По общему правилу за дни нахождения в командировке положен средний заработок. Однако случай с выходными особый. При таком раскладе надо руководствоваться - оплачивать работу в выходные минимум в двойном размере. Это следует из пункта 5 Положения о командировках (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Такие выплаты в целях налогообложения прибыли можно списать как расходы на оплату труда. Рассмотрим, как списать другие командировочные расходы.

Средний заработок

Средний заработок необходимо выплачивать не только за все дни командировки, но и за дни, когда человек находится в пути или вынужденно задерживается. Чтобы посчитать средний заработок, надо взять выплаты в пользу работника за 12 месяцев, предшествующих командировке и сложить их. Далее полученную сумму делят на количество дней в расчетном периоде (это получается средний дневной заработок). Наконец, полученную сумму умножают на количество дней командировки.

Напомним, что есть выплаты, которые следует исключать при подсчете среднего заработка. Они перечислены в пункте 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. В частности, это материальная помощь и другие выплаты социального характера. Существуют и исключаемые периоды (п. 5 Положения № 922). Например, это дни болезни, отпуска, предыдущей командировки и иные промежутки времени, когда за человеком сохранялся средний заработок. Выплаты за исключаемые периоды нужно отбросить.

Средний заработок учитывайте как расходы на оплату труда. Соответственно, надо удержать и начислить , как с обычной зарплаты.

Расходы на проезд и проживание

При командировке надо возместить расходы на проезд и проживание. То есть плату за билеты на самолет (поезд) и проживание в гостинице. Это все () и они не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Возможно несколько вариантов. Во-первых, выдать сотруднику деньги под отчет. Во-вторых, сама компания купит билеты и оплатит гостиницу.

Порядок, в соответствии с которым фирма возмещает расходы на наем жилья во время командировки, надо определить в локальных нормативных актах. В частности, эти нормы могут быть отражены в или положении о командировках. Причем во внутренних документах следует прописать не только порядок возмещения затрат, но и требования по документальному подтверждению издержек.

На заметку

При командироваке в выходные дни надо руководствоваться статьей 153 Трудового кодекса РФ – оплачивать работу в выходные минимум в двойном размере.

Так, расходы на проживание можно подтвердить только счетами гостиниц, без оформления кассовых чеков. Это возможно при условии, что счет отвечает всем требованиям бланка строгой отчетности (Положение, утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359).

Особая ситуация, если во время командировки работник поселился не в гостинице, а у частного лица. Тогда для подтверждения расходов необходим договор или акт с наймодателем.

Что касается расходов на проезд, то в их состав входят: стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.); комиссии за оформление билетов; расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах; стоимость проезда до места (вокзал, пристань, аэропорт) отправления в командировку (от места возвращения из командировки), если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.

При направлении в загранкомандировку также дополнительно возмещают расходы: на оформление загранпаспорта (визы, других выездных документов); на оформление обязательной медицинской страховки; по уплате обязательных консульских и аэродромных сборов; по уплате сборов на право въезда или транзита автомобиля; по уплате иных обязательных платежей и сборов.

Если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, руководство фирмы вправе по своему выбору оплатить сотруднику один из них. Например, чтобы сэкономить, заложить в сумму аванса проезд только на общественном транспорте в месте командировки, а не на такси. Обязанности оплачивать проезд в командировке на каком-то определенном виде транспорта в законодательстве нет.

Суточные

Еще один вид командировочных расходов - суточные. Порядок и размер возмещения командировочных расходов, в том числе и суточных, можно установить самостоятельно. Достаточно закрепить их приказом руководителя или указать в коллективном (трудовом) договоре. То есть списать можно суточные в любом размере, установленном внутренними документами фирмы.

При этом помните, что суточные нормируют при расчете НДФЛ. Так, не облагаются этим налогом суточные в пределах 700 рублей в день при командировке по России и 2500 рублей в день при загранкомандировке. А вот для расчета страховых взносов нормировать суточные не нужно - они не облагаются взносами независимо от суммы.

Расходы в виде суточных подтвердите документами, которые оформляются при направлении командированного в поездку (например, командировочным удостоверением). При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих уплату сотрудником денежных средств, не требуется.

Налоговый юрист О.М. Сопунько , для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Оплата командировки в выходной день в 2016 году

Обновление: 15 ноября 2016 г.

Случается, что работник направляется в командировку или возвращается из нее в выходной либо праздничный день. Такие моменты вызывают на практике вопросы, поскольку формулировки в законодательстве неоднозначные, а ситуации бывают нестандартные. Попробуем привести их в систему.

Командировка в выходной день

Возможны несколько случаев, когда командировка может совпадать с выходным днем:

в случае многодневной командировки выходные дни охватываются ее сроком, находятся «внутри»;
работник направляется в командировку и предполагается, что он будет выполнять служебное задание в выходные дни;
выезд в командировку или возвращение из нее приходится на выходной день, хотя сама командировка эти даты по приказу о командировке не включает.

Во всех этих случаях свои варианты оплаты командировки в выходные и праздничные дни.

Выходные дни «внутри» командировки

Этот случай, когда выходной день в командировке используется работником для законного отдыха, самый простой. Здесь компенсация работнику по его возвращении из командировки по закону не положена (ни дополнительный отдых (отгул), ни повышенная оплата), ведь в отношении работника и так действуют гарантии ст. 167 ТК РФ в виде сохранения среднего заработка на время командировки и возмещения связанных с нею расходов (в том числе оплата суточных за выходные дни в командировке согласно абз. 3 п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение об особенностях).

Командированный работник трудится в выходные и праздники

Возможны случаи, когда работник командируется специально для того, чтобы выполнить свое служебное задание именно в выходные или праздники.

В такой ситуации оплата труда в командировке в выходной день должна осуществляться согласно ст. 153 ТК РФ в повышенном размере либо работнику по его желанию должен предоставляться дополнительный день отдыха.

Для этого в приказе отдельно должно быть отражено, что работник привлекается для выполнения служебного задания в выходные или праздничные дни.

Разумеется, и в этой ситуации командированному работнику оплачиваются все командировочные расходы, включая суточные.

Выезд в командировку или возвращение из нее в выходной день

Рассматривая этот случай, нужно руководствоваться абзацами 2, 3 пункта 4 Положения об особенностях. Ими определяется дата отъезда/приезда командированного работника, с помощью которой устанавливается срок командировки и, соответственно, размер командировочных.

Но, если выезд захватил частично другой день (например, чтобы добраться до аэропорта на ночной рейс в понедельник, командированному пришлось выехать в аэропорт в 23 часа в воскресенье), то оплата должна быть согласно ст. 153 ТК РФ в повышенном размере (или предоставляется отгул).

Таким же образом производится и оплата при возвращении из командировки в выходной день.

Законодательством эта ситуация детально не урегулирована, поэтому целесообразно ее конкретизировать в локальном нормативном акте о командировках (его наличие в организации предусмотрено ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

В частности, там можно оговорить:

в каком размере компенсируется это время;
оплачивается оно из оклада работника или его среднего заработка;
оплачивается оно исходя из дневной ставки либо пропорционально потраченному на проезд времени и т.п.

Оплата командировочных расходов в выходные дни и праздники

Здесь действует общее правило, установленное ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения об особенностях. Работнику возмещаются понесенные им расходы по проезду, найму жилья, дополнительные расходы, обусловленные проживанием вне места постоянного жительства (суточные), исключая однодневные командировки, и прочие расходы, совершенные командированным с разрешения/ведома работодателя.

Таким образом, оплачивается командировка в выходные и праздничные дни, приходящиеся на период командировки, без каких-либо иных особенностей, кроме перечисленных выше.

