ячейке «L4», которая после ввода примет следующий вид: =ВПР("Печать ДМО"!G1;"Реестр ДМО"!A2:J102;2;ЛОЖЬ)

Во все остальные ячейки с переменными значениями копируется эта формула, и в ней заменяется только «Номер_столбца».

Теперь при записи в ячейку «G1» номера нужной строки реестра, печатная форма Договора о материальной ответственности заполнится данными соответствующего работника.

Вы можете скачать ведения реестра в Excel и автоматического заполнения печатной формы Договора о материальной ответственности данными выбранного сотрудника.

Онлайн на нашем сайте буквально за 15 – 20 минут и заказать ее бесплатную проверку нашими специалистами.

Нам очень важно, чтобы Вы в итоге получили налоговую декларацию без ошибок и с максимально возможными вычетами согласно Вашей ситуации.

Ниже приведена инструкция по подаче налоговой декларации в инспекцию, а также перечень дополнительных документов, которые также могут понадобиться.

Распечатайте заполненную налоговую декларацию 3-НДФЛ в 2-ух экземплярах (допускается только односторонняя печать) и обратите внимание на следующее:

• на Титульном листе декларации, почти в самом низу, справа, над блоком "Заполняется работником налогового органа", Вам необходимо проставить количество листов подтверждающих документов, которые Вы будете подавать вместе с декларацией;
• на Титульном листе декларации, в самом низу, слева, в блоке "Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящей декларации, подтверждаю" - необходимо проставить Подпись и Дату;
• на каждом распечатанном листе декларации, в самом низу, начиная с Раздела 1, необходимо проставить Подпись и Дату.

Узнать, какие документы необходимо приложить к декларации, Вы можете в разделе нашего сайта Налоговые вычеты .

В большинстве случаев, если целью подготовки декларации является возврат налога, Вам необходимо приложить Заявление на возврат налога (бланк и заполненный образец ниже, в пункте 1), а также справку по форме 2-НДФЛ и документы, подтверждающие расходы.

Подать декларацию в налоговую инспекцию Вы можете лично, через представителя по доверенности или почтой РФ с описью вложения.

Дополнительные документы, которые также могут понадобиться вместе с декларацией:

1. Заявление о возврате налога Скачать бланк Скачать заполненный образец

В случае подготовки налоговой декларации 3-НДФЛ с целью получения налоговых вычетов (возврата налога), вместе с декларацией также подается Заявление о возврате налога.

Если Вы заполнили декларацию на нашем сайте, тогда после ее оплаты Заявление также можно заполнить онлайн в своем Личном кабинете!

Обратите внимание на следующее:

1) на первом листе Заявления, данные по строчкам - сумма к возврату, Код по ОКТМО и Код бюджетной классификации - Вы найдете в Разделе 1 подготовленной Вами декларации;

2) после того, как заполните Заявление, кликните "Сохранить как...", иначе введенные данные могут не сохраниться.

2. Реестр подтверждающих документов при представлении декларации 3-НДФЛ Скачать бланк Скачать заполненный образец

В случае подачи налоговой декларации 3-НДФЛ налогоплательщик имеет право заполнить и приложить Реестр подтверждающих документов (2 экземпляра). Если он этого не сделает, тогда сам налоговый инспектор его сформирует.
Также, инспектор может подготовить новый Реестр, в случае наличия каких-либо несоответствий или ошибок в предоставленном Реестре налогоплательщиком.

В Реестре предусмотрены дополнительные поля, куда можно добавить другие документы, которые в нем прямо не поименованы.

В случае предоставления налоговой декларации 3-НДФЛ по почте, налогоплательщик обязан составить Опись вложения в 2-ух экземплярах с указанием всех отправляемых документов.

4. Заявление о распределении имущественного вычета Скачать бланк Скачать заполненный образец

в общую совместную собственность и решения установить пропорцию, кто и в каком размере из супругов будет получать вычет, необходимо также приложить соответствующее заявление о распределении вычета между супругами.

5. Соглашение о распределении фактических расходов Скачать бланк Скачать заполненный образец

В случае подготовки налоговой декларации 3-НДФЛ с целью получения имущественного вычета в связи с покупкой жилья в общую долевую собственность и решения установить фактические расходы на покупку каждого из собственников, то есть, кто и в каком размере из супругов будет получать вычет, необходимо также приложить соответствующее Соглашение о распределении расходов.

6. Заявление о распределении имущественного вычета в части процентов по ипотеке Скачать бланк Скачать заполненный образец

С 01.01.2014 года, налогоплательщики - супруги имеют право каждый год заново, согласно Заявления, распределять фактически уплаченные проценты по ипотеке, то есть определять, кто и в каком размере будет получать вычет. Для этого необходимо приложить соответствующее Заявление о распределении уплаченных процентов.

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2019

Составление остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
2. Наименование организации, которая передает документы.
3. Дата составления.
4. Таблица с самой описью, в которой указываются:

• номер по порядку;
• полное название документа;
• количество экземпляров;
• количество листов.

1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

1. Опись по аттестационному делу.
2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

1. Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
2. Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
3. Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
4. В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.

Скачать образцы бланков:

(word) — для передачи в другую организацию

— для сдачи в архив

В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.

На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса

Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению. По требованию, любой из документов выдается на определенный период, четко под запись.

Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

• Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
• Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.

Назначение

В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.

Само определение реестра означает журнал , в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).

Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.

Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.

Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).

Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

• хранение документации;
• учет;
• передача либо выдача третьему лицу по требованию.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра

Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

1. Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
2. На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
3. На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.

Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.

В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

Правила оформления и составления

Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами :

• электронным;
• рукописным.

В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.

Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.

Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.

В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).

Правила ведения

Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:

• проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
• присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
• внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.

Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:

• если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
• при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.

Кроме того важно помнить о таких моментах , как:

• лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
• вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
• необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.

Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.

Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.

В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:

• содержание . Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
• регистрационный номер . Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою ;
• дата занесения в реестр . Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.

Особенности составления и содержания реестра для передачи документов

Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи. Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.

Единственное, что необходимо знать при формировании , так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.

Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.

Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.

Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.

Преимущества использования

На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.

В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом , – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.

Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.

На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.

Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.

Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям. Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке: