Чтобы рассчитать командировочные расходы, требуется знать не только оплату стоимости арендуемого жилья, но компенсацию проезда и оплату бензина. При этом бухгалтеру необходимо учитывать особенности законодательства при расчете этих «статей расходов», исходя из количества дней командировки.

Определение понятия командировки

Само по себе понятие командировка часто вызывает споры:

• Во-первых, если служебная деятельность сотрудника имеет разъездной характер работы, то априори такие разъезды к командировкам не относятся.
• Во-вторых, если вас отправляют в командировку в пределах одного территориального округа, то компания может это не «засчитать» как командировку, а выполнение служебных обязанностей при сотрудничестве со сторонними организациями, что вполне приемлемо (к примеру, ваша поездка связана со сдачей корпоративной отчетности).

В командировку нельзя отправить женщину на сроке беременности или женщину, имеющую несовершеннолетних детей, а также сотрудника, осуществляющего уход за больным членом семьи или имеющего ребенка-инвалида.

Сроки командировки и нюансы

Срок командировки определяется, начиная со дня выезда работника из офиса в пункт направления, и до его приезда в офис. При этом предусматривается оплата проживания работника не только в качестве оплаты арендуемого помещения, но и суточных (питание, дополнительные расходы), а также непосредственно проезд или расходы на бензин.

Нюансы, которые коснулись бухгалтерского учета по ведению командировочных расходов:

• Подтвердить срок пребывания в командировке можно не только проездным документом, но и документами, подтверждающими проживание на арендуемой территории, или же служебной запиской арендодателя.
• Необходимо вести журнал убывших и прибывших из командировки работников.
• Вследствие отмены командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о выполненной работе, в приказе о командировании сотрудника необходимо прописывать задание, которое ему нужно выполнить.
• Если сотрудник выехал в командировку на личном транспорте, срок командирования он подтверждает в служебной записке и прилагает документы на потраченное за время поездки топливо.

Расчет средней оплаты командировочных дней

Средний заработок рассчитывается аналогично отпускным сотрудника, за исключением того, что отпускные оплачиваются по календарным дням, а командировочные – по рабочим (см. также – ). Для начала необходимо установить период, а это год (12 календарных месяцев), предшествующий дате отъезда, но и здесь есть свои аспекты:

• Если сотрудник принят и в этом же месяце спустя несколько дней его отправляют в командировку: к примеру, 2 марта 2016г. принят, а в командировку с 23 марта, то расчетным периодом является период со 2 по 22 марта 2016 года.
• Если произошла реорганизация предприятия, и снова приняли – его расчетный период считается с даты принятия в «обновленную организацию». Если же его перевели согласно приказу, то расчетный период берется с учетом помесячной оплаты труда до реорганизации структуры, то есть период не прерывается.

Итак, с расчетным периодом определились. Из него для исчисления среднего заработка «выбывают» следующие суммы и, соответственно, дни:

• Оплаты временной нетрудоспособности и декретных, в том числе по .
• Оплаты дней по уходу за детьми-инвалидами.
• Оплаты по среднему заработку (отпускные либо командировка).
• Иные причины освобождения от трудовой занятости (к примеру, отпуск за свой счет).

Формула расчета определяется согласно п. 9 Положения об особенностях направления сотрудников в командировки. Выглядит она следующим образом:

СЗ = ЗП рп / ДН рп * ДН ком , где

• СЗ - средняя зарплата за командировочные дни;
• ЗП рп - выплаты в рамках СЗ, которые сотрудник получил в расчетный период;
• ДН рп – сколько дней сотрудник отработал в расчетном периоде;
• ДН ком – сколько дней командировки.

Бухгалтер должен учитывать, что все расходы на командирование сотрудника, а также суточные, не облагаются страховыми взносами и ФСС, а также НДФЛ. Но в последнем уже есть ограничения: сумма командировочных по России в 700 и менее рублей не облагается НДФЛ (посуточно), за границей – 250 и менее (также посуточно).

Пример расчета

Например, сотрудник Иванов В.А. находился в командировке с 4 по 8 апреля 2016 года, таким образом, расчетный период для определения среднего заработка начинается 1 апреля 2015 года и заканчивается 31 марта 2016 года. На этот период «перепадает» 249 рабочих дней при 5-дневной рабочей неделе. Заработная плата сотрудника за 12 месяцев составила 350 000 рублей.

Расчет среднего дневного заработка будет выглядеть следующим образом: 350 000/249= 1405,62 руб.

Начислена сумма по среднему заработку: 1405,62*5=7 028,10 рублей.

Дополнительные нюансы расчета

• Питание работника в командировке не признается расходами организации.
• Суточные при однодневной командировке выплачивать нельзя, а расходы списать можно.
• Если средний заработок при расчете получается меньше, чем оклад за месяц, организация «на общественных началах» может возместить работнику этот «пробел» надбавкой до размера окладной части, и это должно быть закреплено в Положении об оплате труда. При этом бухгалтер производит расчет согласно среднему заработку и «окладному» – на разницу составляется та самая компенсация.
• В бюджетных организациях расчет среднего заработка в командировке происходит аналогично, но бюджет – это . И если они не имеют внебюджетного фонда, то для возмещения командировочных расходов в приказе на командирование необходимо отразить источник финансирования поездки.

Что должен иметь работник на руках при командировке?

Когда сотрудник отправляется в командировку, согласно законодательству он должен получить не только суммы за аренду жилья, суточные и оплату проезда (или бензина), но и оплату по среднему заработку за всё количество рабочих дней, проведенных в командировке.

Обычно командировочные сотруднику выплачиваются заранее во избежание материальных затруднений в поездке, при этом:

• Оформляется аванс и выдается, к примеру, путем .
• В приказе четко описывается служебное задание сотруднику, выезжающему в командировку, или указывается на наличие служебного задания как отдельного документа.

Сотрудник должен не выйти из полученного лимита денежных средств, иначе ему придётся доказать, что этот «выход» был обоснованным документально или же доплатить в кассу предприятия из собственных средств.

Какие документы нужно предоставить после командировки?

Документально свои расходы придется доказывать для правильности ведения бухгалтерского учета командировочных расходов. С этой целью нужно предоставить бухгалтеру следующие бумаги:

• договор о найме жилья;
• билеты на дорогу с кассовыми чеками;
• товарные чеки.

На основании вышеперечисленных документов работником в течение 3 дней заполняется авансовый отчет по приезду из командировки, куда прикладывается вся подтверждающая документация. Отчет необходимо сдать в бухгалтерию.

Командировка в выходной день

Как правило, данный вопрос решается очень легко: или оплачивается по двойному тарифу, или по одинарному с дополнительным днем отдыха, выбранным работником, который в свою очередь уже не оплачивается (иными словами отгул).

Другое мнение о том, что выходной день можно оплачивать по среднему заработку является спорным решением, поэтому важно не только выбрать один из двух вариантов, представленных выше, но и закрепить такую оплату в правилах внутреннего распорядка организации. Только в этом случае вы сможете эти суммы отнести к расходам по налогу на прибыль.

Если вы не желаете стоять перед выбором, особенно касаемо выходного в пути, то нужно обязательно прописать в локальные акты оплату командировочных в таких ситуациях. И так как работник при трудоустройстве обязан ознакомиться с данным документом – это снимает с вас ответственность и перед ним, и перед судом (в случае разбирательств по оплате).

Видео-ликбез о расчете командировочных и суточных

Консультация, которая включает не только подробную инструкцию о расчете суточных, но и о правильном определении срока командировки и о почасовом расчете. А также подробно разбираются частные случаи, с которыми сталкивается бухгалтер при расчете.

Если вы хотите установить командировочные и средний заработок для работника в этот период, необходимо правильно определить расчетный срок, после чего можно воспользоваться простой формулой расчета. После завершения командировки все сопутствующие бумаги необходимо передать бухгалтеру.

Новая редакция Ст. 168 ТК РФ

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов Российской Федерации, работникам территориальных фондов обязательного медицинского страхования или государственных учреждений субъектов Российской Федерации, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Комментарий к Статье 168 ТК РФ

Статья 168 Трудового кодекса РФ предписывает, что работодатель возмещает командированному расходы по:

По проезду;

По найму жилого помещения;

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

Иные затраты, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Статьей 8 Трудового кодекса РФ определено, что работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями. Таким образом, организации имеют право своими локальными нормативными актами устанавливать конкретные размеры возмещения командировочных расходов. При этом нормы возмещения командировочных расходов, установленные Правительством РФ, обязательны в полной мере только для бюджетных организаций. Другими словами, организации могут устанавливать командировочные расходы в меньшем или большем размере, нежели это установлено Правительством РФ.

1. Расходы на проезд

Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше:

железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);

при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда:

железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

Если, например, станция находится за чертой населенного пункта, то оплачивается проезд до нее транспортом общего пользования. Так сказано в пункте 12 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР".

При определении нижнего предела размеров возмещения расходов на проезд командированного работника за рубеж следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 20 декабря 2002 г. N 911 "О гарантиях и компенсациях работникам, направляемым на работу в представительства Российской Федерации за границей".

Так, командированным за границу работникам возмещаются следующие расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда:

Командированному работнику, кроме указанных расходов, возмещаются:

Расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

Расходы на провоз не более 80 килограммов багажа (независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник);

Расходы в связи с наймом жилого помещения в случае вынужденной задержки в пути следования (по установленным нормам).

Указанные расходы возмещаются только при условии представления подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов и др.).

Тут хотелось бы обратить внимание на такой нюанс. В настоящее время довольно часто авиакомпании отказываются от выдачи бумажных билетов и переходят на систему продажи электронных билетов. А чтобы пройти регистрацию на рейс, авиапассажиру необходимо иметь всего лишь документ, удостоверяющий личность (загранпаспорт), и знать номер кода своего электронного билет. Непонятно, как в таких случаях документально подтвердить расходы на проезд командированного сотрудника за рубеж. Ведь билет как таковой пассажиру на руки не выдается. Минфин России в письме от 8 сентября 2006 г. N 03-03-04/1/660 разъяснил, что перелет на рейсе авиакомпании, применяющей виртуальные билеты, организация может подтвердить распечаткой такого билета и посадочным талоном на самолет. Однако учтите: распечатку электронного билета можно сделать только до вылета самолета. После того как пассажир воспользовался услугами авиакомпании, распечатать билет она уже не сможет. Вам предоставят только письменную информацию о том, что конкретный пассажир летел на том или ином рейсе. Из-за этого могут возникнуть сложности со списанием затрат на проезд работника при расчете налога на прибыль. Чтобы избежать проблем, заранее позаботьтесь о получении электронного билета в бумажном виде или попросите работника перед отлетом обратиться в представительство иностранного перевозчика. Как правило, оно есть в аэропорту, из которого авиакомпания выполняет свои рейсы.

2. Затраты на проезд при отсутствии

оправдательных документов

А можно ли возместить работнику затраты по проезду в командировке в случае утери оправдательных документов? Да.

Во-первых, можно получить заверенные копии утерянных документов либо справки из касс, подтверждающие факт приобретения билетов. Такие официально заверенные документы принимаются для целей налогообложения (письмо УМНС России по г. Москве от 28 ноября 2001 г. N 03-12/54745).

Во-вторых, руководитель предприятия в случае командировки сотрудника по территории РФ имеет право разрешить возместить оплату проезда по минимальной его стоимости (п. 19 Инструкции N 62). Это право руководителя, но никак не обязанность.

Основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление работника о возмещении ему израсходованных средств с указанием даты и времени отправления транспортного средства, его вида и номера, стоимости билета, а также причин утраты документов. На заявлении руководитель предприятия должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или об отказе в возмещении. Данное заявление прилагается к авансовому отчету и должно храниться в бухгалтерии предприятия. Возможно также оформление приказа руководителя.

В случае отсутствия документально подтвержденных работником расходов, связанных с проездом до места назначения и обратно, стоимость данных поездок будет включаться в его налогооблагаемый доход с последующим удержанием налога на доходы физических лиц (ст. 210 Налогового кодекса РФ).

3. Затраты по проживанию

Расходы на проживание возмещаются работнику в сумме фактически произведенных затрат со дня его прибытия к месту командировки и по день выезда к месту постоянной работы по представленным документам.

Если работник проживал в гостинице, то количество суток, за которое оплачено проживание, определяется по времени, фактически проведенному в месте командировки. Практически это количество ночей, проведенных в данной местности. Возмещение производится в соответствии с представленными документами с учетом расходов на бронирование и "расчетного часа", принятого в гостинице. Обычно единый расчетный час в гостиницах - 12.00 по местному времени.

Для каждого работника должен быть свой документ, подтверждающий фамилию проживающего лица, стоимость снимаемого им номера, срок пребывания и виды расходов. Снимая номер в гостинице, работники ориентируются на требования, установленные работодателем в отношении предельной стоимости расходов на проживание.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. N 490 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации" при оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать:

Наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);

Фамилию, имя, отчество потребителя;

Сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

Цену номера (места в номере);

Другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

Гостиницы при оказании услуг населению в обязательном порядке должны применять контрольно-кассовые машины (ККМ) при расчетах с населением, в том числе и с иностранными физическими лицами. Если у гостиницы нет кассового аппарата, то работнику должны выдать бланк строгой отчетности - гостиничный счет по форме N 3-Г, утвержденный Приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. N 121 "Об утверждении форм документов строгой отчетности".

Бухгалтеру чаще всего приходится иметь дело с бланком строгой отчетности "Счет" (формы N 3-Г, или N 3-Гм), который заполняется при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также за дополнительные платные услуги при отсутствии специальных талонов. Счета могут оформляться ручным или механизированным способом, один из экземпляров выдается командированному работнику. В счете фиксируется оплата за весь период проживания. Если работник досрочно выезжает из гостиницы, то на экземплярах счета делается отметка о произведенном возврате ему части денежных средств.

Организация 19 апреля 2007 года направила бухгалтера Н.К. Ковальчук в трехдневную командировку в г. Владимир. В командировке она должна была сверить расчеты с поставщиками сырья. Ей выдали под отчет 4000 руб. Вернувшись, Ковальчук 23 апреля составила авансовый отчет и приложила к нему следующие документы:

Командировочное удостоверение (форма N Т-10);

Железнодорожные билеты во Владимир и обратно стоимостью 1500 руб.;

Счет из гостиницы по форме N 3-Г за двое суток проживания на сумму 1770 руб. (в том числе НДС - 270 руб.).

Организация установила, что суточные для командировок по России составляют 100 руб. в день. В железнодорожных билетах сумма НДС отдельно выделена не была. А вот в счете гостиницы указано, что в стоимость услуг входит этот налог.

В итоге все командировочные расходы составили: 3 дн. x 100 руб./дн. + 1500 руб. + (1770 руб. - 270 руб.) = 3300 руб.

Если работник пользовался автостоянкой гостиницы, то оформляется квитанция по форме N 11-Г "Автостоянка", которая также является бланком строгой отчетности.

На дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей (заказ билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление чая, кофе по желанию проживающего) выписывается квитанция по форме N 12-Г "Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг", тоже представляющая собой бланк строгой отчетности.

4. Суточные

При расчете суточных, которые полагаются командированному работнику по количеству дней, необходимо руководствоваться Инструкцией Минфина СССР от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР". Однако необходимо помнить, что Инструкция N 62 применяется только в части, не противоречащей действующему законодательству и в первую очередь Трудовому кодексу РФ.

Так, суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции N 62).

При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного работника, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани) (п. 7 Инструкции N 62). Аналогичные правила применяются и для определения последнего дня командировки (п. 7 Инструкции N 62).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Другими словами, организации могут устанавливать командировочные расходы в меньшем или большем размере, нежели это установлено Правительством Российской Федерации.

Нормы возмещения командировочных расходов для работников бюджетных организаций установлены Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 г. N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

В соответствии с Постановлением N 729 возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, осуществляется в следующих размерах:

Расходы по найму жилого помещения - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки;

Расходы на выплату суточных - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке.

Размеры суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран установлены Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. N 812. Тут нужно иметь в виду следующие особенности, установленные Постановлением Правительства РФ.

1. Если работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, то организация (направляющая сторона) выплату суточных им не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, то организация (направляющая сторона) выплачивает им суточные в размере 30 процентов нормы, включая надбавки, предусмотренные Постановлением N 812.

2. Работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы.

Также следует отметить, что работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую лицо направляется, а со дня пересечения Государственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

Работник вылетает в служебную командировку на самолете в Рим (Италия). Время вылета самолета - 2 марта 2007 г. 13 часов 15 минут. Таможенный контроль в России и в Италии работник пройдет 2 марта 2007 г. Аэропорт находится в Москве, а работник командируется из г. Твери. Для того чтобы добраться до аэропорта, ему следует выехать в Москву на поезде 1 марта 2007 г. в 03 часа 52 минуты.

Таким образом, первым днем командировки следует считать 1 марта 2007 г. За этот день работнику должны выплатить суточные в рублях по установленной организацией норме. За 2 марта 2007 года суточные работнику должны выплатить в иностранной валюте по нормам, установленным организацией для Италии.

Если работник едет в служебную командировку в ближнее зарубежье, в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения при следовании из России и в Россию определяются по отметкам в командировочном удостоверении. Оформляется оно так же, как командировочное удостоверение при служебной командировке в пределах территории Российской Федерации.

А если в процессе командировки сотрудник организации посещает несколько зарубежных стран, возникает вопрос: каким образом рассчитывать суточные в данной ситуации? Дело в том, что по зарубежным командировкам командировочные удостоверения не оформляются и отметки о прибытии и убытии из очередного пункта не делаются. А для списания расходов на выплату суточных важно знать день пересечения границы каждого государства. Ведь предельные нормы списания суточных установлены отдельно для каждой страны. По мнению Минфина России, высказанному в письме от 8 сентября 2006 г. N 03-03-04/1/660 в таком случае дни нахождения в том или ином государстве вы можете определить по отметкам в загранпаспорте. Однако при пересечении границ стран Шенгенского соглашения отметки об этом не делаются. Как в таком случае определить, нормы какого государства использовать для выплаты суточных? По мнению Минфина России, вы можете руководствоваться приказом о направлении работника в командировку, распечаткой электронного билета, посадочными талонами и счетами за проживание в отелях. Для этого советуем в приказе указать конкретные даты нахождения работника в каждой стране с учетом дат в проездных документах. И попросить работника сохранять посадочные талоны не только при перелете из России и обратно, но и по рейсам между иностранными государствами.

5. Иные расходы

Статьей 168 Трудового кодекса РФ определено, что все иные командировочные расходы, произведенные работником, возмещаются работодателем только с его разрешения или ведома.

К таким расходам при командировках на территории России можно отнести:

Расходы по оплате услуг связи;

Дополнительные услуги, связанные с наймом жилья (в том числе бронирование номера);

Расходы на получение и регистрацию заграничного паспорта;

Расходы на получение визы;

Сборы за услуги аэропортов;

Комиссионные сборы;

Расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;

Другие расходы.

Среди наиболее часто встречающихся прочих расходов, связанных с командировками, следует выделить затраты на проведение телефонных переговоров. К авансовому отчету, составленному по возвращении из командировки, работник может приложить счет телефонной станции или гостиницы, где указаны телефонные номера, по которым звонил командированный работник. Если указаны номера, закрепленные за организацией, это подтвердит производственную направленность затрат. Целесообразность и производственная направленность могут быть подтверждены резолюцией руководителя на служебной записке работника и приложенных документах (договоры, доверенности, информационные письма и другие документы, в которых указаны соответствующие телефонные номера).

Организации имеют право самостоятельно своими локальными нормативными актами (например, приказом) устанавливать конкретные размеры возмещения командировочных расходов.

6. Вычет НДС по командировочным расходам

Осуществление предприятием командировочных расходов затрагивает и налог на добавленную стоимость в части вычета сумм налога, относящихся к командировочным расходам, из общей суммы исчисленного налога.

Так, согласно пункту 7 статьи 171 Налогового кодекса РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму налога на добавленную стоимость на налоговые вычеты по командировочным расходам.

Вычетам подлежат суммы НДС по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

В случае если в соответствии с главой 25 Налогового кодекса РФ (налог на прибыль организаций) расходы принимаются для целей налогообложения по нормативам, суммы налога по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам. В пределах норм в налоговую базу включаются только суточные. При этом суммы НДС с суточных не рассчитываются и вычету не подлежат. Это обусловлено тем, что выплата суточных регулируется трудовым законодательством, то есть считается добавленной стоимостью, созданной в организации, которая является работодателем для командированного работника (как, например, суммы заработной платы и различных доплат).

Самым эффективным способом ухода от налоговых споров является "профилактика". Всех командированных сотрудников необходимо инструктировать о том, как должны быть оформлены документы. В них либо вообще не должно быть упоминания об НДС, либо должна быть четко выделена сумма налога.

Следует признать, что в отношении покупки билетов на проезд к месту командировки и обратно работнику практически невозможно будет добиться выделения суммы НДС отдельной строкой. Наилучшим выходом в данной ситуации будет заключение договоров с агентствами по продаже билетов. В этом случае при покупке билетов у организации будут и счета-фактуры, и документы, подтверждающие фактическую оплату стоимости билетов. После того как на руках будут все необходимые документы, можно без проблем поставить НДС по расходам на проезд до места командировки и обратно к вычету. Такой вариант документального оформления командировочных расходов на проезд выгоден еще и тем, что при потере билета командированным лицом сумму НДС все равно можно зачесть.

Стоимость проезда к месту загранкомандировки и обратно может быть оплачена как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами.

Однако в подпункте 4 пункта 1 статьи 164 Налогового кодекса РФ сказано, что налогообложение производится по налоговой ставке 0 процентов при реализации услуг по перевозке пассажиров и багажа при условии, что пункт отправления или пункт назначения пассажиров и багажа расположены за пределами территории Российской Федерации, при оформлении перевозок на основании единых международных перевозочных документов.

Таким образом, налог на добавленную стоимость по международным перевозкам просто не начисляется и не платится, следовательно, и принять к вычету этот налог нельзя, поскольку он просто отсутствует.

В то же время предприятие может принять к вычету сумму НДС, уплаченного за услуги по перевозке пассажиров и багажа по Российской Федерации, но при условии что в проездном документе (билете) отдельно выделена сумма НДС.

7. Налог на прибыль

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся следующие расходы на командировки:

Проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

Наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

Суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

Оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

Как следует из вышеизложенного, Налоговый кодекс РФ для целей исчисления налога на прибыль организаций в части командировочных расходов нормирует только суточные и полевое довольствие. Все остальные командировочные расходы не нормируются.

В то же время для принятия командировочных расходов при исчислении налога на прибыль следует обратить внимание на статью 252 Налогового кодекса РФ. В этой статье сказано, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме, а под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо в соответствии с обычаями делового оборота в том государстве, где такие расходы были произведены, или документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Другими словами, с этого года организации смогут уменьшать налогооблагаемую прибыль на основании любых документов, так или иначе подтверждающих произведенный расход.

Следует также отметить, что налоговики настаивают: командировочные расходы включаются в затраты предприятия, принимаемые для целей налогообложения, только при условии их связи с производственным процессом предприятия.

При этом арбитражной практикой (Постановления ФАС Московского округа от 13 марта 2002 г. N КА-А40/1219-02 и от 29 января 2001 г. N КА-А40/6458-00) указывается, что производственный характер командировки и ее целесообразность определяются, в частности, внутренними документами, утвержденными руководителем. Такими документами могут быть, например, приказы, а также оформленные в соответствии с установленными требованиями командировочные удостоверения, отчеты о результатах командировок, акты выполненных работ, переписка с российскими и иностранными фирмами, договоры с организациями, в которые направлялись работники, телефонограммы или данные АТС, свидетельствующие о неслучайном выборе пунктов командировок, заключенные контракты на поставку товаров, а также первичные платежные документы, подтверждающие затраты на командировки.

По непроизводственным командировкам затраты для целей налогообложения не учитываются. Непроизводственные командировки следует отличать от тех, которые не дали конкретного результата. Например, сотрудник был направлен в командировку для заключения договора покупки или продажи товара, однако договор заключен не был. Такая командировка носит производственный характер вне зависимости от достигнутого результата (Постановление ФАС Центрального округа от 21 октября 1999 г. N 81/10, Постановление ФАС Московского округа от 27 июня 2001 г. по делу N КА-А40/1255-01).

Таким образом, для целей исчисления налоговой базы по налогу на прибыль предприятие может включить понесенные командировочные расходы без каких-либо ограничений (за исключением суточных и полевого довольствия), при условии их документального подтверждения и производственной направленности.

Расходы на проезд

Расходы на проезд принимаются в размере фактических затрат. Тут, правда, стоит обратить внимание на обоснованность расходов и документальное подтверждение.

Скажем, если сотрудник может добраться до места командировки прямым поездом, а вместо этого покупает билеты на самолет через транзитный аэропорт, такие расходы вряд ли могут считаться оправданными. К такому выводу пришли судьи ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 15 ноября 2005 г. N Ф04-7834/2005(16898-А27-32), Ф04-7834/2005(16904-А27-32). В деле сотрудник купил билет на самолет из Новокузнецка в Тюмень через Москву. Тогда как прямой переезд на поезде в купе обошелся бы на порядок дешевле.

Командированному оплачиваются расходы на проезд к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования. При этом уточнено, если, например, станция находится за чертой населенного пункта, то оплачивается проезд до нее транспортом общего пользования. Так сказано в пункте 12 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР". То есть согласно указанному документу под местом командировки понимается именно населенный пункт, в который командирован сотрудник. К такому же выводу пришел и ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 10 февраля 2004 г. N А66-6196-03. Поэтому судьи отказались учесть в составе расходов затраты по проезду в метро от вокзала к зданию организации, куда были командированы сотрудники, расположенному в этом же городе. Судьи рассуждали так. Местом назначения командированного признается город Москва. Поэтому ни о каком возмещении расходов по проезду сотрудников в метро говорить не приходится. Такие расходы включаются в суточные.

Иногда после выполнения командировочного задания работник остается в данной местности на отдых. Возмещается ли работнику стоимость обратного билета при его возвращении? Согласно разъяснениям, данным в письме Минфина России от 10 ноября 2005 г. N 03-03-04/2/111, к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на командировки. В том числе проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ), при этом они должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, является командировочное удостоверение. Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия к месту командировки и дне выбытия из места командировки. Причем дата отбытия работника из командировки должна совпадать с отметкой в командировочном удостоверении о дне выбытия из места командировки.

В случае если работник остался в месте командировки на отдых, расходы по оплате проезда к постоянному месту работы не будут являться обоснованными, так как работодатель в рассматриваемой ситуации оплачивает возвращение работника не из служебной командировки, а из места отдыха. Поэтому, учитывая изложенное, в налоговой базе по налогу на прибыль вышеназванные расходы не признаются.

Найм жилого помещения

Если работник подтвердил расходы по найму жилья кассовым чеком и простым счетом, то данные расходы, бесспорно, уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Однако как быть в том случае, если работник подтвердил наем жилья лишь бланком строгой отчетности - гостиничным счетом по форме N 3-Г или приходным кассовым ордером? Арбитражная практика здесь полностью на стороне тех организаций, которые учитывают данные расходы при исчислении налога на прибыль, поскольку Налоговый кодекс РФ указывает, что расходы должны быть подтверждены документально, но не оговаривает, какими именно документами это можно сделать. Естественно, документы должны содержать все необходимые по Закону о бухгалтерском учете данные.

Особо следует обратить внимание на то, что в составе расходов по найму жилого помещения не включаются в налоговую базу по налогу на прибыль только расходы на обслуживание в барах и ресторанах, расходы на обслуживание в номере и расходы за пользование рекреационно-оздоровительными объектами. Все остальные дополнительные услуги, в том числе и бронирование номера, включаются в налоговую базу по налогу на прибыль организаций.

Расходы на проживание документально не подтверждены

Если, вернувшись из командировки, работник не может документально подтвердить расходы по найму жилого помещения, то возвращать деньги в полном объеме организация не должна. Многие до сих пор полагают, что фирма должна возместить неподтвержденные расходы из расчета не менее чем 12 рублей в сутки. Эта норма установлена для работников бюджетных учреждений (Постановление Правительства от 2 октября 2002 г. N 729). Однако коммерческие фирмы не должны теперь ориентироваться на эти нормы. Если работодатель по своему желанию может возвратить деньги сотруднику, то размер такого возмещения нужно прописать в трудовом договоре.

Тогда фирма даже сможет учесть эти выплаты при расчете базы по налогу на прибыль на основании пункта 25 статьи 255 Налогового кодекса РФ.

Аренда квартир для командированных

Иногда организации арендуют для своих сотрудников, находящихся в командировке, квартиры. Можно ли арендную плату в этом случае исключить из налогооблагаемой прибыли? Минфин России в письме от 1 августа 2005 г. N 03-03-04/1/112 отвечают на этот вопрос отрицательно. Логика чиновников такая: у организации не может быть документов, подтверждающих, что работник проживал во время командировки именно в арендованной квартире. А как известно, затраты, не подтвержденные документально, нельзя учесть при расчете налога на прибыль.

Однако чиновники писали свое письмо в 2005 году. С 2006 года фирмы могут без каких-либо возражений чиновников списывать на расходы часть арендной платы, приходящуюся на те дни, когда в квартире проживали командированные работники.

Дело в том, что с 2006 года организации могут уменьшить налогооблагаемую прибыль на основании любых документов, так или иначе подтверждающих произведенный расход. В редакции статьи 252 Налогового кодекса РФ среди таких документов назван и приказ о командировке. Таким образом, при наличии приказа о командировке работника в тот город, в котором арендована квартира, проблем со списанием арендной платы не будет.

Поспорить с инспекторами придется лишь в том случае, если фирма спишет на расходы арендную плату за те дни, когда квартира пустовала. Свою правоту предприятие может отстоять с помощью следующих аргументов.

Квартира нужна, чтобы обеспечить проживание командированных сотрудников. Арендовать же квартиру на несколько дней или снимать номер в гостинице, как правило, невыгодно. Краткосрочная аренда или проживание в гостинице могут обойтись куда дороже, чем наем жилого помещения на длительный срок. Да и каждый раз подыскивать подходящее помещение в другом городе и заключать при этом новый договор - дело хлопотное и требующее дополнительных трудозатрат.

Выходит, долгосрочная аренда позволяет фирме сэкономить деньги и время своих сотрудников. Поэтому затраты на такую аренду, безусловно, можно считать экономически оправданными. И если фирма сможет подтвердить их документами (договором, платежными поручениями и т.д.), никаких препятствий для списания арендной платы в уменьшение налогооблагаемой прибыли быть не должно. Вполне возможно, что такие доводы убедят суд и вам удастся списать на расходы всю сумму арендной платы.

Надо сказать, что Минфин России действительно изменил свое мнение по этому вопросу. Так в письме от 20 июня 2006 г. N 03-03-04/1/533 чиновники указали, что расходы по содержанию квартиры, предназначенной для проживания в ней командированных работников, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в ней данных работников во время командировки (командировочного удостоверения, проездных документов до места командировки и др.), могут быть отнесены к признаваемым при налогообложении прибыли расходам. При этом такие расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. Расходы по содержанию квартиры за то время, что квартира пустовала, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли.

Суточные

Для целей налогообложения суточные нормируются. Предельные нормы возмещения суточных установлены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

Поэтому организация, которая установила суточные свыше этих норм, не сможет их учесть (в части превышения) при налогообложении прибыли (письмо Минфина России от 19 мая 2006 г. N 03-05-02-04/65).

Однодневная командировка: платить суточные или не платить?

Если срок командировки составляет один день, то есть сотрудники возвращаются в тот же день, что и уехали, нужно ли им платить за этот единственный день суточные? Нет, не нужно.

Во-первых, при служебных поездках в местность, откуда командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Об этом сказано в пункте 15 Инструкции "О служебных командировках в пределах СССР" N 62.

Во-вторых, по мнению Верховного Суда РФ, суточные имеют своей целью покрытие личных расходов работника на срок служебной командировки при условии проживания вне места постоянного жительства более 24 часов (решение от 4 марта 2005 г. N ГКПИ05-147). Поэтому, если работник ежедневно возвращается из командировки домой, суточные не нужны.

Другой вопрос, что руководитель фирмы может предусмотреть выплату суточных при однодневных командировках в коллективном договоре (ст. 168 Трудового кодекса РФ). В этом случае суммы суточных будут уменьшать налог на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Командировка, которая так и не состоялась

Иногда бывает, что командировка по каким-то причинам срывается. Между тем деньги могут быть к этому моменту потрачены: куплены билеты, проплачена бронь гостиницы, получены визы и т.д. И если, сдав билеты, хотя бы часть денег можно вернуть, то пошлины за получение визы обратно получить нельзя.

В бухгалтерском учете такие затраты включают в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99). Чтобы учесть расходы на несостоявшуюся командировку в налоговом учете необходимо, чтобы они были экономически оправданными и подтверждены документами. То есть фирме придется позаботиться о том, чтобы доказать, что расходы по отмененной командировке связаны с получением прибыли.

Скажем, штраф, который обычно удерживают при возврате билетов, можно считать неустойкой за нарушение договора перевозки. А такие штрафы включаются в состав внереализационных расходов на основании подпункта 13 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса. Правда, налоговики могут с таким подходом не согласиться. Подтверждает указанные расходы билет, который выписывают на сумму штрафа.

А вот включить в расходы стоимость виз при отмене загранкомандировки не удастся. По мнению Минфина России, высказанному в письме от 6 мая 2006 г. N 03-03-04/2/134, хотя статья 264 Налогового кодекса РФ позволяет списать на расходы стоимость виз по командировкам, любой расход должен быть обоснован. Если же командировка отменена, то независимо от причины расходы по ее подготовке обоснованными считать нельзя.

Задержки в командировке

Если сотрудника командируют в северные районы или на Дальний Восток, то командировка может затянуться. Ну, скажем, по причине нелетной погоды. В этом случае организация должна возместить работнику затраты на оплату гостиницы и выплатить суточные. Причем эти расходы будут учитываться при налогообложении прибыли на основании подпункта 6 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ.

В бухгалтерском учете их отражают как прочие расходы (п. 13 ПБУ 10/99). Правда, если сотрудник, скажем, забыл привезти документы, подтверждающие причины форс-мажорных обстоятельств, то лучше оформить продление командировки. Для этого достаточно издать соответствующий приказ. Конечно, в этом случае в командировочном удостоверении должны быть проставлены отметки той датой, когда сотрудник действительно поедет обратно. Тогда все дополнительные траты сотрудника плюс суточные будут учтены как расходы на командировки. В бухучете делают записи:

Дебет 20 (26, 10, 08...) кредит 71

Списаны расходы по командировке.

Если по каким-либо причинам сделать это не удастся, можно обосновать расходы только приказом о продлении и билетами. И если возникнут претензии со стороны проверяющих, можно будет сослаться на письмо Минфина России от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158. В нем сказано, что для подтверждения командировки достаточно наличия только одного приказа.

Иные расходы на командировки

В письме Минфина от 23 июня 2006 г. N 03-03-04/1/543 чиновники пришли к выводу, что расходы организации по предоставлению вахтовым рабочим общежития уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль лишь в сумме, не превышающей установленных нормативов на содержание вахтовых поселков. Эти нормативы утверждают органы местного самоуправления. А если нормативов нет, то такие затраты организация списать на расходы не сможет.

Действительно, в соответствии с подпунктом 32 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ для целей исчисления налога на прибыль организации могут учитывать в составе расходов только затраты, связанные с содержанием вахтовых и временных поселков в пределах этих нормативов. Но только если эти вахтовые поселки принадлежат самой организации. Однако если общежития для персонала не принадлежат самой организации, то тогда инспекторы не вправе применять положения указанного пункта. Тогда указанные затраты возможно включить в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Во время командировки сотрудник добирается от гостиницы до работы на метро. Можно ли учесть стоимость проезда при расчете налога на прибыль? Можно. Однако подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ здесь не подходит. Здесь предусмотрены затраты на проезд до места командировки и обратно. А вот расходы на проезд в общественном транспорте во время командировки - нет. Поэтому бухгалтеру как раз пригодится подпункт 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Документальным подтверждением расходов будут билеты с отметками о поездках. А чтобы экономически обосновать затраты, нужно издать приказ, в котором указать, что во время командировки работник будет добираться из гостиницы на работу на метро, а фирма обязуется расходы компенсировать.

А в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 23 октября 2006 г. по делу N Ф04-7102/2006(27676-А67-40) судьи не согласились с изложенными в решении инспекции выводами, касающимися расходов по услугам VIP-зала. Суд рассуждал так. Согласно пункту 12 пункта статьи 264 Налогового кодекса РФ указанные расходы не предусмотрены в перечне расходов на командировки, однако отнесение их к расходам на командировки, исходя только из места и времени оказания услуг, не основано на нормах законодательства о налогах и сборах. Общество расходы на оплату услуг по обслуживанию в VIP-зале к расходам на командировки не относило, а учитывало их в других расходах, связанных с производством и (или) реализацией.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Документальное подтверждение расходов на оплату услуг по обслуживанию в VIP-зале инспекцией не оспаривается.

Относя указанные затраты к другим расходам, предусмотренным пунктом 49 статьи 264 Налогового кодекса РФ, суд правомерно указал, что произведенные затраты связаны с необходимостью оперативного управления обществом и срочного разрешения возникших вопросов. А обслуживание в VIP-зале обеспечивает доступ к телефонной и иным видам связи, то есть расходы связаны с производственной деятельностью общества и являются экономически обоснованными. Значит, их учет при расчете налоговой базы по налогу на прибыль является правильным.

8. Налог на доходы физических лиц

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных в том числе и с исполнением налогоплательщиком (работником) трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются:

в) комиссионные сборы;

д) провоз багажа;

ж) оплату услуг связи.

Все иные расходы, возмещаемые работнику по решению руководства (по экскурсионному обслуживанию, питанию, разъездам на такси и т.п.), подлежат включению в его совокупный доход и облагаются налогом в соответствии со статьей 224 Налогового кодекса РФ по ставке 13 процентов.

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством. Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Теперь к суточным. Чиновники настаивают, что суточные, размер которых превышает установленные для налога на прибыль нормы, должны включаться в налогооблагаемые доходы работника. Следовательно, с них нужно удержать НДФЛ (письмо МНС России от 17 февраля 2004 г. N 04-2-06/127). Однако ВАС РФ в решении от 26 января 2005 г. по делу N 16141/04 заявил, что суммы суточных, превышающие 100 руб., не облагаются НДФЛ, если в коллективном договоре фирма прописала больший размер компенсаций для командировок. А письмо N 04-2-06/127 подлежит отмене как противоречащее законодательству. Обосновывая свою точку зрения, суд указал, что Постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 применяется только при расчете налога на прибыль, а Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 предназначено исключительно для бюджетных организаций. Общий же порядок, по которому следует выплачивать командировочные, предусмотрен статьей 168 Трудового кодекса РФ. А там как раз говорится, что размер суточных устанавливается в коллективном договоре или в другом внутреннем документе предприятия.

Другой вопрос, что минфиновцы с упорством, достойным лучшего применения, отказываются прислушаться к доводам судей. Так, например, уже после того, как увидело свет решение ВАС РФ по поводу НДФЛ, Минфин успел выпустить несколько писем. Скажем, в письме от 21 марта 2005 г. N 03-05-01-04/62 чиновники категорично заявили, что с компенсаций, превышающих 100 руб., НДФЛ платить нужно. Дескать, Трудовой кодекс РФ предоставляет работодателю право устанавливать, какие суммы возмещать сотруднику. А вот определять нормы таких расходов для целей налогообложения организация не может. Вот и получается, что со сверхнормативных суточных нужно удержать НДФЛ.

Таким образом, предприятие при оплате работнику суточных не должно включать в доход, облагаемый налогом на доходы физических лиц, суточные, выплаченные в пределах норм, установленных внутренним локальным актом. Правда, не исключено, что свою позицию придется отстаивать в суде.

Датой фактического получения дохода при получении доходов в денежной форме является день выплаты дохода (п. 1 ст. 223 Налогового кодекса РФ). Датой фактического получения дохода в виде сверхнормативных суточных и других не оговоренных в статье 217 Налогового кодекса РФ в качестве освобождаемых от налогообложения компенсационных выплат является день утверждения авансового отчета работника. Таким образом, бухгалтерская проводка по начислению налога на доходы должна иметь дату, аналогичную дате утверждения авансового отчета.

Организация обязана удержать исчисленную сумму налога непосредственно из доходов работника при их фактической выплате. Причем удержание исчисленной суммы налога производится организацией за счет любых денежных средств, выплачиваемых работнику (п. 4 ст. 226 Налогового кодекса РФ), то есть удержание налога организация может произвести, например, при выплате заработной платы работнику или выплате перерасхода по авансовому отчету.

Не следует путать порядок начисления налога и порядок его удержания.

Начисление налога на доходы физических лиц делается помесячно нарастающим итогом с начала года с зачетом ранее начисленных сумм налога. Удержание налога производится в момент фактической выплаты зарплаты, денег по больничному листу, аванса и т.п.

9. ЕСН и пенсионные взносы

Подпункт 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ к суммам, не подлежащим налогообложению единым социальным налогом, относит:

Суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством;

Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на:

а) проезд до места назначения и обратно;

б) сборы за услуги аэропортов;

в) комиссионные сборы;

г) расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

д) провоз багажа;

е) расходы по найму жилого помещения;

ж) оплату услуг связи.

Как и в отношении налога на доходы физических лиц, при непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством. Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Таким образом, статья 238 Налогового кодекса РФ содержит правило, аналогичное статье 217 Налогового кодекса РФ. Следовательно, и в отношении единого социального налога следует руководствоваться нормами командировочных расходов, установленными в соответствии с законодательством.

Суточные в пределах норм не облагаются единым социальным налогом в соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ. А со сверхнормативных суточных не нужно начислять налог, потому что они не учитываются при расчете налога на прибыль (п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ).

Однако не только со сверхнормативных суточных не нужно начислять налог. В соответствии с пунктом 3 статьи 236 Налогового кодекса РФ выплаты и вознаграждения не признаются объектом налогообложения единым социальным налогом, если у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде. Например, работодатель может произвести оплату работнику питания, стоимости театральных билетов, посещения выставок, экскурсий и других расходов, связанных с досугом в командировке. Эти расходы не могут быть отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде. Следовательно, суммы возмещения работнику таких расходов не облагаются налогом на основании пункта 3 статьи 236 Налогового кодекса РФ.

Организацией на 2007 год установлены следующие нормы возмещения расходов при командировках на территории Российской Федерации.

Расходы по найму жилого помещения - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 1300 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки.

Расходы на выплату суточных - в размере 220 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке.

Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами.

В феврале 2007 года организация (местонахождение - г. Пермь) направила в служебную командировку в Магнитогорск в производственных целях главного инженера сроком на четыре дня.

Во время служебной командировки главным инженером были произведены расходы на сумму 9480 руб., в том числе:

Железнодорожный купейный билет (Пермь-Магнитогорск) в размере 1500 руб.;

Суточные в размере 880 руб. (4 дн. x 220 руб.);

Найм жилья за двое суток в размере 2600 руб. (2 дн. x 1300 руб.);

Авиабилет (Магнитогорск-Пермь) бизнес-класса в размере 4500 руб.

В результате в выплаты, не облагаемые единым социальным налогом, будут включены командировочные расходы в размере 9480 руб., т.е. в полном размере. В том числе в выплаты, не облагаемые единым социальным налогом, будут включены и суточные, выплаченные сверх норм, предусмотренных законодательством, в размере 480 руб. (4 дн. x (220 руб. - 100 руб.)).

10. Взносы на обязательное страхование от несчастных

случаев на производстве и профессиональных заболеваний

Предприятие должно уплачивать взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в соответствии с Федеральным законом от 24 июля 1998 г. N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (действует с последующими изменениями и дополнениями).

Более конкретный порядок исчисления взносов установлен Постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. N 184 "Об утверждении Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний". Так, согласно пункту 3 Постановления N 184 страховые взносы начисляются на начисленную по всем основаниям оплату труда (доход) работников (в том числе внештатных, сезонных, временных, выполняющих работу по совместительству), лиц, осужденных к лишению свободы и привлекаемых к труду страхователем, а в соответствующих случаях - на сумму вознаграждения по гражданско-правовому договору.

При этом в пункте 4 сказано, что страховые взносы не начисляются на выплаты, установленные Перечнем выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. N 765. Пункт 10 Постановления N 765 указывает, что в Перечень выплат, на которые не начисляются взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, включаются:

Суточные в пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации;

Документально подтвержденные фактические расходы по найму жилья;

Документально подтвержденные фактические расходы по проезду;

Иные документально подтвержденные фактические дополнительные расходы, связанные с командировкой, истраченные с разрешения работодателя.

Статья 168.1. Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера

Другой комментарий к Ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации

1. Статья 168 ТК РФ перечисляет виды расходов, которые работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку. К ним относятся расходы по проезду, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя.

2. Порядок возмещения расходов, связанных с командировкой, а также его размеры определяются в коллективном договоре или в локальных нормативных актах организации. При формулировании соответствующих правил необходимо иметь в виду, что налоговое законодательство (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК) устанавливает порядок отнесения сумм возмещения командировочных расходов к расходам, связанным с производством и (или) реализацией при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации.

В соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 НК к расходам, связанным с производством и (или) реализацией при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации, относятся расходы:

На проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

По найму жилого помещения, включая оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номерах, а также за пользование рекреационно-оздоровительными объектами;

Суточные и (или) полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;

На оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Размеры возмещения за счет бюджетных средств расходов, связанных с командировками, для организаций, финансируемых из федерального бюджета, с 1 января 2003 г. установлены Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729.

3. Работнику, направленному в командировку, возмещаются расходы по проезду к месту командировки и обратно в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным или автомобильным транспортом, включая страховой взнос по обязательному личному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями. Если станция, аэропорт, пристань находятся за пределами того населенного пункта, в котором проживает работник, ему возмещаются также и расходы по проезду к ним.

Выбор вида транспорта, которым работник намеревается добираться до места командировки и обратно, как правило, осуществляет он сам. Однако в коллективном договоре или локальных нормативных актах организации могут быть установлены ограничения при выборе вида транспорта.

Расходы по проезду возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

Железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

Водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

Воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

Автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, возмещение производится в размере минимальной стоимости проезда:

Железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

Водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

Автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

Если работник по окончании командировки выехал не к месту постоянной работы, а в иное место, оплата расходов по этому проезду может не производиться либо производиться только в сумме, соответствующей стоимости проезда к месту постоянной работы.

4. Если работник выезжает в командировку на личном автомобиле, возмещению подлежат расходы на топливо. Возмещение подобных расходов должно быть предусмотрено приказом о направлении работника в командировку. Указанные расходы возмещаются на основании чеков и квитанций на приобретение топлива. Расход топлива определяется исходя из расстояния до места командировки и обратно по путевому листу.

5. Расходы по найму жилого помещения возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным документами. Эти расходы возмещаются только за период пребывания в командировке. Если же работник по окончании срока командировки, указанного в приказе и командировочном удостоверении, не выехал из гостиницы или иного жилого помещения, оплата расходов по его найму за соответствующие дни не производится.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются и в том случае, если работник имел возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, но оставался в месте командировки.

В качестве жилого помещения, оплата по найму которого подлежит возмещению, могут выступать гостиницы, отели, пансионаты, общежития, а также жилые помещения, арендованные у юридических или физических лиц.

Расходы по найму жилого помещения направленными в командировку работниками в пределах установленных норм включаются в расходы, связанные с производством и (или) реализацией при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации, а за пределами этой суммы возмещаются за счет прибыли организации. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. установлены следующие минимальные нормы расходов по найму жилого помещения: 550 руб. в сутки, а при отсутствии документов, подтверждающих расходы, - 12 руб. в сутки.

6. За период пребывания в командировке, включая время в пути, работнику выплачиваются суточные. Минимальный размер суточных при командировании в пределах РФ в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. составляет 100 руб. в день. Нормы суточных, сумма которых включается в расходы, связанные с производством и (или) реализацией при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации, устанавливаются Правительством РФ. С 1 января 2002 г. норма суточных установлена Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 (в ред. от 13 мая 2005 г.) "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" и составляет:

За каждый день нахождения в командировке на территории РФ - 100 руб.;

За каждый день нахождения в командировке за пределами РФ - в размере, установленном приложением к Постановлению Правительства РФ от 8 февраля 2002 г.

При направлении работника в командировку за пределы РФ суточные по нормам, установленным для командировок за пределами РФ, выплачиваются со дня пересечения границы при выезде из РФ и до дня пересечения границы при обратном въезде в РФ, а за остальное время - по нормам, установленным для командировок в пределах РФ.

Выплата суточных в большем размере может осуществляться за счет прибыли организации.

7. В том случае, если работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного проживания, суточные не выплачиваются. Вопрос о том, имеет ли работник такую возможность, решается в каждом конкретном случае с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

8. Направленный в командировку работник может понести и иные расходы. При этом та часть расходов, которая производится им с разрешения или с ведома работодателя, подлежит возмещению.

Разрешение работодателя на осуществление дополнительных расходов в командировке, которые затем будут возмещены, должно быть получено работником при направлении его в командировку. Наиболее целесообразной формой такого разрешения является указание на это в приказе о командировании, однако возможны и иные варианты.

К числу подобных расходов могут быть отнесены как те, которые вызваны интересами направившей работника организации (например, для выполнения задания, послужившего целью командировки), так и те, которые вызваны интересами самого работника, но обусловлены целью командирования (например, расходы, связанные с возвратом или переоформлением проездных документов).

Расходами, произведенными с ведома работодателя, следует считать те, которые произведены работником самостоятельно, без разрешения работодателя, но в его интересах, при этом возможность несения работником таких расходов была известна работодателю или должна была быть ему известна.›

Дни, проведенные работником в командировке, должны оплачиваться, как и любые рабочие дни. Но если командировочные дни придутся на выходной день или праздник, их оплачивают по двойной ставке. Всегда ли это обязательно и какие бывают варианты, вы узнаете из нашей статьи.