Каждый руководитель по служебной необходимости отправляет своих подчиненных в командировки. При этом на практике часто происходят такие ситуации, когда служебная поездка выпадает на выходной день, что заставляет работодателя задуматься о том, в каком размере нужно будет начислить сотруднику зарплату за данный период и в том случае, когда человек не исполнял возложенные на него трудовые обязанности в указанное время, а был в пути.

Определение

Поездка работника по служебной необходимости для выполнения поручения начальника, которая осуществляется вне постоянного места работы, называется командировкой. При этом в период отсутствия сотрудника в организации за ним сохраняется его должность и зарплата.

Кроме того, перед отправлением человека для выполнения служебного поручения в другой населенный пункт на него должен быть составлен приказ, с которым последнего знакомят в отделе кадров под роспись.

Нормативные документы

Все организации и предприятия, которые отправляют своих сотрудников в служебные поездки, должны руководствоваться при этом следующими законодательными актами:

Кодексом о труде, в котором ст. 139 определяет правила подсчета среднего дохода человека и оплату командировки в нерабочий день.
Постановлениями РФ № 749 и № 922.
Письмами Министерства финансов РФ.

Особенности

Оплата командировки в выходные дни будет зависеть от того, исполнял свои служебные обязанности сотрудник в нерабочее время или нет. В том случае, если он в указанный период не работал, то ему будут возмещены только расходы, связанные с арендой жилья, питанием и проездом. Если же человек в выходной день осуществлял свою трудовую деятельность, то ему будет положена двойная оплата за это время либо выходной день.

Если сотрудник работал

В том случае, если гражданин, находившийся в командировке, исполнял свои трудовые обязанности в выходной день, он имеет право компенсировать это время следующим образом:

Получить двойную оплату труда согласно ст. 153 ТК. Кроме того, в локальных актах организации данный размер суммы может быть увеличен, но только на усмотрение руководителя.
Взять дополнительный выходной день, но в этом случае денежная компенсация за работу в указанное время будет возмещена лицу только в сумме среднего дохода.
Кроме того, каждому сотруднику начисляются суточные за все время нахождения в служебной поездке.

Возмещение денежных средств

Отправляя своего работника в служебную поездку, руководитель должен компенсировать ему все которые включают в себя:

стоимость поездки до места выполнения производственного задания и на обратную дорогу;
за аренду жилья;
суточные - определенная денежная сумма, которая не зависит от выполнения поручения начальника;
иные денежные затраты, если такие указаны в локальных актах предприятия.

Главная цель всех выплат - это обеспечение нормальной жизни сотрудника организации в то время, пока он будет находиться в непривычной для себя обстановке. Даже в том случае, если по служебной необходимости выпала командировка в выходные дни, оплата суточных производится за весь период нахождения человека вне места постоянной трудовой деятельности, независимо от того, работал он или нет.

Основной документ

Служебная поездка сотрудника в нерабочий период должна быть надлежащим образом оформлена, так как от этого будет зависеть оплата командировки в выходной день.

Приказ (образец):

ООО "______________" (название предприятия)

00.00.00 года город № ___________

"О командировке в выходные"

В связи с производственной необходимостью менеджера технического отдела Иванова И.И. направить в служебную поездку в выходные дни с ____ по _______ года с оплатой за указанный период в двойном размере согласно ст. 153 ТК.

Основание: записка начальника отдела сбыта Петрова П.П.

Директор _____________________ (ФИО)

Ознакомлен ____________________(расшифровка подписи сотрудника)

Кроме того, перед отправлением подчиненных в производственные поездки в нерабочий период руководителю необходимо соблюдать требования закона. Нужно помнить и то условие ТК РФ, что женщины, которые ожидают появления ребенка, а также лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, не могут быть направлены работодателем в другую местность по служебной необходимости. Согласие в данном случае обязательно требуется от следующих категорий граждан:

одиноких родителей;
женщин, воспитывающих детей до трех лет;
подчиненных, которые осуществляют уход за нездоровыми членами своей семьи.

Все условия трудовой деятельности обговариваются и согласовываются между начальником и сотрудником до поездки последнего по служебной необходимости. После возвращения работнику должна быть компенсирована двойная оплата командировки в выходной день, приказ на которую должен быть составлен специалистом по кадрам с соблюдением всех норм ТК РФ и подписан самим гражданином.

Учет времени

Перед отправлением сотрудника в поездку по служебной необходимости на него составляется приказ, отражающий факт того, что оплата командировки в выходные дни будет произведена в двойном размере. Это соответствующим образом фиксируется в табеле.

Основной код, проставляемый в данном документе, когда человек находится в поездке, связанной с производственной необходимостью, обозначается буквой "К" или числом "06". Если поездка выпадает на выходной день, то это должно быть указано обозначением "РВ" или "03". Данный код проставляется в даже в том случае, если сотрудник в выходное время находился в пути к месту следования.

Нюансы

В законодательстве существуют некоторые особенности, с которыми может быть связана оплата командировки в выходные дни работников учреждений и организаций. Условия служебных поездок госслужащих прописаны в Указе Президента РФ № 813. Он позволяет данным лицам возвращаться из командировки даже в выходные. Кроме того, осуществляемая госслужащими трудовая деятельность в нерабочее время возмещается им в двойном размере среднего дохода или заменяется дополнительным днем отдыха.

Для тех граждан, которые работают по сменному графику, оплата командировки в выходной день осуществляется на основании ст. 153 Кодекса о труде. При этом расчет с ними производится следующим образом:

если служебная поездка осуществляется по графику, то в сумме среднего дохода сотрудника;
в нерабочее время - в двойном размере или дополнительный период для отдыха.

Оплата командировки в выходной день может быть только в том случае, если это указано в приказе и отражено в табеле.

По собственной инициативе

В том случае, когда работник самовольно вернулся из служебной поездки позже положенного срока, использовал нерабочие дни и предоставил начальнику билеты с датами, не совпадающими с теми, которые были указаны в приказе, то руководитель может не оплачивать сотруднику расходы по ним. Оплата командировки в выходной день по письму Минфина от 20.06.2014 года полностью учитывается при налогообложении организации и включается в ее текущие расходы, соответственно, она должна быть подтверждена проездными документами, оформленными надлежащим образом.

Находился в дороге

Если сотрудник, который был отправлен в служебную поездку, находится в пути к месту выполнения производственного поручения в выходной или праздничный день, то это время должно быть ему оплачено в двойном размере. Потому что выполнение работы в указанный период, согласно ст. 113 ТК, запрещено и может осуществляться только в случае чрезвычайных ситуаций или служебной необходимости.

Кроме того, что оплата командировки в выходной день в пути должна быть произведена не менее чем в двойном размере (согласно ст. 153 ТК), также сотруднику должны быть выплачены суточные за это время, которые составляют 700 рублей в 2016 году.

Судебная практика

В настоящее время граждане все чаще стараются отстаивать свои права в вышестоящих инстанциях. Перед обращением в суд многие сотрудники стараются договориться с работодателем и решить все вопросы мирным путем. Но, как показывает практика, это безуспешная процедура.

Пример из гражданского дела:

В связи со служебной необходимостью гражданин был вынужден отправиться в командировку в выходной день. При этом работодателем был составлен приказ, в котором прописывались все основные моменты, касающиеся данной поездки, с указанием того, что согласно ст. 153 Кодекса о труде сотрудник получит оплату за данный период времени в двойном размере.

Во время возвращения из командировки прямо в дороге сломался автобус, на котором ехал подчиненный. Связи не было, и сообщить об этом начальнику было просто невозможно. В указанный день работник не прибыл в организацию и не отчитался, так как не имел возможности это сделать. Руководитель его без выяснения причин, чем нарушил трудовое законодательство. Гражданин был вынужден обратиться в суд.

Из дела следует, что сотрудник представил все доказательства того, что находился в дороге в указанное время и подтвердил это проездными документами. Кроме того, он выполнял в нерабочее время, потому что у него была командировка в выходные дни. Оплата за это положена в двойном размере от среднего дохода, что не было выполнено работодателем, потому что сотрудник был просто уволен за прогул.