Порядок оформления командировки в выходной день

Чтобы отправить сотрудника в командировку на выходные или праздники, надо получить его согласие. Работодатель издает распоряжение, на которое работник оставляет письменное согласие. Однако если командировка длится больше недели и включает в себя выходные дни для отдыха, письменное подтверждение не требуется.

Выделяют следующие случаи, когда на дни командировки попадают выходные и праздники:

• командировка длительная, больше недели, при этом работник проводит выходные в командировке и не занимается работой;
• командировка длительная, и в выходные сотрудник выполняет трудовые обязанности;
• время отправления или прибытия из командировки совпадает с выходными или праздничными днями.

Особенности расчета оплаты командировки

Отправляя работника в командировку, работодатель обязан взять на себя расходы по оплате проживания, проезда, связи и другие предусмотренные затраты. Это суточные расходы, они являются фиксированной суммой и закреплены в локальных актах предприятия. За рабочие и выходные дни положена одинаковая сумма суточных. Кроме того, сотруднику выплачивается зарплата за дни командировки (командировочные), в том числе выходные и праздничные.

Расчет командировочных в рабочие, выходные и праздничные дни делают, исходя из среднего заработка, а не зарплаты:

Средний заработок = Фактически начисленная з/п за 12 мес. / Фактически отработанные дни за 12 мес.

В некоторых организациях командировки оплачиваются по фактической зарплате. Такой вариант допускается, если фактический заработок будет выше среднего заработка, иначе права работника будут нарушены. Тем же способом оплачиваются дни в дороге и дни задержки в командировке.

Оплата командировки в выходной день

Когда командировка выпадает на выходные дни, работник теряет дни отдыха. Потерянные выходные нужно компенсировать одним из способов:

• увеличить оплату таких дней в два раза;
• предоставить работнику дополнительный выходной.

Чаще используется первый вариант, однако работник по желанию может получить дополнительный выходной. Сотруднику будут предоставлены дни отдыха за каждый рабочий выходной в командировке. Тогда работа в командировке оплачивается по стандартной ставке, в однократном размере.

Сотруднику нужно назначить компенсацию, только если известно, что в выходные дни он работал. Если он использовал выходные для отдыха и не выполнял трудовые обязанности, компенсировать их не нужно. Для праздничных дней действуют аналогичные правила.

Выходные дни в пути

За часы праздников и выходных, проведенные командированным работником в дороге, тоже полагается оплата в двойном размере. При этом начисляются и суточные.

Чтобы установить обязательства работодателя по оплате командировки, нужно определить время ее начала и завершения. Начало командировки выпадает на день отправления транспорта от места работы. Днем возвращения считают день приезда обратно к месту постоянной работы. Дорога от офиса до вокзала или аэропорта не включается в расчет, как и время ожидания отправления.

При нахождении в пути в выходные или праздничные дни для оплаты учитываются часы, проведенные в дороге. Даже если отправление в командировку состоялась в 23:00 часов, этот день нельзя считать свободным. Аналогично при прибытии в выходной или праздничный день в час ночи, этот день оплачивается в двойном размере. За неполные дни командировки суточные выплачивают в полном размере. Данный вопрос не полностью урегулирован законодательством, поэтому рекомендуем закрепить порядок оплаты дней в пути в локальных нормативных актах организации.

Учет командировочных расходов

Согласно ФЗ «О страховых взносах» и Налоговому кодексу, с командировочных расходов не нужно делать взносы в социальные фонды и уплачивать НДФЛ, если они соответствуют дневному лимиту:

• для командировок в РФ лимит составляет 700 рублей;
• для командировок за пределами РФ — 2500 рублей.

Для целей налога на прибыль можно учесть компенсации, предоставленные работникам за выходные, праздничные дни и дни в пути, если правилами организации предусмотрена возможность работы в выходные и праздники.

Отражение командировочных расходов в выходные дни не отличается от рабочих, и в бухучете осуществляется следующим образом:

	Дебет	Кредит
Выплачены командировочные расходы	71	50/51
Оплата суточных, билетов, проживания	20,23,44 и др.	71
Отражен НДС	19	71
НДС к вычету	68	19
Учтены прочие расходы	20,44,10 и др	71
Возврат в кассу остатка	50	71
Возмещен перерасход	71	50
Начислен средний заработок за дни командировки или в двойном размере за выходные	20 (44 и др.)	70
Начислены страховые взносы	20 (44 и др.)	69
Удержан НДФЛ из суммы среднего заработка и суточных сверх лимита	70	68
Выплачен средний заработок	70	51
Перечислена в бюджет сумма НДФЛ	68	51

Ответственность за неоплату командировки в выходные дни

Закон предусматривает административную ответственность за нарушение ТК РФ организацией и должностными лицами. Чтобы не получить штраф, нужно соблюдать и знать все права работника, в полном размере оплачивать труд в выходные и праздники и предоставлять работнику дополнительные дни отдыха.

Возникают сложности с учетом командировочных расходов? В облачном сервисе Контур.Бухгалтерия удобно вести учет расходов, начислять зарплату, рассчитывать и платить налоги и отправлять отчетность. Оцените преимущества сервиса бесплатно на пробном периоде 30 дней.

Как оплачиваются командировочные дни работника: из среднего заработка или просто выдается зарплата? Как гласит ст. 167 ТК РФ , при направлении сотрудника в поездку ему гарантируется сохранение рабочего места и среднего заработка (п. 9 Положения № 749 от 13.10.2008), а также возмещение расходов. Поэтому за время нахождения в командировке ему следует выплатить такой заработок.

Оплата командировки, как правило, производится в день зарплаты. Бухгалтерия рассчитывает среднюю сумму, которую сотрудник мог бы получить на своем трудовом месте, а затем выдает ее вместе с авансом или оплатой за месяц.

Что такое средний заработок

Средний заработок (СЗ) — это средняя сумма выплаченных работодателем в пользу работника в расчетном периоде заработной платы, иных выплат и вознаграждений.

Порядок расчета СЗ обозначен ст. 139 ТК РФ и Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922. При любом режиме труда расчет такой заработной платы сотруднику производится исходя из фактически начисленной ему зарплаты и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за трудящимся сохраняется средняя зарплата.

Средняя зарплата для командировки рассчитывается с помощью простой формулы: средняя дневная заработная плата умножается на количество дней работы вне основного места.

Пример расчета

Приведем пример: инженер Петров Семен Николаевич ежемесячно получает заработную плату в размере 30 000 рублей. Его годовой доход составляет 360 000. Среднее количество рабочих дней составляет 191 день в год. Командировка длилась 4 рабочих дней. Среднедневной доход работника в этом случае: 360 000 / 191 = 1884 руб. За поездку Семен Николаевич получит 1884 × 4 = 7536 руб.

Так как все дни были трудовыми, он ничего не потеряет в доходе.

Также, помимо рабочего времени, руководитель предприятия должен оплатить расходы трудящегося во время деловой поездки (например, затраты на проездные билеты, аренду гостиничного номера, питание). Оплата командировочных производится только в том случае, если у работника есть на руках оправдательные документы, подтверждающие расходы.

Период работы для расчета

Какой период работы следует учесть для расчета СЗ при командировке?

Расчет выполняется исходя из 12 предшествующих месяцев и зарплаты, выплаченной в этот период. Важно помнить, что учитываются исключительно рабочие дни, а не календарные.

Если трудящийся направляется на задание в первый месяц работы на предприятии, то для него СЗ рассчитается за период с первого рабочего дня в фирме до первого дня поездки (п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

В подсчет включаются выплаты, предусмотренные действующей системой оплаты труда.

Исключенные дни

В период расчета рабочих дней для определения СЗ не входят:

• дни отпуска;
• дни болезни, подтвержденные листком нетрудоспособности;
• выходные и праздничные дни;
• время отпуска по уходу за ребенком;
• время простоя по вине нанимателя;
• отпуск «за свой счет»;
• время прошлых командировок;
• дополнительные оплачиваемые дни по уходу за детьми с инвалидностью.

Расчет СЗ без учета вышеперечисленных периодов называется с исключенными днями.

Пример расчета для исключенных дней

В данном примере рассмотрен расчет командировочных с исключенными днями, которыми послужили дни ежегодного очередного отпуска.