Суд согласился с доводами заявителя, признал его увольнение незаконным и восстановил на работе, а также возложил на руководителя обязанности по возмещению служебных расходов и вынужденного прогула. Кроме того, в решении было указано, что командировка в выходные дни, оплата за которую полагается сотруднику в сумме удвоенного дохода, должна быть осуществлена только с согласия самого лица, если на это нет законных оснований, указанных в ст. 113 Кодекса о труде РФ.

Следующий пример:

Гражданин обратился в суд о признании недействительными некоторых подзаконных актов, которые ограничивают права работников, отправляемых в служебные поездки в выходные дни.

Представители Минтруда РФ были против удовлетворения требований заявителя, указав на то, что данные документы не противоречат нормам ТК, потому что сотрудник, который выезжает в поездку по производственной необходимости в нерабочий день, по возвращении из нее получает за это оплату в двойном размере в соответствии со ст. 153 Кодекса о труде.

Суд принял решение об отказе в иске, указав на то, что при направлении сотрудника в служебную поездку, руководитель опирается на нормы ТК РФ, что никак не нарушает прав подчиненных. Гражданин остался недоволен данным постановлением и обжаловал его в вышестоящую инстанцию.

Из данного примера видно, что работника не всегда устраивает только двойная оплата командировки в выходные дни. Судебная практика показывает, что при многочисленных обращениях граждан по данному вопросу, они хотели бы повышенный размер компенсации за трудовую деятельность в нерабочее время, а также дополнительный день отдыха, что противоречит нормам ст. 153 ТК РФ.

Командировка связана с выполнением работником трудовых функций, поэтому она подлежит обязательной оплате. Определенные особенности при этом возникают в том случае, если какие-либо ее дни совпадают с выходными.

Мы определим, каков при этом порядок оплаты и как работнику может быть компенсирован его потерянный выходной день.

В общих случаях оплата за командировку происходит на основании сотрудника за предыдущий период работы. В случае совпадения дня командировки и выходного оплата за него будет полагаться только в том случае, если в этот день сотрудник действительно работал. Например, если выходные включены в срок командировки, но к работе сотрудник в эти дни не привлекался, оплата за это не полагается.

Примером таких ситуаций может быть:

Сотрудник в субботу прибыл на предприятие, которое работает с понедельника по воскресенье. Поскольку в этом случае никаких трудовых действий он не совершает, оплачиваться эти два дня не будут.
Командировка связана с учебой. При этом дни, свободные от занятий, также не подлежат возмещению.

Если же в выходной или праздничный день сотрудник находился в отъезде и был вынужден выполнять свои трудовые функции, то он может рассчитывать на определенную компенсацию.

То же самое касается следующих ситуаций:

Для решения производственных вопросов работник был отправлен в командировку в дни, когда должен был отдыхать. Например, если выходной у него приходится на понедельник, и в этот же день его послали в командировку.
С целью своевременного прибытия на место он выехал заранее, в свой выходной день. В этом случае временные расходы на дорогу также учитываются и подлежат возмещению.
Дни командировки совпали с одним или несколькими . Оплачиваться будут только те из них, которые утверждены законодательно в качестве нерабочих дней.

В соответствии со ст.153 ТК РФ величина компенсации устанавливается минимум в двойном размере от обычной ставки или оклада . Направление в командировку осуществляется на основании приказа руководителя, в котором указываются:

данные о сотруднике;
цель, место и продолжительность командировки;
порядок возмещения расходов (в том числе и двойная оплата, если она предусмотрена).

Если в приказе не будет регламентирована оплата выходного дня, то никакого возмещения сотрудник получить не сможет.

Стоит учесть, что для направления сотрудника в командировку в выходной работодатель должен получить его письменное согласие – в противном случае эти действия будут незаконными. После отъезда работника руководитель должен вести учет фактически отработанного им времени, чтобы позже на основании этих данных начислить ему оплату.