Командировка длится с 1 по 3 июля 2019 года, рабочих дней — 3. Для расчета надо взять сумму выплат с 01.07.2017 по 30.06.2018. Ежемесячная заработная плата составляет 15 000 рублей:

• за период с 01.07.2017 по 31.03.2018 сотруднику начислено 135 000 рублей;
• с 1 по 30 апреля сотрудник был в отпуске, отпускные составили 15 358 руб. 36 коп.;
• с 1 мая по 30 июня он получил 30 000 рублей;
• итого сумма выплат за 12 месяцев составит 180 358 руб. 36 коп.

Фактически полученная заработная плата:

180 358 руб. 36 коп. - 15 358 руб. 36 коп. = 165 000 рублей.

Так как время отпуска в расчет не входит, то СЗ будет исчислен следующим образом:

• 165 000 / 225 рабочих дней = 733,33;
• 733,33 × 3 рабочих дня командировки = 2199,99 рублей.

Доплата до среднего заработка

Случается, что СЗ, рассчитанный по представленному выше алгоритму, ниже фактической зарплаты, которую бы получил сотрудник, если бы не был направлен в поездку. запрещает нанимателям ухудшать положение работника (ст. 8 и 9 ТК РФ ).

В таком случае сотруднику следует компенсировать разницу между средним заработком, полагающимся в период командировки, и реальной оплатой труда за отработанное время. Необходимо прописать этот пункт в трудовом (коллективном) договоре или другом локальном акте, например, в Положении об оплате труда сотрудников организации.

Бухгалтеру после расчета СЗ по командировке предстоит сравнить полученный результат с величиной зарплаты, исчисленной за фактически отработанное время.

Для большинства работников служебная командировка — прекрасная возможность совместить приятное с полезным: ударно поработать (и заработать), а после трудового дня получить впечатления от нового города или даже другой страны. И все за счет фирмы. Однако работодатель командирует сотрудников не осматривать достопримечательности, а трудиться, выполняя поручение руководства. Командировкой может считаться любая работа вне организации, если характер деятельности работника не предполагает постоянных разъездов. То есть выезд по рабочим делам в пределах своего города, оформленный должным образом – тоже командировка. В то время как работник выполняет свое служебное задание, работодатель сохраняет за ним рабочее место, заработную плату и гарантирует оплату командировочных(статья 167 Трудового Кодекса РФ).

Что входит в командировочные расходы

Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан компенсировать ему связанные с этим расходы:

• выплатить зарплату за все время отсутствия на рабочем месте в связи с отъездом (за все рабочие, по графику основного места деятельности, дни, пока сотрудник находится в командировке и в пути);
• оплатить дорогу к месту пребывания и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров, постельное белье);
• оплатить отель или съемное жилье (стоимость гостиничного номера или найма квартиры, питания и дополнительных услуг, если они включены в общий счет за проживание без вынесения отдельной строкой);
• перечислить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути, исключение — однодневные командировки или имеющаяся у работника возможность возвращаться домой каждый день);
• компенсировать дополнительные расходы, которые командированный понес по согласованию с руководством (оплата участия в деловых мероприятиях, услуг переводчика и прочие расходы).

Командировочные документы

Оплата командировочных расходов производится на основании полного, корректно оформленного комплекта документов. До выезда сотрудника работодатель со своей стороны формирует:

• служебное задание;
• приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;
• командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.

Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок:

• командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращении на работу;
• авансовый отчет с перечнем понесенных затрат и суммой, причитающейся к выплате работнику или удержанию из его заработной платы (если не израсходован весь аванс);
• документы, подтверждающие расходы (билеты на транспорт, квитанции, счета), которые подклеиваются на листы формата А4 и прилагаются к авансовому отчету;
• отчет о выполнении служебного задания в командировке, подписанный непосредственным начальством.

Расчет командировочных

При определении суммы выплат производится расчет времени нахождения сотрудника в командировке. Днем начала командировки считаются сутки отправления из места нахождения, включая время, необходимое чтобы добраться до аэропорта, вокзала, станции (если они расположены вне населенного пункта). Соответственно, день окончания – сутки, в которые командированный прибыл к месту основной работы. Учитывая продолжительность поездки, рассчитывается количество дней, которые командированный должен был отработать за это время на постоянном рабочем месте.

Трудовым законодательством предусматриваетсяоплата командировочных по среднему заработку. Так как расчет средней зарплаты происходит, исходя из фактической оплаты труда за предыдущие 12 календарных месяцев, может оказаться, что средний заработок значительно меньше, чем текущий, в таком случае работник теряет в деньгах. Работодатель вправе компенсировать сотруднику эту разницу, основываясь на внутренних документах организации и коллективном соглашении. Таким образом, законодательно работнику гарантируется выплата обязательного минимума в размере среднего заработка, а доплаты до уровня действующего – в соответствии с локальными актами фирмы. Как правило, работодатели выплачивают максимально возможную сумму, так как ухудшение финансового состояния из-за командировки ущемляет права работника.

Если с рабочими днями все понятно, то что делать с выходными, которые приходятся на время командировки? Здесь порядок оплаты таков: если, будучи в командировке, работник в выходные и праздники отдыхает, средний заработок за ним не сохраняется. Если сотруднику, в соответствии с приказом, приходится выходить на работу, то оплата командировочных в выходные дни производится в двукратном размере, исходя из оклада работника, либо однократно, но с предоставлением отгула. Отказ в оплате выходных дней, если сотрудник находится в пути в/из командировки, на основании того, что в это время он не исполнял трудовых обязанностей, неправомерен. Время в дороге также оплачивается по двойной часовой ставке за фактические затраченные на проезд часы.

Что касается суточных, то их размер работодатель определяет самостоятельно своими локальными актами. Суточные, превышающие норматив, установленный Налоговым Кодексом (700 рублей в сутки по России и 2500 рублей в заграничных командировках), облагаются налогом на доходы физлиц (на сумму превышения).

Документально подтвержденные расходы на проезд и жилье компенсируются в полном объеме, при непредоставлении документов на затраты — возмещаются по минимальной или нормативной стоимости. Также работник получает возмещение дополнительных затрат, связанных с выполнением служебного задания: представительских расходов, входных билетов на мероприятия и прочих. Компенсация всех этих расходов не является доходом работника, поэтому подоходный налог с нее не выплачивается. Питание и личные расходы в транспорте и гостинице, если они идут отдельными счетами (не входят в стоимость проезда и проживания) оплачиваются из суточных работника. Работодатель может добровольно возместить сотруднику такие расходы, но тогда с них будет удерживаться НДФЛ.

Возмещение командировочных расходов, за исключением отдельных случаев, предусмотренных законом, не облагаются ЕСН и пенсионными отчислениями. Работодатель имеет право эту сумму вычесть из своей налогооблагаемой прибыли.

Загранкомандировка

Особенности оплаты командировочных за границу связаны с расчетом суточных и расходов, произведенных в валюте. Выплата суточных производится по нормам, установленным правительственными постановлениями № 93 от 08.02.2002 с последующими изменениями и №812 от 26.12.2005 (для бюджетных организаций).

Перед отправлением сотрудник получает аванс, рассчитанный по командировочной смете, в виде наличной валюты либо перечислением на пластиковую карту, или другими способами, в том числе и рублями. С момента выезда из России суточные начисляются по нормам страны прибытия, при въезде на территорию России – аналогично, в обратном порядке. День изменения суммы суточных определяется по штампу пересечения границы. Если командированный переезжает из одной страны в другую, суточные рассчитываются по нормам каждой страны отдельно. Когда штампы в паспорте отсутствуют (как при поездках по шенгенским странам) факт пересечения границы подтверждают другими документами, например билетами.

Коммерческие организации могут определять собственные размеры суточных для заграничных командировок, но они должны быть не меньше законодательно установленных норм. Данные нормы фиксируются во внутренних положениях фирмы.

Суточные свыше 2500 рублей в день подлежат подоходному налогообложению, а с возмещения командировочных расходов налоги не удерживаются. Проезд и проживание за границей оплачиваются за фактически понесенные затраты в соответствии с предоставленными подтверждающими документами. Дополнительно работодатель возмещает работнику такие расходы, как:

• оформление загранпаспорта и визы;
• страхование выезжающих за рубеж;
• телефонные переговоры;
• комиссии за обмен валюты и обналичивание чеков;
• провоз багажа не более 30 кг;
• прочие согласованные с руководством расходы.

Авансовый отчет предоставляется вернувшимся из-за границы работником в десятидневный срок. К нему прилагаются:

• документы по расходам;
• копии страниц заграничного паспорта с таможенными отметками;
• подробный отчет о командировке.

Неизрасходованный остаток подотчетной валюты возвращается в кассу предприятия либо перерасход аванса любым удобным способом возмещается сотруднику.