Расчет количества дней, которые сотрудник находился в отъезде, подтверждается также и командировочным удостоверением . Оплате должен подлежать весь временной период, который указан в этом документе.

Порядок оплаты и пример расчета

Что касается оплаты, то часть суммы (аванс) выплачивается перед отъездом, а остаток уже после возвращения. Все понесенные расходы (жилье, проезд, питание) сотрудник должен подтвердить документально, после чего работодатель обязан будет их возместить. Если авансовой суммы было мало или слишком много, излишки компенсируются одной из сторон.

Повышенная оплата устанавливается в зависимости от принятой на предприятии системы оплаты:

– не менее чем по удвоенной сдельной расценке;
работникам, получающим – не меньше чем одна дневная или часовая ставка помимо установленного оклада;
сотрудникам, которые получают зарплату по ставкам – не менее чем двойная дневная или .

При этом начисление повышенной оплаты происходит только за те дни или часы, которые выпали на выходной.

Например, сотрудник Локошко Д.О. был отправлен в служебную командировку на период с 17 по 19 марта 2016 года. При этом имеются такие данные:

сотрудник работает на условиях восьмичасового рабочего дня и пятидневной рабочей недели;
должностной оклад составляет 28 000 руб.;
среднедневной заработок равен 1300 руб.;
17 и 18 марта были отработаны полностью;
19 марта занимался рабочими вопросами в течение 5 часов.

Поскольку 19 марта выпадает на субботу, то есть на выходной день, за него полагается повышенная оплата.

Для ее расчета необходимо определить, сколько денег работник получает за 1 час:

Ч = 28 000 / 22 / 8 = 160 руб.

За обычные дни командировки работник получает свой , поэтому итоговая сумма к оплате составит:

К = 1300 + 1300 + 160 * 5 * 2 = 4200 руб.

За три дня командировки сотрудник должен получить оплату не менее чем 4200 руб. Стоит учесть, что в эту сумму не включены другие доплаты, которые также полагаются сотруднику: суточные, деньги на проезд, проживание и другие необходимые расходы.

Как учесть оплату при расчете налога на прибыль?

Некоторые нюансы, связанные с командировки в выходной день, касаются и налогообложения предприятия. В частности, такого вопроса, как учет этих расходов при расчете налога на прибыль. Уменьшить налогооблагаемую базу на сумму, выплаченную сотруднику в двойном размере, работодатель сможет только в некоторых отдельных случаях:

Нужно правильно! Мы поможем вам в этом!

Правильный расчет вашего больничного в период беременности имеет свои особенности. Узнать о них и разобраться в их хитросплетениях, вы можете .

На какой максимальный срок можно рассчитывать при получении больничного, вы узнаете, если пройдете по ссылке и прочтете наш .

Как возместить работнику потерянный выходной

Получение двойной оплаты – не единственная компенсация, которая предусмотрена работнику за командировку в выходной. В качестве альтернативы он может выбрать оплату в обычном размере и получение дополнительного выходного дня, в качестве возмещения за потерянный.

Для этого сотрудник должен написать на имя руководителя заявление с просьбой предоставить ему в один из рабочих дней выходной.

На основании этого заявления работодатель издает соответствующий приказ, после чего работник получает право на отдых.

Стоит помнить, что работодатель может закрепить во внутренней документации предприятия свои правила оплаты командировочных дней, однако они не должны противоречить действующему законодательству!

Даже если в таких документах будет указано, что командировка в выходной оплачивается в обычном порядке или по среднедневному заработку, законными такие положения не будут.

В качестве итога можно отметить, что командировка в выходной день должна обязательно оплачиваться работодателем, если при этом сотрудник потратил свое время на выполнение трудовых функций. Факт командировки должен быть официально закреплен в приказе руководителя, вместе с указанием работы в такой день.

После этого сотрудник имеет право претендовать на более высокий размер оплаты – не менее чем в двойном размере от его оклада или тарифной ставки.